Contoh Templat Kebijakan Pengeluaran Bisnis Karyawan

Bayangkan jika kita mengetahui bahwa kelalaian sederhana dalam mengelola pengeluaran bisnis menyebabkan sejumlah kecil uang tanpa disadari terbuang untuk biaya-biaya yang sebenarnya bisa dihindari.

Ini bukan sekedar skenario hipotetis; ini adalah kenyataan bagi organisasi yang mengabaikan pentingnya kebijakan pengeluaran yang dirancang dengan cermat.

Pada bagian ini, kami akan menyediakan templat kebijakan pengeluaran yang dirancang sebagai referensi dalam menyusun kebijakan pengeluaran Anda sendiri untuk bisnis Anda.

Kerangka kerja ini dirancang untuk memberdayakan karyawan dan menjaga kesehatan keuangan organisasi.

Kami akan mempelajari inti dari kebijakan pengeluaran, mengungkap template serbaguna, dan memberikan panduan tentang penerapan praktis dan otomatisasinya.

Rekap: Kebijakan Pengeluaran

Kebijakan pengeluaran adalah seperangkat aturan yang menentukan karyawan

bagaimana mereka dapat membelanjakan uang perusahaan untuk pengeluaran.
bagaimana mereka dapat mengganti biayanya.
apa yang terjadi jika terjadi ketidakpatuhan.

Tujuan utama dari kebijakan pengeluaran ada dua.

Pertama, kebijakan ini memainkan peran penting dalam mengelola keuangan perusahaan dan memastikan karyawan mengetahui apa yang diharapkan ketika mereka mengeluarkan biaya atas nama organisasi.

Kedua, hal ini membantu perusahaan tetap sejalan dengan undang-undang dan peraturan keuangan, menghindari masalah hukum dan denda. Tujuan ganda ini menjadikan kebijakan pengeluaran sebagai alat penting bagi karyawan dan kesehatan keuangan perusahaan.

Menerapkan kebijakan pengeluaran yang jelas memberikan beberapa manfaat utama:

Mencegah Penipuan: Dengan menetapkan pedoman pengeluaran yang ketat, hal ini mengurangi kemungkinan klaim yang tidak jujur.
Memastikan Keadilan: Semua orang mengetahui apa yang diperbolehkan dan apa yang tidak, sehingga klaim pengeluaran menjadi lebih mudah dan adil.
Mengontrol Anggaran: Membantu menjaga pengeluaran tetap terkendali, memastikan bahwa pengeluaran selaras dengan batasan anggaran perusahaan.

Templat Kebijakan Pengeluaran

Membuat dokumen kebijakan pengeluaran yang efektif sangat penting untuk menjaga pengendalian keuangan, memastikan kepatuhan, dan memberikan kejelasan kepada karyawan Anda.

Berikut adalah dokumen templat kebijakan pengeluaran untuk memandu Anda dalam menyusun kebijakan pengeluaran Anda sendiri:

Format Kata:

Anda juga dapat menyimpan salinan template sebagai Google Dokumen:

Templat Kebijakan Pengeluaran (Pratinjau)

[Nama Perusahaan] Dokumen Kebijakan Pengeluaran

[Nama Perusahaan]
[Tanggal]
versi Nomor

Dokumen ini dapat berubah dan dapat diperbarui secara berkala untuk mencerminkan perkembangan kebutuhan [Nama Perusahaan] dan karyawannya.

Dokumen Kebijakan Pengeluaran ini dirancang untuk memandu karyawan [Nama Perusahaan] dalam membuat keputusan yang tepat dan bertanggung jawab mengenai pengeluaran dan pelaporan pengeluaran terkait pekerjaan. Tujuan kami adalah memastikan bahwa semua pengeluaran diperlukan, masuk akal, dan selaras dengan tujuan dan nilai-nilai perusahaan kami. Dengan mematuhi kebijakan ini, kami mendorong transparansi, akuntabilitas, dan efisiensi dalam praktik keuangan kami.

