Néha az alapvető üzleti folyamatok sokkal időigényesebbek lehetnek, mint azt az üzleti vezetők gondolják. A számlázás például valami ilyesmi minden egyes számviteli csapat meg kell tanulnia kezelni.

Lényegében a számlázás egyszerűnek tűnik: az eladó árukat vagy szolgáltatásokat biztosít, részletezi a szállított tételeket, és számlát küld a vevőnek (más néven számlát). Akkor az ügyfél számla átveszi a számlát, ellenőrzi annak pontosságát, és benyújtja a fizetést az eladónak. 

Egyszerű, igaz? Lehet, hogy így tűnik, de a valóságban A vállalkozások 66% -a azt mondják, hogy többet költenek, mint öt nap havonta számlák feldolgozása. A mindössze havi 20-25 munkanap miatt a számlafizetések küldésével, fogadásával és feldolgozásával eltöltött öt teljes nap jelentős növekedést jelent a szervezet kintlévőségi csoportja és a szállítói csoportja számára.

Manapság az egyik legjobb módja a folyamatok elégtelenségének kezelésére és a szervezeti hatékonyság növelésére az, ha olyan digitális SaaS-megoldásokba fektetnek be, amelyek egyszerűsítik a folyamatokat. A Xero, az egyik első számú SaaS számviteli eszköz kis- és középvállalkozások számára, segít kezelni a számlázással kapcsolatos elégtelenségeket és más kihívásokat számviteli ciklus.

Önmagában a Xero számlaszoftver robusztus megoldás, de másokkal párosítva AP automatizálás eszközök, hatékonysága exponenciálisan növekszik. Nézzük meg, mit kínálhatnak a Xero számlamegoldásai a vállalkozásoknak, majd nézzük meg, mire képes a Xero más SaaS-ajánlatokkal párosítva.

Xero számlázó szoftver a követelésekhez

Túlságosan jól ismeri a pénzforgalmi kihívásokat és a késedelmes számlafizetések leküzdését, a követelések csapata felelős azért, hogy begyűjtse a vállalkozás által keresett összes pénzt. Függetlenül attól, hogy egy szervezet B2B vagy B2C, az AR csapat kritikus fontosságú annak biztosításában, hogy a készpénz olyan ütemben érkezzen az üzletbe, amely támogatja az üzleti kiadásokat és a növekedési kezdeményezéseket.

Hogyan készítsünk AR-t a Xeróban

Ahelyett, hogy manuálisan hoznának létre számlákat minden egyes ügyfél számára, egyedi e-maileket küldenének a felhasználóknak a közelgő kifizetésekről, és kézi készpénzforgalmi jelentéseket készítenének, az AR-csapatok integrálhatják a Xero-t az AR ökoszisztémájába, hogy számos hasznos funkcióhoz és automatizált számlázási lehetőséghez férhessenek hozzá.

A Xero segítségével a számlakészítés és minden feladat követése sokkal egyszerűbb. A rendszer felkéri, hogy válasszon a „klasszikus számlázás” és az „új számlázás” között a Xerón belül; ha a hatékonyság a célja, válassza az „új számlázás” lehetőséget a munkaterhelés és a kézi adatnövekedés csökkentése érdekében. Így néz ki a számlakészítés Xero „új számlázás” használatakor:

1. Győződjön meg arról, hogy az ügyfél kapcsolatfelvételi adatait először hozzáadta a Xeróhoz. Az új számlázással egyes mezőket automatikusan kitöltheti ezekkel az adatokkal. 
2. Menj a "Számla" modult a Xero alkalmazásban. 
3. Kezdje el beírni az ügyfél nevét a "Nak nek" mezőben, és a vevő adatainak a számlán kell szerepelniük.
4. Töltse ki az összes kötelező mezőt, mint pl „Cikk”, „Mennyiség”, és a "Ár."
5. A sorokat húzással mozgathatja egy bizonyos sorrendben.
6. A számla kitöltése után válasszon „Mentsd el és adj hozzá másikat” or "Elküldés jóváhagyásra."

