OCR (Optical Character Recognition) är en spelväxlare för alla som arbetar med PDF-dokument. PDF-filer är ökända för att vara svåra att redigera och söka igenom. När du OCR en PDF ser det till att texten skannas och extraheras, vilket gör den fullt sökbar, redigerbar och tillgänglig. 

I den här guiden kommer vi att jämföra olika metoder för OCR-hantering av PDF-filer för att hjälpa dig välja den bästa som passar dina krav. Vi kommer att diskutera Adobe Acrobat, verktyg med öppen källkod och AI-drivna lösningar. Dessutom kommer vi att svara på vanliga frågor som hur man OCR en PDF på en Mac, gör en PDF OCR sökbar och delar tips om hur man förbättrar OCR-noggrannheten.

Följ med för att förändra dina PDF-arbetsflöden.

1. Använda Adobe Acrobat Pro

Adobe Acrobat Pro anses vara guldstandarden för OCR-hantering av PDF-filer. Som branschledare inom PDF-programvara, packar Adobe Acrobat Pro med avancerade OCR-funktioner som enkelt hanterar komplexa dokument.

Du kan OCR ett dokument med Acrobat Pro på två sätt:

Förfarande 1

1. Öppna PDF-filen i Adobe Acrobat Pro.
2. Klicka på "Alla verktyg" i verktygsfältet.
3. En meny visas med alla tillgängliga verktyg. Klicka på "Redigera PDF".
4. Acrobat kommer automatiskt att tillämpa OCR och konvertera texten.
5. Dokumentet är nu fullt redigerbart och sökbart. Ändra teckensnitt eller lägg till kommentarer efter behov. Du kan också söka i dokumentet med hjälp av sökverktyget.

Förfarande 2

1. Öppna Adobe Acrobat Pro. 
2. Klicka på "Alla verktyg" i verktygsfältet.
3. En meny visas med alla tillgängliga verktyg. Klicka på "Skanna och OCR".
4. I verktyget Skanna och OCR väljer du den PDF-fil du vill OCR eller skanna ett fysiskt dokument direkt med en ansluten skanner.
5. Klicka på "Förbättra" om bilden behöver rengöras. Detta kommer att förbättra OCR-noggrannheten. 
6. Klicka på "Känn igen text" för att starta OCR-processen. När den är klar kommer PDF:en att bli sökbar och redigerbar. Du kan nu redigera text.

Den väsentliga fördelen med att använda Acrobat Pro är dess avancerade OCR-motor, som kan hantera komplexa layouter, dokument med flera kolumner, skanningar med låg upplösning och handskriven text med hög noggrannhet. Det är tillgängligt på Windows-, Mac- och Android-enheter, och du kan också komma åt dessa funktioner online. Dessutom är den ansluten till din Adobe Mobile Scan-app, så att du kan skanna dokument när du är på språng och synkronisera dem till ditt Acrobat-bibliotek.

Du måste dock vara Acrobat Pro-prenumerant för att få tillgång till OCR-funktionerna. Abonnemanget är prissatt till 19.99 US $/mån. Dessutom, även om det låter dig ladda upp flera filer, måste du OCR varje fil en efter en manuellt. Så om du har många filer att bearbeta kan det bli tråkigt.

OCR-verktyg med öppen källkod som Tesseract erbjuder ett gratis alternativ för att konvertera PDF-filer till sökbara, redigerbara filer. Även om de kanske inte är lika fullfjädrade som kommersiella lösningar som Adobe Acrobat, ger de en anständig nivå av noggrannhet för de flesta användningsfall. 

