Reconciliação Bancária vs. Reconciliação de livros

Na gestão contábil e financeira, encontramos os termos “Conciliação de livros” e “Reconciliação bancária“. Esses termos são frequentemente usados ​​de forma intercambiável, levando à ambiguidade quanto aos seus significados.

A reconciliação contábil serve como termo abrangente, abrangendo um espectro mais amplo de correspondência de dados financeiros que envolve a comparação dos lançamentos contábeis com números de outros documentos financeiros.

A Reconciliação Bancária é um subconjunto da Reconciliação Contábil, em que o livro-razão os números são comparados com as entradas em um extrato bancário.

Este ensaio descreverá a reconciliação contábil e seus tipos, incluindo a reconciliação bancária, e mostrará como todas as formas de reconciliação contábil são essenciais para uma gestão financeira eficaz.

O que é reconciliação de livros?

A reconciliação contábil envolve a comparação de diferentes tipos de registros financeiros de uma empresa. Esses registros podem ser registros financeiros internos ou externos.

As empresas mantêm vários registros internos para acompanhar com precisão suas atividades financeiras e garantir a conformidade com os padrões contábeis. Alguns registros financeiros internos comuns incluem:

· General Ledger

· Razão de contas a receber

· Livro razão de contas a pagar

· Diário de recebimentos de dinheiro

· Diário de Desembolsos de Caixa

· Registros de inventário

· Cadastro de Ativo Fixo

· Registros de folha de pagamento

· Orçamentos e Previsões

Os documentos financeiros externos incluem registros ou relatórios gerados por entidades externas que interagem com a empresa. aqui estão alguns exemplos:

· Extratos bancários

· Extratos de cartão de crédito

· Faturas de fornecedores

· Faturas de clientes

· Contratos de Empréstimo

· Contratos de Locação

· Apólices de seguro

· Avisos Fiscais Governamentais.

O termo genérico “Reconciliação de Livros” inclui os seguintes tipos de processos de correspondência:

Reconciliação do Razão Geral: o razão geral serve como base para a reconciliação contábil. Os contadores comparam os lançamentos no razão geral com os números correspondentes nos livros auxiliares, diários e outros registros internos.

Reconciliação bancária: A reconciliação bancária envolve a correspondência das transações registradas no razão geral da empresa com aquelas listadas no extrato bancário para verificar todas as transações processadas pelo banco, incluindo depósitos, retiradas, cheques e taxas bancárias.

Reconciliação de contas a receber: Os registros de contas a receber são reconciliados comparando os saldos no razão de contas a receber com os valores listados nas faturas e extratos dos clientes.

Conciliação de contas a pagar: A reconciliação de contas a pagar envolve a verificação de que os saldos no razão de contas a pagar correspondem aos valores devidos a fornecedores e vendedores conforme faturas e extratos.

Reconciliação de estoque: Os registros de estoque são reconciliados comparando as quantidades e valores de estoque listados nos registros da empresa com as contagens de estoque físico.

Reconciliação de Ativos Fixos: Os registros de ativos fixos são reconciliados comparando as informações listadas no registro de ativos fixos com inventários de ativos físicos e cronogramas de depreciação. Este processo garante que os ativos fixos sejam contabilizados com precisão e devidamente avaliados no balanço.

Reconciliação de folha de pagamento: os registros da folha de pagamento são reconciliados comparando a remuneração dos funcionários listada no sistema de folha de pagamento da empresa com dados de planilhas de ponto, taxas salariais e programas de benefícios. Quaisquer discrepâncias, como cálculos incorretos ou pagamentos perdidos, serão corrigidas.

Reconciliação de orçamento e previsão: Os resultados financeiros reais são comparados aos valores orçados ou previstos para avaliar o desempenho e identificar variações. Este processo de reconciliação ajuda a gestão a compreender as razões dos desvios das metas planeadas e a ajustar os planos futuros em conformidade.

O que é conciliação bancária?

Reconciliação bancária é um subconjunto da Reconciliação Contábil e envolve a comparação das transações registradas no razão da organização com aquelas documentadas no extrato bancário.

O processo normalmente começa reconciliando o saldo final de caixa nos registros contábeis da empresa com o saldo final mostrado no extrato bancário. Essa comparação ajuda a detectar diferenças como cheques pendentes, depósitos em trânsito, taxas bancárias, erros ou transações não autorizadas. Uma vez identificadas, essas discrepâncias são investigadas e reconciliadas para chegar a um acordo entre os dois equilíbrios.

A Sinergia entre Reconciliação Bancária e Reconciliação Contábil

Conforme mencionado anteriormente, a Reconciliação Bancária é um subconjunto da Reconciliação Contábil. Os outros tipos de reconciliação contábil (listados acima) podem ser usados ​​junto com a reconciliação bancária para promover a higiene financeira e garantir a precisão e integridade dos registros financeiros de uma empresa de várias maneiras:

Panorama geral: A conciliação bancária só pode confirmar todas as transações que foram realizadas através do banco, como cheques, transferências eletrônicas etc. não seria refletido em extratos bancários, mas deve ser considerado. Outros tipos de reconciliação contábil podem levar isso em consideração e fornecer uma visão completa de todas as transações financeiras.

Detecção de discrepâncias: a reconciliação bancária ajuda a detectar cheques pendentes, depósitos em trânsito e erros bancários. A reconciliação contábil, por outro lado, identifica discrepâncias entre os registros financeiros internos e outros documentos financeiros, como faturas ou recibos. Ao combinar estes processos, as empresas podem cruzar referências de múltiplas fontes de dados financeiros para detectar discrepâncias de forma mais eficaz e garantir a precisão dos seus registos.

