Exemplo de modelo de política de despesas comerciais de funcionários

Imagine descobrir que um simples descuido na gestão das despesas comerciais levou a que uma pequena fortuna fosse gasta involuntariamente em custos evitáveis.

Este não é apenas um cenário hipotético; é uma realidade para organizações que ignoram a importância estratégica de uma política de despesas meticulosamente concebida.

Neste artigo, forneceremos um modelo de política de despesas projetado para servir como referência para a elaboração de sua própria política de despesas para o seu negócio.

A estrutura foi projetada para capacitar os funcionários e proteger a saúde financeira da organização.

Viajaremos pela essência de uma política de despesas, revelaremos um modelo versátil e forneceremos orientação sobre sua aplicação prática e automação.

Recapitulação: a política de despesas

Uma política de despesas é um conjunto de regras que determina aos funcionários

como eles podem gastar o dinheiro da empresa em despesas.
como eles podem reembolsar as despesas.
o que acontece em casos de não conformidade.

Os principais objetivos de uma política de despesas são duplos.

Em primeiro lugar, esta política desempenha um papel crucial na gestão das finanças da empresa e na garantia de que os funcionários sabem o que é esperado quando incorrem em despesas em nome da organização.

Em segundo lugar, ajuda a empresa a manter-se alinhada com as leis e regulamentos financeiros, evitando questões jurídicas e multas. Essa dupla finalidade faz da política de despesas uma ferramenta vital tanto para os colaboradores quanto para a saúde financeira da empresa.

A implementação de uma política de despesas clara traz vários benefícios importantes:

Previne fraudes: Ao estabelecer diretrizes rígidas sobre gastos, reduz as chances de reivindicações desonestas.
Garante Justiça: Todos sabem o que é permitido e o que não é, tornando as declarações de despesas mais diretas e justas.
Controla o orçamento: Ajuda a manter os gastos sob controle, garantindo que as despesas estejam alinhadas com as restrições orçamentárias da empresa.

Modelo de política de despesas

A criação de um documento de política de despesas eficaz é essencial para manter o controle financeiro, garantir a conformidade e fornecer clareza aos seus funcionários.

Aqui está o modelo de documento de política de despesas para orientá-lo na elaboração de sua própria política de despesas:

Formato de palavra:

Você também pode salvar uma cópia do modelo como um Documento Google:

Modelo de política de despesas (visualização)

[Nome da empresa] Documento de Política de Despesas

[Nome da empresa]
[Encontro]
Número da versão

Este documento está sujeito a alterações e pode ser atualizado periodicamente para refletir a evolução das necessidades da [Nome da Empresa] e de seus funcionários.

Este documento de Política de Despesas foi elaborado para orientar os funcionários da [Nome da Empresa] na tomada de decisões informadas e responsáveis sobre incorrer e relatar despesas relacionadas ao trabalho. Nosso objetivo é garantir que todos os gastos sejam necessários, razoáveis e alinhados com os objetivos e valores da nossa empresa. Ao aderir a esta política, promovemos a transparência, a responsabilidade e a eficiência nas nossas práticas financeiras.

Despesas

Para facilitar o tratamento preciso e consistente das despesas, é crucial definir claramente o que constitui uma despesa reembolsável na [Nome da Empresa]. Abaixo estão as categorias de despesas consideradas reembolsáveis, juntamente com exemplos de cada categoria para eliminar qualquer ambigüidade:

Viagem: Despesas relacionadas a viagens de negócios, incluindo passagens aéreas, transporte terrestre e hospedagem. Por exemplo, uma passagem aérea de ida e volta para uma conferência de negócios ou uma passagem de trem para uma reunião com um cliente.
Alojamento : Custos incorridos durante viagens de negócios para estadias em hotéis ou outras acomodações. Um exemplo poderia ser uma estadia de duas noites em um hotel para um seminário de negócios.
Refeições: Despesas razoáveis com refeições durante viagens de negócios ou reuniões com clientes. Isso inclui café da manhã, almoço e jantar, sendo um exemplo um jantar com um cliente potencial.
Entretenimento para clientes: Despesas com recepção de clientes, como refeições ou ingressos para eventos, desde que diretamente relacionadas ao desenvolvimento ou retenção de negócios. Um exemplo é receber um cliente em um evento esportivo para discutir futuras oportunidades de negócios.
Material de escritório: Custos com itens necessários às operações diárias do escritório, incluindo papelaria, materiais de impressão e pequenos equipamentos de escritório. Por exemplo, comprar canetas, papel e cartuchos de tinta para uso em escritório.
Tecnologia: Despesas relacionadas à tecnologia que apoia a produtividade do trabalho, incluindo assinaturas de software e compras emergenciais de hardware. Um exemplo poderia ser a assinatura de uma ferramenta de gerenciamento de projetos ou a compra de um novo teclado devido a um mau funcionamento inesperado.

