ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน การจัดการบัญชีลูกหนี้ (AR) และ เจ้าหนี้การค้า (AP) เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการรักษากระแสเงินสดที่ดี ใบแจ้งหนี้เป็นส่วนสำคัญของสิ่งนี้ การสร้างใบแจ้งหนี้และการประมวลผลใบแจ้งหนี้เป็นขั้นตอนสำคัญในกระบวนการเหล่านี้
NetSuite's ระบบการจัดการใบแจ้งหนี้ที่มีประสิทธิภาพนำเสนอโซลูชั่นที่มีประสิทธิภาพในการทำให้กระบวนการออกใบแจ้งหนี้เป็นอัตโนมัติและปรับปรุงประสิทธิภาพ เพิ่มประสิทธิภาพและปรับปรุงผลกำไรของคุณ
This comprehensive guide dives deep into the capabilities of NetSuite for both AR and AP, empowering you to take control of your financial operations. We will also discuss NetSuite and AI-enabled automation to simplify some of the manual processes in AR and AP
การออกใบแจ้งหนี้ NetSuite – บัญชีลูกหนี้ (AR)
การเรียกเก็บเงินจากลูกค้าอาจเป็นเรื่องที่ต้องดิ้นรนอย่างต่อเนื่องสำหรับธุรกิจจำนวนมาก คุณสมบัติ AR ของ NetSuite จัดเตรียมเครื่องมือเพื่อเร่งกระบวนการและปรับปรุงอัตราการรวบรวมของคุณ:
การสร้างใบแจ้งหนี้
สร้างใบแจ้งหนี้อย่างรวดเร็วและง่ายดายโดยการแปลงใบสั่งขายเป็นใบแจ้งหนี้โดยตรง ซึ่งช่วยลดความจำเป็นในการป้อนข้อมูลซ้ำ จึงมั่นใจในความถูกต้องและประหยัดเวลาอันมีค่าของคุณ
ภายใต้ธุรกรรม -> การขาย -> คลิกที่ 'สร้างใบแจ้งหนี้'
คลิกที่ 'ธุรกรรมใหม่'
- จากหน้าจอด้านบน คุณสามารถเลือกแบบฟอร์มได้ ป้อนลูกค้าและวันที่ของใบแจ้งหนี้
- คุณมีตัวเลือกในการเลือกหลายสกุลเงินและอัตราแลกเปลี่ยนที่เกี่ยวข้อง
- ในส่วนรายการ คุณสามารถรวมบรรทัดรายการที่จะออกใบแจ้งหนี้ได้ ในแท็บถัดไป คุณสามารถเพิ่มที่อยู่สำหรับการเรียกเก็บเงินและรายละเอียดภาษีเพิ่มเติมได้
- มอบวิธีที่สะดวกและไม่ยุ่งยากแก่ลูกค้าในการรับใบแจ้งหนี้ NetSuite ช่วยให้คุณสามารถส่งใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ทางอีเมลหรือเสนอพอร์ทัลออนไลน์ที่ปลอดภัยสำหรับตัวเลือกการเข้าถึงและการบริการตนเอง
เทมเพลตใบแจ้งหนี้ NetSuite ที่ปรับแต่งได้
ออกแบบเทมเพลตระดับมืออาชีพที่สะท้อนถึงเอกลักษณ์ของแบรนด์ของคุณและสื่อสารข้อมูลที่จำเป็น เช่น รายละเอียดผลิตภัณฑ์ ราคา เงื่อนไขการชำระเงิน และวันครบกำหนด
คุณสามารถเลือกเทมเพลตใบแจ้งหนี้ต่างๆ ได้ภายใต้การปรับแต่ง -> แบบฟอร์ม -> แบบฟอร์มธุรกรรม
คุณสามารถดูเทมเพลตต่างๆ ที่สามารถเข้าถึงได้ที่นี่ กรองประเภทสำหรับใบแจ้งหนี้ คุณสามารถสร้างเทมเพลตใหม่และเลือกประเภทเป็นใบแจ้งหนี้ได้
คุณสามารถเลือกจากเทมเพลตที่มีอยู่แล้วกดปรับแต่งเพื่อแก้ไข
ในเทมเพลตการพิมพ์ คุณสามารถเลือกเทมเพลต HTML แบบกำหนดเองที่ช่วยให้สามารถแก้ไขและออกแบบเพิ่มเติมได้
คุณสามารถเลือกเทมเพลตใบแจ้งหนี้ต่างๆ ได้จากหน้าจอหลักภายใต้การปรับแต่ง -> แบบฟอร์ม -> เทมเพลต PDF/HTML ขั้นสูง
นี่คือลักษณะของหน้าจอตัวแก้ไข
- คุณสามารถกดปุ่ม '+' เพื่อรวมฟิลด์ต่างๆ ทั่วทั้ง NetSuite
- ช่องต่างๆ อาจประกอบด้วยชื่อบริษัท ใบแจ้งหนี้ รายการสินค้า ฯลฯ
- เมื่อมีการสร้างใบแจ้งหนี้ ฟิลด์ในเทมเพลตจะถูกกรอกโดยอัตโนมัติตามใบแจ้งหนี้
