ברוכים הבאים לפוסט האחרון בבלוג שלנו, שבו אנו יוצאים לצלילה עמוקה לתוך המורכבויות של ה-General Ledger (GL) - הבסיס של המערכת הפיננסית של כל עסק.

נתחיל עם הבסיס: מהו בעצם פנקס חשבונות ומדוע הוא חשוב ביותר לבריאות הפיננסית של העסק שלך? אנו נפרום את טבלת החשבונות, עמוד השדרה של ה-GL, ונפרט כיצד עסקאות מאורגנות ומתועדות.

אנו גם נחקור כיצד לנהל ולנצל ביעילות את הפנקס הכללי שלך, כולל הטמעה של פתרונות תוכנה מודרניים לאוטומציה וייעול תהליכי החשבונאות שלך. בעידן שבו יעילות ודיוק הם בעלי חשיבות עליונה, רתימת הטכנולוגיה לניהול ה-General Ledger שלך יכולה להיות מחליף משחק.

בין אם אתה בעל עסק קטן, בעל מקצוע בתחום הפיננסים, סמנכ"ל כספים, או סתם סקרן לגבי הפעילות הפיננסית של עסק, סדרת הבלוגים הזו מבטיחה לצייד אותך בהבנה מעמיקה של ספר החשבונות הכללי, משמעותו והטמעתו האפקטיבית בתוך עסק.

מהו ספר חשבונות כללי?

בבסיסו, ספר חשבונות הוא רישום מלא של כל העסקאות הפיננסיות המתרחשות בחברה במהלך חייה. מסמך קפדני זה משמש בסיס לדוחות הכספיים של החברה, המיון ורישום של כל עסקה. באמצעות ארגון קפדני זה, הוא מספק תמונת מצב חיונית, המציע מבט מקיף על הבריאות הפיננסית של החברה ומאפשר ניתוח פיננסי ודיווח מפורטים.

בואו נבין זאת בפירוט.

טבלת חשבונות

הפנקס הכללי מאורגן ל-a טבלת חשבונות המשקפים את העסקאות הפיננסיות של החברה בקטגוריות שונות. חשבונות ראשוניים אלו הם קריטיים בציור תמונה מקיפה של הבריאות הפיננסית של החברה וכוללים נכסים, התחייבויות, הון עצמי, הכנסות והוצאות.

• נכסים הם משאבים בבעלות החברה בעלי ערך כלכלי וניתנים להמרה במזומן. דוגמאות כוללות מזומן, מלאי ורכוש.
• התחייבויות מייצגים את ההתחייבויות או החובות של החברה שעליה לשלם לגופים אחרים. אלה יכולים להיות הלוואות, חובות או משכנתאות.
• יושר הכוונה לתביעות הבעלים לאחר הפחתת התחייבויות מהנכסים, המייצגות בעצם את הנכסים נטו שבבעלות בעלי המניות.
• הכנסה חשבונות עוקבים אחר ההכנסה שנוצרה מפעילות החברה, כמו מכירות ושירותים.
• הוצאות התחשב בעלויות שנגרמו לייצור הכנסות, כולל עלויות כמו שכר דירה, שירותים ומשכורות.

סיווג משנה

בתוך כל קטגוריה ראשית, עסק יכול ליצור קטגוריות משנה מותאמות אישית המשקפות את הניואנסים של הפעילות שלו. להלן דוגמה למסגרת עם תת קטגוריות פוטנציאליות. לחץ על כל קטגוריה ותת-קטגוריה כדי לחקור עוד.

נכסים

התחייבויות

יושר

הכנסות

הוצאות

על ידי אימוץ פרטים בתוך כל חשבון GL ראשי, אתה יוצר מערכת חזקה המשקפת במדויק את הפעילות העסקית שלך. עם זאת, זכור את העיקרון של הימנעות מסיבוך יתר: התאם את קטגוריות המשנה שלך כך שיתאימו לצרכים הספציפיים ולקנה המידה של העסק שלך, כדי להבטיח שמבנה חשבון ה-GL שלך יישאר שימושי וניתן לניהול כאחד.

קידוד GL

קודי חשבונות כלליים, או קודי GL, הם מחרוזות אלפאנומריות ייחודיות המסווגות ומתעדות תנועות פיננסיות בתוך הפנקס הכללי של חברה לחשבון GL המתאים. כל חשבון GL משויך לקוד GL המתאים. קודים אלו משמשים כאבני הבניין הבסיסיים של המבנה הפיננסי של העסק, ומאפשרים סיווג של עסקאות לחשבונות נפרדים עבור הכנסות, הוצאות, נכסים, התחייבויות והון עצמי. לדוגמה, קוד GL עבור הוצאה של ציוד משרדי עוזר להבטיח שכל ההוצאות הקשורות לציוד משרדי מקובצות יחד, מה שמקל על מעקב וניתוח קלים יותר.

משרד המשפטים מאפשר שימוש ברשת בת חמש ספרות עבור כל מגזר (קטגוריית חשבון ראשי) כדי להבטיח שקיימים מספרי זיהוי אישיים הולמים כדי לכלול סיווג משנה.

