Controlehandleiding voor bankafstemming

 Zowel interne als externe boekhoudkundige audits zijn essentiële onderdelen van financieel management en organisatorisch risicobeheer. A bankreconciliatie controleren is zo'n proces dat helpt bij het identificeren van financiële hiaten of discrepanties. Naast dat bedrijven minstens één keer per maand intern bankafstemmingen uitvoeren, wordt aanbevolen dat externe auditors halfjaarlijks of jaarlijks een grondig bankafstemmingsproces uitvoeren om de interne afstemming die door de interne teams wordt uitgevoerd, te verifiëren. 

Dit artikel bespreekt het belang van bankafstemmingsaudits en de rol van automatisering bij het stroomlijnen van het proces.

---

Op zoek naar afstemmingssoftware?

Check out Verzoening van nanonetten waar u Nanonets eenvoudig kunt integreren met uw bestaande tools om uw boeken onmiddellijk te matchen en discrepanties te identificeren.

Wat is bankreconciliatie?

Bij het afstemmen van bankrekeningen worden de financiële gegevens in de interne boekhoudboeken van een bedrijf vergeleken (bijv General Ledger) met de gegevens op het bankafschrift. Wanneer alle boekingen en de saldi precies overeenkomen, wordt de bankrekening als ‘afgestemd’ beschouwd. Door de gegevens in het boekhoudsysteem van het bedrijf te vergelijken met het bankafschrift kunnen afwijkingen zoals dubbele betalingen, rekenfouten of frauduleuze transacties worden opgespoord en verholpen. Dit proces waarborgt de integriteit van financiële gegevens en bevestigt dat de gerapporteerde financiële positie accuraat is. Bankafstemming omvat doorgaans het verzamelen van bankafschriften en transactiegegevens, deze vergelijken met de overeenkomstige vermeldingen in de boekhouding van het bedrijf en het onderzoeken van eventuele discrepanties. Door dit zorgvuldige proces kunnen bedrijven het risico op fouten, fraude en juridische complicaties beperken, waardoor hun financiële gezondheid en compliance worden gewaarborgd.

Wat is een bankafstemmingsaudit en hoe werkt het?

Bankafstemmingsaudit verwijst naar het uitgebreide onderzoek van de bankafstemmingsprocessen en -gegevens van een bedrijf door een onafhankelijke auditor. Deze audit heeft tot doel de nauwkeurigheid en volledigheid van de bankafstemmingsprocedures te verifiëren en ervoor te zorgen dat deze worden uitgevoerd in overeenstemming met de gevestigde boekhoudnormen en wettelijke vereisten. De auditor onderzoekt verschillende aspecten van het afstemmingsproces, waaronder het vergelijken van bankafschriften met de boekhoudkundige gegevens van het bedrijf, het identificeren en oplossen van discrepanties en het naleven van interne controles en procedures. Zo werken afstemmingscontroles:

