Quickbook용 OCR 및 송장 스캐닝 소프트웨어

QuickBooks는 회계 소프트웨어입니다. 수백만 명의 사용자를 위한 선택, 이들 중 대부분은 중소기업입니다. 이는 장부를 정돈하는 것뿐만 아니라 현명한 재무 통찰력으로 비즈니스를 발전시킬 것을 약속하는 포괄적인 회계 제품군을 제공합니다.

그러나 전통적인 장부 관리에서 간소화되고 자동화된 금융 생태계로의 도약은 많은 QuickBooks 사용자가 아직 완전히 받아들이지 못한 것입니다.

QuickBooks의 기존 송장 처리 문제

QuickBooks의 강력한 기능에도 불구하고 송장 및 지급 계정을 수동으로 처리하면 다음과 같은 문제로 가득 찬 병목 현상이 발생합니다.

시간이 많이 걸리는 데이터 입력: 수동 입력은 느리기만 한 것이 아닙니다. 이는 자원을 낭비하고 직원을 더 부가가치가 높은 활동에서 멀어지게 합니다.
오류가 발생하기 쉬운 거래: 인적 요소로 인해 데이터 입력 시 오류가 발생하여 재무 보고 전반에 걸쳐 불일치가 발생할 수 있습니다.
비효율적인 승인 워크플로우: 기존 프로세스에는 결제가 지연되고 현금 흐름 관리가 복잡해지는 번거로운 승인 체인이 포함되는 경우가 많습니다.

본질적으로 QuickBooks는 탄탄한 재무 관리를 위한 기반을 제공하지만 송장을 수동으로 처리하는 것은 잠재적인 효율성 향상을 방해하는 역할을 합니다.

솔루션

기업에서는 이러한 중요한 운영을 간소화할 수 있는 방법을 끊임없이 모색하고 있습니다. 오늘날 AP 자동화 기술은 한때 힘든 프로세스였던 작업을 자동화할 수 있습니다. 시중에 나와 있는 Quickbooks 회계 소프트웨어 제품군과 AP 자동화 소프트웨어의 통합을 통해 이 기술은 단순한 종이 문서의 디지털화를 뛰어넘어 송장 처리의 모든 측면을 자동화하고 최적화하도록 설계된 기능 제품군을 제공합니다.

자동화된 데이터 캡처: OCR을 활용하여 공급업체 정보, 송장 번호, 항목 및 금액에 이르기까지 송장 세부정보를 정확하게 추출하여 종이 문서를 실행 가능한 디지털 데이터로 변환합니다.
지능형 데이터 해석: 단순한 추출을 넘어 첨단 AI 알고리즘이 송장 데이터를 해석해 과거 데이터와 상황별 이해를 바탕으로 총계정원장 코딩, 비용 분류 등의 작업을 자동화합니다.
간소화된 승인 및 결제 처리: 데이터를 정확하게 캡처하여 QuickBooks에 입력하면 소프트웨어는 승인 프로세스를 간소화하고 이메일, Slack, Teams 등 조직이 있는 곳으로 데이터를 가져올 수 있습니다.
워크플로우 자동화를 통한 실시간 데이터 동기화: OCR 및 송장 스캐닝 소프트웨어는 오늘날 QuickBooks 및 기타 앱(Slack, Email, Stripe 등)과 실시간으로 데이터를 동기화합니다. 이를 통해 수동 개입 없이 모든 정보가 필요한 곳에, 필요할 때, 그곳에 있을 수 있도록 보장합니다.

Nanonets와 Quickbooks의 통합은 금융 거래 관리의 도약을 의미하며 디지털 시대의 운영 효율성에 대한 새로운 표준을 설정합니다. 이것이 어떻게 작동하는지, 그리고 팀을 위해 어떻게 설정할 수 있는지 살펴보겠습니다.

송장 처리의 진화

송장 처리의 전통적인 수동적 뿌리에서 디지털 개척지로의 여정은 기술 진화의 이야기입니다.

