QuickBooks on kirjanpito-ohjelmisto valinta miljoonille käyttäjilleSuurin osa näistä on pieniä ja keskisuuria yrityksiä. Se tarjoaa kattavan kirjanpitopaketin, joka lupaa paitsi pitää kirjanpidon kunnossa, myös viedä yrityksiä eteenpäin älykkäiden taloudellisten näkemysten avulla.

Kuitenkin harppaus perinteisestä kirjanpidosta virtaviivaistettuun, automatisoituun talousekosysteemiin on sellainen, jota monet QuickBooks-käyttäjät eivät ole vielä täysin omaksuneet.

Perinteisen laskujen käsittelyn haasteet QuickBooksissa

Jopa QuickBooksin vahvoilla ominaisuuksilla, laskujen ja ostovelkojen manuaalinen käsittely muodostaa pullonkaulan, joka on täynnä haasteita:

• Aikaa vievä tiedonsyöttö: Manuaalinen syöttäminen ei ole vain hidasta; se kuluttaa resursseja ja vetää henkilöstöä pois lisäarvoa tuottavista toiminnoista.
• Virheille alttiit tapahtumat: Inhimillinen tekijä aiheuttaa virhemarginaalin tietojen syöttämisessä, mikä johtaa eroihin, jotka voivat kaskadoitua talousraportoinnin kautta.
• Tehottomat hyväksymistyönkulut: Perinteisiin prosesseihin liittyy usein hankalia hyväksymisketjuja, jotka viivästyttävät maksuja ja vaikeuttavat kassavirran hallintaa.

Pohjimmiltaan, vaikka QuickBooks tarjoaa perustan vakaalle taloushallinnolle, laskujen manuaalinen käsittely toimii jarruna mahdollisille tehokkuushyötyille.

Ratkaisu

Yritykset etsivät jatkuvasti tapoja tehostaa näitä kriittisiä toimintoja. Nykyään AP-automaatioteknologialla voidaan automatisoida aikoinaan työläs prosessi. Yhdistettynä markkinoilla oleviin Quickbooks-kirjanpitoohjelmistoihin, AP Automation -ohjelmistoon, tämä tekniikka ylittää pelkän paperiasiakirjojen digitalisoinnin ja tarjoaa joukon ominaisuuksia, jotka on suunniteltu automatisoimaan ja optimoimaan laskujen käsittelyn kaikki osa-alueet:

• Automaattinen tiedonkeruu: OCR:n avulla laskujen tiedot poimitaan tarkasti toimittajatiedoista ja laskunumeroista rivikohtiin ja summiin, mikä muuntaa paperiasiakirjat käyttökelpoisiksi digitaalisiksi tiedoiksi.
• Älykäs tietojen tulkinta: Pelkän purkamisen lisäksi kehittyneet tekoälyalgoritmit tulkitsevat laskutietoja ja automatisoivat tehtäviä, kuten pääkirjan koodauksen ja kulujen luokittelun historiatietojen ja kontekstuaalisen ymmärryksen perusteella.
• Virtaviivaiset hyväksynnät ja maksujen käsittely: Kun tiedot on kerätty ja syötetty QuickBooksiin tarkasti, ohjelmisto voi virtaviivaistaa hyväksymisprosessia ja tuoda ne sinne, missä organisaatiosi asuu – olipa kyseessä sitten sähköposti, Slacki tai Teams.
• Reaaliaikainen tietojen synkronointi työnkulkuautomaation kanssa: OCR- ja laskujen skannausohjelmistot synkronoivat nykyään tiedot QuickBooksin ja muiden sovellusten (Slack, Email, Stripe jne.) kanssa reaaliajassa. Tämä varmistaa, että jokainen tieto on siellä missä sen on oltava, milloin sen on oltava, ilman manuaalista puuttumista.

Nanonets-integraatio Quickbooksin kanssa on harppaus eteenpäin rahoitustapahtumien hallinnassa ja asettaa uuden standardin toiminnan tehokkuudelle digitaaliaikana. Katsotaanpa, miten tämä toimii ja kuinka voit määrittää sen tiimeillesi.

Laskujen käsittelyn kehitys

Laskujen käsittelyn matka perinteisiltä, ​​manuaalisilta juurilta digitaaliselle rajalle on tarina teknologian kehityksestä.

