Thủ tục giấy tờ luôn là kẻ thù truyền kiếp của bất kỳ doanh nghiệp nào. Với sự ra đời của công nghệ hiện đại ở mọi ngóc ngách, mọi người đều nghĩ rằng chúng ta sẽ thực sự đạt được một môi trường không giấy tờ. Tuy nhiên, chúng tôi vẫn gặp khó khăn với rất nhiều giấy tờ trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào vì nhiều biểu mẫu và tài liệu vẫn được thực hiện thủ công.
Đây là lúc PDF OCR bước vào và thể hiện mình như một công cụ thay đổi cuộc chơi dành cho mục đích sử dụng cá nhân và doanh nghiệp trong thời đại công nghệ tiên tiến này. OCR không chỉ giúp chuyển đổi tất cả tài liệu thành dạng kỹ thuật số mà còn cho phép các doanh nghiệp hợp lý hóa các quy trình và luồng công việc của họ. Theo một học của Yell, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm khoảng 35000 USD hàng năm bằng cách áp dụng công nghệ OCR dựa trên AI để tự động hóa quy trình làm việc của họ.
Với những lợi ích như vậy, chúng tôi sẽ tìm hiểu sâu về thế giới của OCR và cách bạn có thể cách mạng hóa quy trình công việc của mình bằng công nghệ PDF OCR.
PDF OCR là gì?
Đôi khi chúng tôi cần quét tài liệu của mình; Tuy nhiên, quét tài liệu qua OCR và chỉ chụp một bức ảnh đơn giản là hai thế giới khác nhau.
PDF OCR chuyển đổi văn bản trong tài liệu PDF thành văn bản có thể chỉnh sửa và tìm kiếm được bằng công nghệ OCR.
PDF OCR không chỉ sao chép tài liệu ở dạng kỹ thuật số mà còn tạo dữ liệu ở dạng có thể lập chỉ mục và tìm kiếm dễ dàng. Nó khá hữu ích trong môi trường làm việc vì nó giúp số hóa các loại dữ liệu khác nhau được ghi trên giấy, có thể là biểu mẫu in tay, hộ chiếu, tài liệu, hóa đơn hoặc biên lai.
Bằng cách này, bạn không cần tủ bao phủ không gian văn phòng lớn mà cần ổ cứng ngoài hoặc có thể là bộ lưu trữ đám mây, giúp tài liệu dễ dàng lưu giữ, theo dõi và tìm kiếm trong vài phút. Việc thêm AI vào tính năng này giúp làm việc dễ dàng hơn.
PDF OCR hoạt động như thế nào?
Hãy xem những gì xảy ra trong khi bạn OCR PDF của bạn.
Hình ảnh nguồn
Quá trình PDF OCR thường bao gồm các bước sau như được đề cập trong hình ảnh:
- Tiền xử lý ảnh: Điều đầu tiên là loại bỏ hiện tượng méo hoặc mờ trong tệp PDF. Ngoài ra, trong trường hợp tài liệu được quét, bạn có thể cần tăng cường độ tương phản và độ sáng của PDF để cải thiện khả năng phát hiện dữ liệu.
- Phát hiện văn bản: Sau khi PDF được xử lý trước, nó sẽ được đưa vào phần mềm OCR để phân tích tài liệu để tìm các mẫu văn bản. Bây giờ, bước tiếp theo là xác định ranh giới của từng ký tự, từ và dòng trong tài liệu. Điều này liên quan đến kết hợp mờ, hộp giới hạnvà OCR vùng.
- Nhận dạng và tái tạo ký tự: Phần mềm OCR nhận dạng từng ký tự và tái tạo lại văn bản bằng cách kết hợp các ký tự được nhận dạng thành từ và câu.
- Xử lý hậu kỳ: Cuối cùng, văn bản được nhận dạng được chỉnh sửa và sửa chữa để đảm bảo tính chính xác và dễ đọc.
Toàn bộ quy trình này vẫn giữ nguyên đối với các tệp PDF, hình ảnh hoặc tệp PDF được quét và chuyển đổi nó thành tài liệu PDF có thể tìm kiếm và chỉnh sửa được.
Bạn đang muốn OCR PDF một cách dễ dàng? Hãy dùng thử công cụ PDF OCR của Nanonets và trích xuất văn bản, bảng, v.v. từ các tệp PDF khi đang di chuyển.
