Record-to-Report (R2R) é um processo crítico de gerenciamento financeiro em finanças corporativas, que se concentra na coleta, processamento e entrega de dados financeiros precisos.

Este processo engloba tudo, desde o registo de transacções financeiras até à preparação e relato de demonstrações financeiras e relatórios de desempenho que as partes interessadas utilizam para tomar decisões importantes.

Para as empresas, o R2R não é apenas uma formalidade regulamentar ou contabilística, mas serve como espinha dorsal do planeamento e análise financeira estratégica. Oferece um espelho da saúde financeira da organização, permitindo decisões informadas que impulsionam o crescimento, a sustentabilidade e a conformidade com as normas regulamentares.

Compreender o R2R na sua totalidade, portanto, não é apenas para contabilistas ou analistas financeiros, mas é crucial para todos dentro de uma organização.

O conceito de registro para relatório

O ciclo Record-to-Report (R2R) é o coração financeiro de uma organização. É uma estrutura abrangente que transforma dados financeiros brutos em insights significativos e acionáveis.

O ciclo R2R inclui estes componentes principais:

1. Coleção de dados: A base do R2R, onde todas as transações financeiras são registradas com precisão.
2. Processamento de dados: As transações são classificadas, ordenadas e registradas nas contas apropriadas.
3. Consolidação: Os dados de diversas fontes e subsidiárias são combinados para apresentar uma situação financeira unificada.
4. Reconciliação: Garantir que todos os dados financeiros sejam precisos e consistentes em todos os relatórios.
5. Relatório: A criação de demonstrações financeiras e relatórios que reflitam a saúde financeira da empresa.
6. Análise: Interpretar dados para fornecer insights para a tomada de decisões estratégicas.
7. Encerramento: Finalização de relatórios e fechamento de contas do período.

A necessidade de registro para relatório

O R2R desempenha um papel fundamental na gestão financeira de uma empresa. Serve a vários propósitos –

1. Capacidade aprimorada de tomada de decisão

O processo R2R é fundamental para a criação de demonstrações financeiras precisas, que servem como base para a tomada de decisões estratégicas em vários níveis da organização.

• Para partes interessadas internas:
  • Avaliação de desempenho: Permite que os líderes avaliem a saúde financeira e a eficiência operacional em relação a metas e benchmarks predefinidos.
  • Planejamento estratégico: Facilita a formulação de estratégias viáveis ​​para abordar lacunas, otimizar o desempenho e capitalizar oportunidades.
• Para partes interessadas externas:
  • Decisões de Investimento: Fornece aos investidores e terceiros dados essenciais para avaliar a viabilidade financeira e o potencial de crescimento da organização.
  • Transparência e Confiança: Aumenta a confiança das partes interessadas através de relatórios financeiros claros e confiáveis.

2. Conformidade e precisão regulatória

A adesão às regulamentações financeiras não é negociável e o processo R2R garante que as organizações permaneçam em conformidade, ao mesmo tempo que mantêm a precisão dos seus relatórios financeiros.

• Estrutura de relatórios padronizados: Oferece um método consistente para capturar e validar dados financeiros, crucial para atender a diversos requisitos regulatórios.
• Mitigação de Risco:
  • Riscos de conformidade: Reduz a probabilidade de não conformidade com os padrões de relatórios financeiros geográficos e do setor.
  • Risco financeiro: Minimiza erros nos relatórios financeiros, evitando assim possíveis multas, consequências legais e danos à reputação.

3. Relatórios e estratégia fiscal

O processo R2R é fundamental para fornecer informações financeiras detalhadas e organizadas necessárias para uma gestão fiscal eficaz.

• Avaliação de responsabilidade fiscal: Permite o cálculo preciso das obrigações fiscais, garantindo o cumprimento das leis e regulamentos fiscais.
• Planejamento Tributário Estratégico: Identifica oportunidades de otimização e poupança fiscal, melhorando a eficiência fiscal.

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Concluindo, o processo R2R não é apenas uma necessidade processual, mas uma ferramenta estratégica que apoia áreas críticas da gestão empresarial – desde a tomada de decisões informadas e garantia de conformidade até à otimização de estratégias fiscais.

O processo de registro para relatório

Vamos nos aprofundar no processo Record-to-Report (R2R) e percorrer suas etapas sequenciais, explorando sua aplicação pragmática no contexto de negócios.