Tesseract är tillgängligt för Windows, Mac och Linux. Du måste först installera den på din dator för att kunna använda den. När du har installerat den kan du följa dessa steg för att OCR en PDF:

1. Öppna PDF-filen i ett visnings- eller redigeringsverktyg som PDFelement. 
2. Välj området eller sidan du vill OCR och ta en skärmdump. Beskär bilden om det behövs.
3. Öppna Terminal för att komma åt Tesseract. Om Tesseract inte hittas i Terminal, redigera miljövariabelns sökväg för att dirigera till Tesseracts installationskatalog.
4. Kopiera sökvägen till bildfilen som du vill OCR. Till exempel: "C:UsersJohnDoePicturesScreenshotsScreenshot 230844.png"
5. Ange följande kommando i Terminal: "C:UsersJohnDoePicturesScreenshots>tesseract Screenshot 230844.png". Detta kommer att köra OCR på bilden och konvertera all text den hittar till ett redigerbart format. 
6. När OCR är klar kommer Tesseract att generera en fil som innehåller all extraherad text.
7. Öppna den här filen i valfri textredigerare för att visa och redigera det OCR-redigerade innehållet. Du kan också ange kommandot `–help` för att få en komplett lista över Tesseract-alternativ om det behövs.

Den kritiska fördelen med Tesseract är att det är helt gratis och öppen källkod, så du behöver inte betala några licensavgifter. Det fungerar bra på rena skanningar och maskinskrivna dokument. 

Den kämpar dock med handskriven text, komplexa layouter, färgade bakgrunder och skanningar med låg upplösning. Om dina dokument är rena och maskinskrivna erbjuder Tesseract en gratis lösning för grundläggande OCR-behov. 

Du kan förbättra Tesseracts noggrannhet genom att förbehandla skanningar innan du kör OCR – justera ljusstyrka eller kontrast, tillämpa filter, skala upp bilder och mer.

3. Använda Nanonets PDF OCR

Nanonets är en AI-driven dokumentbehandlingslösning som erbjuder avancerade OCR-funktioner. Till skillnad från Acrobat Pro eller Tesseract är Nanonets helt online och kräver ingen installation. Du laddar helt enkelt upp dina PDF-filer till deras molnplattform, och den börjar omedelbart bearbeta dem med hjälp av toppmoderna OCR-algoritmer. Den kan till och med bearbeta hela mappar och hundratals PDF-filer på en gång.

Nanonets kan hantera allt från enkla maskinskrivna dokument till komplexa layouter med handskrivna kommentarer, färgade bakgrunder, grafer och tabeller, med hjälp av djupinlärningsmodeller för att uppnå hög noggrannhet på alla dokumenttyper.

Såhär fungerar det:

1. Besök Nanonets.com och skapa ett gratis konto.
2. Välj en OCR-modell från Nanonets breda utbud av förutbildade modeller för fakturor, kvitton eller inköpsorder. Du kan också bygga en skräddarsydd modell skräddarsydd för dina specifika dokumenttyper.
3. Ladda upp dokument som representerar de olika layouterna och datafälten du behöver extrahera. Nanonets kommer att analysera dessa prover för att förstå strukturen på dina dokument.
4. Definiera nyckelfälten som du vill fånga, till exempel datum, totalt belopp och tabelldata. Du kan fånga data i nästan alla format, inklusive tabeller, text, JSON eller XML. Nanonets extraherar automatiskt data från dina PDF-filer och matar ut det i det format som krävs.
5. När du har konfigurerat, ladda upp dina PDF-dokument som behöver OCR-redigeras. Nanonets kommer att bearbeta filerna med hjälp av avancerad OCR och intelligenta dataextraktionsalgoritmer för att konvertera dem till sökbara, redigerbara format med strukturerad datautmatning. 
6. Den extraherade datan är snyggt organiserad och strukturerad så att du kan mata in den direkt i andra affärssystem utan manuell ansträngning. Du kan exportera den som JSON, XML eller anpassade format.

Nanonets erbjuder en gratisversion med upp till 500 bearbetningssidor så att du kan testa den utan kostnad. Efter det kostar det $ 0.3 per sida för OCR.

Till skillnad från andra lösningar är Nanonets mycket skalbart. Den kan bearbeta tusentals sidor per timme, vilket säkerställer att dina filer bearbetas nästan omedelbart oavsett volym.

Du kan ställa in webhooks för att strömma bearbetad data till andra appar eller använda Nanonets utvecklar-API:er för att bygga anpassade integrationer.

