به آخرین پست وبلاگ ما خوش آمدید، جایی که ما به بررسی پیچیدگی‌های دفتر کل (GL) می‌پردازیم - پایه سیستم مالی هر کسب‌وکاری.

ما با اصول اولیه شروع می کنیم: دفتر کل دقیقاً چیست و چرا برای سلامت مالی کسب و کار شما مهم است؟ ما نمودار حساب‌ها، ستون فقرات GL را باز می‌کنیم و جزئیات نحوه سازماندهی و ثبت تراکنش‌ها را توضیح می‌دهیم.

ما همچنین چگونگی مدیریت و استفاده کارآمد از دفتر کل خود را، از جمله پیاده‌سازی راه‌حل‌های نرم‌افزاری مدرن برای خودکارسازی و ساده‌سازی فرآیندهای حسابداری، بررسی خواهیم کرد. در عصری که کارایی و دقت در درجه اول اهمیت قرار دارد، استفاده از فناوری برای مدیریت دفتر کل شما می‌تواند بازی را تغییر دهد.

چه صاحب یک کسب و کار کوچک، یک متخصص امور مالی، یک مدیر مالی، یا صرفاً کنجکاو در مورد عملیات مالی یک کسب و کار باشید، این مجموعه وبلاگ وعده می دهد که شما را با درک کاملی از دفتر کل، اهمیت آن و اجرای مؤثر آن در داخل تجهیز کند. یک کسب و کار.

دفتر کل چیست؟

در هسته خود، دفتر کل یک رکورد کامل از تمام تراکنش های مالی است که در طول عمر یک شرکت رخ می دهد. این سند دقیق به عنوان پایه ای برای صورت های مالی شرکت عمل می کند و هر معامله را دسته بندی و ثبت می کند. از طریق این سازمان سختگیرانه، یک تصویر فوری ضروری ارائه می دهد و یک دید جامع از سلامت مالی شرکت ارائه می دهد و تجزیه و تحلیل و گزارش مالی دقیق را تسهیل می کند.

بیایید این را با جزئیات درک کنیم.

نمودار حساب

دفتر کل به صورت الف سازماندهی شده است نمودار حساب که منعکس کننده تراکنش های مالی یک شرکت در دسته های مختلف است. این حساب‌های اولیه در ترسیم تصویری جامع از سلامت مالی شرکت بسیار مهم هستند و شامل دارایی‌ها، بدهی‌ها، حقوق صاحبان سهام، درآمد و هزینه‌ها می‌شوند.

• دارایی منابع متعلق به شرکت هستند که دارای ارزش اقتصادی بوده و قابل تبدیل به وجه نقد هستند. به عنوان مثال می توان به پول نقد، موجودی و دارایی اشاره کرد.
• بدهی ها نشان دهنده تعهدات یا بدهی های شرکت است که باید به سایر اشخاص پرداخت کند. اینها می توانند وام، حساب های پرداختنی یا وام مسکن باشند.
• انصاف به مطالبات مالک پس از کسر بدهی ها از دارایی ها اشاره دارد که اساساً خالص دارایی های متعلق به سهامداران را نشان می دهد.
• درامد حساب ها درآمد حاصل از عملیات شرکت مانند فروش و خدمات را ردیابی می کنند.
• مخارج هزینه های متحمل شده در ایجاد درآمد، از جمله هزینه هایی مانند اجاره، آب و برق و حقوق را در نظر بگیرید.

طبقه بندی فرعی

در هر دسته‌بندی اصلی، یک کسب‌وکار می‌تواند زیرمجموعه‌های شخصی‌سازی‌شده‌ای ایجاد کند که تفاوت‌های ظریف عملیات آن را منعکس می‌کند. در زیر نمونه ای از یک چارچوب با زیرمجموعه های بالقوه آورده شده است. برای بررسی بیشتر روی هر دسته و زیر شاخه کلیک کنید.

دارایی

بدهی ها

انصاف

درآمد

مخارج

با گنجاندن جزئیات در هر حساب اصلی GL، یک سیستم قوی ایجاد می کنید که به طور دقیق عملیات تجاری شما را منعکس می کند. با این حال، اصل اجتناب از پیچیدگی های بیش از حد را به خاطر بسپارید: زیرمجموعه های خود را متناسب با نیازهای خاص و مقیاس کسب و کار خود تنظیم کنید، و اطمینان حاصل کنید که ساختار حساب GL شما مفید و قابل مدیریت باقی می ماند.

کد نویسی GL

کدهای دفتر کل، یا کدهای GL، رشته های الفبایی منحصر به فردی هستند که تراکنش های مالی را در دفتر کل یک شرکت در حساب GL مربوطه طبقه بندی و ثبت می کنند. هر حساب GL با کد GL مربوطه مرتبط است. این کدها به‌عنوان بلوک‌های اساسی ساختار مالی یک کسب‌وکار عمل می‌کنند و امکان دسته‌بندی معاملات را به حساب‌های مجزا برای درآمدها، هزینه‌ها، دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام می‌دهند. به عنوان مثال، یک کد GL برای هزینه لوازم اداری کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که تمام هزینه های مربوط به لوازم اداری با هم گروه بندی شده اند و ردیابی و تجزیه و تحلیل آسان تر را تسهیل می کند.

وزارت دادگستری امکان استفاده از یک شبکه پنج رقمی را برای هر بخش (دسته حساب اصلی) فراهم می‌کند تا اطمینان حاصل شود که شماره‌های شناسایی فردی کافی برای شامل طبقه‌بندی فرعی وجود دارد.

