Terkadang, proses bisnis dasar bisa memakan waktu jauh lebih lama daripada yang disadari oleh para pemimpin bisnis. Faktur, misalnya, adalah sesuatu yang setiap tim akuntansi harus belajar bagaimana mengelola.

Pada intinya, pembuatan faktur tampak sederhana: vendor menyediakan barang atau jasa, merinci barang yang disediakan, dan mengirimkan tagihan ke pelanggan (AKA faktur). Pelanggan itu faktur menerima faktur, memverifikasi keakuratannya, dan mengirimkan pembayaran ke vendor. 

Sederhana, bukan? Mungkin terlihat seperti itu, namun kenyataannya, 66% bisnis mengatakan bahwa mereka menghabiskan lebih dari Lima hari per bulan memproses faktur. Dengan hanya 20-25 hari kerja per bulan, dampak dari lima hari penuh yang dihabiskan untuk mengirim, menerima, dan memproses pembayaran faktur merupakan peningkatan besar bagi tim piutang organisasi dan tim hutangnya.

Saat ini, salah satu cara terbaik untuk mengatasi inefisiensi proses dan meningkatkan efisiensi organisasi adalah dengan berinvestasi pada solusi SaaS digital yang menyederhanakan proses tersebut. Xero, salah satu alat akuntansi SaaS utama untuk usaha kecil dan menengah, membantu mengatasi inefisiensi terkait faktur dan tantangan lain dalam bisnis. siklus akuntansi.

Secara terpisah, perangkat lunak faktur Xero adalah solusi yang kuat, tetapi jika dipasangkan dengan yang lain Otomatisasi AP alat, efektivitasnya meningkat secara eksponensial. Mari kita lihat apa yang dapat ditawarkan oleh solusi faktur Xero kepada bisnis, lalu lihat apa yang dapat dilakukan Xero ketika dipasangkan dengan penawaran SaaS lainnya.

Perangkat Lunak Faktur Xero untuk Piutang

Sangat familiar dengan tantangan arus kas dan mengejar pembayaran tagihan yang telah jatuh tempo, maka piutang tim bertanggung jawab untuk mengumpulkan semua uang yang dihasilkan bisnis. Baik sebuah organisasi B2B atau B2C, tim AR sangat penting dalam memastikan bahwa uang tunai masuk ke dalam bisnis pada tingkat yang mendukung pengeluaran bisnis dan inisiatif pertumbuhan.

Bagaimana melakukan AR di Xero

Daripada membuat faktur secara manual untuk setiap pelanggan, mengirimkan email individual untuk memperingatkan pengguna tentang pembayaran yang akan datang, dan membuat laporan arus kas manual, tim AR dapat mengintegrasikan Xero ke dalam ekosistem AR untuk mengakses sejumlah fitur bermanfaat dan kemampuan faktur otomatis.

Dengan Xero, pembuatan faktur dan setiap tugas berikut menjadi lebih mudah. Anda akan diminta untuk memilih antara “faktur klasik” dan “faktur baru” dalam Xero; jika efisiensi adalah tujuan Anda, pilih “faktur baru” untuk mengurangi beban kerja dan peningkatan data manual. Berikut tampilan pembuatan faktur saat menggunakan Xero “faktur baru”:

1. Pastikan informasi kontak pelanggan ditambahkan ke Xero terlebih dahulu. Dengan faktur baru, Anda dapat mengisi beberapa bidang secara otomatis dengan detail berikut. 
2. Pergi ke "Faktur" modul dalam aplikasi Xero. 
3. Mulai ketikkan nama pelanggan di "Untuk" bidang, dan detail pelanggan harus terisi dalam faktur.
4. Isi semua bidang yang wajib diisi seperti “Item”, “Kuantitas”, dan "Harga."
5. Tarik dan lepas item baris untuk memindahkannya dalam urutan tertentu.
6. Saat faktur diisi, pilih “Simpan dan Tambahkan Yang Lain” or "Kirimkan untuk persetujuan."

