À mesure que les outils et services quotidiens sont de plus en plus basés sur un abonnement, notre stratégie globale d'automatisation en matière de gestion d'entreprise évolue également. Mais tout comme le maintien d’un abonnement avec renouvellement automatique sans surveillance peut être une erreur coûteuse, une mauvaise gestion des transactions ACH récurrentes peut également s’avérer une erreur.

QuickBooks, l'un des plus populaires comptabilité et les plateformes de comptabilité sur le marché, offrent une méthode assez simple de gestion des paiements ACH récurrents pour garantir qu'aucune surprise ne survienne pendant temps de réconciliation.

Que sont les paiements ACH ?

Bien qu'il soit généralement simplement appelé paiements ACH ou transferts ACH, le terme fait plus spécifiquement référence à un réseau de paiement national sur lequel les banques et autres institutions s'appuient pour traiter les paiements de manière sécurisée et précise entre les parties. Dans sa forme la plus simple, le réseau ACH est comme un tiers de confiance qui reçoit de l'argent du payeur et le traite en son nom avant de le déposer sur le compte du bénéficiaire.

Les paiements ACH sont généralement rapides pendant la semaine de travail mais ne sont pas instantanés. Au lieu d'acheminer directement vers le bénéficiaire lors du paiement, comme les applications de paiement et les outils de traitement similaires, le réseau ACH regroupe et achemine les paiements quotidiennement plutôt qu'individuellement. C'est pourquoi les paiements ACH prennent généralement 1 à 3 jours ouvrables pour être exécutés, bien que les paiements ACH soient de plus en plus effectués le jour même lorsqu'ils sont soumis pendant les heures ouvrables suffisamment tôt dans la journée.

Les paiements ACH relèvent généralement de l’une des deux catégories principales :

Paiement direct: Ce type de paiement ACH décrit comment un acheteur paie des biens ou des services. Les exemples incluent les paiements directs ACH pour les factures de services publics, à un ami comme alternative aux virements électroniques et à votre société de carte de crédit pour payer votre relevé mensuel.

Dépôt direct: La variété de paiement ACH que nous connaissons le mieux, le dépôt direct, fait référence aux entreprises, aux employeurs et aux entités gouvernementales offrant des paiements ACH aux bénéficiaires pour la paie, les droits et avantages gouvernementaux, et même les remboursements d'impôts.

Au sein de ces deux grandes étiquettes, en fonction de votre rôle dans l'échange, votre transaction sera classée comme :

Crédit ACH: Si vous êtes le destinataire, votre compte est crédité du solde du paiement du compte de l'expéditeur. Les transactions de crédit ACH peuvent inclure votre paie, les paiements de prestations gouvernementales, les remboursements d'impôts ou les paiements facturés pour les entrepreneurs.

Débit ACH: La transaction de l'expéditeur est un débit ACH, car l'argent est débité de son compte lorsqu'il est envoyé au destinataire. Si vous payez votre prêt hypothécaire via le paiement ACH, il s'agit alors d'une transaction de débit ACH.

Que sont les paiements ACH récurrents ?

Souvent, pour des dépenses prévisibles et continues, nous mettrons en place des paiements ACH récurrents pour alléger la charge mentale et éviter le risque de manquer une facture. Les paiements récurrents s'effectuent de manière programmée et débitent le montant exact indiqué ; ils ont tendance à être les meilleurs pour les coûts fixes comme les abonnements, les paiements d’hypothèque ou de location et les frais d’adhésion. Les retenues sur salaire, bien que variables, sont également généralement classées comme récurrentes afin de réduire les frictions entre le traitement de la paie et le paiement du personnel.

Paiements ACH récurrents ou automatisés

Bien que les paiements récurrents soient automatisés, tous les paiements automatisés ne sont pas récurrents. Le fait qu'un paiement ACH soit classé comme récurrent dépend de la fréquence : si le paiement a lieu périodiquement selon un calendrier planifié, c'est-à-dire mensuellement, il est récurrent. S'il s'agit d'un paiement ACH préplanifié et préprogrammé devant être exécuté dans le futur mais sur une base unique, il s'agit simplement d'un paiement ACH automatisé.

Comment fonctionnent les paiements ACH récurrents dans QuickBooks ?

Si vous prévoyez d'utiliser des paiements ACH récurrents dans QuickBooks, notez que seul QuickBooks en ligne offre cette fonctionnalité – alors que QuickBooks met fin à sa plate-forme de bureau, attendez-vous à ce que les nouvelles intégrations et fonctionnalités soient exclusives à la plate-forme en ligne ; les paiements ACH récurrents ne font pas exception.

Paiements récurrents des clients

Avant de recevoir un paiement ACH dans QuickBooks, vous devez disposer d'une licence active QuickBooks Online et QuickBooks Payments. Avant de commencer, vous aurez également besoin de l'autorisation du client pour facturer. Qu'il s'agisse d'un consentement verbal ou écrit, valider que votre client sait qu'une transaction ACH est entrante est tout simplement un bon service client.

