Semua organisasi, berapa pun ukurannya, berurusan dengan banyak sekali dokumen yang berisi informasi dan data penting yang diperlukan agar organisasi dapat berfungsi. Setiap hari dibanjiri dengan data dalam berbagai bentuk, pengelolaan dokumen dan data secara manual dapat dengan mudah membebani tim, sehingga menyebabkan kebingungan dan inefisiensi. Manajemen dokumen yang otomatis dan digital dapat menghindari banyak kesulitan dalam manajemen dokumen. Pengambilan dokumen otomatis adalah langkah pertama manajemen dokumen digital. Baik menangani dokumen kertas atau digital, perangkat lunak dokumen mengubah konten menjadi format yang dapat diedit dan dicari, sehingga meningkatkan aksesibilitas. Memanfaatkan teknologi canggih seperti OCR dan otomatisasi, sistem pengambilan dokumen menyederhanakan alur kerja, memberdayakan tim untuk menemukan dan mengambil informasi dengan cepat. Dalam artikel ini, kita akan melihat berbagai aspek pengambilan dokumen otomatis dan perannya dalam mengubah dinamika data organisasi.
Apa itu Pengambilan Dokumen?
Pengambilan dokumen adalah proses otomatis untuk mengubah dokumen hard copy dan menangkap konten elektronik tidak terstruktur menjadi informasi yang dapat ditindaklanjuti dan disesuaikan untuk fungsi bisnis tertentu. Ini melibatkan pemindaian atau pencitraan dokumen, di mana data penting dikumpulkan, dikategorikan, diproses, dan ditempatkan ke dalam database. Tujuannya adalah untuk mengubah informasi yang berbeda menjadi format yang kohesif dan dapat diakses, memfasilitasi pengambilan dan pemanfaatan yang efisien dan selaras dengan tujuan organisasi.
Jenis Solusi Pengambilan Dokumen
Pengambilan dokumen mencakup berbagai jenis perangkat lunak yang secara signifikan meningkatkan proses manajemen informasi. Beberapa dari mereka adalah:
Pengenalan Karakter Optik (OCR):
- Mengubah teks yang dicetak mesin menjadi format yang dapat dibaca komputer.
- Memfasilitasi interpretasi dan pemrosesan data tekstual.
- Memungkinkan integrasi tanpa batas ke dalam alur kerja digital.
Pengenalan Karakter Cerdas (ICR):
- Memperluas kemampuan OCR ke teks tulisan tangan.
- Memperluas cakupan informasi yang ditangkap.
Pengenalan Kode Batang:
- Mendekode informasi yang tertanam dalam kode batang pada dokumen.
- Memastikan pengambilan data relevan yang cepat dan akurat.
- Sangat berguna dalam skenario dengan volume dokumen yang besar.
Pengenalan Teks Bentuk Bebas:
- Mengekstrak informasi komprehensif dari dokumen seperti faktur dan formulir.
- Memungkinkan analisis dan kategorisasi data yang berbeda.
Pengakuan Mark Sense:
- Mengubah tanda centang dan tanda individual menjadi data berharga.
- Penting dalam skenario dengan input manual yang lazim.
Bagaimana Cara Kerja Pengambilan Dokumen?
Pengambilan dokumen melibatkan serangkaian langkah yang mengotomatiskan ekstraksi dan pemrosesan data:
- impor: Dokumen diimpor secara elektronik ke dalam solusi pengambilan dokumen, memulai proses digitalisasi.
- Pengolahan: Solusi ini melakukan konversi teks pada dokumen ke dalam format yang dapat dibaca mesin, sehingga memfasilitasi penanganan data tingkat lanjut.
- Membersihkan: Gambar menjalani proses pembersihan otomatis untuk meningkatkan kinerja ekstraksi data. Hal ini termasuk menghilangkan artefak tepian, memperbaiki kemiringan akibat pemindaian, menghilangkan noise, dan menghilangkan noda pada gambar.
- Pengesahan: Kualitas dokumen diperiksa berdasarkan standar yang telah ditentukan. Dokumen berkualitas buruk, menampilkan bidang yang hilang atau karakter buram, menjalani verifikasi dan koreksi manual untuk memastikan keakuratannya.
