רכש הוא פונקציה מרכזית עבור כל עסק שעליו נשענים עמודי התווך של מקורות אסטרטגיים וניהול עלויות. זה יותר מסתם קנייה; מדובר ברכישת סחורות ושירותים באופן שמייעל ערך עבור ארגון. בסופו של דבר, הבנה וחידוד תהליך זה חיוניים לכיוון העסק שלך לעבר עתיד רווחי ובר קיימא יותר.

בבלוג זה, ננתח את התפקיד המרכזי של הרכש, מהבנת מה זה כולל ועד לביצוע שלו בסביבה העסקית שלך, ביטול המסתורין של תפיסות מוטעות נפוצות לאורך הדרך. על ידי ניווט בכל שלב של רכש - זיהוי צרכים, הערכת ספקים, משא ומתן על חוזים ועוד - נציע תובנות לגבי קבלת החלטות ומסגרות אסטרטגיות המהדהדות את היעדים העסקיים.

יתרה מכך, אנו נטפל באתגרים שנתקלים בהם ברכש, ונבדוק כיצד תוכנת אוטומציה של רכש יכולה לייעל ולשפר את שיטות הרכש. בין אם מדובר במאבק בחוסר יעילות ידנית או במינוף טכנולוגיה לתוצאות טובות יותר, בלוג זה נועד לצייד אותך בידע ואסטרטגיות לתהליך רכש יעיל וחזק יותר.

הבנת יסודות הרכש

בעולם העסקים, הרכש עומד כפונקציה של אבן יסוד, אך הניואנסים של הרכש, האופן שבו הוא נבדל ממושגים קשורים כמו רכש וניהול שרשרת אספקה, והיעדים שלו נותרים לעתים קרובות אפופים בעמימות. בוא נעשה דה-מיסטיציה של אלה.

מה זה רכש?

רכש הוא פונקציה עסקית אסטרטגית המטפלת במקור, רכישה וניהול של המשאבים הדרושים לפעילות ארגונית. האופי האסטרטגי של רכש טמון ביכולתו להשפיע ולהניע ערך בכל הארגון על ידי אופטימיזציה של ההוצאות, מינוף קשרי ספקים לטובת יתרון אסטרטגי, והבטחת זמינותם בזמן של סחורות ושירותים.

תהליך הרכש

ניתן לסווג את תהליך הרכש באופן נרחב למספר שלבים מרכזיים, אשר לכל אחד מהם תפקיד קריטי בהבטחת האפקטיביות של פונקציית הרכש:

כדי להבין כל שלב בתהליך הרכש שלב אחר שלב, הבה נשתמש בדוגמה מעשית של זרימת עבודה של רכש בתוך חברת ייצור בינונית הדורשת מכונות חדשות לקו הייצור שלה.

1. צורך בזיהוי

זה המקום שבו החברה מבינה מה היא צריכה לקנות או לרכוש כדי לשפר את פעילותה.

• תהליך: מנהל הייצור ב-XYZ Corp מבחין בירידה ביעילות הייצור ומזהה את הצורך במכונת ייצור חדשה כדי לענות על הביקוש הגובר של הלקוחות.
• תיעוד: A דוח הערכת צרכים מוכן, תוך פירוט סוג המכונות הדרושות, השיפור הצפוי ביעילות הייצור והתקציב.

דוח כמו זה להלן מוגש למחלקת הרכש.

2. הערכה ובחירת ספקים

• תהליך: צוות הרכש עורך מחקרי שוק כדי לזהות ספקים פוטנציאליים. הם שולחים בקשות למידע (RFI) לאסוף נתונים ראשוניים על יכולות הספקים ועמידה בתקנים בתעשייה.
• תיעוד: בהתבסס על תגובות ל-RFI, הצוות עורך רשימה קצרה של ספקים ושולח בקשות להצעה (RFP) לקבלת הצעות מחיר מפורטות, כולל תמחור, לוחות זמנים לאספקה ​​ושירותי תחזוקה.
• הערכה: צוות הרכש מעריך את ההצעות באמצעות א כרטיס ניקוד של ספקים, תוך התמקדות בקריטריונים כגון עלות, איכות, זמן אספקה ​​ושירות לאחר המכירה.
• בחירה: XYZ Corp בוחרת את הספק המציע את הצעת הערך הטובה ביותר.

בוא נראה איך XYZ Corp עשויה לעשות זאת על סמך השלבים לעיל.

