Bazen temel iş süreçleri, iş liderlerinin düşündüğünden çok daha fazla zaman alabilir. Örneğin faturalandırma öyle bir şeydir ki her bir muhasebe ekibi nasıl yönetileceğini öğrenmesi gerekiyor.

Faturalama özünde basit görünüyor: Satıcı mal veya hizmet sağlar, sağlanan öğelerin ayrıntılarını verir ve müşteriye bir fatura (diğer adıyla fatura) gönderir. O zaman müşteri fatura faturayı alır, doğruluğunu doğrular ve ödemeyi satıcıya gönderir. 

Basit, değil mi? Öyle görünebilir ama gerçekte 66% işletme fazlasını harcadıklarını söylüyorlar beş gün aylık faturaların işlenmesi. Ayda yalnızca 20-25 iş günüyle, fatura ödemelerinin gönderilmesi, alınması ve işlenmesiyle geçen beş tam günün etkisi, bir kuruluşun alacak hesapları ekibi ve borç hesapları ekibi için büyük bir artıştır.

Günümüzde süreç verimsizliklerini gidermenin ve kurumsal verimliliği artırmanın en iyi yollarından biri, söz konusu süreçleri kolaylaştıran dijital SaaS çözümlerine yatırım yapmaktır. Küçük ve orta ölçekli işletmelere yönelik önde gelen SaaS muhasebe araçlarından biri olan Xero, faturalamayla ilgili verimsizliklerin ve iş dünyasındaki diğer zorlukların giderilmesine yardımcı olur. muhasebe döngüsü.

Xero fatura yazılımı tek başına güçlü bir çözümdür ancak diğer yazılımlarla eşleştirildiğinde AP otomasyonu araçlarının etkinliği katlanarak artar. Xero fatura çözümlerinin işletmelere neler sunabileceğine bir göz atalım, ardından Xero'nun diğer SaaS teklifleriyle eşleştirildiğinde neler yapabileceğine bakalım.

Alacak Hesapları için Xero Faturalama Yazılımı

Nakit akışı zorluklarına ve vadesi geçmiş fatura ödemelerinin peşine düşmeye fazlasıyla aşina olan alacak hesapları Ekip, bir işletmenin kazandığı tüm parayı toplamaktan sorumludur. Bir kuruluş ister B2B ister B2C olsun AR ekibi, nakitin işletmeye işletme giderlerini ve büyüme girişimlerini destekleyecek oranda girmesini sağlamada kritik öneme sahiptir.

Xero'da AR nasıl yapılır

AR ekipleri, her müşteri için manuel olarak fatura oluşturmak, yaklaşan ödemeler konusunda kullanıcıları uyarmak için bireysel e-postalar göndermek ve manuel nakit akışı raporları oluşturmak yerine, bir dizi yararlı özelliğe ve otomatik faturalandırma özelliğine erişmek için Xero'yu AR ekosistemine entegre edebilir.

Xero ile fatura oluşturma ve takip edilen her görev çok daha kolay. Xero'da "klasik faturalama" ile "yeni faturalandırma" arasında seçim yapmanız istenecektir; Hedefiniz verimlilikse, iş yükünü ve manuel veri kaldırmayı azaltmak için "yeni faturalandırmayı" seçin. Xero "yeni faturalandırma" kullanıldığında fatura oluşturmanın nasıl göründüğü aşağıda açıklanmıştır:

1. Önce müşteri iletişim bilgilerinin Xero'ya eklendiğinden emin olun. Yeni faturalandırmayla bazı alanları bu ayrıntılarla otomatik olarak doldurabilirsiniz. 
2. Git "Fatura" Xero uygulamasındaki modül. 
3. Müşteri adını yazmaya başlayın "Kime" alanı ve müşteri ayrıntıları faturanın içinde doldurulmalıdır.
4. gibi gerekli tüm alanları doldurun. "Öğe Miktarı," ve "Fiyat."
5. Satır öğelerini belirli bir sırayla hareket ettirmek için sürükleyip bırakın.
6. Fatura doldurulduğunda, “Kaydet ve Başka Ekle” or “Onaya Gönder.”

Xero fatura yazılımı, AR uzmanlarının otomatik ödeme hatırlatıcıları göndermesine ve kolaylıkla özelleştirilmiş faturalar oluşturmasına olanak sağlamakla kalmaz, aynı zamanda aşağıdakiler gibi bir dizi AR hedefli özellik sunar:

Fatura Durumu Takibi

Faturaları ilk seferde dağıtmak yeterince zordur; Xero, yalnızca ilk fatura oluşturma sürecini yalnızca birkaç tıklamaya dönüştürmekle kalmıyor, aynı zamanda gerçek zamanlı olarak fatura takibi ve analitiği de sağlıyor. Ödenmemiş ödemeleri olan veya ödeme sorunları devam eden bir müşteri var mı? Xero, şirketiniz zor kazanılan parayı kaybetmeden önce AR ekibini bilgilendirmeye yardımcı olabilir.

