Vous souvenez-vous de l’époque où un seul reçu égaré pouvait faire dérailler tout le processus de déclaration de dépenses dans une entreprise ? Eh bien, cette époque est révolue depuis longtemps. Dans le monde des affaires ultra-rapide d’aujourd’hui, l’efficacité de la gestion des dépenses n’est pas seulement un avantage, c’est un incontournable pour une entreprise prospère. Les approbations rationalisées des dépenses ne sont pas seulement une question de rapidité ; il s’agit d’affaires intelligentes.

Dans ce blog, nous plongerons en profondeur dans le monde de l’approbation des dépenses. Nous vous ferons découvrir les défis épineux des processus traditionnels d’approbation des dépenses et vous expliquerons comment l’adoption de l’efficacité peut changer la donne pour votre gestion financière. Nous explorerons finalement des stratégies pour rationaliser vos approbations de dépenses et stimuler la croissance de votre entreprise.

L’importance d’approbations de dépenses efficaces

Imaginez un processus typique d'approbation des dépenses : des piles de reçus, des échanges d'e-mails sans fin et beaucoup d'attente.

Les méthodes traditionnelles sont souvent truffées d’inefficacités :

• documents perdus
• approbations retardées
• manque de visibilité sur les dépenses

Ce processus lent n’est pas seulement frustrant ; cela coûte aux entreprises bien plus que du temps. Cela entraîne des retards de remboursement, des employés mécontents et, pire encore, un manque de contrôle sur les dépenses de l’entreprise.

Rationaliser pour réussir

Passons maintenant à un processus rationalisé d’approbation des dépenses. Ici, l’efficacité est reine. Des approbations de dépenses rapides et efficaces signifient un suivi en temps réel, des remboursements rapides et des employés satisfaits. Mais il ne s’agit pas seulement de visages heureux ; il s’agit du résultat net. Des approbations de dépenses efficaces vous donnent une vision claire des habitudes de dépenses de votre entreprise, vous aidant ainsi à prendre des décisions éclairées. Vous savez où va chaque dollar, ce qui permet une meilleure gestion budgétaire et une meilleure planification financière. En retour, cela contribue à la croissance globale de l’entreprise, en faisant tourner les rouages ​​de l’entreprise plus rapidement et plus efficacement.

Étude de cas sur l'automatisation de l'approbation des dépenses

Explorons un exemple concret.

Une étude de cas sur les avantages de l'automatisation des rapports de dépenses provient de la chaîne de magasins de vente au détail et d'ateliers automobiles ATU. Ils ont été confrontés à des défis importants dans leurs flux de travail financiers en raison du recours aux paiements en espèces et aux processus de rapprochement manuels. Ce système était inefficace, surtout compte tenu de la taille importante de l’ATU, avec plus de 500 agences et de nombreux achats externes nécessitant une paperasse importante.

Le directeur financier d'ATU, Sebastian Jarankowski, a souligné les inefficacités de leur ancien système, où ils devaient transporter les factures papier à travers l'Allemagne, ce qui entraînait d'énormes difficultés administratives et de gestion. Le tournant pour ATU a été l’adoption du logiciel de gestion des dépenses de Payhawk, qui a révolutionné leurs opérations financières.

La mise en œuvre de la solution Payhawk a fourni à ATU une visibilité complète des dépenses de l'entreprise et a permis à l'entreprise de tirer parti des contrôles de dépenses intégrés et des approbations automatisées en plusieurs étapes. Cette transformation a permis à ATU de prendre des décisions de dépenses plus éclairées, de réduire considérablement les ressources allouées aux tâches manuelles et de réaliser des économies substantielles grâce aux récupérations de TVA.

Un résultat notable de cette transformation numérique a été l’élimination de la nécessité de courir après les reçus papier. Comme l'a déclaré Mathias Goetz, chef de projet senior chez ATU, le nouveau processus obligeait les managers à simplement prendre une photo de leurs reçus et à les télécharger dans le système financier automatisé. Ce changement a conduit à une récupération impressionnante de 2 millions d’euros auprès du bureau des impôts au cours de la seule première année, un avantage financier important qui aurait été perdu sous le système précédent.

Lisez le rapport complet de l’étude de cas ci-dessous.

ATU améliore le rapprochement des paiements et économise +2 millions | Payhawk

De la conduite de camions remplis de factures papier au passage au tout numérique. Découvrez comment le numéro un allemand de la vente au détail d'automobiles est passé au cashless et a économisé +2 millions d'euros en rapprochements de paiements.

