Uneori, procesele de afaceri de bază pot consuma mult mai mult timp decât își dau seama liderii de afaceri. Facturarea, de exemplu, este ceva care fiecare echipă de contabilitate trebuie să învețe să gestioneze.

În esență, facturarea pare simplă: un furnizor oferă bunuri sau servicii, detaliază articolele furnizate și trimite o factură clientului (AKA o factură). Clientul atunci factură primește factura, verifică acuratețea acesteia și transmite plata vânzătorului. 

Simplu, nu? Poate părea așa, dar în realitate, 66% din întreprinderi spun că cheltuiesc mai mult decât cinci zile pe lună procesarea facturilor. Cu doar 20-25 de zile lucrătoare pe lună, impactul a cinci zile întregi care sunt consumate prin trimiterea, primirea și procesarea plăților facturilor este o creștere majoră pentru echipa de conturi de încasat a unei organizații și pentru echipa de conturi de plăți.

Astăzi, una dintre cele mai bune modalități de a aborda ineficiența proceselor și de a spori eficiența organizațională este să investești în soluții digitale SaaS care eficientizează procesele menționate. Xero, unul dintre principalele instrumente de contabilitate SaaS pentru întreprinderile mici și mijlocii, ajută la abordarea ineficiențelor legate de facturare și a altor provocări în ciclul contabil.

În mod izolat, software-ul de factură Xero este o soluție robustă, dar atunci când este asociat cu altele Automatizarea AP instrumente, eficacitatea acestuia crește exponențial. Să aruncăm o privire la ceea ce soluțiile Xero de facturare pot oferi companiilor, apoi vedem ce poate face Xero atunci când este asociat cu alte oferte SaaS.

Software de facturare Xero pentru conturi de încasat

Prea familiarizat cu provocările fluxului de numerar și urmărirea plăților restante ale facturilor, the creanţe de încasat echipa este responsabilă pentru colectarea tuturor banilor pe care o afacere îi face. Indiferent dacă o organizație este B2B sau B2C, echipa AR este esențială pentru a se asigura că numerarul intră în afacere la un ritm care sprijină cheltuielile de afaceri și inițiativele de creștere.

Cum se face AR în Xero

În loc să creeze manual facturi pentru fiecare client, să trimită e-mailuri individuale pentru a alerta utilizatorii cu privire la plățile viitoare și să creeze rapoarte manuale ale fluxului de numerar, echipele AR pot integra Xero în ecosistemul AR pentru a accesa o serie de funcții utile și capabilități automate de facturare.

Cu Xero, crearea facturii și urmărirea fiecărei sarcini sunt mult mai ușoare. Vi se va cere să alegeți între „facturarea clasică” și „facturarea nouă” în Xero; dacă obiectivul dvs. este eficiența, alegeți „facturarea nouă” pentru a reduce volumul de muncă și creșterea manuală a datelor. Iată cum arată crearea facturii atunci când utilizați „facturarea nouă” Xero:

1. Asigurați-vă că informațiile de contact ale clientului sunt adăugate mai întâi la Xero. Cu o nouă facturare, puteți completa automat unele câmpuri cu aceste detalii. 
2. Du-te la "Factura fiscala" modul în aplicația Xero. 
3. Începeți să introduceți numele clientului în "La" câmp, iar detaliile clientului ar trebui să se completeze în factură.
4. Completați toate câmpurile obligatorii, cum ar fi „Articol”, „Cantitate” și "Preț."
5. Trageți și plasați elementele rând pentru a le muta într-o anumită ordine.
6. Când factura este completată, alegeți „Salvați și adăugați altul” or „Trimiteți spre aprobare.”

