Im heutigen schnelllebigen Geschäftsumfeld ist eine effiziente Verwaltung von Debitorenbuchhaltung (AR) und Kreditorenbuchhaltung (AP) ist entscheidend für die Aufrechterhaltung eines gesunden Cashflows. Rechnungen sind dabei ein wesentlicher Bestandteil. Rechnungserstellung und Rechnungsbearbeitung sind entscheidende Schritte in diesen Prozessen.

NetSuites Das robuste Rechnungsverwaltungssystem bietet eine leistungsstarke Lösung zur Automatisierung und Rationalisierung des Rechnungsprozesses, steigert die Effizienz und verbessert Ihr Endergebnis.

This comprehensive guide dives deep into the capabilities of NetSuite for both AR and AP, empowering you to take control of your financial operations. We will also discuss NetSuite and AI-enabled automation to simplify some of the manual processes in AR and AP

NetSuite Invoicing – Debitorenbuchhaltung (AR)

Das Eintreiben von Zahlungen von Kunden kann für viele Unternehmen eine ständige Herausforderung sein. Mit den AR-Funktionen von NetSuite stehen Ihnen die Tools zur Verfügung, mit denen Sie den Prozess beschleunigen und Ihre Inkassoquote verbessern können:

Rechnungserstellung

Erstellen Sie schnell und einfach Rechnungen, indem Sie Kundenaufträge direkt in Rechnungen umwandeln. Dadurch entfällt die Notwendigkeit einer doppelten Dateneingabe, was die Genauigkeit gewährleistet und Ihnen wertvolle Zeit spart.

Klicken Sie unter Transaktionen -> Verkäufe -> auf „Rechnungen erstellen“.

Klicken Sie auf „Neue Transaktion“.

• Auf dem obigen Bildschirm können Sie das Formular auswählen. Geben Sie den Kunden und das Rechnungsdatum ein.
• Sie haben die Möglichkeit, mehrere Währungen und den entsprechenden Wechselkurs auszuwählen.
• Im Abschnitt „Artikel“ können Sie die Einzelposten angeben, die in Rechnung gestellt werden. In den darauffolgenden Registerkarten können Sie zusätzliche Rechnungsadressen und Steuerdetails hinzufügen.
• Bieten Sie Ihren Kunden eine bequeme und problemlose Möglichkeit, Rechnungen zu erhalten. Mit NetSuite können Sie Rechnungen elektronisch per E-Mail versenden oder ein sicheres Online-Portal für Zugriffs- und Self-Service-Optionen anbieten.

Anpassbare NetSuite-Rechnungsvorlagen

Entwerfen Sie professionelle Vorlagen, die Ihre Markenidentität widerspiegeln und wichtige Informationen wie Produktdetails, Preise, Zahlungsbedingungen und Fälligkeitstermine kommunizieren.

Unter Anpassung->Formulare->Transaktionsformulare können Sie verschiedene Rechnungsvorlagen auswählen.

Die verschiedenen verfügbaren Vorlagen finden Sie hier. Filtern Sie nach Rechnungstyp. Sie können eine neue Vorlage erstellen und den Typ „Rechnung“ auswählen.

Sie können aus der vorhandenen Vorlage auswählen und zum Bearbeiten auf „Anpassen“ klicken

In der Druckvorlage können Sie benutzerdefinierte HTML-Vorlagen auswählen, die eine erweiterte Änderung und Gestaltung ermöglichen

Sie können auf dem Startbildschirm unter Anpassung->Formulare->Erweiterte PDF-/HTML-Vorlagen verschiedene Rechnungsvorlagen auswählen.

So sieht der Editorbildschirm aus.

• Sie können auf die Schaltfläche „+“ klicken, um Felder in NetSuite einzuschließen.
• Zu den Feldern können Ihr Firmenname, Ihre Rechnung, Einzelposten usw. gehören.
• Beim Erstellen einer Rechnung werden die Felder in der Vorlage automatisch entsprechend der Rechnung ausgefüllt.

Dadurch entsteht eine nahtlose Möglichkeit, Vorlagen vorzudefinieren und zu visualisieren, wie sie aussehen würden. Sie können auch HTML-Vorlagen importieren.

Sie haben weitere Anpassungsoptionen, um Bilder einzubinden, in mehrere Spalten aufzuteilen, Seitenzahlen hinzuzufügen und mehr.

Es gibt weitere Funktionen, die die Debitoren- und Rechnungserfassung in NetSuite erleichtern.