Beban

Untuk memfasilitasi penanganan biaya yang akurat dan konsisten, penting untuk mendefinisikan dengan jelas apa yang dimaksud dengan biaya yang dapat diganti dalam [Nama Perusahaan]. Di bawah ini adalah kategori pengeluaran yang dianggap dapat diganti, beserta contoh untuk setiap kategori untuk menghilangkan ambiguitas:

Perjalanan: Biaya-biaya yang berkaitan dengan perjalanan bisnis, termasuk tiket pesawat, transportasi darat, dan penginapan. Misalnya, tiket penerbangan pulang pergi untuk konferensi bisnis atau tiket kereta api untuk pertemuan klien.
Akomodasi: Biaya yang dikeluarkan selama perjalanan bisnis untuk menginap di hotel atau pengaturan penginapan lainnya. Contohnya adalah menginap dua malam di hotel untuk seminar bisnis.
Makanan: Pengeluaran yang wajar untuk makan selama perjalanan bisnis atau pertemuan klien. Ini termasuk sarapan, makan siang, dan makan malam, misalnya pertemuan makan malam dengan klien potensial.
Hiburan Klien: Biaya untuk menjamu klien, seperti biaya makan atau tiket acara, asalkan terkait langsung dengan pengembangan atau retensi bisnis. Contohnya adalah menjamu klien di acara olahraga untuk mendiskusikan peluang bisnis di masa depan.
Peralatan Kantor: Biaya barang-barang yang diperlukan untuk operasional sehari-hari kantor, termasuk alat tulis, bahan percetakan, dan peralatan kantor kecil. Misalnya membeli pulpen, kertas, dan cartridge tinta untuk keperluan kantor.
Teknologi: Biaya terkait teknologi yang mendukung produktivitas kerja, termasuk langganan perangkat lunak, dan pembelian perangkat keras darurat. Contohnya adalah berlangganan alat manajemen proyek atau membeli keyboard baru karena kegagalan fungsi yang tidak terduga.

Tanpa Biaya

Penting juga untuk menentukan biaya yang tidak akan diganti oleh [Nama Perusahaan]. Ini termasuk, namun tidak terbatas pada:

Pengeluaran pribadi yang tidak berhubungan dengan kegiatan usaha.
Denda atau penalti, seperti pelanggaran lalu lintas atau denda keterlambatan.
Pengeluaran melebihi batas yang telah ditentukan untuk kategori tertentu tanpa persetujuan terlebih dahulu.

Batas Pembelanjaan

Kami telah menetapkan batasan pengeluaran yang jelas untuk setiap kategori biaya yang dapat diganti. Batasan ini dirancang untuk memandu karyawan dalam membuat keputusan pengeluaran yang bijaksana dan selaras dengan pertimbangan anggaran dan tujuan keuangan perusahaan. Selain itu, pengecualian khusus departemen juga disertakan untuk memenuhi kebutuhan unik dan pola pengeluaran di berbagai bidang dalam perusahaan.

Batasan Pengeluaran Umum

Di bawah ini adalah tabel yang menguraikan batas maksimum pembelanjaan yang diperbolehkan untuk setiap kategori pengeluaran, yang dimaksudkan untuk memastikan bahwa semua pengeluaran memang diperlukan dan masuk akal:

Kategori Pengeluaran	Batas Maksimum	Catatan
Perjalanan (Tiket Pesawat)	$500	Kelas ekonomi untuk penerbangan domestik
Perjalanan (Penginapan)	$ 150 per malam	Tarif kamar standar
Makanan	$25 per makanan	Tidak termasuk minuman beralkohol
Hiburan Klien	$100	Per orang, memerlukan persetujuan sebelumnya untuk pengecualian
Peralatan Kantor	$ 50 per pesanan	Barang-barang penting saja
Teknologi	$300	Persetujuan awal diperlukan untuk item di atas batas ini

