Ingat saat ketika satu kwitansi yang salah tempat dapat menggagalkan seluruh proses pelaporan pengeluaran di sebuah perusahaan? Ya, hari-hari itu sudah lama berlalu. Dalam dunia bisnis yang sangat cepat saat ini, efisiensi manajemen pengeluaran bukan hanya hal yang bagus untuk dimiliki, namun juga harus dimiliki oleh perusahaan yang sedang berkembang. Persetujuan pengeluaran yang disederhanakan bukan hanya soal kecepatan; ini tentang bisnis yang cerdas.

Di blog ini, kita akan mendalami dunia persetujuan pengeluaran. Kami akan membawa Anda melewati tantangan rumit dalam proses persetujuan pengeluaran tradisional dan mengungkap bagaimana penerapan efisiensi dapat membawa perubahan besar dalam pengelolaan keuangan Anda. Kami pada akhirnya akan menjajaki strategi untuk menyederhanakan persetujuan pengeluaran Anda dan mendorong pertumbuhan perusahaan Anda.

Pentingnya Persetujuan Pengeluaran yang Efisien

Bayangkan proses persetujuan pengeluaran pada umumnya: tumpukan kuitansi, email bolak-balik yang tak ada habisnya, dan banyak penantian.

Metode tradisional sering kali penuh dengan inefisiensi:

• dokumen yang hilang
• persetujuan tertunda
• kurangnya visibilitas terhadap pembelanjaan

Proses yang lamban ini tidak hanya membuat frustrasi; hal ini merugikan bisnis lebih dari sekedar waktu. Hal ini menyebabkan penggantian biaya yang tertunda, karyawan yang tidak bahagia, dan yang terburuk, kurangnya kendali atas pengeluaran perusahaan.

Memperlancar Kesuksesan

Sekarang, mari kita beralih ke proses persetujuan pengeluaran yang disederhanakan. Di sini, efisiensi adalah rajanya. Persetujuan pengeluaran yang cepat dan efisien berarti pelacakan waktu nyata, penggantian biaya yang cepat, dan karyawan yang bahagia. Tapi ini lebih dari sekedar wajah bahagia; ini tentang keuntungannya. Persetujuan pengeluaran yang efisien memberi Anda gambaran jelas tentang pola pengeluaran perusahaan, membantu Anda mengambil keputusan yang tepat. Anda tahu kemana perginya setiap dolar, sehingga memungkinkan pengelolaan anggaran dan perencanaan keuangan yang lebih baik. Pada gilirannya, hal ini berkontribusi terhadap pertumbuhan perusahaan secara keseluruhan, memutar roda bisnis dengan lebih cepat dan efektif.

Studi Kasus tentang Otomatisasi Persetujuan Pengeluaran

Mari kita jelajahi contoh kehidupan nyata.

Studi kasus tentang manfaat otomatisasi pelaporan pengeluaran berasal dari toko ritel dan jaringan bengkel mobil, ATU. Mereka menghadapi tantangan besar dalam alur kerja keuangan karena ketergantungan pada pembayaran tunai dan proses rekonsiliasi manual. Sistem ini tidak efisien, terutama mengingat skala ATU yang besar, dengan lebih dari 500 cabang dan banyak pembelian eksternal yang memerlukan dokumen yang banyak.

CFO ATU, Sebastian Jarankowski, menyoroti inefisiensi dalam sistem lama mereka, di mana mereka harus mengirimkan faktur kertas ke seluruh Jerman, sehingga menyebabkan kesulitan besar dalam urusan administrasi dan manajemen. Titik balik bagi ATU adalah penerapan perangkat lunak manajemen pengeluaran Payhawk, yang merevolusi operasi keuangan mereka.

Penerapan solusi Payhawk memberi ATU visibilitas lengkap atas pengeluaran perusahaan dan memungkinkan perusahaan memanfaatkan kontrol pengeluaran bawaan dan persetujuan multi-langkah otomatis. Transformasi ini memungkinkan ATU mengambil keputusan pembelanjaan yang lebih tepat, mengurangi sumber daya yang dialokasikan untuk tugas-tugas manual secara signifikan, dan mencapai penghematan besar melalui pengembalian PPN.