Perangkat lunak faktur Xero tidak hanya memungkinkan pakar AR mengirim pengingat pembayaran otomatis dan membuat faktur yang disesuaikan dengan mudah, tetapi juga menawarkan sejumlah fitur bertarget AR, seperti:

Pelacakan Status Faktur

Mendistribusikan faktur untuk pertama kalinya sudah cukup sulit; Xero tidak hanya mengubah proses pembuatan faktur awal menjadi hanya beberapa klik, namun juga menyediakan pelacakan dan analisis faktur secara real-time. Apakah ada pelanggan dengan pembayaran terutang atau masalah pembayaran lanjutan? Xero dapat membantu memberi tahu tim AR sebelum perusahaan Anda kehilangan uang tunai yang diperoleh dengan susah payah.

Pemrosesan Pembayaran Online

Pelanggan terlalu banyak mengirimkan cek – mereka ingin membayar secara online! Pemrosesan pembayaran online dapat dijangkau dengan plugin pihak ketiga yang tepat tersedia melalui Xero. Pelanggan akan menyukai betapa mudahnya hal ini, dan tim AR akan senang karena sebagian besar proses ini dilakukan tanpa sentuhan dari pihak mereka.

Templat Faktur Xero

Faktur resmi dengan gaya yang seragam, logo yang tersemat, dan tingkat kesalahan yang rendah dapat membantu bisnis membangun merek yang dapat diandalkan dan dipercaya, dan dengan templat faktur Xero, faktur asli tidak dapat dihindari.

Untuk membuat template faktur Xero, ikuti langkah di bawah ini:

1. Klik nama vendornya, lalu klik, “Pengaturan.”
2. Pergi ke “Pengaturan Faktur.”
3. Pilih “Tema Pencitraan Merek Baru.”
4. Masukkan label untuk mereferensikan templat faktur Xero spesifik ini di masa mendatang. Sesuatu seperti “Templat Faktur Bulanan Klien XYZ” akan bekerja.
5. Sesuaikan desain faktur dan buat penyesuaian apa pun yang diperlukan. 
6. Klik "Menyimpan."
7. Untuk melihat templat faktur yang disimpan, temukan nama templat yang ingin Anda lihat atau gunakan dan klik “Pratinjau.”

Faktur Xero Proforma 

Sebagian besar bisnis mengirim faktur setelah barang atau jasa disediakan, namun jika organisasi Anda mengandalkan faktur proforma yang digunakan sebelum penawaran Anda diberikan kepada pengguna akhir, Xero tidak mengabaikan Anda. Faktur Xero proforma mirip dengan templat faktur Xero, namun strukturnya sedikit berbeda agar sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Xero untuk Pemrosesan Faktur di Hutang

Di sisi lain dari proses faktur, akun hutang tim bekerja tanpa kenal lelah untuk memproses invoice yang masuk, memverifikasi bahwa barang dan jasa telah diterima sesuai dengan yang ada di invoice, menavigasi proses persetujuan pembayaran, dan mengirimkan pembayaran ke vendor yang menunggu.

Bagaimana melakukan AP di Xero

Sama seperti rekan-rekan AR mereka, anggota tim AP dapat mengandalkan perangkat lunak faktur Xero untuk membuat hidup mereka lebih mudah dalam beberapa cara. Mungkin fungsi Xero yang paling menonjol di ruang AP adalah impor dan pemrosesan faktur.

Langkah demi langkah, berikut tampilannya:

1. Setelah faktur dikirim oleh vendor, Anda dapat mengunggah PDF faktur tersebut ke Xero. 
2. Untuk memverifikasi faktur atau memulai proses persetujuan, buka "Bisnis" menu dan pilih “Faktur.”
3. Melakukan verifikasi invoice secara manual dengan membandingkan deskripsi barang, jumlah, dan harga dengan barang atau jasa yang diterima. 
4. Setelah siap untuk disetujui, pemberi persetujuan dapat mengklik “Setujui dan Email” untuk mengirimkan faktur yang harus dibayar. 

Anda juga dapat meneruskan tagihan ke alamat email tertentu untuk memindai beberapa detail yang diisi

Fitur Xero lainnya yang disukai tim AP adalah: 

Manajemen Tagihan Sederhana

Melacak utang jangka pendek dapat menjadi suatu tantangan; dengan banyaknya faktur yang jatuh tempo pada waktu berbeda sepanjang bulan, tim AP mempunyai pekerjaan administratif yang sesuai untuk mereka. Dengan perangkat lunak faktur Xero, pelacakan tanggal jatuh tempo yang akan datang dan tagihan terutang menjadi otomatis. 