Batas Pengeluaran Khusus Departemen

Untuk mengakomodasi kebutuhan khusus berbagai departemen dalam [Nama Perusahaan], kami juga menetapkan batasan pengeluaran khusus departemen sebagai berikut:

Sales Department:
- Hiburan Klien: Peningkatan batas menjadi $150 per orang untuk mengakomodasi potensi pertemuan klien bernilai tinggi.
- Perjalanan: Fleksibilitas tambahan dalam tiket pesawat hingga $700 untuk perjalanan internasional dengan persetujuan sebelumnya.
Departemen IT:
- Teknologi: Peningkatan batas menjadi $500 untuk mendukung pembelian perangkat lunak atau perangkat keras khusus yang penting untuk operasi departemen.

Setiap pengeluaran yang diperkirakan melebihi batas ini harus diajukan untuk mendapat persetujuan terlebih dahulu guna memastikan keselarasan dengan batasan anggaran dan tujuan operasional.

Prosedur Persetujuan

Efisiensi dan akuntabilitas proses manajemen pengeluaran [Nama Perusahaan] adalah yang terpenting. Untuk memastikan hal ini, prosedur rinci dan persyaratan dokumentasi berikut ditetapkan, yang memandu karyawan melalui proses persetujuan pengeluaran dan penggantian biaya.

Perjalanan dan Akomodasi

Persetujuan Pra-Perjalanan:
- Karyawan yang merencanakan perjalanan bisnis harus menyerahkan rencana perjalanan dan perkiraan anggaran untuk disetujui melalui portal online yang kami tunjuk.
- Pengajuan ini harus dilakukan setidaknya dua minggu sebelum tanggal keberangkatan yang direncanakan untuk memberikan waktu yang cukup untuk peninjauan dan persetujuan.
Dokumentasi Pasca Perjalanan:
- Sekembalinya, karyawan wajib menyerahkan semua tanda terima terkait biaya perjalanan dan akomodasi dalam waktu satu minggu.
- Ini termasuk penerbangan, hotel, dan pengeluaran terkait perjalanan lainnya, yang harus diunggah ke platform manajemen pengeluaran digital kami.

Beban Usaha

Untuk biaya yang timbul selama pertemuan klien, pembelian perlengkapan kantor, atau kebutuhan terkait bisnis lainnya, karyawan harus memberikan tanda terima dan penjelasan singkat tentang tujuan bisnis.
Pengiriman ini harus dilakukan melalui alat pelaporan pengeluaran kami dalam waktu tiga hari sejak biaya dikeluarkan.

Biaya Besar

Pengeluaran besar didefinisikan sebagai pengeluaran tunggal yang melebihi $2500 atau serangkaian pengeluaran terkait yang secara kolektif melebihi $2500 dalam satu bulan.
Proposal terperinci, termasuk alasan, manfaat yang diharapkan, dan total biaya, harus diserahkan dan disetujui oleh manajemen tingkat yang lebih tinggi sebelum menimbulkan biaya.

Dokumentasi dan Tanda Terima

Untuk memfasilitasi pemrosesan pengeluaran yang efisien, dokumentasi berikut harus diserahkan saat membuat permintaan penggantian biaya melalui portal:

Tanda terima seluruh pengeluaran, menunjukkan bukti pembayaran.
Penjelasan singkat tentang tujuan bisnis setiap pengeluaran, meningkatkan transparansi dan justifikasi.
Untuk biaya terkait perjalanan, rencana perjalanan lengkap dan bukti pengeluaran diperlukan untuk melengkapi pengajuan.

Garis waktu

Laporan pengeluaran untuk pengeluaran terkait perjalanan harus diserahkan dalam waktu satu minggu setelah perjalanan.
Laporan pengeluaran bisnis lainnya harus jatuh tempo dalam waktu tiga hari sejak terjadinya biaya.
Persetujuan atau umpan balik atas pengeluaran yang diajukan akan diberikan dalam waktu tiga hari kerja, memastikan penggantian biaya yang cepat dan kejelasan bagi karyawan.