Lợi ích của việc sử dụng PDF OCR cho doanh nghiệp của bạn
Người ta không thể nhấn mạnh lý do tại sao bạn cần PDF OCR cho doanh nghiệp của mình (hoặc thậm chí là nhà của bạn) ngay lập tức! Lợi ích, ưu điểm và khả năng là vô tận khi bạn chuyển từ quét tài liệu thủ công và bán tự động sang sử dụng PDF OCR cho cùng một tác vụ.
Chuyển đổi tài liệu của bạn thành cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm
Các tệp PDF không thể chỉnh sửa. Sử dụng PDF OCR, doanh nghiệp có thể chuyển đổi tài liệu thành một PDF có thể tìm kiếm cơ sở dữ liệu giúp dễ dàng tìm kiếm các tài liệu quan trọng chỉ bằng một từ khóa.
Tiết kiệm chi phí & thời gian
Sử dụng PDF OCR không chỉ tiết kiệm hàng giờ làm việc quá mức mà còn tiết kiệm tiền từ việc sử dụng giấy và nhân lực bổ sung. Goldman Sachs trong một học, tiết lộ rằng 2.7 nghìn tỷ đô la Đô la được sử dụng hàng năm để xử lý hóa đơn trên giấy của họ
Tăng cường tuân thủ
PDF OCR giúp định vị và tạo tài liệu dễ dàng hơn khi cần bằng cách chuyển đổi tài liệu vật lý sang định dạng kỹ thuật số và làm cho chúng có thể tìm kiếm được.
Quản lý tài liệu tích hợp
Công nghệ PDF OCR có thể được tích hợp với các ứng dụng phần mềm khác, chẳng hạn như hệ thống quản lý tài liệu, để hợp lý hóa quy trình xử lý tài liệu và nâng cao hiệu quả.
Tính linh hoạt
Công nghệ OCR có thể nhận dạng văn bản bằng nhiều ngôn ngữ và phông chữ, làm cho nó phù hợp với nhiều ứng dụng và ngành khác nhau.
Một số tùy chọn trả phí và miễn phí có sẵn trên internet cho PDF OCR. Tuy nhiên, mọi công cụ đều có ưu và nhược điểm, về cơ bản dựa trên cách bạn sử dụng nó. Chúng tôi liệt kê các công cụ PDF OCR hàng đầu hiện có để bạn có thể chọn công cụ tốt nhất dựa trên nhu cầu của mình. Làm thế nào bạn chọn một trong những? Chúng tôi cũng có một số mẹo và thủ thuật dành cho bạn sau này.
#1. mạng nano
Nanonets là một nền tảng dựa trên AI cung cấp khả năng PDF OCR mạnh mẽ cho các doanh nghiệp và cá nhân. Nanonets vượt trội so với tất cả các phần mềm PDF OCR khác nhờ thiết lập dễ dàng và linh hoạt cũng như khả năng xử lý dữ liệu phi cấu trúc với sự trợ giúp của AI.
Cho dù bạn cần số hóa hồ sơ giấy cũ, trích xuất dữ liệu từ hóa đơn hoặc biên lai hay cải thiện khả năng tìm kiếm và khả năng truy cập tài liệu của mình, Nanonets đều cung cấp giải pháp linh hoạt và thân thiện với người dùng có thể giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.
Ưu điểm
- UI hiện đại
- Dễ sử dụng
- Tài liệu tuyệt vời và hỗ trợ khách hàng
- Tích hợp 2 chiều và các tùy chọn tùy chỉnh dễ dàng
Nhược điểm
- Table Capture AI không đạt yêu cầu
- Không thể xử lý các đột biến âm lượng rất lớn cùng một lúc
Nanonetsis được hơn 500 doanh nghiệp và hơn 30,000 người trên khắp thế giới tin cậy để trích xuất văn bản từ hơn 30 triệu tài liệu mỗi năm.
Bạn có muốn tự động hóa bất kỳ quy trình tài liệu nào trong tổ chức của mình không? Chúng tôi rất muốn hiểu các vấn đề của bạn và giúp bạn khắc phục chúng một cách nhanh chóng. Đặt cuộc gọi tư vấn miễn phí với các chuyên gia tự động hóa của chúng tôi hoặc dùng thử miễn phí.
#2. Adobe AcrobatPro
Adobe Acrobat pro là công cụ đọc PDF được sử dụng nhiều nhất, được xây dựng từ đầu đến cuối xử lý văn bản khả năng và chức năng OCR mạnh mẽ. Nó đã sử dụng chức năng PDF OCR để chuyển đổi tài liệu được quét thành tài liệu có thể tìm kiếm và chỉnh sửa được. Các tính năng hàng đầu của nó bao gồm lập chỉ mục tài liệu, đa ngôn ngữ, trích xuất dữ liệuvà chỉnh sửa tìm kiếm văn bản.