• دارایی - سری 10000
• بدهی ها — سری 20000
• دارایی خالص - سری 30000
• درآمد - سری 40000
• مخارج - سری 50000

هنگام طراحی کدهای GL، موارد زیر را در نظر بگیرید:

• سطح جزییات: جزئیات اطلاعات مورد نیاز خود را تعیین کنید. در حالی که جزئیات با ارزش هستند، بیش از حد می تواند سیستم و کاربران شما را تحت تاثیر قرار دهد.
• کدهای حساب فرعی: اگر اساسنامه حساب‌های شما دارای طبقه‌بندی فراتر از پنج دسته است، محدوده کد GL را برای زیرمجموعه‌ها ایجاد کنید. (مثلاً در حساب «دارایی» با کدهای GL در سری 10000، زیرمجموعه‌هایی مانند 10000-11000 برای «دارایی‌های جاری»، 11000-12000 برای «دارایی‌های ثابت» ایجاد کنید. 10000-11000 برای "حساب های دریافتنی"، 10000-10300 برای "هزینه های پیش پرداخت"، 10300-10600 برای "موجودی" اختصاص می دهیم.)

هنگامی که دسته‌ها، زیرمجموعه‌ها و کدهای GL تنظیم شدند، به طور موثر نمودار حساب‌های خود را ساخته‌اید. در اینجا یک قطعه از شکلی است که نمودار حساب ها در نهایت ممکن است به نظر برسد.

ID	نام	ID	نام	نوع	طرف
1010	فروش - لوازم الکترونیکی مصرفی	10	حراجی	درآمد	Cr
1020	فروش – لوازم خانگی	10	حراجی	درآمد	Cr
1030	فروش – تجهیزات اداری	10	حراجی	درآمد	Cr
1040	فروش - دستگاه های تلفن همراه	10	حراجی	درآمد	Cr
1050	فروش - راه حل های فناوری اطلاعات	10	حراجی	درآمد	Cr
1060	فروش – فناوری پوشیدنی	10	حراجی	درآمد	Cr
1070	فروش – راه حل های نرم افزاری	11	حراجی	درآمد	Cr
1080	قراردادهای فروش - خدمات	10	حراجی	درآمد	Cr
1090	فروش – پشتیبانی فنی	10	حراجی	درآمد	Cr
2000	سود دریافتی	15	علاقه	درآمد	Cr
2010	درآمد مشاوره	16	خدمات	درآمد	Cr
2020	درآمد متفرقه	17	درآمد دیگر	درآمد	Cr
2030	عایدی سود سهام	17	درآمد دیگر	درآمد	Cr
2040	سود حاصل از فروش سرمایه گذاری	17	درآمد دیگر	درآمد	Cr
3000	COGS - لوازم الکترونیکی مصرفی	20	هزینه فروش	هزینه کالا	Dr
3010	COGS - لوازم خانگی	20	هزینه فروش	هزینه کالا	Dr
3020	COGS - تجهیزات اداری	20	هزینه فروش	هزینه کالا	Dr
3030	COGS - دستگاه های تلفن همراه	20	هزینه فروش	هزینه کالا	Dr
3040	COGS - راه حل های فناوری اطلاعات	20	هزینه فروش	هزینه کالا	Dr
3050	COGS - فناوری پوشیدنی	20	هزینه فروش	هزینه کالا	Dr
3060	COGS - راه حل های نرم افزاری	21	هزینههای مستقیم	هزینه کالا	Dr
3070	COGS - قراردادهای خدمات	20	هزینه فروش	هزینه کالا	Dr
3080	COGS - پشتیبانی فنی	20	هزینه فروش	هزینه کالا	Dr
4000	دستمزد - کارکنان تولید	22	مزد	دیگر هزینه ها	Dr
4010	دستمزد - تیم فروش	22	مزد	دیگر هزینه ها	Dr
4020	دستمزد - کارکنان اداری	22	مزد	دیگر هزینه ها	Dr
4030	دستمزد - تحقیق و توسعه	22	مزد	دیگر هزینه ها	Dr
4040	دستمزد - کارکنان پشتیبانی IT	22	مزد	دیگر هزینه ها	Dr
4050	دستمزد - حقوق مجریان	22	مزد	دیگر هزینه ها	Dr

اکنون که نمودار حساب ها را فهمیدیم، بیایید نحوه استفاده از سیستم را برای پر کردن دفتر کل و ثبت تراکنش ها در آن به محض وقوع بررسی کنیم.

حسابداری دوبار ورود

هر تراکنش ثبت شده در دفتر کل به صورت بدهکار یا بستانکار بر اساس سیستم حسابداری دوبار ثبت می شود. این سیستم تضمین می کند که برای هر تراکنش، یک ورودی متناظر و مخالف به حساب دیگری انجام می شود و تعادل معادله حسابداری حفظ می شود.

بدهی ها و اعتبارات به طور متفاوتی بر حساب ها تأثیر می گذارد. به عنوان مثال، بدهی ها دارایی ها و هزینه ها را افزایش می دهند اما بدهی ها و حقوق صاحبان سهام را کاهش می دهند، در حالی که اعتبارات اثر معکوس دارند. این روش ثبت تراکنش ها، صحت و یکپارچگی اطلاعات مالی را تضمین می کند و دید روشن و متعادلی از وضعیت مالی شرکت ارائه می دهد.

نمونه ای از دفتر کل

در زیر نمونه ای از یک سیستم حسابداری با دفتر کل برای یک حساب ساختگی، نرم افزار ABCDEFGH ارائه شده است.