1980년대 이전 – 수동 지급 계정: 지급 계정 프로세스는 실제 송장, 종이 수표, 장부를 포함하여 완전히 수동으로 이루어졌습니다.
1980년대~1990년대 – 디지털 원장: 초기 소프트웨어 솔루션은 기본적인 디지털 원장 기능을 제공하여 프로세스의 일부를 간소화했습니다.
2000년대 – 전자 송장 잠금 해제: 인터넷은 전자 송장 발행, 온라인 거래, 이메일 통신을 도입하여 지급 계정에 혁명을 일으켰습니다. 이 시대에는 종이 기반 프로세스가 크게 감소했습니다.
2010년대 – 사용하기 쉬운 클라우드 솔루션: 클라우드 기반 솔루션을 통해 더욱 확장 가능하고 유연하며 접근 가능한 금융 운영이 가능해졌으며, 모바일 기술을 통해 이동 중에도 송장 관리 및 승인이 가능해졌습니다.
2010년대 후반~현재 – 자동 지급 계정 솔루션: 최신 진화에는 자동화 및 인공 지능을 사용하여 다음을 포함한 전체 프로세스를 자동화하는 것이 포함됩니다.
- 회계 및 AP 인텔리전스: AI 기반 회계 시스템의 출현으로 새로운 효율성 시대가 열렸습니다. 데이터 입력, 송장 일치, 거래 처리 등 반복적인 작업을 수행할 수 있는 이러한 시스템은 인간의 능력을 뛰어넘는 속도와 정확성으로 작동합니다.
- 앱 전반에 걸쳐 연결된 작업 흐름: 오늘날의 상호 연결된 디지털 환경에서는 애플리케이션 간의 원활한 통신이 중요합니다. 이제 이메일, AP 도구, 회계 소프트웨어, ERP 및 기타 데이터베이스가 함께 작동하여 플랫폼 전반에 걸쳐 데이터 캡처 및 동기화를 자동화합니다.
- 지능형 데이터 캡처: 오늘날의 시스템은 자연어 처리 및 광학 문자 인식(OCR)과 같은 AI 기술을 활용하여 다양한 송장 형식의 데이터 추출 및 해석을 자동화합니다. 여기에는 전례 없는 효율성으로 구조화되지 않은 스캔 데이터를 처리하는 것이 포함되며, 미지급금 프로세스를 이전보다 더 원활하고 정확하게 만듭니다.

송장 스캐닝을 위한 OCR 기술

OCR 기술은 다양한 산업 분야의 문서 관리를 변화시켰으며 QuickBooks 사용자를 위한 송장 처리에 OCR 기술을 적용하는 것도 예외는 아닙니다. OCR은 종이 송장과 디지털 문서를 편집 및 검색 가능한 데이터로 변환함으로써 기업이 데이터 입력을 자동화하고 오류를 최소화하며 효율성을 향상시킬 수 있도록 해줍니다.

OCR은 송장 및 기타 종이 문서를 스캔하여 디지털 텍스트로 변환합니다. 디지털 텍스트는 AI를 사용하여 해석되고 송장 세부정보가 추출됩니다.

입력란(인보이스 날짜, 인보이스 번호, 금액, 판매자 정보, 구매자 정보 등)
품목(판매된 상품 및 서비스에 대한 설명 및 비용).
GL 코드(과거 데이터를 기반으로 AI가 자동 할당).
상황에 따른 기타 차원(비용 분류 등)

추출된 데이터는 Quickbooks에 매핑되고 동기화됩니다.

Quickbooks의 OCR 및 송장 스캐닝을 위한 나노넷

회계 요구에 따라 Quickbook을 활용하는 회사의 경우 송장을 수동으로 처리하는 과정은 인내심을 시험할 뿐만 아니라 상당한 리소스 소모를 초래합니다. Quickbooks용 OCR 및 송장 스캔 소프트웨어는 중요하지만 번거로운 이 프로세스를 능률적이고 효율적인 작업 흐름으로 전환합니다.

회계팀이 Nanonets와 같은 OCR 기반 AP 자동화 소프트웨어를 사용하고 이를 Quickbooks와 통합하여 회계 워크플로우를 간소화할 수 있는 방법을 살펴보겠습니다.

Quickbooks의 수동 AP 워크플로

먼저 Quickbook을 사용하는 회사의 일반적인 수동 AP 프로세스를 다시 살펴보겠습니다.

송장 영수증: 송장은 종이, 디지털 등 다양한 형식으로 도착합니다. 직원은 이러한 문서가 올바르게 처리되도록 수동으로 수집하고 정리해야 합니다.

수동 분류 및 GL 코딩: 각 송장은 공급업체, 금액, 만기일 등의 기준에 따라 정렬되므로 상당한 시간과 노력이 필요합니다. 그 후, 각 송장은 올바른 GL(총계정원장) 계정에 정확하게 코딩되어야 하며, 이는 체계적인 재무 기록을 유지하기 위한 중요한 단계입니다.

데이터 입력: 다음 단계에서는 QuickBooks에 중요한 송장 세부정보를 수동으로 입력하는 작업이 포함됩니다. 여기에는 공급업체 이름, 청구 금액, 지불 기한 등의 정보가 포함됩니다. 재무 기록을 신뢰할 수 있고 최신 상태로 유지하려면 정확한 데이터 입력이 필수적입니다.

