Đôi khi, các quy trình kinh doanh cơ bản có thể tốn nhiều thời gian hơn những gì các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nhận ra. Ví dụ, việc lập hóa đơn là một việc gì đó mỗi nhóm kế toán phải học cách quản lý.

Về cốt lõi, việc lập hóa đơn có vẻ đơn giản: nhà cung cấp cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, nêu chi tiết các mặt hàng được cung cấp và gửi hóa đơn cho khách hàng (AKA là hóa đơn). Khi đó khách hàng hóa đơn nhận hóa đơn, xác minh tính chính xác của nó và gửi thanh toán cho nhà cung cấp. 

Đơn giản phải không? Có vẻ như vậy nhưng thực tế, 66% doanh nghiệp nói rằng họ chi tiêu nhiều hơn Năm ngày xử lý hóa đơn hàng tháng. Chỉ với 20-25 ngày làm việc mỗi tháng, tác động của việc sử dụng cả XNUMX ngày để gửi, nhận và xử lý các khoản thanh toán hóa đơn là một bước tiến lớn đối với nhóm tài khoản phải thu và nhóm tài khoản phải trả của tổ chức.

Ngày nay, một trong những cách tốt nhất để giải quyết sự thiếu hiệu quả của quy trình và nâng cao hiệu quả của tổ chức là đầu tư vào các giải pháp SaaS kỹ thuật số để hợp lý hóa các quy trình nói trên. Xero, một trong những công cụ kế toán SaaS hàng đầu dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, giúp giải quyết sự thiếu hiệu quả liên quan đến lập hoá đơn và các thách thức khác trong chu kỳ kế toán.

Riêng phần mềm hóa đơn Xero là một giải pháp mạnh mẽ, nhưng khi kết hợp với các phần mềm khác Tự động hóa AP công cụ, hiệu quả của nó tăng theo cấp số nhân. Hãy cùng xem các giải pháp hóa đơn Xero có thể cung cấp cho doanh nghiệp những gì, sau đó xem Xero có thể làm gì khi kết hợp với các dịch vụ SaaS khác.

Phần mềm lập hóa đơn Xero cho các khoản phải thu

Tất cả đều quá quen thuộc với những thách thức về dòng tiền và việc theo đuổi các khoản thanh toán hóa đơn quá hạn, những tài khoản có thể nhận được nhóm có trách nhiệm thu thập tất cả số tiền mà doanh nghiệp kiếm được. Cho dù tổ chức là B2B hay B2C, nhóm AR đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng tiền mặt chảy vào doanh nghiệp với tốc độ hỗ trợ chi phí kinh doanh và các sáng kiến ​​tăng trưởng.

Cách thực hiện AR trong Xero

Thay vì tạo hóa đơn theo cách thủ công cho từng khách hàng, gửi email riêng lẻ để thông báo cho người dùng về các khoản thanh toán sắp tới và xây dựng báo cáo dòng tiền thủ công, nhóm AR có thể tích hợp Xero vào hệ sinh thái AR để truy cập một số tính năng hữu ích và khả năng lập hóa đơn tự động.

Với Xero, việc tạo hóa đơn và mọi công việc sau đó dễ dàng hơn nhiều. Bạn sẽ được yêu cầu chọn giữa “lập hóa đơn cổ điển” và “lập hóa đơn mới” trong Xero; nếu mục tiêu của bạn là hiệu quả, hãy chọn "lập hóa đơn mới" để giảm khối lượng công việc và tăng dữ liệu thủ công. Đây là cách tạo hóa đơn khi sử dụng Xero “hóa đơn mới”:

1. Đảm bảo thông tin liên hệ của khách hàng được thêm vào Xero trước. Với cách lập hóa đơn mới, bạn có thể tự động điền các chi tiết này vào một số trường. 
2. Tới "Hóa đơn" mô-đun trong ứng dụng Xero. 
3. Bắt đầu nhập tên khách hàng vào "Đến" và thông tin chi tiết về khách hàng sẽ được điền trong hóa đơn.
4. Điền vào tất cả các trường bắt buộc như "Số lượng sản phẩm," và "Giá."
5. Các chi tiết đơn hàng kéo và thả để di chuyển chúng theo một thứ tự nhất định.
6. Khi hóa đơn được điền xong, hãy chọn “Lưu và thêm cái khác” or "Nộp để được chấp nhận."