Nu numai că software-ul de factură Xero permite experților în RA să trimită mementouri automate de plată și să creeze facturi personalizate cu ușurință, dar oferă o serie întreagă de funcții direcționate în RA, cum ar fi:

Urmărirea stării facturii

Distribuirea facturilor prima dată este destul de dificilă; Xero nu numai că transformă procesul inițial de creare a facturilor în doar câteva clicuri, dar oferă și urmărirea și analiza facturilor în timp real. Există un client cu plăți restante sau probleme cu plata continuă? Xero poate ajuta la notificarea echipei AR înainte ca compania dvs. să piardă banii câștigați cu greu.

Procesarea plăților online

Clienții au terminat să trimită cecuri – vor să plătească online! Procesarea plăților online este la îndemână cu pluginurile terțe potrivite disponibile prin Xero. Clienților le va plăcea cât de ușor este, iar echipei AR le va plăcea că este în mare parte un proces fără atingere din partea lor.

Șabloane de factură Xero

Facturile oficiale cu un stil uniform, logo încorporat și rata scăzută de eroare pot ajuta companiile să construiască o marcă de fiabilitate și încredere, iar cu șabloanele de factură Xero, facturile impecabile sunt inevitabile.

Pentru a crea un șablon de factură Xero, urmați următoarele:

1. Faceți clic pe numele furnizorului, apoi faceți clic pe, „Setări”.
2. Mergi la pagina „Setări facturi”.
3. Selectați „Noua temă de branding”.
4. Introduceți o etichetă pentru a face referire la acest șablon de factură Xero în viitor. Ceva asemănător cu „Șablon de factură lunară client XYZ” ar funcționa.
5. Personalizați designul facturii și faceți toate ajustările necesare. 
6. Clic "Salvați."
7. Pentru a vedea șabloanele de factură salvate, găsiți numele șablonului pe care doriți să îl vizualizați sau să îl utilizați și faceți clic "Previzualizare."

Facturi Xero Proforma 

Majoritatea companiilor trimit facturi după ce bunurile sau serviciile sunt furnizate, dar dacă organizația dvs. se bazează pe facturi proforme care sunt utilizate înainte ca ofertele dvs. să fie furnizate utilizatorilor finali, Xero nu v-a lăsat afară. Facturile proforma Xero sunt similare cu șablonul de factură Xero, dar sunt structurate ușor diferit pentru a se potrivi nevoilor dvs. de afaceri.

Xero pentru procesarea facturilor în Conturi de plătibile

Pe de altă parte a procesului de facturare, creanţe echipa lucrează neobosit pentru a procesa facturile primite, pentru a verifica dacă bunurile și serviciile au fost primite în concordanță cu ceea ce este pe factură, pentru a naviga pe procesul de aprobare a plățiiși trimiteți plăți furnizorilor în așteptare.

Cum se face AP în Xero

La fel ca și omologii lor AR, membrii echipei AP se pot baza pe software-ul de factură Xero pentru a le ușura viața în mai multe moduri. Poate cea mai proeminentă funcție a Xero în spațiul AP este importul și procesarea unei facturi.

Pas cu pas, iată cum ar putea arăta:

1. După ce o factură este trimisă de către un furnizor, puteți încărca un PDF al facturii în Xero. 
2. Pentru a verifica facturile sau a iniția procesul de aprobare, accesați "Afaceri" meniu și selectați „Facturi”.
3. Efectuați verificarea manuală a facturilor comparând descrierea articolului, suma și prețul cu bunurile sau serviciile primite. 
4. După ce este gata pentru aprobare, aprobatorul poate face clic „Aprobați și trimiteți prin e-mail” pentru a trimite factura pentru a fi plătită. 

De asemenea, puteți redirecționa facturile către o anumită adresă de e-mail pentru a scana unele detalii completate

Alte caracteristici Xero pe care echipele AP le plac sunt: 

Gestionare simplă a facturilor

Urmărirea datoriilor restante pe termen scurt poate fi o provocare; cu o gamă largă de facturi datorate în momente diferite de-a lungul lunilor, echipele AP au munca administrativă pentru ei. Cu software-ul de factură Xero, urmărirea termenelor de scadență viitoare și a facturilor restante devine automată. 