À partir de là, vous :

Ajoutez les transactions récurrentes en sélectionnant Transactions récurrentes dans le menu déroulant des paramètres.

Cliquez Nouveauté, Puis sélectionnez Facture de vente Dans le menu déroulant.

Vous remplirez ensuite toutes les informations sur le client ou le client.

 Et c'est tout! Au-delà de garder un œil sur les paiements ACH récurrents, validez une dernière fois avant d'appuyer sur la gâchette que votre client ou client connaît et accepte le paiement ACH récurrent ; sinon, tu es prêt à partir !

Paiements aux fournisseurs

Vous suivrez les mêmes étapes que ci-dessus, mais au lieu de sélectionner Facture de vente, vous cliquerez Facture:

À partir de là, remplissez simplement les données du fournisseur ou sélectionnez un fournisseur et intervalle de paiement récurrent – ​​c'est aussi simple que cela !

Comment arrêter les paiements ACH récurrents dans QuickBooks

Une fois que vous avez configuré un paiement ACH récurrent dans QuickBooks, qu'il soit crédit ou débit, vous pouvez surveiller son statut à partir du Transactions récurrentes tableau de bord:

Annuler ou arrêter un paiement ACH récurrent est aussi simple que de sélectionner le Modifier menu déroulant sous le Action colonne et en sélectionnant Supprimer. Vous pouvez également suspendre les paiements ACH récurrents ou ignorer le prochain paiement ACH récurrent.

Inconvénients des paiements récurrents dans QuickBooks

Bien qu'aucun système ne soit parfait, l'établissement et l'utilisation de paiements récurrents dans QuickBooks présentent certains inconvénients uniques :

• Limites quotidiennes : Si vous lancez l'ACH (crédit ou débit) à partir d'une banque externe, vous êtes limité à une limite de dépôt quotidienne de 500,000 100,000 $ (dans QuickBooks) et à une limite de débit hebdomadaire de 20,000 40,000 $ (argent envoyé depuis QuickBooks). Si vous lancez le transfert ACH depuis QuickBooks, vous pouvez transférer jusqu'à XNUMX XNUMX $ par jour et XNUMX XNUMX $ par semaine. développement QuickBooks et jusqu'à 50,000 XNUMX $ par jour ande de QuickBooks.
• Délais de traitement : Bien que le réseau ACH soit devenu plus rapide ces dernières années, rien ne garantit qu'un paiement ACH sera entièrement exécuté le jour même. Cela est particulièrement vrai si vous effectuez la transaction en dehors des heures normales de bureau.
• Risque de fonds insuffisant : Bien que cela ne soit pas spécifiquement lié à QuickBooks, vous courez toujours le risque de découvert des comptes ou de payer des frais de fonds insuffisants si vous ne surveillez pas le solde débité de votre compte. Encore une fois, il ne s’agit pas d’un risque ou d’un inconvénient inhérent, mais d’un risque qui peut être frustrant et coûteux.
• Paiements internationaux : QuickBooks manque intégration native des paiements ACH transfrontaliers ; bien que tiers add-ons combler le vide, les entreprises travaillant largement avec vendeurs internationaux ou les acheteurs peuvent trouver de meilleures solutions ailleurs.

Alternatives aux paiements ACH dans QuickBooks

Si vous préférez ne pas utiliser QuickBooks pour les paiements ACH – ou si vous souhaitez éviter complètement les transactions ACH – de nombreuses alternatives vous offrent la possibilité de choisir les systèmes qui correspondent le mieux à vos flux de travail. Certaines alternatives courantes incluent :

1. Paiement QuickBooks Go : Pour les utilisateurs de QuickBooks, cette application de paiement mobile constitue une alternative aux transactions ACH et inclut une synchronisation automatique avec votre compte principal.
2. Autres applications: Une gamme d'applications de traitement des paiements mobiles offrent une flexibilité et une facilité d'utilisation en déplacement, notamment Venmo, PayPal, et CashApp.
3. Processeurs de paiement: Si vous avez besoin d'outils de gestion de transactions plus robustes, processeurs de paiement comme Square et Stripe fournir des solutions de paiement tout-en-un.
4. Virements bancaires : Bien que plus coûteux dans la plupart des cas, les virements électroniques sont populaires pour les transactions internationales et transfrontalières.

Conclusion

Bien que des alternatives existent, la gestion des transactions ACH récurrentes directement au sein de la plateforme QuickBooks tend à être une valeur sûre pour les utilisateurs souhaitant tenir la comptabilité de leur entreprise sur une plateforme centralisée sans avoir à apprendre et à gérer plusieurs produits. Les transactions ACH récurrentes constituent un moyen simple, sûr et facile de conserver les liquidités entrantes et vendeurs heureux – et QuickBooks simplifie encore davantage le processus.

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• La source: https://nanonets.com/blog/recurring-ach-payments-quickbooks/