다리를 묶은 채 100m 달리기를 한다고 상상해 보십시오. 조달-지불 프로세스가 비효율과 낭비로 가득 차 있을 때와 같습니다. 주변을 둘러보고 수동으로 생성하는 동안 구매 주문서 중요한 상품의 경우 경쟁업체는 이미 필요한 것을 조달하고 이동했을 것입니다.
전 세계적으로 너무 많은 기업이 조달 주기 및 프로세스를 관리하기 위해 여전히 구식 기술을 사용하고 있습니다. 이는 운영 중단으로 이어질 수 있을 뿐만 아니라 장기적인 성장을 위험에 빠뜨립니다. 좋은 소식은 P2P 프로세스가 지난 몇 년 동안 크게 발전하여 복잡성을 제거하고 조달 주기를 종단 간 간소화했다는 것입니다.
이 게시물은 조달에서 지불 프로세스 관리에 대한 기본적인 이해를 얻기 위해 알아야 할 모든 것을 다룹니다.
"측정할 수 없다면 개선할 수 없다" - 피터 드러커.
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지불 조달이란 무엇입니까?
모든 조직은 비즈니스를 효과적으로 운영하기 위해 약간의 원자재와 필수 서비스가 필요합니다. 조달-지불 프로세스는 필요 식별에서 공급업체 지불에 이르기까지 이러한 재료 및 서비스를 성공적으로 조달하는 데 관련된 모든 단계를 다룹니다.
일반적으로 조달-지불 프로세스에는 요청을 제기한 부서, 조달 부서, 공급업체 및 미지급금 부서(또는 외부 기관의 경우 외부 기관)의 네 가지 주요 이해 관계자가 포함됩니다. 미지급금 아웃소싱).
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지불 주기 조달
조달에서 지불 프로세스에 대한 개요를 살펴보았으므로 이제 더 세분화하여 조달에서 지불 주기의 각 단계를 살펴보겠습니다.
1. 필요성 파악
원자재 또는 서비스가 필요한 부서는 구매 요청과 함께 조달 부서에 연락합니다. 이 요청에는 수량, 품질, 일정 등의 사양이 포함됩니다.
2. 요청 생성
세부 사항을 정리한 후 다음 단계는 구매 조달 처리 소프트웨어에서 모든 주문 세부 정보를 캡처하고 구매 요청 양식을 생성하는 것입니다. 그런 다음 조달 부서로 파견됩니다.
3. 요청 평가
조달 부서는 양식을 분석하고 부정확성, 불완전한 정보, 예산 제한 및 물류 제약을 찾습니다. 그런 다음 요청을 승인할지 또는 거부할지에 대해 전화를 겁니다.
4. 발주서 발행
요청이 승인되면 조달 또는 구매 부서 적절한 공급업체를 선택하고 P2P 처리 소프트웨어에서 구매 주문을 생성합니다. 그런 다음 이 주문은 최종 승인을 위해 모든 관련 이해 관계자와 공유되고 공급업체/공급업체로 발송됩니다.
5. 상품 수령증 회수
벤더가 배송을 하면 조달팀은 그 내용물을 확인하고 상품 수령을 P2P 처리 소프트웨어에 입력합니다. 확인 절차가 완료되면 상품 수령 승인 또는 거부 여부를 결정합니다.
6. 송장 확인
상품 수령이 승인되면 공급자는 귀하의 미지급금 부서에 송장을 보냅니다. 이것 송장은 XNUMX자 매칭을 거칩니다. 구매 주문 및 상품 수령과 함께. 항목 및 해당 값이 전반적으로 일관되게 유지되면 승인됩니다. 그렇지 않은 경우 거부되며 부정확성에 대한 메모와 함께 공급자에게 다시 보내집니다.
7. 벤더에게 지불
마지막으로 인보이스가 승인되면 지급 계정 팀이 공급자에게 지불을 공개합니다. 계약 조건은 일반적으로 지불 방식을 규정합니다. 이 7단계 프로세스는 새 제품을 사용할 때마다 따라야 합니다. 구매 요청 조직의 모든 부서에서 배치합니다.
구매 조달 사용의 이점
조달-지불 절차의 자동화에 따라 조달 및 미지급 계정이 간소화되고 개선됩니다. 다음은 진행 상황이 나타날 수 있는 주요 영역 중 일부입니다.
시간 절약에 도움
P2P(Peer-to-Peer) 및 조달 자동화 솔루션은 조달 팀이 시간을 절약하는 동시에 예산 모니터링 및 공급망 물류를 개선하는 데 도움이 될 수 있습니다.
조직 전체의 연결 개선
조달 소프트웨어는 전체 조직을 연결하여 새로운 요구 사항을 더 빠르게 승인하고, 사용 가능한 정보를 기반으로 적합한 공급업체를 선택하고, 구매 주문을 생성한 다음 공급업체에 위탁할 수 있도록 하며, 모두 디지털 방식으로 편리하게 추적할 수 있습니다.
