Ibland kan grundläggande affärsprocesser vara mycket mer tidskrävande än vad företagsledare inser. Fakturering är till exempel något som varje enskilt redovisningsteam måste lära sig att hantera.
Fakturering verkar i sin kärna enkel: en leverantör tillhandahåller varor eller tjänster, specificerar de artiklar som tillhandahålls och skickar en faktura till kunden (AKA en faktura). Kunden då faktura tar emot fakturan, verifierar dess riktighet och skickar betalning till leverantören.
Enkelt, eller hur? Det kan tyckas så, men i verkligheten, 66% av företagen säga att de spenderar mer än fem dagar per månad behandla fakturor. Med endast 20-25 arbetsdagar per månad är effekten av att fem hela dagar förbrukas av att skicka, ta emot och bearbeta fakturabetalningar ett stort lyft för en organisations kundreskontrateam och dess leverantörsreskontrateam.
Idag är ett av de bästa sätten att ta itu med processineffektivitet och förbättra organisationens effektivitet att investera i digitala SaaS-lösningar som effektiviserar nämnda processer. Xero, ett av de främsta SaaS-redovisningsverktygen för små och medelstora företag, hjälper till att hantera faktureringsrelaterade ineffektiviteter och andra utmaningar i redovisningscykel.
Isolerat är Xero fakturamjukvara en robust lösning, men när den paras ihop med andra AP-automatisering verktyg ökar dess effektivitet exponentiellt. Låt oss ta en titt på vad Xero-fakturalösningar kan erbjuda företag, och sedan titta på vad Xero kan göra när det paras ihop med andra SaaS-erbjudanden.
Xero Invoicing Software för kundreskontra
Alltför bekant med kassaflödesutmaningar och att jaga försenade fakturabetalningar kundfordringar teamet ansvarar för att samla in alla pengar ett företag tjänar. Oavsett om en organisation är B2B eller B2C, är AR-teamet avgörande för att se till att pengar kommer in i verksamheten i en takt som stödjer verksamhetens kostnader och tillväxtinitiativ.
Hur man gör AR i Xero
Istället för att manuellt skapa fakturor för varje kund, skicka individuella e-postmeddelanden för att varna användare om kommande betalningar och bygga manuella kassaflödesrapporter, kan AR-team integrera Xero i AR-ekosystemet för att få tillgång till ett antal användbara funktioner och automatiserade faktureringsmöjligheter.
Med Xero är det mycket enklare att skapa fakturor och varje uppgift som följer. Du kommer att bli ombedd att välja mellan "klassisk fakturering" och "ny fakturering" inom Xero; om effektivitet är ditt mål, välj "ny fakturering" för att minska arbetsbelastningen och manuellt datalyft. Så här ser fakturaskapande ut när du använder Xero "ny fakturering":
- Se till att kundkontaktinformationen läggs till Xero först. Med ny fakturering kan du automatiskt fylla i vissa fält med dessa uppgifter.
- Gå till "Faktura" modul i Xero-applikationen.
- Börja skriva in kundnamnet i "Till" och kunduppgifterna ska fyllas i på fakturan.
- Fyll i alla obligatoriska fält som t.ex "Artikel", "Antal", och "Pris."
- Dra och släpp rader för att flytta runt dem i en viss ordning.
- När fakturan är ifylld väljer du "Spara och lägg till en till" or "Skicka in för godkännande."
Xero fakturaprogramvara tillåter inte bara AR-experter att skicka automatiska betalningspåminnelser och enkelt skapa anpassade fakturor, utan den erbjuder en hel mängd AR-inriktade funktioner, som:
Spårning av fakturastatus
Att distribuera fakturor första gången är svårt nog; Xero förvandlar inte bara den inledande processen för att skapa fakturan till bara några få klick, utan den tillhandahåller även fakturaspårning och analys i realtid. Finns det en kund med utestående betalningar eller fortsatta betalningsproblem? Xero kan hjälpa till att meddela AR-teamet innan ditt företag förlorar på surt förvärvade pengar.
Online betalningsbehandling
Kunder skickar för mycket checkar – de vill betala online! Betalning online är inom räckhåll med rätt tredjepartsplugins tillgängliga via Xero. Kunderna kommer att älska hur enkelt det är, och AR-teamet kommer att älska att det till stor del är en process utan beröring från deras sida.
Xero fakturamallar
Officiella fakturor med en enhetlig stil, inbäddad logotyp och låg felfrekvens kan hjälpa företag att bygga upp ett varumärke av tillförlitlighet och förtroende, och med Xero fakturamallar är orörda fakturor oundvikliga.
För att skapa en Xero-fakturamall, följ nedan:
- Klicka på namnet på leverantören och klicka sedan på "Inställningar."
- Gå till "Fakturainställningar."
- Välja "Nytt varumärkestema."