1. מחקר שוק: צוות הרכש ב-XYZ Corp מתחיל בזיהוי 10 ספקים פוטנציאליים ברחבי העולם שמייצרים את המכונות הנדרשות.
2. תהליך RFI:
   • פעולה: RFIs נשלחים אל 10 הספקים הללו.
   • מטרה: לאסוף מידע ראשוני על היכולות של כל ספק, הסמכה ועמידה בתקני בטיחות ואיכות הסביבה.
3. תגובות RFI:
   • שהתקבל: תגובות מ-8 מתוך 10 ספקים.
   • תוֹצָאָה: 2 ספקים בוטלו עקב תגובות לא מספקות או אי עמידה בקריטריוני ציות בסיסיים.
4. הנפקת RFP:
   • פעולה: הצעת מחיר מפורטת נשלחת ל-8 הספקים הנותרים.
   • תוכן: ה-RPPs מבקשים מידע על תמחור עבור 5 יחידות של מכונות, לוחות זמנים לאספקה ​​(מחפשים ספציפית משלוח תוך 3 חודשים), ופרטים על שירותי תחזוקה ואחריות.
5. תגובות RFP:
   • שהתקבל: כל 8 הספקים מגיבים בהצעותיהם.
   • וריאציה: המחירים נעים בין $50,000 ל-$75,000 ליחידה, עם זמני אספקה ​​בין חודשיים ל-2 חודשים ואחריות משתנות וחבילות שירות תחזוקה.
6. יצירת כרטיס ניקוד של ספקים:
   • קריטריונים: עלות (30%), איכות (30%), זמן אספקה ​​(20%) ושירות לאחר מכירה (20%).
   • ניקוד: הספקים מקבלים ציון מתוך 100 על סמך התגובות שלהם.
7. דוגמה לניקוד:
   • ספק A זוכה לציון 85, ומציע את האיזון הטוב ביותר בין עלות ($52,000 ליחידה), איכות (מוסמך ISO 9001), זמן אספקה ​​(3 חודשים) ושירות מקיף לאחר המכירה.
   • הציון הנמוך ביותר היה 65, כאשר הספק מציע מחיר נמוך אך זמני אספקה ​​ארוכים יותר ושירות לאחר מכירה מוגבל.
8. בחירה:
   • הַחְלָטָה: XYZ Corp בוחרת בספק A, מכיוון שהיא מציעה את הצעת הערך הטובה ביותר לפי כרטיס הניקוד.
   • הצדקה: למרות שאינו הזול ביותר, ספק A מספק את האיזון הטוב ביותר בין כל הקריטריונים המוערכים, תוך התאמה עם הצרכים של XYZ Corp לאיכות, אספקה ​​בזמן ותמיכה חזקה לאחר המכירה.
9. סקירה כללית:

• RFI נשלח: 10 ספקים
• תגובות RFI שהתקבלו: 8 ספקים
• RFP נשלח: 8 ספקים
• תגובות RFP שהתקבלו: 8 ספקים
• טווח מחירים: $50,000 - $75,000 ליחידה
• זמני אספקה ​​מוצעים: 2 - 5 חודשים
• בחירה: ספק א' בציון 85/100

סימולציה זו מדגימה כיצד XYZ Corp תעריך ותבחר ספק לצרכי הרכש שלהם, תוך שימוש בגישה מובנית ונתונים ניתנים לכימות כדי לקבל החלטה מושכלת המאזנת בין עלות, איכות, זמן אספקה ​​ושירות לאחר המכירה.

3. משא ומתן על חוזה

• תהליך: צוות הרכש והספק הנבחר נכנסים למשא ומתן לסיום תנאי החוזה.
• תיעוד: משא ומתן מביא ל- הסכם האספקה, המתאר את תנאי הרכישה, לרבות תמחור, לוח זמנים לאספקה, תנאי תשלום, אחריות וקנסות בגין אי ציות.

הסכם האספקה ​​ייראה כמו זה להלן.

4. עיבוד הזמנת רכש

• תהליך: עם הסכם האספקה ​​במקום, XYZ Corp מנפיקה א הזמנת רכש (PO) לספק, תוך מיסוד הבקשה עבור המכונות.
• תיעוד: ה-PO כולל מפרט מפורט של המכונות, הכמות, המחיר המוסכם, תאריך האספקה ​​ומספר ה-PO למעקב.

כך תיראה הזמנת הרכש בדרך כלל.

5. משלוח ובדיקה

• תהליך: עם קבלת המכונות, המחלקה המקבלת בודקת את המשלוח מול ה-PO והסכם האספקה.
• תיעוד: A הערה לקבלת סחורה (GRN) ערוך לתעד את מצב וכמות המכונות שהתקבלו. כל אי התאמות מדווחות מיד לספק לפתרון.

זוהי תבנית לדוגמה המתארת ​​כיצד תיראה הערת הסחורה שהתקבלה.

6. הערכת ביצועים וניהול מערכות יחסים

• תהליך: לאחר ההתקנה, צוות הייצור מעריך את ביצועי המכונות מול המפרט ב-PO והשיפורים הצפויים ביעילות הייצור.
• תיעוד: A הערכת ביצועי ספק מתבצע, ומתעד בעיות או הצלחות. הערכה זו משותפת עם הספק כחלק מניהול קשרים שוטף.

זה מה שמסגרת הערכת ביצועי הספק עבור XYZ Corp עשויה לכלול.

1. קריטריוני הערכה ומערכת ניקוד
   • זמן אספקה: האם המכונות נמסרו בתוך ציר הזמן המוסכם?
   • איכות המוצר: האם המכונות עומדות בתקני האיכות כפי שצוינו ב-PO?
   • עמידה במפרטים: עד כמה המכונות תואמות את המפרטים המפורטים ב-PO?
   • תמיכה לאחר מכירה: איכות השירות לאחר המכירה כולל הדרכה, תחזוקה והיענות לשאילתות.

כל קריטריון מקבל ציון בסולם של 1 עד 10, כאשר 10 מייצג את רמת שביעות הרצון הגבוהה ביותר.

1. איסוף נתונים
   • תאריך משלוח: פברואר 15, 2024
   • תאריך התקנה: פברואר 25, 2024
   • תקופת הערכה: 3 חודשים לאחר ההתקנה
2. ציוני ביצועי ספקים
   • זמן אספקה: 9/10 (נמסר בזמן)
   • איכות המוצר: 8/10 (איכות גבוהה עם צורך בהתאמות קלות)
   • עמידה במפרטים: 10/10 (תואם באופן מושלם למפרטים)
   • תמיכה לאחר מכירה: 7/10 (תמיכה טובה, עם מקום לשיפור בזמני התגובה)
3. ציון ביצועים כולל
   ציון הביצועים הכולל מחושב כממוצע של הציונים האישיים.

