בסביבה העסקית המהירה של היום, ניהול יעיל של חשבונות חייבים (AR) ו חשבונות לתשלום (AP) הוא חיוני לשמירה על תזרים מזומנים בריא. חשבוניות הן חלק מהותי מכך. יצירת חשבוניות ועיבוד חשבוניות הם שלבים קריטיים בתהליכים אלו.

של NetSuite מערכת חזקה לניהול חשבוניות מציעה פתרון רב עוצמה לאוטומציה וייעול תהליך החשבונית, להגביר את היעילות ולשפר את השורה התחתונה שלך.

This comprehensive guide dives deep into the capabilities of NetSuite for both AR and AP, empowering you to take control of your financial operations. We will also discuss NetSuite and AI-enabled automation to simplify some of the manual processes in AR and AP

חשבונית NetSuite - חשבונות חייבים (AR)

גביית תשלומים מלקוחות יכולה להיות מאבק מתמיד עבור עסקים רבים. תכונות ה-AR של NetSuite מציידות אותך בכלים לזרז את התהליך ולשפר את קצב האיסוף שלך:

יצירת חשבונית

הפק חשבוניות במהירות ובקלות על ידי המרת הזמנות מכירה ישירות לחשבוניות. זה מבטל את הצורך בהזנת נתונים כפולים, מבטיח דיוק וחוסך לך זמן יקר.

תחת עסקאות-> מכירות-> לחץ על 'צור חשבוניות'

לחץ על 'עסקה חדשה'

• במסך למעלה, תוכל לבחור את הטופס. הזן את הלקוח ואת תאריך החשבונית.
• יש לך אפשרות לבחור מספר מטבעות ואת שער החליפין הרלוונטי.
• בסעיף הפריטים, תוכל לכלול את הפריטים עבורם מחויבת חשבונית. בכרטיסיות הבאות, תוכל להוסיף כתובות חיוב ופרטי מס נוספים.
• ספק ללקוחות שלך דרך נוחה ונטולת טרחה לקבל חשבוניות. NetSuite מאפשרת לך לשלוח חשבוניות באופן אלקטרוני באמצעות דואר אלקטרוני או להציע פורטל מקוון מאובטח לאפשרויות גישה ושירות עצמי.

תבניות חשבוניות של NetSuite הניתנות להתאמה אישית

עצב תבניות מקצועיות המשקפות את זהות המותג שלך ומעבירות מידע חיוני כגון פרטי מוצר, תמחור, תנאי תשלום ותאריכי יעד.

ניתן לבחור תבניות חשבוניות שונות תחת התאמה אישית->טפסים->טפסי עסקה.

אתה יכול לראות את התבניות השונות הנגישות כאן. סנן לפי סוג עבור חשבונית. אתה יכול ליצור תבנית חדשה ולבחור את הסוג כחשבונית.

אתה יכול לבחור מהתבנית הקיימת וללחוץ על התאמה אישית כדי לערוך

בתבנית ההדפסה, אתה יכול לבחור תבניות HTML מותאמות אישית המאפשרות שינוי ועיצוב מורחבים

ניתן לבחור תבניות חשבוניות שונות ממסך הבית תחת התאמה אישית->טפסים->תבניות PDF/HTML מתקדמות.

כך נראה מסך העורך.

• אתה יכול ללחוץ על הלחצן '+' כדי לכלול שדות ברחבי NetSuite.
• שדות יכולים לכלול את שם החברה שלך, חשבונית, פריטי שורה וכו'.
• כאשר נוצרת חשבונית, השדות בתבנית ממולאים אוטומטית בהתאם לחשבונית.

זה יוצר דרך חלקה להגדיר מראש תבניות ולדמיין איך הן ייראו. אתה יכול גם לייבא תבניות HTML.

יש לך אפשרויות התאמה אישית נוספות לכלול תמונות, חלוקה למספר עמודות, הוספת מספרי עמודים ועוד.

ישנן תכונות נוספות המקלות על חיובים וחשבוניות ב-NetSuite.

• אפשרויות משלוח מרובות: אתה יכול לשמור ולהוריד אותם כקובצי PDF או ישירות במייל חשבוניות ללקוחות.
• תזכורות תשלום אוטומטיות: אל תתנו לחשבוניות ללא תשלום לחמוק בין הסדקים. NetSuite מאפשרת לך להגדיר תזכורות תשלום אוטומטיות המודיעות ללקוחות על תשלומים באיחור. אתה יכול להתאים אישית את התזמון והתדירות של התזכורות האלה כדי לקדם לקוחות לקראת תשלום מהיר.
• נראות תשלום בזמן אמת: קבל תובנות בזמן אמת לגבי הזדקנות ה-AR שלך. NetSuite מספקת דוחות מפורטים שמסווגים את החובות שלך על סמך תאריכי הפירעון שלהם, ומאפשרים לך לזהות תשלומים באיחור ולתעדף מאמצי גבייה.