Hasil penting dari transformasi digital ini adalah hilangnya kebutuhan untuk mengejar penerimaan kertas. Sebagaimana dinyatakan oleh Mathias Goetz, Manajer Proyek Senior di ATU, proses baru ini mengharuskan manajer cukup mengambil gambar kuitansi mereka dan mengunggahnya ke sistem keuangan otomatis. Perubahan ini menghasilkan pemulihan yang mengesankan sebesar €2 juta dari kantor pajak pada tahun pertama saja, sebuah keuntungan finansial yang signifikan yang mungkin hilang jika diterapkan pada sistem sebelumnya.

Baca laporan studi kasus selengkapnya di bawah ini.

ATU meningkatkan rekonsiliasi pembayaran dan menghemat +2 juta | Payhawk

Dari mengemudikan truk yang penuh dengan faktur kertas hingga sepenuhnya digital. Pelajari bagaimana perusahaan ritel mobil nomor satu di Jerman beralih ke sistem non-tunai dan menghemat +2 juta dalam rekonsiliasi pembayaran.

Strategi Utama untuk Menyederhanakan Persetujuan Pengeluaran

Sekarang kami akan mempelajari cara menyiapkan dan mengotomatiskan proses persetujuan pengeluaran Anda dari awal. Mari kita mulai sekarang.

1. Mengutamakan Transparansi dan Akuntabilitas

Setiap transaksi, setiap persetujuan, harus jelas. Untuk mencapai hal ini, buatlah sebuah sistem di mana persetujuan dan penolakan tidak hanya dikomunikasikan tetapi juga dijelaskan. Mendorong budaya di mana mempertanyakan pengeluaran bukanlah hal yang tabu, namun merupakan tanda tata kelola yang baik. Pilih platform tempat persetujuan dilacak dan dapat dilihat oleh pihak terkait, sehingga terdapat jejak audit yang jelas. Tingkat transparansi ini pada akhirnya menumbuhkan akuntabilitas.

2. Membuat Kebijakan Pengeluaran

Bayangkan kebijakan pengeluaran perusahaan Anda seperti buku peraturan olahraga. Jika aturannya tidak jelas, permainan akan berubah menjadi kekacauan. Kebijakan pengeluaran yang dirancang dengan baik dan komprehensif adalah garis pertahanan pertama Anda terhadap penyalahgunaan dan kebingungan. Mulailah dengan mendefinisikan apa yang dapat diganti dan apa yang tidak. Bersikaplah sejelas kristal – jika sepasang sepatu kets tidak dihitung sebagai pengeluaran bisnis, katakan saja. Gunakan bahasa yang sederhana, bukan bahasa legal, sehingga semua orang mulai dari tim teknologi hingga tenaga penjualan Anda dapat memahaminya. Dan komunikasi? Jangan hanya mengirim email dan melupakannya. Adakan diskusi rutin, lokakarya, dan pengingat mengenai kebijakan-kebijakan ini. Jadikan pemahaman tentang kebijakan pengeluaran sama seperti kopi pagi di kantor Anda.

Anda dapat menelusuri artikel di bawah ini untuk mulai membuat kebijakan pengeluaran yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Menyusun kebijakan pengeluaran perusahaan yang efektif

Menyusun kebijakan pengeluaran perusahaan yang efektif sangat penting untuk pertumbuhan bisnis apa pun. Pelajari cara membuat kebijakan sekarang.

3. Pilih Perangkat Lunak untuk Otomatisasi Persetujuan Pengeluaran

Mari selami dunia otomatisasi pengeluaran dan jelajahi solusi yang tersedia. Bayangkan masing-masing solusi potensial ini sebagai pahlawan super dalam dunia manajemen keuangan, masing-masing dengan kekuatan uniknya untuk mengubah pelaporan pengeluaran Anda dari yang awalnya pusing menjadi mudah.