- Klasifikasi: Memanfaatkan pengenalan karakter optik (OCR) teks lengkap, kecerdasan buatan (AI), pembelajaran mesin, dan teknologi canggih lainnya, solusi ini secara otomatis mengidentifikasi dan mengurutkan berbagai jenis dokumen secara digital (misalnya, faktur, pesanan, kuitansi).
- Ekstraksi Data: Metadata dalam dokumen diidentifikasi dan diekstraksi secara otomatis, berkontribusi pada database yang lebih rinci dan terorganisir.
- Pengindeksan: Dokumen secara otomatis diindeks berdasarkan karakteristik tertentu seperti nama atau nomor klien. Hal ini memastikan kemudahan pencarian dan pengambilan untuk referensi di masa mendatang.
- Ekspor: Informasi yang diproses dikirimkan dengan lancar ke sistem yang ditentukan seperti manajemen konten perusahaan (ECM), solusi manajemen dokumen, repositori digital, atau proses hilir lainnya. Beberapa solusi menggabungkan otomatisasi proses robotik (RPA) untuk konektivitas sistem yang lancar, yang selanjutnya mengoptimalkan proses ekspor. Pendekatan terhadap pengambilan dokumen ini memastikan transisi yang lancar dan efisien dari dokumen fisik atau digital ke data yang terorganisir, dapat diakses, dan dapat ditindaklanjuti.
Manfaat Pengambilan Dokumen
Alat pengambilan dokumen lebih dari sekadar mendigitalkan data. Mereka menawarkan cara untuk menggunakan data secara produktif. Berikut adalah keuntungan utama yang dapat diberikan alat pengambilan dokumen bagi bisnis Anda:
- Proses Lebih Cepat: Proses manual, yang pada dasarnya memakan waktu dan rawan kesalahan, dipercepat secara signifikan dengan alat pengambilan dokumen.
- Mengurangi Biaya Fiskal dan Lingkungan: Proses tradisional berbasis kertas menimbulkan biaya besar, baik fiskal maupun lingkungan. Saat ini, dunia menggunakannya 420 miliar kilogram kertas setiap hari, yang setara dengan dua lembar kertas untuk semua orang di Bumi setiap jamnya. Memproduksi satu kilogram kertas membutuhkan 2-3 kali lipat berat pohon, belum lagi sejumlah besar air dan energi yang digunakan untuk produksinya. Namun selain manfaat biaya, alat pengambilan dokumen menghilangkan dokumen yang salah arsip dan secara drastis mengurangi biaya yang terkait dengan pencetakan, penyalinan, pemrosesan, dan pengiriman, sehingga memberikan penghematan biaya yang besar bagi bisnis.
- Mengurangi Kesalahan: Entri data manual rawan kesalahan, menyebabkan ketidakakuratan dalam laporan karena data tidak lengkap, materi hilang/benar, dan duplikat. Alat pengambilan dokumen secara signifikan mengurangi kesalahan dalam data yang diambil, sehingga meningkatkan keandalan laporan bisnis.
- Peningkatan Kepuasan Karyawan: Alat pengambilan dokumen membebaskan karyawan dari tugas-tugas sehari-hari, meningkatkan kepuasan dengan memungkinkan mereka fokus pada tanggung jawab inti dan meningkatkan produktivitas melalui pengurangan gangguan.
- Peningkatan Keamanan: Proses berbasis kertas menawarkan visibilitas yang lebih rendah, membuat perusahaan rentan terhadap tindakan penipuan. Alat pengambilan dokumen dan digitalisasi meningkatkan visibilitas dan keamanan proses, mengurangi risiko penipuan internal atau pemasok, serta memperkuat perlindungan klien.
- Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik: Alat pengambilan dokumen memungkinkan pengambilan data berharga dari sumber tidak terstruktur, mengubahnya menjadi informasi bermakna yang dapat membantu pengambilan keputusan strategis. Bisnis dapat memanfaatkan data yang diambil untuk analisis yang akurat, memfasilitasi proses pengambilan keputusan yang lebih baik dan berdasarkan data.