ציון הביצועים הכולל של ספק A, בהתבסס על קריטריוני ההערכה, הוא 8.5 מתוך 10. ציון זה מצביע על רמה גבוהה של שביעות רצון מהביצועים של ספק A באספקה ​​ובתמיכה במכונות הייצור החדשות עבור XYZ Corp.

גישה מובנית זו להערכת ביצועי ספק מאפשרת תקשורת שקופה בין XYZ Corp לספק A, מה שמכשיר את הבמה לקשר עסקי חזק ומתמשך שיכול להסתגל ולהשתפר לאורך זמן. שימוש במנגנון מתוקנן מבטיח שניתן להעריך ולהשוות ביעילות קשרי ספקים.

7. עיבוד ותשלום חשבוניות

שלב זה כולל את השלבים הבאים -

• קבלת חשבונית: הספק שולח א חשבונית עבור המכונות למחלקת החשבונות של XYZ Corp.

• התאמת PO: צוות החייבים עורך התאמה תלת כיוונית בין ה-PO, ה-GRN והחשבונית כדי לוודא שכל הפרטים מתאימים.

• עיבוד תשלום: לאחר אישור ההתאמה המשולשת, א טופס אישור תשלום ערוך, והתשלום מעובד בהתאם לתנאי הסכם האספקה.
• הזנת נתונים ל-ERP: פרטי התשלום נרשמים ב- שובר תשלום, והעסקה מוזנת למערכת ה-ERP/פיננסית לצורך התאמה, רישום וכד'.

8. פיוס ושמירת תיעוד

• תהליך: מחלקת הכספים מיישרת מעת לעת את התשלומים שבוצעו עם דפי הבנק כדי להבטיח דיוק.

• תיעוד: כל המסמכים הקשורים לתהליך הרכש, לרבות דוח הערכת הצרכים, RFP, כרטיס מידע ספק, הסכם אספקה, PO, GRN, חשבונית, טופס הרשאת תשלום ושובר תשלום, מתויקים הן בפורמט פיזי והן בפורמט דיגיטלי למטרות ביקורת.

אתגרי רכש וכיצד לפתור אותם

במחול המורכב של רכש, עסקים מתמודדים עם אינספור אתגרים שיכולים לשבש את קצב הפעילות שלהם ולהשפיע על השורה התחתונה שלהם. הבנת האתגרים הללו היא הצעד הראשון לקראת הפחתת השפעותיהם והבטחת תהליך רכש חלק. בואו נעמיק בכמה מהמכשולים הנפוצים ביותר שעסקים נתקלים בהם ברכש ונחקור אסטרטגיות להתגברות עליהם.

תהליכים ידניים וחוסר יעילות

בעיה: בארגונים רבים מדי, הרכש נשאר שקוע בתהליכים ידניים. מערכות מבוססות נייר, מטפסי דרישה ועד הזמנות רכש וחשבוניות, אינן רק שרידים של תקופה עברו; הם מכשולים אקטיביים ליעילות. מערכות ידניות אלו מציגות מספר בעיות: הן גוזלות זמן, קשות למעקב ומועדות לטעויות אנוש ולהונאה. התוצאה היא תהליך רכש איטי יותר, נוטה יותר לטעויות ויקר ממה שהוא צריך להיות.

דוגמא: חברת ייצור בינונית הסתמכה רבות על תהליכי רכש ידניים, כאשר בקשות רכש, הזמנות וחשבוניות מעובדים כולם על הנייר. זה הוביל לחוסר יעילות משמעותי, לרבות עיכוב בזמני עיבוד הזמנות וטעויות תכופות בכמויות ההזמנות ובתמחור. למשל, טעות בהזנה ידנית גרמה להזמנת כמות מופרזת של חומרי גלם, שלא רק קשרה הון שלא לצורך אלא גם גרמה לעלויות אחסון נוספות.

פתרון: מתן עדיפות לאימוץ טכנולוגיות המציעות יתרונות ברורים במונחים של יעילות, חיסכון בעלויות ושיתוף פעולה משופר של ספקים. זה בעצם מתייחס תוכנת אוטומציה של רכש. למה זה חשוב? שקול את הזמן המושקע בהזנה ידנית של נתונים לגיליונות אלקטרוניים או במרדף אחר שבילי נייר כדי לאשר הזמנת רכש. כל דקה המושקעת במשימות אלו היא דקה שאינה מושקעת בפעילויות אסטרטגיות שיכולות להניע את העסק קדימה. יתרה מכך, שגיאות הנגרמות על ידי תהליכים ידניים עלולות להוביל להזמנות שגויות, תשלומי יתר ואפילו הונאה, שכל אחת מהן משפיעה ישירות על השורה התחתונה. נדון בתוכנת אוטומציה של רכש בחלק הבא.

נראות ושליטה על ההוצאה

בעיה: חוסר נראות של הוצאות כלל החברה הוא אתגר משמעותי נוסף. ללא תמונה ברורה לאן הולך הכסף, כמעט בלתי אפשרי לנהל תקציבים ביעילות, לזהות הזדמנויות לחיסכון בעלויות או להבטיח עמידה במדיניות ההוצאות הארגונית. חוסר הנראות הזה נובע מכמה גורמים כולל

• רכישה מבוזרת,
• איסוף נתונים לא מספק,
• והיעדר מערכות רכש משולבות.