Ưu điểm
- Dễ sử dụng
- Khả năng chấp nhận toàn cầu
- Điện thoại di động thân thiện
- Miễn phí cho các chức năng cơ bản
Nhược điểm
- Các tính năng nâng cao được mở khóa với chi phí cao
- Chi phí định kỳ cho việc sử dụng cao cấp
#3. đọc sách
Phần mềm PDF OCR này cho phép bạn chuyển đổi tài liệu thành tài liệu kỹ thuật số có thể tìm kiếm được chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Nó cũng cho phép bạn ký, chỉnh sửa hoặc hợp nhất các tài liệu với tốc độ cực nhanh. Văn bản cũng có thể được trích xuất bằng OCR từ hình ảnh và ghi chú bằng tay. Một số tính năng hàng đầu bao gồm xử lý hàng loạt, lập chỉ mục và nhiều định dạng đầu ra
Ưu điểm
- Phần mềm tốc độ cao
- Giao diện người dùng sạch
- Chính xác cao
Nhược điểm
- Hạn chế trong việc sử dụng phím tắt
- Lưu vào khay nhớ tạm không khả dụng
- Giá cao cho một số chức năng
#4. Google Tài liệu AI
Không nhiều người dùng biết rằng Google Tài liệu có chức năng AI cho phép khả năng OCR cho nhiều loại tài liệu, bao gồm PDF, hóa đơn, biên lai, v.v. Chức năng AI cao cấp giảm bớt đầu vào của con người để tạo tài liệu kỹ thuật số dựa trên hình ảnh hoặc tệp PDF . Tuy nhiên, người dùng có thể sử dụng đánh giá của con người để bổ sung cho chức năng AI, đây luôn là điểm cộng cho bất kỳ phần mềm nào. Một số tính năng hàng đầu bao gồm tích hợp dễ dàng, phân tích đa ngôn ngữ và tính năng Human in the Loop.
Ưu điểm
- Rất dễ sử dụng
- Được chấp nhận rộng rãi
- Tự động hóa tài liệu thủ công
- Giảm thời gian và chi phí
Nhược điểm
- Tùy chỉnh cho các quy trình công việc hiện tại có thể gây khó khăn
- Đầu vào liên tục của con người là cần thiết để đào tạo mô hình AI
Làm cách nào để chọn phần mềm PDF OCR tốt nhất?
Đây là lúc nó trở nên phức tạp, đặc biệt là khi bạn phải chi tiền để mua phần mềm PDF OCR. Tuy nhiên, phương pháp tốt nhất là sử dụng thời gian dùng thử mà tất cả phần mềm cung cấp để xem phần mềm nào phù hợp nhất với nhu cầu của bạn! Tuy nhiên, một số yếu tố bổ sung mà bạn phải luôn xem xét bao gồm (nhưng không giới hạn ở): -
tính chính xác
Độ chính xác cho PDF OCR là rất quan trọng và phải là yếu tố số một bạn cần cân nhắc trước khi nhận phần mềm. Độ chính xác cao có nghĩa là bạn cũng có thể dễ dàng chuyển đổi các ghi chú viết tay phức tạp.
Hỗ trợ ngôn ngữ
Nếu doanh nghiệp của bạn liên quan đến dữ liệu đến và đi cho các đối tác không có cùng ngôn ngữ, thì hãy sử dụng PDF OCR cung cấp số lượng hỗ trợ ngôn ngữ tối đa.
Định dạng đầu ra
Định dạng đầu ra lại là một khía cạnh quan trọng của bất kỳ phần mềm PDF OCR nào. Nếu nó không chuyển đổi thành nhiều định dạng, bạn có thể đang lãng phí tiền cho nó. Do đó, hãy đặt các yêu cầu cơ bản của bạn đối với định dạng đầu ra và sau đó tìm phần mềm OCR.
Xử lý hàng loạt
Nếu doanh nghiệp của bạn dựa trên một số lượng lớn tài liệu chảy vào, thì tính năng xử lý hàng loạt, khả năng xử lý một số lượng lớn tệp trong thời gian nhanh chóng giúp giảm thời gian quy trình làm việc của bạn và sau đó là chi phí của nó.
UI / UX
Giao diện người dùng đơn giản và dễ dàng là quan trọng nhưng không quan trọng lắm. Tuy nhiên, nếu nhiều nhân viên sử dụng phần mềm, thì bạn nên có một OCR dễ sử dụng thay vì phức tạp.