Operasi Bisnis yang Mendapatkan Manfaat dari Pengambilan Dokumen
Pengambilan Dokumen Otomatis bermanfaat bagi semua aktivitas organisasi mana pun, yang melibatkan dokumen dan data. Aplikasi spesifik Pengambilan Dokumen dalam berbagai operasi bisnis meliputi:
Operasi Keuangan:
- Hutang Usaha (A/P) atau Procure-to-Pay (P2):
- Pengambilan dokumen menyederhanakan pemrosesan faktur, mengotomatiskan tugas-tugas seperti ekstraksi dan klasifikasi data.
- Nomor Pesanan Pembelian (PO) memfasilitasi identifikasi dan pengambilan rincian pesanan secara efisien.
- Faktur non-PO juga diotomatisasi, mengoptimalkan seluruh proses hutang usaha.
- Manajemen Pesanan atau Pesanan ke Tunai:
- Mempercepat manajemen pesanan dengan mengekstraksi dan mengklasifikasikan data dari berbagai dokumen secara cepat.
- Memastikan pengambilan data historis yang akurat, meningkatkan efisiensi aktivitas terkait pesanan.
- Audit & Kepatuhan Pajak:
- Memfasilitasi audit kepatuhan PPN, memanfaatkan algoritma pembelajaran mendalam untuk pemeriksaan dokumen otomatis.
- Identifikasi risiko secara real-time dan peningkatan kepatuhan dalam proses audit dan perpajakan.
Operasi SDM:
- Pemutaran CV:
- Pengambilan dokumen mempercepat proses rekrutmen dengan mengotomatiskan penyaringan CV untuk perekrutan skala besar.
- Meningkatkan akurasi dan efisiensi dalam mengidentifikasi pelamar yang berketerampilan tinggi.
- Manajemen Biaya Perjalanan (T&E):
- Mengotomatiskan pemeriksaan laporan pengeluaran, memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan, peraturan PPN, dan undang-undang perpajakan.
- Mengurangi risiko kepatuhan terkait penipuan, PPN, dan perpajakan gaji.
Proses Khusus Industri:
- Aplikasi Pinjaman:
- Mengotomatiskan pemeriksaan manual atas informasi pemohon dalam pemrosesan pinjaman, mengurangi kesalahan dan waktu pemrosesan.
- Mempercepat pemrosesan formulir permohonan hipotek, terutama untuk file yang banyak.
- Pemrosesan Klaim:
- Mempercepat pemrosesan klaim asuransi dengan mengotomatiskan pemeriksaan faktur, rekam medis, dan dokumen terkait.
- Meningkatkan akurasi dan efisiensi dalam memvalidasi dan menindaklanjuti permintaan klaim perusahaan asuransi.
- Pengambilan Catatan untuk Proses Hukum:
- Memfasilitasi pembuatan dokumen hukum dengan mengotomatiskan pengambilan informasi terkait dari faktur, rekam medis, dan laporan.
- Memastikan pengambilan catatan lebih cepat dan bebas kesalahan untuk pembuatan kontrak hukum.
- Pemrosesan Resep Medis:
- Penting untuk layanan kesehatan, mengotomatiskan pemrosesan resep medis dengan menangkap informasi dokter, pasien, dan farmasi.
- Menstandarkan dan menyederhanakan proses peresepan, mengurangi kesalahan dan waktu pemrosesan.
Di pasar yang dipenuhi dengan beragam solusi pengambilan dokumen, tugas memilih alat yang tepat untuk kebutuhan spesifik perusahaan memerlukan pertimbangan yang cermat. Bisnis harus melakukan penelitian menyeluruh, menilai kebutuhan unik mereka terhadap fitur yang ditawarkan oleh berbagai alat. Berikut adalah daftar 10 alat pengambilan dokumen teratas yang tersedia di pasar:
Nanonet:
- Fitur: Memanfaatkan OCR dan pembelajaran mendalam untuk ekstraksi data dari berbagai dokumen, seperti faktur dan kuitansi.
- Manfaat: Mempercepat proses, mengurangi kesalahan, dan menawarkan harga fleksibel mulai dari $0.30 per halaman.