Online Ödeme İşleme

Müşteriler çek göndermeyi bıraktı; çevrimiçi ödeme yapmak istiyorlar! Çevrimiçi ödeme işlemine, Xero aracılığıyla sunulan doğru üçüncü taraf eklentilerle ulaşılabilir. Müşteriler bunun ne kadar kolay olduğunu sevecek ve AR ekibi de bunun büyük ölçüde kendi açılarından hiçbir temas gerektirmeyen bir süreç olmasını sevecek.

Xero Fatura Şablonları

Tek tip stile, yerleşik logoya ve düşük hata oranına sahip resmi faturalar, işletmelerin bir güvenilirlik ve güven markası oluşturmasına yardımcı olabilir ve Xero fatura şablonları ile bozulmamış faturalar kaçınılmazdır.

Xero fatura şablonu oluşturmak için aşağıdakileri izleyin:

1. Satıcının adına tıklayın, ardından tıklayın, "Ayarlar."
2. MyCAD'de yazılım Güncelleme ye git “Fatura Ayarları.”
3. seç “Yeni Marka Teması.”
4. Gelecekte bu spesifik Xero fatura şablonuna referans vermek için bir etiket girin. Gibi bir şey “Müşteri XYZ Aylık Fatura Şablonu” çalışmaya devam eder.
5. Fatura tasarımını özelleştirin ve gereken ayarlamaları yapın. 
6. Tıkla "Kayıt etmek."
7. Kaydedilen fatura şablonlarına bakmak için görüntülemek veya kullanmak istediğiniz şablonun adını bulun ve "Ön izleme."

Xero Proforma Faturalar 

Çoğu işletme, mal veya hizmetler sağlandıktan sonra fatura gönderir, ancak kuruluşunuz, teklifleriniz son kullanıcılara sunulmadan önce kullanılan proforma faturalara güveniyorsa, Xero sizi dışarıda bırakmamıştır. Xero proforma faturaları, Xero fatura şablonuna benzer ancak iş gereksinimlerinize uyacak şekilde biraz farklı yapılandırılmışlardır.

Borç Hesaplarında Fatura İşleme için Xero

Faturalandırma sürecinin diğer tarafında, ödenebilir hesaplar Ekip, gelen faturaları işlemek, mal ve hizmetlerin faturadakilerle uyumlu olarak alındığını doğrulamak, faturada gezinmek için yorulmadan çalışıyor. ödeme onay sürecive bekleyen satıcılara ödeme gönderin.

Xero'da AP nasıl yapılır

Tıpkı AR meslektaşları gibi AP ekibi üyeleri de hayatlarını çeşitli şekillerde kolaylaştırmak için Xero fatura yazılımına güvenebilirler. Belki de Xero'nun AP alanındaki en belirgin işlevi, bir faturanın içe aktarılması ve işlenmesidir.

Adım adım, şöyle görünebilir:

1. Satıcı tarafından fatura gönderildikten sonra faturanın PDF dosyasını Xero'ya yükleyebilirsiniz. 
2. Faturaları doğrulamak veya onay sürecini başlatmak için şuraya gidin: “İş” menüsünü seçin ve "Faturalar."
3. Ürün açıklamasını, tutarını ve fiyatını alınan mal veya hizmetlerle karşılaştırarak manuel fatura doğrulaması gerçekleştirin. 
4. Onay için hazır olduğunda onaylayan, “Onayla ve E-postayla Gönder” Ödenecek faturayı göndermek için. 

Doldurulan bazı ayrıntıları taramak için faturaları belirli bir e-posta adresine de iletebilirsiniz.

AP ekiplerinin sevdiği diğer Xero özellikleri şunlardır: 

Basit Fatura Yönetimi

Ödenmemiş kısa vadeli borçların takibini yapmak zor olabilir; Aylar boyunca farklı zamanlarda ödenmesi gereken çok çeşitli faturalar olduğundan, AP ekiplerinin idari işleri onlar için biçilmiş kaftandır. Xero fatura yazılımı ile yaklaşan son ödeme tarihlerinin ve ödenmemiş faturaların takibi otomatik hale gelir. 

Toplu Ödeme Yetenekleri

AP ekipleri, Xero fatura yazılımında toplu ödemelerin etkinleştirilmesiyle, ödeme yaparken çok daha az manuel veri girişinin ve daha kısa işlem süresinin keyfini çıkarabilir.