• נכסים-10000 סדרות
• התחייבויות-סדרת 20000
• נכסים נטו-סדרות 30000
• הכנסות-40000 סדרות
• הוצאות-50000 סדרות

בעת עיצוב קודי ה-GL שלך, שקול את הדברים הבאים:

• רמת הפירוט: קבע את מידת הפירוט של המידע שאתה צריך. אמנם הפרטים הם בעלי ערך, אבל יותר מדי יכול להציף את המערכת והמשתמשים שלך.
• קודי חשבון משנה: אם באמנת החשבונות שלך יש סיווג משנה מעבר לחמש הקטגוריות, צור טווחי קוד GL עבור קטגוריות המשנה. (לדוגמה, בתוך חשבון "נכסים" עם קודי GL בסדרות 10000, צור קטגוריות משנה כגון 10000-11000 עבור "נכסים שוטפים", 11000-12000 עבור "רכוש קבוע". סיווג נוסף עשוי אומר שבין 10000-11000 עבור "נכסים שוטפים" ", אנו מקצים 10000-10300 עבור "חשבונות חייבים", 10300-10600 עבור "הוצאות ששולמו מראש", 10600-10999 עבור "מלאי".)

לאחר הגדרת הקטגוריות, קטגוריות המשנה וקודי ה-GL שלך, בנית למעשה את טבלת החשבונות שלך. הנה קטע של איך תרשים חשבונות עשוי להיראות בסופו של דבר.

ID	שם	ID	שם	סוּג	צד
1010	מכירות - מוצרי אלקטרוניקה	10	מבצעים	הַכנָסָה	Cr
1020	מכירות - מכשירי חשמל לבית	10	מבצעים	הַכנָסָה	Cr
1030	מכירות - ציוד משרדי	10	מבצעים	הַכנָסָה	Cr
1040	מכירות - מכשירים ניידים	10	מבצעים	הַכנָסָה	Cr
1050	מכירות - פתרונות IT	10	מבצעים	הַכנָסָה	Cr
1060	מכירות - טכנולוגיה לבישה	10	מבצעים	הַכנָסָה	Cr
1070	מכירות - פתרונות תוכנה	11	מבצעים	הַכנָסָה	Cr
1080	מכירות - חוזי שירות	10	מבצעים	הַכנָסָה	Cr
1090	מכירות - תמיכה טכנית	10	מבצעים	הַכנָסָה	Cr
2000	עניין שהתקבל	15	אינטרס	הַכנָסָה	Cr
2010	הכנסה מייעוץ	16	שירותים	הַכנָסָה	Cr
2020	הכנסות שונות	17	הכנסה אחרת	הַכנָסָה	Cr
2030	הכנסות מדיבידנד	17	הכנסה אחרת	הַכנָסָה	Cr
2040	רווח על מכירת השקעות	17	הכנסה אחרת	הַכנָסָה	Cr
3000	COGS - מוצרי אלקטרוניקה	20	עלות מכירות	עלות טובין	Dr
3010	COGS - מכשירי חשמל לבית	20	עלות מכירות	עלות טובין	Dr
3020	COGS – ציוד משרדי	20	עלות מכירות	עלות טובין	Dr
3030	COGS - מכשירים ניידים	20	עלות מכירות	עלות טובין	Dr
3040	COGS - פתרונות IT	20	עלות מכירות	עלות טובין	Dr
3050	COGS - טכנולוגיה לבישה	20	עלות מכירות	עלות טובין	Dr
3060	COGS - פתרונות תוכנה	21	עלויות ישירות	עלות טובין	Dr
3070	COGS - חוזי שירות	20	עלות מכירות	עלות טובין	Dr
3080	COGS - תמיכה טכנית	20	עלות מכירות	עלות טובין	Dr
4000	שכר – צוות הפקה	22	משכורת	עלויות אחרות	Dr
4010	שכר - צוות מכירות	22	משכורת	עלויות אחרות	Dr
4020	שכר – סגל אדמיניסטרטיבי	22	משכורת	עלויות אחרות	Dr
4030	שכר - מחקר ופיתוח	22	משכורת	עלויות אחרות	Dr
4040	שכר - צוות תמיכה ב-IT	22	משכורת	עלויות אחרות	Dr
4050	שכר – שכר מנהלים	22	משכורת	עלויות אחרות	Dr

כעת, לאחר שהבנו את טבלת החשבונות, בוא נחקור כיצד להשתמש במערכת כדי לאכלס את הפנקס הכללי ולתעד בו תנועות כשהן מתרחשות.

הנהלת חשבונות כפולה

כל עסקה שנרשמת בפנקס הכללי מוזנת כחיוב או כזיכוי, בהתבסס על מערכת הנהלת החשבונות הכפולה. מערכת זו מבטיחה שלכל עסקה מתבצעת כניסה מתאימה והפוכה לחשבון אחר תוך שמירה על יתרת המשוואה החשבונאית.

חיובים וזיכויים משפיעים על החשבונות בצורה שונה; לדוגמה, חיובים מגדילים את הנכסים וההוצאות אך מקטינים את ההתחייבויות ואת ההון העצמי, בעוד לזיכויים יש השפעה הפוכה. שיטה זו של רישום עסקאות מבטיחה את הדיוק והשלמות של המידע הפיננסי, ומספקת מבט ברור ומאוזן על מצבה הפיננסי של החברה.

דוגמה לפנקס כללי

מובא להלן דוגמה של מערכת הנהלת חשבונות עם ספר חשבונות כללי עבור חשבון פיקטיבי, ABCDEFGH Software.