דוגמא: רשת קמעונאית ארצית נאבקה עם הנראות של ההוצאות שלה ברחבי החברה עקב רכישות מבוזרות על פני מיקומיה המרובים. כל חנות פעלה באופן עצמאי, וביצעה רכישות על בסיס צרכים מיידיים ללא פיקוח או אסטרטגיה מרוכזים. חוסר הנראות הזה הוביל לחוסר עקביות בתמחור, החמצת הזדמנויות להנחות בכמות גדולה וקושי באכיפת מדיניות ההוצאות הארגונית. על ידי הטמעת תוכנת רכש מרכזית, החברה השיגה נראות בזמן אמת לגבי ההוצאות שלה בכל המיקומים, מה שמאפשר ניהול תקציב טוב יותר, משא ומתן אסטרטגי עם ספקים ועמידה במדיניות ההוצאות.

פתרון: אימוץ פתרון תוכנת רכש משולב היא אחת הדרכים היעילות ביותר להשיג נראות ושליטה על הוצאות כלל החברה. מערכות אלו מרכזות נתוני רכישה, ומאפשרות מעקב בזמן אמת אחר הוצאות על פני מחלקות ופרויקטים שונים.

1. תקן תהליכי רכש וטפסים
2. צור תהליך אישור מוגדר ויעיל.
3. שלב רכש עם מערכות עסקיות אחרות
4. ניהול קטגוריות: אמצו שיטות ניהול קטגוריות כדי לייעל את ההוצאות ואת ביצועי הספקים בקטגוריות שונות של סחורות ושירותים. זה מאפשר לנתח דפוסי הוצאות, מגמות שוק ויכולות ספקים כדי לקבל החלטות רכש מושכלות.

בקרת איכות

האתגר: הבטחת איכות הסחורות והשירותים הנרכשים היא היבט קריטי בתהליך הרכש, המשפיע ישירות על היעילות התפעולית, שביעות רצון הלקוחות והמוניטין הכולל של העסק. אתגר זה הופך בולט עוד יותר כאשר מתמודדים עם ספקים או מוצרים חדשים, שבהם האמון המבוסס ורשומות הביצועים המבוססות לא קיימים. הסיכונים הטמונים כוללים קבלת מוצרים לא תקינים או שאינם עומדים בדרישות, התמודדות עם שיבושים בשרשרת האספקה ​​עקב בעיות איכות, ופוטנציאל לעלויות מוגברות הקשורות להחזרות, תיקונים או החלפות. יתרה מכך, בתעשיות שבהן בטיחות ועמידה בדרישות הן חשיבות עליונה, כגון תרופות, רכב או מזון ומשקאות, ההשלכות של אבטחת איכות לא מספקת עשויות להתרחב לחבות משפטית ולעונשים רגולטוריים.

דוגמא: הבה נבחן דוגמה מעשית בעולם האמיתי כיצד חברה, XYZ Manufacturing, המתמחה בחלקי רכב, שיפרה את תהליך אבטחת האיכות שלה ברכש על ידי יישום אסטרטגיה מקיפה.

פתרון: פתח והטמיע מסגרת QA מקיפה המבוססת על הצרכים העסקיים הספציפיים שלך. הבה נסתכל על מסגרת לדוגמה שפועלת בדוגמה לעיל.

XYZ Manufacturing התמודדה עם אתגרים עם איכות לא עקבית מצד הספקים שלה, מה שהוביל לשיעור החזר של 15% על רכיבים שנרכשו, מה שהשפיע על לוחות הזמנים של הייצור ועל שביעות רצון הלקוחות. החברה החליטה לשנות את תהליך אבטחת איכות הרכש שלה כדי להפחית את שיעור ההחזרים מתחת ל-5% בתוך שנה.

1. תהליך הערכה ובחירה של ספקים:

• פעולה: XYZ Manufacturing פיתחה כרטיס ניקוד של ספקים שכלל קריטריונים כמו אישור איכות (למשל, ISO 9001), תעריפי אספקה ​​בזמן, שיעורי פגמים והיענות. כל קריטריון שוקל בהתבסס על חשיבותו לפעילות XYZ.
• נתונים: הספקים קיבלו ניקוד בסולם של 1 עד 100. ציון סף של 75 נקבע לספק כדי להתאים כספק ראשי.
• תוֹצָאָה: תהליך זה הוביל לזיהוי ובחירת ספקים עם ציון ממוצע של 85, שיפור האיכות הכוללת של החומרים הנכנסים.

2. קביעת תקני איכות וציפיות:

• פעולה: החברה הגדירה תקני איכות ספציפיים לכל רכיב, כולל דיוק ממדים, מפרטי חומרים וביצועים במבחני מאמץ, תוך התאמתם לתקני הרכב הבינלאומיים.
• נתונים: לדוגמה, דיוק ממדי עבור רכיבים קריטיים נקבע בסובלנות של ±0.02 מ"מ, הקשור ישירות לביצועי המוצר בשטח.
• תוֹצָאָה: הכללת תקנים אלה בחוזים הביאה להפחתה של 30% בחלקים שאינם עומדים בדרישות במהלך ששת החודשים הראשונים.

3. יחסי שיתוף פעולה עם ספקים:

• פעולה: XYZ Manufacturing יזמה תוכנית שותפות ספקים, שכללה פגישות סקירה רבעוניות, פרויקטים משותפים לשיפור איכות ונתוני ביצועים משותפים.
• נתונים: נתונים משותפים הצביעו על כך שבעיות אריזה היו אחראיות ל-40% מהנזק לרכיבים.
• תוֹצָאָה: יחד, הם פיתחו פתרון אריזה חדש, שמפחית פגמים הקשורים למעבר ב-50%.