Processo R2R manual

Alguns freelancers, startups e pequenas empresas navegam no processo Record-to-Report (R2R) sem a infraestrutura sofisticada de ERP ou software de contabilidade dedicado, especialmente em seus estágios iniciais. Esta abordagem é muitas vezes motivada por considerações de custo, simplicidade e menor volume inicial de transações.

• Coleção de dados: Entrada manual em planilhas ou ferramentas de contabilidade simples como Excel. As transações são registradas em formato de razão, observando a data, o valor e a forma de pagamento, com planilhas separadas para vendas, despesas, ativos e outros eventos financeiros.
• Processamento de dados: A categorização e o registro das transações são gerenciados manualmente no momento da coleta de dados. O proprietário da empresa ou um funcionário designado analisa cada transação, determinando sua natureza (por exemplo, receita, despesa, compra de ativos) e registrando-a adequadamente no livro-razão apropriado.
• Consolidação: Em empresas muito pequenas ou startups, a consolidação pode não ser necessária se a empresa operar a partir de um único local e não tiver subsidiárias. Contudo, se necessário, a consolidação é feita manualmente, muitas vezes através da preparação de uma planilha mestre que agrega dados financeiros de diversas fontes.
• Reconciliação: A reconciliação envolve a verificação manual dos registros em relação aos extratos bancários e recibos. Isto pode ser demorado, mas é crucial para garantir a precisão dos relatórios financeiros.
• Relatório: Os relatórios financeiros são compilados manualmente, seja por meio de um consultor autônomo no final de cada trimestre, seja por meio de modelos em Excel ou Word. Esta etapa requer uma boa compreensão dos princípios financeiros para garantir que relatórios como demonstrações de resultados, balanços e demonstrações de fluxo de caixa sejam preparados com precisão.
• Análise: A análise pode ser menos formalizada em operações menores sem software dedicado. Os proprietários ou gestores de empresas podem rever os relatórios financeiros para identificar tendências, rentabilidade e áreas de poupança de custos, confiando na sua intuição e experiência, em vez de ferramentas analíticas sofisticadas.
• Encerramento: O processo de fechamento é manual, com checklist para garantir que todas as atividades financeiras do período foram registradas e conciliadas. Isso pode incluir a confirmação de que todas as faturas foram emitidas e pagas, as despesas registradas e os acréscimos necessários feitos.

Operar sem um ERP ou software de contabilidade dedicado requer uma manutenção meticulosa de registros e um forte domínio dos fundamentos contábeis. Embora viável para empresas com um volume muito pequeno de transações, à medida que uma empresa se transforma numa PME (pequenas e médias empresas), as limitações dos processos manuais tornam-se cada vez mais aparentes, necessitando muitas vezes de uma transição para soluções de contabilidade e automação mais sofisticadas para garantir eficiência, precisão e conformidade.

Processo R2R usando software de contabilidade / ERP

Para empresas que foram além das planilhas, o uso de software de contabilidade/ERP independente representa um avanço significativo no gerenciamento do processo Record-to-Report (R2R). Este cenário normalmente envolve uma gestão financeira mais sofisticada do que os métodos manuais permitem.

Recolha de Dados

A mudança para software de contabilidade ou sistemas ERP automatiza parcialmente a entrada de transações.

• Essas plataformas podem ser integradas diretamente com contas bancárias, sistemas de pontos de venda e outras fontes de dados financeiros, registrando automaticamente as transações em tempo real.
• Faturas e outras transações recebidas por e-mail ou recibos em papel exigem entrada manual no sistema.
• As transações financeiras personalizadas ou irregulares que não se enquadram em modelos ou categorias padrão podem necessitar de intervenção manual para garantir um registo preciso.

Processamento de dados

Com um software de contabilidade ou um sistema ERP, a categorização e o registro das transações são implementados usando um plano de contas e codificação GL apropriada para cada transação financeira, o que é feito manualmente. O software identifica a natureza de cada transação com base no código GL inserido (atribuído manualmente) e aloca-o ao razão correto (despesas, ativos, receitas, etc.), reduzindo significativamente a carga de trabalho manual e o potencial de erros. A codificação do fornecedor pode ajudar ainda mais a facilitar a categorização.

