Na intrincada rede do comércio global, o setor da logística é a espinha dorsal, ligando os fabricantes aos consumidores através de grandes distâncias. No entanto, esta interligação traz consigo a sua quota-parte de desafios. Desde o momento em que um produto é fabricado até a sua entrega final, uma série de documentos acompanha sua jornada, muitas vezes criando gargalos no fluxo contínuo das operações.

Um dos principais obstáculos enfrentados pelo setor logístico gira em torno da gestão de documentos logísticos. Pedidos de compra, faturas, conhecimentos de embarque e vários outros documentos exigem atenção meticulosa, mas o processamento manual pode ser demorado, sujeito a erros e intensivo em recursos. Neste labirinto de papelada, a necessidade de uma solução transformadora é inegável.

É aqui que o Processamento Inteligente de Documentos (IDP) entra em ação como uma virada de jogo. O IDP aproveita tecnologias de ponta, como inteligência artificial e aprendizado de máquina, para automatizar a extração, interpretação e processamento de informações de diversos documentos. O casamento entre logística e PDI é uma promessa imensa na racionalização das operações, na redução de erros e no aumento da eficiência geral.

À medida que nos aprofundamos nos detalhes, vamos explorar nove documentos logísticos críticos que podem se beneficiar significativamente com a implementação do Processamento Inteligente de Documentos. Estas melhorias prometem não só aliviar os desafios enfrentados pela indústria, mas também catalisar uma nova era de gestão logística simplificada e sem erros.

O que é o Processamento Inteligente de Documentos?

O Processamento Inteligente de Documentos (IDP) representa uma tecnologia de ponta que combina inteligência artificial (IA), aprendizado de máquina (ML) e processamento de linguagem natural (PNL) para automatizar a extração, interpretação e processamento de informações de uma variedade de documentos. O IDP foi projetado para imitar habilidades cognitivas semelhantes às humanas, permitindo compreender, categorizar e extrair com precisão dados valiosos de documentos não estruturados.

Componentes principais do PDI:

1. Extração de dados: O IDP se destaca na extração de informações relevantes de diversos tipos de documentos, incluindo faturas, pedidos de compra, documentos de remessa e muito mais.
2. Classificação do documento: A tecnologia categoriza documentos com base em seu conteúdo, permitindo processamento simplificado e organização eficiente.
3. Data de validade: O IDP pode verificar dados extraídos com regras predefinidas ou bancos de dados externos, garantindo precisão e confiabilidade.
4. Automação de fluxos de trabalho: O IDP integra-se perfeitamente aos fluxos de trabalho existentes, automatizando tarefas repetitivas e agilizando processos centrados em documentos.

Por que o setor de logística precisa de PDI?

1. Precisão aprimorada e erros reduzidos: A extração automatizada de dados garante um maior nível de precisão, reduzindo a probabilidade de discrepâncias nos documentos logísticos.
2. Maior Eficiência Operacional: A automatização de fluxos de trabalho centrados em documentos leva a tempos de processamento mais rápidos, permitindo que as empresas de logística lidem com maiores volumes de remessas com mais eficiência. Na verdade, processos urgentes, como desembaraço aduaneiro e atendimento de pedidos, beneficiam-se do processamento simplificado de documentos.
3. Visibilidade e rastreamento em tempo real: O IDP permite a extração rápida de informações relevantes para rastreamento e monitoramento de remessas em tempo real. Os profissionais de logística obtêm insights instantâneos sobre o status e a localização das mercadorias, facilitando a tomada de decisões proativas.
4. Redução de custos: Ao automatizar as tarefas de processamento de documentos, o IDP reduz a necessidade de trabalho manual, levando a poupanças de custos para as empresas de logística. Menos erros e maior eficiência também podem contribuir para reduções gerais de custos operacionais.
5. Conformidade aprimorada: O IDP garante que os documentos logísticos, como declarações alfandegárias e conhecimentos de embarque, cumpram os padrões regulatórios. Os processos de validação automatizados reduzem o risco de não conformidade, evitando potenciais problemas jurídicos e atrasos na cadeia de abastecimento.
6. Maior satisfação do cliente: Tempos de processamento mais rápidos e erros reduzidos contribuem para uma experiência logística mais tranquila e confiável para os clientes. O IDP também apoia a comunicação oportuna e precisa com os clientes, promovendo confiança e satisfação.