1. Planningsfase: Het auditproces begint met een grondige planning, inclusief het definiëren van auditdoelstellingen, reikwijdte en tijdlijnen. De auditor beoordeelt de risico's, identificeert de belangrijkste gebieden voor beoordeling en ontwikkelt een auditplan dat is afgestemd op de specifieke behoeften van de organisatie.
2. Data Collection: De auditor verzamelt relevante gegevens, waaronder bankafschriften, transactiegegevens, afstemmingsrapporten en ondersteunende documentatie. Deze gegevens dienen als basis voor het auditonderzoek.
3. Onderzoek en analyse: De auditor onderzoekt de afgestemde bankafschriften en vergelijkt deze met de overeenkomstige boekingen in de boekhouding van het bedrijf. Ze analyseren transactiedetails, zoals bedragen, datums en beschrijvingen, om discrepanties, fouten of onregelmatigheden te identificeren.
4. Controles testen: De auditor evalueert de effectiviteit van de interne controles met betrekking tot bankafstemmingsprocessen. Hierbij kan het gaan om het testen van de scheiding van taken, autorisatieprocedures en documentatiepraktijken om de naleving van het interne beleid en de wettelijke vereisten te garanderen.
5. Documentatie beoordeling: De auditor beoordeelt de documentatie ter ondersteuning van het bankafstemmingsproces, inclusief afstemmingen, aanpassingen en verklaringen voor discrepanties. Zij beoordelen de geschiktheid en nauwkeurigheid van de documentatie om de integriteit van de financiële gegevens te ondersteunen.
6. Communicatie en rapportage: Gedurende het hele auditproces communiceert de auditor zijn bevindingen en observaties aan het management en relevante belanghebbenden. Aan het einde van de audit stellen ze een uitgebreid auditrapport op waarin ze hun bevindingen samenvatten, inclusief eventuele geïdentificeerde problemen, aanbevelingen voor verbetering en algemene auditconclusies.
7. Opvolging en implementatie: Na de presentatie van het auditrapport kan de auditor samenwerken met het management om eventuele geïdentificeerde tekortkomingen of gebieden voor verbetering aan te pakken. Ze bieden begeleiding bij het implementeren van corrigerende maatregelen en het monitoren van de voortgang om de effectiviteit van corrigerende maatregelen te garanderen.
8. Continue monitoring: Er kunnen periodiek afstemmingsaudits worden uitgevoerd om de voortdurende naleving te monitoren en de effectiviteit van de geïmplementeerde controles te beoordelen. Dit iteratieve proces bevordert continue verbetering en waarborgt de integriteit van de bankafstemmingsfunctie in de loop van de tijd.

Het belang van afstemmingscontroles

Het controleren van de afstemmingsprocessen, met name de afstemming van de banken, door een externe financiële deskundige is om de volgende redenen belangrijk:

• Nauwkeurigheidsgarantie: Bankafstemmingsaudits garanderen de juistheid van de financiële gegevens door te verifiëren dat de saldi op de bankrekeningen van het bedrijf overeenkomen met de overeenkomstige vermeldingen in het boekhoudsysteem.
• Fout detectie: Deze audits helpen bij het opsporen van fouten zoals onjuiste boekingen, dubbele transacties of ongeoorloofde opnames, waardoor het risico op financiële afwijkingen wordt verminderd.
• Fraudepreventie: Door banktransacties nauwkeurig te onderzoeken en onregelmatigheden te identificeren, spelen bankafstemmingsaudits een cruciale rol bij het opsporen en voorkomen van frauduleuze activiteiten binnen de organisatie.
• Nalevingsverificatie: Bankafstemmingsaudits waarborgen de naleving van wettelijke vereisten en boekhoudnormen en bieden belanghebbenden en regelgevende instanties zekerheid over de nauwkeurigheid en integriteit van de financiële verslaggeving.
• Evaluatie van de interne controle: Deze audits evalueren de effectiviteit van de interne controles met betrekking tot bankafstemmingsprocessen, waarbij gebieden voor verbetering worden belicht en de interne controlemechanismen worden versterkt.
• Risk MitigationDoor discrepanties en zwakke punten in de afstemmingsprocedures voor banken te identificeren, helpen audits bij het beperken van het risico op financiële verliezen, reputatieschade en wettelijke sancties.
• Verbeterde besluitvorming: Nauwkeurige en betrouwbare financiële informatie die voortvloeit uit bankafstemmingsaudits stelt het management in staat om met vertrouwen weloverwogen beslissingen te nemen en strategische planning te maken.
• Vertrouwen van investeerders: Grondige bankafstemmingsaudits wekken vertrouwen bij investeerders en crediteuren met betrekking tot de financiële gezondheid en transparantie van de organisatie, waardoor investeringen worden aangetrokken en de bedrijfsgroei wordt vergemakkelijkt.
• Operationele efficiëntie: Het stroomlijnen van bankafstemmingsprocessen door middel van audits verbetert de operationele efficiëntie, vermindert handmatige inspanningen en minimaliseert de tijd en middelen die worden besteed aan het afstemmen van bankrekeningen.
• CONTINUE VERBETERING: Bankafstemmingsaudits bieden waardevolle inzichten en aanbevelingen voor het verbeteren van afstemmingsprocessen, waardoor continue verbetering van de financiële managementpraktijken binnen de organisatie wordt bevorderd.

