No atual ambiente de negócios acelerado, o gerenciamento eficiente de contas a receber (AR) e contas a pagar (AP) é crucial para manter um fluxo de caixa saudável. As faturas são uma parte essencial disso. A criação e o processamento de faturas são etapas críticas nesses processos.

Oracle NetSuite sistema robusto de gerenciamento de faturas oferece uma solução poderosa para automatizar e agilizar o processo de faturamento, aumentando a eficiência e melhorando seus resultados financeiros.

Este guia abrangente se aprofunda nos recursos do Oracle NetSuite para AR e AP, capacitando você a assumir o controle de suas operações financeiras. Também discutiremos o NetSuite e a automação habilitada para IA para simplificar alguns dos processos manuais em AR e AP.

Este guia de gerenciamento de faturas do NetSuite cobre os seguintes aspectos:

• Contas a Receber – Criação e atualização de faturas de vendas, personalização de fluxos de trabalho de AR
• Contas a pagar – Criação e atualização de faturas de fornecedores, realização de correspondência de pedidos de compra, personalização de fluxos de trabalho de contas a pagar

Faturamento NetSuite – Contas a Receber (AR)

A cobrança de pagamentos de clientes pode ser uma luta constante para muitas empresas. Os recursos de AR do NetSuite fornecem ferramentas para agilizar o processo e melhorar sua taxa de coleta:

Criação de fatura

Gere faturas de forma rápida e fácil, convertendo pedidos de vendas diretamente em faturas. Isso elimina a necessidade de entrada duplicada de dados, garantindo precisão e economizando um tempo valioso.

Em Transações-> Vendas-> Clique em 'Criar faturas'

Clique em 'Nova Transação'

• Na tela acima, você pode selecionar o formulário. Insira o Cliente e a data da fatura.
• Você tem a opção de selecionar várias moedas e a taxa de câmbio relevante.
• Na seção de itens, você pode incluir os itens de linha faturados. Nas guias subsequentes, você pode adicionar endereços de cobrança e detalhes fiscais adicionais.
• Forneça aos seus clientes uma maneira conveniente e descomplicada de receber faturas. NetSuite permite enviar faturas eletronicamente por e-mail ou oferecer um portal online seguro para acesso e opções de autoatendimento.

Modelos de fatura NetSuite personalizáveis

Crie modelos profissionais que reflitam a identidade da sua marca e comuniquem informações essenciais, como detalhes do produto, preços, condições de pagamento e datas de vencimento.

Você pode selecionar vários modelos de fatura em Personalização->Formulários->Formulários de Transação.

Você pode ver os vários modelos acessíveis aqui. Filtre por tipo de fatura. Você pode criar um novo modelo e selecionar o tipo como Fatura.

Você pode escolher um modelo existente e clicar em Personalizar para editar

No modelo de impressão, você pode selecionar modelos HTML personalizados que permitem modificação e design estendidos

Você pode escolher vários modelos de fatura na tela inicial em Personalização->Formulários->Modelos PDF/HTML avançados. A captura de tela anexada é a aparência da tela do editor.

• Você pode clicar no botão '+' para incluir campos no NetSuite.
• Os campos podem incluir o nome da sua empresa, fatura, itens de linha, etc.
• Quando uma fatura é criada, os campos do modelo são preenchidos automaticamente de acordo com a fatura.

Isso cria uma maneira perfeita de predefinir modelos e visualizar sua aparência. Você também pode importar modelos HTML.

Você tem mais opções de personalização para incluir imagens, dividir em várias colunas, adicionar números de páginas e muito mais.

Existem outros recursos que facilitam contas a receber e faturas no NetSuite.

• Várias opções de entrega: Você pode salvá-los e baixá-los como PDFs ou enviar faturas diretamente por e-mail aos clientes.
• Lembretes de pagamento automatizados: Não deixe que faturas pendentes passem despercebidas. NetSuite permite configurar lembretes de pagamento automatizados que notificam os clientes sobre pagamentos vencidos. Você pode personalizar o momento e a frequência desses lembretes para estimular os clientes a efetuarem o pagamento imediato.
• Visibilidade de pagamento em tempo real: Obtenha insights em tempo real sobre o envelhecimento da sua AR. NetSuite fornece relatórios detalhados que categorizam suas contas a receber com base nas datas de vencimento, permitindo identificar pagamentos vencidos e priorizar esforços de cobrança.

