Trong môi trường kinh doanh phát triển nhanh chóng ngày nay, việc quản lý hiệu quả các khoản phải thu (AR) và khoản phải trả (AP) là rất quan trọng để duy trì dòng tiền lành mạnh. Hóa đơn là một phần thiết yếu của việc này. Tạo hóa đơn và xử lý hóa đơn là các bước quan trọng trong các quy trình này.
NetSuite's hệ thống quản lý hóa đơn mạnh mẽ cung cấp một giải pháp mạnh mẽ để tự động hóa và hợp lý hóa quy trình lập hóa đơn, nâng cao hiệu quả và cải thiện lợi nhuận của bạn.
Hướng dẫn toàn diện này đi sâu vào các khả năng của NetSuite cho cả AR và AP, trao quyền cho bạn kiểm soát các hoạt động tài chính của mình. Chúng ta cũng sẽ thảo luận về NetSuite và tự động hóa hỗ trợ AI để đơn giản hóa một số quy trình thủ công trong AR và AP
Lập hoá đơn NetSuite – Tài khoản phải thu (AR)
Việc thu tiền thanh toán từ khách hàng có thể là một cuộc đấu tranh không ngừng đối với nhiều doanh nghiệp. Các tính năng AR của NetSuite trang bị cho bạn các công cụ để đẩy nhanh quá trình và cải thiện tỷ lệ thu thập của bạn:
Tạo hóa đơn
Tạo hóa đơn nhanh chóng và dễ dàng bằng cách chuyển đổi đơn đặt hàng trực tiếp thành hóa đơn. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu trùng lặp, đảm bảo độ chính xác và tiết kiệm thời gian quý báu cho bạn.
Trong Giao dịch-> Bán hàng-> Nhấp vào 'Tạo hóa đơn'
Nhấp vào 'Giao dịch mới'
- Trên màn hình trên, bạn có thể chọn biểu mẫu. Nhập Khách hàng và ngày lập hóa đơn.
- Bạn có tùy chọn chọn nhiều loại tiền tệ và tỷ giá hối đoái có liên quan.
- Trong phần mặt hàng, bạn có thể bao gồm các chi tiết đơn hàng được lập hoá đơn. Trong các tab tiếp theo, bạn có thể thêm địa chỉ thanh toán bổ sung và chi tiết thuế.
- Cung cấp cho khách hàng của bạn một cách thuận tiện và dễ dàng để nhận hóa đơn. NetSuite cho phép bạn gửi hóa đơn điện tử qua email hoặc cung cấp cổng trực tuyến an toàn để truy cập và các tùy chọn tự phục vụ.
Mẫu hóa đơn NetSuite có thể tùy chỉnh
Thiết kế các mẫu chuyên nghiệp phản ánh nhận diện thương hiệu của bạn và truyền đạt thông tin cần thiết như chi tiết sản phẩm, giá cả, điều khoản thanh toán và ngày đáo hạn.
Bạn có thể chọn nhiều mẫu hóa đơn khác nhau trong Tùy chỉnh->Biểu mẫu->Biểu mẫu giao dịch.
Bạn có thể xem các mẫu khác nhau có thể truy cập ở đây. Lọc theo Loại cho Hóa đơn. Bạn có thể tạo mẫu mới và chọn loại là Hóa đơn.
Bạn có thể chọn từ mẫu hiện có và nhấn vào Tùy chỉnh để chỉnh sửa
Trong Mẫu in, bạn có thể chọn các mẫu HTML tùy chỉnh cho phép sửa đổi và thiết kế mở rộng
Bạn có thể chọn nhiều mẫu hóa đơn khác nhau từ màn hình chính trong Tùy chỉnh->Biểu mẫu->Mẫu PDF/HTML nâng cao.
Màn hình soạn thảo trông như thế này.
- Bạn có thể nhấn nút '+' để bao gồm các trường trên NetSuite.
- Các trường có thể bao gồm tên công ty, Hóa đơn, chi tiết đơn hàng, v.v.
- Khi tạo hóa đơn, các trường trong mẫu sẽ tự động được điền theo hóa đơn.
Điều này tạo ra một cách liền mạch để xác định trước các mẫu và hình dung chúng trông như thế nào. Bạn cũng có thể nhập các mẫu HTML.
Bạn có các tùy chọn tùy chỉnh khác để bao gồm hình ảnh, chia thành nhiều cột, thêm số trang, v.v.
NetSuite còn có các tính năng khác giúp hỗ trợ các khoản phải thu và hóa đơn.
- Nhiều tùy chọn giao hàng: Bạn có thể lưu và tải chúng xuống dưới dạng PDF hoặc gửi hóa đơn trực tiếp qua email cho khách hàng.