התאמות אישיות נוספות עם SuiteApp

אל האני חשבונית אלקטרונית SuiteApp נועד לתמוך בהתאמות האישיות הבאות:

• שיטות שליחה מותאמות אישית— על מנהל מערכת ליצור שיטות שליחת מסמכים אלקטרוניות הזמינות לבחירה ברשומת העסקה וברשומה של חבילת המסמך האלקטרוני. יש ליישם את שיטות השליחה כפלאגינים מותאמים אישית במקום סקריפטים.
• תזמון הפקת מסמכים אלקטרוניים יוצאים-אפליקציית החשבונית האלקטרונית מאפשרת למנהל מערכת לפרוס סקריפט ליצירת מספר מסמכים אלקטרוניים בו-זמנית במקום ליצור מסמכים אלקטרוניים באופן ידני עבור כל עסקה.
• תזמון שליחה יוצאת של מסמכים אלקטרוניים – בדומה לסקריפט להפקת מסמכים אלקטרוניים בכמויות גדולות, ל-Electronic Invoicing SuiteApp יש גם סקריפט לשליחה מתוזמנת אוטומטית של מסמכים אלקטרוניים יוצאים. הסקריפט שולח רק מסמכים אלקטרוניים יוצאים שהסטטוס שלהם מוכן לשליחה.

עיבוד חשבוניות: חשבונות אשראי

עבור עסקים רבים, ניהול תשלומים כרוך בהר של ניירת והזנת נתונים מייגעת.

• בעסקאות->תשלומים->שטרות, ניתן להוסיף שטר חדש ולראות חשבונות קיימים.
• נעשה באופן ידני, החשבון זקוק למידע נוסף על פריטי שורה, סכום, מיסים וכו'.
• לאחר הוספת הצעת החוק, תוכל לעיין בה ולאשר אותה

זה יהיה קשור גם לבקשות תשלום וניתן לאשר אותו כחשבון ששולם. עם זאת, זהו תהליך ידני למדי שגם הוא נוטה לשגיאות. זה המקום שבו נכנס הצורך באוטומציה ותהליכים מונעי בינה מלאכותית.

משימות ה-AP שעשויות להפיק את המרב מאוטומציה הן אלו שבהן אתה יכול לקצר את זמן העיבוד או להגביר את הדיוק ולחסוך כסף. בהשוואה לעיבוד ידני, אוטומציה של AP יכול לשפר משמעותית את השלבים הבאים:

• הזנת נתונים. אוטומציה לכידת נתונים של חשבוניות ומסמכי מקור אחרים מהירים יותר ונוטים פחות לשגיאות מאשר הזנת נתונים ידנית.
• התאמת חשבוניות. ניתן להתאים אוטומטית חשבוניות למסמכים תומכים, כמו הזמנות רכש וקבלת מסמכים (התאמה תלת כיוונית). ההתאמה האוטומטית הזו מהירה ומדויקת יותר מהתאמה ידנית, במיוחד עבור עסקים שאחרת עלולים להתאים מסמכים המאוחסנים במיקומים שונים.
• קידוד חשבוניות. אתה יכול לקבוע כללים שקובעים אוטומטית את הכללי הנכון קוד ספר חשבונות עבור כל חשבונית, ביטול הזמן וחוסר העקביות הגלומים בקידוד ידני.
• ניתוב אישור. ניתוב אלקטרוני לכל המאשרים הדרושים מהיר יותר משליחת מסמכים ידנית לכל אחד מהם, והוא גם מספק מעקב טוב יותר לאורך זרימת העבודה.

אפליקציית Payment Automation SuiteApp מאפשרת לך להפוך את תשלומי הספקים לאוטומטיים ולנהל את זרימות העבודה של ה-A/P וההתאמה שלך ביעילות. אוטומציה של תשלומים היא חלק מה- מודול AP Automation בתשלום. SuiteApp זה מגיע עם המגבלות שלה, וכאן שילובי צד שלישי ואפליקציות SuiteApps אחרות נכנסות למשחק מקדים ומעניקות יתרונות נוספים:

SuiteApp זה מגיע עם המגבלות שלה, וכאן שילובי צד שלישי ואפליקציות SuiteApps אחרות נכנסות למשחק מקדים ומעניקות יתרונות נוספים:

• שלב ושלף חשבוניות, הזמנות וכו' ממקורות נוספים. לא עוד גרור ושחרר, דוא"ל או חיבור Google Drive שלך ​​וכו'.
• הגדרות אישור מורכבות עם תזכורות לאישור ומעקב
• בינה מלאכותית שתתאים לחשבוניות, תעודות זמינות וכל העיצובים השונים שהן מגיעות בהן.
• אפשרויות תשלום נוספות ואינטגרציות עם Stripe, Wise, Revolut ו-ACH.

