לפעמים, תהליכים עסקיים בסיסיים יכולים להיות גוזלים הרבה יותר זמן ממה שמנהיגים עסקיים מבינים. חשבונית, למשל, היא דבר כזה כל צוות הנהלת חשבונות צריך ללמוד איך לנהל.
בבסיסה, חשבונית נראית פשוטה: ספק מספק סחורה או שירותים, מפרט את הפריטים שסופקו ושולח חשבון ללקוח (AKA חשבונית). הלקוח אז חשבונית מקבל את החשבונית, מוודא את נכונותה ומגיש את התשלום לספק.
פשוט, נכון? זה אולי נראה כך, אבל במציאות, 66% מהעסקים אומרים שהם מוציאים יותר מ חמישה ימים עיבוד חשבוניות לחודש. עם רק 20-25 ימי עסקים בחודש, ההשפעה של חמישה ימים שלמים הנצרכים בשליחה, קבלה ועיבוד של תשלומי חשבוניות היא עלייה משמעותית עבור צוות החייבים של הארגון וצוות החשבונות שלו.
כיום, אחת הדרכים הטובות ביותר לטפל בחוסר יעילות תהליכים ולשפר את היעילות הארגונית היא להשקיע בפתרונות SaaS דיגיטליים המייעלים את התהליכים האמורים. Xero, אחד מכלי החשבונאות המובילים של SaaS לעסקים קטנים ובינוניים, עוזר להתמודד עם חוסר יעילות הקשורות לחשבונית ואתגרים אחרים מחזור חשבונאות.
בבידוד, תוכנת חשבוניות Xero היא פתרון חזק, אך כאשר היא משויכת עם אחרים אוטומציה של AP כלים, היעילות שלו עולה באופן אקספוננציאלי. בואו נסתכל על מה פתרונות חשבוניות של Xero יכולים להציע לעסקים, ואז נסתכל על מה Xero יכול לעשות כשהם מתאימים להצעות SaaS אחרות.
תוכנת חשבוניות Xero עבור חשבונות חייבים
מכיר יותר מדי את אתגרי תזרים המזומנים ומרדף אחר תשלומי חשבוניות באיחור, ה - חייבים הצוות אחראי לאיסוף כל הכסף שעסק מרוויח. בין אם ארגון הוא B2B או B2C, צוות ה-AR הוא קריטי בהבטחת שמזומנים נכנסים לעסק בקצב התומך בהוצאות עסקיות ויוזמות צמיחה.
איך לעשות AR ב-Xero
במקום ליצור באופן ידני חשבוניות עבור כל לקוח, לשלוח מיילים בודדים כדי להתריע בפני משתמשים על תשלומים קרובים, ולבנות דוחות תזרים מזומנים ידניים, צוותי AR יכולים לשלב את Xero באקוסיסטם של AR כדי לגשת למספר תכונות מועילות ויכולות חשבוניות אוטומטיות.
עם Xero, יצירת חשבוניות וכל משימה שאחריה הם הרבה יותר קלים. תתבקש לבחור בין "חשבונית קלאסית" ל"חשבונית חדשה" בתוך Xero; אם המטרה שלך היא יעילות, בחר "חשבונית חדשה" כדי להפחית את עומס העבודה והעלאת הנתונים הידנית. כך נראית יצירת חשבונית בעת שימוש ב-Xero "חשבונית חדשה":
- ודא שפרטי הקשר של הלקוח מתווספים תחילה ל-Xero. עם חשבונית חדשה, אתה יכול לאכלס אוטומטית כמה שדות בפרטים אלה.
- עבור אל "חשבונית מס" מודול ביישום Xero.
- התחל להקליד את שם הלקוח ב- "ל" שדה, ופרטי הלקוח צריכים להתמלא בתוך החשבונית.
- מלא את כל השדות הנדרשים כגון "פריט", "כמות", ו "מחיר."
- גרור ושחרר פריטי שורה כדי להזיז אותם בסדר מסוים.
- לאחר מילוי החשבונית, בחר "שמור והוסף עוד" or "שלח לאישור."
לא רק שתוכנת חשבוניות Xero מאפשרת למומחי AR לשלוח תזכורות אוטומטיות לתשלום וליצור חשבוניות מותאמות בקלות, אלא שהיא מציעה שורה שלמה של תכונות ממוקדות AR, כגון:
מעקב אחר סטטוס חשבונית
הפצת חשבוניות בפעם הראשונה היא קשה מספיק; Xero לא רק הופך את תהליך יצירת החשבוניות הראשוני לכמה קליקים בלבד, אלא הוא גם מספק מעקב וניתוח חשבוניות בזמן אמת. האם יש לקוח עם תשלומים שטרם עומדים או בעיות תשלום מתמשכות? Xero יכול לעזור להודיע לצוות AR לפני שהחברה שלך תפסיד במזומן שהרווחת קשה.