송장 확인: 송장은 회사의 정책에 따라 양방향(송장 및 PO), 3방향(송장, PO, 입고보고서), 4방향(송장, PO, 입고보고서, 검사보고서) 매칭을 거칠 수 있습니다. 거래를 확인합니다. 이 단계는 거래의 정확성을 확인하고 사기를 방지하는 데 필수적입니다.

승인: 확인되면 인보이스가 승인을 위해 전달됩니다. 이 프로세스에는 회사 내의 여러 부서 또는 권한 수준이 관련되는 경우가 많으며 각 부서에는 자체 승인 기준이 있습니다. 이는 지출이 승인되고 필요한지 확인하는 안전 장치입니다.

지불 처리: 승인된 송장은 조건 및 현금 흐름을 고려하여 지급되도록 예약됩니다. 적시에 지불을 통해 공급업체와 좋은 관계를 유지하는 것이 중요합니다.

화해: 마지막으로 Quickbooks에서 결제가 조정되어 모든 거래가 재무 기록에 정확하게 반영됩니다. 조정은 정확한 재무 기록을 유지하고 재무 보고서를 준비하는 데 매우 중요합니다.

Nanonet을 사용한 자동화된 AP 워크플로우

이제 Nanonet을 QuickBooks에 통합하여 지급 계정(AP) 워크플로를 수동에서 자동화로 전환하고 프로세스를 간소화하고 효율성을 향상시킬 수 있는 방법을 살펴보겠습니다.

송장 영수증: 사진을 찍어보세요. 출처에 관계없이 기업이 받는 모든 청구서는 하나의 디지털 지점에 깔끔하게 정리되어 있습니다. 복잡한 이메일, 드라이브, 데이터베이스에서 청구서를 도착하자마자 자동으로 가져오므로 시간이 절약되고 실수가 줄어듭니다.

Nanonets는 이메일 본문과 첨부 파일에서 이메일로 전송된 송장을 자동으로 읽습니다.

손으로 직접 작성하거나 인쇄한 모든 청구서는 스마트폰을 사용하여 쉽게 스캔하거나 플랫폼에 직접 업로드할 수 있습니다.

디지털 영수증은 Nanonets 플랫폼을 사용하여 직접 생성 및 인쇄하거나 메일, 앱 및 데이터베이스에서 Nanonets로 가져올 수 있습니다.

이 프로세스를 통해 원본에 관계없이 모든 데이터 조각이 중앙 집중식 디지털 저장소에서 제자리를 찾아 추가 작업을 수행할 수 있도록 합니다.

자동화된 데이터 입력: Nanonets는 AI를 활용하여 송장 판독 정확도를 99% 이상 달성하여 수작업 시간을 단 몇 분으로 단축합니다. 이러한 자동화를 통해 팀은 인보이스에서 추출된 데이터가 수동 개입 없이 QuickBooks에 직접 입력되므로 보다 의미 있는 작업에 집중할 수 있습니다.

자동 분류 및 GL 코딩: Nanonets는 OCR 기술을 활용하여 공급업체, 날짜, 금액 등 다양한 기준으로 송장을 자동으로 인식하고 분류합니다. 또한 다음을 통해 GL 코드 할당을 자동화합니다.

과거 데이터에 대한 학습: 여기에는 역사적으로 올바른 GL 코드가 태그된 과거 재무 문서 및 거래를 업로드하는 것이 포함됩니다. 모델은 이러한 예를 통해 새로운 거래에 대한 GL 코드를 정확하게 예측합니다.

즉시 사용 가능한 Gen AI: Nanonets GenAI를 사용하면 당사의 소프트웨어는 인간의 이해를 모방하는 방식으로 금융 문서의 텍스트를 해석할 수 있습니다. 이를 통해 거래 세부 사항이 모호하거나 희박한 경우에도 복잡한 추론을 적용하여 GL 코드를 정확하게 할당하기 위해 관련 정보, 컨텍스트 및 의미를 추출할 수 있습니다.

지능형 송장 검증: Nanonets는 AI를 활용하여 추출된 송장 데이터를 QuickBooks에 있는 구매 주문, 수신 보고서 및 검사 보고서와 읽고 상호 참조하여 양방향, 3방향 또는 4방향 매칭을 자동으로 수행합니다.

검증 및 라우팅: 시스템은 인적 검토를 위해 불일치를 식별하지만 사전 정의된 기준과 일치하는 송장을 자동으로 라우팅하거나 승인하여 수동 감독을 크게 줄입니다.

승인: Nanonets 승인은 더 이상 병목 현상이 발생하지 않습니다. 이메일, Slack, Teams 등 조직이 있는 곳 어디에서나 유연하게 활동할 수 있습니다. 이렇게 하면 방해가 되는 전화 통화와 너무도 익숙한 알림 공세의 필요성이 사라집니다.

