Soms kunnen fundamentele bedrijfsprocessen veel tijdrovender zijn dan bedrijfsleiders zich realiseren. Factureren is bijvoorbeeld iets dat elk boekhoudteam moet leren managen.

In de kern lijkt facturering eenvoudig: een leverancier levert goederen of diensten, geeft details over de geleverde artikelen en stuurt een factuur naar de klant (ook wel een factuur genoemd). De klant dan factuur ontvangt de factuur, controleert de juistheid ervan en dient de betaling in bij de leverancier. 

Simpel, toch? Het lijkt misschien zo, maar in werkelijkheid is 66% van bedrijven zeggen dat ze meer uitgeven dan vijf dagen per maand verwerken van facturen. Met slechts 20 tot 25 werkdagen per maand is de impact van vijf hele dagen die worden besteed aan het verzenden, ontvangen en verwerken van factuurbetalingen een grote stimulans voor het debiteurenteam en het crediteurenteam van een organisatie.

Tegenwoordig is een van de beste manieren om procesinefficiënties aan te pakken en de efficiëntie van de organisatie te verbeteren het investeren in digitale SaaS-oplossingen die deze processen stroomlijnen. Xero, een van de belangrijkste SaaS-boekhoudtools voor kleine en middelgrote bedrijven, helpt bij het aanpakken van factureringsgerelateerde inefficiënties en andere uitdagingen in de boekhoudkundige cyclus.

Op zichzelf is Xero-factuursoftware een robuuste oplossing, maar ook in combinatie met andere AP automatisering tools neemt de effectiviteit ervan exponentieel toe. Laten we eens kijken naar wat Xero-factuuroplossingen bedrijven kunnen bieden, en vervolgens kijken wat Xero kan doen in combinatie met andere SaaS-aanbiedingen.

Xero Facturatiesoftware voor debiteuren

De organisatie is maar al te bekend met uitdagingen op het gebied van de cashflow en het achtervolgen van achterstallige factuurbetalingen debiteuren team is verantwoordelijk voor het verzamelen van al het geld dat een bedrijf verdient. Of een organisatie nu B2B of B2C is, het AR-team is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat er geld in het bedrijf binnenkomt in een tempo dat de bedrijfskosten en groei-initiatieven ondersteunt.

Hoe AR in Xero te doen

In plaats van handmatig facturen voor elke klant te maken, individuele e-mails te sturen om gebruikers op de hoogte te stellen van aanstaande betalingen en handmatige cashflowrapporten op te stellen, kunnen AR-teams Xero integreren in het AR-ecosysteem om toegang te krijgen tot een aantal handige functies en geautomatiseerde factureringsmogelijkheden.

Met Xero zijn het maken van facturen en het volgen van elke taak veel eenvoudiger. U wordt gevraagd te kiezen tussen “klassieke facturatie” en “nieuwe facturatie” binnen Xero; als efficiëntie uw doel is, kies dan voor “nieuwe facturatie” om de werklast en de handmatige datalift te verminderen. Zo ziet het maken van facturen eruit bij gebruik van Xero “nieuwe facturering”:

1. Zorg ervoor dat de contactgegevens van de klant eerst aan Xero worden toegevoegd. Bij nieuwe facturering kunt u bepaalde velden automatisch invullen met deze gegevens. 
2. Ga naar uw "Factuur" module in de Xero-applicatie. 
3. Begin met het typen van de klantnaam in het "Tot" veld en de klantgegevens moeten op de factuur worden ingevuld.
4. Vul alle verplichte velden in, zoals ‘Artikel’, ‘Aantal’, en "Prijs."
5. Sleep regelitems en zet ze neer om ze in een bepaalde volgorde te verplaatsen.
6. Wanneer de factuur is ingevuld, kiest u “Opslaan en nog een toevoegen” or "Indienen voor goedkeuring."