Onay İş Akışı

Xero'daki özelleştirilebilir onay iş akışı yetenekleri sayesinde AP ekipleri, fatura ödemelerini platformun kendisindeki uygun onay kanalları aracılığıyla gönderebilir. Artık uzun e-posta zincirleri ve gelen kutusundaki karışıklık nedeniyle geciken ödemeler yok. 

Banka mutabakatı

Xero, faturalara yapılan ödemelerin mutabakatını otomatik hale getirerek, işlemleri ilgili faturalarla eşleştirme sürecini basitleştirir. Bu özellik, mali kayıtların doğru olmasını sağlar ve hata riskini azaltır.

Xero AP Sürecindeki Önemli Boşluklar

Xero'nun geniş bir endüstri yelpazesinde büyüyen işletmelerdeki muhasebe ekiplerine büyük bir destek sağladığı açıktır. Platform güvenilirdir, iyi test edilmiştir ve sürekli gelişmektedir ancak otomasyon merkezli araçlarla AP ve AR süreçlerini geliştirmenin pek çok başka yolu vardır. Basitçe söylemek gerekirse Xero'nun yaptığı pek çok şey var. yapamam, fazla. Xero fatura yazılımını kullanan AP ekipleri için en büyük sınırlamalardan bazıları şunlardır:

Fatura Yakalama Sınırlamaları

Xero, faturalar gibi iş belgelerini taramak ve depolamak için mükemmeldir ancak taranan görüntülerden önemli veri noktalarının çıkarılması konusunda oldukça sınırlıdır. Bu, AP ekiplerinin her yeni fatura alındığında manuel veri girişi görevleriyle uğraşmasına neden oluyor. Bir zaman kaybı hakkında konuşun!

İş Karmaşıklığı Sınırlamaları

Xero fatura yazılımı, faturalar ve faturalar için çok fazla özelleştirme sağlamadığından AP süreçlerini kolaylaştırmayı zorlaştırır.

Onay İş Akışı Sınırlamaları

Ultra karmaşık bir iş akışı kurulumu veya fatura tutarına bağlı olarak uyarlanabilir bir iş akışı arıyorsanız, bunu gerçeğe dönüştürmek için ek bir otomasyon aracına ihtiyacınız olacak.

Raporlama Sınırlamaları

İş liderlerinin karar alırken gerçek zamanlı bilgiler beklediği bir dönemde Xero, güvenebileceğiniz veriye dayalı kararlar almak için gereken ayrıntı düzeyini sağlayamayacaktır.

AP Otomasyonu için Nanonet'ler

 Açık olalım: Xero bir bütün olarak muhasebe döngüsüne muazzam değer katıyor. Dijital SaaS çözümü işletmelerin dijital çağa geçmesine yardımcı olur, ancak doğru entegrasyonlar ve tamamlayıcı araçlarla Xero çok daha fazlasını yapabilir. İle NanonetlerBir AP otomasyonu SaaS teklifi olan AP ile yukarıda ortaya çıkan tüm AP açıkları hızlı bir şekilde giderilebilir.

Xero'da AP'yi Otomatikleştirmek için Nanonet Kullanımı

Nanonets'i Xero fatura yazılımıyla entegre ettikten sonra, sağladığı artışa bayılacaksınız. AP otomasyonu genel olarak fonksiyona verir. Örneğin: 

OCR Teknolojisi ve Otomatik Fatura İşleme

Nanonets, Optik Karakter Tanıma'yı (OCR) kullanarak gelen faturalardaki önemli verileri okuyabilir ve çıkarabilir ve manuel veri girişini azaltabilir. Merak etme; Fatura kayıtları da Xero'ya kaydedilecek ve böylece iki platform arasında hiçbir insan müdahalesine gerek kalmadan mükemmel veri eşleşmesi sağlanacak. Şimdi, faturaların işlenmesi - Dahil olmak üzere iki yönlü ve üç yönlü eşleştirme – otomatik olarak yapılabilir. 

Ödeme Otomasyonu

Nanonets'in Stripe, Wise ve ACH'yi entegre etmesiyle ödeme otomasyonu sadece bir hayal değil; bu bir gerçek. AP ekipleri Nanonets ve Xero entegrasyonunu kullanarak şunları yapabilir: ödeme sürecini otomatikleştirin. Süreç boyunca özelleştirilmiş kurallar da uygulamaya konabilir. Kişiselleştirilmiş bir onay iş akışı oluşturun, ödeme limitlerini belirleyin ve diğer kurallarla güvenliği artırın.

