У сучасному швидкоплинному бізнес-середовищі ефективне управління дебіторською заборгованістю (AR) і кредиторська заборгованість (AP) має вирішальне значення для підтримки нормального грошового потоку. Рахунки-фактури є важливою частиною цього. Створення та обробка рахунків-фактур є критично важливими кроками в цих процесах.

оракул NetSuite Надійна система керування рахунками-фактурами пропонує потужне рішення для автоматизації та оптимізації процесу виставлення рахунків-фактур, підвищення ефективності та підвищення прибутку.

Цей вичерпний посібник глибоко занурюється в можливості Oracle NetSuite як для AR, так і для AP, що дає вам змогу взяти під контроль свої фінансові операції. Ми також обговоримо NetSuite і автоматизацію з підтримкою штучного інтелекту, щоб спростити деякі ручні процеси в AR і AP.

Цей посібник із керування рахунками NetSuite охоплює такі аспекти:

• Дебіторська заборгованість – створення та оновлення рахунків-фактур продажів, налаштування робочих процесів AR
• Кредиторська заборгованість – створення та оновлення рахунків постачальників, виконання замовлення на замовлення, налаштування робочих процесів AP

Рахунки NetSuite – дебіторська заборгованість (AR)

Збір платежів від клієнтів може бути постійною боротьбою для багатьох компаній. Функції доповненої реальності NetSuite надають вам інструменти, щоб пришвидшити процес і підвищити рівень збору:

Створення рахунку-фактури

Швидко й легко створюйте рахунки-фактури, перетворюючи замовлення на продаж безпосередньо в рахунки-фактури. Це позбавляє від необхідності повторного введення даних, забезпечуючи точність і заощаджуючи ваш дорогоцінний час.

У розділі «Трансакції»-> «Продажі»-> натисніть «Створити рахунки-фактури».

Натисніть «Нова транзакція»

• На екрані вище ви можете вибрати форму. Введіть Клієнта та дату виставлення рахунку.
• У вас є можливість вибрати кілька валют і відповідний обмінний курс.
• У розділі елементів можна включити позиції, за які виставляються рахунки. На наступних вкладках ви можете додати додаткові платіжні адреси та податкову інформацію.
• Надайте своїм клієнтам зручний і безпроблемний спосіб отримання рахунків. NetSuite дозволяє надсилати рахунки-фактури в електронному вигляді електронною поштою або пропонує безпечний онлайн-портал для доступу та варіантів самообслуговування.

Настроювані шаблони рахунків NetSuite

Створюйте професійні шаблони, які відображають ідентичність вашого бренду та передають важливу інформацію, таку як деталі продукту, ціни, умови оплати та терміни виконання.

Ви можете вибрати різні шаблони рахунків-фактур у меню Налаштування->Форми->Форми транзакцій.

Ви можете переглянути різні шаблони, доступні тут. Фільтрувати за типом рахунку-фактури. Ви можете створити новий шаблон і вибрати тип Рахунок-фактура.

Ви можете вибрати з існуючого шаблону та натиснути Налаштувати для редагування

У «Шаблоні друку» ви можете вибрати власні шаблони HTML, які дозволяють розширені модифікації та дизайн

Ви можете вибрати різні шаблони рахунків-фактур на головному екрані в розділі Налаштування->Форми->Розширені шаблони PDF/HTML. На доданому знімку екрана показано, як виглядає екран редактора.

• Ви можете натиснути кнопку «+», щоб включити поля в NetSuite.
• Поля можуть містити назву вашої компанії, рахунок-фактуру, позиції тощо.
• Під час створення рахунку-фактури поля в шаблоні автоматично заповнюються відповідно до рахунку-фактури.

Це створює простий спосіб попередньо визначити шаблони та візуалізувати, як вони виглядатимуть. Ви також можете імпортувати шаблони HTML.

У вас є додаткові параметри налаштування, щоб включити зображення, розбити на кілька стовпців, додати номери сторінок тощо.

У NetSuite є додаткові функції, які полегшують роботу з дебіторською заборгованістю та рахунками-фактурами.

• Кілька варіантів доставки: Ви можете зберігати та завантажувати їх у форматі PDF або надсилати клієнтам рахунки електронною поштою.
• Автоматичні нагадування про оплату: Не дозволяйте непогашеним рахункам проскочити. NetSuite дозволяє налаштувати автоматичні нагадування про платежі, які сповіщатимуть клієнтів про прострочені платежі. Ви можете налаштувати час і частоту цих нагадувань, щоб спонукати клієнтів до швидкої оплати.
• Видимість платежів у реальному часі: Отримуйте статистику в режимі реального часу про старіння свого AR. NetSuite надає докладні звіти, які класифікують вашу дебіторську заборгованість на основі термінів її погашення, дозволяючи вам ідентифікувати прострочені платежі та визначити пріоритетність стягнення.