- Nhắc nhở thanh toán tự động: Đừng để những hóa đơn chưa thanh toán lọt vào kẽ hở. NetSuite cho phép bạn thiết lập lời nhắc thanh toán tự động để thông báo cho khách hàng về các khoản thanh toán quá hạn. Bạn có thể tùy chỉnh thời gian và tần suất của những lời nhắc này để thúc đẩy khách hàng thanh toán nhanh chóng.
- Hiển thị thanh toán theo thời gian thực: Có được thông tin chi tiết theo thời gian thực về quá trình lão hóa AR của bạn. NetSuite cung cấp các báo cáo chi tiết phân loại các khoản phải thu của bạn dựa trên ngày đến hạn, cho phép bạn xác định các khoản thanh toán quá hạn và ưu tiên các nỗ lực thu hồi.
Tùy chỉnh thêm với SuiteApp
Sản phẩm Ứng dụng Hóa đơn điện tử được thiết kế để hỗ trợ các tùy chỉnh sau:
- Phương thức gửi tùy chỉnh—Quản trị viên phải tạo các phương thức gửi tài liệu điện tử có sẵn để lựa chọn trên bản ghi giao dịch và bản ghi gói tài liệu điện tử. Phương thức gửi phải được triển khai dưới dạng plug-in tùy chỉnh thay vì tập lệnh.
- Lập kế hoạch tạo tài liệu điện tử gửi đi—Bộ hóa đơn điện tử cho phép quản trị viên triển khai tập lệnh để tạo nhiều tài liệu điện tử cùng lúc thay vì tạo tài liệu điện tử theo cách thủ công cho mỗi giao dịch.
- Lập kế hoạch gửi văn bản điện tử đi – Giống như tập lệnh tạo tài liệu điện tử hàng loạt, Ứng dụng Hóa đơn điện tử cũng có tập lệnh để tự động gửi tài liệu điện tử đi theo lịch trình. Tập lệnh chỉ gửi các tài liệu điện tử gửi đi có trạng thái Sẵn sàng để gửi.
Xử lý hóa đơn: Tài khoản phải trả
Đối với nhiều doanh nghiệp, việc quản lý các khoản phải trả liên quan đến hàng núi giấy tờ và việc nhập dữ liệu tẻ nhạt.
- Trong Giao dịch->Các khoản phải trả->Hóa đơn, bạn có thể thêm hóa đơn mới và xem các hóa đơn hiện có.
- Được thực hiện thủ công, hóa đơn cần thêm thông tin về chi tiết đơn hàng, số tiền, thuế, v.v.
- Sau khi hóa đơn được thêm vào, bạn có thể xem xét và phê duyệt nó
Điều này cũng sẽ liên quan đến các yêu cầu thanh toán và có thể được phê duyệt dưới dạng hóa đơn đã thanh toán. Tuy nhiên, đây là một quá trình khá thủ công và cũng dễ xảy ra lỗi. Đó là lúc cần đến sự tự động hóa và các quy trình do AI điều khiển.
Các nhiệm vụ AP có thể được hưởng lợi nhiều nhất từ tự động hóa là những nhiệm vụ mà bạn có thể cắt giảm thời gian xử lý hoặc tăng độ chính xác, tiết kiệm tiền. So với xử lý thủ công, Tự động hóa AP có thể cải thiện đáng kể các bước sau:
- Nhập dư liệu. Tự động hóa thu thập dữ liệu hóa đơn và các tài liệu nguồn khác nhanh hơn và ít bị lỗi hơn so với việc nhập dữ liệu thủ công.
- So khớp hóa đơn. Hóa đơn có thể được tự động khớp với các tài liệu hỗ trợ, như đơn đặt hàng và tài liệu nhận (kết hợp ba chiều). Việc so khớp tự động này nhanh hơn và chính xác hơn so với so khớp thủ công, đặc biệt đối với những doanh nghiệp có thể phải đối chiếu các tài liệu được lưu trữ ở các vị trí khác nhau.
- Mã hoá hoá đơn Bạn có thể thiết lập các quy tắc tự động đặt chính xác chung mã sổ cái từng hóa đơn, loại bỏ thời gian và sự không nhất quán vốn có trong mã hóa thủ công.
- Định tuyến phê duyệt. Định tuyến điện tử tới tất cả những người phê duyệt cần thiết nhanh hơn việc gửi tài liệu theo cách thủ công cho từng người trong số họ và nó cũng cung cấp khả năng theo dõi tốt hơn trong suốt quy trình làm việc.