À medida que a indústria continua a evoluir, abraçar o PDI torna-se um imperativo estratégico para aqueles que procuram prosperar no cenário dinâmico e competitivo da logística.

Nº 1: Conhecimento de Embarque (BoL)

O Conhecimento de Embarque (BoL), documento fundamental na área de logística, serve como um recebimento detalhado da mercadoria embarcada, fornecendo informações cruciais sobre a carga e as condições de seu transporte. Automatizar o processamento do BoL traz uma infinidade de vantagens, revolucionando a forma como as partes interessadas em logística gerenciam as remessas e garantem a conformidade.

Maior precisão na verificação

A verificação manual de documentos do BoL é inerentemente propensa a erros humanos, levando a possíveis discrepâncias nas informações registradas. O Processamento Inteligente de Documentos (IDP) se destaca na extração meticulosa e referência cruzada de pontos de dados, garantindo maior precisão na verificação de remessas. Ao automatizar a BoL, as empresas de logística podem despedir-se dos riscos associados à supervisão humana, criando uma base mais fiável para toda a cadeia de abastecimento.

Processos de rastreamento acelerado

Num cenário logístico acelerado, a capacidade de rastrear remessas em tempo real é fundamental. A automação do BoL agiliza o processo de rastreamento, extraindo rapidamente detalhes relevantes, como datas de envio, destinos e destinatários. Isto permite que os profissionais de logística monitorizem prontamente os movimentos de carga e facilitam a tomada de decisões proativas em resposta a eventos inesperados, melhorando, em última análise, a eficiência de toda a cadeia logística.

Garantir a conformidade com os regulamentos

Navegar na complexa rede de regulamentações internacionais e nacionais é um desafio constante para as empresas de logística. O BoL, sendo um documento legal, deve aderir a normas específicas para garantir o cumprimento. O IDP traz um nível de consistência às verificações de conformidade, validando automaticamente o conteúdo do BoL em relação aos requisitos regulamentares. Isto reduz o risco de incumprimento, mitiga complicações jurídicas e garante que os envios transitem sem problemas através das fronteiras, contribuindo para uma operação logística global mais tranquila.

A automatização do processo de Conhecimento de Embarque através do Processamento Inteligente de Documentos surge como uma estratégia transformadora para os intervenientes logísticos. Não só otimiza a precisão na verificação e agiliza os processos de rastreamento, mas também fortalece as medidas de conformidade, criando um ecossistema logístico mais resiliente e eficiente.

Nº 2: Pedidos de compra (PO)

Automatizar o processamento de Pedidos de Compra (POs) tem imensa importância na logística, impactando significativamente o atendimento de pedidos, a redução de erros e a eficiência operacional geral. As empresas de logística podem agilizar todo o ciclo de vida dos pedidos aproveitando o Processamento Inteligente de Documentos (IDP) para pedidos de compra. A automação acelera o processamento de pedidos de compra, levando a um atendimento de pedidos mais rápido e prazos de entrega mais curtos. Isso atende às expectativas dos clientes quanto à entrega pontual e melhora a capacidade de resposta da cadeia de suprimentos.

Além disso, a automação minimiza o risco de erros comumente associados à entrada manual de dados e ao processamento de pedidos de compra. O IDP garante a extração precisa de informações dos pedidos de compra, reduzindo discrepâncias nas quantidades de produtos, preços e detalhes de entrega. Isto, por sua vez, mitiga o potencial de erros dispendiosos e melhora a fiabilidade global do processo logístico.

