Każda organizacja, niezależnie od wielkości, ma do czynienia z niezliczoną ilością dokumentów, które zawierają istotne informacje i dane niezbędne do jej funkcjonowania. Codzienne zalewanie danymi w różnych formach, ręczne zarządzanie dokumentami i danymi może łatwo przytłoczyć zespoły, prowadząc do zamieszania i nieefektywności. Zautomatyzowane i zdigitalizowane zarządzanie dokumentami może ominąć wiele trudności związanych z zarządzaniem dokumentami. Automatyczne przechwytywanie dokumentów to pierwszy krok w cyfrowym zarządzaniu dokumentami. Niezależnie od tego, czy masz do czynienia z dokumentami papierowymi, czy cyfrowymi, oprogramowanie do obsługi dokumentów konwertuje zawartość do formatów, które można edytować i przeszukiwać, zwiększając dostępność. Wykorzystując zaawansowane technologie, takie jak OCR i automatyzacja, systemy przechwytywania dokumentów usprawniają przepływ pracy, umożliwiając zespołom szybkie lokalizowanie i odzyskiwanie informacji. W tym artykule przyjrzymy się różnym aspektom automatycznego przechwytywania dokumentów i jego roli w przekształcaniu dynamiki danych organizacyjnych.
Co to jest przechwytywanie dokumentów?
Przechwytywanie dokumentów to zautomatyzowany proces przekształcania dokumentów papierowych i przechwytywania nieustrukturyzowanej zawartości elektronicznej w przydatne informacje, dostosowane do konkretnych funkcji biznesowych. Obejmuje to skanowanie lub obrazowanie dokumentów, podczas którego gromadzone są, kategoryzowane, przetwarzane i umieszczane w bazach danych niezbędne dane. Celem jest przekształcenie różnych informacji w spójny i dostępny format, ułatwiający efektywne wyszukiwanie i wykorzystanie zgodnie z celami organizacji.
Rodzaje rozwiązań do przechwytywania dokumentów
Przechwytywanie dokumentów obejmuje różne rodzaje oprogramowania, które znacząco usprawniają proces zarządzania informacjami. Niektórzy z nich są:
Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR):
- Konwertuje tekst wydrukowany maszynowo na format czytelny dla komputera.
- Ułatwia interpretację i przetwarzanie danych tekstowych.
- Umożliwia bezproblemową integrację z cyfrowymi przepływami pracy.
Inteligentne rozpoznawanie znaków (ICR):
- Rozszerza możliwości OCR na tekst pisany odręcznie.
- Poszerza zakres przechwytywanych informacji.
Rozpoznawanie kodów kreskowych:
- Dekoduje informacje zawarte w kodach kreskowych na dokumentach.
- Zapewnia szybkie i dokładne wyszukiwanie istotnych danych.
- Szczególnie przydatne w scenariuszach z dużą ilością dokumentów.
Rozpoznawanie tekstu w dowolnej formie:
- Wyodrębnia kompleksowe informacje z dokumentów, takich jak faktury i formularze.
- Umożliwia szczegółową analizę i kategoryzację danych.
Zaznacz rozpoznawanie zmysłów:
- Konwertuje znaczniki wyboru i indywidualne oznaczenia na cenne dane.
- Kluczowe w scenariuszach z przeważającym ręcznym wprowadzaniem danych.
Jak działa przechwytywanie dokumentów?
Przechwytywanie dokumentów obejmuje szereg kroków automatyzujących wyodrębnianie i przetwarzanie danych:
- import: Dokumenty są elektronicznie importowane do rozwiązania do przechwytywania dokumentów, rozpoczynając proces digitalizacji.
- Przetwarzanie: Rozwiązanie polega na konwersji tekstu znajdującego się na dokumentach do formatu nadającego się do odczytu maszynowego, co ułatwia zaawansowaną obróbkę danych.
- Oczyszczanie: Obrazy przechodzą proces automatycznego czyszczenia w celu zwiększenia wydajności ekstrakcji danych. Obejmuje to eliminację artefaktów granicznych, korygowanie przekrzywienia spowodowanego skanowaniem, eliminowanie szumów i usuwanie plamek z obrazów.
- Walidacja: Jakość dokumentu jest sprawdzana w oparciu o wcześniej określone standardy. Dokumenty niskiej jakości, zawierające brakujące pola lub niewyraźne znaki, poddawane są ręcznej weryfikacji i korekcie w celu zapewnienia ich poprawności.
