Wyobraź sobie, że biegniesz sprintem na 100 m ze związanymi nogami. Tak to jest, gdy proces zamawiania do zapłaty jest pełen nieefektywności i marnotrawstwa. Podczas gdy bawisz się i ręcznie generujesz swój Zlecenia kupna w przypadku towarów krytycznych twoi konkurenci kupiliby już to, czego potrzebują i ruszyli dalej.
Zbyt wiele firm na całym świecie nadal korzysta z przestarzałych technik zarządzania cyklem i procesami od zakupu do zapłaty. Nie tylko może to prowadzić do zakłóceń operacyjnych, ale także zagraża długoterminowemu wzrostowi. Dobrą wiadomością jest to, że procesy P2P znacznie ewoluowały w ciągu ostatnich kilku lat, usuwając złożoność i usprawniając cykl zamówień od końca do końca.
Ten post obejmuje wszystko, co musisz wiedzieć, aby uzyskać podstawową wiedzę na temat zarządzania procesem od zakupu do zapłaty.
„Jeśli nie możesz tego zmierzyć, nie możesz tego poprawić” – Piotr Drucker.
Poznaj najważniejsze metryki, które wzmocnią pozycję Twojego zespołu ds. rozrachunków z dostawcami. Zdobądź swoje Bezpłatny e-book dzisiaj.
Obiecujemy, że nie będziemy Cię spamować
Co to jest Procure to Pay?
Każda organizacja potrzebuje pewnych surowców i niezbędnych usług, aby skutecznie prowadzić swoją działalność. Proces zamawiania do zapłaty obejmuje wszystkie kroki związane z pomyślnym pozyskiwaniem tych materiałów i usług, od identyfikacji potrzeb po płatność dostawcy.
Zazwyczaj proces od zakupu do zapłaty obejmuje czterech kluczowych interesariuszy: dział, który złożył wniosek, dział zakupów, dostawców i dział rozliczeń (lub agencję zewnętrzną w przypadku outsourcing rozliczeń płatniczych).
Chcesz zautomatyzować ręczne procesy AP? Zarezerwuj 30-minutową prezentację na żywo, aby zobaczyć, jak Nanonets może pomóc Twojemu zespołowi we wdrażaniu kompleksowych Automatyzacja AP.
Cykl Procure to Pay
Teraz, gdy masz już omówienie procesu od zakupu do płatności, podzielmy go dalej i zbadajmy każdy etap cyklu od zakupu do zapłaty.
1. Zidentyfikuj potrzebę
Działy potrzebujące surowców lub usług zwrócą się do działu zaopatrzenia z prośbą o zakup. Ta prośba będzie zawierać specyfikacje, takie jak między innymi ilość, jakość i harmonogram.
2. Wygeneruj zamówienia
Po ustaleniu szczegółów następnym krokiem jest przechwycenie wszystkich szczegółów zamówienia w oprogramowaniu do przetwarzania zamówień i wygenerowanie formularza zapotrzebowania na zakup. Następnie zostanie wysłany do działu zakupów.
3. Oceń zamówienie
Dział zaopatrzenia przeanalizuje formularz i wyszuka nieścisłości, niepełne informacje, ograniczenia budżetowe i ograniczenia logistyczne. Następnie zadzwonią, czy zatwierdzić, czy odrzucić wniosek.
4. Wystaw zlecenie zakupu
Po zatwierdzeniu zapotrzebowania zamówienie lub dział zakupów wybierze odpowiedniego dostawcę i utworzy zamówienie zakupu w swoim oprogramowaniu do przetwarzania P2P. To zamówienie jest następnie udostępniane wszystkim zainteresowanym stronom w celu ostatecznego zatwierdzenia i wysyłane do dostawcy/sprzedawcy.
5. Odbierz paragon z towarem
Po dostarczeniu przesyłki przez dostawcę zespół zaopatrzeniowy zweryfikuje jej zawartość i wprowadzi potwierdzenie odbioru towaru do oprogramowania przetwarzającego P2P. Po zakończeniu procesu weryfikacji zdecydują, czy zatwierdzić, czy odrzucić odbiór towaru.