Em termos de eficiência, o processamento automatizado de pedidos de compra permite uma integração perfeita com sistemas de gestão de estoques, otimizando os níveis de estoque e reduzindo a probabilidade de excesso ou ruptura de estoque. A automação ponta a ponta do fluxo de trabalho do PO, desde a criação até a aprovação e cumprimento, agiliza os processos internos, permitindo que as empresas de logística aloquem recursos de forma mais eficaz.

O processo de correspondência tripartida, crucial em logística, envolve a correspondência da fatura com um pedido de compra e recibos de entrega para concluir a compra e iniciar os pagamentos. As soluções IDP são excelentes na realização dessas correspondências trilaterais com precisão e rapidez, agilizando o processo de aprovação e garantindo que todos os componentes do ciclo de aquisição se alinhem perfeitamente.

Nº 3: faturas de frete

1. Tempos de processamento mais rápidos: A automação acelera a extração e verificação de informações das faturas de frete, reduzindo os tempos de processamento. Isso agiliza todo o fluxo de trabalho de faturamento, permitindo aprovações e processamento de pagamentos mais rápidos.
2. Erros e discrepâncias reduzidos: A extração automatizada de dados minimiza o risco de erros humanos associados à entrada manual, garantindo a precisão no registro de detalhes cruciais, como custos de envio, quantidades e outras informações relevantes. Esta redução de erros aumenta a fiabilidade das transações financeiras e reduz a necessidade de correções demoradas.
3. Rastreamento e visibilidade em tempo real: A automação facilita o rastreamento em tempo real das faturas de frete, proporcionando visibilidade imediata das transações financeiras. Esta transparência permite que os profissionais de logística monitorizem custos, analisem padrões de gastos e tomem decisões informadas prontamente.
4. Conformidade aprimorada: A automação garante que as faturas de frete cumpram os requisitos regulamentares e as políticas internas. Ao validar automaticamente as informações em relação a regras predefinidas, o risco de não conformidade é minimizado, mitigando possíveis problemas legais e atrasos.
5. Fluxos de trabalho de aprovação simplificados: O processamento automatizado de faturas de frete permite a simplificação dos fluxos de trabalho de aprovação. Aprovações e notificações eletrônicas agilizam o ciclo de aprovação, evitando gargalos e garantindo o pagamento pontual a fornecedores e prestadores de serviços.
6. Gerenciamento de custos aprimorado: A automação proporciona uma visão abrangente dos gastos relacionados ao frete, permitindo uma melhor gestão de custos. Esta visibilidade permite que as empresas de logística identifiquem oportunidades de redução de custos, negociem condições favoráveis ​​com os fornecedores e otimizem as despesas globais.
7. Integração com Sistemas ERP: Os sistemas automatizados integram-se perfeitamente aos sistemas Enterprise Resource Planning (ERP), garantindo uma abordagem coesa e sincronizada ao gerenciamento de dados financeiros. Esta integração aumenta a precisão dos dados, reduz as tarefas manuais de entrada de dados e facilita uma operação logística geral mais eficiente.
8. Aumento da produtividade e alocação de recursos: A automação libera recursos humanos valiosos de tarefas manuais repetitivas, permitindo que os profissionais de logística se concentrem em atividades estratégicas. Este aumento de produtividade melhora a eficiência global da equipa de logística, contribuindo para melhores níveis de serviço.

Nº 4: Etiquetas de envio

Automatizar a criação e o processamento de etiquetas de envio representa um aprimoramento crítico para a precisão logística, mitigando o risco de entrega incorreta e otimizando a eficiência geral do fluxo de trabalho logístico. O potencial de erros humanos é significativamente reduzido através da extração automatizada de dados de documentos pertinentes, como pedidos de compra e listas de embalagem. Isso garante que detalhes cruciais como endereços, nomes de produtos e quantidades sejam transcritos com precisão nas etiquetas de remessa e promove a consistência nos padrões de etiquetagem, cruciais para a conformidade da transportadora e a eficiência do trânsito.