Подальші налаштування за допомогою SuiteApp

Команда Електронне виставлення рахунків SuiteApp призначений для підтримки наступних налаштувань:

• Індивідуальні способи відправки—Адміністратор повинен створити методи надсилання електронного документа, доступні для вибору в записі транзакції та записі пакета електронного документа. Методи надсилання мають бути реалізовані як спеціальні плагіни замість сценаріїв.
• Планування генерації вихідних електронних документів— Програма Electronic Invoicing Suite App дозволяє адміністратору розгортати сценарій для створення кількох електронних документів одночасно замість того, щоб вручну створювати електронні документи для кожної транзакції.
• Планування відправки вихідного електронного документа – Подібно до сценарію для масового створення електронних документів, програма Electronic Invoicing SuiteApp також має сценарій для автоматичного запланованого надсилання вихідних електронних документів. Сценарій надсилає лише вихідні електронні документи зі статусом Ready for Sending.

Обробка рахунків-фактур: кредиторська заборгованість (AP)

Для багатьох компаній управління кредиторською заборгованістю включає в себе купу документів і виснажливе введення даних. NetSuite дозволяє налаштувати комплексну систему керування рахунками-фактурами постачальників, яка включає пов’язані з замовленням замовлення та окремі рахунки-фактури, а також можливості дво- та тристороннього зіставлення.

Ось як ви можете виконати одну з основних операцій AP (створення рахунку) у NetSuite:

• У розділі Транзакції->Кредиторська заборгованість->Рахунки можна додати новий рахунок і переглянути наявні.
• У разі створення рахунку вручну потрібна додаткова інформація про позиції, суму, податки тощо.
• Після додавання законопроекту ви можете переглянути його та затвердити

2-way та 3-way PO Matching

Рахунок постачальника також можна зіставити з наявним замовленням на купівлю, перейшовши до пункту Замовлення на купівлю -> Список закупівель, де ви можете «Отримати» рахунок, а потім «Виставити рахунок» на замовлення, зіставивши з ним рахунок постачальника.

Зіставлення рахунку з замовленням на покупку призводить до того, що статус замовлення на придбання змінюється з «Рахунок в очікуванні» на «Повністю виставлений рахунок». Ви також можете здійснити часткове зіставлення замовлення на замовлення, оновивши лише необхідні позиції замовлення на замовлення, однак це може перетворитися на виснажливий процес, який потрібно виконувати вручну для кожного окремого рахунку постачальника.

Ця функція в NetSuite також пов’язана із запитами на оплату – рахунок постачальника також може бути затверджений як оплачений рахунок. Однак це також досить ручний процес, який також схильний до помилок. Ось тут і виникає потреба в автоматизації та процесах, керованих ШІ.

Завдання AP, швидше за все, виграють від автоматизації, це ті, де ви можете скоротити час обробки або підвищити точність, отже, заощадивши гроші. У порівнянні з ручною обробкою, Автоматизація точки доступу може значно покращити наступні кроки:

• Введення даних. Автоматизація збір даних рахунків-фактур та інших вихідних документів є швидшим і менш схильним до помилок, ніж введення даних вручну.
• Зіставлення рахунків-фактур. Рахунки-фактури можна автоматично зіставляти з підтверджуючими документами, такими як замовлення на придбання та документи про отримання (тристороннє узгодження). Це автоматичне зіставлення є швидшим і точнішим, ніж зіставлення вручну, особливо для компаній, яким інакше може знадобитися зіставляти документи, що зберігаються в різних місцях.
• Кодування накладних. Ви можете встановити правила, які автоматично встановлюють правильне загальне код книги для кожного рахунку-фактури, усуваючи час і невідповідності, властиві ручному кодуванню.
• Маршрутизація затвердження. Електронна маршрутизація до всіх необхідних осіб, які затверджують, швидше, ніж надсилання документів кожному з них вручну, а також забезпечує краще відстеження протягом усього робочого процесу.

