Nếu có một tài liệu đóng vai trò là điểm tham chiếu cho các bộ phận mua sắm, kiểm soát chất lượng, quản trị và tài chính của một công ty, thì đó là Đơn đặt hàng - thường được gọi là PO.
Cho dù doanh nghiệp của bạn lớn hay nhỏ, Đơn đặt hàng đóng một vai trò quan trọng trong việc theo dõi hàng tồn kho của bạn, đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ và hiệu quả của kế hoạch tài chính của bạn.
“Nếu bạn không thể đo lường nó, bạn không thể cải thiện nó” - Peter Drucker.
Biết các số liệu hàng đầu để trao quyền cho nhóm Tài khoản phải trả của bạn, Nhận Sách điện tử miễn phí hôm nay.
Chúng tôi hứa, chúng tôi sẽ không gửi thư rác cho bạn
Đơn đặt hàng là gì?
Đơn đặt hàng là một tài liệu mua sắm do một công ty đưa ra với chi tiết các mặt hàng được mua sắm cho mục đích quản lý, sản xuất hoặc dịch vụ. PO chứa thông tin chi tiết về loại và số lượng sản phẩm / dịch vụ cần mua, thông số kỹ thuật, giá cả, ngày và địa chỉ giao hàng, thời hạn hủy có thể xảy ra, điều khoản thanh toán và các điều khoản và điều kiện khác.
Trong các doanh nghiệp nhỏ, PO do chủ doanh nghiệp hoặc Giám đốc điều hành nâng lên. Trong các tổ chức lớn, việc mua sắm hoặc trưng cầu mua thường do các nhà quản lý của một bộ phận nêu ra và được gửi đến người đứng đầu bộ phận thu mua hoặc giám đốc tài chính của công ty, người này sẽ lập một Đơn đặt hàng. PO là điểm bắt đầu của giao dịch giữa Người mua và Người bán.
Tình trạng pháp lý của đơn đặt hàng
Bản thân PO chỉ là một danh sách những thứ cần cung cấp. Tuy nhiên, khi Người bán hoặc Nhà cung cấp chấp nhận và ký vào đó, Đơn đặt hàng sẽ trở thành một hợp đồng ràng buộc. Sau đó, Người bán có nghĩa vụ pháp lý phải giao các mặt hàng mà Người mua yêu cầu theo hướng dẫn của Đơn đặt hàng; và Người mua có nghĩa vụ thanh toán rõ ràng theo lịch trình đã đề cập. Đơn đặt hàng được xác nhận là hợp pháp trong phạm vi mà nó có thể được các tổ chức tài chính sử dụng như một sự bảo đảm để cung cấp tài chính thương mại cho doanh nghiệp của bạn.
Tìm cách tự động hóa các Quy trình AP thủ công của bạn? Đặt trước bản demo trực tiếp 30 phút để xem Nanonets có thể giúp nhóm của bạn triển khai end-to-end như thế nào Tự động hóa AP.
Hóa đơn là gì?
Hóa đơn là yêu cầu thanh toán do Nhà cung cấp / Người bán đưa ra để thực hiện PO. Đây là hóa đơn và dựa trên Đơn đặt hàng và thường chứa số PO cùng với số hóa đơn và bảng giá được chia thành từng khoản. Hóa đơn được lập theo các điều khoản thanh toán được đề cập trong Đơn đặt hàng. Nếu Người mua đã cam kết thanh toán trước, Hóa đơn sẽ được lập trước khi các mặt hàng được vận chuyển; nếu không, Hóa đơn được giao cùng với các mặt hàng được mua sắm. Người mua bị ràng buộc về mặt pháp lý để thực hiện các khoản thanh toán theo các điều khoản của Đơn đặt hàng. (Hóa đơn chiếu lệ là gì?)
Ví dụ, Bill White, tìm nguồn cung ứng và mua sắm quản lý của một khách sạn năm sao, được đầu bếp tiệm bánh yêu cầu mua một máy làm bánh quế, hộp bánh mì và khuôn sô cô la. Bill White điền vào Đơn đặt hàng với thông số kỹ thuật rõ ràng của thiết bị được yêu cầu, ngày giao hàng và giá dự kiến, và gửi cho một công ty thiết bị nhà bếp.
Công ty thiết bị nhà bếp nhận được PO và xác nhận rằng họ có thể hoàn thành đơn đặt hàng. Họ gửi đơn đặt hàng cùng với Hóa đơn cho Bill White. Khi lô hàng đến nơi, Bill White và người quản lý tài khoản của khách sạn sẽ đối chiếu 3 bên để xác minh phiếu giao hàng so với PO và Hóa đơn. Khi quá trình xác minh hoàn tất, người quản lý tài khoản sẽ xử lý Hóa đơn để thanh toán. Sau khi thanh toán được thực hiện, Đơn đặt hàng được đánh dấu là đã đóng và Hóa đơn được niêm phong là đã thanh toán.
Đơn đặt hàng vs Hóa đơn
Mặc dù Đơn đặt hàng được sử dụng để lập Hóa đơn, chúng đều là các chứng từ riêng biệt được sử dụng bởi những người khác nhau ở các giai đoạn khác nhau trong quá trình mua hàng. Dưới đây là một số khác biệt cơ bản giữa hai loại.
Đơn đặt hàng:
- được thực hiện bởi người mua trước khi mua hàng
– liệt kê chi tiết các sản phẩm / dịch vụ cần mua
- có lịch trình thanh toán được đề xuất.
Hóa đơn:
- được người bán tăng giá sau khi bán (mua)
- xác nhận các sản phẩm / dịch vụ được cung cấp với bảng giá theo từng khoản mục
- chỉ định lịch thanh toán với ngày tháng.