Pengiriman dan Pemrosesan Digital

[Nama Perusahaan] menggunakan platform manajemen pengeluaran digital [Tautan] untuk semua pengajuan dan persetujuan pengeluaran.

Bagian ini memberikan petunjuk langkah demi langkah tentang cara mengakses dan memanfaatkan portal secara efektif.

URL login: Navigasi ke [Portal Link] menggunakan browser web apa pun. Tautan ini juga tersedia di intranet perusahaan pada bagian 'Sumber Daya Karyawan'.
Nama pengguna dan kata sandi: Kredensial login Anda adalah alamat email perusahaan Anda dan kata sandi yang awalnya diberikan oleh departemen TI. Jika Anda masuk untuk pertama kali, Anda akan diminta untuk mengubah kata sandi Anda.
Otentikasi Dua Faktor (2FA): Untuk keamanan tambahan, portal memerlukan otentikasi dua faktor. Anda akan menerima kode melalui SMS atau email, yang harus Anda masukkan di layar login.

Setelah masuk, Anda akan menemukan bagian utama berikut:

Menu Utama: Lihat pengajuan pengeluaran terkini Anda dan statusnya (menunggu keputusan, disetujui, atau ditolak).
Kirim Biaya Baru: Masukkan klaim pengeluaran baru, termasuk mengunggah kuitansi dan menambahkan detail pengeluaran.
laporan: Hasilkan laporan pengeluaran yang Anda kirimkan selama periode waktu yang dipilih.
Settings: Perbarui informasi pribadi Anda, ubah kata sandi Anda, dan konfigurasikan pengaturan 2FA Anda.

Untuk mengirimkan biaya baru:

Buka 'Kirim Biaya Baru': Klik opsi ini dari dasbor.
Rincian Biaya: Isi formulir pengeluaran dengan rincian seperti tanggal, kategori (misalnya Perjalanan, Makan), jumlah, dan penjelasan singkat.
Unggah Tanda Terima: Lampirkan salinan digital kuitansi Anda dengan mengklik tombol 'Unggah'. Portal menerima file JPG, PNG, dan PDF.
Kirimkan untuk persetujuan: Tinjau keakuratan entri Anda, lalu klik 'Kirim'. Anda akan menerima email konfirmasi pengiriman Anda.

Untuk memeriksa status dan laporan,

Untuk memeriksa status pengeluaran yang Anda kirimkan, kunjungi 'Dasbor'. Setiap entri akan menunjukkan statusnya saat ini.
Untuk laporan terperinci mengenai pengeluaran Anda, buka bagian 'Laporan' dan sesuaikan kriteria laporan berdasarkan rentang tanggal, kategori, atau status.

Jika Anda mengalami masalah atau memiliki pertanyaan tentang penggunaan portal:

FAQ dan Panduan Pengguna: Lihat FAQ komprehensif dan panduan pengguna yang tersedia di bagian 'Bantuan' di portal.
Hubungi Meja Bantuan TI: Untuk dukungan teknis, termasuk masalah login atau masalah pengunggahan dokumen, hubungi IT Help Desk di ithelp@[nama perusahaan].com atau (123) 456-7892.

Pertimbangan Khusus

Dalam situasi di mana kepatuhan terhadap kebijakan menimbulkan tantangan, karyawan didorong untuk melakukan komunikasi proaktif dengan atasan langsung atau tim keuangan. Pendekatan ini dimaksudkan untuk mencari panduan atau mendiskusikan potensi pengecualian, memastikan bahwa kebutuhan operasional terpenuhi tanpa mengorbankan integritas kebijakan.

Praktik Terbaik, Sumber Daya, dan Kemitraan

Untuk mendukung karyawan [Nama Perusahaan] dalam mengelola pengeluaran secara efektif dan memanfaatkan potensi penghematan melalui kemitraan strategis, bagian ini memberikan sumber daya berharga, praktik terbaik, dan rincian tentang kemitraan yang bermanfaat.