• הקטע השמאלי ביותר במופע שלמעלה הוא משך העסקה.
• מימין לו מספר הגישה ליומן בקורלציה לעסקה, הכולל כמות מזהה בקורלציה לעסקה.
• ההסבר על העסקה נמצא בעמודה הבאה. הוא טוען את הסיבה מאחורי העסקה. במקרה זה, עסקה נתונה היא עבור תשלום כספי מחשבון לקוח לתוכנת ABCDEFGH. מכיוון שחשבון הכסף מקבל הכנסה, אז סעיף החיוב יציג רווח ויציג סכום עבור הסכום. במקרה זה, מדובר ב-$10,000.
• עבור עסקה זו, קטע האשראי יישאר שלם עבור חשבון זה. למרות זאת, רישום ספר חשבונות מובהק לחשבונות חייבים של התאגיד יצביע על ניכוי זיכוי באותו סכום, כי ל-ABCDEFGH Software אין עוד שיעור זה שניתן לקבל מהלקוח שלה.

כדי לשמור על אי ההתאמה של המשוואה החשבונאית של אפס נטו, חשבון נכס אחד חייב לשפר בעוד שאחר מפחית באותה כמות. היתרה האחרונה לחשבון המזומן, לאחר השינוי נטו מהעסקה, תבוא לידי ביטוי בקטגוריית היתרה.

הקלטת עסקאות

תחום חשבונאות GL מופעל על ידי חיובים ונקודות זכות. חיובים וזיכויים יוצרים סיבוב עולמי של ספר. עליך לתעד חיובים וזיכויים עבור כל עסקה.

פעל לפי שלושת חוקי הזהב של חשבונאות בזמן רישום עסקאות -

1. לחייב את כונס הנכסים ולזכות את הנותן

חוק חיוב כונס הנכסים וזיכוי הנותן מגיע למופע עם דוחות אישיים. חשבון אישי הוא ספר חשבונות כללי הנוגע לאנשים או למוסדות. אם אתה משיג משהו, חייב את החשבון. אם אתה מספק משהו, זיכו את החשבון.

נניח שאתה קונה סחורות בשווי $1,000 מחברת XYZ במהדורות שלך, אתה צריך לחייב את חשבון הרכישה שלך ולזכות את חברת XYZ. מכיוון שהספק, חברת XYZ, נותן סחורה, אתה נדרש לזכות את חברת XYZ. לאחר מכן, עליך לחייב את הכונס, כלומר חשבון הרכישה שלך.

תַאֲרִיך	חֶשְׁבּוֹן	חיוב	אשראי
XX/XX/XXXX	רכישת חשבון	1000
	חשבונות זכאים		1000

2. לחייב את מה שמגיע וזיכוי באילו בתי משפט

עבור חשבונות בפועל, השתמש בכלל הזהב הזה. חשבונות אמיתיים מכונים גם חשבונות בני קיימא. חשבונות אמיתיים אינם נסגרים בסוף השנה. במקום זאת, הפרופורציות שלהם מועברות לתקופה החשבונאית הבאה. אומרים שחשבון אמיתי הוא חשבון נכסים, חשבון הון או חשבון התחייבויות. חשבונות ריאליים כוללים גם חשבונות נגד נכסים, הון עצמי וחשבונות התחייבויות. עם חשבון אמיתי, בכל פעם שמשהו מגיע לחברה שלך (למשל, נכס), חייב את החשבון. כמו כן, כאשר משהו יוצא מהחברה שלך, זיכו את החשבון.

נניח שקנית רהיטים בכסף של 2,500 דולר. חייב את חשבון הריהוט שלך (מה שמגיע) ואשר את חשבון המזומן שלך (מה שמשאיר בחוץ).

תַאֲרִיך	חֶשְׁבּוֹן	חיוב	אשראי
XX/XX/XXXX	חשבון ריהוט	2500
	חשבון במזומן		2500

3. הוצאות והפסדים לחיוב, הכנסות ורווחים באשראי

כלל הזהב האולטימטיבי של הסכמי חשבונאות עם חשבונות נומינליים. אומרים שחשבון נומינלי הוא חשבון שאתה סוגר בסוף כל משך חשבונאות. חשבונות נומינליים נקראים גם חשבונות זמניים. חשבונות נומינליים או זמניים כוללים חשבונות הכנסות, רווחים, הוצאות והפסדים. בחשבונות נומינליים, חייב את החשבון אם לחברה שלך יש הפסד או הוצאה. זיכו את חשבונכם אם החברה שלכם צריכה לתעד הכנסה או רווח.

נניח שאתה קונה 3,000$ של סחורות מחברת ABC. כדי לתעד את העסקה, עליך לחייב את ההוצאה (רכישה של $3,000) ולזכות את ההכנסות.

תַאֲרִיך	חֶשְׁבּוֹן	חיוב	אשראי
XX/XX/XXXX	רכישת חשבון	3000
	חשבון במזומן		3000

נניח שאתה מוכר 1,700 $ סחורות לחברה ABC. עליך לזכות את ההכנסות בחשבון המכירות שלך ולחייב את ההוצאה.

תַאֲרִיך	חֶשְׁבּוֹן	חיוב	אשראי
XX/XX/XXXX	חשבון במזומן	1700
	חשבון מכירות		1700

מדוע חשבונות כלליים חשובים?

הפנקס הכללי הוא רישום מפורט של כל העסקאות הכספיות המותאמות לכל החיים של החברה שלך.