A Xero számlaszoftver nemcsak lehetővé teszi az AR-szakértők számára, hogy automatizált fizetési emlékeztetőket küldjenek és személyre szabott számlákat készítsenek könnyedén, hanem egy sor AR-célzott funkciót is kínál, mint például:

Számla állapotának követése

A számlák első alkalommal történő kiosztása elég nehéz; A Xero nemcsak a kezdeti számlakészítési folyamatot alakítja át néhány kattintásra, hanem valós idejű számlakövetést és elemzést is biztosít. Van-e olyan ügyfél, akinek fennálló fizetései vannak, vagy folyamatos fizetési problémái vannak? A Xero segíthet értesíteni az AR-csapatot, mielőtt cége elveszítené a nehezen megkeresett készpénzt.

Online fizetés feldolgozása

Az ügyfelek túl vannak a csekkek küldésén – online akarnak fizetni! Az online fizetések feldolgozása elérhető a megfelelő, a Xero-n keresztül elérhető külső beépülő modulokkal. Az ügyfelek imádni fogják, hogy ez milyen egyszerű, az AR-csapat pedig imádni fogja, hogy ez nagyrészt érintésmentes folyamat az ő részükről.

Xero számlasablonok

Az egységes stílusú, beágyazott logóval és alacsony hibaaránnyal rendelkező hivatalos számlák segíthetik a vállalkozásokat a megbízhatóság és a bizalom márkájának kialakításában, a Xero számlasablonokkal pedig elkerülhetetlenek az érintetlen számlák.

Xero számlasablon létrehozásához kövesse az alábbiakat:

1. Kattintson a szállító nevére, majd kattintson a "Beállítások."
2. Ugrás „Számlabeállítások”.
3. választ „Új márkaépítési téma.”
4. Adjon meg egy címkét, amellyel a jövőben hivatkozhat erre a konkrét Xero-számlasablonra. Valami hasonló „Ügyfél XYZ havi számla sablon” működne.
5. Szabja testre a számla kialakítását, és végezze el a szükséges módosításokat. 
6. Kattints "Megment."
7. A mentett számlasablonok megtekintéséhez keresse meg a megtekinteni vagy használni kívánt sablon nevét, és kattintson rá "Előnézet."

Xero Proforma számlák 

A legtöbb vállalkozás az áruk vagy szolgáltatások átadása után küld számlát, de ha szervezete olyan proforma számlákra támaszkodik, amelyeket azelőtt használnak fel, hogy az ajánlatokat a végfelhasználókhoz eljuttatnák, a Xero nem hagyta ki. A Xero proforma számlák hasonlóak a Xero számlasablonhoz, de felépítésük kissé eltérő, hogy megfeleljenek az Ön üzleti igényeinek.

Xero a szállítók számlafeldolgozásához

A számlázási folyamat másik oldalán a fizetendő számlák a csapat fáradhatatlanul dolgozik a bejövő számlák feldolgozásán, ellenőrizze, hogy az áruk és szolgáltatások a számlán szereplővel összhangban érkeztek-e meg, navigáljon a fizetés jóváhagyási folyamata, és küldje el a kifizetéseket a várakozó szállítóknak.

Hogyan kell AP-t csinálni a Xeróban

Akárcsak AR-társaik, az AP-csapat tagjai a Xero számlaszoftverre támaszkodhatnak, hogy számos módon megkönnyítsék az életüket. A Xero talán legkiemelkedőbb funkciója az AP térben a számla importálása és feldolgozása.

Lépésről lépésre a következőképpen nézhet ki:

1. Miután a szállító elküldte a számlát, feltöltheti a számlát PDF formátumban a Xero-ba. 
2. A számlák ellenőrzéséhez vagy a jóváhagyási folyamat elindításához nyissa meg a "Üzleti" menüt, és válassza "Számlák."
3. Végezzen kézi számlaellenőrzést úgy, hogy összehasonlítja a cikk leírását, összegét és árát a kapott árukkal vagy szolgáltatásokkal. 
4. Ha készen áll a jóváhagyásra, a jóváhagyó rákattinthat „Jóváhagyás és elküldés” elküldeni a fizetendő számlát. 

A számlákat egy adott e-mail címre is továbbíthatja, hogy beolvashasson néhány kitöltött adatot

Az AP csapatai által kedvelt Xero további funkciói a következők: 

Egyszerű számlakezelés

A fennálló rövid lejáratú tartozások nyomon követése kihívást jelenthet; A hónapok során különböző időpontokban esedékes számlák széles skálája miatt az AP-csapatok adminisztratív munkájukat kimerítik. A Xero számlaszoftverrel a közelgő esedékesség és a fennálló számlák nyomon követése automatikussá válik. 