• سمت چپ ترین بخش در مثال بالا مدت زمان تراکنش است.
• در سمت راست آن شماره دسترسی مجله مرتبط با تراکنش است که شامل یک کمیت شناسایی مرتبط با تراکنش است.
• توضیح معامله در ستون زیر آمده است. دلیل این معامله را بیان می کند. برای این مثال، یک تراکنش مشخص برای پرداخت پولی از حساب مشتری به نرم افزار ABCDEFGH است. از آنجایی که حساب پول در حال کسب درآمد است، بخش بدهکار سود را نشان می دهد و مبلغی را برای مبلغ نمایش می دهد. در این مورد 10,000 دلار است.
• برای این تراکنش، بخش اعتبار برای این حساب دست نخورده باقی می ماند. با این حال، یک ورودی مجزا در دفتر کل برای حساب های دریافتنی شرکت نشان دهنده کسر اعتبار برای همان مبلغ است.، زیرا نرم افزار ABCDEFGH دیگر آن نسبت را از مشتری خود دریافت نمی کند.

برای حفظ اختلاف صفر خالص معادله حسابداری، یک حساب دارایی باید افزایش یابد در حالی که دیگری به همان مقدار کاهش یابد. موجودی اخیر حساب نقدی، پس از خالص تغییر نسبت به معامله، در دسته مانده منعکس خواهد شد.

ثبت معاملات

قلمرو حسابداری GL توسط بدهی و اعتبار اداره می شود. بدهی ها و اعتبارات دنیای کتاب را ایجاد می کنند. برای هر تراکنش باید بدهی ها و اعتبارات را ثبت کنید.

در هنگام ثبت تراکنش ها از سه قانون طلایی حسابداری پیروی کنید -

1. گیرنده را بدهکار کنید و دهنده را بستانکار کنید

قانون بدهکار از گیرنده و اعتبار بخشنده با گزارش های شخصی وارد نمایش می شود. حساب شخصی یک دفتر کل مربوط به افراد یا مؤسسات است. اگر چیزی به دست آوردید، حساب را بدهکار کنید. اگر چیزی ارائه کردید، حساب را اعتبار کنید.

فرض کنید کالاهایی به ارزش 1,000 دلار از شرکت XYZ در نسخه های خود خریداری می کنید، باید حساب خرید خود را بدهی کنید و شرکت XYZ را اعتبار دهید. از آنجایی که ارائه دهنده، شرکت XYZ، کالا را ارائه می دهد، شما ملزم به اعتبار شرکت XYZ هستید. سپس، باید گیرنده را بدهی کنید، که حساب خرید شما است.

تاریخ	حساب	بدهی	اعتبار
XX/XX/XXXX	خرید اکانت	1000
	حساب های قابل پرداخت		1000

2. آنچه را که وارد می شود بدهکار کنید و چه دادگاهی را بستانکار کنید

برای حساب های واقعی، از این قانون طلایی استفاده کنید. به حساب های واقعی به عنوان حساب های بادوام نیز گفته می شود. حساب های واقعی در پایان سال بسته نمی شوند. بلکه نسبت آنها به دوره حسابداری بعدی منتقل می شود. یک حساب واقعی به یک حساب دارایی، یک حساب حقوق صاحبان سهام یا یک حساب بدهی گفته می شود. حساب‌های واقعی همچنین شامل حساب‌های دارایی، حقوق صاحبان سهام و بدهی هستند. با یک حساب واقعی، هر زمان که چیزی به شرکت شما رسید (مثلاً دارایی)، حساب را بدهکار کنید. همچنین، وقتی چیزی از شرکت شما خارج شد، حساب را اعتبار کنید.

فرض کنید مبلمان را به قیمت 2,500 دلار خریداری کرده اید. حساب مبلمان خود را بدهکار کنید (آنچه وارد می شود) و حساب نقدی خود را بستانکار کنید (آنچه که باقی مانده است).

تاریخ	حساب	بدهی	اعتبار
XX/XX/XXXX	حساب مبلمان	2500
	حساب نقدی		2500

3. هزینه ها و زیان های بدهکار، درآمد و سود اعتباری

قانون طلایی نهایی قراردادهای حسابداری با حساب های اسمی. حساب اسمی به حسابی گفته می شود که در پایان هر دوره حسابداری آن را می بندید. به حساب های اسمی، حساب های موقت نیز گفته می شود. حساب‌های اسمی یا موقت شامل حساب‌های درآمد، سود، هزینه و زیان است. در حساب های اسمی، اگر شرکت شما ضرر یا هزینه ای دارد، حساب را بدهکار کنید. اگر شرکت شما نیاز به مستندسازی درآمد یا سود دارد، حساب خود را اعتبار دهید.

فرض کنید شما 3,000 دلار کالا از شرکت ABC خریداری کرده اید. برای مستندسازی تراکنش، باید هزینه (خرید 3,000 دلاری) را بپردازید و درآمد را بستانکار کنید.

تاریخ	حساب	بدهی	اعتبار
XX/XX/XXXX	خرید اکانت	3000
	حساب نقدی		3000

فرض کنید شما کالاهای 1,700 دلاری را به شرکت ABC می فروشید. شما باید درآمد را در حساب فروش خود ببندید و هزینه را بپردازید.

تاریخ	حساب	بدهی	اعتبار
XX/XX/XXXX	حساب نقدی	1700
	حساب فروش		1700

چرا دفتر کل مهم است؟

دفتر کل ثبت دقیق تمام معاملات پولی است که برای طول عمر شرکت شما تنظیم شده است.

عبارت "نگهداری دفاتر" به حفظ یک دفتر کل استنباط می شود که در صورت استفاده از حسابداری دوبار ورود، رکورد اصلی حسابداری برای شرکت شما است. این ابزار اساسی است که شما را قادر می سازد ردی از تمام تراکنش ها داشته باشید و آنها را به زیر شاخه ها تبدیل کنید تا حسابدار شما بتواند یک گزارش خلاصه و جامع از امور مالی شرکت شما را در یک منطقه پیدا کند.