Não Despesas

É igualmente importante especificar despesas que a [Nome da Empresa] não reembolsará. Estes incluem, mas não estão limitados a:

Despesas pessoais não relacionadas às atividades empresariais.
Multas ou penalidades, como infrações de trânsito ou multas por atraso.
Despesas que excedem limites pré-determinados para categorias específicas sem aprovação prévia.

Limites de gastos

Estabelecemos limites claros de gastos para cada categoria de despesas reembolsáveis. Esses limites foram projetados para orientar os funcionários na tomada de decisões criteriosas de gastos que se alinhem com as considerações orçamentárias e os objetivos financeiros da empresa. Além disso, estão incluídas isenções específicas de departamento para atender às necessidades e padrões de gastos exclusivos de diferentes áreas da empresa.

Limites Gerais de Gastos

Abaixo está uma tabela que descreve os limites máximos de gastos permitidos para cada categoria de despesa, destinada a garantir que todas as despesas sejam necessárias e razoáveis:

Categoria de Despesa	Limite Máximo	Notas
Viagem (passagem aérea)	$500	Classe econômica para voos domésticos
Viagem (hospedagem)	$ 150 por noite	Tarifa de quarto padrão
Refeições	$ 25 por refeição	Exclui bebidas alcoólicas
Entretenimento para clientes	$100	Por pessoa, requer aprovação prévia para exceções
Material de escritório	$ 50 por pedido	Somente itens essenciais
Tecnologia	$300	Pré-aprovação necessária para itens acima deste limite

Limites de gastos específicos do departamento

Para acomodar as necessidades especializadas dos diferentes departamentos da [Nome da Empresa], também estabelecemos limites de gastos específicos para cada departamento, conforme segue:

Departamento de Vendas:
- Entretenimento para clientes: Limite aumentado para US$ 150 por pessoa para acomodar possíveis reuniões com clientes de alto valor.
- Viagens: Flexibilidade adicional em passagens aéreas de até US$ 700 para viagens internacionais com aprovação prévia.
Departamento de Informática:
- Tecnologia: Limite aumentado para US$ 500 para apoiar a compra de software ou hardware especializado, essencial para operações departamentais.

Quaisquer despesas previstas que excedam estes limites devem ser submetidas para pré-aprovação para garantir o alinhamento com as restrições orçamentais e os objectivos operacionais.

Procedimentos de aprovação

A eficiência e a responsabilidade do processo de gestão de despesas da [Nome da Empresa] são fundamentais. Para garantir isso, são estabelecidos os seguintes procedimentos detalhados e requisitos de documentação, orientando os funcionários durante o processo de aprovação e reembolso de despesas.

Viagem e Hospedagem

Aprovação Pré-Viagem:
- Os funcionários que planejam viagens de negócios devem enviar um itinerário e um orçamento estimado para aprovação através do nosso portal on-line designado.
- Este envio deve ocorrer pelo menos duas semanas antes da data planejada de partida para permitir tempo suficiente para análise e aprovação.
Documentação pós-viagem:
- No retorno, os funcionários são obrigados a apresentar todos os recibos relativos às despesas de viagem e hospedagem no prazo de uma semana.
- Isto inclui voos, hotéis e outras despesas relacionadas com viagens, que devem ser carregadas na nossa plataforma digital de gestão de despesas.

Despesas de negócio

Para despesas incorridas durante reuniões com clientes, compra de material de escritório ou qualquer outra necessidade comercial, os funcionários devem fornecer um recibo e uma breve descrição do objetivo comercial.
Esses envios devem ser feitos por meio de nossa ferramenta de relatório de despesas no prazo de três dias após a despesa incorrida.