Satıcı Yönetimi

Satıcıları seçme yeterince zor; Xero'da tüm bilgilerini güncel ve doğru tutmak hiç bitmeyen bir iş olabilir. Nanonets ile satıcı bilgileri güncel fatura verilerine göre otomatik olarak güncellenebilir, böylece satıcı yönetimi mümkün olduğu kadar basit hale getirilebilir.

Yeni Nesil Raporlama

En başından beri gösterge tabloları ve otomatik raporlama özellikleri Nanonets'in sunduğu hizmetlerin bir parçası olmuştur. Yalnızca birkaç tıklama ve bırakma alıştırmasıyla AP ekibiniz ve diğer muhasebe ekipleriniz tüm temelleri kapsayan raporlara sahip olabilir.

Nanonetler ve Xero Birlikte Nasıl Çalışır?

Nanonets ve Xero arasındaki entegrasyonun kurulması genellikle yalnızca birkaç dakika sürer. Aşağıda Nanonet'lerin DropBox ve GMail gibi birden fazla kaynaktan fatura alıp bunları işlemesinin bir örneği bulunmaktadır.

Bu yalnızca faturalarla sınırlı değildir, aynı zamanda PO ve diğer belgelerle de sınırlıdır. Ayarlayabileceğiniz bir iş akışında onaylandıktan sonra veriler Xero'da senkronizasyona hazır hale gelir.

Nanonet'ler faturaları işleyebilir, önemli bilgileri çıkarabilir, bu bilgileri Xero'ya iletebilir ve süreçleri otomatikleştirebilir. Bu entegrasyon yıllardır mevcut ve bu da onu sizin ve kuruluşunuzun ŞİMDİ faydalanmaya başlayabileceği bir şey haline getiriyor. Nanonets ve Xero'nun faydalarını deneyimlemek için beklemeyin; şimdi başla.

Nanonetleri Xero ile Eşleştirmenin Faydaları

Ayrı ayrı güçlü ve birlikte durdurulamaz olan Nanonets ve Xero, muhasebe profesyonellerinin çalışma şeklini değiştirmeye hazır. Artık güçlü bir ERP'ye veya kullanımı kolay bir muhasebe çözümüne sahip olmak yeterli değil; Otomasyon tüm işletmeler için bir zorunluluktur ve Nanonets ile otomasyon yolculuğu çok daha yönetilebilir hale gelir. 

Bu araçları kurmaya zaman ve kaynak ayırarak, yatırım getirisinin birçok farklı şekilde gerçekleştiğini göreceksiniz.

• üretkenlik – Öncelikle üretkenlik hızla artacak. Otomasyon, görevleri daha verimli hale getirmekten fazlasını yapar; aynı zamanda AP ve AR ekiplerinizin çabalarını işin daha katma değerli yönlerine odaklamasına da olanak tanır. 
• Finansal kazanç – Artan üretkenlik, işletmeler için daha iyi finansal sonuçlara yol açar.
• Ekip Memnuniyeti – Nanonet'ler ve Xero, işi yapan kişilerin genel olarak işlerinde daha az stresli ve daha mutlu olmasını sağlıyor. Mutlu bir kadronuz olduğunda tüm dünyanın kapısı açılır. 

Birlikte kullanıldığında Xero'nun tüm muhasebe becerilerinden Nanonets'in otomasyon gücüyle yararlanabilirsiniz. Verimlilik artmaya başladıkça, manuel hatalar azalmaya başladıkça ve müşterileriniz ve çalışanlarınız gittikçe daha mutlu olmaya başladıkça, bunu yaptığınıza çok sevineceksiniz.

İşleri gerçekten sarsmak isteyen iş dünyası liderleri daha uzağa bakmamalı; bu araçlar işletmenizin baştan sona çalışma şeklini değiştirecek. Bugün başlamak için Nanonet'leri Xero'ya bağlayın ve işe başlayın!

Bir Demo Planlayın

• SEO Destekli İçerik ve Halkla İlişkiler Dağıtımı. Bugün Gücünüzü Artırın.
• PlatoData.Network Dikey Üretken Yapay Zeka. Kendine güç ver. Buradan Erişin.
• PlatoAiStream. Web3 Zekası. Bilgi Genişletildi. Buradan Erişin.
• PlatoESG. karbon, temiz teknoloji, Enerji, Çevre, Güneş, Atık Yönetimi. Buradan Erişin.
• PlatoSağlık. Biyoteknoloji ve Klinik Araştırmalar Zekası. Buradan Erişin.
• Kaynak: https://nanonets.com/blog/managing-invoices-on-xero/