지불 처리: 청구서가 Nanonets에서 코딩되고 승인되면 통합을 통해 바로 보낼 수 있는 지불 청구서가 자동으로 생성됩니다. 이 모든 것이 갖춰져 기업은 이제 지불 시기를 최적화하여 조기 지불 할인을 최대한 활용하거나 연체료를 피함으로써 비용 절감에 직접적으로 기여할 수 있습니다.

화해: 은행 명세서를 가져올 수 있으며 Nanonets는 Quickbooks의 데이터와 자동으로 결제 금액을 조정하여 재무제표가 최신 상태이고 정확하도록 보장하며 장부가 90% 더 빨리 마감됩니다.

앞서 Xero용 OCR 및 송장 스캔 소프트웨어를 사용하면 얻을 수 있는 실질적인 이점에 대해 논의했습니다. 그러나 무엇보다도 수동에서 자동화된 AP 프로세스로의 전환은 작업 수행 방식의 변화일 뿐만 아니라 재무 부서 역할의 근본적인 변화를 의미합니다. Nanonets와 같은 도구를 사용하면 재무 팀은 백오피스 기능에서 전략적 기여자로 이동하여 실시간 데이터와 분석을 활용하여 비즈니스 결정을 내릴 수 있습니다. 이것이 금융의 미래이며 이제 Nanonets의 자동화 기능을 통해 Xero 사용자에게 제공됩니다.

OCR 및 송장 스캔 소프트웨어는 어떤 영향을 미치나요?

보고된 다양한 통계는 자동화 소프트웨어의 영향을 강조합니다. 이 숫자는 귀하와 귀하의 팀이 경험하기를 기대할 수 있는 성공의 종류를 나타냅니다.

가공 비용의 극적인 절감

귀하 부서의 재정 건전성부터 시작해 보겠습니다. AP Automation은 처리 비용을 무려 70%나 절감한 것으로 나타났습니다. 이것은 단지 돈을 절약하는 것에 관한 것이 아닙니다. 이는 성장, 교육, 심지어 모두가 주목하고 있는 사무실 에스프레소 머신에 예산을 재분배하는 것입니다. 이를 팀의 효율성과 복지에 대한 투자로 생각하십시오.

시간이 본질이다

지금, 송장 처리 시간을 384% 단축한다고 상상해 보십시오. 이러한 급격한 감소는 팀이 이전보다 더 많은 송장을 더 빠르게 처리할 수 있어 진정으로 중요한 전략적 이니셔티브에 집중할 수 있는 시간을 확보할 수 있음을 의미합니다. AP 자동화를 사용하면 “그럴 시간이 없어요”가 “다음 의제는 무엇입니까?”가 됩니다.

마음의 평화를 위한 오류 감소

우리는 오류가 단지 짜증나는 것 이상일 수 있으며 비용이 많이 들 수 있다는 것을 알고 있습니다. 송장 처리 오류 37% 감소, AP 자동화는 귀하의 운영에 마음의 평화를 가져다줍니다. 오류가 적다는 것은 수정 주기에 소요되는 시간이 줄어들고 데이터 무결성에 대한 확신이 높아진다는 것을 의미합니다. 이는 또한 공급업체 및 이해관계자와의 마찰이 줄어들어 보다 원활한 관계와 운영이 가능해집니다.

공급업체 관계 육성

관계에 대해 말하자면, 공급업체 만족도가 향상되었다고 보고한 조직의 76%에 대해 이야기해 보겠습니다. 이것이 핵심입니다. 행복한 공급업체는 안정적인 공급망과 협상 및 할인 기회를 의미합니다. 공급업체는 AP 자동화 덕분에 결제의 시간 엄수와 정확성을 인식하고 높이 평가할 것입니다.

조기지불 할인을 통한 현금흐름 최적화

조기납부 할인으로 3% 할인 조직의 재정적인 면모를 개선하고 현금 흐름을 개선하며 재무 운영에 더 많은 영향력과 유연성을 제공합니다.

합병증 없는 규정 준수

마지막으로, AP 자동화의 핵심은 스트레스 없는 100% 규정 준수입니다. 규제 요구 사항이 계속 증가하는 시대에 스트레스 없이 완전한 규정 준수를 달성하는 것은 기적이나 마찬가지입니다.

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앞서 Quickbooks용 OCR 및 송장 스캔 소프트웨어를 사용하면 얻을 수 있는 실질적인 이점에 대해 논의했습니다. 그러나 무엇보다도 수동에서 자동화된 AP 프로세스로의 전환은 작업 수행 방식의 변화일 뿐만 아니라 재무 부서 역할의 근본적인 변화를 의미합니다. Nanonets와 같은 도구를 사용하면 재무 팀이 백오피스 기능에서 전략적 기여자로 이동하여 실시간 데이터 및 분석을 활용하여 비즈니스 결정을 내릴 수 있습니다. 이것이 금융의 미래이며 이제 Nanonets의 자동화 기능을 통해 QuickBooks 사용자가 사용할 수 있습니다!