- Klasyfikacja: Wykorzystując pełnotekstowe optyczne rozpoznawanie znaków (OCR), sztuczną inteligencję (AI), uczenie maszynowe i inne zaawansowane technologie, rozwiązanie automatycznie identyfikuje i sortuje cyfrowo różne typy dokumentów (np. faktury, zamówienia, paragony).
- Ekstrakcja danych: Metadane w dokumencie są identyfikowane i wyodrębniane automatycznie, co przyczynia się do powstania bardziej szczegółowej i zorganizowanej bazy danych.
- Indeksowanie: Dokumenty są automatycznie indeksowane na podstawie określonych cech, takich jak nazwa lub numer klienta. Zapewnia to łatwe wyszukiwanie i odzyskiwanie do wykorzystania w przyszłości.
- Export: Przetworzone informacje są bezproblemowo dostarczane do wyznaczonych systemów, takich jak zarządzanie treścią przedsiębiorstwa (ECM), rozwiązania do zarządzania dokumentami, repozytoria cyfrowe lub inne procesy końcowe. Niektóre rozwiązania obejmują zrobotyzowaną automatyzację procesów (RPA), aby zapewnić bezproblemową łączność z systemem, dodatkowo optymalizując proces eksportu. Takie podejście do przechwytywania dokumentów zapewnia płynne i wydajne przejście od dokumentów fizycznych lub cyfrowych do uporządkowanych, dostępnych i przydatnych danych.
Korzyści z przechwytywania dokumentów
Narzędzia do przechwytywania dokumentów wykraczają poza zwykłą digitalizację danych. Oferują sposób produktywnego wykorzystania danych. Oto najważniejsze zalety, jakie narzędzie do przechwytywania dokumentów może przynieść Twojej firmie:
- Szybsze procesy: procesy ręczne, z natury czasochłonne i podatne na błędy, można znacznie przyspieszyć dzięki narzędziom do przechwytywania dokumentów.
- Obniżone koszty fiskalne i środowiskowe: Tradycyjne procesy oparte na papierze wiążą się ze znacznymi kosztami, zarówno fiskalnymi, jak i środowiskowymi. Dziś świat korzysta 420 miliardów kilogramów papieru dziennieco odpowiada dwóm kartkom papieru przypadającym na każdego mieszkańca Ziemi na godzinę. Wyprodukowanie jednego kilograma papieru wymaga 2-3-krotności jego masy w drzewach, nie mówiąc już o znacznej ilości wody i energii zużywanej do produkcji. Jednak poza korzyściami finansowymi, narzędzia do przechwytywania dokumentów eliminują źle przechowywane dokumenty i drastycznie obniżają wydatki związane z drukowaniem, kopiowaniem, przetwarzaniem i wysyłką, zapewniając firmom znaczne oszczędności.
- Mniejsza liczba błędów: Ręczne wprowadzanie danych jest podatne na błędy, co prowadzi do niedokładności w raportach z powodu niekompletnych danych, brakujących/poprawnych materiałów i duplikatów. Narzędzia do przechwytywania dokumentów znacznie redukują błędy w przechwytywanych danych, zwiększając wiarygodność raportów biznesowych.
- Większe zadowolenie pracowników: narzędzia do przechwytywania dokumentów odciążają pracowników od przyziemnych zadań, zwiększając satysfakcję, umożliwiając im skupienie się na podstawowych obowiązkach i zwiększenie produktywności poprzez ograniczenie czynników rozpraszających.
- Większe bezpieczeństwo: procesy oparte na dokumentach papierowych zapewniają mniejszą widoczność, przez co firmy są podatne na oszukańcze działania. Narzędzia do przechwytywania dokumentów i digitalizacja zwiększają widoczność i bezpieczeństwo procesów, zmniejszając ryzyko oszustw wewnętrznych lub dostawców i wzmacniając ochronę klienta.
- Lepsze podejmowanie decyzji: narzędzia do przechwytywania dokumentów umożliwiają odzyskiwanie cennych danych z nieustrukturyzowanych źródeł i przekształcanie ich w istotne informacje, które mogą pomóc w podejmowaniu strategicznych decyzji. Firmy mogą wykorzystywać przechwycone dane do dokładnych analiz, ułatwiając lepsze procesy decyzyjne oparte na danych.