1. Nanonet: Nanonets adalah anak jagoan yang paham teknologi. Dengan teknologi OCR mutakhir dan proses berbasis AI, Nanonets menghilangkan kesulitan dalam manajemen pengeluaran. Dengan antarmuka pengguna yang intuitif, integrasi tanpa batas dengan berbagai perangkat lunak akuntansi, dan pemantauan kepatuhan kebijakan, Nanonets menonjol sebagai solusi holistik. Ini seperti memiliki asisten keuangan berdedikasi yang menguasai setiap trik – mulai dari pelacakan tanda terima hingga analisis pembelanjaan yang canggih.
2. Expensify: Bayangkan Expensify sebagai teman keren dan intuitif yang tahu persis apa yang Anda butuhkan. Antarmukanya yang ramah pengguna membuat pelacakan tanda terima dan pengelolaan penggantian biaya terasa seperti berjalan-jalan di taman. Dengan kompatibilitas dengan berbagai perangkat lunak akuntansi, Expensify tidak hanya cocok dengan perangkat lunak lain; itu meningkatkan permainan seluruh tim.
3. Biaya Zoho: Zoho Expense seperti jenius multitasking dalam grup. Sebagai bagian dari rangkaian lengkap Zoho, Zoho menghadirkan pencatatan pengeluaran otomatis, sehingga memastikan kepatuhan kebijakan menjadi mudah. Integrasinya yang lancar dengan perangkat lunak akuntansi seperti memiliki penerjemah yang menguasai semua bahasa keuangan dengan lancar.
4. QuickBook Online: Bayangkan QuickBooks Online sebagai buku serba bisa yang berpengalaman. Ini bukan hanya tentang akuntansi yang kuat; ini tentang menghadirkan pelacakan pengeluaran. Dengan QuickBooks, Anda tidak hanya mengatur pengeluaran; Anda mengkonsolidasikan seluruh dunia finansial Anda di satu tempat. Ini seperti memiliki kue dan memakannya juga.
5. Habiskan: Pembelanjaan adalah manajemen pengeluaran yang modern dan gila kontrol (dalam cara yang baik). Ini menawarkan solusi pembelanjaan komprehensif yang memberikan kontrol, visibilitas, dan otomatisasi tepat di telapak tangan Anda. Dari kartu perusahaan hingga pembayaran tak terduga, Expesk menyediakannya. Ini seperti memiliki pisau finansial Swiss Army yang dapat Anda gunakan.

Masing-masing solusi ini menghadirkan sesuatu yang unik, mengubah tugas berat pengelolaan pengeluaran menjadi sesuatu yang lebih mudah dikelola, lebih efisien, dan berani saya katakan, lebih menyenangkan. Ini bukan hanya tentang mencatat pengeluaran; ini tentang menerapkan cara kerja yang lebih cerdas berdasarkan pemilihan solusi yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Alur Kerja Persetujuan Biaya

Mari kita memutar balik waktu dan melihat alur kerja persetujuan pengeluaran manual yang tradisional, yang mengingatkan kita pada hari-hari ketika semuanya dilakukan dengan tangan.

1. Mengumpulkan Tanda Terima: Karyawan mengumpulkan kuitansi kertas untuk setiap pengeluaran – mulai dari naik taksi hingga makan malam klien. Ini seperti menyimpan lembar memo, tapi kurang menyenangkan dan lebih membosankan.
2. Mengisi Laporan Pengeluaran: Selanjutnya, mereka mengisi laporan pengeluaran dengan tangan atau di spreadsheet. Ini memakan waktu, seperti membayar pajak setiap bulan.
3. Pengajuan untuk Persetujuan: Laporan-laporan ini, ditumpuk dengan tanda terima, kemudian diserahkan ke manajer atau tim keuangan – sering kali dalam folder fisik yang dibagikan seperti kentang panas.
4. Tinjauan Manajer: Manajer meninjau setiap laporan, meneliti setiap item baris. Ini seperti pekerjaan detektif, tetapi dengan jumlah yang lebih banyak dan keseruan yang lebih sedikit.
5. Pertanyaan dan Klarifikasi: Jika ada pertanyaan, kembali ke karyawan untuk diklarifikasi. Bolak-balik ini bisa terasa seperti permainan ping-pong yang tiada akhir.
6. Persetujuan Akhir dan Penggantian Biaya: Setelah disetujui, laporan diserahkan ke tim keuangan untuk proses penggantian biaya. Ini bisa memakan waktu berhari-hari atau berminggu-minggu, tergantung antriannya.
7. Pengarsipan dan Pencatatan: Terakhir, semua dokumen ini disimpan untuk pencatatan, menghabiskan ruang fisik, dan mempersulit pengambilan.

