Tiba-tiba, tim yang didistribusikan (pekerja jarak jauh) lebih dari sekadar keanehan. Mereka adalah kekuatan tempat kerja yang harus diperhitungkan.

Menurut sebuah studi oleh IWG, 53% dari semua pekerja global melakukan itu dari jarak jauh setidaknya setengah minggu. Itu masalah besar dan diatur untuk menjadi lebih besar. Jika Anda belum pernah bekerja dari jarak jauh di tim terdistribusi sebelumnya, atau berhasil, berharap itu berubah dalam waktu dekat. Dan terima kasih kepada internet, pembatasan geografis sebelumnya dalam perekrutan berada di luar jendela.

Tetapi paradigma baru dari lingkungan kerja global ini tidak datang tanpa tantangan. Karena tim terdistribusi menjadi aturan alih-alih pengecualian, terutama dalam industri terkait teknologi, manajer dan pekerja mendapati diri mereka memainkan permainan yang tidak mereka beri tahu semua aturan.

Jika Anda baru dalam mengelola atau mengerjakan file tim terdistribusi, Anda mungkin akan menghadapi lima tantangan tak terduga ini.

Menerjemahkan Keterampilan Manajer Langsung ke Pengawasan Tidak Langsung

Dalam lingkungan kantor tradisional "co-located", seorang manajer dapat menilai status tim hanya dengan berjalan-jalan, mengamati, dan berbicara dengan karyawan. Hal ini memungkinkan dia untuk tetap di atas mengembangkan masalah dengan pengamatan langsung dan campur tangan sebelum itu lepas kendali.

Tetapi keterampilan manajemen langsung ini tidak cocok untuk mencoba menjinakkan binatang buas yang dikenal sebagai a tim terdistribusi. Inilah masalahnya: seorang manajer hanya dapat secara tidak langsung menyimpulkan apa yang sebenarnya terjadi dengan tim berdasarkan hasil dan, untuk manajer langsung yang tidak terbiasa mengandalkan inferensi, mengandalkan naluri manajemen langsung dapat menyebabkan orang tersesat secara mengerikan.

Misalnya, dalam situasi yang terletak bersama, katakanlah seorang karyawan marah pada manajer karena dianggap kecil. Segera menjadi jelas melalui bahasa tubuh seperti silau, bergumam, dan membanting pintu. Seorang manajer langsung yang baik akan membawa karyawan itu untuk mengobrol dan mencoba memperbaiki masalahnya.

Dengan tim terdistribusi yang berkomunikasi terutama melalui obrolan instan, email, dan - mungkin lebih jarang - obrolan video, sulit untuk menerima isyarat yang tidak puas sampai semuanya terlambat dan “Saya berhenti dari pekerjaan ini selamanya! ” email tiba, sepertinya keluar dari bidang kiri.

Apa yang dapat Anda lakukan?

Manajer tim terdistribusi harus menjadikannya tujuan untuk menciptakan kondisi kerja yang mendekati keintiman yang lebih besar dari tempat kerja tradisional. Lakukan ini dengan mempraktikkan versi langsung manajemen langsung. Sentuh basis dengan setiap anggota tim secara individu dan kolektif, seolah-olah Anda berjalan di sekitar kantor setiap hari.

Sifat kerja jarak jauh terisolasi. Ikatan tidak datang dengan mudah ke tim virtual. Seorang manajer perlu mengenali itu dan bekerja untuk menciptakan persahabatan virtual. Tujuannya adalah untuk mendorong jenis yang sama membangun hubungan antarpribadi antara karyawan yang berlangsung di ruang istirahat tradisional. Kuncinya adalah mencapai ini tanpa menjadi micromanager sombong.

Mempekerjakan Pekerja "Junior" Dapat Menyebabkan Kekacauan Proyek

Di awal karir saya, saya bekerja untuk sebuah perusahaan pengembangan web yang tampaknya terobsesi dengan pengembang junior. Tidak ada keluhan dari saya, karena saya masih satu - dan mengerti daya tarik untuk menangkap seorang pembuat kode baru dalam perjalanan (dengan gaji yang lebih kecil), tetapi yang sudah memiliki keterampilan yang cukup bagus. Masalah dengan cara berpikir ini tidak terwujud sampai jauh ke dalam sebuah proyek, ketika menjadi jelas bahwa semuanya hilang beberapa waktu lalu, tetapi pertanyaan-pertanyaan kritis tidak ditanyakan.

Tidak, itu bukan salah saya. Itu temanku - umm - Bob.

Dalam lingkungan kerja tradisional, pengembang junior duduk berdampingan dengan pengembang senior dan dapat mengajukan pertanyaan selama waktu henti tanpa dianggap sebagai hama. Pekerjaan jarak jauh tidak begitu kondusif untuk memberi dan menerima ini.

Dalam hal ini, pengembang junior di tim terdistribusi merasa seperti tidak ada waktu henti dan ragu-ragu untuk bertanya, lebih suka bercampur aduk sampai seseorang senior memperhatikan bahwa proyek tersebut telah mengambil jalan yang salah di masa lalu. Mengajukan pertanyaan sederhana sebelumnya akan membuat semuanya berjalan ke arah yang benar.

