Іноді базові бізнес-процеси можуть займати набагато більше часу, ніж уявляють бізнес-лідери. Виставлення рахунків, наприклад, є чимось таким кожна група бухгалтерів треба навчитися керувати.

За своєю суттю виставлення рахунків здається простим: постачальник надає товари чи послуги, деталізує надані товари та надсилає рахунок клієнту (він же рахунок-фактура). Тоді клієнт рахунок-фактура отримує рахунок-фактуру, перевіряє його правильність і передає оплату постачальнику. 

Просто, правда? Може так здатися, але насправді, 66% підприємств кажуть, що витрачають більше ніж п'ять днів на місяць обробки рахунків-фактур. Маючи лише 20–25 робочих днів на місяць, вплив п’яти цілих днів, які витрачаються на надсилання, отримання та обробку платежів рахунків-фактур, є суттєвим підйомом для групи дебіторської заборгованості організації та команди з кредиторської заборгованості.

Сьогодні одним із найкращих способів усунути неефективність процесів і підвищити ефективність організації є інвестування в цифрові рішення SaaS, які оптимізують зазначені процеси. Xero, один із провідних інструментів бухгалтерського обліку SaaS для малого та середнього бізнесу, допомагає усунути неефективність виставлення рахунків та інші проблеми в обліковий цикл.

Окремо програмне забезпечення для рахунків-фактур Xero є надійним рішенням, але в поєднанні з іншими Автоматизація точки доступу інструментів, його ефективність зростає експоненціально. Давайте поглянемо на те, що рішення для виставлення рахунків Xero можуть запропонувати компаніям, а потім подивимося, що може зробити Xero в поєднанні з іншими пропозиціями SaaS.

Програмне забезпечення Xero Invoicing для рахунків до отримання

Занадто знайомі з проблемами грошового потоку та скороченням прострочених платежів за рахунками дебіторська заборгованість команда відповідає за збір усіх грошей, які заробляє бізнес. Незалежно від того, чи є організація B2B або B2C, команда AR має вирішальне значення для забезпечення того, щоб готівка надходила в бізнес зі швидкістю, яка підтримує бізнес-витрати та ініціативи щодо зростання.

Як створити AR в Xero

Замість того, щоб вручну створювати рахунки-фактури для кожного клієнта, надсилати окремі електронні листи для попередження користувачів про майбутні платежі та створювати звіти про грошові потоки вручну, команди AR можуть інтегрувати Xero в екосистему AR, щоб отримати доступ до ряду корисних функцій і можливостей автоматичного виставлення рахунків.

З Xero створення рахунків-фактур і виконання будь-яких наступних завдань стає набагато легшим. Вам буде запропоновано вибрати між «класичним виставленням рахунків» і «новим виставленням рахунків» у Xero; якщо ваша мета — ефективність, виберіть «нове виставлення рахунків», щоб зменшити робоче навантаження та підняти дані вручну. Ось як виглядає створення рахунка-фактури за допомогою «нового виставлення рахунків» Xero:

1. Переконайтеся, що контактну інформацію клієнта спочатку додано до Xero. Завдяки новому виставленню рахунків ви можете автоматично заповнювати деякі поля цими даними. 
2. Перейти до «Рахунок-фактура» модуль у програмі Xero. 
3. Почніть вводити ім’я клієнта в полі “Кому” поле, а дані клієнта мають бути заповнені в рахунку-фактурі.
4. Заповніть усі необхідні поля, наприклад «Пункт», «Кількість», та «Ціна».
5. Перетягуйте рядки-позиції, щоб переміщувати їх у певному порядку.
6. Коли рахунок-фактура буде заповнена, виберіть «Зберегти та додати інший» or «Надіслати на затвердження».