Operacje biznesowe, które korzystają z przechwytywania dokumentów
Automatyczne przechwytywanie dokumentów przynosi korzyści wszystkim działaniom każdej organizacji, które obejmują dokumenty i dane. Konkretne zastosowania Document Capture w różnych operacjach biznesowych obejmują:
Operacje finansowe:
- Rozrachunki z dostawcami (A/P) lub Procure-to-Pay (P2):
- Przechwytywanie dokumentów usprawnia przetwarzanie faktur, automatyzując zadania takie jak wyodrębnianie i klasyfikacja danych.
- Numery zamówień zakupu (PO) ułatwiają skuteczną identyfikację i wyszukiwanie szczegółów zamówienia.
- Faktury inne niż PO są również zautomatyzowane, optymalizując cały proces zobowiązań.
- Zarządzanie zamówieniami lub Zamawianie gotówki:
- Przyspiesza zarządzanie zamówieniami poprzez szybkie wyodrębnianie i klasyfikację danych z różnych dokumentów.
- Zapewnia dokładne odtworzenie danych historycznych, zwiększając efektywność działań związanych ze zleceniami.
- Audyt i zgodność z przepisami podatkowymi:
- Ułatwia audyty zgodności z przepisami VAT, wykorzystując algorytmy głębokiego uczenia się do automatycznej kontroli dokumentów.
- Identyfikacja ryzyka w czasie rzeczywistym i większa zgodność w procesach audytowych i podatkowych.
Operacje kadrowe:
- Przegląd CV:
- Przechwytywanie dokumentów przyspiesza proces rekrutacji, automatyzując sprawdzanie CV w przypadku rekrutacji na dużą skalę.
- Zwiększa dokładność i skuteczność w identyfikowaniu kandydatów o wysokich kwalifikacjach.
- Zarządzanie kosztami podróży (T&E):
- Automatyzuje kontrolę raportów z wydatków, zapewniając zgodność z polityką firmy, przepisami dotyczącymi podatku VAT i przepisami podatkowymi.
- Ogranicza ryzyko braku zgodności związane z oszustwami, podatkiem VAT i opodatkowaniem wynagrodzeń.
Procesy specyficzne dla branży:
- Wnioski o pożyczkę:
- Automatyzuje ręczne sprawdzanie informacji o wnioskodawcy podczas przetwarzania pożyczki, redukując błędy i czas przetwarzania.
- Przyspiesza przetwarzanie formularzy wniosków o kredyt hipoteczny, szczególnie w przypadku plików o dużej objętości.
- Przetwarzanie roszczeń:
- Przyspiesza przetwarzanie roszczeń ubezpieczeniowych poprzez automatyzację kontroli faktur, dokumentacji medycznej i powiązanych dokumentów.
- Zwiększa dokładność i efektywność sprawdzania żądań ubezpieczyciela i reagowania na nie.
- Odzyskiwanie zapisów na potrzeby procesów prawnych:
- Ułatwia generowanie dokumentów prawnych poprzez automatyzację wyszukiwania powiązanych informacji z faktur, dokumentacji medycznej i raportów.
- Zapewnia szybsze i bezbłędne pobieranie zapisów w celu zawarcia umowy prawnej.
- Przetwarzanie recept medycznych:
- Kluczowe dla usług opieki zdrowotnej, automatyzuje przetwarzanie recept medycznych poprzez przechwytywanie informacji o lekarzu, pacjencie i farmaceutykach.
- Standaryzuje i usprawnia proces przepisywania recept, redukując błędy i czas przetwarzania.
Na rynku nasyconym szeroką gamą rozwiązań do przechwytywania dokumentów, wybór odpowiedniego narzędzia do specyficznych potrzeb firmy wymaga starannego rozważenia. Firmy muszą przeprowadzić dokładne badania, oceniając swoje unikalne wymagania pod kątem funkcji oferowanych przez różne narzędzia. Oto lista 10 najlepszych narzędzi do przechwytywania dokumentów dostępnych na rynku:
Nanonety:
- Funkcje: Wykorzystuje OCR i głębokie uczenie się do ekstrakcji danych z różnych dokumentów, takich jak faktury i paragony.
- Korzyści: Przyspiesza procesy, zmniejsza liczbę błędów i oferuje elastyczne ceny już od 0.30 USD za stronę.
