Parfois, les processus métier de base peuvent prendre beaucoup plus de temps que ne le pensent les dirigeants d’entreprise. La facturation, par exemple, est quelque chose qui chaque équipe comptable il faut apprendre à gérer.

À la base, la facturation semble simple : un fournisseur fournit des biens ou des services, détaille les articles fournis et envoie une facture au client (AKA une facture). Le client alors facture reçoit la facture, vérifie son exactitude et soumet le paiement au vendeur. 

Simple, non ? Cela peut paraître ainsi, mais en réalité, 66% des entreprises disent qu'ils dépensent plus que cinq jours par mois pour traiter les factures. Avec seulement 20 à 25 jours ouvrables par mois, l'impact de cinq jours entiers consacrés à l'envoi, à la réception et au traitement des paiements des factures constitue un atout majeur pour l'équipe des comptes clients et l'équipe des comptes fournisseurs d'une organisation.

Aujourd’hui, l’un des meilleurs moyens de remédier aux inefficacités des processus et d’améliorer l’efficacité organisationnelle consiste à investir dans des solutions SaaS numériques qui rationalisent lesdits processus. Xero, l'un des principaux outils de comptabilité SaaS destinés aux petites et moyennes entreprises, aide à résoudre les inefficacités liées à la facturation et d'autres défis dans le domaine cycle comptable.

Isolé, le logiciel de facturation Xero constitue une solution robuste, mais lorsqu'il est associé à d'autres Automatisation AP outils, son efficacité augmente de façon exponentielle. Jetons un coup d'œil à ce que les solutions de facturation Xero peuvent offrir aux entreprises, puis à ce que Xero peut faire lorsqu'il est associé à d'autres offres SaaS.

Logiciel de facturation Xero pour les comptes clients

Bien trop familier avec les défis de trésorerie et la poursuite des paiements de factures en souffrance, le comptes débiteurs L’équipe est chargée de collecter tout l’argent gagné par une entreprise. Qu'une organisation soit B2B ou B2C, l'équipe AR joue un rôle essentiel pour garantir que les liquidités entrent dans l'entreprise à un rythme qui soutient les dépenses professionnelles et les initiatives de croissance.

Comment faire de la RA dans Xero

Au lieu de créer manuellement des factures pour chaque client, d'envoyer des e-mails individuels pour alerter les utilisateurs des paiements à venir et de créer des rapports manuels sur les flux de trésorerie, les équipes AR peuvent intégrer Xero dans l'écosystème AR pour accéder à un certain nombre de fonctionnalités utiles et de fonctionnalités de facturation automatisées.

Avec Xero, la création de factures et le suivi de chaque tâche sont beaucoup plus faciles. Il vous sera demandé de choisir entre « facturation classique » et « nouvelle facturation » au sein de Xero ; si l'efficacité est votre objectif, choisissez la « nouvelle facturation » pour réduire la charge de travail et la collecte manuelle des données. Voici à quoi ressemble la création de factures lors de l'utilisation de la « nouvelle facturation » Xero :

1. Assurez-vous d'abord que les coordonnées du client sont ajoutées à Xero. Avec une nouvelle facturation, vous pouvez remplir automatiquement certains champs avec ces informations. 
2. Allez à "Facture" dans l'application Xero. 
3. Commencez à saisir le nom du client dans le champ "À" champ, et les détails du client doivent figurer dans la facture.
4. Remplissez tous les champs obligatoires tels que « Article », « Quantité » ainsi que "Prix."
5. Faites glisser et déposez les éléments de campagne pour les déplacer dans un certain ordre.
6. Une fois la facture remplie, choisissez "Enregistrer et ajouter un autre" or "Soumettre pour approbation."

Non seulement le logiciel de facturation Xero permet aux experts en réalité augmentée d'envoyer des rappels de paiement automatisés et de créer facilement des factures personnalisées, mais il offre également toute une série de fonctionnalités ciblées sur la réalité augmentée, telles que :

Suivi du statut des factures

Distribuer des factures du premier coup est déjà assez difficile ; Xero transforme non seulement le processus initial de création de facture en quelques clics, mais il fournit également un suivi et des analyses des factures en temps réel. Y a-t-il un client avec des paiements impayés ou des problèmes de paiement persistants ? Xero peut vous aider à informer l'équipe AR avant que votre entreprise ne perde de l'argent durement gagné.

Traitement des paiements en ligne

Les clients envoient trop de chèques – ils veulent payer en ligne ! Le traitement des paiements en ligne est à portée de main grâce aux plugins tiers appropriés disponibles via Xero. Les clients adoreront à quel point c'est simple, et l'équipe AR adorera qu'il s'agisse en grande partie d'un processus sans contact de leur part.

Modèles de facture Xero

Les factures officielles avec un style uniforme, un logo intégré et un faible taux d'erreur peuvent aider les entreprises à bâtir une marque de fiabilité et de confiance, et avec les modèles de facture Xero, des factures impeccables sont inévitables.