Melhorar os controlos internos: A reconciliação bancária e a reconciliação contabilística servem como importantes mecanismos de controlo interno para minimizar o risco de erros, fraude ou transações não autorizadas.

Análise de Tendências: Os tomadores de decisão da empresa podem ter uma ideia melhor de como o dinheiro entra e sai da empresa através do exame minucioso dos registros financeiros internos e externos. Assim, as correções de curso podem ser aplicadas periodicamente para maximizar o lucro e minimizar despesas desnecessárias.

Um exemplo de sinergia entre reconciliação bancária e outras formas de reconciliação contábil

Vamos considerar um cenário hipotético envolvendo uma empresa varejista que opera diversas lojas em todo o país. Veja como a reconciliação bancária e outras formas de reconciliação contábil podem ajudar.

Reconciliação bancária:

A empresa realiza reconciliações bancárias mensais para comparar seus registros contábeis internos com o extrato bancário fornecido por sua instituição financeira.

Durante uma reconciliação, a empresa identifica cheques pendentes que não foram compensados, depósitos em trânsito e taxas bancárias não registradas em seus livros.

A empresa acompanha essas discrepâncias. Esse processo ajuda a evitar saques a descoberto, garante que a empresa tenha fundos suficientes para as operações e minimiza o risco de erros financeiros ou fraudes.

Conciliação de contas a receber:

A empresa reconcilia regularmente seu livro razão de contas a receber com faturas e extratos de clientes para garantir o registro preciso de vendas e saldos pendentes.

Quando há discrepâncias, como pagamentos não aplicados, contas vencidas e erros no faturamento, a empresa as soluciona prontamente. Isso melhora a gestão do fluxo de caixa, reduz dívidas inadimplentes e mantém relacionamentos sólidos com os clientes.

Reconciliação de estoque:

A empresa realiza reconciliações regulares de seus registros de estoque com contagens de estoque físico realizadas em suas lojas.

Se forem identificados problemas, como mercadorias danificadas ou erros no registro de transações de estoque, a empresa acompanha. Isso minimiza rupturas de estoque, reduz custos de manutenção e garante um gerenciamento eficiente de estoque.

Conciliação de contas a pagar:

A empresa reconcilia seu livro de contas a pagar com faturas e extratos de fornecedores para garantir o registro preciso de obrigações e pagamentos.

Ao lidar prontamente com discrepâncias, como faturas duplicadas, preços incorretos e atrasos nos pagamentos, a empresa mantém relacionamentos sólidos com os fornecedores, evita multas por atraso e garante o cumprimento das condições de pagamento.

O uso de Nanonets para reconciliação bancária e contábil

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Nanoredes, uma plataforma de automação alimentada por IA, pode agilizar e aprimorar significativamente a reconciliação bancária e outros tipos de processos de reconciliação contábil de várias maneiras:

Extração de dados: Nanonets podem extrair dados relevantes de vários documentos financeiros, incluindo extratos bancários, faturas, recibos e registros de inventário. Ao automatizar a extração de dados, o Nanonets elimina a necessidade de entrada manual de dados, reduzindo erros e acelerando o processo de reconciliação.

Correspondência e Reconciliação: Nanonets podem analisar dados extraídos e combinar transações em diferentes documentos financeiros, como comparar entradas em extratos bancários com registros no livro-razão da empresa. Ao automatizar a correspondência e a reconciliação, a Nanonets identifica discrepâncias com mais eficiência, permitindo uma resolução oportuna e garantindo a precisão nos relatórios financeiros.

Manipulação de exceção: Nanonets podem sinalizar discrepâncias ou anomalias identificadas durante o processo de reconciliação para análise posterior por profissionais de finanças. Ao automatizar o tratamento de exceções, as Nanonets permitem que as empresas concentrem os seus recursos na investigação e resolução de problemas que requerem intervenção humana, agilizando o processo de reconciliação e reduzindo o tempo de resposta.

Escalabilidade e Eficiência: Nanonets podem lidar com grandes volumes de dados financeiros com rapidez e precisão, tornando-os adequados para organizações com necessidades complexas de reconciliação ou grandes volumes de transações. Ao automatizar tarefas repetitivas, as Nanonets podem aumentar a eficiência operacional e a escalabilidade, permitindo que as equipas financeiras se concentrem em iniciativas estratégicas e atividades de valor acrescentado.

Integração com sistemas existentes: Nanonets podem integrar-se perfeitamente com software de contabilidade, sistemas ERP e outras ferramentas de gestão financeira existentes, facilitando a troca de dados e a automação do fluxo de trabalho. Ao aproveitar a infraestrutura existente, a Nanonets minimiza os custos de implementação e a interrupção das operações comerciais, garantindo uma transição suave para processos de reconciliação automatizados.

Melhoria Contínua: Nanonets usa algoritmos de aprendizado de máquina para aprender continuamente com atividades de reconciliação anteriores e melhorar sua precisão e desempenho ao longo do tempo. Ao aproveitar os insights orientados pela IA, a Nanonets ajuda as empresas a identificar tendências, padrões e oportunidades de otimização, aumentando a eficácia dos processos de reconciliação e impulsionando a melhoria contínua nas operações financeiras.

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Embora os termos “reconciliação bancária” e “reconciliação contabilística” sejam frequentemente utilizados indistintamente, deve ser entendido que a reconciliação bancária é um subconjunto da reconciliação contabilística. A compreensão desta relação permite que as organizações implementem práticas abrangentes de gestão financeira, garantindo precisão e integridade nos seus registos, ao mesmo tempo que aproveitam a tecnologia para agilizar processos e impulsionar a eficiência.

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/bank-vs-book-reconciliation/