Praktik dan Kiat Terbaik

Pesan di Muka: Merencanakan dan memesan perjalanan dan akomodasi sedini mungkin dapat mengurangi biaya secara signifikan. Usahakan untuk memesannya setidaknya tiga minggu sebelumnya.
Gunakan Vendor Pilihan: Jika memungkinkan, manfaatkan vendor pilihan untuk perjalanan, akomodasi, perlengkapan kantor, dan teknologi. Vendor ini telah diperiksa nilai dan kualitas layanannya.
Tanda Terima Digital: Menyimpan salinan digital semua kuitansi. Sebagian besar vendor menawarkan tanda terima elektronik, yang lebih mudah dikelola dan diserahkan bersama laporan pengeluaran Anda.
Ketepatan Waktu Laporan Pengeluaran: Segera mengirimkan laporan pengeluaran untuk memastikan pemrosesan dan penggantian biaya yang cepat. Pengajuan yang tertunda dapat menyebabkan keterlambatan penggantian biaya dan mempersulit pelacakan anggaran.

Sumber

Platform Manajemen Pengeluaran Digital: [Nama Perusahaan] menawarkan platform online untuk melacak dan mengirimkan pengeluaran, dapat diakses melalui intranet perusahaan. Sesi pelatihan tentang penggunaan platform ini tersedia setiap triwulan.
Saluran Slack Departemen Keuangan: Untuk pertanyaan atau klarifikasi mengenai kebijakan pengeluaran, karyawan dapat menghubungi Saluran Slack Departemen Keuangan, tersedia selama jam kerja di #expense-queries.

Kemitraan strategis

[Nama Perusahaan] telah menjalin kemitraan dengan beberapa vendor eksternal untuk memberikan diskon dan persyaratan khusus kepada karyawan, sehingga meningkatkan nilai dan efisiensi pengeluaran terkait bisnis.

Kemitraan Perjalanan: Dengan TravelCo, karyawan dapat memanfaatkan potongan harga untuk pemesanan penerbangan dan hotel. Gunakan kode perusahaan [TC123] saat memesan melalui platform atau aplikasi TravelCo. [Tautan]
Perlengkapan Teknologi: TechSolutions menawarkan harga khusus untuk aksesori komputer dan perangkat lunak kepada karyawan [Nama Perusahaan]. Akses ini melalui link yang disediakan di intranet kami, menggunakan akun perusahaan. [Tautan]
Diskon Perlengkapan Kantor: OfficeMax telah bermitra dengan kami untuk menawarkan diskon perlengkapan kantor. Pesanan dapat dilakukan langsung melalui sistem pengadaan kami, dengan diskon yang diterapkan secara otomatis. [Tautan]

Untuk memanfaatkan kemitraan ini, karyawan harus mengacu pada kode dan tautan khusus yang disediakan di intranet perusahaan. Untuk akses pertama kali atau jika mengalami kesulitan, tim pengadaan siap membantu dan memastikan karyawan dapat memanfaatkan sepenuhnya penawaran ini.

Kebijakan Ketidakpatuhan

Memastikan kepatuhan terhadap kebijakan pengeluaran [Nama Perusahaan] sangat penting untuk menjaga integritas dan akuntabilitas keuangan dalam organisasi. Bagian ini menguraikan konsekuensi dari kegagalan untuk mematuhi kebijakan pengeluaran dan proses untuk meninjau dan menentang masalah ketidakpatuhan.

Ketidakpatuhan terhadap kebijakan pengeluaran dapat mengakibatkan serangkaian tindakan, tergantung pada sifat dan frekuensi pelanggaran:

Pelanggaran Pertama: Karyawan yang pertama kali tidak mematuhi kebijakan pengeluaran akan menerima peringatan tertulis dan mungkin diminta untuk menghadiri sesi pelatihan tentang kepatuhan kebijakan pengeluaran.
Pelanggaran Berulang: Ketidakpatuhan yang terus berlanjut akan mengakibatkan tindakan yang lebih berat, termasuk penolakan penggantian biaya untuk ketidakpatuhan, peninjauan formal dengan kepala departemen, dan kemungkinan tindakan disipliner hingga dan termasuk pemecatan.
Pelanggaran Berat: Klaim biaya yang bersifat menipu atau dengan sengaja menyesatkan akan dikenakan tindakan disipliner langsung, yang dapat mencakup pemutusan hubungan kerja dan proses hukum.

