Dalam lingkungan bisnis yang serba cepat saat ini, pengelolaan piutang (AR) dan yang efisien hutang dagang (AP) sangat penting untuk menjaga arus kas yang sehat. Faktur adalah bagian penting dari hal ini. Pembuatan faktur dan pemrosesan faktur merupakan langkah penting dalam proses ini.

Peramal milik NetSuite sistem manajemen faktur yang kuat menawarkan solusi ampuh untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan proses faktur, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan laba Anda.

Panduan komprehensif ini mendalami kemampuan Oracle NetSuite untuk AR dan AP, sehingga memberdayakan Anda untuk mengendalikan operasi keuangan Anda. Kami juga akan membahas NetSuite dan otomatisasi yang mendukung AI untuk menyederhanakan beberapa proses manual di AR dan AP.

Panduan Manajemen Faktur NetSuite ini mencakup aspek-aspek berikut:

• Piutang Usaha – Membuat dan memperbarui faktur penjualan, menyesuaikan alur kerja AR
• Hutang Usaha – Membuat dan memperbarui tagihan vendor, melakukan pencocokan PO, menyesuaikan alur kerja AP

Faktur NetSuite – Piutang Usaha (AR)

Mengumpulkan pembayaran dari pelanggan dapat menjadi perjuangan yang terus-menerus bagi banyak bisnis. Fitur AR NetSuite membekali Anda dengan alat untuk mempercepat proses dan meningkatkan tingkat pengumpulan Anda:

Pembuatan Faktur

Hasilkan faktur dengan cepat dan mudah dengan mengubah pesanan penjualan langsung menjadi faktur. Hal ini menghilangkan kebutuhan akan entri data duplikat, memastikan keakuratan dan menghemat waktu Anda yang berharga.

Di bawah Transaksi-> Penjualan-> Klik 'Buat Faktur'

Klik 'Transaksi Baru'

• Pada layar di atas, Anda dapat memilih formulir. Masukkan Pelanggan dan tanggal faktur.
• Anda memiliki opsi untuk memilih berbagai mata uang dan nilai tukar yang relevan.
• Di bagian item, Anda dapat menyertakan item baris yang ditagih. Di tab berikutnya, Anda dapat menambahkan alamat penagihan tambahan dan detail pajak.
• Berikan pelanggan Anda cara yang nyaman dan bebas repot untuk menerima faktur. NetSuite memungkinkan Anda mengirim faktur secara elektronik melalui email atau menawarkan portal online yang aman untuk akses dan opsi layanan mandiri.

Templat Faktur NetSuite yang Dapat Disesuaikan

Rancang templat profesional yang mencerminkan identitas merek Anda dan komunikasikan informasi penting seperti detail produk, harga, syarat pembayaran, dan tanggal jatuh tempo.

Anda dapat memilih berbagai templat faktur di bawah Kustomisasi->Formulir->Formulir Transaksi.

Anda dapat melihat berbagai template yang dapat diakses di sini. Filter pada Jenis untuk Faktur. Anda dapat membuat template baru dan memilih jenisnya sebagai Faktur.

Anda dapat memilih dari template yang ada dan menekan Sesuaikan untuk mengedit

Di Templat Cetak, Anda dapat memilih templat HTML khusus yang memungkinkan modifikasi dan desain lebih lanjut

Anda dapat memilih berbagai templat faktur dari layar beranda di bawah Kustomisasi->Formulir->Templat PDF/HTML Tingkat Lanjut. Tangkapan layar terlampir adalah tampilan layar editor.

• Anda dapat menekan tombol '+' untuk memasukkan kolom di NetSuite.
• Bidang dapat mencakup nama perusahaan Anda, Faktur, item baris, dll.
• Saat faktur dibuat, kolom di templat secara otomatis terisi sesuai dengan faktur.

Ini menciptakan cara yang mulus untuk menentukan template terlebih dahulu dan memvisualisasikan tampilannya. Anda juga dapat mengimpor template HTML.

Anda memiliki opsi penyesuaian lebih lanjut untuk menyertakan gambar, membagi menjadi beberapa kolom, menambahkan nomor halaman, dan banyak lagi.

Ada fitur lebih lanjut yang memfasilitasi piutang dan faktur di NetSuite.

• Beberapa Opsi Pengiriman: Anda dapat menyimpan dan mengunduhnya sebagai PDF atau langsung mengirimkan faktur melalui email ke pelanggan.
• Pengingat Pembayaran Otomatis: Jangan biarkan faktur terutang lolos begitu saja. NetSuite memungkinkan Anda mengatur pengingat pembayaran otomatis yang memberi tahu pelanggan tentang pembayaran yang telah jatuh tempo. Anda dapat menyesuaikan waktu dan frekuensi pengingat ini untuk mendorong pelanggan melakukan pembayaran segera.
• Visibilitas Pembayaran Real-Time: Dapatkan wawasan real-time tentang penuaan AR Anda. NetSuite memberikan laporan terperinci yang mengkategorikan piutang Anda berdasarkan tanggal jatuh temponya, memungkinkan Anda mengidentifikasi pembayaran yang telah jatuh tempo dan memprioritaskan upaya penagihan.