4. משטר בדיקת איכות ובדיקות:

• פעולה: יישם תהליך בדיקה דו-שלבי: בדיקה ויזואלית ראשונית ולאחריה דגימה אקראית לבדיקה מפורטת.
• נתונים: הדגימה כללה בדיקה של 5% מכל אצווה, עלייה מ-2% הקודמים, תוך התמקדות ברכיבים בסיכון גבוה.
• תוֹצָאָה: זה הוביל לגילוי מוקדם של בעיות, והפחית את שיעור הליקויים ב-20%.

5. מינוף טכנולוגיה לניהול איכות:

• פעולה: XYZ אימצו תוכנת ניהול איכות (QMS) המשולבת עם מערכת ה-ERP שלהם, המאפשרת מעקב בזמן אמת אחר ביצועי הספקים ומדדי האיכות.
• נתונים: ה-QMS יצר דוחות חודשיים המדגישים ספקים עם שיעור פגמים גבוה מ-2%, מה שגרם לתהליך בדיקה.
• תוֹצָאָה: ניטור רציף ומשוב שיפרו את ביצועי הספקים, כאשר 95% מהספקים הפחיתו את שיעורי הפגמים שלהם מתחת לסף של 2% תוך שנה.

6. ניהול סיכונים ותכנון מגירה:

• פעולה: פיתח מסגרת לניהול סיכונים המזהה רכיבים קריטיים והקמת ספקים חלופיים ורמות מלאי בטיחות לכל אחד.
• נתונים: עבור רכיבים בסיכון גבוה, רמות מלאי הבטיחות הוגדלו מ-2 שבועות ל-4 שבועות אספקה.
• תוֹצָאָה: אסטרטגיה זו צמצמה למינימום את העיכובים בייצור עקב בעיות איכות, והבטיחה קצב אספקה ​​בזמן של 99.8% ללקוחות.

עד סוף השנה, XYZ Manufacturing הפחיתה בהצלחה את שיעור ההחזר שלה מ-15% ל-4.5%, מעבר ליעד שלה. הגישה המקיפה לשיפור הבטחת האיכות ברכש לא רק שיפרה את היעילות התפעולית ואת איכות המוצר אלא גם חיזקה את קשרי הספקים והגבירה את שביעות רצון הלקוחות. דוגמה זו מדגימה את היעילות של גישה מובנית מונעת נתונים להבטחת איכות ברכש, המציגה את הפוטנציאל לשיפורים משמעותיים באמצעות יוזמות אסטרטגיות.

ניהול קשרי ספקים

אתגר: ניהול קשרי ספקים הוא מרכיב מורכב אך מכריע ברכש המשפיע ישירות על יעילות שרשרת האספקה ​​של החברה, איכות המוצר ותחרותיות השוק הכוללת. האתגר טמון בשמירה על איזון בין הבטחת התנאים הטובים ביותר מהספקים וטיפוח שותפויות חיוביות ארוכות טווח המעודדות צמיחה הדדית, חדשנות וחוסן לשינויים בשוק. מכשולים נפוצים כוללים תקלות בתקשורת, יעדים לא מתאימים, חוסר אמון וכישלון במינוף ההתקדמות הטכנולוגית לשיתוף פעולה טוב יותר. בעיות אלו עלולות להוביל לשיבושים בשרשרת האספקה, עלויות מוגברות והחמצת הזדמנויות עבור שני הצדדים.

דוגמא: בואו נתעמק בדוגמה אמיתית של האופן שבו ElecTech, יצרנית מוצרי אלקטרוניקה מובילה, שיפצה בהצלחה את אסטרטגיית ניהול קשרי הספקים (SRM) שלה כדי לטפל בבעיות איכות, שיבושים בשרשרת האספקה ​​ולטפח חדשנות.

פתרון: הבה נשתמש בדוגמה שלעיל כדי להבין את הרכיבים שיש לשלב באסטרטגיית ה-SRM שלך.

1. פילוח אסטרטגי של ספקים:

השתמש ב- Kraljic Matrix כדי לסווג ספקים על סמך הסיכון וההשפעה שלהם על העסק שלך. זה עוזר לזהות אילו מערכות יחסים דורשות יותר מיקוד וניהול אסטרטגי.

מהי המטריקס של קראליץ'?

מטריצת Kraljic היא אחת הדרכים היעילות ביותר לספק פילוח ספקים מדויק. למרות ש-Kraljic Matrix עשויה להיראות פשוטה בעיני אנשי מקצוע רבים בתחום הרכש, לעתים קרובות היא מיושמת בצורה לא מדויקת וזה מוביל להפעלה שגויה של תוכניות ניהול קשרי ספקים.

סיווג ספקים לשותפים אסטרטגיים, מינוף ספקים, ספקים צווארי בקבוק וספקים לא קריטיים. פתח אסטרטגיות מותאמות לניהול כל קטגוריה, תוך התמקדות בבניית קשרים עמוקים יותר עם ספקים אסטרטגיים ומנפים.

על ידי הבנת התפקיד והחשיבות של כל ספק, חברה יכולה להקצות משאבים בצורה יעילה יותר, להבטיח שיחסי ספקים קריטיים מטופחים ומתוחזקים.