Checklist voor een bankafstemmingsaudit

Een checklist voor een bankafstemmingsaudit bevat doorgaans de volgende belangrijke items:

1. Bankafschriften: Bankafschriften voor de auditperiode verkrijgen en controleren, waarbij u ervoor zorgt dat deze de gehele afstemmingsperiode bestrijken en alle relevante rekeningen bevatten.
2. Boekhouding: bankafschriften vergelijken met de boekhoudgegevens van het bedrijf, inclusief kasontvangsten, uitbetalingen en grootboekgegevens.
3. transactie details: Analyseer transactiedetails op nauwkeurigheid, inclusief datums, bedragen, beschrijvingen en classificaties.
4. Afstemmingsrapporten: Beoordeel de door het bedrijf opgestelde afstemmingsrapporten, zorg ervoor dat de banksaldi in overeenstemming zijn met de boekhoudkundige gegevens en geef uitleg voor eventuele discrepanties.
5. ondersteunende documentatie: Controleer het bestaan ​​en de juistheid van ondersteunende documentatie, zoals ontvangstbewijzen, facturen en bankcorrespondentie, voor afgestemde transacties.
6. Internal Controls: Evalueer de effectiviteit van interne controles met betrekking tot bankafstemmingsprocessen, inclusief scheiding van taken, autorisatieprocedures en documentatiepraktijken.
7. Conformiteit: Beoordeel de naleving van wettelijke vereisten en boekhoudnormen en zorg ervoor dat relevante wetten, voorschriften en beste praktijken uit de sector worden nageleefd.
8. Documentatiekwaliteit: Beoordeel de kwaliteit en volledigheid van de documentatie ter ondersteuning van het bankafstemmingsproces, inclusief afstemmingen, aanpassingen en verklaringen voor discrepanties.
9. Audittrail: Traceer transacties van brondocumenten via het afstemmingsproces tot aan de definitieve boekhoudgegevens, waardoor een duidelijk en volledig audittraject wordt gegarandeerd.
10. Nauwkeurigheid van aanpassingen: Controleer de juistheid van eventuele aanpassingen die tijdens het afstemmingsproces zijn aangebracht, en zorg ervoor dat deze op de juiste manier worden ondersteund, geautoriseerd en vastgelegd.
11. Tijdigheid: Beoordeel de tijdigheid van het afstemmingsproces en zorg ervoor dat de afstemmingen snel en binnen de vastgestelde deadlines worden voltooid.
12. Managementbeoordeling: Bevestig dat afstemmingen worden beoordeeld en goedgekeurd door het management of aangewezen personeel, dat toezicht houdt op en verantwoording aflegt voor het afstemmingsproces.
13. Vervolgacties: Identificeer eventuele discrepanties, fouten of tekortkomingen die tijdens de audit aan het licht zijn gekomen en beveel passende vervolgacties aan, inclusief corrigerende maatregelen en procesverbeteringen.
14.  Auditdocumentatie: Uitgebreide documentatie bijhouden van auditprocedures, bevindingen en conclusies, waardoor transparantie en verantwoording in het auditproces worden gewaarborgd.
15. Communicatie: Communiceer auditbevindingen, observaties en aanbevelingen aan het management en relevante belanghebbenden, waarbij de dialoog en samenwerking wordt bevorderd bij het aanpakken van geïdentificeerde problemen.

Deze checklist helpt auditors het bankafstemmingsproces effectief te evalueren, gebieden voor verbetering te identificeren en inzichten te verschaffen om de financiële controles en verantwoordingsplicht binnen de organisatie te verbeteren.