Met Xero-factuursoftware kunnen AR-experts niet alleen eenvoudig geautomatiseerde betalingsherinneringen verzenden en aangepaste facturen maken, maar het biedt ook een hele reeks AR-gerichte functies, zoals:

Factuurstatus volgen

De eerste keer facturen distribueren is al moeilijk genoeg; Xero transformeert niet alleen het initiële proces voor het maken van facturen tot slechts een paar klikken, maar biedt ook het volgen en analyseren van facturen in realtime. Is er een klant met openstaande betalingen of blijvende betalingsproblemen? Xero kan u helpen het AR-team op de hoogte te stellen voordat uw bedrijf zuurverdiende geld misloopt.

Online betalingsverwerking

Klanten sturen niet meer cheques – ze willen online betalen! Online betalingsverwerking is binnen handbereik met de juiste plug-ins van derden die beschikbaar zijn via Xero. Klanten zullen het geweldig vinden hoe gemakkelijk het is, en het AR-team zal het geweldig vinden dat het van hun kant grotendeels een no-touch-proces is.

Xero-factuursjablonen

Officiële facturen met een uniforme stijl, een ingesloten logo en een laag foutenpercentage kunnen bedrijven helpen een merk van betrouwbaarheid en vertrouwen op te bouwen, en met Xero-factuursjablonen zijn onberispelijke facturen onvermijdelijk.

Ga als volgt te werk om een ​​Xero-factuursjabloon te maken:

1. Klik op de naam van de leverancier en klik vervolgens op "Instellingen."
2. Ga naar “Factuurinstellingen.”
3. kies “Nieuw merkthema.”
4. Voer een label in om in de toekomst naar dit specifieke Xero-factuursjabloon te verwijzen. Zoiets als “Klant XYZ maandfactuursjabloon” zou werken.
5. Pas het factuurontwerp aan en breng eventuele aanpassingen aan. 
6. Klik "Opslaan."
7. Om opgeslagen factuursjablonen te bekijken, zoekt u de naam van de sjabloon die u wilt bekijken of gebruiken en klikt u op "Voorbeeld."

Xero Proforma-facturen 

De meeste bedrijven sturen facturen nadat de goederen of diensten zijn geleverd, maar als uw organisatie vertrouwt op proforma-facturen die worden gebruikt voordat uw aanbiedingen aan eindgebruikers worden verstrekt, heeft Xero u niet buiten beschouwing gelaten. Xero proforma-facturen lijken op de Xero-factuursjabloon, maar zijn iets anders gestructureerd om aan uw zakelijke behoeften te voldoen.

Xero voor factuurverwerking in crediteurenadministratie

Aan de andere kant van het facturatieproces, de rekeningen betalen team werkt onvermoeibaar om binnenkomende facturen te verwerken, te verifiëren dat goederen en diensten zijn ontvangen in overeenstemming met wat er op de factuur staat, door de goedkeuringsproces voor betalingenen betalingen indienen bij wachtende leveranciers.

Hoe AP ​​te doen in Xero

Net als hun AR-tegenhangers kunnen de AP-teamleden op Xero-factuursoftware vertrouwen om hun leven op een aantal manieren gemakkelijker te maken. Misschien wel de meest prominente functie van Xero in de AP-ruimte is het importeren en verwerken van een factuur.

Stap voor stap ziet u hoe dat eruit kan zien:

1. Nadat een factuur door een leverancier is verzonden, kunt u een PDF van de factuur uploaden naar Xero. 
2. Om facturen te verifiëren of het goedkeuringsproces te starten, gaat u naar de "Bedrijf" menu en selecteer “Facturen.”
3. Voer handmatige factuurverificatie uit door de artikelbeschrijving, het bedrag en de prijs te vergelijken met de ontvangen goederen of diensten. 
4. Zodra het klaar is voor goedkeuring, kan de goedkeurder klikken “Goedkeuren en e-mailen” om de te betalen factuur te verzenden. 

U kunt facturen ook doorsturen naar een specifiek e-mailadres om enkele ingevulde gegevens te scannen

Andere Xero-functies waar AP-teams dol op zijn: 

Eenvoudig factuurbeheer

Het bijhouden van uitstaande kortetermijnschulden kan een uitdaging zijn; Met een breed scala aan facturen die op verschillende tijdstippen gedurende de maanden moeten worden betaald, hebben de AP-teams het administratieve werk voor zich. Met Xero-factuursoftware wordt het bijhouden van aanstaande vervaldata en openstaande facturen automatisch. 