Hur man förbättrar PDF OCR-processen

OCR-teknik, när den implementeras effektivt, kan spara tid och resurser. Tänk att kunna minska datainmatningstid per fält med 95 %. Ditt team kan fokusera på mer meningsfulla uppgifter än vardaglig datainmatning.

Låt oss utforska tips för att förbättra noggrannheten och effektiviteten i din PDF OCR-process:

1. Förbearbeta skanningar före OCR

Om du har att göra med skannade dokument kan du justera ljusstyrkan, kontrasten och skärpan och använda filter eller bildförbättringstekniker för att minska brus och förbättra klarheten. 

Detta kommer att öka OCR-noggrannheten avsevärt. Adobes Scanner-app kommer med inbyggda bildförbättringsfunktioner. Du kan också använda verktyg som PaperScan och NAPS2 för att rensa upp skanningar. Efter dessa redigeringar kan du spara de redigerade bilderna som PDF-filer innan du kör OCR.

2. Ställ in valideringsarbetsflöden och godkännandehierarkier

Förbättra datakvaliteten genom att sätta upp valideringsregler för extraherade data. Till exempel, om ordernumret i ett dokument inte har fem siffror, avvisas det automatiskt eller flaggas för manuell granskning. På så sätt kan du fånga extraheringsfel och bara godkänna giltig data. Du kan också integrera ditt OCR-system med databaser för att validera extraherade data.

Du kan ställa in godkännandehierarkier där junioranställda granskar data först, följt av seniora anställda för slutlig sign-off. Med automatiska aviseringar och livestatusuppdateringar kan du upprätthålla transparens och undvika att jaga efter godkännande, vilket leder till snabbare dokumentbehandling.

3. Bygg automatiserade arbetsflöden

Föreställ dig att driva en hyrbil och att automatiskt kunna exportera kunders körkortsdata till Salesforce eller skicka fakturadata till QuickBooks utan något manuellt arbete. Det kommer inte bara att optimera din PDF OCR utan även nedströmsaktiviteter.

Att integrera din OCR-lösning med företagsappar via API:er gör denna automatisering möjlig. Till exempel, med Nanonets, ställer du helt enkelt in triggers baserat på händelser som slutförande av dokumentbearbetning, datautvinning eller en ny filuppladdning. Integrationen kommer automatiskt att exportera strukturerad data från Nanonets till önskade affärssystem – inklusive QuickBooks, Xero, Microsoft Dynamics, Zendesk och många andra – vilket tar bort manuella ansträngningar och säkerställer sömlöst dataflöde mellan systemen.

4. Investera i avancerad OCR med AI/ML-funktioner

Till skillnad från regelbaserad OCR är AI-modeller adaptiva – lär sig kontinuerligt av mänskliga korrigeringar och förbättras över tiden. Till exempel erbjuder Nanonets en egenutvecklad AI-modell som tränas på miljontals dokument, vilket gör att den kan hantera komplexa och utmanande layouter effektivt.

AI-driven OCR säkerställer att du kan extrahera information från dokument utan att förlora sammanhang. Den kan hantera olika språk, monetära, juridiska eller måttenheter. Denna nivå av intelligens är inte möjlig med mallbaserad eller regeldriven extraktion som förlitar sig på exakta fältplatser.

5. Träna AI-OCR-modellerna

Medan AI-drivna OCR-lösningar kommer med förutbildade modeller, kan utbildning av dem ytterligare på dina specifika dokumenttyper och layouter öka noggrannheten ännu mer. Till exempel låter Nanonets dig ladda upp ett exempel på dokument som representerar de olika mallarna, formaten och fälten du vill fånga.

Dessa exempel hjälper modellen att förstå strukturen i dina dokument och finjustera PDF OCR-processen. Du kan också ge feedback genom att korrigera extraktionsfel som identifierats under valideringen. Denna mänskliga-i-loop-träning förbättrar kontinuerligt AI-modellens prestanda.

