בסביבה העסקית המהירה של היום, ניהול יעיל של חשבונות חייבים (AR) ו חשבונות לתשלום (AP) הוא חיוני לשמירה על תזרים מזומנים בריא. חשבוניות הן חלק מהותי מכך. יצירת חשבוניות ועיבוד חשבוניות הם שלבים קריטיים בתהליכים אלו.

אורקל של NetSuite מערכת חזקה לניהול חשבוניות מציעה פתרון רב עוצמה לאוטומציה וייעול תהליך החשבונית, להגביר את היעילות ולשפר את השורה התחתונה שלך.

מדריך מקיף זה צולל עמוק לתוך היכולות של Oracle NetSuite הן עבור AR והן עבור AP, ומאפשר לך להשתלט על הפעולות הפיננסיות שלך. נדון גם ב-NetSuite ובאוטומציה התומכת ב-AI כדי לפשט חלק מהתהליכים הידניים ב-AR ו-AP.

מדריך זה לניהול חשבוניות של NetSuite מכסה את ההיבטים הבאים:

• חשבונות חייבים - יצירה ועדכון של חשבוניות מכירה, התאמה אישית של זרימות עבודה של AR
• חשבונות לתשלום - יצירה ועדכון של חשבונות ספקים, ביצוע התאמת הזמנה, התאמה אישית של זרימות עבודה של AP

חשבונית NetSuite - חשבונות חייבים (AR)

גביית תשלומים מלקוחות יכולה להיות מאבק מתמיד עבור עסקים רבים. תכונות ה-AR של NetSuite מציידות אותך בכלים לזרז את התהליך ולשפר את קצב האיסוף שלך:

יצירת חשבונית

הפק חשבוניות במהירות ובקלות על ידי המרת הזמנות מכירה ישירות לחשבוניות. זה מבטל את הצורך בהזנת נתונים כפולים, מבטיח דיוק וחוסך לך זמן יקר.

תחת עסקאות-> מכירות-> לחץ על 'צור חשבוניות'

לחץ על 'עסקה חדשה'

• במסך למעלה, תוכל לבחור את הטופס. הזן את הלקוח ואת תאריך החשבונית.
• יש לך אפשרות לבחור מספר מטבעות ואת שער החליפין הרלוונטי.
• בסעיף הפריטים, תוכל לכלול את הפריטים עבורם מחויבת חשבונית. בכרטיסיות הבאות, תוכל להוסיף כתובות חיוב ופרטי מס נוספים.
• ספק ללקוחות שלך דרך נוחה ונטולת טרחה לקבל חשבוניות. NetSuite מאפשרת לך לשלוח חשבוניות באופן אלקטרוני באמצעות דואר אלקטרוני או להציע פורטל מקוון מאובטח לאפשרויות גישה ושירות עצמי.

תבניות חשבוניות של NetSuite הניתנות להתאמה אישית

עצב תבניות מקצועיות המשקפות את זהות המותג שלך ומעבירות מידע חיוני כגון פרטי מוצר, תמחור, תנאי תשלום ותאריכי יעד.

ניתן לבחור תבניות חשבוניות שונות תחת התאמה אישית->טפסים->טפסי עסקה.

אתה יכול לראות את התבניות השונות הנגישות כאן. סנן לפי סוג עבור חשבונית. אתה יכול ליצור תבנית חדשה ולבחור את הסוג כחשבונית.

אתה יכול לבחור מהתבנית הקיימת וללחוץ על התאמה אישית כדי לערוך

בתבנית ההדפסה, אתה יכול לבחור תבניות HTML מותאמות אישית המאפשרות שינוי ועיצוב מורחבים

ניתן לבחור תבניות חשבוניות שונות ממסך הבית תחת התאמה אישית->טפסים->תבניות PDF/HTML מתקדמות. צילום המסך המצורף הוא איך נראה מסך העורך.