Proses peninjauan dan kontestasi didokumentasikan sebagai berikut –

Ulasan awal: Jika laporan pengeluaran karyawan ditandai karena ketidakpatuhan, karyawan tersebut akan menerima pemberitahuan yang merinci masalah spesifiknya. Karyawan tersebut akan memiliki kesempatan untuk memberikan dokumentasi atau klarifikasi tambahan untuk menyelesaikan masalah tersebut.
Banding Resmi: Jika karyawan tidak setuju dengan keputusan yang diambil setelah peninjauan awal, mereka berhak mengajukan banding secara resmi atas keputusan tersebut. Permohonan banding harus diajukan secara tertulis kepada Departemen Keuangan dalam waktu 10 hari kerja sejak keputusan awal.
Komite Peninjau Banding: Komite Peninjau Banding, yang terdiri dari perwakilan dari Departemen Keuangan, SDM, dan karyawan, akan meninjau banding tersebut. Komite ini akan mempertimbangkan semua dokumentasi dan argumen yang diserahkan untuk membuat keputusan akhir.
Keputusan terakhir: Keputusan panitia bersifat final dan akan diberitahukan kepada karyawan dalam waktu 10 hari kerja sejak pengajuan banding. Keputusan tersebut akan menguraikan tindakan apa pun yang harus diambil atau mengonfirmasi penyelesaian masalah.

Kebijakan ketidakpatuhan [Nama Perusahaan] dirancang untuk meningkatkan pemahaman dan kepatuhan terhadap kebijakan pengeluaran sekaligus memberikan proses yang adil untuk menangani dan menyelesaikan masalah. Pendekatan ini memastikan bahwa karyawan sadar akan pentingnya kepatuhan dan konsekuensi jika tidak mematuhi pedoman yang ditetapkan, sehingga menjaga kesehatan keuangan dan standar etika organisasi.

Kontak dan Dukungan

Untuk memastikan bahwa semua karyawan [Nama Perusahaan] memiliki akses terhadap panduan dan dukungan mengenai kebijakan pengeluaran, bagian ini memberikan informasi kontak terperinci untuk individu dan departemen yang bertanggung jawab untuk mengawasi dan membantu pertanyaan dan proses terkait biaya.

Pertanyaan dan Klarifikasi Kebijakan Pengeluaran: Untuk pertanyaan terkait pedoman kebijakan pengeluaran, pengeluaran yang diperbolehkan, atau proses penggantian biaya.
- Kontak: Jane Doe, Manajer Kebijakan Pengeluaran
- Email: jane.doe@[nama perusahaan].com
- Telepon: (123) 456-7890
Pelatihan dan Kepatuhan: Untuk pertanyaan tentang sesi pelatihan kebijakan pengeluaran, masalah kepatuhan, atau untuk melaporkan kekhawatiran terkait penggantian biaya.
- Kontak: John Smith, Pejabat Kepatuhan SDM
- Email: john.smith@[nama perusahaan].com
- Telepon: (123) 456-7891
Bantuan Platform Manajemen Pengeluaran Digital: Untuk dukungan teknis dengan platform pengajuan pengeluaran online, termasuk masalah login, kesalahan pengiriman, atau cara mengunggah dokumentasi.
- Hubungi: Meja Bantuan TI
- Email: ithelp@[nama perusahaan].com
- Telepon: (123) 456-7892
Kemitraan dan Diskon Vendor: Untuk bantuan mengakses diskon vendor pilihan, memesan melalui akun perusahaan, atau pertanyaan tentang vendor yang disetujui.
- Kontak: Lisa Green, Spesialis Pengadaan
- Email: lisa.green@[nama perusahaan].com
- Telepon: (123) 456-7893
Pertanyaan Umum: Untuk pertanyaan atau bantuan lain yang tidak disebutkan secara spesifik di atas, karyawan dapat menghubungi saluran dukungan umum atau email, di mana pertanyaan akan diarahkan ke departemen atau individu yang sesuai.
- Email Dukungan Umum: support@[nama perusahaan].com
- Telepon Dukungan Umum: (123) 456-7894