Kötegelt fizetési lehetőségek

A kötegelt fizetések Xero számlaszoftveren belüli engedélyezésével az AP csapatai sokkal kevesebb kézi adatbevitelt és csökkentett feldolgozási időt élvezhetnek a fizetések során.

Jóváhagyási munkafolyamat

A Xero testreszabható jóváhagyási munkafolyamat-képességeivel az AP-csapatok a megfelelő jóváhagyási csatornákon keresztül küldhetik ki a számlákat magán a platformon. Nincs több hosszú e-mail lánc és a beérkező levelek zsúfoltsága miatti késedelmes fizetés. 

Banki egyeztetések

A Xero automatizálja a számlákkal történő kifizetések egyeztetését, leegyszerűsítve a tranzakciók és a megfelelő számlák egyeztetésének folyamatát. Ez a funkció biztosítja a pontos pénzügyi nyilvántartást és csökkenti a hibák kockázatát.

Figyelemre méltó hiányosságok a Xero AP folyamatában

Nyilvánvaló, hogy a Xero jelentős fellendülést biztosít a számviteli csapatok számára a növekvő vállalkozásokban számos iparágban. A platform megbízható, jól tesztelt és folyamatosan fejlődik, de nagyon sok más módszer is létezik az AP és AR folyamatok automatizálásközpontú eszközökkel történő javítására. Egyszerűen fogalmazva – a Xero sok mindent tartalmaz nem teheti, is. A Xero számlaszoftvert használó AP csapatok számára a legnagyobb korlátozások közül néhány:

A számla rögzítésének korlátozásai

A Xero kiválóan alkalmas üzleti dokumentumok, például számlák szkennelésére és tárolására, de nagyon korlátozott a kulcsfontosságú adatpontok kinyerése a beolvasott képekből. Emiatt az AP-csapatok a kézi adatbeviteli feladatoknál ragadnak minden alkalommal, amikor új számla érkezik. Beszélj az időhúzásról!

Üzleti komplexitás korlátai

A Xero számlaszoftver nem biztosít túl sok testreszabást a számlákhoz és számlákhoz, ami megnehezíti az AP folyamatok egyszerűsítését.

Jóváhagyási munkafolyamat-korlátozások

Ha egy rendkívül összetett munkafolyamat-beállítást vagy a számlaösszegtől függő adaptív munkafolyamatot keres, szüksége lesz egy kiegészítő automatizálási eszközre, hogy ezt megvalósítsa.

Jelentési korlátozások

Egy olyan időszakban, amikor az üzleti vezetők valós idejű betekintést várnak döntéseik meghozatalakor, a Xero nem lesz képes olyan részletgazdagságot nyújtani, amely a megbízható adatalapú döntések meghozatalához szükséges.

Nanonetek az AP automatizáláshoz

 Tisztázzuk: a Xero hatalmas értéket ad a számviteli ciklus egészéhez. A digitális SaaS-megoldás segíti a vállalkozásokat a digitális korszakba hozni, de a megfelelő integrációkkal és kiegészítő eszközökkel a Xero sokkal többre képes. Val vel Nanonetek, egy AP automatizálási SaaS-ajánlat, a fent feltárt összes AP-hiány gyorsan orvosolható.

Nanonetek használata az AP automatizálására a Xeróban

Miután integrálta a Nanoneteket a Xero számlaszoftverrel, imádni fogja ezt a lendületet AP automatizálás összességében megadja a funkciót. Például: 

OCR technológia és automatizált számlafeldolgozás

Az optikai karakterfelismerés (OCR) segítségével a Nanonets ki tudja olvasni és ki tudja bontani a bejövő számlák legfontosabb adatait, és csökkenti a kézi adatbevitelt. Ne aggódj; A számlarekordokat a Xero is rögzíti, így biztosítva a tökéletes adategyeztetést a két platform között emberi beavatkozás nélkül. Most, számlák feldolgozása - beleértve kétirányú és háromirányú egyeztetés – automatikusan elvégezhető. 