دفتر کل نقش مهمی در عملیات مالی شرکت شما دارد و به عنوان یک مخزن جامع عمل می کند. آن را به عنوان یک مرکز مرکزی در نظر بگیرید که تمام اطلاعات مالی مورد نیاز برای تهیه صورت های مالی شرکت شما را در خود جای می دهد. این بر اساس اسناد اساسی، با حداقل یک مدخل مجله مربوط به هر تراکنش مالی ساخته شده است. این اسناد پایه می تواند صورتحساب ها یا چک های باطل باشد که به عنوان مدرکی از معاملات ثبت شده استفاده می شود.

در اینجا شش دلیل وجود دارد که نشان می دهد دفتر کل برای کسب و کار شما بسیار مهم است:

• درخواست وام: وام دهندگان به طور مداوم درخواست ترکیبی از سوابق پولی می کنند اگر شرکت شما به وام مربوط می شود. دفتر کل شما می تواند به شما این امکان را بدهد که فوراً اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کرده و شناسایی کنید.
• متعادل کردن کتاب های خود: دفتر کل به شما امکان می دهد تراز آزمایشی را تکمیل کنید. این به شما امکان می دهد بین کتاب ها تعادل برقرار کنید.
• آماده برای حسابرسی: اگر یکی توسط IRS (سرویس درآمد داخلی) حسابرسی شود، تنظیم حسابرسی ساده خواهد بود زیرا سوابق پولی شما همه در یک نقطه است.
• تشخیص تقلب: این شما را قادر می‌سازد تا به راحتی تقلب یا هر مشکل دیگری را در کتاب‌های خود قرار دهید زیرا بررسی و درک آن ساده است.
• ارتباطات داخلی و خارجی: دفتر کل تمام داده‌های ضروری برای تولید صورت‌های پولی شما را برای استفاده مدیریتی، داخلی و خارجی، یا سرمایه‌گذار یا مصرف کننده حفظ می‌کند.
• رعایت مالیات و مزایا: GL تضمین می کند که هر پنی از درآمد و هزینه به حساب می آید، و باعث می شود که ثبت مالیات سردرد کمتری داشته باشد. علاوه بر این، می تواند به شناسایی کسرهای مالیاتی و اعتبارات احتمالی کمک کند و مطمئن شود که پول روی میز باقی نمی گذارید. در حوزه تجارت، جایی که هر دلار مهم است، این مزایای مالیاتی می تواند تفاوت قابل توجهی در سود شما ایجاد کند.

کل لجر در مقابل ژورنال عمومی

مجله عمومی که اغلب به عنوان کتاب ورودی اصلی از آن یاد می شود، به عنوان گام اولیه در فرآیند حسابداری عمل می کند. هر تراکنش به ترتیب زمانی ثبت می شود و شرح مفصلی از هر فعالیت مالی ارائه می دهد. این باعث می شود مجله عمومی به منبعی حیاتی برای هر کسی که به دنبال بینش در مورد مدخل های خاص است تبدیل شود. نوشته های مجلات عمومی به این صورت است -

تاریخ	فردی	LF	بدهی ($)	اعتبار ($)
02/01/24	لوازم اداری – نام تجاری XYZ، حساب شماره 123456	101	150.00
02/02/24	درآمد خدمات - خدمات قراردادی، حساب شماره 789012	102		300.00
02/03/24	هزینه اجاره – فضای اداری، حساب #345678	103	800.00
02/04/24	وام بانکی – ABC Bank, Loan #987654	104		5000.00

برعکس، دفتر کل یا دفتر حسابداری، ستون فقرات سیستم حسابداری است. اینجا جایی است که حسابداری دوطرفه انجام می شود و هر تراکنش بر دو حساب تأثیر می گذارد: یکی بدهی و دیگری اعتباری. دفتر کل داده های مجلات مختلف را در حساب های مرتبط ادغام می کند و تهیه صورت های مالی و ارزیابی سلامت مالی یک کسب و کار را آسان تر می کند. ورودی های دفتر کل به این شکل است -

تاریخ	کد GL	دسته بندی	زیرشاخه	ارجاع	بدهی ($)	اعتبار ($)	موجودی در حال اجرا ($)
02/01/24	10011	دارایی	لوازم اداری	INV-001	150.00		150.00
02/02/24	40201	درامد	درآمد خدمات	SRV-002		300.00	150.00
02/03/24	50101	مخارج	هزینه های عملیاتی	RENT-003	800.00		650.00
02/04/24	20001	بدهی ها	وام های قابل پرداخت	LOAN-004		5000.00	5650.00

تفاوت های کلیدی عبارتند از -

• کارکرد: ژورنال عمومی نقطه شروع همه تراکنش ها است، با هر تراکنش به شکل زمانی توصیفی برای اطمینان از وضوح و سهولت خواندن ثبت می شود. با این حال، دفتر کل جایی است که این تراکنش ها در حساب های ساختار یافته غیر توصیفی خلاصه می شوند و فرآیند تهیه صورت های مالی را تسهیل می کنند.
• حسابداری دوبار ورود: در حالی که مجله معاملات را به ترتیب زمانی ثبت می‌کند، بدون اینکه نیازی به تعادل بدهی‌ها و اعتبارات برای هر ورودی باشد، دفتر دفتر جایی است که حسابداری دوبار وارد عمل می‌شود و لازم است که هر بدهکاری اعتباری متناظر داشته باشد.
• هدف و کاربرد: این مجله برای ثبت شرح مفصل هر معامله استفاده می شود و به عنوان یک مرجع جامع عمل می کند. هدف دفتر کل جمع آوری این اطلاعات است که تجزیه و تحلیل و تفسیر داده های مالی در مقیاس را آسان تر می کند.