Capacități de plată în lot

Prin activarea plăților în lot în software-ul de factură Xero, echipele AP se pot bucura de mult mai puțină introducere manuală a datelor și de timp de procesare redus atunci când efectuează plăți.

Flux de lucru de aprobare

Cu capabilitățile personalizabile ale fluxului de lucru de aprobare din cadrul Xero, echipele AP pot trimite plăți ale facturilor prin canalele de aprobare adecvate, toate din platforma în sine. Gata cu lanțurile lungi de e-mail și plățile întârziate din cauza aglomerației din căsuța de e-mail. 

Reconciliere bancară

Xero automatizează reconcilierea plăților efectuate cu facturile, simplificând procesul de potrivire a tranzacțiilor cu facturile corespunzătoare. Această caracteristică asigură înregistrări financiare precise și reduce riscul de erori.

Lacune notabile în procesul Xero AP

Este clar că Xero oferă un impuls major echipelor de contabilitate din cadrul afacerilor în creștere dintr-o gamă largă de industrii. Platforma este fiabilă, bine testată și în continuă evoluție, dar există atât de multe alte modalități de a îmbunătăți procesele AP și AR cu instrumente centrate pe automatizare. Mai simplu spus – există o mulțime de lucruri pe care Xero nu pot face, de asemenea. Unele dintre cele mai mari limitări pentru echipele AP care utilizează software-ul de factură Xero sunt:

Limitări de captare a facturii

Xero este excelent pentru scanarea și stocarea documentelor de afaceri, cum ar fi facturile, dar este foarte limitat în extragerea punctelor cheie de date din imaginile scanate. Acest lucru lasă echipele AP blocate cu sarcini de introducere manuală a datelor de fiecare dată când se primește o nouă factură. Vorbește despre o rahat de timp!

Limitări ale complexității afacerii

Software-ul de factură Xero nu oferă prea multe personalizări pentru facturi și facturi, ceea ce face dificilă simplificarea proceselor AP.

Limitări ale fluxului de lucru de aprobare

Dacă sunteți în căutarea unui flux de lucru ultracomplex sau a unui flux de lucru adaptiv, în funcție de valoarea facturii, veți avea nevoie de un instrument de automatizare suplimentar pentru a face acest lucru realitate.

Limitări de raportare

Într-o perioadă în care liderii de afaceri așteaptă informații în timp real atunci când iau decizii, Xero nu va putea oferi nivelul de detaliu necesar pentru a lua decizii bazate pe date în care poți avea încredere.

Nanonets pentru AP Automation

 Să fim clari: Xero adaugă o valoare imensă ciclului contabil în ansamblu. Soluția digitală SaaS ajută companiile să intre în era digitală, dar cu integrările potrivite și instrumentele suplimentare, Xero poate face mult mai mult. Cu Nanoneți, o ofertă SaaS de automatizare AP, toate lacunele AP dezvăluite mai sus pot fi rezolvate rapid.

Utilizarea Nanonets pentru a automatiza AP în Xero

După ce ați integrat Nanonets cu software-ul de factură Xero, vă va plăcea acest impuls Automatizarea AP dă funcţiei în ansamblu. De exemplu: 

Tehnologia OCR și procesarea automată a facturilor

Utilizând recunoașterea optică a caracterelor (OCR), Nanonets poate citi și extrage datele cheie din facturile primite și poate reduce introducerea manuală a datelor. Nu vă faceți griji; Înregistrările facturilor vor fi înregistrate și în Xero, asigurând potrivirea perfectă a datelor între cele două platforme fără nicio intervenție umană. Acum, procesarea facturilor - inclusiv bidirecțional și potrivirea în trei direcții – se poate face automat. 

Automatizarea plăților

Cu Nanonets care integrează Stripe, Wise și ACH, automatizarea plăților nu este doar un vis; este o realitate. Echipele AP pot folosi integrarea Nanonets și Xero pentru automatiza procesul de plată. Reguli personalizate pot fi, de asemenea, implementate pe tot parcursul procesului. Creați un flux de lucru de aprobare personalizat, stabiliți limite de plată și îmbunătățiți securitatea cu alte reguli.