Além disso, a integração em tempo real de processos automatizados de etiquetas de envio com sistemas de gestão logística proporciona atualizações oportunas, minimizando a lacuna entre a confirmação do pedido e a criação da etiqueta. A incorporação de mecanismos de verificação de endereço fortalece ainda mais a precisão, eliminando erros decorrentes de endereços de destinatários incompletos ou imprecisos. As verificações de controle de qualidade em sistemas automatizados validam as dimensões das etiquetas, a legibilidade do código de barras e a conformidade com os requisitos específicos da transportadora.

Em cenários logísticos dinâmicos onde os detalhes do envio podem mudar, a automação permite a adaptação das etiquetas em tempo real, evitando entregas incorretas devido a informações desatualizadas ou obsoletas. A rastreabilidade aprimorada facilitada pela automação garante que cada embalagem seja vinculada com precisão à etiqueta correspondente e associada ao pedido e envio corretos no sistema logístico. No geral, a automação dos processos de etiquetagem de envio reduz erros e contribui para a agilização dos fluxos de trabalho logísticos, melhorando a eficiência e a precisão de toda a cadeia de abastecimento.

Nº 5: Declarações Aduaneiras

Um formulário de declaração alfandegária serve como um registro abrangente das mercadorias importadas ou exportadas, abrangendo detalhes críticos como o país de origem, uma descrição das mercadorias, detalhes CIF (custo, seguro e frete), números de classificação alfandegária e taxas associadas. . O processamento manual tradicional desses formulários envolve a extração de dados de diversos documentos como faturas, guias de transporte, certificados de origem e listas de embalagem. Essa abordagem manual não é apenas tediosa, mas também demorada. As soluções de Processamento Inteligente de Documentos (IDP) apresentam uma solução transformadora ao automatizar o processamento de formulários de declaração aduaneira.

Quando os formulários de declaração de importação ou exportação são recebidos, as soluções PDI reconhecem e capturam rapidamente os campos relevantes, independentemente da sua localização no documento. Essa automação envolve a categorização inteligente das informações, garantindo que os dados sejam extraídos e processados ​​com precisão. O mecanismo IDP indexa essas informações, armazenando-as em tabelas apropriadas para fácil recuperação durante o processamento subsequente ou verificações. Ao automatizar estas atividades manuais, o IDP aumenta a eficiência e reduz o potencial de erros, contribuindo para um processo de desembaraço aduaneiro mais ágil e ágil.

Nº 6: Comprovante de Entrega (PoD)

A maioria dos documentos comprovativos de entrega (POD) são tradicionalmente em papel, necessitando de uma assinatura física do destinatário. No entanto, há uma mudança perceptível no sentido da digitalização destes documentos para resolver ineficiências inerentes associadas à comunicação em papel. A transição para documentos POD digitais é lógica, considerando que o papel está sujeito a perdas ou danos, levando a atrasos na fatura. Além disso, o formato digital mitiga o risco de fraude, em que partes desonestas podem alegar falsamente o não recebimento de uma remessa entregue, resultando potencialmente em entregas múltiplas, créditos injustificados aos clientes e perdas para os fornecedores.

No mundo digital, os clientes muitas vezes assinam eletronicamente usando uma caneta digital ou o dedo em um dispositivo portátil, e essas assinaturas são armazenadas com segurança em um banco de dados. O POD digital inclui não apenas a assinatura do destinatário, mas também detalhes cruciais, como os nomes e endereços do fornecedor e do destinatário, juntamente com uma descrição abrangente das mercadorias entregues. Embora esta transformação digital melhore a segurança e a eficiência, o processo ainda requer a transferência precisa destas informações para o repositório abrangente de dados logísticos. É importante notar que os erros podem persistir, independentemente do formato (digital ou papel), especialmente se houver trabalhadores humanos envolvidos na entrada manual de dados em qualquer fase do fluxo de trabalho. O desafio constante reside na integração perfeita destes avanços digitais para maximizar a precisão e a eficiência no ecossistema de documentação logística.

A automação garante que os detalhes dos documentos POD sejam capturados com rapidez e precisão, permitindo atualizações em tempo real sobre o status de entrega das mercadorias. Essa maior visibilidade permite que os profissionais de logística monitorem prontamente o movimento das remessas, antecipem possíveis atrasos e resolvam proativamente os problemas no processo de entrega.