چگونه یک دفتر کل برای کسب و کار خود پیاده سازی کنید

اولین قدم در انتخاب سیستم دفتر کل مناسب، ارزیابی کامل اندازه و پیچیدگی کسب و کار شما است. چه در حال اجرای یک کسب و کار محلی کوچک یا یک شرکت چند ملیتی باشید، حجم معاملات و پیچیدگی عملیاتی به طور قابل توجهی بر نیازهای سیستم شما تأثیر می گذارد. سیستمی که خیلی ابتدایی است ممکن است پیچیدگی را تحمل نکند، در حالی که یک سیستم بیش از حد پیچیده می تواند فرآیندها را تحت تأثیر قرار دهد و کند کند. ایجاد تعادل مناسب بسیار مهم است تا اطمینان حاصل شود که سیستم با مقیاس و نیازهای عملیاتی کسب و کار شما هماهنگ است.

با در نظر گرفتن این موضوع، می توانید بر اساس ویژگی هایی که نیاز دارید، نرم افزار جنرال لجر مناسب را برای خود کاوش کرده و بیابید. چک لیست زیر طیف وسیعی از ویژگی هایی را پوشش می دهد که کسب و کارها باید هنگام ارزیابی سیستم های دفتر کل در نظر بگیرند.

ویژگی های اصلی حسابداری

• نمودار حساب: حساب های قابل تنظیم برای ثبت تراکنش ها.
• مطالب مجله: قابلیت ورود دستی و خودکار.
• صورت های مالی: ایجاد ترازنامه، صورت سود و زیان و صورت جریان وجوه نقد.
• آشتی بانکی: ابزارهایی برای تطبیق تراکنش های بانکی با ورودی های GL.
• حساب های پرداختنی (AP): مدیریت قبوض و پرداخت به فروشندگان.
• حساب های دریافتنی (AR): پیگیری فاکتورها و رسیدهای مشتریان.

انطباق و گزارش

• مسیرهای ممیزی: سوابق تغییرات داده ها برای شفافیت و انطباق.
• مدیریت مالیات: پشتیبانی از نرخ های مختلف مالیاتی و حوزه های قضایی.
• پشتیبانی چند ارزی: رسیدگی به معاملات در چند ارز.
• پیروی از مقررات: ویژگی هایی برای اطمینان از رعایت مقررات مالی.

مقیاس پذیری و انعطاف پذیری

• ساختار مدولار: ماژول های افزودنی برای عملکردهای اضافی.
• گزینه های شخصی سازی: قابلیت تطبیق سیستم با نیازهای خاص کسب و کار.
• مدیریت دسترسی کاربران: کنترل بر مجوزهای کاربر و سطوح دسترسی.
• مقیاس پذیری: توانایی مدیریت رشد در حجم تراکنش و پیچیدگی.

یکپارچه سازی و مدیریت داده ها

• ادغام شخص ثالث: سازگاری با سایر نرم افزارهای تجاری (CRM، ERP و غیره).
• واردات / صادرات داده: ابزارهایی برای انتقال داده ها به سیستم و از آن.
• مدیریت اسناد: نگهداری و بازیابی اسناد مالی.
• پشتیبان گیری و بازیابی: مکانیسم هایی برای پشتیبان گیری و بازیابی اطلاعات.

ویژگی های پیشرفته

• بودجه و پیش بینی: ابزارهایی برای تعیین اهداف مالی و پیش بینی نتایج.
• حسابداری پروژه: پیگیری امور مالی برای پروژه های خاص.
• مدیریت موجودی: نظارت بر سطوح موجودی، سفارشات و فروش.
• مدیریت دارایی های ثابت: پیگیری دارایی های شرکت و استهلاک.

تجربه کاربری و دسترسی

• داشبورد و تجزیه و تحلیل: نمایش تصویری داده های مالی برای بینش.
• دسترسی به موبایل: امکان دسترسی به سیستم GL از طریق دستگاه های تلفن همراه.
• رابط کاربری: سهولت استفاده و ناوبری بصری.
• گزارش سفارشی: ابزارهایی برای ایجاد و سفارشی کردن گزارش های مالی.

امنیت و قابلیت اطمینان

• امنیت داده ها: رمزگذاری و ذخیره سازی امن داده ها.
• احراز هویت کاربر: فرآیندهای ورود امن.
• گارانتی های آپتایم: تعهد به در دسترس بودن سیستم.
• پشتیبانی و نگهداری: دسترسی به پشتیبانی مشتری و به روز رسانی سیستم.

هزینه و سرمایه گذاری

• هزینه های راه اندازی اولیه: هزینه های مربوط به راه اندازی سیستم.
• هزینه اشتراک: هزینه های مداوم برای استفاده از نرم افزار.
• هزینه های سفارشی سازی: هزینه های سفارشی سازی اضافی.
• آموزش و اجرا: هزینه های آموزش کارکنان و پیاده سازی سیستم.