6. Bygg anpassade OCR-modeller vid behov

Ibland kanske förutbildade modeller inte täcker alla komplexiteten i dina dokument. Du kan till exempel ha branschspecifika dokument med unika fält och format. I sådana fall kan du arbeta med din OCR-leverantör för att bygga anpassade AI-modeller som är utbildade specifikt på dina dokument. 

Med Nanonets kan användare skapa anpassade modeller som är specifika för deras dokumenttyper och fält att extrahera. De kan ladda upp exempeldokument och annotera dem med etiketterna de vill extrahera. AI:n lär sig sedan av dessa exempel och tränas i att känna igen och extrahera den specificerade informationen. Systemet kräver minst tio exempel för varje etikett för att uppnå optimal noggrannhet, och användare kan övervaka antalet exempel för varje etikett och lägga till fler efter behov.

Hur man kommer igång med Nanonets PDF OCR

Nanonets gör det enkelt att komma igång med PDF OCR. Registrera dig helt enkelt för ett gratis konto på Nanonets webbplats. Du behöver inte uppge ett kreditkort. 

Här är en guide som hjälper dig att komma igång:

1. Registrera dig för ett gratis konto: Besök Nanonets.com och registrera dig för ett gratis konto – inget kreditkort krävs.
2. Skapa eller välj en modell: Du kan bygga en anpassad OCR-modell för dina specifika dokumenttyper eller välja från Nanonets förutbildade modeller för fakturor, kvitton och mer.
3. Ställ in automatisk import: Vidarebefordra e-postmeddelanden eller anslut molnlagring för att importera nya PDF-filer till Nanonets för kontinuerlig OCR-bearbetning automatiskt.
4. Ladda upp exempeldokument: Ladda upp minst 10 exempeldokument som representerar olika mallar, format och datafält som du vill extrahera. Detta kommer att hjälpa till att träna AI-modellen.
5. Definiera fält att extrahera: Ange helt enkelt namn för de kritiska datafälten du vill extrahera från dina dokument, som datum, belopp, tabelldata, etc.
6. Ställ in valideringar: Konfigurera regler för att validera extraherade data och flagga eventuella fel för korrigering för att säkerställa noggrannhet.
7. Bearbeta dina filer: Ladda upp dina PDF-dokument. Nanonetter kommer omedelbart att bearbeta dem med OCR och intelligent dataextraktion.
8. Granska och godkänn data: Kontrollera extraherade data och godkänn giltiga poster. Upprätthåll transparens med statusuppdateringar.
9. Exportera data till affärssystem: När du har godkänts kan du sömlöst exportera strukturerad data till ditt affärssystem, redovisning, CRM eller andra system.
10. Automatisera arbetsflöden: Ställ in utlösare för att strömma data till appar när ett dokument bearbetas eller data extraheras. Ta bort manuella ansträngningar.

Sammantaget gör Nanonets det snabbt och enkelt att lägga till intelligenta OCR-funktioner till dina dokumentarbetsflöden. Den självlärande AI-motorn levererar hög noggrannhet från början samtidigt som den tillåter anpassning för att hantera komplexa dokument. Sömlösa integrationer med affärssystem möjliggör verklig end-to-end-automatisering.

Inslagning upp

Intelligent OCR och dataextraktion kan hjälpa till att låsa upp ett enormt värde från dokumentarbetsflöden. Nyckeln är att välja en lösning som Nanonets som erbjuder AI-driven OCR från början och tillåter anpassning för specifika behov. 

Med självbetjäningsmöjligheter för att bygga skräddarsydda modeller förbättras noggrannheten och automatiseringen kontinuerligt även när dina dokument utvecklas. I slutändan säkerställer detta att du kan hantera ostrukturerad data i stor skala för att driva produktivitet och tillväxt.

• SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrka dig själv. Tillgång här.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
• Platoesg. Kol, CleanTech, Energi, Miljö, Sol, Avfallshantering. Tillgång här.
• PlatoHealth. Biotech och kliniska prövningar Intelligence. Tillgång här.
• Källa: https://nanonets.com/blog/how-to-ocr-pdf/