Seiring dengan semakin banyaknya alat dan layanan yang berbasis langganan, strategi otomasi kami secara keseluruhan dalam hal manajemen bisnis juga ikut berubah. Namun, seperti halnya tetap berlangganan pada perpanjangan otomatis tanpa pengawasan dapat menjadi kesalahan yang merugikan, demikian pula kesalahan pengelolaan transaksi ACH yang berulang.

QuickBooks, salah satu yang paling populer akuntansi dan platform pembukuan di pasar, menawarkan metode yang cukup mudah dalam mengelola pembayaran ACH berulang untuk membantu memastikan tidak ada kejutan yang terjadi waktu rekonsiliasi.

Apa itu Pembayaran ACH?

Meskipun biasanya hanya disebut pembayaran ACH atau transfer ACH, istilah ini lebih spesifik mengacu pada jaringan pembayaran nasional yang diandalkan oleh bank dan lembaga lain untuk memproses pembayaran antar pihak dengan aman dan akurat. Dalam bentuknya yang paling sederhana, jaringan ACH seperti pihak ketiga tepercaya yang menerima uang dari pembayar dan memprosesnya atas nama mereka sebelum menyetorkannya ke rekening penerima pembayaran.

Pembayaran ACH umumnya cepat selama minggu kerja tetapi tidak instan. Daripada langsung mengarahkan ke penerima pembayaran setelah pembayaran, seperti aplikasi pembayaran dan alat pemrosesan serupa, jaringan ACH mengelompokkan dan merutekan pembayaran setiap hari, bukan satu per satu. Inilah sebabnya mengapa pembayaran ACH biasanya membutuhkan waktu 1 – 3 hari kerja untuk dilaksanakan, meskipun pembayaran ACH semakin sering dilakukan pada hari yang sama jika dikirimkan pada jam kerja cukup awal pada hari itu.

Pembayaran ACH umumnya termasuk dalam salah satu dari dua kategori utama:

Pembayaran langsung: Jenis pembayaran ACH ini menjelaskan bagaimana pembeli membayar barang atau jasa. Contohnya termasuk pembayaran ACH langsung untuk tagihan listrik, ke teman sebagai alternatif transfer kawat, dan ke perusahaan kartu kredit Anda untuk membayar laporan bulanan Anda.

Deposit langsung: Variasi pembayaran ACH yang paling kita kenal, setoran langsung mengacu pada bisnis, pemberi kerja, dan entitas pemerintah yang menawarkan pembayaran ACH kepada penerima untuk gaji, hak dan tunjangan pemerintah, dan bahkan pengembalian pajak.

Dalam dua label luas ini, bergantung pada peran Anda dalam bursa, transaksi Anda akan dikategorikan sebagai:

Kredit ACH: Jika Anda berada di pihak penerima, akun Anda akan dikreditkan dengan saldo pembayaran dari akun pengirim. Transaksi kredit ACH dapat mencakup penggajian Anda, pembayaran tunjangan pemerintah, pengembalian pajak, atau pembayaran faktur untuk kontraktor.

Debit ACH: Transaksi pengirim adalah debit ACH, karena uang didebit dari rekeningnya saat dikirim ke penerima. Jika Anda membayar hipotek Anda melalui pembayaran ACH, maka itu adalah transaksi debit ACH.

Apa itu Pembayaran ACH Berulang?

Seringkali, untuk pengeluaran yang dapat diprediksi dan berkelanjutan, kami akan menyiapkan pembayaran ACH berulang untuk meringankan beban mental dan menghindari risiko kehilangan tagihan. Pembayaran berulang terjadi secara terprogram dan mendebet jumlah persis yang disebutkan; mereka cenderung paling baik untuk biaya tetap seperti langganan, pembayaran hipotek atau sewa, dan biaya keanggotaan. Pemotongan gaji, meskipun bersifat variabel, juga biasanya diklasifikasikan sebagai pemotongan berulang untuk mengurangi gesekan antara pemrosesan penggajian dan pembayaran gaji staf.

Pembayaran ACH Berulang vs. Otomatis

Meskipun pembayaran berulang bersifat otomatis, tidak semua pembayaran otomatis bersifat berulang. Apakah pembayaran ACH diklasifikasikan sebagai pembayaran berulang bergantung pada frekuensinya – jika pembayaran terjadi sesuai jadwal yang direncanakan secara berkala, yaitu bulanan, maka pembayaran tersebut berulang. Jika pembayaran ACH telah direncanakan dan diprogram untuk dieksekusi di masa mendatang namun hanya dilakukan satu kali saja, maka pembayaran tersebut hanyalah pembayaran ACH otomatis.

Bagaimana Cara Kerja Pembayaran ACH Berulang di QuickBooks?

Jika Anda berencana untuk menggunakan pembayaran ACH berulang di QuickBooks, perhatikan bahwa hanya QuickBooks Online yang menawarkan fitur tersebut – karena QuickBooks menghentikan platform Desktopnya, mengharapkan integrasi dan fitur baru menjadi eksklusif untuk platform Online; pembayaran ACH berulang tidak terkecuali.

Pembayaran Berulang dari Pelanggan

Sebelum menerima pembayaran ACH apa pun di QuickBooks, Anda harus memiliki lisensi QuickBooks Online dan Pembayaran QuickBooks yang aktif. Sebelum memulai, Anda juga memerlukan otorisasi klien untuk melakukan penagihan. Baik itu persetujuan lisan atau tertulis, memvalidasi bahwa pelanggan Anda mengetahui transaksi ACH masuk adalah layanan pelanggan yang baik.