برای مقایسه بهترین نرم افزار لجر جنرال در بازار در حال حاضر، به منابع زیر نگاهی بیندازید –

برای مشاغل کوچک و متوسط:

• بهترین نرم افزار حسابداری برای مشاغل کوچک در سال 2024.
• QuickBooks آنلاین اغلب به‌عنوان بهترین گزینه کلی مشخص می‌شود، که به دلیل مقیاس‌پذیری، مجموعه ویژگی‌های جامع و پشتیبانی قوی از مشتری قدردانی می‌شود. برای طیف گسترده ای از مشاغل کوچک مناسب است.
• موج به دلیل ارزش آن شناخته شده است، و مجموعه ای قوی از ویژگی های اساسی را به صورت رایگان ارائه می دهد، و آن را برای استارتاپ ها و کسب و کارهای بسیار کوچک با نیازهای حسابداری ساده ایده آل می کند.
• تازه های کتاب برای مشاغل کوچک مبتنی بر خدمات متمایز است، ویژگی های حسابداری پروژه قوی، پشتیبانی عالی از مشتری و سهولت استفاده را ارائه می دهد.
• کتاب های Zoho قابلیت‌های حسابداری تلفن همراه عالی را ارائه می‌دهد و برای مشاغلی که دسترسی و ادغام با سایر برنامه‌های Zoho را در اولویت قرار می‌دهند، توصیه می‌شود.

برای شرکت ها:

بهترین نرم افزار حسابداری برای مشاغل سازمانی

برای شرکت‌های بزرگ‌تر، بررسی گزینه‌هایی که عملکردهای پیشرفته‌ای را ارائه می‌دهند، مانند Oracle NetSuite و Sage، سودمند خواهد بود. این راه حل ها معمولاً از طیف وسیع تری از فرآیندهای تجاری فراتر از حسابداری مانند ERP، CRM و تجارت الکترونیک پشتیبانی می کنند.

نیازهای خاص صنعت:

انتخاب نرم افزار حسابداری نیز می تواند به نیازهای صنعت خاص شما بستگی داشته باشد. مثلا،

• FreshBooks به دلیل ویژگی های مدیریت پروژه و ردیابی زمان برای مشاغل مبتنی بر خدمات توصیه می شود.
• کسب‌وکارهای خرده‌فروشی یا تولیدی ممکن است به دنبال نرم‌افزاری با ویژگی‌های مدیریت موجودی قوی، مانند QuickBooks Online یا Zoho Books باشند.
• حسابداری MARG ERP 9+ نیازهای منحصر به فرد شرکت های مراقبت های بهداشتی را با ویژگی هایی برای صورتحساب، مدیریت موجودی، گزارشگری مالی، مدیریت موجودی داروخانه، و ردیابی سوابق بیمار برآورده می کند.
• Q7 Q7 به طور خاص برای صنعت حمل و نقل ساخته شده است، QXNUMX مجموعه کاملی از ابزارهای حسابداری از جمله حقوق و دستمزد، دفتر کل، حساب های دریافتنی و حساب های پرداختنی را ارائه می دهد. به دلیل ویژگی مدیریت سفارش قوی آن، که شامل یک ابزار نقل قول برای ردیابی و تبدیل مظنه به سفارش است، مورد توجه قرار گرفته است.
• نرم افزار ساخت و ساز برتر (جوناس پریمیر سابق) با قابلیت‌های مدیریت پروژه و به‌روزرسانی‌های هزینه در زمان واقعی، برای مشاغل بزرگ صنعت ساختمان ایده‌آل است. با این حال، قیمت گذاری آن ممکن است برای کسب و کارهای کوچکتر یا استارت آپ ها چالش برانگیز باشد. همزمان، پیمانکار سیج 100 برای کسب و کارهای کوچک ساختمانی، ارائه مقیاس پذیری، ابزارهای دیجیتالی برای دفتر کل، حساب های دریافتنی و پرداختنی، و پشتیبانی کامل از حقوق و دستمزد و ردیابی زمان، بهترین است. به دلیل قیمت مقرون به صرفه تر و عملکرد خاص ساخت و ساز مورد توجه قرار گرفته است.

در نتیجه، ارزیابی بهترین نرم افزار دفتر کل شامل می شود

• در نظر گرفتن مقیاس مالی شما،
• اطمینان از وجود ویژگی های مورد نیاز، و
• اطمینان حاصل کنید که نرم افزار با فرآیندهای عملیاتی و الزامات انطباق صنعت خاص شما سازگار است.

دفتر کل خود را خودکار کنید

دفتر کل ستون فقرات سوابق مالی شرکت شما است. این یک مخزن متمرکز برای تمام داده های مالی، از جمله دارایی ها، بدهی ها، حقوق صاحبان سهام، درآمد و هزینه ها است. مدیریت این امر به صورت دستی، به خصوص در دفتر کل دیجیتال، نه تنها زمان بر است، بلکه مستعد خطاهای انسانی است. همانطور که کسب و کارها مقیاس می شوند، حجم معاملات به طور تصاعدی افزایش می یابد و مدیریت دستی را به یک عمل ناپایدار تبدیل می کند.

کاستی ها به شرح زیر است -

• ورود داده های وقت گیر: ورود دستی فقط کند نیست. این باعث تخلیه منابع می شود و کارکنان را از فعالیت های ارزش افزوده بیشتر دور می کند.
• تراکنش های مستعد خطا: عامل انسانی حاشیه ای برای خطا در ورود داده ها ایجاد می کند که منجر به ناهماهنگی هایی می شود که می تواند از طریق گزارشگری مالی کاهش یابد.
• گردش کار تایید ناکارآمد: فرآیندهای سنتی اغلب شامل زنجیره های تایید دست و پا گیر است که پرداخت ها را به تاخیر می اندازد و مدیریت جریان نقدی را پیچیده می کند.
• کتاب های دست و پا گیر - فرآیند بستن: فرآیند بستن کتاب‌ها می‌تواند پرزحمت و پیچیده باشد و اغلب به تطبیق و تنظیم دستی گسترده نیاز دارد.