Phần mềm hóa đơn Xero không chỉ cho phép các chuyên gia AR gửi lời nhắc thanh toán tự động và tạo hóa đơn tùy chỉnh một cách dễ dàng mà còn cung cấp một loạt các tính năng nhắm mục tiêu AR, chẳng hạn như:

Theo dõi trạng thái hóa đơn

Việc phân phối hóa đơn lần đầu tiên đã đủ khó khăn; Xero không chỉ chuyển đổi quy trình tạo hóa đơn ban đầu chỉ bằng vài cú nhấp chuột mà còn cung cấp khả năng theo dõi và phân tích hóa đơn trong thời gian thực. Có khách hàng nào còn nợ thanh toán hoặc tiếp tục gặp vấn đề về thanh toán không? Xero có thể giúp thông báo cho nhóm AR trước khi công ty của bạn mất đi số tiền khó kiếm được.

Xử lý Thanh toán Trực tuyến

Khách hàng không còn gửi séc nữa - họ muốn thanh toán trực tuyến! Việc xử lý thanh toán trực tuyến nằm trong tầm tay với các plugin phù hợp của bên thứ ba có sẵn thông qua Xero. Khách hàng sẽ thích sự dễ dàng của nó và nhóm AR sẽ thích rằng đó phần lớn là một quy trình không cần động chạm từ phía họ.

Mẫu hóa đơn Xero

Hóa đơn chính thức với kiểu dáng thống nhất, logo nhúng, tỷ lệ sai sót thấp có thể giúp doanh nghiệp xây dựng thương hiệu uy tín, tin cậy và với mẫu hóa đơn Xero, việc hóa đơn sơ sài là điều khó tránh khỏi.

Để tạo mẫu hóa đơn Xero, hãy làm theo các bước dưới đây:

1. Nhấp vào tên của nhà cung cấp, sau đó nhấp vào, “Cài đặt.”
2. Truy cập “Cài đặt hóa đơn.”
3. Chọn “Chủ đề xây dựng thương hiệu mới.”
4. Nhập nhãn để tham khảo mẫu hóa đơn Xero cụ thể này trong tương lai. Cái gì đó như “Mẫu hóa đơn hàng tháng của khách hàng XYZ” sẽ hoạt động.
5. Tùy chỉnh thiết kế hóa đơn và thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào cần thiết. 
6. Nhấp chuột "Tiết kiệm."
7. Để xem các mẫu hóa đơn đã lưu, tìm tên mẫu bạn muốn xem hoặc sử dụng rồi nhấp vào “Xem trước.”

Hóa đơn Xero Proforma 

Hầu hết các doanh nghiệp gửi hóa đơn sau khi hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp, nhưng nếu tổ chức của bạn dựa vào hóa đơn chiếu lệ được sử dụng trước khi cung cấp dịch vụ của bạn cho người dùng cuối thì Xero sẽ không loại bạn. Hóa đơn chiếu lệ Xero tương tự như mẫu hóa đơn Xero, nhưng chúng có cấu trúc hơi khác một chút để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn.

Xero để xử lý hóa đơn trong tài khoản phải trả

Ở phía bên kia của quá trình lập hóa đơn, các khoản phải trả nhóm làm việc không mệt mỏi để xử lý các hóa đơn đến, xác minh rằng hàng hóa và dịch vụ đã được nhận phù hợp với nội dung trên hóa đơn, điều hướng quy trình phê duyệt thanh toánvà gửi thanh toán cho các nhà cung cấp đang chờ.

Cách thực hiện AP trong Xero

Cũng giống như các đối tác AR của họ, các thành viên nhóm AP có thể dựa vào phần mềm hóa đơn Xero để giúp cuộc sống của họ dễ dàng hơn theo một số cách. Có lẽ chức năng nổi bật nhất của Xero trong không gian AP là nhập và xử lý hóa đơn.

Từng bước một, đây là những gì có thể trông giống như:

1. Sau khi nhà cung cấp gửi hóa đơn, bạn có thể tải bản PDF của hóa đơn lên Xero. 
2. Để xác minh hóa đơn hoặc bắt đầu quá trình phê duyệt, hãy đi tới "Kinh doanh" menu và chọn “Hóa đơn.”
3. Tiến hành xác minh hóa đơn thủ công bằng cách so sánh mô tả mặt hàng, số lượng và giá cả với hàng hóa hoặc dịch vụ nhận được. 
4. Sau khi đã sẵn sàng để phê duyệt, người phê duyệt có thể nhấp vào “Phê duyệt và gửi email” gửi hóa đơn để thanh toán. 

Bạn cũng có thể chuyển tiếp hóa đơn đến một địa chỉ email cụ thể để quét một số chi tiết đã điền

Các tính năng khác của Xero mà các nhóm AP yêu thích là: 

Quản lý hóa đơn đơn giản

Việc theo dõi các khoản nợ ngắn hạn tồn đọng có thể là một thách thức; với nhiều loại hóa đơn đến hạn vào các thời điểm khác nhau trong suốt tháng, nhóm AP phải thực hiện công việc hành chính cho họ. Với phần mềm hóa đơn Xero, việc theo dõi ngày đến hạn sắp tới và các hóa đơn chưa thanh toán sẽ trở nên tự động. 