 

Ontdek Nanonets voor het automatiseren van bankafstemming

 Auditautomatisering is een hoeksteenstrategie geworden voor het moderniseren van het auditproces, waarbij gebruik wordt gemaakt van geavanceerde technologieën zoals Nanonetten om workflows te stroomlijnen en de efficiëntie te verbeteren. Volgens een 2021 enquête uitgevoerd door Forbes onder leidinggevenden op het gebied van financiën en accountancy, merkten bijna alle respondenten (98%) op dat hun externe accountantskantoren gebruik maken van geavanceerde technologie. Dit gebruik van technologie draagt ​​aanzienlijk bij aan het verbeteren van de auditkwaliteit door dieper inzicht te bieden in gebieden met een verhoogd risico, betere benchmarking en een bredere gegevensdekking. Verder, 94% van de leidinggevenden is van mening dat deze technologie de algehele klantervaring verbetert.

 Nanonets is slimme OCR-software die bedreven is in het omgaan met de uitdagingen die gepaard gaan met het beheer van uitgebreid papierwerk en handmatige gegevensinvoer in verband met bankafstemmingsaudits. In de kern versnelt de Optical Character Recognition (OCR)-functionaliteit van Nanonets het verzamelen van gegevens uit gescande documenten, waardoor de documentopslag wordt vereenvoudigd en binnen enkele ogenblikken snelle toegang wordt verleend tot voorheen ontoegankelijke details. Deze mogelijkheid is van cruciaal belang, omdat bijna alle leidinggevenden het belang van technologie erkennen bij het verbeteren van de auditkwaliteit en de klantervaring.

Nanonetten gaan verder dan eenvoudige OCR door gebruik te maken van machine learning (ML)-algoritmen om specifieke gegevens, zoals datums, inkoopordernummers en referentie-ID's, uit een groot aantal financiële documenten te halen. Met training bereikt Nanonets een nauwkeurigheid van meer dan 90% en kan het duizenden documenten in een fractie van de tijd analyseren. Deze nauwkeurigheid en efficiëntie zijn essentieel bij het voldoen aan de eisen van moderne auditprocessen, waarbij grote hoeveelheden gegevens snel en nauwkeurig moeten worden verwerkt.

In tegenstelling tot conventionele op sjablonen gebaseerde oplossingen beschikt Nanonets over een intelligent documentverwerkingsalgoritme dat voorheen ongeziene documenttypen kan verwerken. De vaardigheid strekt zich uit tot het beheren van ongestructureerde gegevens, het navigeren door algemene gegevensbeperkingen en het moeiteloos interpreteren van documenten, tabellen en items met meerdere pagina's.

Nanonets werkt als een intelligent automatiseringsplatform zonder code, waardoor gebruikers de documentverwerking kunnen aanpassen aan hun specifieke vereisten. Met de mogelijkheid om zichzelf voortdurend bij te scholen en te leren van aangepaste datasets, levert Nanonets consistent resultaten met minimale nabewerking. Dit aanpassingsvermogen zorgt ervoor dat auditprocessen flexibel blijven en reageren op veranderende vereisten, zoals benadrukt door leidinggevenden die technologie zien als een verbetering van de auditkwaliteit en klantervaring.

Last but not least faciliteert Nanonets een naadloze integratie met bestaande systemen, waaronder oudere software, CRM-, ERP- of RPA-platforms. Deze interoperabiliteit zorgt voor een soepel implementatieproces, waardoor organisaties de mogelijkheden van Nanonets kunnen benutten zonder hun bestaande workflows te verstoren. Dit integratiegemak komt overeen met de perceptie van leidinggevenden dat technologie de algehele klantervaring verbetert.

wegnemen

Audits spelen een cruciale rol in de afstemmingsprocessen van de banken door de nauwkeurigheid en integriteit ervan te garanderen. Automatiseringstools zoals Nanonets bieden onschatbare ondersteuning bij afstemmingsaudits door het verzamelen, extraheren en analyseren van gegevens te stroomlijnen. Door gebruik te maken van geavanceerde OCR- en machine learning-algoritmen kunnen Nanonets snel grote hoeveelheden financiële documenten verwerken, relevante informatie zoals datums, bedragen en transactiedetails identificeren en potentiële discrepanties signaleren voor verder onderzoek. Dit versnelt niet alleen de audit van het verzoeningsproces, maar vergroot ook de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid ervan, waardoor organisaties robuuste financiële controles kunnen handhaven en het vertrouwen van belanghebbenden kunnen behouden.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/audit-reconciliation/