Thiết lập quy trình làm việc AP không cần chạm và hợp lý hóa quy trình Tài khoản phải trả trong vài giây. Đặt bản demo trực tiếp 30 phút ngay bây giờ.
Đơn đặt hàng hoạt động như thế nào?
Đơn đặt hàng cũng là một dấu hiệu cho thấy dự báo tăng trưởng của doanh nghiệp của bạn. Quyết định mua gì và số lượng bao nhiêu dựa trên số lượng kinh doanh mà bạn thấy trước trong tương lai gần. Khi các nhu cầu này được xác định, Đơn đặt hàng có thể được thực hiện với các thông số kỹ thuật của sản phẩm hoặc dịch vụ được yêu cầu.
Đồng thời, các nhà cung cấp / người bán có thể được xác định để thực hiện yêu cầu và Đơn đặt hàng được gửi đến họ để phê duyệt. Người bán xem xét và xác nhận xem liệu họ có thể đáp ứng tiến độ thời gian và đáp ứng yêu cầu của bạn hay không, đồng thời phê duyệt Đơn đặt hàng, sau đó trở thành ràng buộc pháp lý.
Theo đó, người bán có trách nhiệm đảm bảo rằng các sản phẩm hoặc dịch vụ được giao cho bạn theo các điều kiện của PO. Người bán cũng lập Hóa đơn và công ty của bạn thực hiện thanh toán theo thỏa thuận trong Đơn đặt hàng.
Theo dõi đơn đặt hàng của bạn để tăng hiệu quả
Theo dõi Đơn đặt hàng hoặc Theo dõi PO là quá trình theo dõi Đơn đặt hàng của bạn từ khi thụ thai đến khi giao hàng cuối cùng. Theo truyền thống, khi PO được chấp thuận, người mua sẽ gọi cho nhà cung cấp hoặc công ty vận chuyển để biết tình trạng của lô hàng. Công nghệ nhanh chóng và hiệu quả đã thay thế hoàn toàn chế độ làm chậm truyền thống; và các lô hàng hiện có thể được theo dõi từng bước trên đường đi.
Các biểu mẫu Đơn đặt hàng điện tử được tiêu chuẩn hóa đã giúp xử lý nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm hơn. Giải pháp theo dõi thông minh cho phép hiển thị và báo cáo hoàn chỉnh theo thời gian thực về toàn bộ quá trình Đơn đặt hàng của bạn:
- nộp PO
- phê duyệt nhiều giai đoạn
- thông báo vận chuyển trước
- giao hàng
- hóa đơn
- đóng thanh toán
Tầm quan trọng của đơn đặt hàng đối với doanh nghiệp của bạn
Ở giai đoạn khởi động, bạn có thể dễ dàng tiếp cận một kênh liên lạc rõ ràng với các nhà cung cấp hơn. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển, các yêu cầu ở các cấp độ khác nhau và với các nhóm người khác nhau cũng tăng theo. Do đó, nên thiết lập một hệ thống tạo Đơn đặt hàng để đảm bảo rằng các chi tiết của đơn đặt hàng không bị mất, các khoản thanh toán không bị bỏ sót hoặc trùng lặp cho cùng một đơn đặt hàng, tiết kiệm thời gian và thiết lập quá trình kiểm toán. Đơn đặt hàng được ghi lại đúng cách cung cấp lịch sử rõ ràng về những mặt hàng nào công ty của bạn đã mua, ai đã mua chúng và khi nào, ai là nhà cung cấp thường xuyên và số vốn chi tiêu có sẵn tại một thời điểm cụ thể. Điều này, đến lượt nó, sẽ cho phép quản lý tài chính tốt hơn.
Đặt trước bản demo trực tiếp 30 phút này để biến đây là lần cuối cùng bạn sẽ phải nhập dữ liệu từ hóa đơn hoặc biên lai vào phần mềm ERP theo cách thủ công.
Lợi ích của việc tự động hóa quy trình đặt hàng của bạn
Tự động hóa Đơn đặt hàng là đơn giản hóa toàn bộ quy trình đặt hàng mua. Ưu điểm lớn nhất của Tự động hóa đơn đặt hàng là tiết kiệm thời gian và công sức. Trong các tổ chức lớn, nền tảng tự động hóa cho phép các thành viên trong nhóm tự động gửi các yêu cầu mua hàng đến trưởng nhóm để đánh giá và phê duyệt. PO sau đó sẽ được tạo tự động, do đó loại bỏ nhu cầu về thủ tục giấy tờ, nhập dữ liệu trùng lặp ở các giai đoạn phê duyệt khác nhau và các thách thức khác như:
- thiếu hiệu quả và trách nhiệm giải trình
- thiếu kiểm soát quá trình
- rủi ro về quyền riêng tư và bảo mật.
Tiết kiệm thời gian cho các hoạt động có giá trị thấp. Tăng hiệu quả tổng thể
Bất kể quy mô doanh nghiệp của bạn là gì, lợi ích của Tự động hóa đơn đặt hàng là rất nhiều. Với quá trình xử lý và phê duyệt theo thời gian thực, tự động hóa đảm bảo rằng các quy tắc và kiểm soát được tuân thủ, đồng thời tăng hiệu quả quy trình của nhóm của bạn và giảm thiểu sai sót của con người ở một mức độ lớn. Bên cạnh đó, nó cung cấp một dấu vết kiểm tra đầy đủ, do đó tránh rắc rối khi tìm kiếm các tệp giấy bị thiếu. Với một quy trình được sắp xếp hợp lý, tiết kiệm chi phí và thời gian mang đến sự linh hoạt, khả năng kiểm soát và khả năng hiển thị trong các quy trình. Ngoài ra, một nền tảng mua hàng tự động cho phép khớp hóa đơn trong một bộ phận AP tự động.
