Bedrijfseigenaren maken steeds vaker gebruik van single-source platforms zoals QuickBooks voor verschillende financiële en zakelijke processen, waaronder basisboekhouding, tijdregistratie, salarisadministratie en meer. 

QuickBooks biedt een scala aan manieren om betalingen te ontvangen, van eenvoudige (directe facturering) tot complexe (zoals handmatige invoer en fysieke kaartbewegingen) betalingen. Voor degenen die hun betalingsverwerkingsworkflow in hun bredere boekhoudlandschap willen nestelen, heeft QuickBooks waarschijnlijk wat u nodig heeft – en als dat niet het geval is, dienen integraties van derden om de gaten op te vullen en uw ervaring aan te passen.

Welke betalingsfuncties biedt QuickBooks?

QuickBooks biedt twee primaire manieren om betalingen te ontvangen:

• Factuurbeheer op Quickbooks Online
• Extra add-on-tool genaamd QuickBooks-betalingen.

We zullen deze beide in deze blog bespreken en hoe we de ervaring naar een hoger niveau kunnen tillen.

Voor degenen die niet geïnteresseerd zijn in het beheren van betalingen via QuickBooks, hoeft u zich geen zorgen te maken: QuickBooks biedt integraties van derden om externe betalingsgegevens van Square te synchroniseren, Stripeen vergelijkbare betalingsverwerkers om uw boeken op één lijn en accuraat te houden.

Ontvang betalingen in QuickBooks Online (zonder QuickBooks-betaling)

QuickBooks Payment is meestal de meest populaire optie voor diegenen die geïnteresseerd zijn in een robuust, compleet kassasysteem. Kleinere bedrijven, eenmanszaken en freelancers houden echter vaak vast aan het basisfactuurbetalingssysteem van QuickBooks.

Het ontvangen van betaling via de factureringsmethode is eenvoudig.

• Ga eerst naar de Verkoop pagina in QuickBooks Online. U ziet bestaande facturen (als u die heeft), maar voorlopig maken we een nieuwe door erop te klikken Factuur maken. 

• Vervolgens vult u klantgegevens in en klikt u Controleren en verzenden.
• Vervolgens wordt u naar een beoordelingsvenster geleid om de informatie te valideren en de factuur vanuit het perspectief van de klant te bekijken.
• Je ziet ook het bereik van betalingsmogelijkheden uw klant heeft, inclusief creditcards, ACH-overboeking, PayPal en Venmo.

En dat is het! Het gebruik van de factureringsfunctie om betalingen te ontvangen in QuickBooks is eenvoudig en zeer geschikt voor basisbehoeften. QuickBooks Payments vult het gat voor degenen die meer backend-ondersteuning of complexe betalingsvereisten nodig hebben.

Gebruikers moeten er rekening mee houden dat de afstemming en verwerking van uw boeken in dit geval niet automatisch plaatsvindt: alleen QuickBooks Payments biedt automatische boekhouding. Om de betaling vast te leggen, dient u de factuur bij ontvangst als betaald te markeren (geheel of gedeeltelijk).

Handmatige betalingsregistratie in QuickBooks

U kunt handmatige opname gebruiken als u geen QuickBooks-betalingen heeft en klanten de voorkeur geven aan contante betalingen, cheques of andere offline betalingen. Het proces is eenvoudig, zoals altijd:

• Ga eerst naar Betalingen ontvangen en selecteer de betreffende handmatige betaling methode: 

• In het bovenstaande scherm vult u ook relevante klantgegevens in de velden in en koppelt u deze aan bestaande facturen, indien aanwezig.
• Vervolgens slaat u het op en sluit u het, maar houd er rekening mee dat u de boeken vanaf dit punt handmatig moet beheren, aangezien het proces niet geautomatiseerd is.

Stroomlijn betalingen met QuickBooks-betalingen

Voor degenen die wat meer robuustheid nodig hebben van hun QuickBooks-ervaring voor het ontvangen van betalingen, biedt QuickBooks Payments een reeks functies die geschikt zijn voor grotere bedrijven die te maken hebben met een stortvloed aan facturen of betalingen.   