• Ennen 1980-lukua – manuaaliset ostovelat: Ostovelkaprosessit olivat täysin manuaalisia, ja niihin sisältyivät fyysiset laskut, paperisekit ja kirjanpitokirjat.
• 1980-1990-luvut – Digitaaliset pääkirjat: Varhaiset ohjelmistoratkaisut tarjosivat digitaalisen pääkirjan perusominaisuudet, mikä virtaviivaisti joitakin prosessin osia.
• 2000-luku – Sähköinen laskutus avattu: Internet mullisti ostovelat ottamalla käyttöön sähköisen laskutuksen, verkkotapahtumat ja sähköpostiviestinnän. Tällä aikakaudella paperipohjaiset prosessit vähenivät merkittävästi.
• 2010-luku – Helppokäyttöiset pilviratkaisut: Pilvipohjaiset ratkaisut mahdollistivat skaalautuvammat, joustavammat ja helpommin saatavilla olevat taloustoimet, kun taas mobiiliteknologia mahdollisti laskujen hallinnan ja hyväksynnän tien päällä.
• 2010-luvun loppu - nykyhetki – automatisoidut ostoreskontraratkaisut: Uusin evoluutio sisältää automaation ja tekoälyn käytön koko prosessin automatisoimiseksi, mukaan lukien -
  • Kirjanpito ja AP Intelligence: Tekoälypohjaisten kirjanpitojärjestelmien tulo on käynnistänyt uuden tehokkuuden aikakauden. Nämä järjestelmät pystyvät suorittamaan toistuvia tehtäviä, kuten tietojen syöttämistä, laskujen täsmäämistä ja tapahtumien käsittelyä, ja ne toimivat nopeudella ja tarkkuudella, joka ylittää ihmisen kyvyt.
  • Yhdistetty työnkulku sovellusten välillä: Nykypäivän digitaalisessa ympäristössä saumaton viestintä sovellusten välillä on ratkaisevan tärkeää. Sähköpostit, AP-työkalut, kirjanpitoohjelmistot, ERP:t ja muut tietokannat toimivat nyt yhdessä ja automatisoivat tiedonkeruun ja synkronoinnin eri alustoilla.
  • Älykäs tiedonkeruu: Hyödyntämällä tekoälytekniikoita, kuten luonnollisen kielen käsittelyä ja optista merkintunnistusta (OCR), nykyiset järjestelmät automatisoivat tietojen poimimisen ja tulkinnan eri laskumuodoista. Tämä sisältää jäsentämättömien ja skannattujen tietojen käsittelyn ennennäkemättömän tehokkaasti, mikä tekee ostovelkaprosessista sujuvamman ja tarkemman kuin koskaan ennen.

OCR-tekniikka laskujen skannaukseen

OCR-tekniikka on muuttanut asiakirjojen hallintaa eri toimialoilla, eikä sen käyttö QuickBooks-käyttäjien laskujen käsittelyssä ole poikkeus. Muuntamalla paperilaskut ja digitaaliset asiakirjat muokattaviksi ja haettavissa oleviksi tiedoiksi, OCR antaa yrityksille mahdollisuuden automatisoida tietojen syöttämistä, minimoida virheet ja parantaa tehokkuutta.

OCR skannaa laskut ja muut paperiasiakirjat ja muuttaa ne digitaaliseksi tekstiksi. Digitaalinen teksti tulkitaan tekoälyllä ja laskun tiedot poimitaan –

• Kentät (laskupäivä, laskun numero, summa, myyjän tiedot, ostajan tiedot jne.)
• Rivikohdat (myytyjen tavaroiden ja palveluiden kuvaukset ja kustannukset).
• GL-koodit (automaattisesti tekoäly määrittää aiempien tietojen perusteella).
• Muut kontekstiin perustuvat ulottuvuudet (kulujen luokittelu jne.)

Poimitut tiedot kartoitetaan ja synkronoidaan Quickbooksiin.

Nanonetit tekstintunnistusta ja laskujen skannausta varten Quickbooksissa

Quickbookeja kirjanpitotarpeisiinsa käyttäville yrityksille manuaalinen laskujen käsittelyprosessi ei ole vain kärsivällisyyden koe, vaan myös merkittävä resurssien kuluminen. Quickbooksin tekstintunnistus- ja laskunskannausohjelmisto muuttaa tämän tärkeän mutta hankalan prosessin virtaviivaiseksi ja tehokkaaksi työnkuluksi.