Grandes despesas

Despesas grandes são definidas como qualquer despesa única superior a US$ 2500 ou uma série de despesas relacionadas que, coletivamente, excedem US$ 2500 em um mês.
Uma proposta detalhada, incluindo a justificativa, os benefícios esperados e o custo total, deve ser submetida e aprovada pela administração de nível superior antes de incorrer na despesa.

Documentação e Recibos

Para facilitar o processamento eficiente de despesas, é necessário apresentar a seguinte documentação ao fazer uma solicitação de reembolso através do portal:

Recibos de todas as despesas, com comprovação de pagamento.
Breve descrição do objetivo comercial de cada despesa, aumentando a transparência e a justificativa.
Para despesas relacionadas a viagens, são necessários itinerários completos e comprovantes de despesas para completar o envio.

Linha do Tempo

Os relatórios de despesas relacionadas com viagens devem ser apresentados no prazo de uma semana após a viagem.
Os relatórios de outras despesas comerciais devem ser entregues no prazo de três dias após a ocorrência da despesa.
A aprovação ou feedback sobre as despesas enviadas será fornecido no prazo de três dias úteis, garantindo reembolso imediato e clareza para os funcionários.

Envio e Processamento Digital

A [Nome da Empresa] utiliza uma plataforma digital de gerenciamento de despesas [Link] para todos os envios e aprovações de despesas.

Esta seção fornece instruções passo a passo sobre como acessar e utilizar o portal de maneira eficaz.

URL de login: Navegue até [Link do Portal] usando qualquer navegador da web. Este link também está disponível na intranet da empresa, na seção “Recursos para Funcionários”.
Nome de usuário e senha: Suas credenciais de login são o endereço de e-mail da sua empresa e uma senha fornecida inicialmente pelo departamento de TI. Se você estiver fazendo login pela primeira vez, será solicitado que você altere sua senha.
Autenticação de dois fatores (2FA): para maior segurança, o portal requer autenticação de dois fatores. Você receberá um código via SMS ou e-mail, que deverá inserir na tela de login.

Uma vez logado, você encontrará as seguintes seções principais:

Painel: visualize seus envios de despesas recentes e seu status (pendente, aprovado ou rejeitado).
Enviar nova despesa: insira um novo relatório de despesas, incluindo o upload de recibos e a adição de detalhes de despesas.
Relatórios: Gere relatórios de suas despesas enviadas durante períodos selecionados.
Configurações: atualize suas informações pessoais, altere sua senha e defina suas configurações 2FA.

Para enviar uma nova despesa:

Vá para 'Enviar nova despesa': Clique nesta opção no painel.
Detalhes de despesas: Preencha o formulário de despesas com detalhes como data, categoria (por exemplo, Viagens, Refeições), valor e uma breve descrição.
Carregar recibos: anexe cópias digitais de seus recibos clicando no botão 'Upload'. O portal aceita arquivos JPG, PNG e PDF.
Enviar para aprovação: Revise a precisão de sua entrada e clique em 'Enviar'. Você receberá um e-mail de confirmação do seu envio.

Para verificar status e relatórios,

Para verificar o status das despesas enviadas, visite o 'Painel'. Cada entrada mostrará seu status atual.
Para relatórios detalhados sobre suas despesas, vá para a seção ‘Relatórios’ e personalize os critérios do relatório com base no intervalo de datas, categoria ou status.

Se você encontrar algum problema ou tiver dúvidas sobre como usar o portal:

Perguntas frequentes e guia do usuário: Consulte as FAQs abrangentes e o guia do usuário disponíveis na seção 'Ajuda' do portal.
Entre em contato com o suporte técnico de TI: Para suporte técnico, incluindo problemas de login ou upload de documentos, entre em contato com o Help Desk de TI em ithelp@[nomedaempresa].com ou (123) 456-7892.

Considerações Especiais

Em situações em que a adesão à política apresenta desafios, os funcionários são incentivados a estabelecer uma comunicação proativa com o seu supervisor direto ou com a equipa financeira. Esta abordagem destina-se a procurar orientação ou discutir potenciais excepções, garantindo que as necessidades operacionais são satisfeitas sem comprometer a integridade das políticas.