ננונטים: אלוף האוטומציה שלך ב-AP

Nanonets הוא פתרון אוטומציה חזק של AP הממנף את הקסם של בינה מלאכותית (AI) כדי לייעל את עיבוד החשבוניות ומשתלב בצורה חלקה עם NetSuite ואינטגרציות אחרות

מהימנים על ידי למעלה מ-10,000 מותגים, Nanonets מגיעה עם זיהוי חשבוניות מהטובים מסוגו ותוכנת בינה מלאכותית לזיהוי ועיבוד מדויקים של AP

להלן הצצה לאופן שבו Nanonets מבצע אוטומציה של זרימת העבודה של AP:

1. קבלות אוטומטיות של חשבוניות: ייבוא ​​חשבוניות לתוך Nanonets ממספר מקורות הוא הטוב ביותר בכיתה 
2. הזנת נתונים אוטומטית: Nanonets שואבת נתונים מובנים מהחשבוניות שלך, ללא קשר לפורמט החשבונית והאם החשבונית סרוקה או דיגיטלית.
3. אימות אוטומטי: התאמה דו כיוונית ומעבר. התאם מידע חשבונית מול הזמנות רכש פתוחות, תעודות משלוח ומסמכי AP אחרים.
4. ניתוב אישור רב-שלבי: שלח הודעות אוטומטיות לאדם הנכון בארגון לבדיקת חשבוניות לפני אישור.
5. תזמון ועיבוד תשלומים אוטומטיים: שלם חשבוניות בכל אמצעי תשלום
6. סנכרון בזמן אמת: ייבא את טבלת החשבונות של NetSuite וצור כללים לקוד מסמכים מהספקים שלך.

על ידי אוטומציה של משימות קריטיות אלו, Nanonets מפחיתה משמעותית את המאמץ הידני, ממזערת שגיאות ומזרזת את תהליך ה-AP, מה שמאפשר לצוות שלך להתמקד במאמצים אסטרטגיים יותר.

לשחרר את כוח האינטגרציה

שילוב Nanonets עם NetSuite פותח יתרונות רבים לעסקים בכל הגדלים. להלן כמה מהיתרונות המשכנעים ביותר:

• מאמץ מופחת: Nanonets עושה עיבוד חשבוניות לאוטומטי, ומשחררת את צוות ה-AP שלך.
• דיוק משופר: אינטגרציה מפחיתה שגיאות ומבטיחה שלמות הנתונים.
• עיבוד מהיר יותר: הפוך משימות לאוטומטיות לאישורים ותשלומים מהירים יותר.
• חשיפה מוגברת: קבל תובנות עם לוחות מחוונים בזמן אמת.
• תאימות משופרת: מבטיח תהליך AP יעיל וניתן לביקורת.

שילוב Nanonets עם NetSuite יכול להפוך אוטומציה ואופטימיזציה של פעולות לתשלום חשבונות. שילוב זה יכול לייעל את תהליך ה-AP, להפחית עלויות ולהעצים את הצוות להתמקד ביוזמות אסטרטגיות יותר.

עושים את הצעד הראשון לקראת אוטומציה של AP

הננונטים ממכונות את חשבונות התשלום לאוטומטיים, קידום יעילות, דיוק ותהליך פיננסי חזק. מנף AI ולמידת מכונה כדי להוביל בניהול פיננסי. הסר שגיאות, הפוך משימות לאוטומטיות ושלב AP בצורה חלקה. ראה כיצד Nanonets מתאימה פתרונות עם הדגמה בחינם. צעד אל עתיד הפיננסים עם Nanonets.

קבעו הדגמה

• הפצת תוכן ויחסי ציבור מופעל על ידי SEO. קבל הגברה היום.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. העצים את עצמך. גישה כאן.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. הידע מוגבר. גישה כאן.
• PlatoESG. פחמן, קלינטק, אנרגיה, סביבה, שמש, ניהול פסולת. גישה כאן.
• PlatoHealth. מודיעין ביוטכנולוגיה וניסויים קליניים. גישה כאן.
• מקור: https://nanonets.com/blog/managing-invoices-in-netsuite/