Pour créer un modèle de facture Xero, suivez ce qui suit :

1. Cliquez sur le nom du fournisseur, puis cliquez sur, "Réglages."
2. Cliquez sur « Paramètres de facture ».
3. Sélectionnez "Nouveau thème de marque."
4. Saisissez une étiquette pour référencer ce modèle de facture Xero spécifique à l'avenir. Quelque chose comme « Modèle de facture mensuelle client XYZ » travaillerait.
5. Personnalisez la conception de la facture et effectuez les ajustements nécessaires. 
6. Cliquez "Sauvegarder."
7. Pour consulter les modèles de facture enregistrés, recherchez le nom du modèle que vous souhaitez afficher ou utiliser et cliquez sur "Aperçu."

Factures pro forma Xero 

La plupart des entreprises envoient des factures après la fourniture des biens ou des services, mais si votre organisation s'appuie sur des factures pro forma utilisées avant que vos offres ne soient fournies aux utilisateurs finaux, Xero ne vous a pas laissé de côté. Les factures pro forma Xero sont similaires au modèle de facture Xero, mais elles sont structurées légèrement différemment pour répondre aux besoins de votre entreprise.

Xero pour le traitement des factures dans la comptabilité fournisseurs

De l'autre côté du processus de facturation, le comptes à payer L'équipe travaille sans relâche pour traiter les factures entrantes, vérifier que les biens et services ont été reçus conformément à ce qui figure sur la facture, naviguer dans le processus d'approbation du paiementet soumettez les paiements aux fournisseurs en attente.

Comment faire AP dans Xero

Tout comme leurs homologues AR, les membres de l'équipe AP peuvent s'appuyer sur le logiciel de facturation Xero pour se faciliter la vie de plusieurs manières. La fonction la plus importante de Xero dans l’espace AP est peut-être l’importation et le traitement d’une facture.

Étape par étape, voici à quoi cela peut ressembler :

1. Une fois qu'une facture est envoyée par un fournisseur, vous pouvez télécharger un PDF de la facture dans Xero. 
2. Pour vérifier les factures ou lancer le processus d'approbation, accédez à "Affaires" menu et sélectionnez « Factures ».
3. Effectuez une vérification manuelle des factures en comparant la description, le montant et le prix de l'article avec les biens ou services reçus. 
4. Une fois qu'il est prêt à être approuvé, l'approbateur peut cliquer sur « Approuver et envoyer un e-mail » pour envoyer la facture à payer. 

Vous pouvez également transférer les factures vers une adresse e-mail spécifique pour scanner certains détails renseignés.

Les autres fonctionnalités Xero appréciées des équipes AP sont : 

Gestion simple des factures

Garder une trace des dettes impayées à court terme peut s’avérer difficile ; avec un large éventail de factures payables à différents moments au fil des mois, les équipes AP ont du pain sur la planche administrative. Avec le logiciel de facturation Xero, le suivi des échéances à venir et des factures impayées devient automatique. 

Capacités de paiement groupé

En permettant les paiements groupés dans le logiciel de facturation Xero, les équipes AP peuvent bénéficier de beaucoup moins de saisie manuelle des données et d'un temps de traitement réduit lors des paiements.

Processus d'approbation

Grâce aux capacités de flux de travail d'approbation personnalisables de Xero, les équipes AP peuvent envoyer des paiements de factures via les canaux d'approbation appropriés, le tout dans la plateforme elle-même. Fini les longues chaînes d'e-mails et les retards de paiement dus à l'encombrement de la boîte de réception. 

Rapprochement bancaire

Xero automatise le rapprochement des paiements effectués avec les factures, simplifiant ainsi le processus de rapprochement des transactions avec les factures correspondantes. Cette fonctionnalité garantit des enregistrements financiers précis et réduit le risque d’erreurs.

Lacunes notables dans le processus Xero AP

Il est clair que Xero apporte un atout majeur aux équipes comptables des entreprises en croissance dans un large éventail de secteurs. La plateforme est fiable, bien testée et en constante évolution, mais il existe de nombreuses autres façons d'améliorer les processus AP et AR avec des outils centrés sur l'automatisation. En termes simples, il y a beaucoup de choses que Xero ne peut pas faire, aussi. Certaines des plus grandes limitations pour les équipes AP utilisant le logiciel de facturation Xero sont :

Limites de la capture des factures

Xero est idéal pour numériser et stocker des documents professionnels tels que des factures, mais il est très limité dans l'extraction de points de données clés à partir d'images numérisées. Cela laisse les équipes AP confrontées à des tâches de saisie manuelle des données à chaque fois qu'une nouvelle facture est reçue. Tu parles d'un temps nul !

Limites de la complexité de l'entreprise

Le logiciel de facturation Xero ne fournit pas trop de personnalisations pour les factures et les factures, ce qui rend difficile la rationalisation des processus AP.

Limites du flux de travail d'approbation

Si vous recherchez une configuration de flux de travail ultra-complexe ou un flux de travail adaptatif en fonction du montant de la facture, vous aurez besoin d'un outil d'automatisation supplémentaire pour concrétiser cette réalité.

Limites des rapports

À une époque où les chefs d'entreprise attendent des informations en temps réel lorsqu'ils prennent des décisions, Xero ne sera pas en mesure de fournir le niveau de détail nécessaire pour prendre des décisions fondées sur des données auxquelles vous pouvez faire confiance.