Dokumen Kebijakan Pengeluaran ini, dirancang untuk [Nama Perusahaan], berfungsi sebagai panduan komprehensif untuk mengelola pengeluaran terkait pekerjaan dengan cara yang selaras dengan nilai-nilai integritas, akuntabilitas, dan tanggung jawab fiskal organisasi kita.

Kami mendorong semua karyawan untuk memahami kebijakan ini, memanfaatkan sumber daya dan kontak yang disediakan, dan berkomitmen untuk menjunjung standar tertinggi dalam pengelolaan keuangan.

Peninjauan rutin dan pembaruan terhadap kebijakan ini akan dikomunikasikan untuk mencerminkan perubahan dalam lingkungan bisnis kami, persyaratan peraturan, atau kebutuhan perusahaan.

Jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan klarifikasi lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kontak terkait yang tercantum di bagian sebelumnya.

Pemahaman, kerja sama, dan keterlibatan proaktif Anda terhadap kebijakan ini sangat berharga untuk menjaga reputasi dan kesuksesan [Nama Perusahaan].

Terima kasih atas komitmen Anda untuk menjunjung tinggi standar-standar ini dan berkontribusi terhadap budaya keunggulan dan integritas perusahaan kita.

Akhir Dokumen

Bagaimana cara menerapkan Templat Kebijakan Pengeluaran untuk Bisnis Anda?

Setelah Anda selesai menyusun kebijakan pengeluaran sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, langkah selanjutnya adalah menerapkannya ke dalam operasional bisnis sehari-hari.

Sekarang kita akan mempelajari cara mengelola pengeluaran secara efisien dengan alur kerja manual yang mudah, termasuk langkah-langkah mulai dari membagikan kebijakan hingga memperbarui prosedur.

Selanjutnya, kita juga akan melihat bagaimana perangkat lunak manajemen pengeluaran seperti Nanonets dapat menyederhanakan proses lebih lanjut melalui manajemen pengeluaran otomatis, menawarkan fitur seperti pengiriman online, pemindaian tanda terima, dan persetujuan langsung.

Alur Kerja Manual: Langkah Sederhana dan Praktis

Bagikan Kebijakan: Kirimkan kebijakan pengeluaran melalui email ke semua orang dan posting di intranet perusahaan. Pastikan karyawan baru juga mendapatkannya.
Latih Semua Orang: Adakan sesi untuk menjelaskan kebijakan tersebut. Sertakan sesi khusus untuk manajer tentang cara mengawasi pengeluaran tim mereka.
Mengirimkan Biaya: Karyawan mengisi formulir pengeluaran standar setiap kali mereka mengeluarkan biaya bisnis. Mereka harus mencantumkan untuk apa biayanya, berapa biayanya, dan tanggal terjadinya.
Mengkategorikan Biaya: Setelah memasukkan rinciannya, petugas keuangan mengurutkan setiap pengeluaran ke dalam kategori seperti perjalanan atau makanan. Hal ini membantu menjaga segala sesuatunya tetap teratur dan membuat pelaporan menjadi lebih mudah.
Melampirkan Tanda Terima: Karyawan perlu memberikan tanda terima beserta formulirnya. Jika kuitansinya berupa kertas, sebaiknya difoto dengan jelas atau di-scan.
Memasukkan Data: Seseorang di bidang keuangan memasukkan rincian dari tanda terima terlampir ke dalam sistem pelacakan pengeluaran perusahaan. Hal ini memastikan semua pengeluaran akurat dan dicatat di satu tempat.
Tinjau dan Setujui: Pengeluaran melalui proses peninjauan, biasanya pertama oleh manajer karyawan dan kemudian oleh departemen keuangan, untuk memastikan bahwa pengeluaran tersebut mengikuti kebijakan.
Mengeluarkan Penggantian Biaya: Setelah disetujui, departemen keuangan mengatur agar biaya tersebut diganti pada gaji berikutnya atau sesuai dengan jadwal penggantian perusahaan.
Periksa dan Audit: Secara berkala, tim keuangan memeriksa laporan pengeluaran terhadap kebijakan untuk mengetahui adanya masalah atau penipuan.
Pembaruan dan Umpan Balik: Kumpulkan umpan balik dari karyawan mengenai proses pengeluaran dan perbarui kebijakan atau prosedur sesuai kebutuhan agar semuanya berjalan lancar.