QuickBooks용 Nanonets로 송장 처리를 혁신할 준비가 되셨나요? 지금 통화를 예약하여 당사의 최첨단 솔루션이 귀하의 재무 운영을 어떻게 간소화할 수 있는지 알아보십시오.

Quickbook에 Nanonet을 통합하는 단계

몇 분 안에 Nanonets를 QuickBooks와 통합하고 플랫폼을 사용하여 송장 처리 및 AP 워크플로를 자동화할 수 있습니다.

QuickBooks와 통합된 완전 자동화된 송장 처리 Nanonets 워크플로는 다음과 같습니다.

몇 분 안에 Nanonets와 QuickBooks의 통합을 설정하는 방법에 대한 전체 단계별 가이드는 다음과 같습니다.

1. 계정 설정

자동화된 이메일 데이터 추출을 시작하려면 Nanonets에 계정을 만드세요.

Invoices 사전 학습 모델을 선택합니다.

문서 유형에 따라 사전 훈련된 모델을 선택하고 몇 분 안에 나만의 문서 추출기를 만드세요.

2. 자동 청구서 수집 구성

모델을 생성했으면 왼쪽 탐색 창에서 워크플로 섹션으로 이동합니다.

가져오기 탭으로 이동하여 가져오기 옵션을 구성하세요.
- 1. 이메일:
  - 가져오기 탭으로 이동하여 "이메일로 파일 받기"를 클릭합니다.
  - 확장된 보기에서 Nanonets에서 생성한 자동 생성된 이메일 주소를 찾을 수 있습니다.

이 주소로 전송된 모든 이메일은 귀하가 생성한 Nanonets 모델에 의해 수집되고 구조화된 데이터가 추출됩니다.

이 주소로 전송된 모든 이메일은 귀하가 생성한 Nanonets 모델에 의해 수집되고 여기에서 구조화된 데이터가 추출됩니다. 전자 메일 수집 및 데이터 추출을 자동화하기 위해 임의의 전자 메일 주소에서 Nanonets 전자 메일 주소로 수신 전자 메일을 자동으로 전달하도록 전자 메일 전달을 설정할 수 있습니다.
모든 이메일에서 이메일 전달을 설정하는 방법 알아보기

2. 앱 및 데이터베이스에서 자동 가져오기
- "모든 가져오기 옵션 찾아보기" 모달에서 가져오기를 설정하세요.

3. 직접 업로드
- Nanonets 플랫폼이나 모바일 앱을 사용하여 직접 사진을 찍고 송장을 업로드하도록 선택할 수도 있습니다.

테스트 데이터 추출: 테스트 송장을 업로드하면 Nanonets가 가져온 문서에서 작업하여 필드, 항목 및 테이블을 추출합니다.

4. 후처리 단계 추가

테스트 송장으로 데이터 추출을 테스트한 후 작업을 사용하여 추출된 데이터의 추가 처리를 자동화할 수 있습니다. 작업 섹션으로 이동하세요. 워크 플로우 페이지.
를 클릭하십시오 작업을 추가합니다.
작업을 선택하고 구성합니다. 추가할 수 있는 작업 목록은 다음과 같습니다.

날짜 형식으로 변환	텍스트를 선택한 날짜 형식으로 변경합니다.
통화 감지기	통화 필드를 3자리 코드(예: USD)로 추출합니다.
찾기 및 바꾸기	문자나 문구의 인스턴스를 바꿉니다.
문자 제거	알파벳, 숫자, 특수문자를 제거하세요.
인스턴스 결합	분리된 데이터 값을 단일 문자열로 연결합니다.
가장 가까운 일치로 변경	캡처된 데이터와 거의 일치하는 값으로 텍스트를 변경합니다.
케이스 변경	텍스트를 대문자/소문자 또는 모두 대문자로 변경합니다.
정수로 변환	숫자에서 소수점 이하 자릿수를 제거합니다.
부동 소수점으로 변환	숫자에 소수점 이하 자릿수를 추가합니다.
통화 기호 제거	금액에는 숫자, 소수, 쉼표만 유지하세요.
ASCII로 변환	문자열을 정보 교환 인코딩을 위한 미국 표준 코드로 변환합니다.
정규식 일치	정규식과 일치하는 하위 문자열을 추출합니다.

Regex를 사용하여 새 필드 만들기	캡처된 정규식 그룹에서 필드를 파생하고 변수에 할당합니다.
값 추가/바꾸기	새 라벨을 추가하거나 라벨 값을 문자열과 다른 라벨의 조합으로 바꿉니다.
값 삭제	최종 결과/출력에서 레이블을 유지하면서 지정된 필드의 값(내용)을 삭제합니다.