2. פתח יעדים משותפים ומדדי ביצועי מפתח (KPIs):

לפתח בשיתוף פעולה כרטיס ניקוד מאוזן לביצועי ספקים הכולל פרספקטיבות פיננסיות, תפעוליות, לקוחות וחדשנות. קבע יעדים ברורים ומוסכם הדדית עם כל ספק מפתח. אלה צריכים להתאים ליעדים האסטרטגיים של שני הצדדים ולכלול מדדים לאיכות, אספקה, שיפור עלויות וחדשנות.

3. השקיעו בבניית מערכות יחסים ואמון:

יישם את משוואת האמון, ששוקלת גורמים כמו אמינות, אמינות, אינטימיות והכוונה עצמית, כדי לפתח מערכות יחסים חזקות יותר.

הבנת משוואת האמון | יועץ מהימן

משוואת האמון היא כעת אבן היסוד של התרגול שלנו: מודל אנליטי ומפרק של אמינות.

בניית אמון והבנה מובילה ליחסים עמידים וגמישים יותר, המסוגלים לעמוד בתנודות ואתגרים בשוק.

4. מינוף טכנולוגיה לשיתוף פעולה טוב יותר:

השתמש במודל SCOR (הפניה לשרשרת אספקה) כדי לזהות אזורים לשיפור בתהליכי רכש שניתן לתמוך בהם על ידי טכנולוגיה.

מה זה SCOR? מודל לשיפור ניהול שרשרת האספקה

מודל התייחסות שרשרת האספקה ​​(SCOR) עוזר לעסקים להעריך ולהשלים את ניהול שרשרת האספקה ​​לאמינות, עקביות ויעילות.

ניהול סיכונים

אתגר: ניהול סיכונים ברכש כולל זיהוי, הערכה והפחתת סיכונים העלולים להשפיע על שרשרת האספקה, היציבות הפיננסית, הציות והיעילות התפעולית הכוללת של ארגון. סיכונים אלו יכולים לנבוע ממגוון מקורות כולל אמינות ספקים, גורמים גיאופוליטיים, שינויים רגולטוריים, תנודתיות בשוק, אסונות טבע ואיומי אבטחת סייבר. האתגר טמון באופי הדינמי והמקושר הדדי של סיכונים אלו, המחייב גישה פרואקטיבית ומקיפה כדי להבטיח חוסן והמשכיות בפעילויות הרכש.

פתרון: כדי לנהל ביעילות סיכונים ברכש, אימוץ מסגרת מובנית חיוני. אתה יכול לבחור את המסגרת המתאימה לך ביותר. גישה אחת מוכרת ומומלצת על ידי מומחה היא מסגרת ניהול סיכונים ISO 31000. הוא מספק סט אוניברסלי של עקרונות וקווים מנחים לניהול סיכונים שניתן להתאים לצרכים הספציפיים של כל ארגון, לרבות אלה ברכש. בואו נראה כיצד ניתן ליישם את מסגרת ISO 31000 באופן ספציפי לניהול סיכוני רכש, תוך שילוב פעולות ותהליכים ספציפיים:

1. ביסוס ההקשר

• מטרה: הבן את הסביבה הפנימית והחיצונית של פונקציית הרכש. זה כולל את היעדים הארגוניים, אסטרטגיות הרכש וההקשר הרגולטורי, השוק והטכנולוגי שבו פועלת הרכש.
• פעולה: ערכו ניתוח מקיף של בעלי עניין כדי לזהות את הצרכים והציפיות של מחזיקי עניין פנימיים (למשל, מחלקות רכש וכספים) ובעלי עניין חיצוניים (למשל, ספקים, רגולטורים ולקוחות).

2. זיהוי סיכון

• מטרה: זהה מה, היכן, מתי, מדוע וכיצד עלולים להיווצר סיכונים בתהליך הרכש.
• פעולה: השתמש בכלים כגון SWOT (חוזקות, חולשות, הזדמנויות, איומים) וניתוח PESTLE (פוליטי, כלכלי, חברתי, טכנולוגי, משפטי וסביבתי) כדי לזהות באופן שיטתי סיכונים פוטנציאליים.

3. ניתוח סיכונים

• מטרה: הבן את מהות הסיכון ומאפייניו. זה כרוך בהערכת הסבירות וההשפעה של סיכונים שזוהו.
• פעולה: יישם שיטות איכותניות (למשל, שיקול דעת מומחה, מטריצות סיכונים) ושיטות כמותיות (למשל, ניתוחים סטטיסטיים, מודלים פיננסיים) כדי להעריך סיכונים. זה יכול לכלול ניתוח נתונים היסטוריים על ביצועי ספקים, מגמות בשוק ודוחות תקריות.

4. הערכת סיכונים

• מטרה: השווה תוצאות ניתוח סיכונים מול קריטריוני סיכון כדי לקבוע את העדיפות של כל סיכון.
• פעולה: השתמש במטריצת סיכונים כדי לתעדף סיכונים על סמך השפעתם והסבירות שלהם. זה יעזור להתמקד בסיכונים המשמעותיים ביותר שעלולים להשפיע על יעדי הרכש.

5. טיפול בסיכון

• מטרה: בחר והטמיע אפשרויות כדי להפחית, להעביר, להימנע או לקבל סיכונים.
• פעולה: לפתח תוכניות לטיפול בסיכונים שעשויות לכלול גיוון ספקים, כניסה לשותפויות אסטרטגיות, יישום תנאים חוזיים מחמירים יותר או השקעה בפתרונות טכנולוגיים לשיפור הניטור והציות.