Alur Kerja Otomatis dengan Perangkat Lunak Manajemen Pengeluaran

Perangkat lunak manajemen pengeluaran otomatis seperti Nanonets menerapkan kebijakan pengeluaran dalam alur kerja yang efisien.

Mari kita lihat caranya.

Memulai: Mendaftarlah app.nanonets.com.
Mendirikan: Konfigurasikan kebijakan pengeluaran Anda di akun NanoNets Anda. Tambahkan pemeriksaan validasi dan perutean persetujuan.
Pengiriman Daring: Karyawan langsung mencatat pengeluaran mereka di NanoNets, hanya dengan mengunggah salinan tanda terima yang dipindai atau digital!

Ekstraksi Data: NanoNets secara otomatis mengambil data dari tanda terima yang dikirimkan, seperti tanggal, jumlah, dan pedagang, sehingga menghilangkan kebutuhan entri data manual dan memastikan data pengeluaran Anda selalu akurat.

Penyortiran Otomatis: NanoNets kemudian mengurutkan setiap pengeluaran ke dalam kategori yang tepat sesuai dengan konteks kebijakan dan kerangka kategorisasi Anda, seperti perjalanan atau makanan.

Pemeriksaan Kebijakan: Saat dikategorikan, NanoNets memeriksa setiap pengeluaran berdasarkan aturan kebijakan Anda. Secara otomatis menandai semua yang tidak layak untuk ditinjau.

Persetujuan Langsung: Sistem mengarahkan setiap pengeluaran ke manajer yang tepat untuk mendapatkan persetujuan berdasarkan aturan yang telah Anda tetapkan, seperti jumlah pengeluaran atau departemen. Ini mempercepat proses persetujuan.

Penggantian Biaya Cepat: Setelah disetujui, pengeluaran secara otomatis disiapkan untuk penggantian. NanoNets dapat terhubung ke perangkat lunak akuntansi Anda untuk mewujudkan hal ini tanpa langkah tambahan.

Wawasan dan Laporan: NanoNets menawarkan laporan dan analisis mengenai pola pengeluaran dan kepatuhan kebijakan, memberi Anda gambaran yang jelas tentang ke mana perginya uang.

Untuk bacaan lebih lanjut, berikut adalah daftar perangkat lunak manajemen pengeluaran terbaik di pasar yang akan membantu Anda menerapkan kebijakan pengeluaran Anda dengan mudah.

Konten Bertenaga SEO & Distribusi PR. Dapatkan Amplifikasi Hari Ini.
PlatoData.Jaringan Vertikal Generatif Ai. Berdayakan Diri Anda. Akses Di Sini.
PlatoAiStream. Intelijen Web3. Pengetahuan Diperkuat. Akses Di Sini.
PlatoESG. Karbon, teknologi bersih, energi, Lingkungan Hidup, Tenaga surya, Penanganan limbah. Akses Di Sini.
PlatoHealth. Kecerdasan Uji Coba Biotek dan Klinis. Akses Di Sini.
Sumber: https://nanonets.com/blog/sample-employee-business-expense-policy-template/

Kecerdasan Data Generatif