바코드 스캐너	바코드를 스캔하세요.
QR 코드 스캐너	QR 코드를 스캔하세요.
체크박스 감지기	모든 일반 확인란 필드를 가져옵니다.
특정 체크박스 감지기	특정 체크박스 필드를 가져옵니다.

연산 함수	레이블 및 값에 대한 수학 연산을 수행합니다.
LLM 데이터 작업	대규모 언어 모델과 프롬프트를 사용하여 데이터를 처리합니다.

다양한 데이터베이스 조회	PostgreSQL, MySQL, MariaDB, MSSQL, Salesforce, Quickbooks, Microsoft Dynamics-365, Sage Intacct, Nanonets DB, CSV 파일.
CSV로 조회	.csv 파일에서 추가 데이터를 찾아 가져옵니다.

총계정원장 카테고리	General Ledger 계정을 추가하고 캡처된 필드를 기반으로 분류를 자동화합니다.
파이썬 코드	Python 코드 블록을 사용하여 사용자 정의 단계를 만듭니다.

Gmail – 이메일 보내기	추출된 데이터가 있는 누구에게나 이메일을 보냅니다.
Slack – 채널 메시지 보내기	추출된 데이터를 사용하여 공개 채널에 메시지를 보냅니다.
Google 스프레드시트 – 스프레드시트 업데이트	인보이스 세부정보로 Google Sheets 스프레드시트를 자동으로 업데이트합니다.
Twilio – SMS 보내기	추출된 데이터가 포함된 모든 전화번호로 SMS를 보낼 수 있습니다.
Zapier – 트리거 이벤트	추출된 데이터로 Zapier에서 이벤트를 트리거합니다.
Salesforce – 기록 업데이트	송장 정보로 Salesforce 기록을 업데이트합니다.
Microsoft Dynamics 365 – 엔터티 업데이트	송장 세부 정보로 Dynamics 365의 엔터티를 업데이트합니다.
웹후크 – 맞춤형 통합	추출된 송장 데이터를 웹훅으로 모든 엔드포인트에 보냅니다.

4. 승인 프로세스 설정

승인 섹션으로 이동하세요. 워크 플로우 페이지.
를 클릭하십시오 검토 단계를 추가합니다.
워크플로에 스테이지 블록이 추가됩니다.
를 선택 검토 유형.
- 플래그가 지정된 경우에만 검토자 할당 – 플래그가 지정된 오류가 없는 파일에 대한 수동 검토를 건너뛰고 오류가 있는 파일에만 검토자를 할당하려는 경우 이 옵션을 사용합니다.
- 필수 검토 - 플래그 지정 여부에 관계없이 수동 검토를 위해 선택한 구성원에게 모든 파일을 보내려는 경우 이 옵션을 사용합니다.
추가 검토 자
- 여기에 한 명 이상의 구성원을 추가할 수 있습니다. 여러 멤버가 추가되면 파일은 그 중 하나에 할당됩니다.
- 선택 들 조건을 적용합니다.
- 선택 조건 필드에 플래그를 지정합니다. 규칙은 다음 형식으로 적용됩니다. 그렇다면 사실이다 표시됩니다.
- 조건을 설정합니다. 선택한 조건에 따라 연산자를 선택하거나 추가 세부정보를 입력하여 규칙을 설정해야 할 수도 있습니다.
추가 규칙 파일에 플래그를 지정합니다. 예: Invoice_amount가 5000보다 큰 경우 파일에 플래그를 지정하는 규칙을 설정합니다.

선택 들 조건을 적용하려면
선택 조건 필드에 플래그를 지정합니다. 규칙은 다음 형식으로 적용됩니다. 그렇다면 사실이다 표시됩니다.
조건을 설정합니다. 선택한 조건에 따라 연산자를 선택하거나 추가 세부정보를 입력하여 규칙을 설정해야 할 수도 있습니다.

필요한 경우 규칙을 더 추가할 수 있습니다. 규칙 사이의 연산자는 'AND' 또는 'OR'일 수 있습니다.
- AND: AND 연산자를 사용하여 여러 규칙을 추가하면 해당 단계의 모든 규칙이 실패하는 경우에만 파일에 플래그가 지정됩니다.
- OR: OR 연산자를 사용하여 여러 규칙을 추가하는 경우 해당 단계의 규칙 중 하나라도 실패하면 파일에 플래그가 지정됩니다.
를 클릭하십시오 선택한다.

5. QuickBooks로 데이터 내보내기

워크플로 -> 내보내기 -> 모든 내보내기 옵션 찾아보기로 이동합니다.
QuickBooks 카드를 클릭하여 작업 흐름에 추가하세요.