Alur Kerja yang Efisien dengan Nanonets: Pendekatan Modern

Sekarang, mari kita maju ke masa sekarang dan memikirkan kembali alur kerja ini dengan Nanonets, mengubah proses yang rumit menjadi operasi yang efisien dan efisien.

• Pengambilan Tanda Terima Otomatis: Karyawan mengambil foto kuitansi mereka. Teknologi OCR Nanonets secara instan menangkap dan mendigitalkan data. Tidak ada lagi penimbunan kertas!

• Pembuatan Laporan Pengeluaran yang Mudah: Sistem secara otomatis mengisi laporan pengeluaran menggunakan data yang diambil, dan mengekspornya ke perangkat lunak pilihan Anda. Ini seperti sihir, dengan angka-angka yang muncul di tempat yang seharusnya, semuanya rapi dan rapi.

• Pengajuan dan Pemberitahuan Secara Elektronik: Karyawan menyampaikan laporan secara elektronik dari media pilihan mereka. Manajer menerima pemberitahuan instan, mempercepat proses dengan kecepatan email.

• Tinjauan Manajer Cepat dengan Bantuan AI: Manajer meninjau laporan dengan lebih efisien, dibantu oleh AI yang menandai anomali atau pelanggaran kebijakan. Ini bukan perburuan harta karun dan lebih merupakan pemindaian cepat.

• Mengurangi Pertanyaan dan Klarifikasi Real-Time: Dengan data dan catatan digital yang lebih jelas, pertanyaan berkurang. Klarifikasi apa pun yang diperlukan akan ditangani dengan cepat melalui sistem, sehingga mengurangi proses bolak-balik secara drastis.
• Persetujuan Cepat dan Penggantian Biaya Otomatis: Setelah disetujui, sistem berinteraksi dengan sistem pembayaran untuk penggantian biaya yang cepat. Karyawan mendapatkan uangnya kembali lebih cepat, dan semua orang merasa lebih bahagia karenanya.
• Pengarsipan Digital dan Pengambilan Mudah: Semua catatan disimpan secara digital, membuat pengarsipan menjadi mudah dan pengambilannya semudah pencarian Google. Tidak perlu lagi menggali lemari arsip!

Dengan menerapkan Nanonets, perusahaan mengubah alur kerja persetujuan pengeluaran mereka dari proses manual yang lambat menjadi sistem yang cepat, otomatis, dan hampir tanpa usaha. Ini bukan hanya tentang mengikuti perkembangan zaman; ini tentang mendorong bisnis Anda menuju masa depan di mana efisiensi adalah hal yang lumrah dan produktivitas meningkat.

Mengatasi Tantangan Umum

Memecah Kebekuan

Perubahan, terutama dalam organisasi yang sudah mapan, bisa jadi sama menantangnya dengan mengajarkan trik baru kepada anjing lama. Tapi itu bukan tidak mungkin. Saat memperkenalkan proses atau teknologi persetujuan pengeluaran baru, kemungkinan besar akan ada penolakan. Untuk memudahkannya, libatkan tim Anda dalam proses seleksi dan implementasi. Buat mereka merasa menjadi bagian dari perubahan, bukan korbannya. Berikan pelatihan yang luas dan tunjukkan manfaatnya – tidak hanya bagi perusahaan, tetapi juga bagi mereka. Sedikit empati dan banyak komunikasi akan sangat membantu dalam mengubah orang yang skeptis menjadi pendukung.