Personalizações adicionais com SuiteApp

A Suite de Fatura EletrônicaApp foi projetado para suportar as seguintes personalizações:

• Métodos de envio personalizados—Um administrador deve criar métodos de envio de documentos eletrônicos disponíveis para seleção no registro da transação e no registro do pacote de documentos eletrônicos. Os métodos de envio devem ser implementados como plug-ins personalizados em vez de scripts.
• Agendamento de geração de documentos eletrônicos de saída—O Electronic Invoicing SuiteApp permite que um administrador implante um script para gerar vários documentos eletrônicos simultaneamente, em vez de gerar manualmente documentos eletrônicos para cada transação.
• Agendamento de envio de documentos eletrônicos de saída – Assim como o script para geração de documentos eletrônicos em massa, o SuiteApp da Nota Fiscal Eletrônica também possui um script para envio automático agendado de documentos eletrônicos outbound. O script envia apenas documentos eletrônicos de saída cujo status seja Pronto para envio.

Processamento de faturas: contas a pagar (AP)

Para muitas empresas, o gerenciamento de contas a pagar envolve uma montanha de papelada e uma tediosa entrada de dados. O NetSuite permite que você configure um sistema abrangente de gerenciamento de faturas de fornecedores, que inclui faturas autônomas e vinculadas a pedidos de compra, bem como recursos para correspondência bidirecional e tridirecional.

Veja como você pode realizar uma das operações básicas de AP (criar uma fatura) no NetSuite:

• Em Transações->Contas a Pagar->Contas, você pode adicionar uma nova fatura e ver as existentes.
• Quando criada manualmente, uma fatura precisa de informações adicionais sobre itens de linha, valor, impostos, etc.
• Depois que a fatura for adicionada, você poderá revisá-la e aprová-la

Correspondência de PO de 2 e 3 vias

Uma fatura de fornecedor também pode ser correspondida a um pedido de compra existente, acessando Pedido de compra -> Listar pedidos de compra, onde você pode 'Receber' uma fatura e depois 'Faturar' o pedido de compra combinando uma fatura do fornecedor com ela.

A correspondência de uma fatura com um pedido de compra resulta na alteração do status do pedido de compra de “Fatura pendente” para “Totalmente faturada”. Você também pode realizar uma correspondência parcial do pedido de compra, atualizando apenas os itens de linha necessários no pedido de compra – no entanto, isso pode se tornar um processo tedioso de ser feito manualmente para cada fatura de fornecedor.

Esta função no NetSuite também está vinculada a solicitações de pagamento – uma fatura de fornecedor também pode ser aprovada como uma fatura paga. No entanto, este também é um processo bastante manual e sujeito a erros. É aqui que entra a necessidade de automação e processos orientados por IA.

As tarefas de AP com maior probabilidade de se beneficiarem da automação são aquelas em que você pode reduzir o tempo de processamento ou aumentar a precisão, economizando assim dinheiro. Comparado com o processamento manual, Automação AP pode melhorar significativamente as seguintes etapas:

• Entrada de dados. Automatizando captura de dados de faturas e outros documentos de origem é mais rápido e menos propenso a erros do que inserir dados manualmente.
• Correspondência de faturas. As faturas podem ser automaticamente combinadas com documentos comprovativos, como pedidos de compra e documentos de recebimento (correspondência de três vias). Esta correspondência automática é mais rápida e precisa do que a correspondência manual, especialmente para empresas que, de outra forma, teriam que combinar documentos armazenados em locais diferentes.
• Codificação de faturas. Você pode estabelecer regras que definam automaticamente as regras gerais corretas. código contábil para cada fatura, eliminando o tempo e as inconsistências inerentes à codificação manual.
• Roteamento de aprovação. O encaminhamento eletrônico para todos os aprovadores necessários é mais rápido do que o envio manual de documentos para cada um deles e também fornece melhor rastreamento em todo o fluxo de trabalho.