Dari sana, Anda akan:

Tambahkan transaksi berulang dengan memilih Transaksi Berulang dari menu tarik-turun pengaturan.

Klik New, Lalu pilih Kwitansi Penjualan dari menu tarik-turun.

Anda kemudian akan mengisi semua informasi pelanggan atau klien.

 Dan itu saja! Selain mengawasi pembayaran ACH berulang, validasi untuk terakhir kalinya sebelum menarik pelatuk yang diketahui dan disetujui oleh klien atau pelanggan Anda tentang pembayaran ACH berulang; jika tidak, Anda siap berangkat!

Pembayaran ke Vendor

Anda akan mengikuti langkah yang sama seperti di atas, namun alih-alih memilih Kwitansi Penjualan, Anda akan mengklik Tagihan:

Dari sana, cukup isi data vendor atau pilih yang sudah ada pemasok dan interval pembayaran berulang – semudah itu!

Cara Menghentikan Pembayaran ACH Berulang di QuickBooks

Setelah Anda menyiapkan pembayaran ACH berulang di QuickBooks, baik kredit atau debit, Anda dapat memantau statusnya dari Transaksi Berulang dasbor:

Membatalkan atau menghentikan pembayaran ACH berulang semudah memilih Edit menu tarik-turun di bawah Tindakan kolom dan memilih Delete. Anda juga dapat menjeda pembayaran ACH berulang atau melewati pembayaran ACH berulang berikutnya.

Kerugian Pembayaran Berulang di QuickBooks

Meskipun tidak ada sistem yang sempurna, membuat dan menggunakan pembayaran berulang di QuickBooks memiliki beberapa kelemahan unik:

• Batasan harian: Jika Anda memulai ACH (kredit atau debit) dari bank eksternal, Anda dibatasi batas setoran harian $500,000 (ke dalam QuickBooks) dan batas debit mingguan $100,000 (uang yang dikirim dari QuickBooks). Jika Anda memulai transfer ACH dari QuickBooks, Anda dapat mentransfer hingga $20,000 setiap hari dan $40,000 setiap minggu ke QuickBooks dan hingga $50,000 setiap hari di luar dari QuickBooks.
• Keterlambatan pemrosesan: Meskipun jaringan ACH menjadi lebih cepat dalam beberapa tahun terakhir, tidak ada jaminan bahwa pembayaran ACH akan dilaksanakan sepenuhnya pada hari yang sama. Hal ini terutama berlaku jika Anda melakukan transaksi di luar jam kerja standar.
• Risiko dana tidak mencukupi: Meskipun tidak terikat dengan QuickBooks secara khusus, Anda selalu menghadapi risiko penarikan rekening yang berlebihan atau membayar biaya dana yang tidak mencukupi jika Anda gagal memantau saldo rekening yang didebit. Sekali lagi, ini bukan merupakan risiko atau kelemahan yang melekat, namun merupakan risiko yang dapat membuat frustasi dan merugikan.
• Pembayaran internasional: QuickBooks kurang integrasi pembayaran ACH lintas batas asli; meskipun pihak ketiga add-ons mengisi kesenjangan tersebut, perusahaan-perusahaan yang bekerja secara ekstensif dengan vendor internasional atau pembeli mungkin menemukan solusi yang lebih baik di tempat lain.

Alternatif Pembayaran ACH di QuickBooks

Jika Anda memilih untuk tidak menggunakan QuickBooks untuk pembayaran ACH – atau ingin menghindari transaksi ACH sama sekali – banyak alternatif yang memberi Anda fleksibilitas untuk memilih sistem yang paling sesuai dengan alur kerja Anda. Beberapa alternatif umum meliputi:

1. Pembayaran Go QuickBooks: Untuk pengguna QuickBooks, aplikasi pembayaran seluler ini berfungsi sebagai alternatif transaksi ACH dan mencakup sinkronisasi otomatis dengan akun utama Anda.
2. Aplikasi lain: Berbagai aplikasi pemrosesan pembayaran seluler memberikan fleksibilitas dan kemudahan penggunaan saat bepergian, termasuk Venmo, PayPal, dan Aplikasi Tunai.
3. Pemroses pembayaran: Jika Anda memerlukan alat manajemen transaksi yang lebih canggih, pemroses pembayaran seperti Kotak dan Garis memberikan solusi pembayaran lengkap.
4. Transfer kawat: Meskipun dalam banyak kasus lebih mahal, transfer kawat populer untuk transaksi internasional dan lintas batas.

Kesimpulan

Meskipun ada alternatif lain, mengelola transaksi ACH berulang langsung dalam platform QuickBooks cenderung menjadi pilihan yang aman bagi pengguna yang tertarik untuk menjaga akuntansi bisnis mereka pada platform terpusat tanpa harus mempelajari dan mengelola banyak produk. Transaksi ACH berulang adalah cara sederhana, aman, dan mudah untuk menjaga agar uang tetap masuk dan masuk vendor senang – dan QuickBooks menyederhanakan prosesnya lebih jauh.

• Konten Bertenaga SEO & Distribusi PR. Dapatkan Amplifikasi Hari Ini.
• PlatoData.Jaringan Vertikal Generatif Ai. Berdayakan Diri Anda. Akses Di Sini.
• PlatoAiStream. Intelijen Web3. Pengetahuan Diperkuat. Akses Di Sini.
• PlatoESG. Karbon, teknologi bersih, energi, Lingkungan Hidup, Tenaga surya, Penanganan limbah. Akses Di Sini.
• PlatoHealth. Kecerdasan Uji Coba Biotek dan Klinis. Akses Di Sini.
• Sumber: https://nanonets.com/blog/recurring-ach-payments-quickbooks/