על ידי מעקב אחר מערכת כמו מסגרת ISO 31000, ארגונים יכולים ליישם תהליך ניהול סיכוני רכש חזק ופרואקטיבי. גישה מובנית זו מאפשרת לארגונים למזער סיכונים, לשפר את תוצאות הרכש ולתמוך ביעדים האסטרטגיים הכוללים של הארגון.

מדידת ביצועי רכש

כדי להניע באמת שיפור הבית, חיוני לעקוב אחר המדדים הנכונים. מדדי KPI כגון חיסכון בעלויות הם נתון, אך מתמקדים גם בביצועי ספקים, זמני מחזור לתהליכי רכש ועמידה בפרוטוקולי תאימות. התאמה של מדדי KPI אלה עם היעדים האסטרטגיים שלך הופך את הרכש מפונקציה אחורית לשחקן אסטרטגי בעל חשיבה קדימה. לדוגמה, אם הארגון שלך דוחף לחדשנות, כלול מדדים המודדים את תרומות הספקים לחדשנות, כגון רעיונות למוצרים חדשים או שיפורי תהליכים.

הנה רשימה מקיפה של מדדים שאתה יכול לשקול לעקוב אחריהם, בהתבסס על היעדים שלך. לחץ על כל יעד כדי לחקור מדדי KPI פוטנציאליים.

ניהול עלויות

ביצועי ספק

יעילות תהליכים

ניהול חוזה

ניהול מלאי

קיימות וניהול סיכונים

Benchmarking

יש הרבה מה ללמוד מהעולם החיצון. השוואת ביצועים מול תקני תעשייה ועמיתים עוזרת לך להבין היכן אתה עומד ולאן אתה צריך ללכת. מדובר בזיהוי פערים בשיטות הרכש שלך ומציאת השראה בשיטות המומלצות שקיימות בחוץ. זה יכול לנוע מאימוץ טכנולוגיות חדשות ועד ארגון מחדש של חוזי ספקים לגמישות טובה יותר ויעילות עלות.

השוואת הסטנדרטים הפתוחים של APQC ברכש מדגישה את רמות הביצועים החציוניות של מדדי רכש חיוניים, כגון עלות כוללת לביצוע תהליך הרכש, זמן אספקת ספקים ממוצע ואחוז הזמנות הרכש המאושרות באופן אלקטרוני, ומציעה פרספקטיבה רחבה על האופן שבו ארגונים יכולים למדוד ולשפר את פונקציות רכש.

אמות מידה מפתח רכש

מאמרים אלה מציגים נתונים מ-Penchmarking Standards Open in Procurement של APQC, מדגישים את רמת הביצועים החציונית של מדדי רכש חשובים עבור ארגונים. המדדים הכלולים הם העלות הכוללת לביצוע תהליך הרכש, זמן אספקת ספק ממוצע, אחוז הזמנות הרכש שאושרו באופן אלקטרוני, ועוד.

אתה יכול לגלוש באינטרנט לתעשיות נוספות ולהשתמש באמות מידה ספציפיות למקרה.

אוטומציה של רכש

אוטומציה של רכש מתייחסת לשימוש בטכנולוגיה דיגיטלית כדי לייעל ולשפר את תהליך הרכש מקצה לקצה. היא כוללת אוטומציה של המשימות השגרתיות וזרימות העבודה הקשורות לרכישת סחורות ושירותים, ובכך להפחית מאמצים ידניים, למזער שגיאות ולהאיץ עסקאות. אוטומציה זו משתרעת על פני היבטים שונים של רכש, לרבות בחירת ספקים, ניהול חוזים, עיבוד הזמנות רכש ותיאום חשבוניות.

האימוץ של כלי אוטומציה של רכש לא רק מייעל את היעילות התפעולית אלא גם מספק יתרונות אסטרטגיים. היא מאפשרת לעסקים לקבל תובנות בזמן אמת לגבי ההוצאות שלהם, לשפר את הציות למדיניות הרכש, ולטפח קשרים חזקים יותר עם ספקים באמצעות תהליכים יעילים ושקופים יותר. בסופו של דבר, אוטומציה של רכש עוסקת במינוף טכנולוגיה כדי להפוך את הרכש לאסטרטגי יותר, גוזל פחות זמן וחסכוני יותר.

תהליך רכש אוטומטי

כדי להמחיש את ההשפעה הטרנספורמטיבית של אוטומציית רכש, הבה נבחן מחדש את תהליך הרכש שפורט קודם לכן, כעת אוטומטי באמצעות תוכנת Nanonets Procurement Automation:

זיהוי צרכים (אוטומטי): Nanonets משתלב עם תוכנת התיעוד לבחירתך ומפעיל את תחילת זרימת העבודה כאשר דוח הערכת צרכים נשלח באפליקציית התיעוד שלך.

הערכה ובחירת ספקים: מחלקת הרכש מבצעת הערכת ספקים באופן ידני, ובוחרת את הספק המתאים ביותר. חשבון ספק נוצר במערכת ה-ERP אם הוא לא קיים כבר.

משא ומתן על חוזה (מיושר): Nanonets תומכת בניהול חוזים דיגיטליים כדי להקל על היצירה, המשא ומתן והחתימה על חוזים. מחלקת הרכש יוצרת תבניות, עוקבת אחר שינויים ומנהלת אישורים הכל מ- Nanonets Platform ובכך מייעלת את תהליך המשא ומתן.

עיבוד הזמנת רכש (אוטומטי): הזמנות זמינות דיגיטליות נוצרות ב- Nanonets על ידי הצוות, ונשלחות ישירות לספקים באמצעות הדואר.