Melhores práticas, recursos e parcerias

Para apoiar os funcionários da [Nome da Empresa] no gerenciamento eficaz de despesas e para alavancar economias potenciais por meio de parcerias estratégicas, esta seção fornece recursos valiosos, melhores práticas e detalhes sobre parcerias benéficas.

Melhores Práticas e Dicas

Reservar com antecedência: Planear e reservar viagens e alojamento o mais cedo possível pode reduzir significativamente os custos. Procure reservá-los com pelo menos três semanas de antecedência.
Use fornecedores preferenciais: Sempre que possível, utilize fornecedores preferenciais para viagens, acomodações, material de escritório e tecnologia. Esses fornecedores foram avaliados quanto ao valor e qualidade do serviço.
Recibos Digitais: Mantenha cópias digitais de todos os recibos. A maioria dos fornecedores oferece recibos eletrônicos, que são mais fáceis de gerenciar e enviar junto com seus relatórios de despesas.
Pontualidade do relatório de despesas: Envie relatórios de despesas imediatamente para garantir processamento e reembolso rápidos. Os envios atrasados podem levar a atrasos no reembolso e complicar o acompanhamento do orçamento.

Recursos

Plataforma digital de gerenciamento de despesas: A [Nome da Empresa] oferece uma plataforma online para acompanhamento e envio de despesas, acessível através da intranet da empresa. As sessões de treinamento sobre o uso desta plataforma estão disponíveis trimestralmente.
Canal Slack do Departamento Financeiro: Para dúvidas ou esclarecimentos sobre políticas de despesas, os colaboradores podem entrar em contato com o Canal Slack do Departamento Financeiro, disponível em horário comercial em #expense-queries.

Parcerias estratégicas

A [Nome da Empresa] estabeleceu parcerias com diversos fornecedores externos para oferecer descontos e condições especiais aos funcionários, aumentando o valor e a eficiência das despesas relacionadas aos negócios.

Parceria de viagens: Com a TravelCo, os funcionários podem aproveitar tarifas com descontos para voos e reservas de hotéis. Use o código corporativo [TC123] ao fazer reservas através da plataforma ou aplicativo TravelCo. [Link]
Suprimentos de tecnologia: A TechSolutions oferece preços especiais em acessórios e software de computador para funcionários da [Nome da empresa]. Acesse através do link disponibilizado em nossa intranet, utilizando a conta da empresa. [Link]
Desconto em material de escritório: OfficeMax fez parceria conosco para oferecer descontos em materiais de escritório. Os pedidos podem ser feitos diretamente através do nosso sistema de compras, com descontos aplicados automaticamente. [Link]

Para utilizar essas parcerias, os colaboradores devem consultar os códigos e links específicos disponibilizados na intranet da empresa. No primeiro acesso ou em caso de dificuldades, a equipe de compras está à disposição para auxiliar e garantir que os colaboradores possam aproveitar ao máximo essas ofertas.

Política de não conformidade

Garantir o cumprimento da política de despesas da [Nome da Empresa] é crucial para manter a integridade financeira e a responsabilidade dentro da organização. Esta seção descreve as consequências do não cumprimento da política de despesas e o processo de revisão e contestação de questões de não conformidade.

O não cumprimento da política de despesas pode resultar em uma série de ações, dependendo da natureza e frequência das violações:

Primeira ofensa: Os funcionários que não cumprirem a política de despesas pela primeira vez receberão uma advertência por escrito e poderão ser solicitados a participar de uma sessão de treinamento sobre conformidade com a política de despesas.
Ofensas Repetidas: A não conformidade contínua resultará em ações mais severas, incluindo a recusa de reembolso de despesas não conformes, uma revisão formal com o chefe do departamento e possíveis ações disciplinares, incluindo demissão.
Violações Graves: Reivindicações de despesas fraudulentas ou intencionalmente enganosas estarão sujeitas a ação disciplinar imediata, que pode incluir rescisão de contrato de trabalho e processos judiciais.