6. Zweryfikuj fakturę
Jeśli odbiór towaru zostanie zatwierdzony, dostawca prześle fakturę do Twojego działu rozliczeń. Ten faktura przechodzi przez trójstronne dopasowanie z zamówieniem i otrzymaniem towaru. Zostanie zatwierdzony, jeśli elementy i odpowiadające im wartości pozostaną spójne we wszystkich obszarach. Jeśli nie, zostanie odrzucony i odesłany do dostawcy z adnotacją o nieścisłościach.
7. Zapłać sprzedawcy
Ostatecznie płatność zostanie zwolniona dostawcy przez zespół ds. rozliczeń po zatwierdzeniu faktury. Warunki umowy zwykle określają sposób płatności. Ten 7-etapowy proces musi być przestrzegany za każdym razem, gdy jest nowy Żądanie zakupu jest umieszczany przez dowolny dział w organizacji.
Korzyści z korzystania z usługi „procure-to-pay”.
Po zautomatyzowaniu procedur „procure-to-pay”, zaopatrzenie i zobowiązania są usprawnione i ulepszone. Poniżej przedstawiono niektóre z głównych obszarów, w których można zauważyć postęp.
Pomaga w oszczędzaniu czasu
Rozwiązania typu peer-to-peer (P2P) i automatyzacja zaopatrzenia mogą pomóc zespołowi zaopatrzeniowemu zaoszczędzić czas, a jednocześnie usprawnić monitorowanie budżetu i logistykę łańcucha dostaw.
Lepsze połączenie w całej organizacji
Oprogramowanie zaopatrzeniowe łączy całą organizację, umożliwiając szybsze zatwierdzanie nowych wymagań, wybór odpowiednich dostawców na podstawie dostępnych informacji oraz tworzenie zamówień zakupu, a następnie wysyłanie ich do dostawców, a wszystko to w sposób cyfrowy i wygodny do śledzenia.
Zminimalizuj koszty przetwarzania faktur.
Automatyzacja oszczędza czas i pieniądze, umożliwiając firmom przydzielanie pracowników do bardziej strategicznych działań zamiast powtarzających się operacji, które można zautomatyzować.
Uzyskaj pełną widoczność.
Technologia peer-to-peer (P2P) zapewnia przejrzystość w całej sieci dostaw, umożliwiając kupującym i dostawcom wygodny wgląd w postęp faktur.
Poprawić obsługę nieprawidłowości
Wartości odstające mogą zyskać uznanie, na które zasługują, i szybciej się z nimi uporać, ponieważ większość faktur jest przetwarzana bezproblemowo.
Wzmocnij partnerstwo z dostawcami
Dostawcy mogą dowiedzieć się, kiedy otrzymają zapłatę, korzystając z platformy dla dostawców, która zapewnia im dane potrzebne do podejmowania mądrzejszych decyzji. Szybsze rozliczanie odchyleń od faktur i reklamacji generuje zaufanie i daje kupującym większą przejrzystość.
Przewaga podczas negocjacji
Gdy dostawcy są pewni swoich szczegółów płatności, mogą być gotowi zaoferować warunki, które są bardziej atrakcyjne dla klientów, jednocześnie gwarantując, że dostawcy otrzymają dochód, którego potrzebują, aby rozszerzyć swoją działalność.
Zbieraj informacje, aby usprawnić podejmowanie decyzji
Systemy P2P z silnymi funkcjami raportowania na żądanie są idealne. Firmy mogą mieć większą kontrolę nad przychodami i kapitałem obrotowym, wykorzystując dostępne dane bieżące i przeszłe.
Skonfiguruj bezdotykowe przepływy pracy AP i usprawnić proces rozrachunków z dostawcami w sekundy. Zarezerwuj 30-minutowe demo na żywo już teraz.
Wskazówki dotyczące efektywnego zarządzania procesem od zakupu do zapłaty
Przebieg procesu od zakupu do zapłaty może wydawać się skomplikowany, ponieważ obejmuje wielu interesariuszy, zależności, przepisy dotyczące zgodności i wiele obiegi dokumentów zarządzania dokumentami. Istnieją jednak sposoby, dzięki którym procesy P2P będą bardziej opłacalne i usprawnione.