• אתה יכול ללחוץ על הלחצן '+' כדי לכלול שדות ברחבי NetSuite.
• שדות יכולים לכלול את שם החברה שלך, חשבונית, פריטי שורה וכו'.
• כאשר נוצרת חשבונית, השדות בתבנית ממולאים אוטומטית בהתאם לחשבונית.

זה יוצר דרך חלקה להגדיר מראש תבניות ולדמיין איך הן ייראו. אתה יכול גם לייבא תבניות HTML.

יש לך אפשרויות התאמה אישית נוספות לכלול תמונות, חלוקה למספר עמודות, הוספת מספרי עמודים ועוד.

ישנן תכונות נוספות המקלות על חיובים וחשבוניות ב-NetSuite.

• אפשרויות משלוח מרובות: אתה יכול לשמור ולהוריד אותם כקובצי PDF או ישירות במייל חשבוניות ללקוחות.
• תזכורות תשלום אוטומטיות: אל תתנו לחשבוניות ללא תשלום לחמוק בין הסדקים. NetSuite מאפשרת לך להגדיר תזכורות תשלום אוטומטיות המודיעות ללקוחות על תשלומים באיחור. אתה יכול להתאים אישית את התזמון והתדירות של התזכורות האלה כדי לקדם לקוחות לקראת תשלום מהיר.
• נראות תשלום בזמן אמת: קבל תובנות בזמן אמת לגבי הזדקנות ה-AR שלך. NetSuite מספקת דוחות מפורטים שמסווגים את החובות שלך על סמך תאריכי הפירעון שלהם, ומאפשרים לך לזהות תשלומים באיחור ולתעדף מאמצי גבייה.

התאמות אישיות נוספות עם SuiteApp

השמיים חשבונית אלקטרונית SuiteApp נועד לתמוך בהתאמות האישיות הבאות:

• שיטות שליחה מותאמות אישית— על מנהל מערכת ליצור שיטות שליחת מסמכים אלקטרוניות הזמינות לבחירה ברשומת העסקה וברשומה של חבילת המסמך האלקטרוני. יש ליישם את שיטות השליחה כפלאגינים מותאמים אישית במקום סקריפטים.
• תזמון הפקת מסמכים אלקטרוניים יוצאים-אפליקציית החשבונית האלקטרונית מאפשרת למנהל מערכת לפרוס סקריפט ליצירת מספר מסמכים אלקטרוניים בו-זמנית במקום ליצור מסמכים אלקטרוניים באופן ידני עבור כל עסקה.
• תזמון שליחה יוצאת של מסמכים אלקטרוניים – בדומה לסקריפט להפקת מסמכים אלקטרוניים בכמויות גדולות, ל-Electronic Invoicing SuiteApp יש גם סקריפט לשליחה מתוזמנת אוטומטית של מסמכים אלקטרוניים יוצאים. הסקריפט שולח רק מסמכים אלקטרוניים יוצאים שהסטטוס שלהם מוכן לשליחה.

עיבוד חשבוניות: חשבונות לתשלום (AP)

עבור עסקים רבים, ניהול תשלומים כרוך בהר של ניירת והזנת נתונים מייגעת. NetSuite מאפשרת לך להגדיר מערכת מקיפה לניהול חשבוניות ספקים, הכוללת חשבוניות צמודות לרכישה וחשבוניות עצמאיות, כמו גם יכולות של התאמה דו-כיוונית ותלת-כיוונית.

כך תוכל לבצע אחת מפעולות ה-AP הבסיסיות (יצירת חשבון) ב-NetSuite:

• בעסקאות->תשלומים->שטרות, ניתן להוסיף שטר חדש ולראות חשבונות קיימים.
• כאשר החשבון נוצר באופן ידני, נדרש מידע נוסף על פריטי שורה, סכום, מיסים וכו'.
• לאחר הוספת הצעת החוק, תוכל לעיין בה ולאשר אותה

התאמת PO דו כיוונית ותלת כיוונית

ניתן גם להתאים חשבון ספק להזמנת רכש קיימת, על ידי מעבר אל הזמנת רכש -> רשימת הזמנות רכש, שם תוכל 'לקבל' חשבונית ולאחר מכן 'לחייב' את ההזמנה על ידי התאמת חשבון ספק אליה.