Kustomisasi Lebih Lanjut dengan SuiteApp

Grafik Aplikasi Faktur Elektronik Suite dirancang untuk mendukung penyesuaian berikut:

• Metode pengiriman khusus—Administrator harus membuat metode pengiriman dokumen elektronik yang tersedia untuk dipilih pada catatan transaksi dan catatan paket dokumen elektronik. Metode pengiriman harus diterapkan sebagai plugin khusus, bukan skrip.
• Penjadwalan pembuatan e-dokumen keluar—Electronic Invoicing SuiteApp memungkinkan administrator untuk menyebarkan skrip untuk menghasilkan beberapa dokumen elektronik secara bersamaan alih-alih membuat dokumen elektronik secara manual untuk setiap transaksi.
• Penjadwalan pengiriman e-document keluar – Seperti skrip untuk menghasilkan dokumen elektronik secara massal, Aplikasi Faktur Elektronik juga memiliki skrip untuk pengiriman dokumen elektronik keluar terjadwal secara otomatis. Script hanya mengirimkan e-dokumen keluar yang statusnya Siap Dikirim.

Pemrosesan Faktur: Hutang Usaha (AP)

Bagi banyak bisnis, mengelola hutang memerlukan banyak dokumen dan entri data yang membosankan. NetSuite memungkinkan Anda mengatur sistem manajemen faktur vendor yang komprehensif, yang mencakup faktur tertaut PO dan mandiri, serta kemampuan untuk pencocokan 2 arah dan 3 arah.

Inilah cara Anda melakukan salah satu operasi dasar AP (membuat Tagihan) di NetSuite:

• Di Transaksi->Hutang->Tagihan, Anda dapat menambahkan tagihan baru dan melihat tagihan yang sudah ada.
• Jika dibuat secara manual, tagihan memerlukan informasi tambahan tentang item baris, jumlah, pajak, dll.
• Setelah tagihan ditambahkan, Anda dapat meninjaunya dan menyetujuinya

Pencocokan PO 2 arah dan 3 arah

Tagihan vendor juga dapat dicocokkan dengan Pesanan Pembelian yang ada, dengan membuka Pesanan Pembelian -> Daftar PO, di mana Anda dapat 'Menerima' tagihan dan kemudian 'Menagih' PO dengan mencocokkan tagihan vendor dengannya.

Mencocokkan tagihan dengan PO mengakibatkan Pesanan Pembelian berubah status dari “Tagihan Tertunda” menjadi “Tagihan Penuh”. Anda juga dapat melakukan pencocokan PO sebagian, dengan hanya memperbarui item baris yang diperlukan pada PO – namun, hal ini dapat menjadi proses yang membosankan jika dilakukan secara manual untuk setiap tagihan vendor.

Fungsi di NetSuite ini juga terkait dengan permintaan pembayaran – tagihan vendor juga dapat disetujui sebagai tagihan yang dibayar. Namun, ini juga merupakan proses yang cukup manual dan juga rawan kesalahan. Di sinilah diperlukannya otomatisasi dan proses berbasis AI.

Tugas AP yang paling mungkin mendapat manfaat dari otomatisasi adalah tugas yang memungkinkan Anda memangkas waktu pemrosesan atau meningkatkan akurasi, sehingga menghemat uang. Dibandingkan dengan pemrosesan manual, Otomatisasi AP dapat secara signifikan meningkatkan langkah-langkah berikut:

• Entri data. Mengotomatisasi pengambilan data faktur dan dokumen sumber lainnya lebih cepat dan tidak rentan terhadap kesalahan dibandingkan memasukkan data secara manual.
• Pencocokan faktur. Faktur dapat secara otomatis dicocokkan dengan dokumen pendukung, seperti pesanan pembelian dan dokumen penerimaan (pencocokan tiga arah). Pencocokan otomatis ini lebih cepat dan akurat dibandingkan pencocokan manual, terutama untuk bisnis yang mungkin harus mencocokkan dokumen yang disimpan di lokasi berbeda.
• Pengkodean faktur. Anda dapat menetapkan aturan yang secara otomatis menetapkan aturan umum yang benar kode buku besar untuk setiap faktur, menghilangkan waktu dan ketidakkonsistenan yang melekat pada pengkodean manual.
• Perutean persetujuan. Perutean elektronik ke semua pemberi persetujuan yang diperlukan lebih cepat daripada mengirim dokumen secara manual ke masing-masing pemberi persetujuan, dan juga menyediakan pelacakan yang lebih baik di seluruh alur kerja.