Zoho WorkDrive:
- Fitur: Keamanan cloud yang sesuai dengan industri, laporan yang dapat disesuaikan, dan ruang kerja bersama untuk manajemen file kolaboratif.
- Manfaat: Meningkatkan keamanan data, paket yang dapat disesuaikan mulai dari $2.50 per pengguna per bulan.
Gambar laser:
- Fitur: Manajemen dokumen kolaboratif, penyimpanan terpusat yang aman, dan penyimpanan digital terstruktur.
- Manfaat: Meningkatkan kolaborasi, meningkatkan keamanan data, dengan paket cloud mulai dari $50 per pengguna per bulan.
Manajer Konten IBM FileNet:
- Fitur: Wawasan berbasis AI, kompatibilitas Microsoft Word, dan antarmuka pengguna yang dapat disesuaikan.
- Manfaat: Meningkatkan produktivitas, pencarian konten cepat, paket yang dapat disesuaikan dengan harga yang disesuaikan.
Google Dokumen:
- Fitur: Kolaborasi real-time, Smart Compose, pengetikan suara, dan integrasi dengan aplikasi pihak ketiga.
- Manfaat: Meminimalkan kesalahan, kolaborasi lancar, tersedia versi gratis, paket Google Workspace mulai dari $6 per pengguna per bulan.
Penyimpanan File:
- Fitur: Pencarian dokumen instan, akses dokumen terkontrol, dan manajemen dokumen elektronik.
- Manfaat: Mengontrol akses dokumen, mendukung paket cloud dan yang dihosting sendiri, harga tersedia berdasarkan permintaan.
AODoks:
- Fitur: AI Generatif untuk analisis dokumen, kepatuhan terhadap peraturan, dan ekstraksi data.
- Manfaat: Mengotomatiskan proses dokumen, mematuhi peraturan, harga tersedia berdasarkan permintaan.
Pasangan Lembut:
- Fitur: Otomatisasi AP, pengadaan, manajemen dokumen, dan integrasi tanpa batas dengan sistem ERP.
- Manfaat: Mengurangi tugas manual, meningkatkan efisiensi, sumber kebenaran yang terukur, harga tersedia berdasarkan permintaan.
PandaDok:
- Fitur: Proposal, penawaran, dan manajemen kontrak, pengeditan drag-and-drop, dan integrasi CRM.
- Manfaat: Mempercepat proses dengan templat, pelacakan waktu nyata, tanda tangan elektronik yang mengikat secara hukum, paket mulai dari $19 per kursi per bulan.
Di Pangkalan:
- Fitur: Pengambilan multisaluran otomatis, pelaporan, analitik, dan manajemen kasus.
- Manfaat: Meningkatkan manajemen data, platform tangkas untuk pengguna bisnis, hubungi perwakilan Hyland untuk mengetahui harga.
Takeaway
Teknologi pengambilan dokumen adalah katalisator produktivitas organisasi. Mulai dari mempercepat proses dan mengurangi kesalahan hingga meningkatkan keamanan dan mendorong pengambilan keputusan yang lebih baik, solusi pengambilan dokumen memungkinkan bisnis mengelola dan memanfaatkan data secara efisien. Berbagai alat yang tersedia menggarisbawahi pentingnya pendekatan yang disesuaikan, yang mendesak perusahaan untuk mengevaluasi kebutuhan spesifik mereka secara cermat dan memilih solusi yang selaras dengan tujuan mereka.
- Konten Bertenaga SEO & Distribusi PR. Dapatkan Amplifikasi Hari Ini.
- PlatoData.Jaringan Vertikal Generatif Ai. Berdayakan Diri Anda. Akses Di Sini.
- PlatoAiStream. Intelijen Web3. Pengetahuan Diperkuat. Akses Di Sini.
- PlatoESG. Karbon, teknologi bersih, energi, Lingkungan Hidup, Tenaga surya, Penanganan limbah. Akses Di Sini.
- PlatoHealth. Kecerdasan Uji Coba Biotek dan Klinis. Akses Di Sini.
- Sumber: https://nanonets.com/blog/document-capture/