Ứng dụng Payment Automation Suite cho phép bạn tự động hóa các khoản thanh toán của nhà cung cấp và quản lý quy trình làm việc A/P và đối chiếu của bạn một cách hiệu quả. Tự động hóa thanh toán là một phần của Mô-đun trả phí Tự động hóa AP. SuiteApp này có những hạn chế và đó là lúc sự tích hợp của bên thứ ba và các SuiteApp khác phát huy tác dụng và mang lại các lợi ích bổ sung:
SuiteApp này có những hạn chế và đó là lúc sự tích hợp của bên thứ ba và các SuiteApp khác phát huy tác dụng và mang lại các lợi ích bổ sung:
- Tích hợp và lấy hóa đơn, PO, v.v. từ nhiều nguồn hơn. Không cần kéo và thả, gửi email hoặc kết nối Google Drive của bạn, v.v.
- Cài đặt phê duyệt phức tạp với lời nhắc phê duyệt và theo dõi
- AI để khớp hóa đơn, PO và tất cả các thiết kế khác nhau mà chúng đưa ra.
- Nhiều tùy chọn thanh toán và tích hợp hơn với Stripe, Wise, Revolut và ACH.
Ống nano: Nhà vô địch tự động hóa AP của bạn
Nanonets là một giải pháp tự động hóa AP mạnh mẽ, tận dụng sự kỳ diệu của Trí tuệ nhân tạo (AI) để hợp lý hóa việc xử lý hóa đơn và tích hợp hoàn hảo với NetSuite cũng như các tích hợp khác
Được hơn 10,000 thương hiệu tin cậy, Nanonets đi kèm với phần mềm AI và nhận dạng hóa đơn tốt nhất để nhận dạng và xử lý AP chính xác
Dưới đây là cái nhìn thoáng qua về cách Nanonets tự động hóa quy trình làm việc của AP:
- Biên nhận hóa đơn tự động: Nhập hóa đơn vào Nanonets từ nhiều nguồn là tốt nhất trong lớp
- Nhập liệu tự động: Nanonets trích xuất dữ liệu có cấu trúc từ hóa đơn của bạn, bất kể định dạng hóa đơn và hóa đơn được quét hay kỹ thuật số.
- Xác minh tự động: Kết hợp hai chiều và hơn thế nữa. Khớp thông tin hóa đơn với Đơn đặt hàng mở, Ghi chú giao hàng và các tài liệu AP khác.
- Định tuyến phê duyệt nhiều giai đoạn: Gửi thông báo tự động đến đúng người trong tổ chức để xem xét hóa đơn trước khi phê duyệt.
- Lập kế hoạch và xử lý thanh toán tự động: Thanh toán hóa đơn bằng bất kỳ phương thức thanh toán nào
- Đồng bộ hóa thời gian thực: Nhập biểu đồ tài khoản NetSuite của bạn và tạo quy tắc để mã hóa tài liệu từ Nhà cung cấp của bạn.
Bằng cách tự động hóa các tác vụ quan trọng này, Nanonets giảm đáng kể nỗ lực thủ công, giảm thiểu sai sót và đẩy nhanh quá trình AP, cho phép nhóm của bạn tập trung vào các nỗ lực mang tính chiến lược hơn.
Giải phóng sức mạnh của sự tích hợp
Việc tích hợp Nanonets với NetSuite mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Dưới đây là một số lợi thế hấp dẫn nhất:
- Giảm nỗ lực: Nanonets tự động xử lý hóa đơn, giải phóng nhóm AP của bạn.
- Độ chính xác nâng cao: Tích hợp làm giảm lỗi và đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu.
- Xử lý nhanh hơn: Tự động hóa các nhiệm vụ để phê duyệt và thanh toán nhanh hơn.
- Tăng khả năng hiển thị: Nhận thông tin chi tiết với bảng điều khiển thời gian thực.
- Cải thiện tuân thủ: Đảm bảo quy trình AP hợp lý và có thể kiểm tra được.
Việc tích hợp Nanonets với NetSuite có thể tự động hóa và tối ưu hóa các hoạt động thanh toán tài khoản. Sự kết hợp này có thể hợp lý hóa quy trình AP, giảm chi phí và trao quyền cho nhóm tập trung vào các sáng kiến chiến lược hơn.
Thực hiện bước đầu tiên hướng tới tự động hóa AP
Nanonets tự động hóa các tài khoản phải trả, thúc đẩy hiệu quả, độ chính xác và quy trình tài chính mạnh mẽ. Tận dụng AI và học máy để dẫn đầu trong quản lý tài chính. Loại bỏ lỗi, tự động hóa tác vụ và tích hợp liền mạch AP. Xem cách Nanonets điều chỉnh các giải pháp bằng bản demo miễn phí. Bước vào tương lai của tài chính với Nanonets.
- Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
- PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
- Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
- PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
- nguồn: https://nanonets.com/blog/managing-invoices-in-netsuite/