O Payment Automation SuiteApp permite automatizar pagamentos de fornecedores e gerenciar seus fluxos de trabalho de contas a pagar e reconciliação com eficiência. A automação de pagamentos faz parte do Módulo pago AP Automation. Este SuiteApp vem com suas limitações, e é aí que as integrações de terceiros e outros SuiteApps entram em cena e oferecem benefícios adicionais:

Este SuiteApp vem com suas limitações, e é aí que as integrações de terceiros e outros SuiteApps entram em cena e oferecem benefícios adicionais:

• Integre e obtenha faturas, pedidos de compra, etc., de mais fontes. Chega de arrastar e soltar, enviar e-mail ou conectar seu Google Drive, etc.
• Configurações de aprovação complexas com lembretes para aprovação e rastreamento
• IA para combinar faturas, pedidos de compra e todos os vários designs que eles apresentam.
• Mais opções de pagamento e integrações com Stripe, Wise, Revolut e ACH.

Nanoredes: Seu campeão de automação AP

Nanonets é uma poderosa solução de automação de AP que aproveita a magia da Inteligência Artificial (IA) para agilizar o processamento de faturas e se integra perfeitamente ao NetSuite e outras integrações

Com a confiança de mais de 10,000 marcas, Nanonets vem com o melhor reconhecimento de faturas e software de IA para reconhecimento e processamento precisos de AP.

Aqui está um vislumbre de como Nanonets automatiza o fluxo de trabalho do NetSuite AP:

1. Recibos de faturas automatizados: Importando faturas para Nanonets de múltiplas fontes é o melhor da categoria em termos de precisão e cobertura de integrações.
2. Entrada de dados automatizada: Nanonets extrai dados estruturados de suas faturas, independentemente do formato da fatura e se a fatura é digitalizada ou digital.
3. Verificação automatizada: Correspondência bidirecional e além. Compare as informações da fatura com os pedidos de compra, notas de entrega e outros documentos de contas a pagar em aberto. Evite completamente o tedioso processo de correspondência do NetSuite.
4. Roteamento de aprovação em vários estágios: Envie notificações automatizadas à pessoa certa na organização para revisar as faturas antes da aprovação. Os usuários não precisam pagar pelas licenças do NetSuite para aprovar faturas.
5. Agendamento e processamento automatizado de pagamentos: Pague faturas usando qualquer método de pagamento
6. Sincronização em tempo real: Importe seu plano de contas NetSuite e crie regras para codificar documentos de seus fornecedores.

Ao automatizar essas tarefas críticas, a Nanonets reduz significativamente o esforço manual, minimiza erros e agiliza o processo de AP, permitindo que sua equipe se concentre em empreendimentos mais estratégicos.

Liberando o poder das integrações nativas

A integração de Nanonets com NetSuite traz muitos benefícios para empresas de todos os tamanhos. Aqui estão algumas das vantagens mais atraentes:

• Esforço reduzido: Nanonets automatiza o processamento de faturas, liberando sua equipe de AP.
• Precisão aprimorada: A integração reduz erros e garante a integridade dos dados.
• Processamento mais rápido: Automatize tarefas para aprovações e pagamentos mais rápidos.
• Maior Visibilidade: Obtenha insights com painéis em tempo real.
• Conformidade aprimorada: Garante um processo de AP simplificado e auditável.

A integração de Nanonets com NetSuite pode automatizar e otimizar as operações de contas a pagar. Essa combinação pode agilizar o processo de AP, reduzir custos e capacitar a equipe para se concentrar em iniciativas mais estratégicas.

Dando o primeiro passo em direção à automação de AP

Nanonets automatiza contas a pagar, gerando eficiência, precisão e um processo financeiro robusto. Aproveite a IA e o aprendizado de máquina para liderar a gestão financeira. Elimine erros, automatize tarefas e integre perfeitamente o AP. Veja como a Nanonets adapta soluções com uma demonstração gratuita. Entre no futuro das finanças com Nanonets.

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/managing-invoices-in-netsuite/