Програмне забезпечення для рахунків-фактур Xero не тільки дозволяє експертам із доповненої реальності надсилати автоматичні нагадування про оплату та з легкістю створювати налаштовані рахунки-фактури, але й пропонує цілу низку функцій, націлених на доповнену реальність, таких як:

Відстеження стану рахунків-фактур

Розповсюдження рахунків-фактур з першого разу досить складно; Xero не тільки перетворює початковий процес створення рахунків-фактур у кілька клацань, але також забезпечує відстеження та аналітику рахунків-фактур у режимі реального часу. Чи є клієнт із заборгованістю або тривають проблеми з оплатою? Xero може допомогти повідомити команду AR, перш ніж ваша компанія втратить важко зароблені гроші.

Обробка онлайн-платежів

Клієнти надсилають чеки – вони хочуть платити онлайн! Обробка онлайн-платежів доступна завдяки відповідним плагінам сторонніх розробників, доступним через Xero. Клієнтам сподобається, наскільки це легко, а команді AR сподобається, що з їхнього боку це здебільшого безконтактний процес.

Шаблони рахунків Xero

Офіційні рахунки-фактури з єдиним стилем, вбудованим логотипом і низьким рівнем помилок можуть допомогти компаніям створити бренд надійності та довіри, а з шаблонами рахунків-фактур Xero не уникнути незайманих рахунків-фактур.

Щоб створити шаблон рахунка-фактури Xero, виконайте наведені нижче дії.

1. Клацніть назву постачальника, а потім натисніть «Налаштування».
2. До «Налаштування рахунків-фактур».
3. Select «Нова тема брендингу».
4. Введіть мітку для посилання на цей конкретний шаблон рахунка-фактури Xero в майбутньому. Щось на зразок «Шаблон щомісячного рахунку клієнта XYZ» працювали б.
5. Налаштуйте дизайн рахунка-фактури та внесіть необхідні зміни. 
6. Натисніть "Зберегти".
7. Щоб переглянути збережені шаблони рахунків-фактур, знайдіть назву шаблону, який ви хочете переглянути або використати, і натисніть «Попередній перегляд».

Рахунки-фактури Xero Proforma 

Більшість компаній надсилають рахунки-фактури після надання товарів чи послуг, але якщо ваша організація покладається на рахунки-проформи, які використовуються до того, як ваші пропозиції будуть надані кінцевим користувачам, Xero не залишить вас осторонь. Рахунки-проформи Xero подібні до шаблону рахунків-фактур Xero, але вони мають дещо іншу структуру відповідно до потреб вашого бізнесу.

Xero для обробки рахунків-фактур у звітах про оплату

З іншого боку процесу виставлення рахунків, кредиторська заборгованість команда невтомно працює над обробкою вхідних рахунків-фактур, перевіркою того, що товари та послуги були отримані відповідно до того, що зазначено в рахунку-фактурі, процес затвердження платежу, і надсилати платежі постачальникам, які очікують.

Як зробити AP в Xero

Як і їхні колеги з доповненої реальності, члени команди AP можуть використовувати програмне забезпечення для рахунків Xero, щоб полегшити своє життя кількома способами. Мабуть, найвидатнішою функцією Xero в просторі AP є імпорт та обробка рахунку-фактури.

Ось як це може виглядати крок за кроком:

1. Після того, як рахунок-фактура буде надіслано постачальником, ви можете завантажити PDF-файл рахунку-фактури в Xero. 
2. Щоб перевірити рахунки-фактури або розпочати процес затвердження, перейдіть до “Бізнес” Меню і виберіть «Рахунки-фактури».
3. Проведіть ручну перевірку рахунків-фактур шляхом порівняння опису товару, суми та ціни з отриманими товарами чи послугами. 
4. Коли він буде готовий до схвалення, той, хто затверджує, може клацнути «Підтвердити та надіслати електронною поштою» надіслати рахунок до оплати. 