Zoho WorkDrive:
- Funkcje: Zgodne z branżą zabezpieczenia w chmurze, konfigurowalne raporty i współdzielony obszar roboczy do wspólnego zarządzania plikami.
- Korzyści: Zwiększa bezpieczeństwo danych, konfigurowalne plany już od 2.50 USD za użytkownika miesięcznie.
Karta laserowa:
- Funkcje: Wspólne zarządzanie dokumentami, bezpieczne, scentralizowane przechowywanie i ustrukturyzowane przechowywanie cyfrowe.
- Korzyści: usprawnia współpracę i zwiększa bezpieczeństwo danych, a plany w chmurze zaczynają się od 50 USD za użytkownika miesięcznie.
Menedżer treści IBM FileNet:
- Funkcje: wnioski oparte na sztucznej inteligencji, kompatybilność z Microsoft Word i konfigurowalny interfejs użytkownika.
- Korzyści: Zwiększa produktywność, szybkie wyszukiwanie treści, konfigurowalne plany z dostosowanymi cenami.
Dokumenty Google:
- Funkcje: Współpraca w czasie rzeczywistym, inteligentne komponowanie, pisanie głosowe i integracja z aplikacjami innych firm.
- Korzyści: minimalizacja błędów, bezproblemowa współpraca, dostępna wersja bezpłatna, plany Google Workspace już od 6 USD za użytkownika miesięcznie.
Zatrzymanie pliku:
- Funkcje: Natychmiastowe wyszukiwanie dokumentów, kontrolowany dostęp do dokumentów i elektroniczne zarządzanie dokumentami.
- Korzyści: Kontroluje dostęp do dokumentów, obsługuje plany w chmurze i własne, ceny dostępne na żądanie.
Dokumenty AOD:
- Funkcje: Generacyjna sztuczna inteligencja do analizy dokumentów, zgodności z przepisami i ekstrakcji danych.
- Korzyści: Automatyzuje procesy dokumentacyjne, jest zgodny z przepisami, wycena dostępna na żądanie.
Para Soft:
- Funkcje: Automatyzacja AP, zaopatrzenie, zarządzanie dokumentami i bezproblemowa integracja z systemami ERP.
- Korzyści: Redukcja zadań ręcznych, poprawa wydajności, skalowalne źródło prawdy, ceny dostępne na żądanie.
PandaDoktor:
- Funkcje: Zarządzanie ofertami, ofertami i umowami, edycja metodą „przeciągnij i upuść” oraz integracja z CRM.
- Korzyści: Przyspiesza procesy dzięki szablonom, śledzeniu w czasie rzeczywistym, prawnie wiążącym podpisom elektronicznym, planom już od 19 USD za stanowisko miesięcznie.
W bazie:
- Funkcje: Zautomatyzowane wielokanałowe przechwytywanie, raportowanie, analityka i zarządzanie przypadkami.
- Korzyści: Ulepszone zarządzanie danymi, elastyczna platforma dla użytkowników biznesowych. W sprawie cen skontaktuj się z przedstawicielem firmy Hyland.
Na wynos
Technologie przechwytywania dokumentów są katalizatorem produktywności organizacji. Od przyspieszania procesów i ograniczania błędów po zwiększanie bezpieczeństwa i wspomaganie lepszego podejmowania decyzji, rozwiązania do przechwytywania dokumentów umożliwiają firmom efektywne zarządzanie danymi i ich wykorzystywanie. Szereg dostępnych narzędzi podkreśla znaczenie dostosowanego podejścia, zachęcając firmy do dokładnej oceny swoich konkretnych potrzeb i wyboru rozwiązania, które bezproblemowo odpowiada ich celom.
- Dystrybucja treści i PR oparta na SEO. Uzyskaj wzmocnienie już dziś.
- PlatoData.Network Pionowe generatywne AI. Wzmocnij się. Dostęp tutaj.
- PlatoAiStream. Inteligencja Web3. Wiedza wzmocniona. Dostęp tutaj.
- PlatonESG. Węgiel Czysta technologia, Energia, Środowisko, Słoneczny, Gospodarowanie odpadami. Dostęp tutaj.
- Platon Zdrowie. Inteligencja w zakresie biotechnologii i badań klinicznych. Dostęp tutaj.
- Źródło: https://nanonets.com/blog/document-capture/