Kecepatan vs. Kepatuhan

Dalam perlombaan untuk menyederhanakan persetujuan pengeluaran, kepatuhan adalah jalur yang harus Anda patuhi. Menyeimbangkan kecepatan dengan kepatuhan ibarat berjalan di atas tali. Di satu sisi, Anda ingin mempercepat prosesnya; di sisi lain, Anda tidak bisa mengambil jalan pintas secara hukum. Kuncinya adalah menyiapkan sistem yang tidak hanya efisien namun juga patuh secara inheren. Gunakan teknologi yang memperhatikan pembaruan peraturan dan mengintegrasikannya ke dalam proses. Lakukan audit rutin dan berikan pelatihan kepada tim Anda mengenai masalah kepatuhan. Ini bukan hanya tentang berjalan cepat; ini tentang melangkah jauh, tanpa melanggar peraturan.

Menerapkan strategi ini tidak hanya akan menyederhanakan proses persetujuan pengeluaran Anda tetapi juga membangun budaya efisiensi dan akuntabilitas. Ini adalah sebuah perjalanan, namun dengan pendekatan yang tepat, ini adalah perjalanan yang dapat mengubah tulang punggung keuangan perusahaan Anda.

Kesimpulan

Jadi begitulah, tur cepat melalui dunia manajemen pengeluaran yang dinamis. Kita telah melihat metode-metode yang kikuk dan memakan waktu di masa lalu dan bagaimana metode-metode tersebut dibandingkan dengan proses-proses yang ramping dan efisien saat ini. Ini seperti membandingkan kereta kuda dengan mobil sport – keduanya membawa Anda ke tempat yang Anda tuju, namun ada yang melakukannya dengan lebih gaya dan kecepatan.

Kami mendalami transformasi dalam kehidupan nyata, seperti perjalanan ATU dari masa lalu yang penuh kertas menuju masa depan yang digital dan efisien, serta mendapatkan dana sebesar €2 juta dalam prosesnya. Kisah-kisah seperti inilah yang menunjukkan kepada kita dampak nyata dari penerapan solusi manajemen pengeluaran modern.

Eksplorasi kami terhadap solusi-solusi terbaik di pasar, mulai dari Nanonet yang paham teknologi hingga Expensify yang intuitif, Zoho Expense yang serbaguna, QuickBooks Online yang mencakup segalanya, dan Spencer yang berpusat pada kontrol, menyoroti beragam jenis inovasi yang tersedia bagi kami. Setiap solusi menghadirkan keunikannya sendiri, namun sulit untuk mengabaikan pesona komprehensif Nanonets, yang secara halus menggabungkan yang terbaik dari seluruh dunia.

Seiring dengan perjalanan kita dari labirin metode tradisional ke jalur efisien yang diciptakan oleh teknologi modern, jelas bahwa masa depan manajemen pengeluaran bukan hanya tentang melakukan segala sesuatunya dengan lebih cepat. Ini tentang melakukan hal tersebut dengan lebih cerdas, lebih transparan, akuntabilitas, dan efisien. Ini tentang memberdayakan tim kami, membebaskan mereka dari proses manual yang membosankan, dan memberi mereka alat untuk memajukan bisnis kami.

Jadi, saat kita mengakhirinya, saya mengundang Anda untuk merenungkan proses pengelolaan pengeluaran Anda saat ini. Apakah ini peninggalan masa lalu, atau justru siap mendorong Anda menuju masa depan yang produktif? Ingat, dalam dunia bisnis, berdiam diri bukanlah suatu pilihan. Rangkullah perubahan, ikuti arus kemajuan teknologi, dan mari arahkan perusahaan kita menuju cakrawala efisiensi dan pertumbuhan. Masa depan adalah sekarang, dan ini menggembirakan!

• Konten Bertenaga SEO & Distribusi PR. Dapatkan Amplifikasi Hari Ini.
• PlatoData.Jaringan Vertikal Generatif Ai. Berdayakan Diri Anda. Akses Di Sini.
• PlatoAiStream. Intelijen Web3. Pengetahuan Diperkuat. Akses Di Sini.
• PlatoESG. Karbon, teknologi bersih, energi, Lingkungan Hidup, Tenaga surya, Penanganan limbah. Akses Di Sini.
• PlatoHealth. Kecerdasan Uji Coba Biotek dan Klinis. Akses Di Sini.
• Sumber: https://nanonets.com/blog/expense-approval-process/