워크플로에 추가되면 카드를 클릭하여 엽니다.
QuickBooks에 로그인을 클릭하세요. QuickBooks로 리디렉션됩니다.
QuickBooks 자격 증명을 입력하세요. 관련 권한을 요청한 후 Nanonets로 다시 리디렉션됩니다.
Nanonets QuickBooks 카드로 돌아가서 QuickBooks 내에서 생성하려는 개체 유형을 선택합니다.
- 계정 기반 청구서(지급 청구서를 QuickBooks로 내보내려고 할 때 일반적으로 기본값임)
- 항목 기반 BOM
- 비용 항목
게시할 적절한 AP 계정/비용 계정을 선택합니다.

Nanonets 필드를 QuickBooks의 해당 열에 매핑합니다.
예: 송장 번호 Nanonets에 캡처된 내용은 QuickBooks의 'Doc Number' 아래에 입력되어야 합니다. 이 두 엔터티를 연결하려면 QuickBooks 내보내기 블록에 매핑되어야 합니다.

QuickBooks 내보내기 카드 내에서 계정과목표를 업로드하고 자동화된 GL 코딩을 설정하세요.

내보내기 트리거 선택:
– 파일은 모델에서 처리되는 즉시 내보낼 수 있습니다.
– "승인됨"으로 표시된 경우에만 파일을 내보낼 수 있습니다(권장 설정).

내보내기 작업을 선택합니다.
– 파일을 업데이트할 수 있습니다. 동일한 데이터가 있는 기존 항목이 없는 경우에만 새 항목이 생성됩니다.
– 파일을 삽입할 수 있습니다(항상 새 항목이 생성됩니다).

내보내기 유형 선택:
– 업로드된 파일의 각 페이지를 별도로 내보내거나
– 각 파일을 전체 문서로 내보낼 수 있습니다.

테스트 작업 – 모델에서 샘플 파일을 선택하고 해당 파일에 대한 내보내기를 테스트할 수 있습니다.

이 페이지의 워크플로 실행 기록 화면에서 내보내기 상태를 확인할 수 있습니다.

워크플로 테스트 실행에 만족하면 완료를 클릭하여 워크플로를 저장합니다.

짜잔, 이제 Nanonets 워크플로가 활성화되어 한때 번거로웠던 송장 처리 프로세스와 지급 계정 워크플로가 원활하고 자동화된 시스템으로 간소화됩니다. Quickbooks와 원활하게 통합된 Nanonet을 사용하면 각 송장이 도착하자마자 자동으로 수집되고 세부 정보가 꼼꼼하게 추출된 다음 사전 정의된 규칙에 따라 분류, 승인 및 결제가 완료됩니다. 수동 개입은 전송된 송장을 승인/거부하는 데만 필요합니다. 수동 검토용.

사례 연구

QuickBooks용 OCR 및 송장 스캐닝 소프트웨어의 실질적인 이점을 탐색하면서 이 기술의 혁신적인 힘을 보여주는 실제 응용 프로그램에 대해 살펴보겠습니다. 주목할만한 성공 사례 중 하나는 Nanonets의 기능을 활용하여 회계 데이터 입력 프로세스를 혁신한 회사인 Pro Partners Wealth에서 나왔습니다.

고객: 프로 파트너 웰스

Pro Partners Wealth는 미주리주 컬럼비아에 본사를 둔 회계 및 자산 관리 회사입니다. 그들은 20년 넘게 수의사에게 포괄적인 자산 관리 솔루션을 제공해 왔습니다. 이들의 전문 지식은 세금 신고서, 투자 안내서, 법률 서류, 개인 재무제표 등 중요한 재무 문서를 수집하고 분석하여 고객에게 맞춤형 조언을 제공하는 것입니다.

Pro Partners Wealth는 고객 부기 서비스도 처리하여 고객의 재정을 최신 상태로 체계적으로 유지합니다. 재무 고문인 Kale Flaspohler와 James Michael은 고객이 재무 운영을 간소화하고 회계를 관리할 수 있도록 돕는 데 전념하고 있습니다.

과제: 수동 데이터 입력과 그 한계

회계 담당자로서 그들은 고객의 부당한 손실을 피하기 위해 높은 정확성과 오류 없는 회계의 중요성을 이해합니다. 그러나 QuickBooks에서 데이터를 추출하고 검증하고 업데이트하는 과정에는 시간이 많이 걸렸습니다. 이 문제로 인해 확장성 문제가 발생하여 오류 없는 지급 계정 프로세스를 만드는 데 상당한 시간이 소요되어 신규 고객 유치가 어려워졌습니다.

Pro Partners Wealth는 자동화 서비스를 사용했지만 다음과 같은 여러 가지 문제에 직면했습니다.