인보이스 처리 비용을 최소화하십시오.
자동화는 시간과 비용을 절약하여 기업이 자동화할 수 있는 반복 작업이 아닌 보다 전략적인 작업에 작업자를 투입할 수 있도록 합니다.
완전한 가시성을 확보하십시오.
P2P(Peer-to-Peer) 기술은 공급망 전체에 투명성을 제공하여 구매자와 공급업체가 송장의 진행 상황을 편리하게 볼 수 있도록 합니다.
이상 처리 개선
대부분의 인보이스가 원활하게 처리되기 때문에 이상값은 가치 있는 인정을 받고 더 빨리 해결될 수 있습니다.
공급업체 파트너십 강화
공급업체는 보다 현명한 결정을 내리는 데 필요한 데이터를 제공하는 공급업체 플랫폼을 사용하여 언제 대금을 지급받을지 알 수 있습니다. 송장 편차 및 불만 사항을 더 빨리 해결하면 자신감이 생기고 구매자에게 더 많은 투명성이 제공됩니다.
협상 중 우위
공급업체가 결제 세부 정보를 확신할 때 고객에게 더 매력적인 조건을 제공하는 동시에 공급업체가 사업 확장에 필요한 수입을 받을 수 있도록 보장할 수 있습니다.
향상된 의사 결정을 위한 정보 수집
강력한 주문형 보고 기능을 갖춘 P2P 시스템이 이상적입니다. 회사는 사용 가능한 현재 및 과거 데이터를 활용하여 수익 및 운전 자본에 대해 더 많은 권한을 가질 수 있습니다.
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효율적인 조달-지불 관리를 위한 팁
조달-지불 프로세스 흐름은 여러 이해관계자, 종속성, 규정 준수 및 많은 관련이 있기 때문에 복잡해 보일 수 있습니다. 문서 관리 워크플로. 그러나 P2P 프로세스를 보다 비용 효율적이고 간소화할 수 있는 방법이 있습니다.
다음 팁은 조달-지불 프로세스와 관련된 몇 가지 가장 큰 문제를 제거하거나 최소화하는 데 도움이 됩니다.
1. 체계적인 틀 만들기
P2P 프로세스는 전자 상거래 웹사이트에서 노트북을 구입하는 것처럼 간단하지 않습니다. 가장 좋은 방법은 조달-지불 프로세스 흐름을 세분화하고 각 단계를 표준화하는 것입니다. 그런 다음 관련된 모든 사람이 자신의 책임, 의무 및 의사 소통 방법과 시기를 알고 있는지 확인하십시오.
2. 효율성 측정
P2P 프로세스의 효율성을 측정하는 주요 지표를 선택하고 추적해야 합니다. 무엇보다도 재고 수준, 운전 자본 수준, 오류 및 부정확성 수, 처리 시간, 노동 시간, 운영 중단 및 추가 지출과 같은 메트릭을 볼 수 있습니다.
3. 더 나은 공급업체 관계 구축을 위해 노력합니다.
승인 처리 시간이 느리고 지불이 지연되면 종종 공급업체와 원활한 관계를 유지하기가 어렵습니다. 불일치, 제한된 가시성, 부정확성 및 예기치 않은 지연으로 이어집니다. 궁극적으로 P2P 주기가 느려집니다.
4. 강력한 구매 조달 솔루션 배포
여러 이해관계자가 조달-지불 주기에 참여하므로 각각 다른 도구와 기술을 사용하여 작업을 완료하는 것을 자주 볼 수 있습니다. 이로 인해 데이터를 캡처, 컴파일, 분석 및 감사하고 중요한 작업의 상태를 모니터링하기가 어렵습니다.
통합 및 자동화 기능이 탑재된 강력한 P2P 처리 솔루션을 사용하여 이러한 문제를 해결하고 구매 조달 프로세스를 원활하게 만들 수 있습니다. 다음 섹션에서 이에 대해 자세히 알아보세요.
Procure-to-Pay 소프트웨어
P2P 주기를 관리하기 위해 스프레드시트나 종이 기반 방법을 사용하는 것은 솔직히 어렵습니다. 그것은 종종 더 많은 수동 작업, 느린 처리 시간 및 낮은 가시성으로 이어집니다. ERP 솔루션을 사용하는 것도 답이 아닙니다. 현대 조달 흐름에 따른 복잡성을 처리하기에 충분한 통합 및 자동화 옵션을 제공하지 않습니다.
대신, 전용 Procure-to-Pay 솔루션을 사용하십시오. 페이퍼리스 시스템. 부서에서 구매 요청을 제기하고 데이터 캡처 for 삼자 매칭 공급자에게 정시에 대금을 지급합니다. 이러한 응용 프로그램이 제공하는 이점은 다양합니다.