Poniższe wskazówki pomogą Ci wyeliminować lub zminimalizować niektóre z największych wyzwań związanych z procesem od zakupu do płatności:
1. Stwórz systematyczne ramy
Proces P2P nie jest tak prosty jak zakup laptopa w sklepie internetowym. Najlepszym rozwiązaniem jest rozbicie przepływu procesu od zakupu do zapłaty i ujednolicenie każdego kroku po drodze. Następnie upewnij się, że wszyscy zaangażowani znają swoje obowiązki, obowiązki oraz sposób i czas komunikowania się.
2. Zmierz swoją efektywność
Pamiętaj, aby wybrać i śledzić kluczowe wskaźniki, które mierzą efektywność Twoich procesów P2P. Możesz spojrzeć między innymi na takie wskaźniki, jak poziom zapasów, poziom kapitału obrotowego, liczba błędów i nieścisłości, czas przetwarzania, godziny pracy, zakłócenia operacyjne i dodatkowe wydatki.
3. Dąż do budowania lepszych relacji z dostawcami
Długie terminy zatwierdzania i opóźnione płatności często utrudniają płynne relacje z dostawcami. Prowadzi to do nieporozumień, ograniczonej widoczności, nieścisłości i nieoczekiwanych opóźnień. Ostatecznie spowolni to twój cykl P2P.
4. Wdróż wydajne rozwiązanie typu „procure-to-pay”.
Ponieważ w cykl od zakupu do zapłaty zaangażowanych jest wielu interesariuszy, często można zobaczyć, jak każdy z nich używa różnych narzędzi i technik do wykonania swoich zadań. Utrudnia to przechwytywanie, kompilowanie, analizowanie i kontrolowanie danych oraz monitorowanie stanu krytycznych zadań.
Możesz wyeliminować te wyzwania i sprawić, by proces od zakupu do zapłaty przebiegał bezproblemowo dzięki wydajnemu rozwiązaniu do przetwarzania P2P wyposażonemu w funkcje integracji i automatyzacji. Dowiedz się więcej na ten temat w następnej sekcji.
Oprogramowanie typu Procure-to-Pay
Bądźmy szczerzy, używanie arkuszy kalkulacyjnych lub metod papierowych do zarządzania cyklem P2P jest uciążliwe. Często prowadzi to do większej ilości pracy ręcznej, wolnego czasu przetwarzania i słabej widoczności. Korzystanie z rozwiązania ERP również nie jest rozwiązaniem; po prostu nie oferuje wystarczającej liczby opcji integracji i automatyzacji, aby poradzić sobie ze złożonością, jaką stwarzają współczesne przepływy zamówień.
Zamiast tego skorzystaj z dedykowanego rozwiązania Procure-to-pay, które może działać jako system bezpapierowy. Taki, który robi wszystko, od umożliwienia działom zgłaszania próśb o zakupy i przechwytywanie danych dla dopasowanie trójstronne do terminowego zwalniania płatności dostawcom. Korzyści, jakie oferują te aplikacje, są wielorakie.
Korzyści z oprogramowania Procure to Pay
Firmy, które wdrażają oprogramowanie typu procure-to-pay, odnoszą korzyści, takie jak:
1. Poprawiona widoczność i przejrzystość
Zdolne rozwiązanie procesu od zakupu do płatności umożliwia każdemu interesariuszowi wgląd w czasie rzeczywistym w to, co dzieje się z jego zamówieniem. Pomoże to każdemu działowi zaplanować swoje działania, podejmować lepsze decyzje i zapewnić, że krytyczne operacje biznesowe nie zostaną utrudnione.
2. Łatwiejsze utrzymanie zgodności
Ponieważ wszystkie dane są dostępne z centralnej lokalizacji, ścieżki audytu będą łatwiejsze do śledzenia i weryfikacji. Zespół finansowy i audytorzy będą mogli szybko zakończyć swoją pracę. Co ważniejsze, ponieważ szlaki są czyste, szanse na otrzymanie mandatów i kar będą znacznie niższe.