자동화 소프트웨어를 구현했음에도 불구하고 직원들은 여전히 송장 데이터 항목을 수동으로 수정하는 데 상당한 시간을 소비해야 했습니다.
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STP(직접 처리) 비율은 매우 낮았으며 거의 모든 송장에는 수동 검토 또는 편집이 필요했습니다.
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기존 솔루션에는 자동화 및 유연성이 부족하여 송장 총액 및 항목 확인과 같은 필수 프로세스에 추가 수동 작업이 필요했습니다.

Kale과 James는 이러한 문제를 해결하려면 보다 효율적이고 효율적인 솔루션이 필요하다는 것을 알고 있었습니다. 그들은 비즈니스에 적합한 솔루션을 맞춤화하기 위해 맞춤화 및 지원을 제공할 수 있는 회사가 필요했습니다.

해결책: 효율적인 회계 프로세스를 위해 Nanonets 구현

Pro Partners Wealth는 기존 자동화 도구를 사용하여 각 송장을 수동으로 확인하고 비즈니스 규칙에 따라 유효성을 검사해야 하는 높은 오류율을 확인했습니다. 그들은 이 검증된 데이터를 회계 소프트웨어인 Quickbooks에 공급하기 위해 추가로 수동 처리를 수행해야 했습니다.

이러한 문제를 극복하기 위해 Kale과 James는 송장을 정확하게 캡처하고, 특정 데이터 유효성 검사를 수행하고, 필요한 수준에서 QuickBook에 직접 데이터를 공급하는 솔루션을 찾았습니다. 이것이 그들이 송장 발행 프로세스를 간소화하고 전체 흐름을 자동화할 수 있는 사용자 정의를 제공하는 Nanonets의 Flow를 선택한 이유입니다.

Nanonets를 사용하면 클라이언트 이미지를 업로드하거나 자동 전달을 설정하고 높은 정확도로 데이터 추출을 보장할 수 있습니다. 또한 잘못된 송장을 표시하기 위해 비즈니스 논리를 기반으로 검증 단계를 설정하여 문제를 더 쉽게 식별하고 해결할 수 있습니다.

Pro Partners Wealth는 Nanonets를 사용하여 수익과 비용에 대한 더 큰 가시성을 확보하여 이익 마진을 계산하고 정보에 입각한 비즈니스 결정을 고객에게 추천할 수 있게 되었습니다. 처리 시간이 단축되고 인보이스 발행 프로세스의 정확성이 향상되어 현재 고객의 사용자 경험이 향상되었으며 새로운 고객을 온보딩하여 비즈니스를 확장할 수 있었습니다.

영향력 있는 결과: 효율성, 정확성 및 비용 절감

Pro Partners Wealth는 성장 단계에 있으므로 효율성을 저하시키는 병목 현상을 제거해야 했습니다. 기존 OCR 도구는 느린 처리 시간과 사용자 정의 및 지원 부족으로 인해 장기적인 솔루션을 제공할 수 없었습니다. Nanonets 구현을 통해 문제를 신속하게 해결하고 제품을 맞춤화하여 처리 시간을 더욱 줄이는 데 필요한 지원을 즉시 받았습니다.
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Nanonets 이전에는 OCR의 정확도가 80%에 불과했지만 Nanonets는 95% 이상의 정확도를 제공했습니다. Pro Partners Wealth는 모든 송장을 수동으로 검증하는 대신 주로 무작위 검사를 수행함으로써 이전 도구에 비해 시간을 40% 절약할 수 있었습니다. 앞으로 그들은 Nanonets와 계속 협력하여 정확성을 더욱 향상시키고 더 많은 시간을 절약하는 데 도움이 되는 추가 도구를 구현할 계획입니다. 이를 통해 지급 계정을 간소화하고 핵심 비즈니스 확장에 집중할 수 있습니다.

Nanonets에 대해 그들이 말한 내용을 살펴보십시오.

[포함 된 콘텐츠]

결론

Nanonets와 QuickBooks의 통합은 수동 송장 처리의 힘든 작업을 원활하고 자동화된 작업 흐름으로 전환하여 기업이 기존의 한계를 뛰어넘을 수 있도록 지원합니다. 고급 OCR 기술과 AI 기반 통찰력을 활용하여 기업은 이제 송장 처리 속도를 높이고 오류를 최소화하며 의사 결정 기능을 향상시킬 수 있습니다. QuickBooks와의 자동 동기화는 재무 운영을 간소화할 뿐만 아니라 재무 팀을 비즈니스 성장의 전략적 파트너로 자리매김합니다.

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출처: https://nanonets.com/blog/ocr-invoice-scanning-and-automated-invoice-processing-software-for-quickbooks/

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