Mogelijkheden voor batchbetalingen

Door batchbetalingen binnen Xero-factuursoftware mogelijk te maken, kunnen AP-teams profiteren van veel minder handmatige gegevensinvoer en kortere verwerkingstijd bij het uitvoeren van betalingen.

Goedkeuringswerkstroom

Met de aanpasbare goedkeuringsworkflowmogelijkheden binnen Xero kunnen AP-teams factuurbetalingen verzenden via de juiste goedkeuringskanalen, allemaal op het platform zelf. Geen lange e-mailketens meer en vertraagde betalingen als gevolg van een rommel in de inbox. 

Bankreconciliatie

Xero automatiseert het afstemmen van betalingen op facturen, waardoor het proces van het matchen van transacties met bijbehorende facturen wordt vereenvoudigd. Deze functie zorgt voor nauwkeurige financiële gegevens en vermindert de kans op fouten.

Opmerkelijke hiaten in het Xero AP-proces

Het is duidelijk dat Xero een grote impuls biedt aan boekhoudteams binnen groeiende bedrijven in een groot aantal sectoren. Het platform is betrouwbaar, goed getest en voortdurend in ontwikkeling, maar er zijn zoveel andere manieren om AP- en AR-processen te verbeteren met op automatisering gerichte tools. Simpel gezegd: er zijn veel dingen die Xero kan niet, te. Enkele van de grootste beperkingen voor AP-teams die Xero-factuursoftware gebruiken, zijn:

Beperkingen voor het vastleggen van facturen

Xero is geweldig voor het scannen en opslaan van zakelijke documenten zoals facturen, maar is zeer beperkt in het extraheren van belangrijke gegevenspunten uit gescande afbeeldingen. Hierdoor blijven AP-teams elke keer dat er een nieuwe factuur wordt ontvangen, zitten met handmatige gegevensinvoertaken. Over tijdrovend gesproken!

Beperkingen op het gebied van zakelijke complexiteit

Xero-factuursoftware biedt niet al te veel aanpassingen voor facturen en rekeningen, waardoor het moeilijk is om AP-processen te stroomlijnen.

Beperkingen van de goedkeuringsworkflow

Als u op zoek bent naar een ultracomplexe workflowconfiguratie of een adaptieve workflow, afhankelijk van het factuurbedrag, heeft u een aanvullende automatiseringstool nodig om dat te realiseren.

Rapportagebeperkingen

In een tijd waarin bedrijfsleiders realtime inzichten verwachten bij het nemen van beslissingen, zal Xero niet in staat zijn om het detailniveau te bieden dat nodig is om datagestuurde beslissingen te nemen waarop u kunt vertrouwen.

Nanonetten voor AP-automatisering

 Laten we duidelijk zijn: Xero voegt enorme waarde toe aan de boekhoudcyclus als geheel. De digitale SaaS-oplossing helpt bedrijven het digitale tijdperk binnen te treden, maar met de juiste integraties en aanvullende tools kan Xero zoveel meer. Met Nanonetten, een SaaS-aanbod voor AP-automatisering, kunnen alle hierboven genoemde lacunes in de AP snel worden aangepakt.

Nanonetten gebruiken om AP in Xero te automatiseren

Nadat u Nanonets hebt geïntegreerd met Xero-factuursoftware, zult u de boost geweldig vinden AP automatisering geeft aan de functie in het algemeen. Bijvoorbeeld: 

OCR-technologie en geautomatiseerde factuurverwerking

Met behulp van Optical Character Recognition (OCR) kunnen Nanonets belangrijke gegevens uit inkomende facturen lezen en extraheren en de handmatige gegevensinvoer verminderen. Maak je geen zorgen; Factuurgegevens zullen ook in Xero worden vastgelegd, waardoor een perfecte gegevensmatch tussen de twee platforms wordt gegarandeerd, zonder enige menselijke tussenkomst. Nu, het verwerken van facturen - Inclusief tweerichtingsverkeer en driewegmatching – kan automatisch worden gedaan. 

