आज के तेज़ गति वाले कारोबारी माहौल में, प्राप्य खातों (एआर) का कुशल प्रबंधन और देय खाते (एपी) स्वस्थ नकदी प्रवाह बनाए रखने के लिए महत्वपूर्ण है। चालान इसका एक अनिवार्य हिस्सा है। इन प्रक्रियाओं में चालान निर्माण और चालान प्रसंस्करण महत्वपूर्ण चरण हैं।
ओरेकल नेटसुइट का मजबूत चालान प्रबंधन प्रणाली चालान प्रक्रिया को स्वचालित और सुव्यवस्थित करने, दक्षता बढ़ाने और आपकी निचली रेखा में सुधार करने के लिए एक शक्तिशाली समाधान प्रदान करती है।
यह व्यापक मार्गदर्शिका एआर और एपी दोनों के लिए ओरेकल नेटसुइट की क्षमताओं की गहराई से पड़ताल करती है, जो आपको अपने वित्तीय संचालन पर नियंत्रण रखने के लिए सशक्त बनाती है। हम एआर और एपी में कुछ मैन्युअल प्रक्रियाओं को सरल बनाने के लिए नेटसुइट और एआई-सक्षम ऑटोमेशन पर भी चर्चा करेंगे।
यह नेटसुइट इनवॉइस प्रबंधन मार्गदर्शिका निम्नलिखित पहलुओं को शामिल करती है:
- प्राप्य खाते - बिक्री चालान बनाना और अद्यतन करना, एआर वर्कफ़्लो को अनुकूलित करना
- देय खाते - विक्रेता बिल बनाना और अद्यतन करना, पीओ मिलान करना, एपी वर्कफ़्लो को अनुकूलित करना
नेटसुइट इनवॉइसिंग - प्राप्य खाते (एआर)
ग्राहकों से भुगतान एकत्र करना कई व्यवसायों के लिए एक निरंतर संघर्ष हो सकता है। नेटसुइट की एआर सुविधाएं आपको प्रक्रिया में तेजी लाने और आपकी संग्रह दर में सुधार करने के लिए उपकरणों से लैस करती हैं:
चालान निर्माण
बिक्री आदेशों को सीधे चालान में परिवर्तित करके जल्दी और आसानी से चालान बनाएं। इससे डुप्लिकेट डेटा प्रविष्टि की आवश्यकता समाप्त हो जाती है, सटीकता सुनिश्चित होती है और आपका बहुमूल्य समय बचता है।
लेन-देन के अंतर्गत-> बिक्री-> 'चालान बनाएं' पर क्लिक करें
'नया लेनदेन' पर क्लिक करें
- उपरोक्त स्क्रीन पर आप फॉर्म का चयन कर सकते हैं। ग्राहक और चालान की तारीख दर्ज करें।
- आपके पास एकाधिक मुद्राएं और प्रासंगिक विनिमय दर चुनने का विकल्प है।
- आइटम अनुभाग में, आप उन लाइन आइटमों को शामिल कर सकते हैं जिनके लिए चालान किया जा रहा है। अगले टैब में, आप अतिरिक्त बिलिंग पते और कर विवरण जोड़ सकते हैं।
- अपने ग्राहकों को चालान प्राप्त करने का एक सुविधाजनक और परेशानी मुक्त तरीका प्रदान करें। नेटसुइट आपको ईमेल के माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक रूप से चालान भेजने या पहुंच और स्वयं-सेवा विकल्पों के लिए एक सुरक्षित ऑनलाइन पोर्टल प्रदान करने की अनुमति देता है।
अनुकूलन योग्य नेटसुइट इनवॉइस टेम्पलेट
पेशेवर टेम्पलेट डिज़ाइन करें जो आपकी ब्रांड पहचान को प्रतिबिंबित करें और उत्पाद विवरण, मूल्य निर्धारण, भुगतान की शर्तें और देय तिथियों जैसी आवश्यक जानकारी संप्रेषित करें।
आप कस्टमाइज़ेशन->फ़ॉर्म->लेनदेन फ़ॉर्म के अंतर्गत विभिन्न इनवॉइस टेम्पलेट्स का चयन कर सकते हैं।