Procure to Pay 소프트웨어의 이점
구매 조달 소프트웨어를 배포하는 회사는 다음과 같은 이점을 누릴 수 있습니다.
1. 가시성 및 투명성 향상
결제 프로세스 솔루션에 대한 조달 능력을 통해 모든 이해 관계자는 주문과 관련된 상황을 실시간으로 파악할 수 있습니다. 이를 통해 각 부서는 활동을 계획하고 더 나은 결정을 내리고 중요한 비즈니스 운영이 방해받지 않도록 할 수 있습니다.
2. 컴플라이언스 유지 용이
중앙 위치에서 모든 데이터에 액세스할 수 있으므로 감사 추적을 보다 쉽게 추적하고 확인할 수 있습니다. 재무 팀과 감사인은 작업을 신속하게 완료할 수 있습니다. 더 중요한 것은 트레일이 깨끗하기 때문에 벌금과 처벌을 받을 가능성이 훨씬 낮아진다는 것입니다.
3. 지루한 작업 자동화
아무도 구매 요청을 수동으로 처리하거나 송장 데이터를 입력하거나 구매 주문서, 상품 수령 및 송장을 교차 확인하는 데 시간을 보내고 싶어하지 않습니다. 팀 속도를 저하시킬 뿐만 아니라 비용이 많이 들고 오류가 발생하기 쉽습니다. 강력한 P2P 솔루션은 송장 세부 정보 자동 캡처, 승인을 위해 문서 자동 발송, 자동 보고서 생성, 전자 라우팅/아카이빙 등 각 단계에서 소요되는 시간을 크게 줄이는 자동화 및 통합 기능을 제공합니다.
4. 비용 및 지출 감소
우선, P2P 소프트웨어는 조달에서 지불 프로세스의 일부를 구성하는 많은 반복적이고 번거로운 작업을 제거합니다. 즉, 수동으로 송장 데이터를 입력하는 것부터 공급업체 성과에 대한 보고서를 생성하는 것까지입니다. 즉, 처리 오류가 줄어들고 생산성이 향상되며 가치가 높은 작업에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.
둘째, 강력한 P2P 솔루션은 조달 부서에서 내린 모든 결정이 구매 정책과 일치하고 엄격하게 사용 가능한 재고 및 운영 데이터를 기반으로 하는지 확인합니다. 따라서 독단적 지출의 가능성을 최소화합니다.
조달-지불 프로세스의 과제
1. 시간이 많이 걸리는 수작업
일반적으로 비즈니스의 여러 부분에는 고유한 방법이 있으므로 데이터 통합이 어렵습니다. 별도의 두 부서가 각각 고유한 정책, 방법 및 목표를 가지고 미지급금 및 조달 기능을 처리합니다. 이러한 일관성 부족은 비효율과 실수를 초래할 수 있습니다.
2. 거버넌스 및 규정 준수
의사 결정을 가능하게 하는 데이터 거버넌스와 품질이 부족하여 조달 프로세스가 경직됩니다. 지출 사전 승인의 핵심 전제는 때때로 불필요한 관료주의로 간주되어 계약되지 않은 지출과 임시 구매를 초래합니다.
3. 청구서가 발행될 때까지 구매 약속의 불투명성.
서로 다른 시스템을 사용하는 조직은 P2P 프로세스 전반에 걸쳐 정보에 대한 액세스 권한이 없는 경우가 자주 발생하지만 사용 가능하더라도 오류가 있을 수 있습니다. 결과적으로 공급업체 및 지출에 대한 보고가 부족하여 전략적 의사 결정을 실행하는 능력에 영향을 미칩니다.
4. 잘못 귀속된 비용
구매 부서는 공급자와의 협상 요율 및 양보를 담당하고 매입금은 이러한 계약 이행을 담당합니다. 규정 미준수는 두 절차를 모두 포함하는 자동화가 없는 종이 기반 작업장에서 상당한 예상치 못한 지출을 초래할 수 있습니다.
이 30분 라이브 데모를 예약하면 송장 또는 영수증의 데이터를 ERP 소프트웨어에 수동으로 입력해야 하는 마지막 시간이 됩니다.
최고의 P2P 솔루션
이제 조직을 위한 구매 조달 솔루션을 고려하고 있다면 고려해야 할 몇 가지 주요 솔루션은 다음과 같습니다.
결론
성공적인 비즈니스를 운영하는 것은 Formula 1 팀의 피트 스탑을 관리하는 것과 같습니다. 모든 성능을 최대한 끌어낼 수 있도록 프로세스를 지속적으로 최적화해야 합니다. P2P 주기는 확실히 간과해서는 안 되는 영역 중 하나입니다. 원활한 조달이 앞으로 나아가는 길입니다. P2P 기술을 수용하는 사람들은 발생한 비용, 사용자 경험 및 비즈니스 중단 방지에서 이점을 갖게 됩니다.