O processo de revisão e contestação está documentado da seguinte forma –

Revisão inicial: se o relatório de despesas de um funcionário for sinalizado por não conformidade, o funcionário receberá uma notificação detalhando o problema específico. O funcionário terá a oportunidade de fornecer documentação ou esclarecimento adicional para resolver o problema.
Recurso Formal: Caso o funcionário discorde da decisão tomada após a revisão inicial, ele tem o direito de recorrer formalmente da decisão. O recurso deverá ser apresentado por escrito ao Departamento Financeiro no prazo de 10 dias úteis após a decisão inicial.
Comitê de Revisão de Apelações: Um Comitê de Revisão de Apelações, composto por representantes do Departamento Financeiro, de RH e do departamento do funcionário, analisará a apelação. Este comitê considerará toda a documentação e argumentos apresentados para tomar uma decisão final.
Decisão final: A decisão do comitê é final e será comunicada ao funcionário em até 10 dias úteis após a apresentação do recurso. A decisão descreverá quaisquer ações a serem tomadas ou confirmará a resolução do problema.

A política de não conformidade da [Nome da Empresa] foi projetada para promover a compreensão e a adesão à política de despesas, ao mesmo tempo que fornece um processo justo para abordar e resolver problemas. Esta abordagem garante que os colaboradores estejam conscientes da importância do compliance e das consequências do não cumprimento das diretrizes estabelecidas, mantendo assim a saúde financeira e os padrões éticos da organização.

Contatos e Suporte

Para garantir que todos os funcionários da [Nome da Empresa] tenham acesso a orientação e suporte em relação à política de despesas, esta seção fornece informações de contato detalhadas para indivíduos e departamentos responsáveis por supervisionar e auxiliar em consultas e processos relacionados a despesas.

Consultas e esclarecimentos sobre políticas de despesas: Para questões relacionadas às diretrizes da política de despesas, despesas permitidas ou processos de reembolso.
- Contato: Jane Doe, Gerente de Política de Despesas
- E-mail: jane.doe@[nomedaempresa].com
- Telefone: (123) 456-7890
Treinamento e Conformidade: para consultas sobre sessões de treinamento sobre políticas de despesas, questões de conformidade ou para relatar preocupações relacionadas a reembolsos de despesas.
- Contato: John Smith, Diretor de Conformidade de RH
- E-mail: john.smith@[nomedaempresa].com
- Telefone: (123) 456-7891
Assistência à plataforma digital de gerenciamento de despesas: Para suporte técnico com a plataforma de envio de despesas on-line, incluindo problemas de login, erros de envio ou como fazer upload de documentação.
- Contato: Help Desk de TI
- E-mail: ithelp@[nomedaempresa].com
- Telefone: (123) 456-7892
Parcerias e descontos com fornecedores: para assistência no acesso a descontos de fornecedores preferenciais, pedidos através de contas corporativas ou consultas sobre fornecedores aprovados.
- Contato: Lisa Green, especialista em compras
- E-mail: lisa.green@[nomedaempresa].com
- Telefone: (123) 456-7893
Dúvidas Gerais: Para qualquer outra dúvida ou assistência não listada especificamente acima, os funcionários podem entrar em contato com a linha de suporte geral ou e-mail, onde as dúvidas serão direcionadas ao departamento ou indivíduo apropriado.
- E-mail de suporte geral: support@[nomedaempresa].com
- Telefone de suporte geral: (123) 456-7894

Este documento de Política de Despesas, elaborado para [Nome da Empresa], serve como um guia abrangente para gerenciar despesas relacionadas ao trabalho de uma maneira que se alinhe com os valores de integridade, responsabilidade e responsabilidade fiscal de nossa organização.

Incentivamos todos os funcionários a se familiarizarem com esta política, a utilizarem os recursos e contatos fornecidos e a se comprometerem a manter os mais altos padrões de administração financeira.

Revisões e atualizações regulares desta política serão comunicadas para refletir mudanças em nosso ambiente de negócios, requisitos regulatórios ou necessidades da empresa.

Caso tenha alguma dúvida ou necessite de mais esclarecimentos, não hesite em contactar os contactos apropriados listados na secção anterior.

Sua compreensão, cooperação e envolvimento proativo com esta política são inestimáveis para manter a reputação e o sucesso da [Nome da Empresa].

Obrigado pelo seu compromisso em defender esses padrões e contribuir para a cultura de excelência e integridade da nossa empresa.

Fim do documento

Como implementar o modelo de política de despesas para o seu negócio?

Depois de elaborar sua política de despesas de acordo com as necessidades do seu negócio, a próxima etapa é implementá-la nas operações diárias do negócio.