• Mehrere Lieferoptionen: Sie können sie als PDF speichern und herunterladen oder Rechnungen direkt per E-Mail an Kunden senden.
• Automatisierte Zahlungserinnerungen: Lassen Sie nicht zu, dass ausstehende Rechnungen unbemerkt bleiben. Mit NetSuite können Sie automatische Zahlungserinnerungen einrichten, die Kunden über überfällige Zahlungen informieren. Sie können den Zeitpunkt und die Häufigkeit dieser Erinnerungen anpassen, um Kunden zu einer pünktlichen Zahlung zu bewegen.
• Zahlungstransparenz in Echtzeit: Erhalten Sie Echtzeit-Einblicke in Ihre AR-Alterung. NetSuite bietet detaillierte Berichte, die Ihre Forderungen anhand ihrer Fälligkeitstermine kategorisieren, sodass Sie überfällige Zahlungen identifizieren und Inkassobemühungen priorisieren können.

Weitere Anpassungen mit SuiteApp

Das Elektronische Rechnungs-SuiteApp soll die folgenden Anpassungen unterstützen:

• Benutzerdefinierte Versandmethoden– Ein Administrator muss E-Dokument-Versandmethoden erstellen, die im Transaktionsdatensatz und im E-Dokument-Paketdatensatz zur Auswahl stehen. Sendemethoden müssen als benutzerdefinierte Plug-Ins statt als Skripte implementiert werden.
• Planung der Generierung ausgehender E-Dokumente– Mit der Electronic Invoicing SuiteApp kann ein Administrator ein Skript bereitstellen, um mehrere E-Dokumente gleichzeitig zu generieren, anstatt E-Dokumente für jede Transaktion manuell zu erstellen.
• Planung des ausgehenden E-Dokument-Versands – Wie das Skript zur Massengenerierung von E-Dokumenten verfügt auch die Electronic Invoicing SuiteApp über ein Skript für den automatischen, geplanten Versand ausgehender E-Dokumente. Das Skript versendet nur ausgehende E-Dokumente, deren Status „Bereit zum Senden“ ist.

Rechnungsbearbeitung: Kreditorenbuchhaltung

Für viele Unternehmen ist die Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung mit einem Berg an Papierkram und mühsamer Dateneingabe verbunden.

• Unter Transaktionen -> Verbindlichkeiten -> Rechnungen können Sie eine neue Rechnung hinzufügen und vorhandene anzeigen.
• Manuell erstellt, für die Rechnung sind zusätzliche Informationen zu Einzelposten, Betrag, Steuern usw. erforderlich.
• Sobald die Rechnung hinzugefügt wurde, können Sie sie überprüfen und genehmigen

Dies wäre auch mit Zahlungsaufforderungen verknüpft und kann als bezahlte Rechnung genehmigt werden. Allerdings handelt es sich hierbei um einen eher manuellen Prozess, der auch fehleranfällig ist. Hier kommt der Bedarf an Automatisierung und KI-gesteuerten Prozessen ins Spiel.

Die AP-Aufgaben, die wahrscheinlich am meisten von der Automatisierung profitieren, sind diejenigen, bei denen Sie die Bearbeitungszeit verkürzen oder die Genauigkeit erhöhen und so Geld sparen können. Im Vergleich zur manuellen Verarbeitung AP-Automatisierung kann die folgenden Schritte deutlich verbessern:

• Dateneingabe Automatisierung Datenerfassung von Rechnungen und anderen Quelldokumenten ist schneller und weniger fehleranfällig als die manuelle Eingabe von Daten.
• Rechnungsabgleich. Rechnungen können automatisch mit Belegen wie Bestellungen und Empfangsdokumenten abgeglichen werden (Drei-Wege-Matching). Dieser automatische Abgleich ist schneller und genauer als der manuelle Abgleich, insbesondere für Unternehmen, die andernfalls möglicherweise an verschiedenen Standorten gespeicherte Dokumente abgleichen müssten.
• Rechnungen kodieren. Sie können Regeln festlegen, die automatisch den richtigen General festlegen Ledger-Code für jede RechnungDadurch entfallen der mit der manuellen Codierung verbundene Zeitaufwand und die Inkonsistenzen.
• Genehmigungsrouting. Die elektronische Weiterleitung an alle erforderlichen Genehmiger ist schneller als das manuelle Versenden von Dokumenten an jeden von ihnen und ermöglicht außerdem eine bessere Nachverfolgung im gesamten Arbeitsablauf.