הביטוי "ניהול ספרים" מצביע על שמירת פנקס חשבונות כללי, הרשומה החשבונאית העיקרית של החברה שלך אם אתה משתמש בהנהלת חשבונות כפולה. זהו הכלי הבסיסי המאפשר לך לעקוב אחר כל העסקאות וליצור אותן לקטגוריות משנה, כך שרואה החשבון שלך יוכל לאתר תיעוד מקיף ומסכם של כספי החברה שלך, הכל באזור אחד.

הפנקס הכללי ממלא תפקיד מכריע בפעילות הפיננסית של החברה שלך, ופועל כמאגר מקיף. תחשוב על זה כמרכז מרכזי שמכיל את כל המידע הפיננסי הדרוש להכנת הדוחות הכספיים של החברה שלך. היא בנויה על מסמכי יסוד, עם לפחות רישום יומן אחד המתאים לכל עסקה פיננסית. מסמכי יסוד אלו יכולים להיות חשבוניות או שיקים מבוטלים, המשמשים ראיה לעסקאות שנרשמו.

להלן שש הצדקות לכך שהפנקס הכללי כה משמעותי עבור העסק שלך:

• בקשת הלוואה: המלווים יבקשו באופן עקבי תערובת של רישומים כספיים אם החברה שלך עוסקת בהלוואה. הפנקס הכללי שלך יכול לאפשר לך לאתר ולזהות באופן מיידי את כל הנתונים שאתה צריך.
• איזון הספרים שלך: ספר חשבונות מאפשר לך להשלים מאזן בוחן. זה מאפשר לך לאזן את הספרים.
• מוכן לביקורת: אם אחד מבוקר על ידי מס הכנסה (מס הכנסה), יהיה פשוט לנסח את הביקורת מכיוון שהרישומים הכספיים שלך נמצאים כולם במקום אחד.
• גילוי הונאה: זה מאפשר לך בקלות רבה יותר למקם הונאה או כל בעיה אחרת עם הספרים שלך, שכן זה פשוט לעיין ולהבין.
• תקשורת פנימית וחיצונית: הפנקס הכללי שומר את כל הנתונים החיוניים להפקת הדוחות הכספיים שלך הן לשימוש ניהולי, או לשימוש פנימי והן לשימוש חיצוני, או משקיע או צרכן.
• תאימות מס והטבות: ה-GL מבטיח שכל אגורה של הכנסה והוצאה מובאת בחשבון, מה שהופך את הגשת המס לפחות לכאב ראש. יתר על כן, זה יכול לעזור לזהות ניכויי מס וזיכויים פוטנציאליים, ולהבטיח שאתה לא משאיר כסף על השולחן. בתחום העסקים, שבו כל דולר חשוב, הטבות המס הללו יכולות לעשות הבדל משמעותי בשורה התחתונה שלך.

General Ledger לעומת General Journal

היומן הכללי, המכונה לעתים קרובות ספר הרישום המקורי, משמש כשלב העיקרי בתהליך החשבונאי. כל עסקה מתועדת בסדר כרונולוגי, ומספקת נרטיב מפורט של כל פעילות פיננסית. זה הופך את היומן הכללי למשאב חיוני עבור כל מי שמחפש תובנה לגבי ערכים ספציפיים. כך נראים רישומי יומן כלליים -

תַאֲרִיך	פרטים	LF	חיוב ($)	אשראי ($)
02/01/24	ציוד משרדי - מותג XYZ, חשבון מס' 123456	101	150.00
02/02/24	הכנסות משירות - שירותים בחוזה, חשבון מס' 789012	102		300.00
02/03/24	הוצאות שכירות - שטחי משרד, חשבון מס' 345678	103	800.00
02/04/24	הלוואה בנקאית - בנק ABC, הלוואה מס' 987654	104		5000.00

לעומת זאת, הפנקס הכללי, או פנקס החשבונות, הוא עמוד השדרה של מערכת החשבונאות. זה המקום שבו מתבצעת הנהלת החשבונות הכפולה, כאשר כל עסקה משפיעה על שני חשבונות: חיוב אחד וזיכוי אחד. הפנקס הכללי מאחד נתונים מכתבי עת שונים לחשבונות רלוונטיים, מה שמקל על הכנת דוחות כספיים והערכת מצבו הפיננסי של העסק. כך נראים רישומי ספר חשבונות -

תַאֲרִיך	קוד GL	קטגוריה	קטגוריית משנה	התייחסות	חיוב ($)	אשראי ($)	יתרה שוטפת ($)
02/01/24	10011	נכסים	ציוד משרדי	INV-001	150.00		150.00
02/02/24	40201	הכנסה	הכנסות שירות	SRV-002		300.00	150.00
02/03/24	50101	הוצאות	הוצאות תפעול	RENT-003	800.00		650.00
02/04/24	20001	התחייבויות	הלוואות לתשלום	הלוואה-004		5000.00	5650.00

ההבדלים העיקריים הם -

• פונקציונלי: היומן הכללי הוא נקודת ההתחלה לכל העסקאות, כאשר כל עסקה מתועדת בצורה כרונולוגית תיאורית כדי להבטיח בהירות וקלות קריאה. עם זאת, הפנקס הכללי הוא המקום שבו עסקאות אלו מסוכמות לחשבונות מובנים לא תיאוריים, מה שמקל על תהליך הכנת הדוחות הכספיים.
• הנהלת חשבונות כפולה: בעוד היומן רושם עסקאות בסדר כרונולוגי ללא צורך באיזון חיובים וזיכויים עבור כל רישום, הפנקס הוא המקום בו נכנסת לתמונה הנהלת חשבונות כפולה, מה שמחייב שלכל חיוב יהיה זיכוי מתאים.
• מטרה ושימוש: היומן משמש לרישום הנרטיב המפורט של כל עסקה, ומשמש כאסמכתא מקיפה. מטרת ספר החשבונות היא לצבור מידע זה, מה שמקל על ניתוח ופירוש הנתונים הפיננסיים בקנה מידה.