Ви також можете пересилати рахунки на певну адресу електронної пошти, щоб сканувати деякі заповнені дані

Інші функції Xero, які подобаються командам AP: 

Просте керування рахунками

Відстеження непогашених короткострокових боргів може бути складним завданням; Завдяки широкому діапазону рахунків-фактур, які потрібно виставити в різний час протягом місяців, команди AP мають адміністративну роботу. За допомогою програмного забезпечення для рахунків-фактур Xero відстеження майбутніх термінів оплати та неоплачених рахунків стає автоматичним. 

Можливість пакетної оплати

Увімкнувши пакетні платежі в програмному забезпеченні рахунків-фактур Xero, команди AP можуть набагато менше вводити дані вручну та зменшити час обробки під час здійснення платежів.

Робочий процес затвердження

Завдяки настроюваним можливостям робочого процесу затвердження в Xero команди AP можуть надсилати рахунки-фактури через відповідні канали затвердження на самій платформі. Більше ніяких довгих ланцюжків електронних листів і затримок платежів через безлад у вхідних. 

Примирення банків

Xero автоматизує звірку платежів із рахунками, спрощуючи процес зіставлення транзакцій із відповідними рахунками-фактурами. Ця функція забезпечує точні фінансові записи та знижує ризик помилок.

Помітні прогалини в процесі Xero AP

Зрозуміло, що Xero значно покращує роботу бухгалтерських команд у зростаючих підприємствах у багатьох галузях. Платформа є надійною, добре протестованою та постійно розвивається, але існує так багато інших способів покращити процеси AP та AR за допомогою інструментів, орієнтованих на автоматизацію. Простіше кажучи, є багато речей, які Xero не можу зробититеж. Деякі з найбільших обмежень для команд AP, які використовують програмне забезпечення для виставлення рахунків Xero:

Обмеження запису рахунків-фактур

Xero чудово підходить для сканування та зберігання ділових документів, як-от рахунків-фактур, але він дуже обмежений у вилученні ключових даних зі сканованих зображень. Це змушує команди AP застрягти в ручному введенні даних кожного разу, коли надходить новий рахунок-фактура. Розмова про час відстій!

Обмеження складності бізнесу

Програмне забезпечення для рахунків-фактур Xero не забезпечує надто багато налаштувань для рахунків-фактур і рахунків, що ускладнює оптимізацію процесів AP.

Обмеження процесу затвердження

Якщо ви шукаєте надскладне налаштування робочого процесу або адаптивний робочий процес залежно від суми рахунка-фактури, вам знадобиться додатковий інструмент автоматизації, щоб реалізувати це.

Обмеження звітності

У той час, коли бізнес-лідери очікують інформації в реальному часі під час прийняття рішень, Xero не зможе забезпечити рівень деталізації, необхідний для прийняття рішень на основі даних, яким можна довіряти.

Наномережі для автоматизації AP

 Давайте прояснимо: Xero додає величезну цінність обліковому циклу в цілому. Цифрове рішення SaaS допомагає підприємствам перейти в епоху цифрових технологій, але з правильною інтеграцією та додатковими інструментами Xero може зробити набагато більше. с Нанонети, пропозиція автоматизації AP SaaS, усі описані вище недоліки AP можна швидко усунути.

Використання наномереж для автоматизації точки доступу в Xero

Після інтеграції Nanonets із програмним забезпеченням для виставлення рахунків Xero вам сподобається це підвищення Автоматизація точки доступу дає функції в цілому. Наприклад: 

Технологія OCR і автоматизована обробка рахунків

Використовуючи оптичне розпізнавання символів (OCR), Nanonets може зчитувати та витягувати ключові дані з вхідних рахунків-фактур і зменшити ручне введення даних. Не хвилюйтеся; записи рахунків-фактур також будуть записуватися в Xero, забезпечуючи ідеальну відповідність даних між двома платформами без втручання людини. тепер, обробка рахунків-фактур - у тому числі двосторонній і тристороннє зіставлення – можна зробити автоматично. 