3. Zautomatyzuj nudne rzeczy
Nikt nie chce spędzać czasu na ręcznym przetwarzaniu zapotrzebowania na zakup, wprowadzaniu danych do faktury lub sprawdzaniu krzyżowym zamówienia zakupu, przyjęcia towaru i faktury. Nie tylko spowalnia to Twój zespół, ale jest również kosztowne i podatne na błędy. Solidne rozwiązania P2P są wyposażone w automatyzację i integracje, które znacznie skracają czas poświęcany na każdym etapie: automatyczne przechwytywanie szczegółów faktury, automatyczne wysyłanie dokumentów do zatwierdzenia, generowanie automatycznych raportów, elektroniczne kierowanie/archiwizowanie i wiele więcej.
4. Zmniejsza koszty i wydatki
Po pierwsze, oprogramowanie P2P eliminuje wiele powtarzalnych i uciążliwych zadań, które stanowią część procesu od zakupu do płatności: od ręcznego wprowadzania danych do faktury po generowanie raportów na temat wydajności dostawcy. Oznacza to mniej błędów przetwarzania, lepszą produktywność i więcej czasu do spędzenia na zadaniach o dużej wartości.
Po drugie, solidne rozwiązania P2P zapewniają, że każda decyzja podjęta przez dział zaopatrzenia jest zgodna z polityką zakupową i ściśle oparta na dostępnych zapasach i danych operacyjnych. W ten sposób minimalizując szanse na wydatki niezależne.
Wyzwania w procesie Procure-to-Pay
1. Czasochłonna praca ręczna
Wiele części firmy zwykle ma swoje metody, co utrudnia konsolidację danych. Dwa oddzielne działy obsługują funkcje rozliczeń z dostawcami i zaopatrzenia, każdy z własnym zestawem zasad, metod i celów. Ten brak spójności może skutkować nieefektywnością i błędami.
2. Zarządzanie i zgodność
Procesy zamówień publicznych są sztywne ze względu na brak zarządzania danymi i jakości umożliwiającej podejmowanie decyzji. Podstawowa przesłanka wstępnego zatwierdzania wydatków jest czasami uważana za niepotrzebną biurokrację, skutkującą niezakontraktowanymi wydatkami i doraźnymi zakupami.
3. Nieprzejrzystość zobowiązań do zakupu do momentu wystawienia faktury.
Organizacje korzystające z różnych systemów często nie mają dostępu do informacji w całym procesie P2P, ale nawet jeśli są one dostępne, mogą być błędne. W rezultacie brakuje raportowania dotyczącego dostawców i wydatków, co wpływa na zdolność podejmowania strategicznych decyzji.
4. Nieprawidłowo przypisane koszty
Działy zaopatrzenia są odpowiedzialne za negocjacje stawek i koncesji z dostawcami, podczas gdy zobowiązania są odpowiedzialne za przestrzeganie tych umów. Niezgodność z przepisami może skutkować znacznymi, nieoczekiwanymi wydatkami w papierowym miejscu pracy bez automatyzacji obejmującej obie procedury.
Zarezerwuj tę 30-minutową prezentację na żywo, aby była to ostatnia okazja do ręcznego wprowadzania danych z faktur lub paragonów do oprogramowania ERP.
Wiodące rozwiązania P2P
Teraz, jeśli myślisz o uzyskaniu rozwiązania typu „procure-to-pay” dla swojej organizacji, oto kilka najważniejszych rozwiązań do rozważenia:
Wnioski
Prowadzenie odnoszącego sukcesy biznesu jest jak zarządzanie pit stopami dla zespołu Formuły 1. Musisz stale optymalizować swoje procesy, aby móc maksymalnie wykorzystać wydajność. Twój cykl P2P jest z pewnością jednym z obszarów, którego nie powinieneś przeoczyć. Bezproblemowe zaopatrzenie to droga naprzód. Ci, którzy przyjmą technologie P2P, będą mieli przewagę pod względem ponoszonych wydatków, doświadczenia użytkownika i unikania zakłóceń w działalności.