आप यहां उपलब्ध विभिन्न टेम्पलेट देख सकते हैं। चालान के प्रकार पर फ़िल्टर करें। आप एक नया टेम्प्लेट बना सकते हैं और चालान के प्रकार का चयन कर सकते हैं।
आप मौजूदा टेम्पलेट में से चुन सकते हैं और संपादित करने के लिए कस्टमाइज़ पर क्लिक कर सकते हैं
प्रिंट टेम्प्लेट में, आप कस्टम HTML टेम्प्लेट का चयन कर सकते हैं जो विस्तारित संशोधन और डिज़ाइन की अनुमति देते हैं
आप कस्टमाइज़ेशन->फ़ॉर्म->उन्नत पीडीएफ/एचटीएमएल टेम्पलेट के अंतर्गत होम स्क्रीन से विभिन्न इनवॉइस टेम्पलेट चुन सकते हैं। संलग्न स्क्रीनशॉट संपादक स्क्रीन जैसा दिखता है।
- आप नेटसुइट में फ़ील्ड शामिल करने के लिए '+' बटन दबा सकते हैं।
- फ़ील्ड में आपकी कंपनी का नाम, चालान, लाइन आइटम आदि शामिल हो सकते हैं।
- जब कोई इनवॉइस बनाया जाता है, तो टेम्प्लेट में फ़ील्ड इनवॉइस के अनुसार स्वचालित रूप से भर जाते हैं।
यह टेम्प्लेट को पूर्व-परिभाषित करने और कल्पना करने का एक सहज तरीका बनाता है कि वे कैसे दिखेंगे। आप HTML टेम्प्लेट भी आयात कर सकते हैं.
आपके पास छवियों को शामिल करने, कई कॉलमों में विभाजित करने, पेज नंबर जोड़ने और बहुत कुछ करने के लिए और भी अनुकूलन विकल्प हैं।
ऐसी और भी सुविधाएं हैं जो नेटसुइट में खातों की प्राप्य और चालान की सुविधा प्रदान करती हैं।
- एकाधिक वितरण विकल्प: आप उन्हें पीडीएफ के रूप में सहेज और डाउनलोड कर सकते हैं या सीधे ग्राहकों को चालान ईमेल कर सकते हैं।
- स्वचालित भुगतान अनुस्मारक: बकाया चालानों को चूकने न दें। नेटसुइट आपको स्वचालित भुगतान अनुस्मारक सेट करने में सक्षम बनाता है जो ग्राहकों को अतिदेय भुगतान के बारे में सूचित करता है। आप ग्राहकों को शीघ्र भुगतान की ओर प्रेरित करने के लिए इन अनुस्मारक के समय और आवृत्ति को अनुकूलित कर सकते हैं।
- वास्तविक समय भुगतान दृश्यता: अपने एआर उम्र बढ़ने के बारे में वास्तविक समय में जानकारी प्राप्त करें। नेटसुइट विस्तृत रिपोर्ट प्रदान करता है जो आपकी प्राप्तियों को उनकी नियत तारीखों के आधार पर वर्गीकृत करता है, जिससे आप अतिदेय भुगतानों की पहचान कर सकते हैं और संग्रह प्रयासों को प्राथमिकता दे सकते हैं।
SuiteApp के साथ और अधिक अनुकूलन
RSI इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइसिंग सुइट ऐप निम्नलिखित अनुकूलन का समर्थन करने के लिए डिज़ाइन किया गया है:
- कस्टम भेजने के तरीके—एक प्रशासक को लेनदेन रिकॉर्ड और ई-दस्तावेज़ पैकेज रिकॉर्ड पर चयन के लिए उपलब्ध ई-दस्तावेज़ भेजने के तरीके बनाने होंगे। भेजने के तरीकों को स्क्रिप्ट के बजाय कस्टम प्लग-इन के रूप में लागू किया जाना चाहिए।
- आउटबाउंड ई-दस्तावेज़ निर्माण का शेड्यूल-इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइसिंग सूटऐप एक व्यवस्थापक को प्रत्येक लेनदेन के लिए मैन्युअल रूप से ई-दस्तावेज़ बनाने के बजाय एक साथ कई ई-दस्तावेज़ बनाने के लिए एक स्क्रिप्ट तैनात करने में सक्षम बनाता है।