- Ange en etikett för att referera till den här specifika Xero-fakturamallen i framtiden. Något liknande "Kund XYZ månadsfakturamall" skulle jobba.
- Anpassa fakturadesignen och gör eventuella justeringar som behövs.
- Klicka "Spara."
- För att titta på sparade fakturamallar, leta reda på namnet på mallen du vill visa eller använda och klicka "Förhandsvisning."
Xero Proforma-fakturor
De flesta företag skickar fakturor efter att varorna eller tjänsterna tillhandahålls, men om din organisation förlitar sig på proformafakturor som används innan dina erbjudanden tillhandahålls till slutanvändare, har Xero inte utelämnat dig. Xero proformafakturor liknar Xero-fakturamallen, men de är strukturerade något annorlunda för att passa dina affärsbehov.
Xero för fakturahantering i leverantörsreskontra
På andra sidan av faktureringsprocessen leverantörsskulder teamet arbetar outtröttligt med att behandla inkommande fakturor, verifiera att varor och tjänster har tagits emot i linje med vad som står på fakturan, navigera betalningsgodkännandeprocessoch skicka in betalningar till väntande leverantörer.
Hur man gör AP i Xero
Precis som sina AR-motsvarigheter kan AP-teammedlemmarna stödja sig på Xero fakturaprogramvara för att göra deras liv enklare på ett antal sätt. Den kanske mest framträdande funktionen hos Xero i AP-utrymmet är import och bearbetning av en faktura.
Steg för steg, så här kan det se ut:
- Efter att en faktura har skickats av en leverantör kan du ladda upp en PDF av fakturan till Xero.
- För att verifiera fakturor eller initiera godkännandeprocessen, gå till "Företag" menyn och välj "Fakturor."
- Utför manuell fakturaverifiering genom att jämföra artikelbeskrivning, belopp och pris med de mottagna varorna eller tjänsterna.
- När den är klar för godkännande kan godkännaren klicka "Godkänn och mejla" att skicka den faktura som ska betalas.
Du kan också vidarebefordra räkningar till en specifik e-postadress för att skanna vissa ifyllda detaljer
Andra Xero-funktioner som AP-team älskar är:
Enkel fakturahantering
Att hålla reda på utestående kortfristiga skulder kan vara utmanande; med ett brett utbud av fakturor som ska betalas vid olika tidpunkter under månaderna, har AP-teamen sitt administrativa arbete löst för dem. Med Xero fakturaprogramvara blir spårning av kommande förfallodatum och utestående räkningar automatiskt.
Batchbetalningsmöjligheter
Genom att aktivera gruppbetalningar inom Xero fakturaprogramvara kan AP-team åtnjuta mycket mindre manuell datainmatning och minskad behandlingstid när de gör betalningar.
Arbetsflöde för godkännande
Med de anpassningsbara arbetsflödesfunktionerna för godkännande inom Xero kan AP-team skicka fakturabetalningar via de rätta godkännandekanalerna i själva plattformen. Inga fler långa e-postkedjor och försenade betalningar på grund av inkorgen.
Bankavstämning
Xero automatiserar avstämning av betalningar gjorda till räkningar, vilket förenklar processen att matcha transaktioner med motsvarande fakturor. Den här funktionen säkerställer korrekta finansiella poster och minskar risken för fel.
Anmärkningsvärda luckor i Xero AP-processen
Det är uppenbart att Xero ger ett stort lyft till redovisningsteam inom växande verksamheter inom ett brett spektrum av branscher. Plattformen är pålitlig, väl testad och ständigt utvecklad, men det finns så många andra sätt att förbättra AP- och AR-processer med automationscentrerade verktyg. Enkelt uttryckt – det finns många saker som Xero kan inte göraockså. Några av de största begränsningarna för AP-team som använder Xero fakturamjukvara är:
Begränsningar för att fånga fakturor
Xero är utmärkt för att skanna och lagra affärsdokument som fakturor, men det är mycket begränsat när det gäller att extrahera viktiga datapunkter från skannade bilder. Detta gör att AP-team fastnar med manuella datainmatningsuppgifter varje gång en ny faktura tas emot. Snacka om tidssuger!
Affärskomplexitetsbegränsningar
Xero fakturamjukvara ger inte alltför många anpassningar för fakturor och fakturor, vilket gör det svårt att effektivisera AP-processer.
Begränsningar för godkännande arbetsflöde
Om du letar efter en ultrakomplex arbetsflödesinställning eller ett adaptivt arbetsflöde beroende på fakturabeloppet, behöver du ett extra automationsverktyg för att göra det till verklighet.
Rapporteringsbegränsningar
I en tid då företagsledare förväntar sig insikter i realtid när de fattar beslut, kommer Xero inte att kunna tillhandahålla den detaljnivå som krävs för att fatta datadrivna beslut som du kan lita på.