Payment Automation SuiteApp memungkinkan Anda mengotomatisasi pembayaran vendor dan mengelola alur kerja A/P dan rekonsiliasi secara efisien. Otomatisasi Pembayaran adalah bagian dari Modul berbayar AP Automation. SuiteApp ini hadir dengan keterbatasannya, dan di situlah integrasi pihak ketiga dan SuiteApps lainnya ikut berperan dan memberikan manfaat tambahan:

SuiteApp ini hadir dengan keterbatasannya, dan di situlah integrasi pihak ketiga dan SuiteApps lainnya ikut berperan dan memberikan manfaat tambahan:

• Integrasikan dan tarik faktur, PO, dll., dari lebih banyak sumber. Tidak perlu lagi drag-and-drop, email, atau menghubungkan Google Drive Anda, dll.
• Pengaturan persetujuan yang rumit dengan pengingat untuk persetujuan dan pelacakan
• AI untuk mencocokkan faktur, PO, dan berbagai desain yang mereka buat.
• Lebih banyak opsi pembayaran dan integrasi dengan Stripe, Wise, Revolut, dan ACH.

Nanonet: Juara Otomasi AP Anda

Nanonets adalah solusi otomatisasi AP canggih yang memanfaatkan keajaiban Kecerdasan Buatan (AI) untuk menyederhanakan pemrosesan faktur dan berintegrasi secara mulus dengan NetSuite dan integrasi lainnya

Dipercaya oleh lebih dari 10,000+ merek, Nanonets hadir dengan pengenalan faktur terbaik di kelasnya dan perangkat lunak AI untuk pengenalan dan pemrosesan AP secara akurat.

Berikut ini sekilas bagaimana Nanonets mengotomatiskan alur kerja NetSuite AP:

1. Penerimaan Faktur Otomatis: Mengimpor faktur ke Nanonets dari berbagai sumber adalah yang terbaik di kelasnya untuk akurasi dan cakupan integrasi.
2. Entri Data Otomatis: Nanonets mengekstrak data terstruktur dari faktur Anda, terlepas dari format faktur dan apakah faktur tersebut dipindai atau digital.
3. Verifikasi Otomatis: Pencocokan dua arah dan seterusnya. Cocokkan informasi faktur dengan Pesanan Pembelian terbuka, Catatan Pengiriman, dan dokumen AP lainnya. Hindari sepenuhnya proses pencocokan NetSuite yang membosankan.
4. Perutean Persetujuan Multi-tahap: Kirim pemberitahuan otomatis kepada orang yang tepat dalam organisasi untuk meninjau faktur sebelum disetujui. Pengguna tidak perlu membayar lisensi NetSuite untuk menyetujui faktur.
5. Penjadwalan dan Pemrosesan Pembayaran Otomatis: Bayar faktur menggunakan metode pembayaran apa pun
6. Sinkronisasi waktu nyata: Impor bagan akun NetSuite Anda dan buat aturan untuk mengkodekan dokumen dari Vendor Anda.

Dengan mengotomatiskan tugas-tugas penting ini, Nanonets secara signifikan mengurangi upaya manual, meminimalkan kesalahan, dan mempercepat proses AP, memungkinkan tim Anda untuk fokus pada upaya yang lebih strategis.

Melepaskan Kekuatan Integrasi Asli

Mengintegrasikan Nanonets dengan NetSuite memberikan banyak manfaat bagi bisnis dari semua ukuran. Berikut adalah beberapa keuntungan yang paling menarik:

• Upaya yang Dikurangi: Nanonets mengotomatiskan pemrosesan faktur, membebaskan tim AP Anda.
• Akurasi yang Ditingkatkan: Integrasi mengurangi kesalahan dan memastikan integritas data.
• Pemrosesan Lebih Cepat: Otomatiskan tugas untuk persetujuan dan pembayaran yang lebih cepat.
• Peningkatan Visibilitas: Dapatkan wawasan dengan dasbor waktu nyata.
• Kepatuhan yang Ditingkatkan: Memastikan proses AP yang efisien dan dapat diaudit.

Mengintegrasikan Nanonets dengan NetSuite dapat mengotomatisasi dan mengoptimalkan operasi utang usaha. Kombinasi ini dapat menyederhanakan proses AP, mengurangi biaya, dan memberdayakan tim untuk fokus pada inisiatif yang lebih strategis.

Mengambil Langkah Pertama Menuju Otomatisasi AP

Nanonets mengotomatiskan hutang usaha, mendorong efisiensi, akurasi, dan proses keuangan yang kuat. Manfaatkan AI dan pembelajaran mesin untuk memimpin dalam pengelolaan keuangan. Hilangkan kesalahan, otomatisasi tugas, dan integrasikan AP dengan lancar. Lihat bagaimana Nanonets menyesuaikan solusi dengan demo gratis. Masuki masa depan keuangan dengan Nanonets.

Jadwalkan Demo

• Konten Bertenaga SEO & Distribusi PR. Dapatkan Amplifikasi Hari Ini.
• PlatoData.Jaringan Vertikal Generatif Ai. Berdayakan Diri Anda. Akses Di Sini.
• PlatoAiStream. Intelijen Web3. Pengetahuan Diperkuat. Akses Di Sini.
• PlatoESG. Karbon, teknologi bersih, energi, Lingkungan Hidup, Tenaga surya, Penanganan limbah. Akses Di Sini.
• PlatoHealth. Kecerdasan Uji Coba Biotek dan Klinis. Akses Di Sini.
• Sumber: https://nanonets.com/blog/managing-invoices-in-netsuite/