- आउटबाउंड ई-दस्तावेज़ भेजने का शेड्यूल - थोक में ई-दस्तावेज़ बनाने की स्क्रिप्ट की तरह, इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइसिंग सुइटऐप में आउटबाउंड ई-दस्तावेज़ों को स्वचालित रूप से भेजने की स्क्रिप्ट भी है। स्क्रिप्ट केवल आउटबाउंड ई-दस्तावेज़ भेजती है जिनकी स्थिति भेजने के लिए तैयार है।
चालान प्रसंस्करण: देय खाते (एपी)
कई व्यवसायों के लिए, देय खातों के प्रबंधन में कागजी कार्रवाई और कठिन डेटा प्रविष्टि का पहाड़ शामिल होता है। नेटसुइट आपको एक व्यापक विक्रेता चालान प्रबंधन प्रणाली स्थापित करने की अनुमति देता है, जिसमें पीओ-लिंक्ड और स्टैंडअलोन चालान, साथ ही 2-तरफा और 3-तरफा मिलान की क्षमताएं शामिल हैं।
यहां बताया गया है कि आप नेटसुइट में बुनियादी एपी परिचालनों में से एक (बिल बनाना) कैसे कर सकते हैं:
- लेन-देन->भुगतान->बिलों में, आप एक नया बिल जोड़ सकते हैं और मौजूदा बिल देख सकते हैं।
- मैन्युअल रूप से बनाए जाने पर, किसी बिल को लाइन आइटम, राशि, कर आदि के बारे में अतिरिक्त जानकारी की आवश्यकता होती है।
- एक बार बिल जुड़ जाने के बाद, आप इसकी समीक्षा कर सकते हैं और इसे अनुमोदित कर सकते हैं
2-तरफ़ा और 3-तरफ़ा पीओ मिलान
एक विक्रेता बिल का मिलान मौजूदा खरीद आदेश से भी किया जा सकता है, खरीद आदेश -> पीओ की सूची पर जाकर, जहां आप एक बिल 'प्राप्त' कर सकते हैं और फिर विक्रेता बिल से मिलान करके पीओ को 'बिल' कर सकते हैं।
किसी बिल का पीओ से मिलान करने पर खरीद आदेश की स्थिति "लंबित बिल" से "पूरी तरह से बिल" में बदल जाती है। आप पीओ पर केवल आवश्यक लाइन आइटम अपडेट करके, आंशिक पीओ मिलान भी कर सकते हैं - हालांकि, यह प्रत्येक विक्रेता बिल के लिए मैन्युअल रूप से करने के लिए एक कठिन प्रक्रिया में बदल सकता है।
नेटसुइट पर यह फ़ंक्शन भुगतान अनुरोधों से भी जुड़ा है - एक विक्रेता बिल को भुगतान किए गए बिल के रूप में भी अनुमोदित किया जा सकता है। हालाँकि, यह भी एक काफी मैन्युअल प्रक्रिया है जिसमें त्रुटि की संभावना भी होती है। यहीं पर स्वचालन और एआई-संचालित प्रक्रियाओं की आवश्यकता आती है।
स्वचालन से एपी कार्यों को सबसे अधिक लाभ होने की संभावना है, जहां आप प्रसंस्करण समय में कटौती कर सकते हैं या सटीकता बढ़ा सकते हैं, जिससे पैसे की बचत हो सकती है। मैन्युअल प्रसंस्करण की तुलना में, एपी स्वचालन निम्नलिखित कदमों से महत्वपूर्ण सुधार किया जा सकता है:
- डाटा प्रविष्टि। स्वचालित चालान का डेटा कैप्चर करना और अन्य स्रोत दस्तावेज़ मैन्युअल रूप से डेटा दर्ज करने की तुलना में तेज़ और त्रुटि की संभावना कम है।