משלוח ובדיקה: הצוות מאמת באופן ידני את קבלת הסחורה מול ה-PO ותנאי החוזה, ומייצר א הערה לקבלת סחורה.

לכידת חשבוניות (אוטומטית): חשבוניות נלכדות באופן מיידי הודות לנפלאות הטכנולוגיה הניידת והשילובים החלקים לייבוא ​​קבלות מהאפליקציות וממסדי הנתונים שלך.

חילוץ נתונים (אוטומטי): טכנולוגיית זיהוי תווים אופטי (OCR) נכנסת, מחלצת נתונים מובנים מחשבוניות לנתונים דיגיטליים מהר יותר ממה שאתה יכול למצמץ.

קידוד GL וייצוא נתונים ל-ERP (אוטומטי): Nanonets משתמשת ב-NLP ו-LLMs כדי להפוך קידוד GL לאוטומטי, ומסנכרנת נתונים עם ה-ERP שלך ואפליקציות אחרות באופן מיידי.

התאמה תלת כיוונית (אוטומטית): התאמה אוטומטית תלת כיוונית משווה הזמנות רכש, קבלות מסירה וחשבוניות, תוך סימון אי התאמות.

אישורים (מוזרים): אישורים עם Nanonets אינם עוד צוואר בקבוק. הם הופכים גמישים וחיים היכן שהארגון שלך עושה - בין אם זה בדוא"ל, ב-Slack או ב-Teams. זה מבטל את הצורך בשיחות טלפון מפריעות ואת מטח התזכורות המוכר מדי.

עיבוד תשלומים (אוטומטי): אתה יכול לבצע תשלומים ישירים ברחבי העולם באמצעות Nanonets, ולסמוך על כך שהמערכת תטפל בחיובי מט"ח ותימנע חיוב חוזר פתאומי.

התאמה (אוטומטית): לבסוף, בואו נדבר על סגירת הספרים. התאמה אוטומטית מייבאת את דפי הבנק שלך והופך את המשימה המפרכת הזו לעתים קרובות, תוך התאמת עסקאות בנקאיות לרישומי פנקס חשבונות בשבריר מהזמן שנדרש. מה שפעם לקח ימים יכול להיעשות בדקות.

לפיכך, אוטומציה של רכש עם Nanonets הופכת את תהליך הרכש המסורתי לפונקציה יעילה ביותר, מונעת נתונים ואסטרטגית. זה לא רק מקל על הנטל של משימות ידניות, אלא גם מאפשר לצוותי פיננסים להתמקד בפעילויות בעלות ערך גבוה יותר כגון אופטימיזציה של עלויות, מקורות אסטרטגיים ובניית שותפויות ספקים.

סיכום

לסיכום, מהות הרכש חורגת מעצם פעולת רכישת הסחורות והשירותים. הוא מגלם פונקציה אסטרטגית קריטית להנעת ערך, אופטימיזציה של עלויות וטיפוח צמיחה בת קיימא בתוך ארגונים. כפי שחקרנו לאורך הבלוג הזה, תהליך הרכש מורכב, וכולל שלבים מזיהוי צרכים דרך הערכת ספקים, משא ומתן על חוזים ומעבר לכך, כל אחד מהם דורש תשומת לב מדוקדקת וחשיבה אסטרטגית.

הופעתה של תוכנת אוטומציה של רכש מסמנת התפתחות משמעותית בתחום זה, ומציעה הבטחה לתפעול יעיל, יעילות משופרת ותובנות אסטרטגיות שלא היו ניתנות להשגה בעבר. על ידי מינוף הטכנולוגיה, עסקים יכולים להתגבר על אתגרים מסורתיים, להפחית סיכונים ולנצל הזדמנויות לשיפור פונקציות הרכש שלהם.

יתרה מכך, הניהול האסטרטגי של קשרי הספקים, התמקדות באבטחת איכות ואימוץ שיטות ניהול סיכונים מקיפות הם מרכיבים חיוניים המקדמים את האפקטיביות של הרכש. אלמנטים אלו, בשילוב עם מחויבות לשיפור מתמיד והשוואה מול תקני התעשייה, ימצבו ארגונים למיצוי מלוא הפוטנציאל של יכולות הרכש שלהם.

כדי לחקור כיצד Nanonets Procurement Automation יכולה לשנות את תהליך הרכש שלך וכדי ללמוד עוד על התכונות שלו, תוכל לקבוע שיחה עם מומחה Nanonets. הזדמנות זו מאפשרת לך לדון באתגרי הרכש הספציפיים שלך ולהדגים כיצד Nanonets יכולה לייעל את זרימות העבודה של הרכש שלך, מזיהוי צרכים ועד לעיבוד חשבוניות והתאמה. בין אם אתה מחפש לשפר את היעילות, להשיג נראות טובה יותר לגבי ההוצאות שלך, או לשפר את קשרי הספקים, ל- Nanonets יש את הכלים והמומחיות לעזור.

קבע פגישה כאן

• הפצת תוכן ויחסי ציבור מופעל על ידי SEO. קבל הגברה היום.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. העצים את עצמך. גישה כאן.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. הידע מוגבר. גישה כאן.
• PlatoESG. פחמן, קלינטק, אנרגיה, סביבה, שמש, ניהול פסולת. גישה כאן.
• PlatoHealth. מודיעין ביוטכנולוגיה וניסויים קליניים. גישה כאן.
• מקור: https://nanonets.com/blog/procurement/