Betalingsautomatisering

Nu Nanonets Stripe, Wise en ACH integreert, is betalingsautomatisering niet alleen een droom; het is een realiteit. AP-teams kunnen de Nanonets- en Xero-integratie gebruiken automatiseer het betalingsproces. Er kunnen tijdens het hele proces ook aangepaste regels worden ingevoerd. Bouw een gepersonaliseerde goedkeuringsworkflow, stel betalingslimieten in en verbeter de beveiliging met andere regels.

Vendor Management

Leveranciers selecteren is moeilijk genoeg; Het up-to-date en correct houden van al hun informatie in Xero kan een eindeloze klus zijn. Met Nanonets kan leveranciersinformatie automatisch worden bijgewerkt op basis van actuele factuurgegevens, waardoor leveranciersbeheer zo eenvoudig mogelijk wordt.

Rapportage van de volgende generatie

Vanaf het begin zijn dashboards en geautomatiseerde rapportagefuncties onderdeel geweest van het aanbod van Nanonets. Met slechts een paar klik-en-neerzet-oefeningen kan uw AP-team (en andere boekhoudteams) over rapporten beschikken die alle basisgebieden bestrijken.

Hoe nanonetten en Xero samenwerken

Het opzetten van de integratie tussen Nanonets en Xero duurt meestal maar een paar minuten. Hieronder ziet u een illustratie van Nanonets die facturen uit meerdere bronnen, zoals DropBox en Gmail, in ontvangst nemen en verwerken.

Dit beperkt zich niet alleen tot facturen, maar ook tot inkooporders en andere documenten. Na goedkeuring in een workflow die u kunt inrichten, zijn de gegevens klaar voor synchronisatie in Xero.

Nanonetten kunnen facturen verwerken, belangrijke informatie extraheren, die informatie aan Xero leveren en processen automatiseren. Deze integratie is al jaren beschikbaar en is daarmee iets waar jij en jouw organisatie NU profijt van kunnen hebben. Wacht niet langer om de voordelen van Nanonets en Xero te ervaren; begin nu.

Voordelen van het koppelen van nanonetten met Xero

Naast elkaar krachtig en samen niet te stoppen, staan ​​Nanonets en Xero klaar om de manier waarop accountantsprofessionals werken te veranderen. Het is niet langer voldoende om een ​​sterk ERP-systeem of een gebruiksvriendelijke boekhoudoplossing te hebben; automatisering is een must voor alle bedrijven, en met Nanonets wordt het automatiseringstraject veel beter beheersbaar. 

Door tijd en middelen te investeren in het opzetten van deze tools, zult u op veel verschillende manieren rendement op uw investering zien.

• Productiviteit - Ten eerste zal de productiviteit omhoogschieten. Automatisering doet meer dan alleen taken efficiënter maken; het stelt uw AP- en AR-teams ook in staat hun inspanningen te richten op meer waarde toevoegende aspecten van het bedrijf. 
• Financiële winst – Verbeterde productiviteit leidt tot betere financiële resultaten voor bedrijven.
• Teamtevredenheid – Nanonetten en Xero zorgen ervoor dat de mensen die het werk doen, minder gestrest zijn en over het algemeen gelukkiger zijn in hun werk. Als je tevreden personeel hebt, gaat de hele wereld open. 

Wanneer u ze samen gebruikt, kunt u genieten van alle boekhoudkundige vaardigheden van Xero met de automatiseringskracht van Nanonets. Naarmate de productiviteit begint te stijgen, het aantal handmatige fouten afneemt en uw klanten en medewerkers steeds gelukkiger worden, zult u blij zijn dat u dat gedaan heeft.

Bedrijfsleiders die echt de boel willen opschudden, hoeven niet verder te zoeken; deze tools zullen de manier waarop uw bedrijf draait van begin tot eind veranderen. Om vandaag nog aan de slag te gaan, koppelt u Nanonets aan Xero en gaat u aan de slag!

Plan een demo

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/managing-invoices-on-xero/