Tudo o que você precisa saber sobre os códigos GL

Códigos GL são códigos usados ​​para categorizar transações financeiras. Aprenda como configurá-los e atribuí-los e explore a automação de código GL com Nanonets.

Consolidação

Para empresas com vários departamentos ou subsidiárias, softwares de contabilidade e sistemas ERP facilitam o processo de consolidação.

Esses sistemas podem lidar com dados de diversas fontes, consolidando-os automaticamente em uma predefinição unificada de demonstrações financeiras precisas, prontas para análise e relatórios.

Reconciliação

Alguns recursos de software de contabilidade e sistemas ERP auxiliam no processo, sendo necessário algum esforço manual.

• Necessidade de preencher dados de transações bancárias no software ERP/contábil utilizando entrada manual.
• A correspondência de transações registradas no software com extratos bancários pode revelar itens não correspondidos devido a diferenças de tempo ou erros, necessitando de investigação e resolução manuais.

Relatórios

A geração de relatórios financeiros torna-se simples com software de contabilidade ou sistemas ERP.

Eles podem compilar automaticamente demonstrações financeiras com base nas transações registradas, aderindo aos padrões de relatórios financeiros aplicáveis.

Muitas vezes, os usuários podem personalizar modelos de relatórios para atender a requisitos específicos sem grande esforço manual.

Análise

A disponibilidade de dados em tempo real combinada com relatórios e análises abrangentes aumenta a capacidade de tomada de decisões informadas.

Encerramento

O processo de fechamento se beneficia da abordagem estruturada proporcionada pelos sistemas ERP, que oferecem checklists e fluxos de trabalho.

No entanto, são frequentemente necessárias intervenções manuais para ajustar lançamentos contábeis manuais, revisar e aprovar reconciliações e garantir que todas as atividades financeiras sejam capturadas com precisão.

As transacções complexas ou incomuns no final do período de relato, em particular, podem exigir uma revisão manual detalhada para garantir o registo e classificação adequados.

Processo R2R automatizado usando nanonets e software de contabilidade

A integração de software de contabilidade ou sistemas ERP com software de automação contábil como Nanonets revoluciona o processo Record-to-Report (R2R), oferecendo eficiência, precisão e insights acionáveis ​​incomparáveis ​​para gestão financeira.

Recolha de Dados

Através da integração com plataformas de automação de AP, como Nanonets, a coleta e entrada de dados financeiros tornam-se totalmente automatizadas, aproveitando as tecnologias de OCR e IA.

Cada informação financeira é coletada automaticamente desde sua origem (faturas, recibos, e-mails, sistemas POS, extratos bancários) e processada assim que chega, garantindo um fluxo contínuo de dados em seus sistemas financeiros.

Com a extração de dados alimentada por IA e com taxas de precisão superiores a 99%, a confiabilidade dos seus dados financeiros é significativamente aprimorada, economizando inúmeras horas e transformando o ambiente do local de trabalho.

O impacto no mundo real é profundo: imagine sua equipe redirecionando o foco da tediosa entrada de dados para o envolvimento em tarefas mais estratégicas e de alto valor.

Processamento de dados

Depois que os dados são coletados, eles são automaticamente processados ​​e codificados em seu software de contabilidade ou sistema ERP em tempo real.

As tarefas tradicionalmente trabalhosas de codificação de entradas do General Ledger (GL) agora são realizadas sem esforço por IA avançada, incluindo Processamento de Linguagem Natural (PNL) e Modelos de Linguagem Grande (LLMs).

Essa automação não apenas acelera o processamento de dados, mas também minimiza erros, liberando sua equipe financeira para aplicar suas habilidades e conhecimentos onde for mais importante.

Consolidação

Nanonets podem ser configuradas para executar etapas de pós-processamento, gerenciando habilmente cenários complexos, como transações entre empresas e operações em várias moedas. Isso garante que os dados que alimentam seu ERP ou software de contabilidade sejam consistentemente limpos e precisos.

Reconciliação

Nanonets podem importar automaticamente seus extratos bancários e comparar transações com extratos bancários, sinalizando quaisquer inconsistências para revisão humana, melhorando assim a precisão e reduzindo o risco de discrepâncias financeiras.

Relatórios, Análise e Fechamento

Com as transações reportadas instantaneamente à medida que ocorrem, os tomadores de decisão obtêm acesso a dados financeiros atualizados ao minuto.