Karena perusahaan jarak jauh tidak mungkin berhenti merekrut pengembang junior, tugas menjadi tanggung jawab manajer untuk menciptakan lingkungan virtual di mana karyawan baru tidak takut untuk bertanya. Kalau tidak, Anda memiliki pekerja yang tidak berpengalaman berpura-pura seperti mereka tahu lebih banyak daripada yang mereka tahu dan membuat keputusan yang buruk. Hasil? Menghabiskan uang perusahaan dan akhirnya dipecat.

Bagaimana siklus ini dapat terganggu?

Sederhana. Seorang manajer harus tersedia secara proaktif untuk pekerja baru, bahkan lebih daripada jika itu adalah tim yang terletak bersama di mana junior bisa mengajukan pertanyaan dari senior. Dengan tim terdistribusi, manajer menggantikan karyawan senior dalam mengajukan pertanyaan, dan yang lebih penting, memastikan bahwa karyawan yang kurang berpengalaman merasa seperti mereka dapat mengajukan pertanyaan tanpa dipecat.

Para atasan perusahaan juga harus berpikir panjang dan keras tentang membangun program bimbingan yang cocok dengan karyawan baru dengan karyawan yang lebih tua atau manajer dengan cara yang terorganisir yang mereplikasi lingkungan co-located sebanyak mungkin. Bagian dari ini mentoring dapat mencakup metode insentif untuk mendorong karyawan untuk meningkatkan keahlian mereka. Semua orang mendapat manfaat dari ini. Pengusaha mendapatkan lebih banyak pekerja yang sangat terampil dan pekerja memiliki cara untuk menunjukkan bahwa mereka layak untuk naik skala upah dan tangga tanggung jawab.

Realitas Gesekan Komunikasi

Gesekan komunikasi adalah ketika makna pesan menjadi kacau karena kekurangan di media daripada kesalahan peserta. Komunikasi pada tim terdistribusi menghadapi tantangan jauh melampaui kantor bersama di mana karyawan dapat dengan mudah berpaling ke orang di sebelahnya dan berkata, "Hei, saya punya ide."

Tim jarak jauh memiliki banyak pilihan untuk cara berbicara satu sama lain: obrolan instan, email, telepon, teks, panggilan video. Yang terakhir ini harus sama dengan berada di sana, bukan? Tidak persis.

Meskipun teknologi panggilan video adalah alat yang luar biasa, itu bukan pengganti untuk duduk di ruangan dengan rekan kerja untuk percakapan tatap muka. Untuk satu, keadaan teknologinya sedemikian rupa sehingga hanya satu mikrofon yang bekerja pada satu waktu sehingga Anda berakhir dengan serangkaian kuliah kecil daripada percakapan yang sebenarnya. Lalu ada masalah Latensi, Yang membuat orang berbicara satu sama lain.

Yang menderita dalam kasus-kasus seperti itu adalah kreativitas dan produktivitas. Jika tim Anda yang terdistribusi menderita bahkan penurunan 20% pada yang terakhir, dibandingkan dengan tim tradisional, Anda akhirnya harus mempekerjakan lebih banyak orang hanya untuk tetap genap. Anda perlu menemukan cara untuk meningkatkan produktivitas dengan jumlah itu.

Jarak tempuh Anda mungkin bervariasi, tetapi berikut adalah beberapa ide:

• Menyatakan jam tenang setiap hari untuk alat komunikasi tim Anda di mana tidak ada yang mengirim pesan kecuali hanya berfungsi.

• Insentif! Sungguh menakjubkan apa yang bisa dicapai oleh penyuapan kecil - kartu hadiah dan hadiah langsung yang dikirim PayPal adalah awal yang baik.

• Hindari memuat karyawan dengan tugas-tugas kecil dan memakan waktu yang menghilangkan ketersediaan mereka untuk hal-hal yang lebih penting.

Cukup masukkan hal-hal semacam ini ke dalam gerakan dan Anda mungkin dapat mengatasi masalah gesekan komunikasi.

Menempatkan Kepercayaan pada Seseorang yang Belum Pernah Anda Temui

Ada kesulitan yang melekat dalam mencapai tingkat kepercayaan yang sama dengan seseorang ketika Anda belum pernah berdiri di ruangan yang sama. Ini bukan untuk mengatakan bahwa tim terdistribusi tidak dapat mencapai tingkat produksi yang mengesankan - tetapi ada hambatan untuk mencapai tingkat sinergi yang sama dengan yang ditemukan di tempat kerja tradisional.

Setiap kali ada komunikasi, konflik dan ketidaksepakatan akan terjadi (dan kadang-kadang bahkan bisa menjadi cara yang baik untuk membersihkan udara dan mulai lagi dari awal). Tetapi ada sesuatu yang membingungkan tentang ketidaksepakatan online dengan momok yang selalu ada bahwa pihak yang dirugikan hanya akan menghilang, tidak pernah terdengar lagi.