Mit der Payment Automation SuiteApp können Sie Lieferantenzahlungen automatisieren und Ihre Kreditorenbuchhaltungs- und Abstimmungsabläufe effizient verwalten. Zahlungsautomatisierung ist ein Teil davon Bezahltes AP Automation-Modul. Diese SuiteApp hat ihre Grenzen, und hier kommen Integrationen von Drittanbietern und andere SuiteApps ins Spiel und bieten zusätzliche Vorteile:

Diese SuiteApp hat ihre Grenzen, und hier kommen Integrationen von Drittanbietern und andere SuiteApps ins Spiel und bieten zusätzliche Vorteile:

• Integrieren Sie Rechnungen, Bestellungen usw. aus mehreren Quellen und ziehen Sie sie ein. Kein Drag-and-Drop, E-Mailen oder Verbinden Ihres Google Drive usw. mehr.
• Komplexe Genehmigungseinstellungen mit Erinnerungen zur Genehmigung und Nachverfolgung
• KI zum Abgleichen von Rechnungen, Bestellungen und allen verschiedenen Designs, in denen sie vorliegen.
• Weitere Zahlungsoptionen und Integrationen mit Stripe, Wise, Revolut und ACH.

Nanonetze: Ihr AP-Automatisierungs-Champion

Nanonets ist eine leistungsstarke AP-Automatisierungslösung, die die Magie der künstlichen Intelligenz (KI) nutzt, um die Rechnungsverarbeitung zu optimieren und sich nahtlos in NetSuite und andere Integrationen integrieren lässt

Nanonets genießt das Vertrauen von über 10,000 Marken und verfügt über erstklassige Rechnungserkennungs- und KI-Software für die genaue Erkennung und Verarbeitung von Kreditorenbuchhaltungsrechnungen

Hier ist ein Einblick, wie Nanonets den AP-Workflow automatisiert:

1. Automatisierter Rechnungseingang: Rechnungen in Nanonets importieren aus mehreren Quellen ist das Beste seiner Klasse 
2. Automatisierte Dateneingabe: Nanonets extrahiert strukturierte Daten aus Ihren Rechnungen, unabhängig vom Rechnungsformat und davon, ob die Rechnung gescannt oder digital ist.
3. Automatisierte Überprüfung: Zwei-Wege-Matching und darüber hinaus. Gleichen Sie Rechnungsinformationen mit offenen Bestellungen, Lieferscheinen und anderen Kreditorenbuchhaltungsdokumenten ab.
4. Mehrstufiges Genehmigungsrouting: Senden Sie automatisierte Benachrichtigungen an die richtige Person in der Organisation weiterzuleiten, um Rechnungen vor der Genehmigung zu prüfen.
5. Automatisierte Zahlungsplanung und -verarbeitung: Rechnungen mit einer beliebigen Zahlungsmethode bezahlen
6. Echtzeitsynchronisierung: Importieren Sie Ihren NetSuite-Kontenplan und erstellen Sie Regeln zum Kodieren von Dokumenten Ihrer Lieferanten.

Durch die Automatisierung dieser kritischen Aufgaben reduziert Nanonets den manuellen Aufwand erheblich, minimiert Fehler und beschleunigt den Kreditorenbuchhaltungsprozess, sodass sich Ihr Team auf strategischere Aufgaben konzentrieren kann.

Die Kraft der Integration freisetzen

Die Integration von Nanonets mit NetSuite eröffnet Unternehmen jeder Größe viele Vorteile. Hier sind einige der überzeugendsten Vorteile:

• Reduzierter Aufwand: Nanonets automatisiert die Rechnungsverarbeitung und entlastet Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam.
• Verbesserte Genauigkeit: Durch die Integration werden Fehler reduziert und die Datenintegrität sichergestellt.
• Schnellere Verarbeitung: Automatisieren Sie Aufgaben für schnellere Genehmigungen und Zahlungen.
• Erhöhte Sichtbarkeit: Gewinnen Sie Einblicke mit Echtzeit-Dashboards.
• Verbesserte Compliance: Gewährleistet einen optimierten und überprüfbaren AP-Prozess.

Durch die Integration von Nanonets mit NetSuite können Kreditorenbuchhaltungsvorgänge automatisiert und optimiert werden. Diese Kombination kann den AP-Prozess rationalisieren, Kosten senken und das Team in die Lage versetzen, sich auf strategischere Initiativen zu konzentrieren.

Machen Sie den ersten Schritt in Richtung AP-Automatisierung

Nanonets automatisieren die Kreditorenbuchhaltung, was Effizienz, Genauigkeit und einen robusten Finanzprozess fördert. Nutzen Sie KI und maschinelles Lernen, um im Finanzmanagement führend zu sein. Beseitigen Sie Fehler, automatisieren Sie Aufgaben und integrieren Sie AP nahtlos. Erfahren Sie in einer kostenlosen Demo, wie Nanonets maßgeschneiderte Lösungen entwickelt. Betreten Sie mit Nanonets die Zukunft des Finanzwesens.

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• Quelle: https://nanonets.com/blog/managing-invoices-in-netsuite/