نرم افزار اتوماسیون حسابداری امروزه با به کارگیری هوش مصنوعی و اتوماسیون گردش کار، این چالش ها را کاهش می دهد. این نرم افزارهای اتوماسیون می توانند با سایر سیستم های حسابداری کار کنند. بسیاری از سیستم‌ها گزینه‌های یکپارچه‌سازی مختلفی دارند، مانند API یا میان‌افزار، تا انتقال یکپارچه داده را بین سیستم‌های مختلف فراهم کنند. به این ترتیب نرم افزار اتوماسیون می تواند داده هایی مانند فاکتورها و سفارشات خرید از دیگر سیستم های حسابداری را بازیابی کند، آنها را پردازش کرده و سپس اطلاعات را در بستر حسابداری خارجی به روز کند.

با ادغام، کسب‌وکارها می‌توانند از قابلیت‌های نرم‌افزار اتوماسیون حسابداری استفاده کنند، در حالی که همچنان از نرم‌افزار حسابداری که با آن راحت هستند استفاده می‌کنند. نرم افزار اتوماسیون حسابداری نانوشبکه هابه عنوان مثال، می توان با سایر سیستم های حسابداری مانند QuickBooks و Sage ادغام کرد.

بیایید ببینیم که چگونه اتوماسیون چالش‌های مدیریت دستی دفتر کل شما را کاهش می‌دهد.

جمع آوری خودکار فاکتورها

دنیایی را تصور کنید که در آن تمام تلاش‌های جمع‌آوری صورت‌حساب و رسید شما به طور هماهنگ در یک مرکز مرکزی جمع می‌شوند. شما با روزهای بررسی ایمیل ها، درایوهای مشترک، پورتال های فروشنده و پایگاه های داده قدیمی خداحافظی خواهید کرد. در عوض، از یک مقصد ساده استقبال کنید که در آن هر فاکتور، صرف نظر از مبدا، به طور خودکار جمع آوری می شود.

ورود خودکار داده ها

ورود داده ها اغلب آسیب کارآمدی است، اما لزومی ندارد. نرم‌افزار اتوماسیون حسابداری امروزه استخراج داده‌های مبتنی بر هوش مصنوعی را به جدول می‌آورد که دارای نرخ دقت خیره‌کننده 99%+ است. این بدان معناست که فاکتورها، رسیدها و سفارش‌های خرید شما بدون تلاش پرزحمت ورود دستی خوانده و پردازش می‌شوند. ساعت ها یا حتی روزهای کاری که می تواند تیم شما را نجات دهد بسیار ارزشمند است. این نوعی تغییر است که باعث می‌شود تیم شما بخواهد صبح سر کار بیاید، زیرا می‌داند می‌تواند روی کارهایی تمرکز کند که واقعاً به تخصص آنها نیاز دارد.

صدور و کدگذاری خودکار داده های دفتر کل

داده های استخراج شده به طور یکپارچه به دفتر کل نرم افزار حسابداری شما در زمان واقعی صادر می شود. علاوه بر این، کدگذاری این ورودی های GL صادر شده می تواند بسیار خسته کننده و مستعد خطا باشد. تکنیک‌های پیشرفته هوش مصنوعی مانند NLP و LLM برای مقابله با کار غرغر هستند. با خودکار کردن کدگذاری GL همراه با صادرات داده، بخش شما می‌تواند هوشمندانه‌تر کار کند، نه سخت‌تر، و اطمینان حاصل کند که مهارت‌های تیم در جایی که بیشتر مورد نیاز است استفاده می‌شود.

افزایش دقت با تأیید خودکار

جادوی تطبیق خودکار سه طرفه را نمی توان اغراق کرد. یکپارچه‌سازی صورت‌حساب‌ها، سفارش‌های خرید و یادداشت‌های تحویل، هم زمان صرف شده و هم احتمال خطا را کاهش می‌دهد - دیگر به دنبال رفع اختلافات یا ارسال ایمیل‌های بی‌شماری بعدی نیست. این سیستم فرآیند تأیید را با چنان دقتی انجام می دهد که به نظر می رسد مجموعه ای اضافی از چشمان معصوم را داشته باشید.

ساده سازی فرآیندها با تایید آسان

اتوماسیون گردش کار به این معنی است که تأییدیه ها دیگر یک گلوگاه نیستند. آن‌ها انعطاف‌پذیر می‌شوند و در جایی زندگی می‌کنند که سازمان شما انجام می‌دهد - خواه از طریق ایمیل، Slack یا Teams. این امر نیاز به تماس های تلفنی مخرب و رگبار بسیار آشنای یادآوری ها را از بین می برد. فرآیند تأیید شما به اندازه تیم شما چابک می شود و به طور یکپارچه با جریان عملیات روزانه شما سازگار می شود.

تسلط بر امور مالی با تطبیق خودکار

در نهایت اجازه دهید در مورد بستن کتاب ها صحبت کنیم. تطبیق خودکار این کار اغلب دشوار را تغییر می‌دهد و تراکنش‌های بانکی را با ورودی‌های دفتر در کسری از زمانی که پیش می‌برد تطبیق می‌دهد. کاری که روزها طول می کشید، اکنون در چند دقیقه قابل انجام است. تصور کنید که کتاب های ماهانه خود را با چنان سرعت و دقتی ببندید که تقریباً بتوانید صدای آسودگی جمعی تیم خود را بشنوید.

نانو شبکه برای اتوماسیون GL

ادغام نانو شبکه‌ها در دفتر کل فعلی شما می‌تواند شیوه مدیریت فرآیندهای GL خود را متحول کند. با استفاده از قدرت نانوشبکه‌ها، می‌توانید جمع‌آوری صورت‌حساب، ورود داده‌ها، صادرات داده‌ها، کدگذاری، تأیید، تأییدیه‌ها و تطبیق را به‌طور یکپارچه خودکار کنید. این نه تنها باعث صرفه جویی در زمان می شود، بلکه حاشیه خطا را نیز به میزان قابل توجهی کاهش می دهد و اطمینان حاصل می کند که داده های مالی شما دقیق و به روز هستند.