כיצד ליישם ספר חשבונות כללי עבור העסק שלך

הצעד הראשון בבחירת מערכת החשבונות הכלליים הנכונה הוא הערכה יסודית של גודל ומורכבות העסק שלך. בין אם אתה מנהל עסק מקומי קטן או תאגיד רב לאומי, היקף העסקאות והמורכבות התפעולית ישפיעו באופן משמעותי על דרישות המערכת שלך. מערכת בסיסית מדי עלולה שלא להתמודד עם המורכבות, בעוד שמערכת מתוחכמת מדי עלולה להציף ולהאט תהליכים. זה חיוני להגיע לאיזון הנכון, להבטיח שהמערכת מתיישרת עם קנה המידה והצרכים התפעוליים של העסק שלך.

עם זאת בחשבון, אתה יכול לחקור ולמצוא את תוכנת General Ledger המתאימה לך בהתבסס על התכונות שאתה צריך. רשימת התיוג שלהלן מכסה קשת רחבה של תכונות שעסקים צריכים לקחת בחשבון בעת ​​הערכת מערכות חשבונות כלליים.

תכונות ליבה של חשבונאות

• טבלת חשבונות: חשבונות הניתנים להתאמה אישית לרישום עסקאות.
• רשומות יומן: יכולות כניסה ידניות ואוטומטיות.
• דוחות כספיים: יצירת מאזנים, דוחות רווח והפסד ודוחות תזרים מזומנים.
• פיוס בנקים: כלים להתאים עסקאות בנקאיות לכניסות GL.
• חשבונות לתשלום (AP): ניהול חשבונות ותשלומים לספקים.
• חשבונות חייבים (AR): מעקב אחר חשבוניות וקבלות של לקוחות.

ציות ודיווח

• מסלולי ביקורת: רישומים של שינויים בנתונים לצורך שקיפות ותאימות.
• ניהול מס: תמיכה בשיעורי מס ותחומי שיפוט שונים.
• תמיכה בריבוי מטבעות: טיפול בעסקאות במספר מטבעות.
• התאמה לתקנות: תכונות כדי להבטיח עמידה בתקנות פיננסיות.

מדרגיות וגמישות

• מבנה מודולרי: מודולים תוספים לפונקציונליות נוספת.
• אפשרויות התאמה אישית: יכולת להתאים את המערכת לצרכים עסקיים ספציפיים.
• ניהול גישת משתמשים: שליטה על הרשאות משתמש ורמות גישה.
• בקרת מערכות ותקשורת: יכולת להתמודד עם גידול בהיקף העסקאות ומורכבותן.

אינטגרציה וניהול נתונים

• שילובים של צד שלישי: תאימות לתוכנות עסקיות אחרות (CRM, ERP וכו').
• ייבוא ​​/ ייצוא נתונים: כלים להעברת נתונים אל המערכת וממנה.
• ניהול מסמכים: אחסון ושליפה של מסמכים פיננסיים.
• גיבוי ושחזור: מנגנונים לגיבוי ושחזור נתונים.

תכונות מתקדמות

• תקצוב וחיזוי: כלים לקביעת יעדים פיננסיים וחיזוי תוצאות.
• הנהלת חשבונות בפרויקט: מעקב אחר כספים עבור פרויקטים ספציפיים.
• ניהול מלאי: פיקוח על רמות מלאי, הזמנות ומכירות.
• ניהול נכסים קבועים: מעקב אחר נכסי החברה ופחת.

חווית משתמש ונגישות

• לוח מחוונים ואנליטיקס: ייצוגים חזותיים של נתונים פיננסיים לתובנות.
• גישה לנייד: יכולת גישה למערכת GL באמצעות מכשירים ניידים.
• ממשק משתמש: קלות שימוש וניווט אינטואיטיבי.
• דיווח מותאם אישית: כלים ליצירה והתאמה אישית של דוחות פיננסיים.

אבטחה ואמינות

• אבטחת מידע: הצפנה ואחסון נתונים מאובטח.
• אימות משתמש: תהליכי כניסה מאובטחים.
• אחריות לזמן פעולה: מחויבות לזמינות המערכת.
• תמיכה ותחזוקה: גישה לתמיכת לקוחות ועדכוני מערכת.

עלות והשקעה

• עלויות התקנה ראשוניות: הוצאות הכרוכות בהקמת המערכת.
• דמי מנוי: עלויות שוטפות לשימוש בתוכנה.
• עלויות התאמה אישית: הוצאות עבור התאמה אישית נוספת.
• הדרכה ויישום: עלויות להכשרת צוות והטמעת המערכת.