Kemampuan Pembayaran Batch

Dengan mengaktifkan pembayaran batch dalam perangkat lunak faktur Xero, tim AP dapat menikmati lebih sedikit entri data manual dan mengurangi waktu pemrosesan saat melakukan pembayaran.

Alur Kerja Persetujuan

Dengan kemampuan alur kerja persetujuan yang dapat disesuaikan dalam Xero, tim AP dapat mengirim pembayaran faktur melalui saluran persetujuan yang tepat di dalam platform itu sendiri. Tidak ada lagi rantai email yang panjang dan pembayaran tertunda karena kotak masuk yang berantakan. 

Rekonsiliasi Bank

Xero mengotomatiskan rekonsiliasi pembayaran yang dilakukan pada tagihan, menyederhanakan proses pencocokan transaksi dengan faktur terkait. Fitur ini memastikan pencatatan keuangan akurat dan mengurangi risiko kesalahan.

Kesenjangan Penting dalam Proses Xero AP

Jelas bahwa Xero memberikan dorongan besar bagi tim akuntansi dalam mengembangkan bisnis di berbagai industri. Platform ini dapat diandalkan, teruji dengan baik, dan terus berkembang, namun ada banyak cara lain untuk meningkatkan proses AP dan AR dengan alat yang berpusat pada otomatisasi. Sederhananya – ada banyak hal yang Xero tidak bisa, juga. Beberapa batasan terbesar bagi tim AP yang menggunakan perangkat lunak faktur Xero adalah:

Batasan Pengambilan Faktur

Xero sangat bagus untuk memindai dan menyimpan dokumen bisnis seperti faktur, namun sangat terbatas dalam mengekstraksi titik data penting dari gambar yang dipindai. Hal ini membuat tim AP terjebak dengan tugas entri data manual setiap kali faktur baru diterima. Bicara tentang waktu yang menyebalkan!

Keterbatasan Kompleksitas Bisnis

Perangkat lunak faktur Xero tidak menyediakan terlalu banyak penyesuaian untuk faktur dan tagihan, sehingga sulit untuk menyederhanakan proses AP.

Batasan Alur Kerja Persetujuan

Jika Anda mencari pengaturan alur kerja yang sangat kompleks atau alur kerja adaptif bergantung pada jumlah faktur, Anda memerlukan alat otomatisasi tambahan untuk mewujudkannya.

Batasan Pelaporan

Di saat para pemimpin bisnis mengharapkan wawasan real-time ketika mengambil keputusan, Xero tidak akan mampu memberikan tingkat detail yang diperlukan untuk membuat keputusan berdasarkan data yang dapat Anda percayai.

Nanonet untuk Otomatisasi AP

 Mari kita perjelas: Xero memberikan nilai tambah yang sangat besar pada siklus akuntansi secara keseluruhan. Solusi SaaS digital membantu membawa bisnis ke era digital, namun dengan integrasi yang tepat dan alat tambahan, Xero dapat melakukan lebih banyak hal. Dengan Nanonet, sebuah penawaran SaaS otomatisasi AP, semua kesenjangan AP yang diungkapkan di atas dapat diatasi dengan cepat.

Menggunakan Nanonets untuk Mengotomatiskan AP di Xero

Setelah mengintegrasikan Nanonets dengan perangkat lunak faktur Xero, Anda akan menyukai peningkatan tersebut Otomatisasi AP memberikan fungsi secara keseluruhan. Contohnya: 

Teknologi OCR dan Pemrosesan Faktur Otomatis

Menggunakan Optical Character Recognition (OCR), Nanonets dapat membaca dan mengekstrak data penting dari faktur masuk dan mengurangi entri data manual. Jangan khawatir; catatan faktur juga akan dicatat di Xero, memastikan pencocokan data yang sempurna antara kedua platform tanpa campur tangan manusia. Sekarang, memproses faktur - termasuk dua arah dan pencocokan tiga arah – dapat dilakukan secara otomatis. 

Otomasi Pembayaran

Dengan Nanonets yang mengintegrasikan Stripe, Wise, dan ACH, otomatisasi pembayaran bukan sekadar mimpi; itu kenyataan. Tim AP dapat menggunakan integrasi Nanonets dan Xero untuk mengotomatiskan proses pembayaran. Aturan khusus juga dapat diterapkan selama proses berlangsung. Bangun alur kerja persetujuan yang dipersonalisasi, tetapkan batas pembayaran, dan tingkatkan keamanan dengan aturan lainnya.