עיבוד תשלומים מקוון
לקוחות גמרו לשלוח צ'קים - הם רוצים לשלם באינטרנט! עיבוד תשלום מקוון נמצא בהישג יד עם התוספים הנכונים של צד שלישי הזמינים דרך Xero. לקוחות יאהבו כמה שזה קל, וצוות ה-AR יאהב שזה במידה רבה תהליך ללא מגע מהצד שלהם.
תבניות חשבוניות של Xero
חשבוניות רשמיות עם סגנון אחיד, לוגו מוטבע ושיעור שגיאות נמוך יכולות לעזור לעסקים לבנות מותג של אמינות ואמון, ועם תבניות חשבוניות של Xero, חשבוניות טהורות הן בלתי נמנעות.
כדי ליצור תבנית חשבונית Xero, בצע את הפעולות הבאות:
- לחץ על שם הספק ולאחר מכן לחץ, "הגדרות."
- תיכנס לאתר "הגדרות חשבונית."
- בחר "נושא מיתוג חדש."
- הזן תווית כדי להתייחס לתבנית חשבונית Xero ספציפית זו בעתיד. משהו כמו "תבנית חשבונית חודשית של לקוח XYZ" יעבוד.
- התאם אישית את עיצוב החשבונית ובצע את כל ההתאמות הנדרשות.
- נְקִישָׁה "להציל."
- כדי להסתכל על תבניות חשבוניות שמורות, מצא את שם התבנית שבה ברצונך להציג או להשתמש ולחץ "תצוגה מקדימה."
חשבוניות Xero Proforma
רוב העסקים שולחים חשבוניות לאחר מתן הסחורה או השירותים, אך אם הארגון שלך מסתמך על חשבוניות פרופורמה המשמשות לפני שההצעות שלך מסופקות למשתמשי קצה, Xero לא עזבה אותך. חשבוניות Xero פרופורמה דומות לתבנית חשבונית Xero, אך הן בנויות מעט שונה כדי להתאים לצרכים העסקיים שלך.
Xero לעיבוד חשבוניות בחשבונות אשראי
בצד השני של תהליך החשבונית, ה חשבונות לתשלום הצוות עובד ללא לאות לעיבוד חשבוניות נכנסות, לוודא שהסחורות והשירותים התקבלו בהתאם למה שכתוב בחשבונית, לנווט תהליך אישור תשלום, ולהגיש תשלומים לספקים ממתינים.
איך לעשות AP ב-Xero
בדיוק כמו עמיתיהם ל-AR, חברי צוות AP יכולים להישען על תוכנת חשבוניות Xero כדי להקל על חייהם במספר דרכים. אולי התפקיד הבולט ביותר של Xero בתחום ה-AP הוא ייבוא ועיבוד של חשבונית.
שלב אחר שלב, כך זה עשוי להיראות:
- לאחר שליחת חשבונית על ידי ספק, תוכל להעלות קובץ PDF של החשבונית לתוך Xero.
- כדי לאמת חשבוניות או להתחיל את תהליך האישור, עבור אל "עֵסֶק" תפריט ובחר "חשבוניות."
- בצע אימות ידני של חשבונית על ידי השוואת תיאור הפריט, הסכום והמחיר עם הסחורה או השירותים שהתקבלו.
- ברגע שהוא מוכן לאישור, המאשר יכול ללחוץ "אשר ושלח דוא"ל" לשלוח את החשבונית לתשלום.
אתה יכול גם להעביר חשבונות לכתובת דוא"ל ספציפית כדי לסרוק כמה פרטים שמולאו
תכונות Xero אחרות שצוותי AP אוהבים הן:
ניהול חשבונות פשוט
מעקב אחר חובות לטווח קצר עשוי להיות מאתגר; עם מגוון רחב של חשבוניות לפירעון בזמנים שונים במהלך החודשים, צוותי AP נחתכו עבורם את העבודה הניהולית שלהם. עם תוכנת חשבוניות Xero, מעקב אחר תאריכי פירעון קרובים וחשבונות שטרם עומדים הופך לאוטומטי.