วิธีนี้จะสร้างวิธีที่ราบรื่นในการกำหนดเทมเพลตล่วงหน้าและแสดงภาพว่าเทมเพลตจะมีลักษณะอย่างไร คุณยังสามารถนำเข้าเทมเพลต HTML ได้อีกด้วย
คุณมีตัวเลือกการปรับแต่งเพิ่มเติมเพื่อรวมรูปภาพ แบ่งเป็นหลายคอลัมน์ เพิ่มหมายเลขหน้า และอื่นๆ อีกมากมาย
มีคุณลักษณะเพิ่มเติมที่อำนวยความสะดวกในบัญชีลูกหนี้และใบแจ้งหนี้ใน NetSuite
- ตัวเลือกการจัดส่งหลายรายการ: คุณสามารถบันทึกและดาวน์โหลดเป็น PDF หรือส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าโดยตรง
- การแจ้งเตือนการชำระเงินอัตโนมัติ: อย่าปล่อยให้ใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระหลุดลอยไป NetSuite ช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนการชำระเงินอัตโนมัติที่แจ้งให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับการชำระเงินที่เกินกำหนด คุณสามารถปรับแต่งเวลาและความถี่ของการแจ้งเตือนเหล่านี้เพื่อกระตุ้นให้ลูกค้าชำระเงินทันที
- การมองเห็นการชำระเงินแบบเรียลไทม์: รับข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับอายุ AR ของคุณ NetSuite จัดทำรายงานโดยละเอียดที่จัดหมวดหมู่ลูกหนี้ของคุณตามวันครบกำหนด ช่วยให้คุณสามารถระบุการชำระเงินที่เกินกำหนดและจัดลำดับความสำคัญของความพยายามในการเรียกเก็บเงิน
การปรับแต่งเพิ่มเติมด้วย SuiteApp
พื้นที่ SuiteApp การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ได้รับการออกแบบมาเพื่อรองรับการปรับแต่งต่อไปนี้:
- วิธีการส่งแบบกำหนดเอง—ผู้ดูแลระบบจะต้องสร้างวิธีการส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีให้เลือกในบันทึกธุรกรรมและบันทึกแพ็คเกจเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ วิธีการส่งต้องถูกนำมาใช้เป็นปลั๊กอินแบบกำหนดเองแทนสคริปต์
- กำหนดการออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขาออก— SuiteApp การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้ผู้ดูแลระบบปรับใช้สคริปต์เพื่อสร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หลายชุดพร้อมกัน แทนที่จะสร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ด้วยตนเองสำหรับแต่ละธุรกรรม
- กำหนดการส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขาออก – เช่นเดียวกับสคริปต์สำหรับการสร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จำนวนมาก Electronic Invoicing SuiteApp ยังมีสคริปต์สำหรับการส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขาออกตามกำหนดเวลาโดยอัตโนมัติ สคริปต์จะส่งเฉพาะเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขาออกที่มีสถานะพร้อมส่งเท่านั้น
การประมวลผลใบแจ้งหนี้: บัญชีเจ้าหนี้
สำหรับธุรกิจจำนวนมาก การจัดการบัญชีเจ้าหนี้เกี่ยวข้องกับงานเอกสารจำนวนมากและการป้อนข้อมูลที่น่าเบื่อ
- ในธุรกรรม -> เจ้าหนี้ -> ตั๋วเงิน คุณสามารถเพิ่มใบเรียกเก็บเงินใหม่และดูรายการที่มีอยู่ได้
- การเรียกเก็บเงินจะต้องดำเนินการด้วยตนเอง จำเป็นต้องมีข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายการสินค้า จำนวนเงิน ภาษี ฯลฯ
- เมื่อเพิ่มใบเรียกเก็บเงินแล้ว คุณสามารถตรวจสอบและอนุมัติได้