- चालान मिलान. चालानों का स्वचालित रूप से सहायक दस्तावेज़ों से मिलान किया जा सकता है, जैसे खरीद आदेश और दस्तावेज़ प्राप्त करना (तीन तरह से मिलान). यह स्वचालित मिलान मैन्युअल मिलान की तुलना में तेज़ और अधिक सटीक है, विशेष रूप से उन व्यवसायों के लिए जिन्हें अन्यथा विभिन्न स्थानों पर संग्रहीत दस्तावेज़ों का मिलान करना पड़ सकता है।
- कोडिंग चालान. आप ऐसे नियम स्थापित कर सकते हैं जो स्वचालित रूप से सही सामान्य सेट करते हैं प्रत्येक चालान के लिए खाता बही कोड, मैन्युअल कोडिंग में निहित समय और विसंगतियों को दूर करना।
- अनुमोदन रूटिंग. सभी आवश्यक अनुमोदनकर्ताओं को इलेक्ट्रॉनिक रूटिंग उनमें से प्रत्येक को मैन्युअल रूप से दस्तावेज़ भेजने की तुलना में तेज़ है, और यह पूरे वर्कफ़्लो में बेहतर ट्रैकिंग भी प्रदान करता है।
पेमेंट ऑटोमेशन सूटऐप आपको विक्रेता भुगतान को स्वचालित करने और आपके ए/पी और समाधान वर्कफ़्लो को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने देता है। पेमेंट ऑटोमेशन का एक हिस्सा है एपी ऑटोमेशन भुगतान मॉड्यूल. यह SuiteApp अपनी सीमाओं के साथ आता है, और यहीं पर तृतीय-पक्ष एकीकरण और अन्य SuiteApps फोरप्ले में आते हैं और अतिरिक्त लाभ देते हैं:
यह SuiteApp अपनी सीमाओं के साथ आता है, और यहीं पर तृतीय-पक्ष एकीकरण और अन्य SuiteApps फोरप्ले में आते हैं और अतिरिक्त लाभ देते हैं:
- अधिक स्रोतों से चालान, पीओ इत्यादि को एकीकृत करें और खींचें। अब ड्रैग-एंड-ड्रॉप, ईमेल या अपने Google ड्राइव को कनेक्ट करने आदि की आवश्यकता नहीं है।
- अनुमोदन और ट्रैकिंग के लिए अनुस्मारक के साथ जटिल अनुमोदन सेटिंग्स
- एआई चालान, पीओ और उनके आने वाले सभी विभिन्न डिज़ाइनों से मेल खाता है।
- स्ट्राइप, वाइज, रिवोल्यूट और एसीएच के साथ अधिक भुगतान विकल्प और एकीकरण।
नैनोनेट्स: आपका एपी ऑटोमेशन चैंपियन
नैनोनेट्स एक शक्तिशाली एपी ऑटोमेशन समाधान है जो इनवॉइस प्रोसेसिंग को सुव्यवस्थित करने और नेटसुइट और अन्य एकीकरणों के साथ सहजता से एकीकृत करने के लिए आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस (एआई) के जादू का लाभ उठाता है।
10,000 से अधिक ब्रांडों द्वारा विश्वसनीय, नैनोनेट्स एपी की सटीक पहचान और प्रसंस्करण के लिए श्रेणी में सर्वश्रेष्ठ इनवॉइस पहचान और एआई सॉफ्टवेयर के साथ आता है।
यहां एक झलक दी गई है कि नैनोनेट्स नेटसुइट एपी वर्कफ़्लो को कैसे स्वचालित करता है:
- स्वचालित चालान रसीदें: नैनोनेट्स में चालान आयात करना सटीकता और एकीकरण कवरेज के लिए कई स्रोतों से प्राप्त जानकारी अपनी श्रेणी में सर्वश्रेष्ठ है।
- स्वचालित डेटा प्रविष्टि: नैनोनेट्स आपके चालान से संरचित डेटा निकालता है, भले ही चालान प्रारूप कुछ भी हो और चाहे चालान स्कैन किया गया हो या डिजिटल हो।
- स्वचालित सत्यापन: दोतरफा मिलान और इसके बाद में। खुले खरीद ऑर्डर, डिलीवरी नोट्स और अन्य एपी दस्तावेज़ों के साथ चालान जानकारी का मिलान करें। नेटसुइट की थकाऊ मिलान प्रक्रिया से पूरी तरह बचें।