יכולות תשלום אצווה
על ידי הפעלת תשלומי אצווה בתוכנת חשבוניות Xero, צוותי AP יכולים ליהנות הרבה פחות מהזנת נתונים ידנית וזמן עיבוד מופחת בעת ביצוע תשלומים.
זרימת עבודה של אישור
עם יכולות זרימת העבודה הניתנות להתאמה אישית בתוך Xero, צוותי AP יכולים לשלוח תשלומי חשבוניות דרך ערוצי האישור המתאימים, כולם בפלטפורמה עצמה. לא עוד רשתות אימייל ארוכות ותשלומים דחויים עקב עומס בתיבת הדואר הנכנס.
פיוס בנקים
Xero עושה התאמה אוטומטית של תשלומים לחשבונות, ומפשטת את תהליך התאמת העסקאות עם החשבוניות המתאימות. תכונה זו מבטיחה רישומים פיננסיים מדויקים ומפחיתה את הסיכון לשגיאות.
פערים בולטים בתהליך Xero AP
ברור ש-Xero מספקת עידוד גדול לצוותי הנהלת חשבונות בתוך עסקים צומחים במגוון רחב של תעשיות. הפלטפורמה אמינה, בדוקה היטב ומתפתחת כל הזמן, אבל יש כל כך הרבה דרכים אחרות לשפר תהליכי AP ו-AR עם כלים ממוקדי אוטומציה. במילים פשוטות - יש הרבה דברים ש-Xero לא יכול לעשותגם. כמה מהמגבלות הגדולות ביותר עבור צוותי AP המשתמשים בתוכנת Xero Invoice הן:
מגבלות לכידת חשבוניות
Xero מצוינת לסריקה ואחסון של מסמכים עסקיים כמו חשבוניות, אך היא מוגבלת מאוד בחילוץ נקודות נתונים מרכזיות מתמונות סרוקות. זה משאיר צוותי AP תקועים עם משימות הזנת נתונים ידניות בכל פעם שמתקבלת חשבונית חדשה. מדברים על מבאס זמן!
מגבלות מורכבות עסקית
תוכנת חשבוניות Xero אינה מספקת יותר מדי התאמות אישיות עבור חשבוניות וחשבונות, מה שמקשה על ייעול תהליכי AP.
מגבלות זרימת עבודה של אישור
אם אתה מחפש הגדרת זרימת עבודה מורכבת במיוחד או זרימת עבודה מותאמת בהתאם לסכום החשבונית, תזדקק לכלי אוטומציה משלים כדי להפוך את זה למציאות.
מגבלות דיווח
בתקופה שבה מנהיגים עסקיים מצפים לתובנות בזמן אמת בעת קבלת החלטות, Xero לא תוכל לספק את רמת הפירוט הדרושה כדי לקבל החלטות מונעות נתונים שאתה יכול לסמוך עליהן.
ננונטים עבור אוטומציה של AP
בואו נהיה ברורים: Xero מוסיף ערך עצום למחזור החשבונאות בכללותו. פתרון ה-SaaS הדיגיטלי עוזר להביא עסקים לעידן הדיגיטלי, אבל עם האינטגרציות הנכונות והכלים המשלימים, Xero יכול לעשות הרבה יותר. עם ננונטים, הצעת SaaS אוטומטית של AP, ניתן לטפל במהירות בכל פערי ה-AP שנחשפו לעיל.
שימוש בננונטים לאוטומציה של AP ב-Xero
לאחר שילוב Nanonets עם תוכנת חשבוניות Xero, אתה תאהב את החיזוק הזה אוטומציה של AP נותן לפונקציה הכוללת. לדוגמה:
טכנולוגיית OCR ועיבוד חשבוניות אוטומטי
באמצעות זיהוי תווים אופטי (OCR), Nanonets יכולים לקרוא ולחלץ נתוני מפתח מחשבוניות נכנסות ולהפחית את הזנת הנתונים הידנית. אל תדאג; רשומות חשבוניות יירשמו גם ב-Xero, מה שמבטיח התאמה מושלמת של הנתונים בין שתי הפלטפורמות ללא כל התערבות אנושית. עַכשָׁיו, עיבוד חשבוניות - כולל דו כיווני והתאמה תלת כיוונית - ניתן לבצע באופן אוטומטי.
אוטומציה לתשלומים
עם Nanonets המשלבים Stripe, Wise ו-ACH, אוטומציה של תשלומים היא לא רק חלום; זו מציאות. צוותי AP יכולים להשתמש באינטגרציה של Nanonets ו-Xero כדי להפוך את תהליך התשלום לאוטומטי. ניתן לקבוע כללים מותאמים אישית לאורך כל התהליך. בנו זרימת עבודה מותאמת אישית לאישור, הגדר מגבלות תשלום והגבר את האבטחה עם כללים אחרים.