Tích hợp
Nếu PDF OCR không tương thích với các dịch vụ được sử dụng chủ yếu như MS Office, Google Drive và các dịch vụ tương tự thì bạn nên suy nghĩ lại về lựa chọn PDF OCR của mình. Kiểm tra tích hợp Nanonets.
Hỗ trợ khách hàng
Đảm bảo công cụ OCR của bạn có sự hỗ trợ hỗ trợ khách hàng tốt bởi vì với phần mềm này, bạn luôn cần trợ giúp vì tài nguyên internet có thể không giúp bạn hoàn toàn với các giải pháp tích hợp.
Phí Tổn
Chi phí thường là yếu tố số một trong việc lựa chọn bất kỳ công cụ nào ngoài thị trường. Tuy nhiên, trong trường hợp PDF OCR, có ý kiến cho rằng chức năng nên vượt trội so với chi phí. Điều này rất hữu ích, đặc biệt đối với các doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp chuyên nghiệp để số hóa tài liệu của họ và nâng cao quy trình làm việc của doanh nghiệp.
Kết luận
Do đó, nếu bạn chưa sử dụng hoặc chưa tìm kiếm công cụ PDF OCR lý tưởng, bạn có thể đang sống trong Thời kỳ Đồ đá. Bạn có thể nhận được sự phản đối từ lực lượng lao động của mình, nghĩ rằng điều này có thể lấy đi công việc của họ nhưng đây là lúc cần có một chiến lược quản lý thay đổi hiệu quả. Nếu bạn làm cho các bên liên quan của mình (cùng với chính bạn) nhận ra rằng số tiền chi cho một chiến lược chính xác cao, nhanh chóng, và công cụ PDF OCR đáng tin cậy sẽ giúp các quy trình của bạn trở nên nhanh chóng, hiệu quả và mang lại nhiều lợi nhuận hơn, sau đó sẽ giúp ích rất nhiều trong việc giúp quy trình công việc kinh doanh của bạn đạt hiệu quả cao.
Nhìn chung, AI và số hóa là tương lai cho tất cả các loại hình kinh doanh. Do đó, tốt hơn là nên kết hợp công nghệ OCR trong quy trình làm việc của doanh nghiệp để không chỉ làm cho chúng hiệu quả mà còn tiết kiệm thời gian; tập trung vào các khía cạnh quan trọng khác của doanh nghiệp của bạn. Một tình huống đôi bên cùng có lợi cho tất cả; OCR cho phép bạn thay đổi các quy tắc trò chơi đã chi phối phần tài liệu của bất kỳ doanh nghiệp nào trong nhiều thập kỷ qua!
Bạn đang muốn OCR PDF một cách dễ dàng? Hãy dùng thử công cụ PDF OCR của Nanonets và trích xuất văn bản, bảng, v.v. từ các tệp PDF khi đang di chuyển.
Câu Hỏi Thường Gặp
Cách sử dụng PDF OCR để cải thiện quy trình làm việc với tài liệu của bạn?
PDF OCR mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp có khối lượng lớn tài liệu phi kỹ thuật số hoặc thậm chí những doanh nghiệp có số lượng lớn tài liệu ảnh/quét đơn giản. Một ví dụ hữu ích sẽ là một nơi như đại lý ô tô, nơi hầu hết các tài liệu của nó được thực hiện thủ công trước khi cho thuê ô tô. Hãy tưởng tượng tìm kiếm một khách hàng hoặc chi tiết xe hơi để kiểm tra từ một đống giấy.
Doanh nghiệp này sẽ yêu cầu một công cụ PDF OCR để chuyển đổi tất cả các tài liệu giấy/thủ công thành một tệp PDF được lập chỉ mục, có thể tìm kiếm và ghi ngày tháng, sau này có thể chỉnh sửa, tìm kiếm hoặc chia sẻ khi cần. Nếu công cụ chuyển đổi cùng một thông tin thành tệp doc hoặc PPT, thì nó có thể được sử dụng lại vì nhiều lý do.
Nhìn chung, việc sử dụng PDF OCR có thể dễ dàng hợp lý hóa quy trình làm việc của tài liệu và nâng cao hiệu quả. Nó có lợi cho các doanh nghiệp xử lý khối lượng lớn tài liệu được quét hoặc viết tay.
- Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
- Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Khuếch đại kiến thức. Truy cập Tại đây.
- Đúc kết tương lai với Adryenn Ashley. Truy cập Tại đây.
- nguồn: https://nanonets.com/blog/what-is-pdf-ocr/