Gestiunea furnizorilor

Selectarea furnizorilor este destul de greu; păstrarea tuturor informațiilor actualizate și corecte în Xero poate fi o muncă fără sfârșit. Cu Nanonets, informațiile despre furnizori pot fi actualizate automat pe baza datelor actuale ale facturii, făcând gestionarea furnizorilor cât mai simplă posibil.

Raportare de nouă generație

De la început, tablourile de bord și funcțiile de raportare automată au făcut parte din ofertele Nanonets. Cu doar câteva exerciții de clic și plasare, echipa dvs. AP - și alte echipe de contabilitate - pot avea rapoarte care acoperă toate bazele.

Cum lucrează Nanonets și Xero împreună

Configurarea integrării dintre Nanonets și Xero durează de obicei doar câteva minute. Mai jos este o ilustrare a Nanonets care preia facturile din mai multe surse precum DropBox și GMail și le procesează.

Acest lucru nu se limitează doar la facturi, ci și la PO și alte documente. După aprobarea într-un flux de lucru pe care îl puteți configura, datele sunt gata pentru o sincronizare în Xero.

Nanonets poate procesa facturile, extrage informații cheie, poate livra acele informații către Xero și automatiza procesele. Această integrare este disponibilă de ani de zile, făcând-o ceva de care dumneavoastră și organizația dumneavoastră puteți începe să beneficiați ACUM. Nu așteptați să experimentați beneficiile Nanonets și Xero; incepe acum.

Beneficiile asocierii Nanonets cu Xero

Puternice separat și de neoprit împreună, Nanonets și Xero sunt gata să schimbe modul în care lucrează profesioniștii contabili. Nu mai este suficient să ai un ERP puternic sau o soluție de contabilitate ușor de utilizat; automatizarea este o necesitate pentru toate companiile, iar cu Nanonets, călătoria automatizării devine mult mai ușor de gestionat. 

Investind timpul și resursele în configurarea acestor instrumente, veți vedea o rentabilitate a investiției materialându-se în multe moduri diferite.

• Productivitate - În primul rând, productivitatea va crește vertiginos. Automatizarea face mai mult decât să facă sarcinile mai eficiente, ea permite, de asemenea, echipelor dvs. AP și AR să își concentreze eforturile asupra mai multor aspecte cu valoare adăugată ale afacerii. 
• Câștig financiar – Productivitatea sporită duce la rezultate financiare îmbunătățite pentru întreprinderi.
• Satisfacția echipei - Nanonets și Xero îi fac pe cei care fac munca să fie mai puțin stresați și mai fericiți în munca lor în general. Când ai un personal fericit, întreaga lume se deschide. 

Atunci când sunt utilizate împreună, vă puteți bucura de toată priceperea contabilă a Xero cu puterea de automatizare a Nanonets. Pe măsură ce productivitatea începe să crească, erorile manuale încep să scadă, iar clienții și angajații tăi devin din ce în ce mai fericiți, vei fi atât de bucuros că ai făcut-o.

Liderii de afaceri care doresc cu adevărat să schimbe lucrurile nu ar trebui să caute mai departe; aceste instrumente vor schimba modul în care afacerea dvs. funcționează de la început până la sfârșit. Pentru a începe astăzi, conectați Nanonets cu Xero și treceți la treabă!

Programează o demonstrație

• Distribuție de conținut bazat pe SEO și PR. Amplifică-te astăzi.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Împuterniciți-vă. Accesați Aici.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Cunoștințe amplificate. Accesați Aici.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Mediu inconjurator, Solar, Managementul deșeurilor. Accesați Aici.
• PlatoHealth. Biotehnologie și Inteligență pentru studii clinice. Accesați Aici.
• Sursa: https://nanonets.com/blog/managing-invoices-on-xero/