Essa agilidade nos relatórios facilita decisões de negócios mais informadas e oportunas.

Além disso, os fluxos de trabalho simplificados e automatizados reduzem consideravelmente o tempo e o esforço necessários para fechar os livros, aumentando a eficiência e reduzindo o potencial de erros.

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A integração de software de automação como Nanonets com sistemas de contabilidade ou ERP não altera apenas o processo R2R; isso revoluciona isso. Ao automatizar tarefas manuais tediosas, melhorar a precisão dos dados e fornecer insights financeiros em tempo real, as empresas podem não apenas otimizar seus processos financeiros, mas também aproveitar insights estratégicos para impulsionar o crescimento e a eficiência.

Leitura adicional e recursos

A primeira coisa a reconhecer é que, embora a visão geral do processo Record-to-Report (R2R) fornecida acima sirva como uma base sólida, as empresas precisam ativamente buscar inteligência acionável que possa ser aplicada para tornar suas operações mais eficientes, compatíveis e estrategicamente sólido. Aqui está o que você deve procurar:

1. O papel da governança, risco e conformidade (GRC): Como as empresas podem alinhar efetivamente seus processos R2R com as necessidades de GRC?
   1. Governance no R2R garante que os relatórios financeiros sejam regidos por políticas, procedimentos e padrões claros. Ele define funções e responsabilidades dentro da equipe financeira e garante o alinhamento com objetivos de negócios mais amplos.
   2. Gestão de Risco dentro do R2R concentra-se na identificação, avaliação e mitigação de riscos associados aos relatórios financeiros. Isto inclui tudo, desde erros de entrada de dados até riscos de conformidade com regulamentos financeiros.
   3. Compliance no contexto do R2R envolve a adesão aos padrões, leis e regulamentos contábeis aplicáveis. Isto garante que os relatórios financeiros são preparados de acordo com estruturas reconhecidas, como GAAP (Princípios Contabilísticos Geralmente Aceitos) ou IFRS (Normas Internacionais de Relato Financeiro), bem como cumprem as leis fiscais e outros requisitos regulamentares.

Seis etapas para uma implementação de GRC bem-sucedida: https://www.crowe.com/insights/6-steps-for-a-successful-grc-implementation

GRC integrado: a chave para uma melhor consciência dos riscos e um melhor desempenho

Informações sobre riscos e conformidade no formato certo, no momento certo e nas mãos certas são fundamentais para o sucesso organizacional.

• Implicações estratégicas do R2R: Aprofunde-se em como os insights R2R podem ser transformados em estratégias viáveis. Por exemplo, como podem as tendências identificadas nos relatórios financeiros informar mudanças estratégicas nos modelos de negócio, investimento em novas tecnologias ou entrada em novos mercados? Exemplo -

O fechamento digital

Impulsionando o processo R2R para a era digital

• Estudos de caso e exemplos do mundo real: procure empresas que otimizaram com sucesso seus processos R2R. Isto poderia incluir exemplos de redução de custos, melhoria da conformidade ou pivôs estratégicos baseados em insights derivados de dados R2R. Exemplo -

Transformação R2R da GlaxoSmithKline com Cadência

Saiba mais com Babak Naraghi, Diretor de R2R Cadency GPO da GSK, enquanto ele discute a transformação financeira da GlaxoSmithKline com a Cadency.

• Padrões internacionais: Quais são as implicações para as empresas que operam em múltiplas jurisdições?

Conclusão

Resumindo, o processo Record-to-Report (R2R) é uma parte fundamental da gestão do dinheiro nas empresas, indo além do simples cumprimento de regras para se tornar uma ferramenta crucial para o sucesso.

Ao usar automação e novas tecnologias, como sistemas ERP e ferramentas como Nanonets, as empresas podem trabalhar com mais rapidez, precisão e obter uma visão clara de sua situação financeira em tempo real.

Um processo R2R eficiente não só torna o trabalho diário mais tranquilo, mas também ajuda na tomada de grandes decisões, ajudando as empresas a lidar com os desafios empresariais atuais de forma mais inteligente e com melhor planejamento.

À medida que olhamos para o futuro, o papel do R2R na estratégia empresarial só aumentará, tornando o seu domínio um determinante chave do sucesso organizacional.

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/what-is-record-to-report-r2r-process-in-finance/