Katsotaanpa, kuinka kirjanpitotiimit voivat käyttää OCR-pohjaista AP-automaatioohjelmistoa, kuten Nanonetsia, ja integroida sen Quickbooksiin virtaviivaistaakseen kirjanpitotyönkulkuaan.

Manuaalinen AP-työnkulku Quickbooksissa

Tarkastellaanpa ensin Quickbooksia käyttävän yrityksen tyypillistä manuaalista AP-prosessia:

Laskun kuitti: Laskut saapuvat eri muodoissa, mukaan lukien paperi- ja digitaaliset laskut. Henkilökunnan on kerättävä ja järjestettävä nämä asiakirjat manuaalisesti varmistaakseen, että ne käsitellään oikein.

Manuaalinen lajittelu ja GL-koodaus: Jokainen lasku lajitellaan sitten kriteerien, kuten toimittajan, summan tai eräpäivän, perusteella, mikä vaatii paljon aikaa ja vaivaa. Tämän jälkeen jokainen lasku on koodattava tarkasti oikeille pääkirjan (GL) tileille, mikä on kriittinen vaihe järjestetyn talouskirjanpidon ylläpitämisessä.

Tiedon syöttö: Seuraava vaihe sisältää tärkeiden laskutietojen manuaalisen syöttämisen QuickBooksiin. Tämä sisältää tietoja, kuten toimittajien nimet, laskutetut summat ja maksun eräpäivät. Tarkka tietojen syöttäminen on välttämätöntä, jotta taloustiedot ovat luotettavia ja ajan tasalla.

Laskun vahvistus: Yrityksen käytännöistä riippuen laskut voivat olla kaksisuuntaisia ​​(lasku ja tilaus), kolmisuuntaisia ​​(lasku, ostotilaus ja vastaanottoraportti) tai nelisuuntaisia ​​(lasku, tilaus, vastaanottoraportti ja tarkastusraportti) tarkistaa liiketoimet. Tämä vaihe on elintärkeä maksutapahtumien oikeellisuuden varmistamiseksi ja petosten estämiseksi.

Hyväksyminen: Kun laskut on vahvistettu, ne reititetään hyväksyttäviksi. Tämä prosessi sisältää usein useita osastoja tai viranomaistasoja yrityksessä, joista jokaisella on omat hyväksymiskriteerinsä. Se on suojakeino sen varmistamiseksi, että menot ovat sallittuja ja tarpeellisia.

Payment Processing: Hyväksytyt laskut ajoitetaan maksettavaksi ehtojen ja kassavirtanäkökohtien perusteella. On tärkeää ylläpitää hyviä suhteita myyjiin hyvien maksujen avulla.

sovinto: Lopuksi maksut täsmäytetään Quickbooksissa, mikä varmistaa, että kaikki tapahtumat näkyvät oikein taloustiedoissa. Täsmäytys on ratkaisevan tärkeää tarkan talouskirjanpidon ja taloudellisten raporttien laatimisen kannalta.

Automatisoitu AP-työnkulku nanonetillä

Tutkitaan nyt, kuinka nanonettien integroiminen QuickBooksiin voi muuttaa AP-työnkulun manuaalisesta automatisoituun, virtaviivaistaa prosesseja ja lisää tehokkuutta:

Laskun kuitti: Kuvaa tämä – jokainen yrityksesi vastaanottama lasku lähteestä riippumatta laskeutuu siististi yhteen digitaaliseen paikkaan. Laskut tuodaan automaattisesti sähköpostien, asemien ja tietokantojen sotkusta heti, kun ne saapuvat, mikä säästää aikaa ja vähentää virheitä.

Nanonets lukee automaattisesti sähköpostilla lähetetyt laskut sähköpostin rungosta ja liitteistä.

Kaikki käsinkirjoitetut ja tulostetut laskut voidaan helposti skannata älypuhelimella tai ladata suoraan alustalle.

Digitaaliset kuitit voidaan joko luoda ja tulostaa suoraan Nanonets-alustalla tai tuoda Nanonetsiin sähköpostistasi, sovelluksistasi ja tietokannoistasi.

Tämä prosessi varmistaa, että jokainen data, riippumatta sen alkuperästä, löytää paikkansa keskitetyssä digitaalisessa arkistossa valmiina jatkotoimiin.

