A volte, i processi aziendali di base possono richiedere molto più tempo di quanto i leader aziendali pensino. La fatturazione, ad esempio, è qualcosa di simile ogni singolo team contabile deve imparare a gestire.

Fondamentalmente, la fatturazione sembra semplice: un venditore fornisce beni o servizi, dettaglia gli articoli forniti e invia una fattura al cliente (AKA una fattura). Il cliente quindi fattura riceve la fattura, ne verifica l'esattezza e invia il pagamento al venditore. 

Semplice, vero? Può sembrare così, ma in realtà 66% di aziende dire che spendono più di cinque giorni al mese elaborazione fatture. Con soli 20-25 giorni lavorativi al mese, l'impatto di cinque giorni interi consumati per l'invio, la ricezione e l'elaborazione dei pagamenti delle fatture rappresenta un notevole miglioramento per il team di contabilità clienti e il team di contabilità fornitori di un'organizzazione.

Oggi, uno dei modi migliori per affrontare le inefficienze dei processi e migliorare l’efficienza organizzativa è investire in soluzioni SaaS digitali che semplifichino tali processi. Xero, uno dei principali strumenti contabili SaaS per le piccole e medie imprese, aiuta ad affrontare le inefficienze legate alla fatturazione e altre sfide nel settore ciclo contabile.

Da solo, il software di fatturazione Xero è una soluzione solida, ma se abbinato ad altri Automazione AP strumenti, la sua efficacia aumenta in modo esponenziale. Diamo un'occhiata a cosa possono offrire le soluzioni di fatturazione Xero alle aziende, quindi vediamo cosa può fare Xero se abbinato ad altre offerte SaaS.

Software di fatturazione Xero per contabilità clienti

Fin troppo familiare con le sfide del flusso di cassa e la caccia ai pagamenti delle fatture scadute, il crediti Il team è responsabile della raccolta di tutti i soldi guadagnati da un'azienda. Che un'organizzazione sia B2B o B2C, il team AR è fondamentale per garantire che la liquidità entri nell'azienda a un ritmo tale da supportare le spese aziendali e le iniziative di crescita.

Come fare AR in Xero

Invece di creare manualmente fatture per ciascun cliente, inviare e-mail individuali per avvisare gli utenti dei pagamenti imminenti e creare report manuali sul flusso di cassa, i team AR possono integrare Xero nell'ecosistema AR per accedere a una serie di funzionalità utili e capacità di fatturazione automatizzata.

Con Xero, la creazione delle fatture e ogni attività successiva sono molto più semplici. Ti verrà chiesto di scegliere tra “fatturazione classica” e “nuova fatturazione” all'interno di Xero; se il tuo obiettivo è l’efficienza, scegli “nuova fatturazione” per ridurre il carico di lavoro e il sollevamento manuale dei dati. Ecco come appare la creazione della fattura quando si utilizza la “nuova fatturazione” di Xero:

1. Assicurati che le informazioni di contatto del cliente siano prima aggiunte a Xero. Con la nuova fatturazione, puoi compilare automaticamente alcuni campi con questi dettagli. 
2. Vai "Fattura" modulo nell'applicazione Xero. 
3. Inizia a digitare il nome del cliente nel file "Per" campo e i dettagli del cliente dovrebbero essere inseriti nella fattura.
4. Compila tutti i campi obbligatori come “Articolo”, “Quantità”, ed "Prezzo."
5. Trascina e rilascia gli elementi pubblicitari per spostarli in un determinato ordine.
6. Una volta compilata la fattura, scegli “Salva e aggiungine un altro” or "Invia per l'approvazione."

Non solo il software di fatturazione Xero consente agli esperti AR di inviare promemoria di pagamento automatizzati e creare fatture personalizzate con facilità, ma offre tutta una serie di funzionalità mirate all'AR, come:

Monitoraggio dello stato della fattura

Distribuire le fatture la prima volta è già abbastanza difficile; Xero non solo trasforma il processo di creazione iniziale della fattura in pochi clic, ma fornisce anche il monitoraggio e l'analisi delle fatture in tempo reale. C'è un cliente con pagamenti in sospeso o problemi di pagamento continui? Xero può aiutarti ad avvisare il team AR prima che la tua azienda perda denaro guadagnato con fatica.

Elaborazione di pagamenti online

I clienti stanno inviando assegni: vogliono pagare online! L'elaborazione dei pagamenti online è a portata di mano con i giusti plugin di terze parti disponibili tramite Xero. I clienti apprezzeranno quanto sia semplice e il team AR apprezzerà il fatto che si tratti in gran parte di un processo senza intervento da parte loro.

Modelli di fattura Xero

Le fatture ufficiali con uno stile uniforme, un logo incorporato e un basso tasso di errori possono aiutare le aziende a creare un marchio di affidabilità e fiducia e, con i modelli di fatture Xero, le fatture intatte sono inevitabili.