Stratégies clés pour rationaliser les approbations des dépenses

Nous allons maintenant explorer comment configurer et automatiser votre processus d’approbation des dépenses à partir de zéro. Commençons maintenant.

1. Donner la priorité à la transparence et à la responsabilité

Chaque transaction, chaque approbation doit être claire comme le jour. Pour y parvenir, établissez un système dans lequel les approbations et les refus ne sont pas seulement communiqués mais expliqués. Encourager une culture où remettre en question les dépenses n’est pas un tabou mais un signe de bonne gouvernance. Choisissez une plate-forme où les approbations sont suivies et visibles par les parties concernées, afin d'avoir une piste d'audit claire. Ce niveau de transparence favorise en fin de compte la responsabilité.

2. Création de la politique de dépenses

Considérez la politique de dépenses de votre entreprise comme le règlement d’un sport. Si les règles ne sont pas claires, le jeu tourne au chaos. Une politique de dépenses complète et bien rédigée constitue votre première ligne de défense contre les abus et la confusion. Commencez par définir ce qui est remboursable et ce qui ne l’est pas. Soyez aussi clair que le cristal : si une paire de baskets ne compte pas comme une dépense professionnelle, dites-le. Utilisez un langage simple, et non juridique, afin que tout le monde, de votre équipe technique à votre force de vente, le comprenne. Et la communication ? Ne vous contentez pas de l’envoyer par e-mail et de l’oublier. Organisez régulièrement des discussions, des ateliers et des rappels sur ces politiques. Faites en sorte que la compréhension de la politique de dépenses soit aussi courante que le café du matin dans votre bureau.

Vous pouvez parcourir l'article ci-dessous pour commencer à créer une politique de dépenses adaptée à vos besoins.

Élaborer une politique de dépenses d’entreprise efficace

L’élaboration d’une politique de dépenses d’entreprise efficace est cruciale pour la croissance de toute entreprise. Apprenez à créer une politique dès aujourd’hui.

3. Choisissez un logiciel pour l'automatisation de l'approbation des dépenses

Plongeons dans le monde de l’automatisation des dépenses et explorons les solutions disponibles. Imaginez chacune de ces solutions potentielles comme un super-héros dans l’univers de la gestion financière, chacune avec ses pouvoirs uniques pour transformer vos notes de frais d’un simple casse-tête en un jeu d’enfant.

1. nanonets: Nanonets est le prodige du quartier, féru de technologie. Grâce à sa technologie OCR de pointe et à ses processus basés sur l'IA, Nanonets simplifie la gestion des dépenses. Avec son interface utilisateur intuitive, son intégration transparente avec divers logiciels de comptabilité et sa surveillance de la conformité aux politiques, Nanonets se distingue comme une solution holistique. C’est comme avoir un assistant financier dédié qui maîtrise toutes les ficelles du livre – du suivi des reçus à l’analyse sophistiquée des dépenses.
2. Expensify: Considérez Expensify comme un ami cool et intuitif qui sait exactement ce dont vous avez besoin. Son interface conviviale fait du suivi des reçus et de la gestion des remboursements une promenade dans le parc. Grâce à la compatibilité avec divers logiciels de comptabilité, Expensify ne se contente pas de bien fonctionner avec les autres ; cela améliore le jeu de toute l’équipe.
3. Dépense Zoho: Zoho Expense est à l'image du génie multitâche du groupe. Faisant partie de la vaste suite de Zoho, il apporte l'enregistrement automatisé des dépenses, garantissant ainsi la conformité aux politiques est un jeu d'enfant. Son intégration transparente avec un logiciel de comptabilité, c'est comme avoir un traducteur qui parle couramment toutes les langues financières.
4. QuickBooks en ligne: Imaginez QuickBooks en ligne comme un outil polyvalent chevronné. Il ne s’agit pas seulement d’une comptabilité solide ; il s’agit d’intégrer le suivi des dépenses. Avec QuickBooks, vous ne gérez pas seulement vos dépenses ; vous consolidez l’ensemble de votre univers financier en un seul endroit. C’est comme avoir le gâteau et le manger aussi.
5. Bureau des dépenses: Spendesk est le moderne et maniaque du contrôle (dans le bon sens) de la gestion des dépenses. Il offre une solution de dépenses complète qui met le contrôle, la visibilité et l'automatisation à portée de main. Des cartes d'entreprise aux paiements inattendus, Spendesk s'en charge. C’est comme avoir un couteau suisse financier à votre disposition.