Nanonets pour l'automatisation AP

 Soyons clairs : Xero ajoute une immense valeur au cycle comptable dans son ensemble. La solution numérique SaaS aide les entreprises à entrer dans l'ère numérique, mais avec les bonnes intégrations et les outils supplémentaires, Xero peut faire bien plus. Avec nanonets, une offre SaaS d'automatisation AP, toutes les lacunes AP révélées ci-dessus peuvent être comblées rapidement.

Utiliser des nanonets pour automatiser AP dans Xero

Après avoir intégré Nanonets au logiciel de facturation Xero, vous adorerez le coup de pouce apporté Automatisation AP donne à la fonction dans son ensemble. Par exemple: 

Technologie OCR et traitement automatisé des factures

Grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR), les Nanonets peuvent lire et extraire les données clés des factures entrantes et réduire la saisie manuelle des données. Ne t'inquiète pas; les enregistrements de factures seront également enregistrés dans Xero, garantissant une parfaite correspondance des données entre les deux plates-formes sans aucune intervention humaine. Maintenant, traitement des factures - Y compris bidirectionnel et la correspondance à trois – peut être effectuée automatiquement. 

Automatisation des paiements

Avec les Nanonets intégrant Stripe, Wise et ACH, l'automatisation des paiements n'est pas qu'un rêve ; c'est une réalité. Les équipes AP peuvent utiliser l'intégration Nanonets et Xero pour automatiser le processus de paiement. Des règles personnalisées peuvent également être mises en place tout au long du processus. Créez un flux de travail d'approbation personnalisé, définissez des limites de paiement et améliorez la sécurité avec d'autres règles.

Gestion des fournisseurs

Sélection des fournisseurs c'est déjà assez dur; garder toutes leurs informations à jour et correctes dans Xero peut être un travail sans fin. Avec Nanonets, les informations sur les fournisseurs peuvent être automatiquement mises à jour en fonction des données de facture actuelles, ce qui rend la gestion des fournisseurs aussi simple que possible.

Rapports de nouvelle génération

Depuis le début, les tableaux de bord et les fonctionnalités de reporting automatisés font partie des offres de Nanonets. Avec seulement quelques exercices de clic-déposer, votre équipe AP – et d’autres équipes comptables – peuvent disposer de rapports qui couvrent toutes les bases.

Comment les Nanonets et Xero fonctionnent ensemble

La configuration de l'intégration entre Nanonets et Xero ne prend généralement que quelques minutes. Vous trouverez ci-dessous une illustration de Nanonets récupérant des factures provenant de plusieurs sources telles que DropBox et GMail et les traitant.

Cela ne se limite pas aux factures, mais également aux bons de commande et autres documents. Après approbation dans un flux de travail que vous pouvez configurer, les données sont prêtes pour une synchronisation dans Xero.

Les nanonets peuvent traiter les factures, extraire des informations clés, transmettre ces informations à Xero et automatiser les processus. Cette intégration est disponible depuis des années, ce qui en fait quelque chose dont vous et votre organisation pouvez commencer à bénéficier MAINTENANT. N'attendez pas pour découvrir les avantages de Nanonets et Xero ; commencez maintenant.

Avantages du couplage de Nanonets avec Xero

Puissants séparément et imparables ensemble, Nanonets et Xero sont prêts à changer la façon dont les professionnels de la comptabilité travaillent. Il ne suffit plus d'avoir un ERP performant ou une solution comptable facile à utiliser ; l'automatisation est un must pour toutes les entreprises, et avec les Nanonets, le parcours d'automatisation devient beaucoup plus gérable. 

En investissant du temps et des ressources dans la configuration de ces outils, vous verrez un retour sur investissement se matérialiser de différentes manières.

• Productivité - Premièrement, la productivité va monter en flèche. L'automatisation fait plus que rendre les tâches plus efficaces, elle permet également à vos équipes AP et AR de concentrer leurs efforts sur des aspects de l'entreprise à plus forte valeur ajoutée. 
• Gain financier – Une productivité accrue entraîne de meilleurs résultats financiers pour les entreprises.
• Satisfaction de l’équipe – Nanonets et Xero rendent les personnes effectuant le travail moins stressées et plus heureuses dans leur travail en général. Quand on a un personnel heureux, le monde entier s’ouvre. 

Lorsqu'ils sont utilisés ensemble, vous pouvez profiter de toutes les prouesses comptables de Xero avec la puissance d'automatisation de Nanonets. À mesure que la productivité commence à augmenter, les erreurs manuelles commencent à diminuer et vos clients et employés deviennent de plus en plus satisfaits, vous serez tellement heureux de l'avoir fait.

Les chefs d’entreprise qui cherchent réellement à faire bouger les choses ne devraient pas chercher plus loin ; ces outils changeront la façon dont votre entreprise fonctionne du début à la fin. Pour commencer dès aujourd’hui, associez Nanonets à Xero et mettez-vous au travail !

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• La source: https://nanonets.com/blog/managing-invoices-on-xero/