Per creare un modello di fattura Xero, procedi come segue:

1. Fare clic sul nome del fornitore, quindi fare clic su "Impostazioni."
2. Vai su "Impostazioni fattura".
3. Seleziona "Nuovo tema del marchio."
4. Inserisci un'etichetta per fare riferimento a questo specifico modello di fattura Xero in futuro. Qualcosa di simile a "Modello di fattura mensile cliente XYZ" funzionerebbe.
5. Personalizza il design della fattura e apporta le modifiche necessarie. 
6. Clicchi "Salva."
7. Per guardare i modelli di fattura salvati, trova il nome del modello che desideri visualizzare o utilizzare e fai clic "Anteprima."

Fatture proforma Xero 

La maggior parte delle aziende invia fatture dopo la fornitura di beni o servizi, ma se la tua organizzazione fa affidamento su fatture proforma utilizzate prima che le tue offerte vengano fornite agli utenti finali, Xero non ti ha escluso. Le fatture proforma Xero sono simili al modello di fattura Xero, ma sono strutturate in modo leggermente diverso per soddisfare le tue esigenze aziendali.

Xero per l'elaborazione delle fatture nella contabilità fornitori

Dall'altro lato del processo di fatturazione, il è possibile pagare per questi account il team lavora instancabilmente per elaborare le fatture in entrata, verificare che beni e servizi siano stati ricevuti in linea con quanto riportato sulla fattura, navigare nel processo di approvazione del pagamentoe invia i pagamenti ai fornitori in attesa.

Come fare AP in Xero

Proprio come le loro controparti AR, i membri del team AP possono appoggiarsi al software di fatturazione Xero per semplificarsi la vita in vari modi. Forse la funzione più importante di Xero nello spazio AP è l'importazione e l'elaborazione di una fattura.

Passo dopo passo, ecco come potrebbe apparire:

1. Dopo che un fornitore ha inviato una fattura, è possibile caricare un PDF della fattura in Xero. 
2. Per verificare le fatture o avviare il processo di approvazione, vai al "Attività commerciale" menu e selezionare "Fatture."
3. Esegui la verifica manuale della fattura confrontando la descrizione dell'articolo, l'importo e il prezzo con i beni o i servizi ricevuti. 
4. Una volta pronto per l'approvazione, l'approvatore può fare clic "Approva e invia tramite e-mail" per inviare la fattura da pagare. 

Puoi anche inoltrare le fatture ad un indirizzo email specifico per scansionare alcuni dettagli compilati

Altre funzionalità di Xero apprezzate dai team AP sono: 

Gestione semplice delle fatture

Tenere traccia dei debiti in sospeso a breve termine può essere difficile; con un'ampia gamma di fatture in scadenza in momenti diversi nel corso dei mesi, i team AP hanno il loro lavoro amministrativo da svolgere. Con il software di fatturazione Xero, il monitoraggio delle scadenze imminenti e delle fatture in sospeso diventa automatico. 

Funzionalità di pagamento batch

Abilitando i pagamenti batch all'interno del software di fatturazione Xero, i team AP possono usufruire di una minore immissione manuale dei dati e di tempi di elaborazione ridotti quando effettuano i pagamenti.

Flusso di lavoro di approvazione

Grazie alle funzionalità personalizzabili del flusso di lavoro di approvazione all'interno di Xero, i team AP possono inviare i pagamenti delle fatture attraverso i canali di approvazione appropriati, tutti presenti nella piattaforma stessa. Niente più lunghe catene di e-mail e pagamenti ritardati a causa del disordine della casella di posta. 

Riconciliazione bancaria

Xero automatizza la riconciliazione dei pagamenti effettuati con le fatture, semplificando il processo di abbinamento delle transazioni con le fatture corrispondenti. Questa funzionalità garantisce registrazioni finanziarie accurate e riduce il rischio di errori.

Lacune notevoli nel processo Xero AP

È chiaro che Xero offre un notevole vantaggio ai team contabili all'interno di aziende in crescita in un'ampia gamma di settori. La piattaforma è affidabile, ben testata e in continua evoluzione, ma esistono tanti altri modi per migliorare i processi AP e AR con strumenti incentrati sull'automazione. In poche parole: ci sono molte cose che Xero non posso fare, pure. Alcune delle maggiori limitazioni per i team AP che utilizzano il software di fatturazione Xero sono:

Limitazioni nell'acquisizione delle fatture

Xero è ottimo per scansionare e archiviare documenti aziendali come fatture, ma è molto limitato nell'estrarre dati chiave dalle immagini scansionate. Ciò lascia i team AP bloccati con attività di immissione manuale dei dati ogni volta che viene ricevuta una nuova fattura. Parliamo di un momento che fa schifo!

Limitazioni della complessità aziendale

Il software di fatturazione Xero non fornisce troppe personalizzazioni per fatture e fatture, rendendo difficile semplificare i processi AP.

Limitazioni del flusso di lavoro di approvazione

Se stai cercando una configurazione del flusso di lavoro ultra complessa o un flusso di lavoro adattivo a seconda dell'importo della fattura, avrai bisogno di uno strumento di automazione supplementare per renderlo realtà.