ثبت نام کنید app.nanonets.com.

حالا می توانید -

داستان های مشتری

از شرکت‌های کوچک گرفته تا شرکت‌های چند ملیتی، این داستان‌ها تأثیر تحول‌آفرین اتوماسیون حسابداری با نانو شبکه‌ها را در سراسر صنایع به نمایش می‌گذارند.

SaltPay: ساده سازی مدیریت فروشنده با یکپارچه سازی SAP

صنعت: خدمات و نرم افزار پرداخت
محل: لندن، انگلستان

چالش: SaltPay با وظیفه دلهره آور مدیریت دستی هزاران صورتحساب روبرو بود که برای مدیریت شبکه فروشنده گسترده آنها هم غیرعملی و هم ناکارآمد بود.

راه حل: Nanonets با ابزار مبتنی بر هوش مصنوعی خود برای استخراج داده های فاکتور وارد عمل شد و به طور یکپارچه با SAP یکپارچه شد. این ادغام نه تنها دقت داده ها را افزایش داد، بلکه کارایی فرآیند را نیز به طور قابل توجهی بهبود بخشید.

نتایج: این پیاده سازی منجر به کاهش 99 درصدی تلاش دستی شد و SaltPay را قادر ساخت تا بیش از 100,000 فروشنده را به طور مؤثر مدیریت کند. این بهبود شدید همچنین منجر به افزایش قابل توجه بهره وری و قابلیت های اتوماسیون شده است.

تاپی: خودکار کردن صورتحساب نگهداری اموال

صنعت: نرم افزار نگهداری اموال
محل: ولینگتون ، نیوزیلند

چالش: با بیش از 100,000 فاکتور ماهانه، تاپی به یک راه حل مقیاس پذیر و کارآمد برای مدیریت فاکتور در نگهداری اموال نیاز داشت.

راه حل: با استفاده از ابزار هوش مصنوعی نانوشبکه، استخراج خودکار داده‌های صورت‌حساب Tapi، یکپارچه‌سازی سریع با سیستم‌های موجود را که می‌تواند توسط کارکنان غیر فنی نگهداری شود، تسهیل می‌کند.

نتایج: زمان پردازش از 6 ساعت به تنها 12 ثانیه در هر فاکتور کاهش یافت، در کنار 70 درصد صرفه جویی در هزینه در صورتحساب و دستیابی به 94 درصد دقت اتوماسیون.

Pro Partners Wealth: خودکارسازی ورود داده های حسابداری در Quickbooks

صنعت: مدیریت ثروت و حسابداری
محل: کلمبیا، میسوری

چالش: Pro Partners Wealth به دنبال بهبود دقت و کارایی ورود داده‌ها برای صورت‌حساب بود، زیرا ابزارهای اتوماسیون موجود کوتاهی می‌کردند.

راه حل: نانوشبکه‌ها راه‌حلی متناسب با قابلیت‌های استخراج و یکپارچه‌سازی دقیق داده‌ها با QuickBooks ارائه کردند که امکان صدور صورت‌حساب ساده و اعتبارسنجی خودکار داده‌ها را فراهم می‌کرد.

نتایج: دقت استخراج داده‌ها از 95% فراتر رفت، با 40% صرفه‌جویی در زمان در مقایسه با ابزارهای OCR سنتی و بیش از 80% نرخ پردازش مستقیم، که نیاز به مداخله دستی را به حداقل رساند.

Augeo: پیشرفته اتوماسیون حساب های پرداختنی در Salesforce

صنعت: خدمات حسابداری و مشاوره
محل: ایالات متحده

چالش: Augeo به یک راه حل کارآمد حساب های پرداختنی نیاز داشت که بتواند به طور یکپارچه با Salesforce ادغام شود تا هزاران صورتحساب ماهانه را بدون بار سنگین پردازش دستی مدیریت کند.

راه حل: نانوشبکه‌ها یک پلتفرم مبتنی بر هوش مصنوعی را برای پردازش خودکار صورت‌حساب ارائه می‌کنند و یکپارچگی آسان با Salesforce را برای مدیریت کارآمد داده‌ها تسهیل می‌کنند.

نتایج: این راه حل زمان پردازش فاکتور را از 4 ساعت به 30 دقیقه در روز کاهش داد، به کاهش 88 درصدی در زمان ورود اطلاعات دستی دست یافت و سالانه 36,000 فاکتور را با دقت و کارایی بالا پردازش کرد.

---

این داستان های مشتری کاربرد گسترده و مزایای قابل توجه اتوماسیون حسابداری با نانو شبکه ها را نشان می دهد. با استفاده از ابزارهای مبتنی بر هوش مصنوعی و ادغام های یکپارچه، شرکت ها نه تنها فرآیندهای GL خود را بهینه می کنند، بلکه راه را برای تعالی عملیاتی گسترده تر هموار می کنند. سفر این سازمان‌ها بر پتانسیل اتوماسیون حسابداری برای متحول کردن عملیات مالی، افزایش کارایی، دقت و رشد در صنایع تاکید می‌کند.

• محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. به خودت قدرت بده دسترسی به اینجا.
• PlatoAiStream. هوش وب 3 دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
• PlatoESG. کربن ، CleanTech، انرژی، محیط، خورشیدی، مدیریت پسماند دسترسی به اینجا.
• PlatoHealth. هوش بیوتکنولوژی و آزمایشات بالینی. دسترسی به اینجا.
• منبع: https://nanonets.com/blog/what-is-a-general-ledger/