Lebih sulit bagi karyawan untuk menarik tindakan menghilang seperti ini di tempat kerja tradisional. Peluang yang lebih baik adalah manajer akan berbicara dengan pihak-pihak yang tersinggung, bersama-sama dan secara terpisah, dan mencari cara bagi semua orang untuk hidup bahagia selamanya.

Jadi, apa yang Anda lakukan tentang masalah kepercayaan ketika tim tersebar secara geografis? Tidak ada jawaban yang mudah, tetapi awal yang baik adalah menciptakan budaya kepercayaan dari awal dan memimpin dengan memberi contoh:

• Tetapkan tujuan yang jelas dengan langkah-langkah perantara dan bicarakan kekuatan setiap anggota dan apa yang akan mereka kontribusikan sepanjang jalan.

• Seharusnya tidak perlu dikatakan bahwa kepercayaan tim tidak memiliki peluang jika manajernya adalah orang yang terkecoh. Kenakan celana dewasa Anda dan pastikan Anda dapat diandalkan dan responsif. Lakukan cukup lama dan dividen akan mengalir.

• Jangan takut untuk menjadi pribadi. Semua bisnis dan kesenangan tidak menyisakan sedikit waktu untuk membangun kepercayaan.

• Pertimbangkan sesuatu yang sederhana seperti membuat saluran "menyenangkan" di aplikasi pesan tim Anda dan habiskan sedikit waktu setiap hari untuk membicarakan minat apa pun yang disukai orang - video game, film, dan musik adalah taruhan yang bagus.

Intinya adalah bahwa tim yang saling mempercayai bekerja lebih baik bersama.

Pentingnya Proses

Struktur proses yang didefinisikan sangat penting dalam lingkungan teknologi terdistribusi karena sifat pekerjaan yang tepat dan terkadang peka waktu. Karena tim tersebar di zona waktu dan lokasi yang berbeda, proses memberikan suasana kohesi ketika berkolaborasi dalam isolasi yang hampir.

Ketika proses pemetaan dikembangkan dan dikomunikasikan dengan jelas, setiap anggota tim memiliki peran khusus untuk dimainkan dalam kesuksesan akhir perusahaan, dan tahu persis apa yang diharapkan dari mereka dalam konteks peran yang ditentukan itu.

Agar proses dapat ditindaklanjuti dan produktif, mereka harus:

• Jelaskan bagaimana pekerjaan itu dilakukan

• Tetapkan tolok ukur kinerja

• Mendukung hasil yang sukses

• Sertakan metrik untuk mengukur keberhasilan

• Berikan fokus untuk perbaikan

Pemetaan proses sangat penting untuk mengklarifikasi langkah, praktik, dan kebijakan yang akan memengaruhi hasil, memastikan semua pihak berada pada halaman yang sama. Ini dapat diformalkan melalui pembuatan diagram alur kerja yang menjabarkan setiap langkah.

Contoh pemetaan proses mungkin seperti ini:

• Tetapkan batas-batas untuk tempat proses dimulai dan berakhir, dan tentukan proses lain mana yang masuk ke dalam proses primer.

• Letakkan langkah-langkah proses menggunakan kata-kata tindakan di awal setiap langkah untuk menggambarkan setiap titik.

• Persempit urutan setiap langkah setelah didokumentasikan, menggunakan bahasa, karakter, dan arah untuk menunjukkan hubungan antar langkah.

• Basiskan peta proses akhir pada model sistem yang dengan jelas menggambarkan garis waktu, prosedur, pengurutan, dan faktor kontrol lainnya yang diperlukan untuk efisiensi dan hasil yang sukses.

• Mengevaluasi peta proses akhir untuk kelengkapan, akurasi, dan kejelasan.

Bagi sebagian besar karyawan (dan pengusaha), rasa struktur ini adalah hal yang baik.

The Bottom Line

Meskipun kadang-kadang menantang, gagasan tim terdistribusi mengantarkan pada dunia kerja yang menarik dan masih relatif baru. Pengusaha menyukainya karena menghemat uang dan menawarkan akses ke bakat yang tersebar secara geografis yang sebelumnya tidak tersedia.

Karyawan menyukainya karena fleksibilitas jadwal dan - oh, omong-omong, Anda dapat bekerja dari rumah dengan piyama. Apa yang tidak disukai tentang itu? Teknologi telah membawa kita ke puncak dunia kerja baru, yang belum pernah ada sebelumnya.

Intinya adalah bahwa tim yang didistribusikan adalah ke mana tenaga kerja global menuju, dan inilah saatnya untuk bergulat dengan penerapan praktik terbaik untuk mengatur diri Anda sendiri untuk sukses.

---

tentang Penulis

Will Ellis mengembangkan keberanian di bawah situs web yang indah dan tidak sabar untuk melihat seperti apa dunia blockchain setelah teknologinya sepenuhnya muncul. Dia berinvestasi dalam cryptocurrency dan mempelajari sejarah.

Sumber: https://www.codementor.io/blog/distributed-team-challenges-76y7qvjpyt