Nanonetter för AP-automatisering
Låt oss vara tydliga: Xero tillför ett enormt värde till redovisningscykeln som helhet. Den digitala SaaS-lösningen hjälper företag att ta sig in i den digitala tidsåldern, men med rätt integrationer och kompletterande verktyg kan Xero göra så mycket mer. Med Nanonetter, ett SaaS-erbjudande för AP-automatisering, kan alla AP-luckor som avslöjas ovan åtgärdas snabbt.
Använda Nanonets för att automatisera AP i Xero
Efter att ha integrerat Nanonets med Xero fakturamjukvara, kommer du att älska den ökningen som AP-automatisering ger funktionen överlag. Till exempel:
OCR-teknik och automatiserad fakturahantering
Med hjälp av Optical Character Recognition (OCR) kan Nanonets läsa och extrahera nyckeldata från inkommande fakturor och minska manuell datainmatning. Oroa dig inte; Fakturaposter kommer också att registreras i Xero, vilket säkerställer perfekt datamatchning mellan de två plattformarna utan mänsklig inblandning. Nu, behandla fakturor - Inklusive tvåvägs och trevägsmatchning – kan göras automatiskt.
Betalningsautomation
Med Nanonets som integrerar Stripe, Wise och ACH är betalningsautomatisering inte bara en dröm; det är verklighet. AP-team kan använda Nanonets- och Xero-integreringen för att automatisera betalningsprocessen. Skräddarsydda regler kan också införas under hela processen. Bygg ett personligt godkännande arbetsflöde, ställ in betalningsgränser och förbättra säkerheten med andra regler.
Försäljarstyrelse
Välja leverantörer är tillräckligt svårt; att hålla all information uppdaterad och korrekt i Xero kan vara ett aldrig sinande jobb. Med Nanonets kan leverantörsinformation uppdateras automatiskt baserat på aktuella fakturadata, vilket gör leverantörshanteringen så enkel som möjligt.
Nästa generations rapportering
Från början har instrumentpaneler och automatiserade rapporteringsfunktioner varit en del av Nanonets erbjudanden. Med bara några klicka-och-släpp-övningar kan ditt AP-team – och andra redovisningsteam – ha rapporter som täcker alla baser.
Hur Nanonets och Xero fungerar tillsammans
Att ställa in integrationen mellan Nanonets och Xero tar vanligtvis bara några minuter. Nedan är en illustration av Nanonets som tar in fakturor från flera källor som DropBox och GMail och bearbetar dem.
Detta är inte begränsat till endast fakturor utan även PO och andra dokument. Efter godkännande i ett arbetsflöde som du kan ställa in är data redo för synkronisering i Xero.
Nanonets kan behandla fakturor, extrahera nyckelinformation, leverera den informationen till Xero och automatisera processer. Denna integration har varit tillgänglig i flera år, vilket gör det till något som du och din organisation kan börja dra nytta av NU. Vänta inte med att uppleva fördelarna med Nanonets och Xero; börja nu.
Fördelar med att para nanonetter med Xero
Kraftfulla isär och ostoppbara tillsammans, Nanonets och Xero är redo att förändra hur redovisningsproffs arbetar. Det räcker inte längre att ha en stark affärssystem eller lättanvänd redovisningslösning; automatisering är ett måste för alla verksamheter och med Nanonets blir automationsresan mycket mer hanterbar.
Genom att investera tid och resurser på att installera dessa verktyg kommer du att se avkastningen på investeringen materialiseras på många olika sätt.
- Produktivitet - För det första kommer produktiviteten att skjuta i höjden. Automatisering gör mer än att göra uppgifter mer effektiva, det gör det också möjligt för dina AP- och AR-team att fokusera sina ansträngningar på mer värdeskapande aspekter av verksamheten.
- Ekonomisk vinst – Ökad produktivitet leder till förbättrade ekonomiska resultat för företag.
- Teamnöjdhet – Nanonets och Xero gör de som utför arbetet mindre stressade och gladare i sina jobb överlag. När man har en glad personal öppnar sig hela världen.
När de används tillsammans kan du njuta av all redovisningsförmåga hos Xero med automationskraften hos Nanonets. När produktiviteten börjar öka, manuella fel börjar minska och dina kunder och anställda blir gladare och gladare, kommer du att vara så glad att du gjorde det.
Företagsledare som verkligen vill skaka om saker och ting ska inte leta längre; dessa verktyg kommer att förändra hur ditt företag fungerar från början till slut. För att komma igång idag, länka Nanonets till Xero och sätt igång!
- SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrka dig själv. Tillgång här.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
- Platoesg. Kol, CleanTech, Energi, Miljö, Sol, Avfallshantering. Tillgång här.
- PlatoHealth. Biotech och kliniska prövningar Intelligence. Tillgång här.
- Källa: https://nanonets.com/blog/managing-invoices-on-xero/