นอกจากนี้ยังจะเชื่อมโยงกับคำขอการชำระเงินและสามารถอนุมัติเป็นการเรียกเก็บเงินได้ อย่างไรก็ตาม นี่เป็นกระบวนการที่ต้องดำเนินการด้วยตนเองและมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดได้เช่นกัน นั่นคือที่มาของความต้องการระบบอัตโนมัติและกระบวนการที่ขับเคลื่อนด้วย AI
งาน AP ที่น่าจะได้ประโยชน์สูงสุดจากระบบอัตโนมัติคืองานที่คุณสามารถลดเวลาในการประมวลผลหรือเพิ่มความแม่นยำ ซึ่งช่วยประหยัดเงินได้ เมื่อเทียบกับการประมวลผลด้วยตนเอง AP อัตโนมัติAP สามารถปรับปรุงขั้นตอนต่อไปนี้ได้อย่างมาก:
- การป้อนข้อมูล. โดยอัตโนมัติ การรวบรวมข้อมูลของใบแจ้งหนี้ และเอกสารต้นฉบับอื่นๆ จะเร็วกว่าและเสี่ยงต่อข้อผิดพลาดน้อยกว่าการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
- การจับคู่ใบแจ้งหนี้ สามารถจับคู่ใบแจ้งหนี้กับเอกสารประกอบได้โดยอัตโนมัติ เช่น ใบสั่งซื้อและเอกสารการรับ (การจับคู่สามทาง- การจับคู่อัตโนมัตินี้เร็วกว่าและแม่นยำกว่าการจับคู่ด้วยตนเอง โดยเฉพาะสำหรับธุรกิจที่อาจต้องจับคู่เอกสารที่จัดเก็บในตำแหน่งที่ตั้งอื่น
- ใบแจ้งหนี้การเข้ารหัส คุณสามารถสร้างกฎที่จะตั้งค่าทั่วไปที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ รหัสบัญชีแยกประเภทสำหรับแต่ละใบแจ้งหนี้ช่วยขจัดเวลาและความไม่สอดคล้องกันของการเขียนโค้ดด้วยตนเอง
- การกำหนดเส้นทางการอนุมัติ การกำหนดเส้นทางทางอิเล็กทรอนิกส์ไปยังผู้อนุมัติที่จำเป็นทั้งหมดนั้นเร็วกว่าการส่งเอกสารไปยังแต่ละผู้อนุมัติด้วยตนเอง และยังให้การติดตามตลอดขั้นตอนการทำงานที่ดีขึ้นอีกด้วย
Payment Automation SuiteApp ช่วยให้คุณสามารถชำระเงินให้กับผู้ขายได้โดยอัตโนมัติและจัดการ A/P และเวิร์กโฟลว์การกระทบยอดได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบการชำระเงินอัตโนมัติเป็นส่วนหนึ่งของ โมดูลการชำระเงิน AP Automation- SuiteApp นี้มาพร้อมกับข้อจำกัด และนั่นคือสิ่งที่การผสานรวมของบุคคลที่สามและ SuiteApps อื่นๆ เข้ามาเล่นหน้าและให้สิทธิประโยชน์เพิ่มเติม:
SuiteApp นี้มาพร้อมกับข้อจำกัด และนั่นคือสิ่งที่การผสานรวมของบุคคลที่สามและ SuiteApps อื่นๆ เข้ามาเล่นหน้าและให้สิทธิประโยชน์เพิ่มเติม:
- บูรณาการและดึงใบแจ้งหนี้, PO ฯลฯ จากแหล่งต่างๆ มากขึ้น ไม่มีการลากและวาง ส่งอีเมล หรือเชื่อมต่อ Google Drive ของคุณ ฯลฯ อีกต่อไป
- การตั้งค่าการอนุมัติที่ซับซ้อนพร้อมการแจ้งเตือนสำหรับการอนุมัติและการติดตาม
- AI เพื่อจับคู่ใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อ และการออกแบบต่างๆ ทั้งหมดที่เข้ามา
- ตัวเลือกการชำระเงินเพิ่มเติมและการผสานรวมกับ Stripe, Wise, Revolut และ ACH
นาโนเน็ต: แชมป์ AP Automation ของคุณ
Nanonets เป็นโซลูชันอัตโนมัติ AP ที่ทรงพลังซึ่งใช้ประโยชน์จากความมหัศจรรย์ของปัญญาประดิษฐ์ (AI) เพื่อปรับปรุงการประมวลผลใบแจ้งหนี้และผสานรวมกับ NetSuite และการผสานรวมอื่น ๆ ได้อย่างราบรื่น
ได้รับความไว้วางใจจากแบรนด์มากกว่า 10,000+ แบรนด์ Nanonets มาพร้อมกับการจดจำใบแจ้งหนี้ที่ดีที่สุดและซอฟต์แวร์ AI เพื่อการรับรู้และประมวลผล AP ที่แม่นยำ
ต่อไปนี้เป็นข้อมูลสรุปว่า Nanonets ทำให้เวิร์กโฟลว์ AP เป็นแบบอัตโนมัติได้อย่างไร:
- การรับใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ: การนำเข้าใบแจ้งหนี้ไปยัง Nanonets จากหลายแหล่งจะดีที่สุดในชั้นเรียน