Limitazioni alla segnalazione

In un'epoca in cui i leader aziendali si aspettano informazioni in tempo reale quando prendono decisioni, Xero non sarà in grado di fornire il livello di dettaglio necessario per prendere decisioni basate sui dati di cui potersi fidare.

Nanonet per l'automazione AP

 Cerchiamo di essere chiari: Xero aggiunge un valore immenso al ciclo contabile nel suo insieme. La soluzione digitale SaaS aiuta a portare le aziende nell'era digitale, ma con le giuste integrazioni e strumenti supplementari, Xero può fare molto di più. Con nanonet, un'offerta SaaS di automazione AP, tutte le lacune AP rivelate sopra possono essere risolte rapidamente.

Utilizzo dei Nanonet per automatizzare l'AP in Xero

Dopo aver integrato Nanonets con il software di fatturazione Xero, adorerai la spinta che ne deriva Automazione AP conferisce alla funzione nel suo complesso. Ad esempio: 

Tecnologia OCR ed elaborazione automatizzata delle fatture

Utilizzando il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), i Nanonet possono leggere ed estrarre i dati chiave dalle fatture in entrata e ridurre l'immissione manuale dei dati. Non preoccuparti; Anche i record delle fatture verranno registrati in Xero, garantendo la perfetta corrispondenza dei dati tra le due piattaforme senza alcun intervento umano. Ora, elaborazione fatture - Compresi a due vie e l'abbinamento a tre – può essere eseguito automaticamente. 

Automazione dei pagamenti

Con Nanonets che integra Stripe, Wise e ACH, l'automazione dei pagamenti non è solo un sogno; è una realtà. I team AP possono utilizzare l'integrazione Nanonets e Xero automatizzare il processo di pagamento. È anche possibile mettere in atto regole personalizzate durante tutto il processo. Crea un flusso di lavoro di approvazione personalizzato, imposta limiti di pagamento e migliora la sicurezza con altre regole.

Vendor Management

Selezione dei fornitori è abbastanza difficile; mantenere tutte le informazioni aggiornate e corrette in Xero può essere un lavoro infinito. Con Nanonets, le informazioni sui fornitori possono essere aggiornate automaticamente in base ai dati correnti delle fatture, rendendo la gestione dei fornitori il più semplice possibile.

Reporting di nuova generazione

Fin dall'inizio, dashboard e funzionalità di reporting automatizzato hanno fatto parte dell'offerta di Nanonets. Con solo pochi esercizi click-and-drop, il tuo team AP e altri team contabili potranno ottenere report che coprano tutte le basi.

Come Nanonet e Xero lavorano insieme

La configurazione dell'integrazione tra Nanonets e Xero richiede solitamente solo pochi minuti. Di seguito è riportato un esempio di Nanonet che accetta fatture da più fonti come DropBox e GMail e le elabora.

Ciò non è limitato solo alle fatture ma anche agli ordini d'acquisto e ad altri documenti. Dopo l'approvazione in un flusso di lavoro che puoi impostare, i dati sono pronti per la sincronizzazione in Xero.

Le nanonet possono elaborare fatture, estrarre informazioni chiave, fornire tali informazioni a Xero e automatizzare i processi. Questa integrazione è disponibile da anni, rendendola qualcosa di cui tu e la tua organizzazione potete iniziare a trarre vantaggio SUBITO. Non aspettare per provare i vantaggi di Nanonets e Xero; inizia ora.

Vantaggi dell'abbinamento dei Nanonet con Xero

Potenti a parte e inarrestabili insieme, Nanonets e Xero sono pronti a cambiare il modo in cui lavorano i professionisti della contabilità. Non è più sufficiente disporre di un potente ERP o di una soluzione contabile facile da usare; l’automazione è un must per tutte le aziende e, con Nanonet, il percorso verso l’automazione diventa molto più gestibile. 

Investendo tempo e risorse nella configurazione di questi strumenti, vedrai il ritorno sull'investimento materializzarsi in molti modi diversi.

• Produttività - In primo luogo, la produttività salirà alle stelle. L'automazione non si limita a rendere le attività più efficienti, ma consente anche ai team AP e AR di concentrare i propri sforzi su aspetti del business a maggior valore aggiunto. 
• Guadagno finanziario – Una maggiore produttività porta a migliori risultati finanziari per le imprese.
• Soddisfazione della squadra – Nanonets e Xero rendono le persone che svolgono il lavoro meno stressate e più felici nel loro lavoro. Quando hai uno staff felice, il mondo intero si apre. 

Se utilizzati insieme, puoi goderti tutta l'abilità contabile di Xero con la potenza di automazione di Nanonets. Man mano che la produttività inizia ad aumentare, gli errori manuali iniziano a diminuire e i tuoi clienti e dipendenti diventano sempre più felici, sarai così felice di averlo fatto.

I leader aziendali che stanno davvero cercando di dare una scossa alle cose non dovrebbero cercare oltre; questi strumenti cambieranno il modo in cui funziona la tua attività dall'inizio alla fine. Per iniziare oggi, collega Nanonets a Xero e mettiti al lavoro!

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/managing-invoices-on-xero/