- मल्टी-स्टेज अनुमोदन रूटिंग: स्वचालित सूचनाएं भेजें अनुमोदन से पहले चालान की समीक्षा करने के लिए संगठन में सही व्यक्ति को नियुक्त करना। उपयोगकर्ताओं को चालान स्वीकृत करने के लिए नेटसुइट लाइसेंस के लिए भुगतान करने की आवश्यकता नहीं है।
- स्वचालित भुगतान शेड्यूलिंग और प्रसंस्करण: किसी भी भुगतान विधि का उपयोग करके चालान का भुगतान करें
- वास्तविक समय समन्वयन: अपने नेटसुइट खातों का चार्ट आयात करें और अपने विक्रेताओं से दस्तावेजों को कोड करने के लिए नियम बनाएं।
इन महत्वपूर्ण कार्यों को स्वचालित करके, नैनोनेट्स मैन्युअल प्रयास को काफी कम कर देता है, त्रुटियों को कम करता है और एपी प्रक्रिया को तेज करता है, जिससे आपकी टीम को अधिक रणनीतिक प्रयासों पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति मिलती है।
मूल एकीकरण की शक्ति को उजागर करना
नेटसुइट के साथ नैनोनेट को एकीकृत करने से सभी आकार के व्यवसायों के लिए कई लाभ खुलते हैं। यहां कुछ सबसे आकर्षक फायदे दिए गए हैं:
- कम प्रयास: नैनोनेट्स चालान प्रसंस्करण को स्वचालित करता है, जिससे आपकी एपी टीम मुक्त हो जाती है।
- बढ़ी हुई सटीकता: एकीकरण त्रुटियों को कम करता है और डेटा अखंडता सुनिश्चित करता है।
- तेज़ प्रसंस्करण: त्वरित अनुमोदन और भुगतान के लिए कार्यों को स्वचालित करें।
- बढ़ी हुई दृश्यता: वास्तविक समय डैशबोर्ड के साथ अंतर्दृष्टि प्राप्त करें।
- बेहतर अनुपालन: एक सुव्यवस्थित और श्रव्य एपी प्रक्रिया सुनिश्चित करता है।
नेटसुइट के साथ नैनोनेट्स को एकीकृत करने से खातों के देय संचालन को स्वचालित और अनुकूलित किया जा सकता है। यह संयोजन एपी प्रक्रिया को सुव्यवस्थित कर सकता है, लागत कम कर सकता है और टीम को अधिक रणनीतिक पहलों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए सशक्त बना सकता है।
एपी स्वचालन की ओर पहला कदम उठाते हुए
नैनोनेट्स देय खातों को स्वचालित करता है, ड्राइविंग दक्षता, सटीकता और एक मजबूत वित्तीय प्रक्रिया। वित्तीय प्रबंधन में नेतृत्व करने के लिए एआई और मशीन लर्निंग का लाभ उठाएं। त्रुटियों को दूर करें, कार्यों को स्वचालित करें और एपी को निर्बाध रूप से एकीकृत करें। निःशुल्क डेमो के साथ देखें कि नैनोनेट्स कैसे समाधान तैयार करता है। नैनोनेट्स के साथ वित्त के भविष्य में कदम रखें।
- एसईओ संचालित सामग्री और पीआर वितरण। आज ही प्रवर्धित हो जाओ।
- प्लेटोडेटा.नेटवर्क वर्टिकल जेनरेटिव एआई। स्वयं को शक्तिवान बनाएं। यहां पहुंचें।
- प्लेटोआईस्ट्रीम। Web3 इंटेलिजेंस। ज्ञान प्रवर्धित। यहां पहुंचें।
- प्लेटोईएसजी. कार्बन, क्लीनटेक, ऊर्जा, पर्यावरण, सौर, कचरा प्रबंधन। यहां पहुंचें।
- प्लेटोहेल्थ। बायोटेक और क्लिनिकल परीक्षण इंटेलिजेंस। यहां पहुंचें।
- स्रोत: https://nanonets.com/blog/managing-invoices-in-netsuite/