התאמת חשבון להזמנת רכש גורמת לכך שהזמנת הרכש משנה את הסטטוס מ"חיוב בהמתנה" ל"חיוב מלא". אתה יכול גם לבצע התאמת הזמנה חלקית, על ידי עדכון רק את הפריטים הדרושים בהזמנה - עם זאת, זה יכול להפוך לתהליך מייגע לביצוע ידני עבור כל חשבון ספק בודד.

פונקציה זו ב-NetSuite קשורה גם לבקשות תשלום - ניתן לאשר חשבון ספק גם כחשבון ששולם. עם זאת, זהו גם תהליך ידני למדי שגם הוא נוטה לשגיאות. כאן נכנס לתמונה הצורך באוטומציה ותהליכים מונעי בינה מלאכותית.

משימות ה-AP שעשויות להפיק תועלת מאוטומציה הן אלה שבהן אתה יכול לקצר את זמן העיבוד או להגביר את הדיוק, ובכך לחסוך כסף. בהשוואה לעיבוד ידני, אוטומציה של AP יכול לשפר משמעותית את השלבים הבאים:

• הזנת נתונים. אוטומציה לכידת נתונים של חשבוניות ומסמכי מקור אחרים מהירים יותר ונוטים פחות לשגיאות מאשר הזנת נתונים ידנית.
• התאמת חשבוניות. ניתן להתאים אוטומטית חשבוניות למסמכים תומכים, כמו הזמנות רכש וקבלת מסמכים (התאמה תלת כיוונית). ההתאמה האוטומטית הזו מהירה ומדויקת יותר מהתאמה ידנית, במיוחד עבור עסקים שאחרת עלולים להתאים מסמכים המאוחסנים במיקומים שונים.
• קידוד חשבוניות. אתה יכול לקבוע כללים שקובעים אוטומטית את הכללי הנכון קוד ספר חשבונות עבור כל חשבונית, ביטול הזמן וחוסר העקביות הגלומים בקידוד ידני.
• ניתוב אישור. ניתוב אלקטרוני לכל המאשרים הדרושים מהיר יותר משליחת מסמכים ידנית לכל אחד מהם, והוא גם מספק מעקב טוב יותר לאורך זרימת העבודה.

אפליקציית Payment Automation SuiteApp מאפשרת לך להפוך את תשלומי הספקים לאוטומטיים ולנהל את זרימות העבודה של ה-A/P וההתאמה שלך ביעילות. אוטומציה של תשלומים היא חלק מה- מודול AP Automation בתשלום. SuiteApp זה מגיע עם המגבלות שלה, וכאן שילובי צד שלישי ואפליקציות SuiteApps אחרות נכנסות למשחק מקדים ומעניקות יתרונות נוספים:

SuiteApp זה מגיע עם המגבלות שלה, וכאן שילובי צד שלישי ואפליקציות SuiteApps אחרות נכנסות למשחק מקדים ומעניקות יתרונות נוספים:

• שלב ושלף חשבוניות, הזמנות וכו' ממקורות נוספים. לא עוד גרור ושחרר, דוא"ל או חיבור Google Drive שלך ​​וכו'.
• הגדרות אישור מורכבות עם תזכורות לאישור ומעקב
• בינה מלאכותית שתתאים לחשבוניות, תעודות זמינות וכל העיצובים השונים שהן מגיעות בהן.
• אפשרויות תשלום נוספות ואינטגרציות עם Stripe, Wise, Revolut ו-ACH.

ננונטים: אלוף האוטומציה שלך ב-AP

Nanonets הוא פתרון אוטומציה חזק של AP הממנף את הקסם של בינה מלאכותית (AI) כדי לייעל את עיבוד החשבוניות ומשתלב בצורה חלקה עם NetSuite ואינטגרציות אחרות

מהימנים על ידי למעלה מ-10,000 מותגים, Nanonets מגיעה עם זיהוי חשבוניות ותוכנת בינה מלאכותית הטובה מסוגה לזיהוי ועיבוד מדויקים של AP.