Exploraremos agora como gerenciar despesas de forma eficiente com um fluxo de trabalho manual simples, incluindo etapas desde o compartilhamento da apólice até a atualização dos procedimentos.

Seguindo em frente, também veremos como softwares de gerenciamento de despesas como o Nanonets podem simplificar ainda mais o processo por meio do gerenciamento automatizado de despesas, oferecendo recursos como envios on-line, digitalização de recibos e aprovações diretas.

Fluxo de trabalho manual: etapas simplificadas e práticas

Compartilhe a política: Envie por e-mail a política de despesas para todos e publique-a na intranet da empresa. Certifique-se de que os novos contratados também o recebam.
Treine todos: Faça sessões para explicar a política. Inclui uma sessão especial para gestores sobre como supervisionar as despesas de sua equipe.
Envio de despesas: Os funcionários preenchem um formulário de despesas padrão sempre que incorrem em despesas comerciais. Eles devem incluir o motivo da despesa, quanto custou e a data em que ocorreu.
Categorizando Despesas: Depois de inserir os detalhes, o financeiro classifica cada despesa em categorias como viagens ou refeições. Isso ajuda a manter as coisas organizadas e facilita a geração de relatórios.
Anexando Recibos: Os funcionários precisam fornecer recibos com seus formulários. Se os recibos forem de papel, devem tirar uma foto nítida ou digitalizar.
Inserindo dados: Alguém do setor financeiro insere os detalhes dos recibos anexados no sistema de controle de despesas da empresa. Isso garante que todas as despesas sejam precisas e registradas em um só lugar.
Revisar e aprovar: As despesas passam por um processo de revisão, geralmente primeiro pelo gestor do funcionário e depois pelo departamento financeiro, para garantir que seguem a política.
Emitir reembolsos: Depois de aprovada, o departamento financeiro providencia o reembolso da despesa na próxima folha de pagamento ou de acordo com o cronograma de reembolso da empresa.
Verificação e auditoria: Periodicamente, a equipe financeira verifica os relatórios de despesas em relação à política para detectar quaisquer problemas ou fraudes.
Atualização e comentários: Colete feedback dos funcionários sobre o processo de despesas e atualize a política ou os procedimentos conforme necessário para manter tudo funcionando perfeitamente.

Fluxo de trabalho automatizado com software de gerenciamento de despesas

Um software automatizado de gerenciamento de despesas como o Nanonets implementa a política de despesas em um fluxo de trabalho simplificado.

Vamos ver como.

Começar: Inscreva-se em app.nanonets.com.
Configuração: Configure sua política de despesas em sua conta NanoNets. Adicione verificações de validação e roteamento de aprovação.
Envio online: Os funcionários registram suas despesas no NanoNets imediatamente, simplesmente enviando uma cópia digitalizada ou digital do recibo!

Extração de dados: NanoNets extrai automaticamente dados dos recibos enviados, como data, valor e comerciante, eliminando assim a necessidade de entrada manual de dados e garantindo que seus dados de despesas estejam sempre precisos.

Classificação automática: A NanoNets então classifica cada despesa na categoria certa de acordo com o contexto da sua política e estrutura de categorização, como viagens ou refeições.

Verificações de política: À medida que categoriza, a NanoNets verifica cada despesa em relação às regras da sua política. Ele sinaliza automaticamente aqueles que não cabem para revisão.

Aprovação Direta: O sistema encaminha cada despesa para o gerente certo para aprovação com base nas regras que você definiu, como valor da despesa ou departamento. Isso agiliza o processo de aprovação.

Reembolso Rápido: Depois de aprovadas, as despesas são automaticamente alinhadas para reembolso. NanoNets podem ser vinculados ao seu software de contabilidade para que isso aconteça sem etapas extras.

Insights e relatórios: NanoNets oferece relatórios e análises sobre padrões de gastos e conformidade com políticas, dando a você uma imagem clara de para onde está indo o dinheiro.

Para leitura adicional, aqui está uma lista dos melhores softwares de gerenciamento de despesas do mercado que podem ajudá-lo a implementar sua política de despesas com facilidade.

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Fonte: https://nanonets.com/blog/sample-employee-business-expense-policy-template/

Inteligência de dados generativa