Програма Payment Automation Suite App дає змогу автоматизувати платежі постачальникам і ефективно керувати робочими процесами A/P і узгодження. Автоматизація платежів є частиною Платний модуль AP Automation. Цей SuiteApp має свої обмеження, і саме тут інтеграція сторонніх розробників та інші SuiteApps вступають у прелюдію та дають додаткові переваги:

Цей SuiteApp має свої обмеження, і саме тут інтеграція сторонніх розробників та інші SuiteApps вступають у прелюдію та дають додаткові переваги:

• Інтегруйте та завантажуйте рахунки-фактури, замовлення на замовлення тощо з більшої кількості джерел. Більше не потрібно перетягувати й опускати, надсилати електронну пошту, підключати Google Диск тощо.
• Комплексні налаштування затвердження з нагадуваннями про затвердження та відстеження
• AI для відповідності рахунків-фактур, замовлення на замовлення та всіх різноманітних дизайнів, які вони мають.
• Більше варіантів оплати та інтеграції зі Stripe, Wise, Revolut і ACH.

Нанонети: Ваш чемпіон з автоматизації AP

Nanonets — це потужне рішення для автоматизації точки доступу, яке використовує магію штучного інтелекту (ШІ) для оптимізації обробки рахунків-фактур і бездоганно інтегрується з NetSuite та іншими інтеграціями

Nanonets, якому довіряють понад 10,000 XNUMX брендів, оснащено найкращим у своєму класі розпізнаванням рахунків-фактур і програмним забезпеченням AI для точного розпізнавання та обробки AP.

Ось короткий огляд того, як Nanonets автоматизує робочий процес NetSuite AP:

1. Автоматизовані рахунки-фактури: Імпорт рахунків-фактур у Nanonets із багатьох джерел є найкращим у своєму класі за точністю та покриттям інтеграції.
2. Автоматизоване введення даних: Nanonets витягує структуровані дані з ваших рахунків-фактур, незалежно від формату рахунка-фактури та відсканованого чи цифрового рахунку.
3. Автоматична перевірка: Двостороннє узгодження і за його межами. Зіставте інформацію рахунку-фактури з відкритими замовленнями на купівлю, накладними та іншими документами AP. Повністю уникайте виснажливого процесу зіставлення NetSuite.
4. Багатоступенева маршрутизація затвердження: Надсилайте автоматичні сповіщення потрібній особі в організації для перегляду рахунків-фактур перед затвердженням. Користувачам не потрібно платити за ліцензії NetSuite, щоб затверджувати рахунки.
5. Автоматизоване планування та обробка платежів: оплачуйте рахунки будь-яким способом
6. Синхронізація в реальному часі: Імпортуйте свій план рахунків NetSuite і створюйте правила для кодування документів від ваших постачальників.

Завдяки автоматизації цих критичних завдань Nanonets значно зменшує ручні зусилля, мінімізує помилки та прискорює процес AP, дозволяючи вашій команді зосередитися на більш стратегічних починаннях.

Вивільнення потужності рідних інтеграцій

Інтеграція Nanonets із NetSuite відкриває багато переваг для підприємств будь-якого розміру. Ось деякі з найбільш переконливих переваг:

• Зменшене зусилля: Nanonets автоматизує обробку рахунків-фактур, звільняючи вашу команду AP.
• Підвищена точність: Інтеграція зменшує кількість помилок і забезпечує цілісність даних.
• Швидша обробка: Автоматизуйте завдання для швидшого затвердження та платежів.
• Підвищена видимість: Отримуйте статистичні дані за допомогою інформаційних панелей у реальному часі.
• Покращена відповідність: Забезпечує спрощений і перевірений процес AP.

Інтеграція Nanonets із NetSuite може автоматизувати й оптимізувати операції з кредиторською заборгованістю. Ця комбінація може оптимізувати процес AP, зменшити витрати та дати команді можливість зосередитися на більш стратегічних ініціативах.

Робимо перший крок до автоматизації точки доступу

Nanonets автоматизує облік кредиторської заборгованості, ефективність, точність і надійний фінансовий процес. Використовуйте ШІ та машинне навчання, щоб стати лідером у фінансовому управлінні. Усуньте помилки, автоматизуйте завдання та плавно інтегруйте AP. Подивіться, як Nanonets адаптує рішення за допомогою безкоштовної демонстрації. Зробіть крок у майбутнє фінансів разом з Nanonets.

Заплануйте демонстрацію

• Розповсюдження контенту та PR на основі SEO. Отримайте посилення сьогодні.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Додайте собі сили. Доступ тут.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Розширення знань. Доступ тут.
• ПлатонЕСГ. вуглець, CleanTech, Енергія, Навколишнє середовище, Сонячна, Поводження з відходами. Доступ тут.
• PlatoHealth. Розвідка про біотехнології та клінічні випробування. Доступ тут.
• джерело: https://nanonets.com/blog/managing-invoices-in-netsuite/