ניהול ספקים
בחירת ספקים קשה מספיק; שמירה על כל המידע שלהם מעודכן ונכון ב-Xero יכולה להיות עבודה בלתי נגמרת. עם Nanonets, ניתן לעדכן את פרטי הספקים באופן אוטומטי בהתבסס על נתוני החשבוניות העדכניים, מה שהופך את ניהול הספקים לפשוט ככל האפשר.
דיווח מהדור הבא
מההתחלה, לוחות מחוונים ותכונות דיווח אוטומטיות היו חלק מההצעות של Nanonets. עם מספר תרגילי לחיצה ושחרור בלבד, צוות ה-AP שלך - וצוותי הנהלת חשבונות אחרים - יכולים לקבל דוחות המכסים את כל הבסיסים.
כיצד ננונטים ו-Xero עובדים יחד
הגדרת האינטגרציה בין Nanonets ו-Xero אורכת בדרך כלל רק מספר דקות. להלן המחשה של Nanonets שמקבלת חשבוניות ממקורות רבים כמו DropBox ו-GMail ומעבדת אותן.
זה לא מוגבל רק לחשבוניות אלא גם ל-PO ומסמכים אחרים. לאחר אישור בזרימת עבודה שתוכל להגדיר, הנתונים מוכנים לסנכרון ב-Xero.
Nanonets יכול לעבד חשבוניות, לחלץ מידע מפתח, לספק מידע זה ל-Xero ולהפוך תהליכים לאוטומטיים. השילוב הזה זמין כבר שנים, מה שהופך אותו למשהו שאתה והארגון שלך יכולים להתחיל להפיק ממנו תועלת עכשיו. אל תחכו לחוות את היתרונות של Nanonets ו-Xero; תתחיל עכשיו.
היתרונות של צימוד ננונטים עם Xero
חזקים בנפרד ובלתי ניתנים לעצירה ביחד, Nanonets ו-Xero מוכנים לשנות את אופן עבודתם של אנשי ראיית חשבון. זה כבר לא מספיק להחזיק ב-ERP חזק או פתרון חשבונאי קל לשימוש; אוטומציה היא חובה לכל העסקים, ועם Nanonets, מסע האוטומציה הופך להרבה יותר לניהול.
על ידי השקעת זמן ומשאבים בהגדרת הכלים הללו, תראה החזר על ההשקעה מתממש בדרכים רבות ושונות.
- פריון - ראשית, הפרודוקטיביות תרקיע שחקים. אוטומציה עושה יותר מאשר להפוך את המשימות ליעילות יותר, היא גם מאפשרת לצוותי ה-AP וה-AR שלך למקד את מאמציהם בהיבטים בעלי ערך מוסף יותר של העסק.
- רווח פיננסי - פרודוקטיביות מוגברת מובילה לתוצאות פיננסיות משופרות לעסקים.
- שביעות רצון הצוות - Nanonets ו-Xero הופכים את האנשים שעושים את העבודה לפחות לחוצים ומאושרים יותר בעבודתם באופן כללי. כשיש לך צוות שמח, כל העולם נפתח.
בשימוש יחד, אתה יכול ליהנות מכל היכולות החשבונאיות של Xero עם כוח האוטומציה של Nanonets. כשהפרודוקטיביות מתחילה לעלות, שגיאות ידניות מתחילות לרדת, והלקוחות והעובדים שלך נעשים מרוצים יותר ויותר, אתה כל כך תשמח שעשית זאת.
מנהיגים עסקיים שבאמת מחפשים לזעזע דברים לא צריכים לחפש רחוק יותר; כלים אלה ישנו את הדרך שבה העסק שלך פועל מתחילתו ועד סופו. כדי להתחיל היום, קשר את Nanonets עם Xero והתחל לעבוד!
- הפצת תוכן ויחסי ציבור מופעל על ידי SEO. קבל הגברה היום.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. העצים את עצמך. גישה כאן.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. הידע מוגבר. גישה כאן.
- PlatoESG. פחמן, קלינטק, אנרגיה, סביבה, שמש, ניהול פסולת. גישה כאן.
- PlatoHealth. מודיעין ביוטכנולוגיה וניסויים קליניים. גישה כאן.
- מקור: https://nanonets.com/blog/managing-invoices-on-xero/