Khả năng thanh toán hàng loạt

Bằng cách cho phép thanh toán hàng loạt trong phần mềm hóa đơn Xero, các nhóm AP có thể nhập dữ liệu thủ công ít hơn nhiều và giảm thời gian xử lý khi thực hiện thanh toán.

Quy trình công việc phê duyệt

Với khả năng quy trình phê duyệt có thể tùy chỉnh trong Xero, các nhóm AP có thể gửi thanh toán hóa đơn thông qua các kênh phê duyệt phù hợp ngay trong chính nền tảng. Không còn chuỗi email dài và thanh toán bị trì hoãn do hộp thư đến lộn xộn. 

Hòa giải ngân hàng

Xero tự động hóa việc đối chiếu các khoản thanh toán được thực hiện trên hóa đơn, đơn giản hóa quá trình đối chiếu các giao dịch với hóa đơn tương ứng. Tính năng này đảm bảo hồ sơ tài chính chính xác và giảm nguy cơ sai sót.

Những lỗ hổng đáng chú ý trong quy trình Xero AP

Rõ ràng là Xero mang lại động lực lớn cho đội ngũ kế toán trong các doanh nghiệp đang phát triển ở nhiều ngành khác nhau. Nền tảng này đáng tin cậy, được thử nghiệm tốt và không ngừng phát triển, nhưng có rất nhiều cách khác để nâng cao quy trình AP và AR bằng các công cụ lấy tự động hóa làm trung tâm. Nói một cách đơn giản – có rất nhiều thứ mà Xero không thể làm, cũng vậy. Một số hạn chế lớn nhất đối với các nhóm AP sử dụng phần mềm hóa đơn Xero là:

Hạn chế thu thập hóa đơn

Xero rất tốt để quét và lưu trữ các tài liệu kinh doanh như hóa đơn, nhưng nó rất hạn chế trong việc trích xuất các điểm dữ liệu quan trọng từ hình ảnh được quét. Điều này khiến các nhóm AP bị mắc kẹt với các nhiệm vụ nhập dữ liệu thủ công mỗi khi nhận được hóa đơn mới. Nói về một thời gian hút!

Hạn chế về độ phức tạp trong kinh doanh

Phần mềm hóa đơn Xero không cung cấp quá nhiều tùy chỉnh cho hóa đơn và hóa đơn, khiến việc hợp lý hóa các quy trình AP trở nên khó khăn.

Giới hạn quy trình phê duyệt

Nếu bạn đang tìm cách thiết lập quy trình làm việc cực kỳ phức tạp hoặc quy trình làm việc thích ứng tùy thuộc vào số tiền hóa đơn, thì bạn sẽ cần một công cụ tự động hóa bổ sung để biến điều đó thành hiện thực.

Giới hạn báo cáo

Vào thời điểm mà các nhà lãnh đạo doanh nghiệp mong đợi những hiểu biết sâu sắc theo thời gian thực khi đưa ra quyết định, Xero sẽ không thể cung cấp mức độ chi tiết cần thiết để đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu mà bạn có thể tin tưởng.

Nanonet cho tự động hóa AP

 Hãy nói rõ: Xero bổ sung thêm giá trị to lớn cho toàn bộ chu trình kế toán. Giải pháp SaaS kỹ thuật số giúp đưa các doanh nghiệp bước vào thời đại kỹ thuật số, nhưng với sự tích hợp và công cụ bổ sung phù hợp, Xero có thể làm được nhiều hơn thế. Với Ống nano, một sản phẩm SaaS tự động hóa AP, tất cả các lỗ hổng AP được tiết lộ ở trên đều có thể được giải quyết nhanh chóng.

Sử dụng Nanonet để tự động hóa AP trong Xero

Sau khi tích hợp Nanonets với phần mềm hóa đơn Xero, bạn sẽ thích sự tăng cường đó Tự động hóa AP cung cấp cho chức năng tổng thể. Ví dụ: 

Công nghệ OCR và xử lý hóa đơn tự động

Sử dụng Nhận dạng ký tự quang học (OCR), Nanonet có thể đọc và trích xuất dữ liệu chính từ hóa đơn đến và giảm việc nhập dữ liệu thủ công. Đừng lo lắng; hồ sơ hóa đơn cũng sẽ được ghi lại trong Xero, đảm bảo khớp dữ liệu hoàn hảo giữa hai nền tảng mà không cần bất kỳ sự can thiệp nào của con người. Hiện nay, xử lý hóa đơn - Bao gồm cả hai chiều và kết hợp ba chiều – có thể được thực hiện tự động. 