QuickBooks Payments is een alles-in-één betalingsverwerkingsplatform dat het volgende biedt:

• Fysieke creditcard-swipes of chip-lezingen
• Standaard online facturatie
• Handmatige creditcardinvoer
• Terugkerende betalingen en creditcardkosten

QuickBooks Payments automatiseert ook het betalingsafstemmingsproces, waarbij klantbetalingen automatisch worden afgestemd op bestaande facturen en het handmatige beheer drastisch wordt verminderd. Het biedt ook meer flexibiliteit om klanten in staat te stellen nu online te ‘betalen’ via digitale facturering (hierboven weergegeven) of directe kaartbetalingen, waardoor uw vermogen om contant geld binnen te laten komen uiteindelijk wordt vergroot.

Betalingen ontvangen via QuickBooks-betalingen

Om betalingen via QuickBooks Payments te ontvangen, moet u zich eerst aanmelden en registreren voor de service:

1. In het primaire aanmeldingsvenster vult u enkele basisbedrijfsinformatie in (nu komen alle bedrijven in aanmerking voor QuickBooks-betalingen), informatie over de eigenaar en op welke rekening u het liefst geld wilt storten.
2. Op dit punt heeft u de mogelijkheid om QuickBooks Checking te gebruiken of een reeds bestaand extern account te kiezen. QuickBooks-gebruik API-integratie om het eigendom van een bankrekening te bevestigen, dus het is relatief snel.

Nadat u zich heeft aangemeld, valideert u dat QuickBooks Payments is gekoppeld aan het juiste kernproduct, ongeacht het product waarmee u zich heeft aangemeld. Als u meerdere producten gebruikt, zorg er dan voor dat u navigeert vanaf het product dat u wilt koppelen aan QuickBooks Payments (meld u bijvoorbeeld niet aan bij QuickBooks Self-Employed als u het product gebruikt maar betalingen wilt koppelen aan een QuickBooks Online-bedrijf).

Nu bent u klaar om betalingen te ontvangen! Klanten kunnen betalen met creditcards, ACH-overboekingen en meer met behulp van het hierboven beschreven digitale facturatiesysteem en directe creditcard-swipes of handmatige kaartinvoer.

Op het tabblad Stortingen onder Verkoop kunt u alle stortingen van Quickbooks Payments zien.

Van daaruit schittert QuickBooks Payments: het automatiseert het matchen van uw rekeningschema om tijd te besparen, vooral als u dagelijks tientallen transacties (of meer!) Verwerkt. 

Nanonetten gebruiken om betalingen in QuickBooks te beheren

Om de kloof tussen QuickBooks Online en QuickBooks Payment te overbruggen – of voor degenen die wat meer maatwerk zoeken – biedt Nanonets een integratie van derden naar automatische crediteurenverwerking en bankreconciliatie met behulp van geavanceerde AI. Tegelijkertijd nestelt Nanonets zich met Wise, Stripe en meer betalingsverwerkers zonder "over te stappen" naar QuickBooks Payments als u dat liever niet wilt. 

Nanonetten helpen gebruikers ook om ruwe randen tijdens handmatige betalingsontvangst weg te werken door gebruik te maken van geavanceerde functies optische tekenherkenning (OCR) om handmatig betalingspapierwerk te verwerken, terwijl AI-gestuurde processen matching en andere boekhoudkundige vereisten automatiseren die voortvloeien uit handmatige betalingen.

Conclusie

Welke methode u gebruikt om betalingen in QuickBooks te accepteren (standaard, QuickBooks Payments of handmatig) hangt af van uw specifieke zakelijke behoeften. Terwijl kleinere bedrijven en solo-activiteiten het doorgaans prima doen met directe facturering via QuickBooks Online, genieten geavanceerde gebruikers of grotere bedrijven doorgaans van de automatisering dat wordt geleverd met QuickBooks Payments om tijd en energie te besparen en tegelijkertijd fouten te minimaliseren.

Ongeacht welke u kiest of welke combinatie u maakt van de vele beschikbare opties, het vermogen van QuickBooks om uw betalingsecosysteem genest te houden binnen uw bredere financiële en boekhoudkundige sfeer is ongeëvenaard en zorgt ervoor dat u zich kunt concentreren op wat belangrijk is: geld verdienen en uw bedrijf uitbreiden.

En natuurlijk fungeert Nanonets als een alomvattend geheel integratie van derden om de kloof tussen QuickBooks Online en QuickBooks Payments te overbruggen voor degenen die wat meer kracht nodig hebben achter de betalingsverwerking, maar mogelijk niet klaar zijn voor (of zich kunnen veroorloven) QuickBooks Payments.

Plan een demo

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/receive-payments-with-quickbooks/