Chacune de ces solutions apporte quelque chose d'unique à la table, transformant la tâche ardue de la gestion des dépenses en quelque chose de plus gérable, de plus rationalisé et, oserais-je dire, de plus agréable. Il ne s’agit pas seulement de suivre les dépenses ; il s’agit d’adopter une façon de travailler plus intelligente basée sur le choix d’une solution qui répond parfaitement à vos besoins.

Workflow d'approbation des dépenses

Remontons le temps et examinons le flux de travail traditionnel et manuel d’approbation des dépenses, qui rappelle l’époque où tout était fait à la main.

1. Rassembler les reçus: Les employés collectent des reçus papier pour chaque dépense – des courses en taxi aux dîners des clients. C’est comme tenir un album, mais en moins amusant et en plus fastidieux.
2. Remplir les notes de frais: Ensuite, ils remplissent les notes de frais à la main ou dans un tableur. Cela prend du temps, comme faire ses impôts chaque mois.
3. Soumission pour approbation: Ces rapports, empilés avec les reçus, sont ensuite soumis au responsable ou à l'équipe financière – souvent dans un dossier physique qui circule comme une patate chaude.
4. Examen du gestionnaire: Le responsable examine chaque rapport, scrutant chaque élément de campagne. C’est comme un travail de détective, mais avec plus de chiffres et moins d’excitation.
5. Requêtes et clarifications: S’il y a des questions, c’est au collaborateur pour obtenir des éclaircissements. Ce va-et-vient peut ressembler à une partie de ping-pong sans fin.
6. Approbation finale et remboursement: Une fois approuvé, le rapport est transmis à l'équipe financière pour traitement du remboursement. Cela peut prendre des jours ou des semaines, selon la file d'attente.
7. Archivage et tenue de dossiers: Enfin, tous ces documents sont classés pour la tenue de dossiers, occupant de l'espace physique et rendant leur récupération compliquée.

Flux de travail rationalisé avec les nanonets : l'approche moderne

Revenons maintenant à aujourd’hui et réimaginons ce flux de travail avec Nanonets, transformant un processus fastidieux en une opération rationalisée et efficace.

• Capture automatisée des reçus: Les employés prennent des photos de leurs reçus. La technologie OCR de Nanonets capture et numérise instantanément les données. Fini la thésaurisation du papier !

• Génération de notes de frais sans effort: Le système remplit automatiquement les notes de frais à l'aide des données capturées et les exporte vers le logiciel de votre choix. C’est comme par magie, les chiffres apparaissent là où ils devraient, bien rangés.

• Soumission et notification électroniques: Les employés soumettent des rapports par voie électronique à partir du support de leur choix. Les responsables reçoivent des notifications instantanées, faisant avancer le processus à la vitesse d'un e-mail.

• Examen rapide du manager avec l'assistance de l'IA: Les responsables examinent les rapports plus efficacement, aidés par l'IA qui signale les anomalies ou les violations des politiques. Il s’agit moins d’une chasse au trésor que d’une analyse rapide.

• Requêtes réduites et clarifications en temps réel: Avec des données plus claires et des enregistrements numériques, les requêtes sont réduites. Toutes les clarifications nécessaires sont traitées rapidement dans le système, réduisant ainsi considérablement les allers-retours.
• Approbation rapide et remboursement automatisé: Une fois approuvé, le système s'interface avec les systèmes de paiement pour un remboursement rapide. Les employés récupèrent leur argent plus rapidement et tout le monde en est plus heureux.
• Archivage numérique et récupération facile: Tous les enregistrements sont stockés numériquement, ce qui rend l'archivage un jeu d'enfant et la récupération aussi simple qu'une recherche Google. Plus besoin de fouiller dans les classeurs !

En mettant en œuvre Nanonets, les entreprises transforment leur flux de travail d'approbation des dépenses d'un processus lent et manuel en un système rapide, automatisé et presque sans effort. Il ne s’agit pas seulement de rester dans l’air du temps ; il s’agit de propulser votre entreprise vers un avenir où l’efficacité est la norme et où la productivité monte en flèche.