Fizetési automatizálás

A Stripe, Wise és ACH technológiát integráló nanonetekkel a fizetési automatizálás nem csak álom; ez valóság. Az AP csapatok használhatják a Nanonets és a Xero integrációt automatizálja a fizetési folyamatot. A folyamat során testreszabott szabályok is bevezethetők. Építsen fel személyre szabott jóváhagyási munkafolyamatot, állítson be fizetési limiteket, és egyéb szabályokkal fokozza a biztonságot.

Szállítókezelés

Az eladók kiválasztása elég kemény; az összes információ naprakészen és helyesen tartása a Xeróban véget nem érő munka lehet. A Nanonets segítségével a szállítói információk automatikusan frissíthetők az aktuális számlaadatok alapján, így a szállítók kezelése a lehető legegyszerűbb.

Következő generációs jelentés

Az irányítópultok és az automatizált jelentéskészítési funkciók kezdettől fogva a Nanonets kínálatának részét képezték. Csupán néhány kattintással és vidd gyakorlattal az AP csapata – és más számviteli csapatok – minden alapot lefedő jelentéseket készíthet.

Hogyan működnek együtt a nanonetek és a Xero

A Nanonets és a Xero közötti integráció beállítása általában csak néhány percet vesz igénybe. Az alábbiakban bemutatjuk, hogy a Nanonets több forrásból fogadja be a számlákat, például a DropBoxból és a GMailből, és feldolgozza azokat.

Ez nem korlátozódik csak a számlákra, hanem a megrendelésekre és egyéb dokumentumokra is. A beállítható munkafolyamatban történő jóváhagyást követően az adatok készen állnak a Xeróban történő szinkronizálásra.

A nanonetek feldolgozhatják a számlákat, kinyerhetik a legfontosabb információkat, eljuttathatják ezeket az információkat a Xeróhoz, és automatizálhatják a folyamatokat. Ez az integráció évek óta elérhető, így Ön és szervezete MOST profitálhat belőle. Ne várja meg, hogy megtapasztalja a Nanonets és a Xero előnyeit; kezd el most.

A nanonetek Xero-val való párosításának előnyei

A Nanonets és a Xero erős, egymástól függetlenül és együtt megállíthatatlanul készek megváltoztatni a számviteli szakemberek munkáját. Már nem elég egy erős ERP vagy egyszerűen használható könyvelési megoldás; az automatizálás minden vállalkozás számára kötelező, és a Nanonetekkel az automatizálási út sokkal jobban kezelhetővé válik. 

Ha időt és erőforrásokat fektet ezeknek az eszközöknek a beállításába, akkor a befektetés megtérülése sokféle módon realizálódik.

• Termelékenység - Először is, a termelékenység az egekbe fog emelkedni. Az automatizálás nem csak a feladatokat hatékonyabbá teszi, hanem lehetővé teszi az AP- és AR-csapatok számára, hogy erőfeszítéseiket az üzlet értéknövelő aspektusaira összpontosítsák. 
• Pénzügyi nyereség – A megnövekedett termelékenység a vállalkozások pénzügyi eredményeinek javulását eredményezi.
• Csapat elégedettség – A nanonet és a Xero kevésbé stresszessé és összességében boldogabbá teszi a munkát végző embereket. Ha boldog személyzettel rendelkezik, az egész világ kinyílik. 

Együtt használva élvezheti a Xero összes könyvelési képességét a Nanonets automatizálási erejével. Ahogy a termelékenység emelkedni kezd, a kézi hibák száma csökkenni kezd, ügyfelei és alkalmazottai pedig egyre boldogabbak lesznek, így Ön nagyon örülni fog.

Azok az üzleti vezetők, akik valóban fel akarják rázni a dolgokat, ne keressenek tovább; ezek az eszközök megváltoztatják vállalkozása működését az elejétől a végéig. A kezdéshez még ma kapcsolja össze a Nanoneteket a Xero-val, és kezdje el a munkát!

Tervezzen be egy demót

• SEO által támogatott tartalom és PR terjesztés. Erősödjön még ma.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Erősítse meg magát. Hozzáférés itt.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Felerősített tudás. Hozzáférés itt.
• PlatoESG. Carbon, CleanTech, Energia, Környezet, Nap, Hulladékgazdálkodás. Hozzáférés itt.
• PlatoHealth. Biotechnológiai és klinikai vizsgálatok intelligencia. Hozzáférés itt.
• Forrás: https://nanonets.com/blog/managing-invoices-on-xero/