עיין במשאבים להלן כדי להשוות את תוכנת General Ledger הטובה ביותר בשוק כרגע -

לעסקים קטנים ובינוניים:

• תוכנת הנהלת החשבונות הטובה ביותר לעסקים קטנים בשנת 2024.
• מאמרים קשורים לעתים קרובות מודגשת כאפשרות הכוללת הטובה ביותר, מוערכת בשל יכולת ההרחבה שלה, מערך התכונות המקיף שלה ותמיכת לקוחות חזקה. זה מתאים למגוון רחב של עסקים קטנים.
• גל מוכר בערכו, ומציע קבוצה חזקה של תכונות בסיסיות בחינם, מה שהופך אותו לאידיאלי עבור סטארט-אפים ועסקים קטנים מאוד עם צרכים חשבונאיים פשוטים.
• ספרים חדשים בולט עבור עסקים קטנים מבוססי שירותים, ומציע תכונות חשבונאיות חזקות של פרויקטים, תמיכת לקוחות מעולה וקלות שימוש.
• ספרי זוהו מציע יכולות הנהלת חשבונות מעולות לנייד ומומלץ לעסקים שמעדיפים נגישות ואינטגרציה עם אפליקציות Zoho אחרות.

עבור ארגונים:

תוכנת הנהלת החשבונות הטובה ביותר לעסקים ארגוניים

עבור ארגונים גדולים יותר, בדיקה של אפשרויות המציעות פונקציונליות מתקדמת, כגון Oracle NetSuite ו-Sage, תהיה מועילה. פתרונות אלה תומכים בדרך כלל במגוון רחב יותר של תהליכים עסקיים מעבר לחשבונאות, כגון ERP, CRM ומסחר אלקטרוני.

צרכים ספציפיים לתעשייה:

הבחירה בתוכנת הנהלת חשבונות יכולה להיות תלויה גם בצרכי התעשייה הספציפיים שלך. לדוגמה,

• FreshBooks מומלץ לעסקים המבוססים על שירותים בשל תכונות ניהול הפרויקטים ומעקב הזמן שלו.
• עסקים בקמעונאות או בייצור עשויים לחפש תוכנה עם תכונות ניהול מלאי חזקות, כגון QuickBooks Online או Zoho Books​​.
• MARG ERP 9+ הנהלת חשבונות נותן מענה לדרישות הייחודיות של חברות בריאות עם תכונות לחיוב, ניהול מלאי, דיווח כספי, ניהול מלאי בתי מרקחת ומעקב אחר רישומי חולים.
• Q7 נבנה במיוחד עבור תעשיית ההובלות, Q7 מציעה חבילה מלאה של כלים חשבונאיים לרבות חשבות שכר, ספר חשבונות כללי, חשבונות חייבים וחשבונות זכאים. זה ידוע בתכונת ניהול ההזמנות החזקה שלו, הכוללת כלי הצעות מחיר למעקב והמרת הצעות מחיר להזמנות.
• תוכנת פרמייר בנייה (לשעבר Jonas Premier) אידיאלי עבור עסקים גדולים בענף הבנייה עם יכולות ניהול הפרויקטים ועדכוני העלות בזמן אמת. עם זאת, התמחור שלה עשוי להיות מאתגר עבור עסקים קטנים יותר או סטארט-אפים. באותו הזמן, קבלן סייג 100 הוא הטוב ביותר עבור מיקרו-עסקים בתחום הבנייה, ומציע מדרגיות, כלים דיגיטליים לפנקסי חשבונות כלליים, חשבונות חייבים ותשלום, ותמיכה מלאה במעקב אחר שכר וזמן. זה ידוע בתמחור הזול יותר שלו ובפונקציונליות הספציפית לבנייה.

לסיכום, הערכת תוכנת הפנקס הכללי הטובה ביותר כוללת

• התחשבות בקנה המידה הפיננסי שלך,
• להבטיח שהתכונות הנדרשות קיימות, ו
• לוודא שהתוכנה תואמת לתהליכים התפעוליים ולדרישות התאימות של התעשייה הספציפית שלך.

הפוך את הפנקס הכללי שלך לאוטומטי

הפנקס הכללי הוא עמוד השדרה של הרשומות הפיננסיות של החברה שלך. זהו המאגר המרוכז לכל הנתונים הפיננסיים, כולל נכסים, התחייבויות, הון עצמי, הכנסות והוצאות. ניהול זה באופן ידני, במיוחד בפנקס דיגיטלי, אינו רק גוזל זמן אלא גם חשוף לטעויות אנוש. ככל שעסקים מתרחבים, נפח העסקאות גדל באופן אקספוננציאלי, מה שהופך את הניהול הידני לפרקטיקה בלתי ברת קיימא.

החסרונות הם כדלקמן -

• הזנת נתונים גוזלת זמן: כניסה ידנית היא לא רק איטית; זה גזל במשאבים, מושך את הצוות הרחק מפעילויות בעלות ערך מוסף יותר.
• עסקאות מועדות לשגיאות: הגורם האנושי מציג מרווח לטעות בהזנת נתונים, מה שמוביל לאי-התאמות שעלולות להתפתח דרך הדיווח הכספי.
• תהליכי עבודה לא יעילים של אישור: תהליכים מסורתיים כוללים לרוב שרשראות אישורים מסורבלות המעכבות תשלומים ומקשות על ניהול תזרים המזומנים.
• תהליך סגירת ספרים מסורבל: תהליך סגירת ספרים יכול להיות עמל ומורכב, ולרוב דורש התאמה והתאמה ידנית נרחבת.