Автоматизація платежів

Завдяки інтеграції Nanonets Stripe, Wise і ACH автоматизація платежів — це не просто мрія; це реальність. Команди AP можуть використовувати інтеграцію Nanonets і Xero, щоб автоматизувати процес оплати. Налаштовані правила також можна застосовувати протягом усього процесу. Створіть персоналізований робочий процес затвердження, установіть ліміти платежів і підвищте безпеку за допомогою інших правил.

Управління постачальниками

Вибір продавців досить жорсткий; Підтримувати всю їхню інформацію оновленою та правильною в Xero може бути нескінченною роботою. За допомогою Nanonets інформація про постачальника може автоматично оновлюватися на основі поточних даних рахунків-фактур, що робить керування постачальниками максимально простим.

Звіти нового покоління

З самого початку інформаційні панелі та функції автоматизованого звітування були частиною пропозицій Nanonets. Лише за допомогою кількох вправ «клацніть і опустіть» ваша команда AP та інші бухгалтерські групи можуть мати звіти, які охоплюють усі основи.

Як Nanonets і Xero працюють разом

Налаштування інтеграції між Nanonets і Xero зазвичай займає лише кілька хвилин. Нижче наведено ілюстрацію Nanonets, які приймають рахунки-фактури з різних джерел, таких як DropBox і GMail, і обробляють їх.

Це не обмежується лише рахунками-фактурами, а й замовленнями на замовлення та іншими документами. Після затвердження в робочому процесі, який ви можете налаштувати, дані готові для синхронізації в Xero.

Наномережі можуть обробляти рахунки-фактури, витягувати ключову інформацію, доставляти цю інформацію до Xero та автоматизувати процеси. Ця інтеграція доступна протягом багатьох років, тому ви та ваша організація можете почати отримувати вигоду ЗАРАЗ. Не чекайте, щоб відчути переваги Nanonets і Xero; починай зараз.

Переваги сполучення наномереж із Xero

Нанонети та Xero, потужні окремо та нестримні разом, готові змінити спосіб роботи бухгалтерів. Більше недостатньо мати потужну ERP або просте у використанні бухгалтерське рішення; автоматизація є обов’язковою умовою для всіх компаній, а з Nanonets процес автоматизації стає набагато легшим. 

Вклавши час і ресурси в налаштування цих інструментів, ви побачите, що інвестиції окупляться різними способами.

• Продуктивність - По-перше, різко зросте продуктивність. Автоматизація робить більше, ніж робить завдання ефективнішими, вона також дозволяє вашим командам AP і AR зосереджувати свої зусилля на додаткових аспектах бізнесу. 
• Фінансова вигода – Підвищення продуктивності призводить до покращення фінансових результатів бізнесу.
• Задоволеність команди – Nanonets і Xero роблять людей, які виконують роботу, менш напруженими та загалом щасливішими на своїй роботі. Коли у вас щасливий персонал, відкривається цілий світ. 

При спільному використанні ви можете насолоджуватися всіма обліковими можливостями Xero з потужністю автоматизації Nanonets. Коли продуктивність починає зростати, помилки вручну зменшуються, а ваші клієнти та співробітники стають усе щасливішими, ви будете дуже раді цьому.

Бізнес-лідери, які дійсно хочуть змінити ситуацію, не повинні дивитися далі; ці інструменти змінять спосіб роботи вашого бізнесу від початку до кінця. Щоб розпочати сьогодні, зв’яжіть Nanonets із Xero та приступайте до роботи!

Заплануйте демонстрацію

• Розповсюдження контенту та PR на основі SEO. Отримайте посилення сьогодні.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Додайте собі сили. Доступ тут.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Розширення знань. Доступ тут.
• ПлатонЕСГ. вуглець, CleanTech, Енергія, Навколишнє середовище, Сонячна, Поводження з відходами. Доступ тут.
• PlatoHealth. Розвідка про біотехнології та клінічні випробування. Доступ тут.
• джерело: https://nanonets.com/blog/managing-invoices-on-xero/