Automaattinen tiedonsyöttö: Nanonets hyödyntää tekoälyä saavuttaakseen yli 99 %:n tarkkuuden laskujen lukemisessa, muuttaen manuaalisen työn tunnit pelkiksi hetkiksi. Tämän automaation ansiosta tiimisi voi keskittyä mielekkäämpiin tehtäviin, sillä laskuista poimitut tiedot syötetään suoraan QuickBooksiin ilman manuaalista toimenpiteitä.

Automaattinen lajittelu ja PK-koodaus: OCR-tekniikkaa hyödyntäen Nanonets tunnistaa ja luokittelee laskut automaattisesti eri kriteerien, kuten toimittajan, päivämäärän ja summan, mukaan. Se myös automatisoi GL-koodien määrittämisen seuraavilla tavoilla:

• Koulutus menneistä tiedoista: Tämä edellyttää historiallisten talousasiakirjojen ja tapahtumien lataamista, jotka on merkitty historiallisesti oikeilla GL-koodeilla. Malli oppii näistä esimerkeistä ennustamaan tarkasti GL-koodit uusille tapahtumille.

• Out of the Box Gen AI: Käyttämällä Nanonets GenAI:ta ohjelmistomme voi tulkita talousasiakirjojen tekstiä tavalla, joka jäljittelee ihmisen ymmärrystä. Näin se voi poimia asiaankuuluvaa tietoa, kontekstia ja semantiikkaa monimutkaisen päättelyn soveltamiseksi GL-koodien määrittämiseksi tarkasti, jopa tapauksissa, joissa tapahtuman tiedot ovat epäselviä tai niukkoja.

Älykäs laskun vahvistus: Tekoälyä hyödyntäen Nanonets suorittaa automaattisesti kaksisuuntaisen, kolmisuuntaisen tai nelisuuntaisen täsmäämisen lukemalla ja ristiinviittauksella poimitut laskutiedot QuickBooksissa olevien ostotilausten, vastaanottavien raporttien ja tarkastusraporttien kanssa.

Validointi ja reititys: Järjestelmä tunnistaa ristiriitaisuudet ihmisen tarkastettavaksi, mutta reitittää tai hyväksyy laskut automaattisesti ennalta määritettyjen kriteerien mukaisesti, mikä vähentää merkittävästi manuaalista valvontaa.

Hyväksyminen: Nanonettien hyväksynnät eivät ole enää pullonkaula. Heistä tulee joustavia ja ne elävät siellä, missä organisaatiosi toimii – olipa kyseessä sähköposti, Slackki tai Teams. Tämä poistaa häiritsevien puheluiden ja aivan liian tutun muistutusten tarpeen.

Payment Processing: Kun laskut on koodattu ja hyväksytty Nanonetsissa, integrointi luo automaattisesti valmiit lähetettävät laskut maksuja varten. Kaiken tämän ansiosta yritykset voivat nyt optimoida maksuaikataulunsa hyödyntääkseen täysimääräisesti ennakkomaksualennuksia tai välttääkseen myöhästymismaksuja, mikä edistää suoraan kustannussäästöjä.

sovinto: Voit tuoda tiliotteitasi, ja Nanonets täsmäyttää maksut automaattisesti Quickbooksin tietojen kanssa, mikä varmistaa, että tilinpäätökset ovat ajan tasalla ja tarkkoja ja että kirjasi sulkeutuvat 90 % nopeammin.

Keskustelimme Xeron tekstintunnistus- ja laskunskannausohjelmiston käytön konkreettisista eduista aiemmin. Mutta kaiken lisäksi siirtyminen manuaalisesta automatisoituun AP-prosessiin ei tarkoita vain muutosta tehtävien suorittamisessa, vaan perustavanlaatuista muutosta talousosaston roolissa. Nanonetsin kaltaisten työkalujen avulla rahoitustiimit siirtyvät back-office-toiminnoista strategisiin avustajiin hyödyntäen reaaliaikaista dataa ja analytiikkaa liiketoimintapäätösten tekemiseen. Tämä on rahoituksen tulevaisuus, ja se on nyt saatavilla Xeron käyttäjille Nanonetsin automaation ansiosta.

Mikä vaikutus OCR- ja laskunskannausohjelmistolla on?

Eri raportoidut tilastot korostavat automaatioohjelmistojen vaikutusta. Nämä luvut edustavat kertomusta siitä menestyksestä, jota sinä ja tiimisi voitte odottaa.