תוכנת אוטומציה חשבונאית היום מקלה על אתגרים אלה על ידי שימוש בבינה מלאכותית ואוטומציה של זרימת עבודה. תוכנות אוטומציה אלו יכולות לעבוד עם מערכות הנהלת חשבונות אחרות; למערכות רבות יש אפשרויות אינטגרציה שונות, כגון API או תוכנת ביניים, כדי לספק העברת נתונים חלקה בין המערכות השונות. כך, תוכנות אוטומציה יכולות לאחזר נתונים כמו חשבוניות והזמנות רכש ממערכות הנהלת חשבונות אחרות, לעבד אותן ולאחר מכן לעדכן את המידע בפלטפורמת החשבונאות החיצונית.

עם האינטגרציה, עסקים יכולים לנצל את היכולות של תוכנת האוטומציה החשבונאית, תוך שימוש בתוכנת הנהלת החשבונות שנוח להם. תוכנת אוטומציה חשבונאית של Nanonets, למשל, יכול להיות משולב עם מערכות הנהלת חשבונות אחרות, כגון QuickBooks ו-Sage.

בוא נראה כיצד אוטומציה מקלה על האתגרים של ניהול ידני של הפנקסים הכלליים שלך.

גביית חשבוניות אוטומטית

דמיינו עולם שבו כל מאמצי גביית החשבוניות והקבלות שלכם מתכנסים בהרמוניה למרכז אחד מרכזי. תיפרד מהימים של סינון דוא"ל, אחסון שיתופי, פורטלי ספקים ומסדי נתונים מיושנים. במקום זאת, ברוך הבא על יעד יעיל שבו כל חשבונית, ללא קשר למקורה, נאספת באופן אוטומטי.

הזנת נתונים אוטומטית

הזנת נתונים היא לעתים קרובות הטרדה של יעילות, אבל זה לא חייב להיות. תוכנת אוטומציה של חשבונאות מביאה היום לשולחן חילוץ נתונים המופעל על ידי בינה מלאכותית המתגאה בשיעור דיוק מרשים של 99%+. המשמעות היא שהחשבוניות, הקבלות והזמנות הרכש שלך נקראות ומעובדות ללא מאמץ קפדני של הזנה ידנית. השעות או אפילו ימי העבודה שהדבר יכול לחסוך לצוות שלך לא יסולא בפז. זה סוג השינוי שגורם לצוות שלך לרצות להגיע לעבודה בבוקר, בידיעה שהם יכולים להתמקד במשימות שבאמת זקוקות למומחיות שלהם.

ייצוא וקידוד נתונים אוטומטיים של ספר חשבונות כללי

הנתונים שחולצו מיוצאים בצורה חלקה לפנקס הכללי של תוכנת הנהלת החשבונות שלך בזמן אמת. יתר על כן, קידוד ערכי GL מיוצאים אלה עלול להיות מייגע ביותר ונוטה לשגיאות. טכניקות AI מתקדמות כמו NLP ו-LLM נמצאות כאן כדי להתמודד עם עבודת הרטינה. על ידי אוטומציה של קידוד GL יחד עם ייצוא נתונים, המחלקה שלך יכולה לעבוד בצורה חכמה יותר, לא קשה יותר, ולהבטיח שמיומנויות המאמצים של הצוות ינוצלו היכן שהן הכי נחוצות.

שיפור הדיוק עם אימות אוטומטי

אי אפשר להפריז בקסם של התאמה תלת-כיוונית אוטומטית. שילוב חשבוניות, הזמנות רכש ותעודות משלוח מפחית הן את הזמן המושקע והן את הפוטנציאל לשגיאות - לא עוד רדיפה אחר אי התאמות או שליחת אינספור הודעות דוא"ל מעקב. מערכת זו מטפלת בתהליך האימות בצורה כה מדויקת עד שמרגישים כמו שיש לה סט נוסף של עיניים שאינן ניתנות לטעות.

פישוט תהליכים עם אישורים קלים

אוטומציה של זרימת עבודה פירושה שהאישורים אינם עוד צוואר בקבוק. הם הופכים גמישים וחיים היכן שהארגון שלך עושה - בין אם זה בדוא"ל, ב-Slack או ב-Teams. זה מבטל את הצורך בשיחות טלפון מפריעות ואת מטח התזכורות המוכר מדי. תהליך האישור שלך הופך זריז כמו הצוות שלך, מסתגל לזרימת הפעילות היומיומית שלך בצורה חלקה.

שליטה בפיננסים עם התאמה אוטומטית

לבסוף, בואו נדבר על סגירת הספרים. התאמה אוטומטית משנה את המשימה המפרכת לעתים קרובות, תוך התאמת עסקאות בנקאיות לרישומי פנקס חשבונות בשבריר מהזמן שנדרש. מה שפעם לקח ימים יכול להיעשות בדקות. תאר לעצמך שאתה סוגר את הספרים החודשיים שלך במהירות ובדיוק שכמעט אתה יכול לשמוע את אנחת הרווחה הקולקטיבית מהצוות שלך.

ננונטים עבור GL Automation

שילוב של ננונטים בפנקס הכללי הנוכחי שלך יכול לחולל מהפכה בדרך שבה אתה מטפל בתהליכי ה-GL שלך. על ידי מינוף הכוח של Nanonets, אתה יכול להפוך בצורה חלקה את איסוף חשבוניות, הזנת נתונים, ייצוא נתונים, קידוד, אימות, אישורים והתאמה. זה לא רק חוסך זמן אלא גם מקטין משמעותית את מרווח הטעויות, ומבטיח שהנתונים הפיננסיים שלך מדויקים ועדכניים.