- การป้อนข้อมูลอัตโนมัติ: Nanonets แยกข้อมูลที่มีโครงสร้างออกจากใบแจ้งหนี้ของคุณ โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบใบแจ้งหนี้ และไม่ว่าใบแจ้งหนี้จะถูกสแกนหรือดิจิทัล
- การยืนยันอัตโนมัติ: การจับคู่สองทาง และมากกว่านั้น จับคู่ข้อมูลใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อที่เปิดอยู่ บันทึกการจัดส่ง และเอกสาร AP อื่นๆ
- การกำหนดเส้นทางการอนุมัติแบบหลายขั้นตอน: ส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติ ให้กับบุคคลที่เหมาะสมในองค์กรเพื่อตรวจสอบใบแจ้งหนี้ก่อนอนุมัติ
- การจัดกำหนดการและการประมวลผลการชำระเงินอัตโนมัติ: ชำระใบแจ้งหนี้โดยใช้วิธีการชำระเงินใดก็ได้
- การซิงค์แบบเรียลไทม์: นำเข้าผังบัญชี NetSuite ของคุณและสร้างกฎเพื่อเข้ารหัสเอกสารจากผู้ขายของคุณ
ด้วยการทำให้งานที่สำคัญเหล่านี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ Nanonets จะช่วยลดความพยายามด้วยตนเอง ลดข้อผิดพลาดให้เหลือน้อยที่สุด และเร่งกระบวนการ AP ช่วยให้ทีมของคุณมุ่งเน้นไปที่ความพยายามเชิงกลยุทธ์ได้มากขึ้น
ปลดปล่อยพลังแห่งการบูรณาการ
การรวม Nanonets เข้ากับ NetSuite จะปลดล็อกสิทธิประโยชน์มากมายสำหรับธุรกิจทุกขนาด นี่คือข้อดีที่น่าสนใจที่สุดบางประการ:
- ลดความพยายาม: Nanonets ทำให้การประมวลผลใบแจ้งหนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ ทำให้ทีม AP ของคุณว่าง
- ความแม่นยำที่เพิ่มขึ้น: การบูรณาการจะช่วยลดข้อผิดพลาดและรับประกันความสมบูรณ์ของข้อมูล
- การประมวลผลที่เร็วขึ้น: ทำงานอัตโนมัติเพื่อการอนุมัติและการชำระเงินที่รวดเร็วยิ่งขึ้น
- การมองเห็นที่เพิ่มขึ้น: รับข้อมูลเชิงลึกด้วยแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์
- ปรับปรุงการปฏิบัติตาม: รับประกันกระบวนการ AP ที่มีความคล่องตัวและตรวจสอบได้
การรวม Nanonets เข้ากับ NetSuite สามารถทำให้การดำเนินการบัญชีเจ้าหนี้เป็นอัตโนมัติและเพิ่มประสิทธิภาพได้ การรวมกันนี้สามารถปรับปรุงกระบวนการ AP ลดต้นทุน และช่วยให้ทีมมุ่งเน้นไปที่การริเริ่มเชิงกลยุทธ์ได้มากขึ้น
ก้าวแรกสู่ AP Automation
Nanonets บัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติขับเคลื่อนประสิทธิภาพ ความแม่นยำ และกระบวนการทางการเงินที่แข็งแกร่ง ใช้ประโยชน์จาก AI และการเรียนรู้ของเครื่องเพื่อเป็นผู้นำในการจัดการทางการเงิน กำจัดข้อผิดพลาด ทำงานอัตโนมัติ และผสานรวม AP ได้อย่างราบรื่น ดูว่า Nanonets ปรับแต่งโซลูชันด้วยการสาธิตฟรีได้อย่างไร ก้าวสู่อนาคตทางการเงินด้วย Nanonets
- เนื้อหาที่ขับเคลื่อนด้วย SEO และการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ รับการขยายวันนี้
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai เพิ่มพลังให้กับตัวเอง เข้าถึงได้ที่นี่.
- เพลโตไอสตรีม. Web3 อัจฉริยะ ขยายความรู้ เข้าถึงได้ที่นี่.
- เพลโตESG. คาร์บอน, คลีนเทค, พลังงาน, สิ่งแวดล้อม แสงอาทิตย์, การจัดการของเสีย. เข้าถึงได้ที่นี่.
- เพลโตสุขภาพ เทคโนโลยีชีวภาพและข่าวกรองการทดลองทางคลินิก เข้าถึงได้ที่นี่.
- ที่มา: https://nanonets.com/blog/managing-invoices-in-netsuite/