Surmonter les défis communs

Briser la glace

Le changement, en particulier dans une organisation établie, peut être aussi difficile que d’apprendre de nouveaux tours à un vieux chien. Mais ce n’est pas impossible. Lorsque vous introduisez de nouveaux processus ou technologies d’approbation des dépenses, attendez-vous à de la résistance. Pour faciliter cela, impliquez votre équipe dans le processus de sélection et de mise en œuvre. Donnez-leur le sentiment qu’ils font partie du changement et non qu’ils en sont victimes. Offrez une formation approfondie et montrez-leur les avantages – non seulement pour l’entreprise, mais aussi pour eux. Un peu d'empathie et beaucoup de communication contribuent grandement à transformer les sceptiques en défenseurs.

Vitesse vs conformité

Dans la course à la rationalisation des approbations de dépenses, la conformité est la voie à suivre. Équilibrer vitesse et conformité, c’est comme marcher sur une corde raide. D’une part, vous souhaitez accélérer le processus ; de l’autre, vous ne pouvez pas vous permettre de prendre des raccourcis légalement. La clé est de mettre en place des systèmes qui soient non seulement efficaces mais aussi intrinsèquement conformes. Utilisez une technologie qui surveille les mises à jour réglementaires et les intègre dans le processus. Réalisez des audits réguliers et formez votre équipe aux questions de conformité. Il ne s’agit pas seulement d’aller vite ; il s’agit d’aller loin, sans trébucher sur la réglementation.

La mise en œuvre de ces stratégies rationalisera non seulement votre processus d’approbation des dépenses, mais créera également une culture d’efficacité et de responsabilité. C’est un voyage, mais avec la bonne approche, c’est un voyage qui peut transformer l’épine dorsale financière de votre entreprise.

Conclusion

Et voilà, un tour éclair à travers le monde dynamique de la gestion des dépenses. Nous avons vu les méthodes lourdes et chronophages d’hier et comment elles se comparent aux processus élégants et efficaces d’aujourd’hui. C’est comme comparer une calèche à une voiture de sport : les deux vous amènent là où vous devez aller, mais l’une le fait avec beaucoup plus de style et de vitesse.

Nous nous sommes plongés dans des transformations réelles, comme le voyage d’ATU d’un passé chargé de papier à un avenir numérisé et rationalisé, récupérant ainsi la somme colossale de 2 millions d’euros. Ce sont des histoires comme celles-ci qui nous montrent l’impact tangible de l’adoption de solutions modernes de gestion des dépenses.

Notre exploration des meilleures solutions du marché, des Nanonets à la pointe de la technologie à l'intuitif Expensify, en passant par le polyvalent Zoho Expense, le QuickBooks Online complet et le Spendesk centré sur le contrôle, a mis en évidence les diverses saveurs d'innovation qui s'offrent à nous. Chaque solution apporte son style unique, mais il est difficile d’ignorer le charme global des Nanonets, combinant subtilement le meilleur de tous les mondes.

Alors que nous sommes passés du labyrinthe des méthodes traditionnelles aux voies rationalisées tracées par la technologie moderne, il est clair que l’avenir de la gestion des dépenses ne consiste pas seulement à faire les choses plus rapidement. Il s’agit de les faire de manière plus intelligente, avec plus de transparence, de responsabilité et d’efficacité. Il s’agit de responsabiliser nos équipes, de les libérer de la pénibilité des processus manuels et de leur donner les outils nécessaires pour faire avancer nos activités.

Alors, en terminant, je vous invite à réfléchir à votre processus actuel de gestion des dépenses. Est-ce une relique du passé ou est-il sur le point de vous propulser vers un avenir productif ? N’oubliez pas que dans le monde des affaires, rester immobile n’est pas une option. Acceptez le changement, surfez sur la vague du progrès technologique et orientons nos entreprises vers un horizon d’efficacité et de croissance. L’avenir, c’est maintenant, et c’est exaltant !

• Contenu propulsé par le référencement et distribution de relations publiques. Soyez amplifié aujourd'hui.
• PlatoData.Network Ai générative verticale. Autonomisez-vous. Accéder ici.
• PlatoAiStream. Intelligence Web3. Connaissance Amplifiée. Accéder ici.
• PlatonESG. Carbone, Technologie propre, Énergie, Environnement, Solaire, La gestion des déchets. Accéder ici.
• PlatoHealth. Veille biotechnologique et essais cliniques. Accéder ici.
• La source: https://nanonets.com/blog/expense-approval-process/