Vendor Manajemen

Memilih vendor cukup sulit; menjaga semua informasi mereka tetap diperbarui dan benar di Xero bisa menjadi pekerjaan yang tidak pernah berakhir. Dengan Nanonets, informasi vendor dapat diperbarui secara otomatis berdasarkan data faktur terkini, menjadikan manajemen vendor sesederhana mungkin.

Pelaporan Generasi Berikutnya

Sejak awal, dasbor dan fitur pelaporan otomatis telah menjadi bagian dari penawaran Nanonets. Hanya dengan beberapa latihan klik-dan-lepas, tim AP Anda – dan tim akuntansi lainnya – dapat memiliki laporan yang mencakup semua hal.

Bagaimana Nanonet dan Xero Bekerja Sama

Menyiapkan integrasi antara Nanonets dan Xero biasanya hanya membutuhkan waktu beberapa menit. Di bawah ini adalah ilustrasi Nanonet yang menerima faktur dari berbagai sumber seperti DropBox dan GMail dan memprosesnya.

Ini tidak terbatas hanya pada invoice tetapi juga PO dan dokumen lainnya. Setelah persetujuan dalam alur kerja yang dapat Anda atur, data siap untuk disinkronkan di Xero.

Nanonet dapat memproses faktur, mengekstrak informasi penting, mengirimkan informasi tersebut ke Xero, dan mengotomatiskan proses. Integrasi ini telah tersedia selama bertahun-tahun, menjadikannya sesuatu yang dapat Anda dan organisasi Anda manfaatkan SEKARANG. Jangan menunggu untuk merasakan manfaat Nanonets dan Xero; mulai sekarang.

Manfaat Memasangkan Nanonet dengan Xero

Terpisah dan tak terhentikan bersama-sama, Nanonets dan Xero siap mengubah cara kerja para profesional akuntansi. Memiliki ERP yang kuat atau solusi akuntansi yang mudah digunakan saja tidak cukup; otomatisasi adalah suatu keharusan bagi semua bisnis, dan dengan Nanonets, perjalanan otomatisasi menjadi lebih mudah dikelola. 

Dengan menginvestasikan waktu dan sumber daya untuk menyiapkan alat ini, Anda akan melihat laba atas investasi terwujud dalam berbagai cara.

• Produktifitas - Pertama, produktivitas akan meroket. Otomatisasi tidak hanya membuat tugas menjadi lebih efisien, tetapi juga memungkinkan tim AP dan AR Anda memfokuskan upaya mereka pada aspek bisnis yang lebih bernilai tambah. 
• Keuntungan Finansial – Peningkatan produktivitas menghasilkan peningkatan hasil keuangan bagi bisnis.
• Kepuasan Tim – Nanonets dan Xero membuat orang yang melakukan pekerjaan tidak terlalu stres dan lebih bahagia dalam pekerjaannya secara keseluruhan. Ketika Anda memiliki staf yang bahagia, seluruh dunia terbuka. 

Saat digunakan bersama-sama, Anda dapat menikmati semua kehebatan akuntansi Xero dengan kekuatan otomatisasi Nanonets. Saat produktivitas mulai meningkat, kesalahan manual mulai berkurang, dan pelanggan serta karyawan Anda semakin bahagia, Anda akan sangat senang melakukannya.

Para pemimpin bisnis yang benar-benar ingin mengubah keadaan tidak perlu mencari-cari lagi; alat-alat ini akan mengubah cara bisnis Anda berjalan dari awal hingga akhir. Untuk memulai hari ini, tautkan Nanonets dengan Xero dan mulai bekerja!

Jadwalkan Demo

• Konten Bertenaga SEO & Distribusi PR. Dapatkan Amplifikasi Hari Ini.
• PlatoData.Jaringan Vertikal Generatif Ai. Berdayakan Diri Anda. Akses Di Sini.
• PlatoAiStream. Intelijen Web3. Pengetahuan Diperkuat. Akses Di Sini.
• PlatoESG. Karbon, teknologi bersih, energi, Lingkungan Hidup, Tenaga surya, Penanganan limbah. Akses Di Sini.
• PlatoHealth. Kecerdasan Uji Coba Biotek dan Klinis. Akses Di Sini.
• Sumber: https://nanonets.com/blog/managing-invoices-on-xero/