Além disso, o processamento automatizado de documentos POD contribui para uma redução significativa de litígios. Ao fornecer um rastro digital de evidências conclusivas, incluindo carimbos de data e hora e assinaturas do destinatário, a automação minimiza a ambiguidade e as disputas relacionadas ao sucesso da entrega de mercadorias. Isto agiliza os processos de resolução de disputas e promove a confiança entre as partes interessadas, incluindo clientes, transportadoras e fornecedores.

Nº 7: Listas de embalagem

Uma lista de embalagem, também conhecida como guia de entrega, desempenha um papel crucial no comércio internacional, fornecendo informações detalhadas sobre o exportador, despachante e destinatário, juntamente com detalhes sobre o item enviado e detalhes de sua embalagem, como dimensões e pesos. Serve como um registro essencial do item embarcado, servindo como prova para conhecimentos de embarque nacionais e internacionais.

A lista de embalagem inclui dados de segurança do material e serve como documento de apoio para reembolso sob uma carta de crédito. Embora os formatos possam variar, todas as listas de embalagem incluem detalhes críticos, como data, informações de contato do exportador e do destinatário, endereços de origem e destino, número total de pacotes, descrições detalhadas dos pacotes e especificações de volume/peso.

A extração de informações das listas de embalagem é vital para verificações automatizadas, permitindo verificações cruzadas com pedidos de compra e faturas para compradores, vendedores e intermediários. Essa extração de dados também auxilia nas revisões de inventário e avaliações de desempenho.

Nº 8: Declarações de Mercadorias Perigosas (DGD)

Mercadorias perigosas, incluindo substâncias inflamáveis, produtos químicos corrosivos e riscos à saúde, são frequentemente transportadas por vários modos, como rodoviário, ferroviário, aéreo ou marítimo. Para cumprir os regulamentos, tais remessas exigem uma Declaração de Mercadorias Perigosas (DGD). Este formulário certifica que a remessa atende às regulamentações do país de origem e de destino em relação à rotulagem e embalagem de materiais perigosos. O DGD contém informações críticas, como endereço e detalhes de contato do remetente e do destinatário, informações de contato de emergência, nomes corretos dos itens enviados, quantidade, número ONU, peso, grupo de embalagem, radioatividade e informações de manuseio.

Devido aos diversos formatos e complexidades entre os países, os sistemas de gestão de documentos baseados em IA desempenham um papel crucial na extração automática de informações dos DGD, independentemente da formatação e do layout do conteúdo. Essa automação reduz significativamente os esforços de entrada manual de dados, eliminando uma boa parte dessas tarefas, e garante o processamento preciso e eficiente dos formulários de declaração de mercadorias perigosas.

Nº 9: Manifestos de Carga

Os manifestos de carga são documentos abrangentes que fornecem uma lista detalhada de todos os itens ou mercadorias carregadas em um veículo de transporte específico, como um navio, aeronave ou caminhão. Esses manifestos são cruciais para a gestão logística e de transporte, servindo como registro de estoque dos itens expedidos. Os manifestos de carga incluem detalhes importantes, como descrições de itens, quantidades, pesos, informações de embalagem e, às vezes, as identidades do remetente (expedidor) e do destinatário (destinatário). Eles são fundamentais para facilitar o manuseio tranquilo de cargas, o desembaraço aduaneiro e as operações logísticas gerais.

O IDP garante a extração precisa de informações dos manifestos de carga, contribuindo para o cumprimento dos requisitos regulatórios. Isto é fundamental para remessas internacionais, uma vez que dados precisos do manifesto são essenciais para o desembaraço aduaneiro e o cumprimento das regulamentações comerciais. Facilita a comunicação contínua com várias partes interessadas, incluindo autoridades alfandegárias, parceiros de transporte e órgãos reguladores. Informações precisas e oportunas dos manifestos de carga garantem interações tranquilas e conformidade com todas as partes envolvidas no processo logístico.

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/logistics-documents/