הרשם app.nanonets.com.

עכשיו אתה יכול -

סיפורי לקוחות

מארגונים קטנים ועד לתאגידים רב לאומיים, הסיפורים הללו מציגים את ההשפעה הטרנספורמטיבית של אוטומציה חשבונאית עם ננונטים על פני תעשיות.

SaltPay: ייעול ניהול ספקים עם שילוב SAP

תעשייה: שירותי תשלום ותוכנה
מיקום: לונדון, אנגליה

אתגר: SaltPay עמדה בפני המשימה המפחידה של טיפול ידני באלפי חשבוניות, דבר שהיה לא מעשי ולא יעיל לניהול רשת הספקים הענפה שלהם.

פתרון: Nanonets נכנסה עם הכלי המופעל על ידי בינה מלאכותית שלה לחילוץ נתוני חשבוניות, תוך שילוב חלק עם SAP. שילוב זה לא רק שיפר את דיוק הנתונים אלא גם שיפר משמעותית את יעילות התהליך.

תוצאות: ההטמעה הובילה להפחתה של 99% במאמץ הידני, מה שאיפשר ל-SaltPay לנהל למעלה מ-100,000 ספקים ביעילות. שיפור דרסטי זה הוביל גם לעלייה משמעותית בפרודוקטיביות וביכולות האוטומציה.

טפי: אוטומציה של חשבוניות תחזוקת נכסים

תעשייה: תוכנה לתחזוקת נכסים
מיקום: וולינגטון, ניו זילנד

אתגר: עם למעלה מ-100,000 חשבוניות חודשיות, טפי הייתה זקוקה לפתרון ניתן להרחבה ויעיל לניהול חשבוניות בתחזוקת נכסים.

פתרון: בעזרת כלי הבינה המלאכותית של Nanonets, Tapi אוטומטית חילוץ נתוני חשבוניות, מה שמאפשר אינטגרציה מהירה עם מערכות קיימות שניתן לתחזק על ידי צוות לא טכני.

תוצאות: זמן התהליך הצטמצם מ-6 שעות ל-12 שניות בלבד לחשבונית, לצד חיסכון של 70% בעלויות בחשבונית והשגת דיוק אוטומציה של 94%.

Pro Partners Wealth: אוטומציה של הזנת נתונים חשבונאיים ב-Quickbooks

תעשייה: ניהול הון וחשבונאות
מיקום: קולומביה, מיזורי

אתגר: Pro Partners Wealth ביקשה לשפר את הדיוק והיעילות של הזנת נתונים עבור חשבוניות, מכיוון שכלי אוטומציה קיימים לא הצליחו.

פתרון: Nanonets הציעה פתרון מותאם עם יכולות חילוץ ואינטגרציה מדויקות של נתונים עם QuickBooks, המאפשרים חשבונית יעילה ואימות נתונים אוטומטי.

תוצאות: הדיוק של חילוץ הנתונים עלה על 95%, עם חיסכון של 40% בזמן בהשוואה לכלי OCR מסורתיים וקצב עיבוד ישר של למעלה מ-80%, תוך מזעור הצורך בהתערבות ידנית.

Augeo: קידום אוטומציה לתשלום חשבונות ב-Salesforce

תעשייה: שירותי הנהלת חשבונות וייעוץ
מיקום: ארצות הברית

אתגר: Augeo הייתה זקוקה לפתרון חשבונות חיובים יעיל שיכול להשתלב בצורה חלקה עם Salesforce, לניהול אלפי חשבוניות חודשיות ללא הנטל הכבד של עיבוד ידני.

פתרון: Nanonets סיפקה פלטפורמה מונעת בינה מלאכותית המותאמת לעיבוד אוטומטי של חשבוניות, ומאפשרת אינטגרציה קלה עם Salesforce לניהול נתונים יעיל.

תוצאות: הפתרון צמצם את זמן עיבוד החשבוניות מ-4 שעות ל-30 דקות מדי יום, השיג הפחתה של 88% בזמן הזנת הנתונים הידנית, ועבד 36,000 חשבוניות מדי שנה עם דיוק ויעילות משופרים.

---

סיפורי לקוחות אלו ממחישים את הישימות הרחבה ואת היתרונות המשמעותיים של אוטומציה חשבונאית עם Nanonets. על ידי מינוף כלים המופעלים על ידי בינה מלאכותית ואינטגרציות חלקות, חברות לא רק מייעלות את תהליכי ה-GL שלהן אלא גם סוללות את הדרך למצוינות תפעולית רחבה יותר. המסע של ארגונים אלה מדגיש את הפוטנציאל של אוטומציה חשבונאית לחולל מהפכה בפעולות פיננסיות, להניע יעילות, דיוק וצמיחה בתעשיות.

• הפצת תוכן ויחסי ציבור מופעל על ידי SEO. קבל הגברה היום.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. העצים את עצמך. גישה כאן.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. הידע מוגבר. גישה כאן.
• PlatoESG. פחמן, קלינטק, אנרגיה, סביבה, שמש, ניהול פסולת. גישה כאן.
• PlatoHealth. מודיעין ביוטכנולוגיה וניסויים קליניים. גישה כאן.
• מקור: https://nanonets.com/blog/what-is-a-general-ledger/