להלן הצצה לאופן שבו Nanonets מבצע אוטומציה של זרימת העבודה של NetSuite AP:

1. קבלות אוטומטיות של חשבוניות: ייבוא ​​חשבוניות לתוך Nanonets ממקורות מרובים הוא הטוב ביותר בכיתה לכיסוי דיוק ואינטגרציות.
2. הזנת נתונים אוטומטית: Nanonets שואבת נתונים מובנים מהחשבוניות שלך, ללא קשר לפורמט החשבונית והאם החשבונית סרוקה או דיגיטלית.
3. אימות אוטומטי: התאמה דו כיוונית ומעבר. התאם מידע חשבונית מול הזמנות רכש פתוחות, תעודות משלוח ומסמכי AP אחרים. הימנע לחלוטין מתהליך ההתאמה המייגע של NetSuite.
4. ניתוב אישור רב-שלבי: שלח הודעות אוטומטיות לאדם הנכון בארגון לבדיקת חשבוניות לפני אישור. משתמשים לא צריכים לשלם עבור רישיונות NetSuite כדי לאשר חשבוניות.
5. תזמון ועיבוד תשלומים אוטומטיים: שלם חשבוניות בכל אמצעי תשלום
6. סנכרון בזמן אמת: ייבא את טבלת החשבונות של NetSuite וצור כללים לקוד מסמכים מהספקים שלך.

על ידי אוטומציה של משימות קריטיות אלו, Nanonets מפחיתה משמעותית את המאמץ הידני, ממזערת שגיאות ומזרזת את תהליך ה-AP, מה שמאפשר לצוות שלך להתמקד במאמצים אסטרטגיים יותר.

שחרור כוחם של אינטגרציות מקומיות

שילוב Nanonets עם NetSuite פותח יתרונות רבים לעסקים בכל הגדלים. להלן כמה מהיתרונות המשכנעים ביותר:

• מאמץ מופחת: Nanonets עושה עיבוד חשבוניות לאוטומטי, ומשחררת את צוות ה-AP שלך.
• דיוק משופר: אינטגרציה מפחיתה שגיאות ומבטיחה שלמות הנתונים.
• עיבוד מהיר יותר: הפוך משימות לאוטומטיות לאישורים ותשלומים מהירים יותר.
• חשיפה מוגברת: קבל תובנות עם לוחות מחוונים בזמן אמת.
• תאימות משופרת: מבטיח תהליך AP יעיל וניתן לביקורת.

שילוב Nanonets עם NetSuite יכול להפוך אוטומציה ואופטימיזציה של פעולות לתשלום חשבונות. שילוב זה יכול לייעל את תהליך ה-AP, להפחית עלויות ולהעצים את הצוות להתמקד ביוזמות אסטרטגיות יותר.

עושים את הצעד הראשון לקראת אוטומציה של AP

Nanonets עושה אוטומציה של חשבונות לתשלום, קידום יעילות, דיוק ותהליך פיננסי חזק. מנף AI ולמידת מכונה כדי להוביל בניהול פיננסי. הסר שגיאות, הפוך משימות לאוטומטיות ושלב AP בצורה חלקה. ראה כיצד Nanonets מתאימה פתרונות עם הדגמה בחינם. צעד אל עתיד הפיננסים עם Nanonets.

קבעו הדגמה

• הפצת תוכן ויחסי ציבור מופעל על ידי SEO. קבל הגברה היום.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. העצים את עצמך. גישה כאן.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. הידע מוגבר. גישה כאן.
• PlatoESG. פחמן, קלינטק, אנרגיה, סביבה, שמש, ניהול פסולת. גישה כאן.
• PlatoHealth. מודיעין ביוטכנולוגיה וניסויים קליניים. גישה כאן.
• מקור: https://nanonets.com/blog/managing-invoices-in-netsuite/