Tự động hóa thanh toán

Với Nanonets tích hợp Stripe, Wise và ACH, tự động hóa thanh toán không chỉ là giấc mơ; đó là sự thật Các nhóm AP có thể sử dụng tích hợp Nanonets và Xero để tự động hóa quá trình thanh toán. Các quy tắc tùy chỉnh cũng có thể được áp dụng trong suốt quá trình. Xây dựng quy trình phê duyệt được cá nhân hóa, đặt giới hạn thanh toán và tăng cường bảo mật bằng các quy tắc khác.

Quản lý nhà cung cấp

Lựa chọn nhà cung cấp đủ khó; việc cập nhật và chính xác tất cả thông tin của họ trong Xero có thể là một công việc không bao giờ kết thúc. Với Nanonets, thông tin nhà cung cấp có thể được cập nhật tự động dựa trên dữ liệu hóa đơn hiện tại, giúp việc quản lý nhà cung cấp trở nên đơn giản nhất có thể.

Báo cáo thế hệ tiếp theo

Ngay từ đầu, bảng điều khiển và tính năng báo cáo tự động đã là một phần trong các dịch vụ của Nanonets. Chỉ với một vài bài tập nhấp và thả, nhóm AP của bạn – và các nhóm kế toán khác – có thể có báo cáo bao gồm tất cả các cơ sở.

Nanonets và Xero phối hợp với nhau như thế nào

Việc thiết lập tích hợp giữa Nanonets và Xero thường chỉ mất vài phút. Dưới đây là hình minh họa về Nanonets nhận hóa đơn từ nhiều nguồn như DropBox và GMail và xử lý chúng.

Điều này không chỉ giới hạn ở hóa đơn mà còn cả PO và các tài liệu khác. Sau khi phê duyệt quy trình làm việc mà bạn có thể thiết lập, dữ liệu đã sẵn sàng để đồng bộ hóa trong Xero.

Nanonet có thể xử lý hóa đơn, trích xuất thông tin quan trọng, gửi thông tin đó đến Xero và tự động hóa các quy trình. Sự tích hợp này đã có sẵn trong nhiều năm, khiến nó trở thành thứ mà bạn và tổ chức của bạn có thể bắt đầu hưởng lợi từ NGAY BÂY GIỜ. Đừng chờ đợi để trải nghiệm những lợi ích của Nanonets và Xero; bắt đầu ngay bây giờ.

Lợi ích của việc ghép nối Nanonet với Xero

Mạnh mẽ riêng biệt và không thể ngăn cản cùng nhau, Nanonets và Xero sẵn sàng thay đổi cách làm việc của các chuyên gia kế toán. Việc có một giải pháp ERP mạnh mẽ hoặc giải pháp kế toán dễ sử dụng không còn đủ nữa; tự động hóa là điều bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp và với Nanonets, hành trình tự động hóa trở nên dễ quản lý hơn nhiều. 

Bằng cách đầu tư thời gian và nguồn lực vào việc thiết lập những công cụ này, bạn sẽ thấy lợi tức đầu tư được hiện thực hóa theo nhiều cách khác nhau.

• Năng suất - Thứ nhất, năng suất sẽ tăng vọt. Tự động hóa không chỉ giúp các nhiệm vụ trở nên hiệu quả hơn mà còn cho phép nhóm AP và AR của bạn tập trung nỗ lực vào các khía cạnh giá trị gia tăng hơn của doanh nghiệp. 
• Thu được tài chính – Năng suất được nâng cao dẫn đến kết quả tài chính được cải thiện cho doanh nghiệp.
• Sự hài lòng của nhóm – Nanonets và Xero làm cho những người thực hiện công việc bớt căng thẳng hơn và hạnh phúc hơn trong công việc nói chung. Khi bạn có một đội ngũ nhân viên vui vẻ, cả thế giới sẽ mở ra. 

Khi sử dụng cùng nhau, bạn có thể tận hưởng tất cả khả năng kế toán của Xero với sức mạnh tự động hóa của Nanonet. Khi năng suất bắt đầu tăng lên, các lỗi thủ công bắt đầu giảm và khách hàng cũng như nhân viên của bạn ngày càng vui vẻ hơn, bạn sẽ rất vui vì mình đã làm được điều đó.

Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đang thực sự muốn thay đổi mọi thứ không nên tìm đâu xa; những công cụ này sẽ thay đổi cách hoạt động kinh doanh của bạn từ đầu đến cuối. Để bắt đầu ngay hôm nay, hãy liên kết Nanonets với Xero và bắt đầu làm việc!

Lên lịch bản trình diễn

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/managing-invoices-on-xero/