Dramaattiset kustannusten alennukset käsittelyssä

Aloitetaan osastosi taloudellisesta tilasta. AP Automationin on osoitettu leikkaavan käsittelykustannuksia huikeat 70 prosenttia. Tämä ei ole vain pennien säästämistä; kyse on budjetin uudelleenkohdistamisesta kasvuun, koulutukseen ja ehkä jopa siihen toimiston espressokeittimeen, jota kaikki ovat katselleet. Ajattele tätä sijoituksena sekä tiimisi tehokkuuteen että hyvinvointiin.

Aika on valttia

Nyt, kuvittele vähentäväsi laskun käsittelyaikaa 384 %. Tämä dramaattinen lasku tarkoittaa, että tiimisi voi käsitellä enemmän laskuja nopeammin kuin koskaan ennen, mikä vapauttaa aikaa keskittyä strategisiin aloitteisiin, joilla on todella merkitystä. AP Automationissa "Minulla ei ole aikaa siihen" tulee "Mitä seuraavaksi asialistalla?"

Virheiden vähentäminen mielenrauhan vuoksi

Tiedämme, että virheet voivat olla muutakin kuin ärsyttäviä – ne voivat olla kalliita. Laskujen käsittelyvirheiden väheneminen 37 %, AP Automation tuo mielenrauhaa toimintaasi. Vähemmän virheitä tarkoittaa vähemmän korjausjaksoissa käytettyjä tunteja ja enemmän luottamusta tietojesi eheyteen. Tämä myös vähentää kitkaa toimittajien ja sidosryhmien kanssa, mikä helpottaa suhteita ja toimintaa.

Myyjäsuhteiden kehittäminen

Parisuhteista puheen ollen, Puhutaanpa 76 prosentista organisaatioista, jotka raportoivat toimittajatyytyväisyyden lisääntymisestä. Tämä on avainasemassa. Onnelliset myyjät tarkoittavat luotettavaa toimitusketjua ja mahdollisuuksia neuvotteluihin ja alennuksiin. Myyjäsi huomaavat ja arvostavat maksujesi täsmällisyyttä ja tarkkuutta AP Automationin ansiosta.

Kassavirran optimointi ennakkomaksualennuksilla

3 % säästö ennakkomaksualennuksilla antaa organisaatiollesi taloudellista kasvojenkohotusta, parantaa kassavirtaasi ja tarjoaa sinulle enemmän vipuvaikutusta ja joustavuutta rahoitustoimintoihisi.

Vaatimustenmukaisuus ilman komplikaatioita

Lopuksi AP Automationin kruununjalokivi: 100 % stressitön yhteensopivuus. Aikana, jolloin sääntelyvaatimukset kasvavat jatkuvasti, täydellisen noudattamisen saavuttaminen ilman stressiä on ihmeellistä.

---

Oletko valmis mullistamaan laskujen käsittelysi Nanonets for QuickBooksilla? Varaa soittoaika jo tänään ja selvitä, kuinka huippuluokan ratkaisumme voi virtaviivaistaa taloustoimiasi.

Aikataulu esittely

---

Quickbooks-nanonettien integroinnin vaiheet

Voit integroida Nanonetsin QuickBooksiin muutamassa minuutissa ja alkaa käyttää alustaa laskujen käsittelyn ja tukiaseman työnkulkujen automatisointiin.

QuickBooksiin integroitu täysin automatisoitu laskujen käsittelyn Nanonets-työnkulku näyttää seuraavalta.

Tässä on täydellinen vaiheittainen opas Nanonets-integraation määrittämiseen QuickBooksiin muutamassa minuutissa –

1. Tilin määrittäminen

• Valitse Laskut esikoulutettu malli.

2. Automaattisen laskun keräämisen määrittäminen

• Kun olet luonut mallin, siirry vasemman siirtymisruudun Työnkulku-osioon.

• Siirry tuonti-välilehteen ja määritä tuontiasetukset -
  • 1. Sähköposti:
    • Siirry tuonti-välilehteen ja napsauta "Vastaanota tiedostot sähköpostitse".
    • Laajennetusta näkymästä löydät Nanonetsin luoman automaattisesti luodun sähköpostiosoitteen.

• Kaikki tähän osoitteeseen lähetetyt sähköpostit syötetään luomasi Nanonets-malliin, ja siitä poimitaan strukturoituja tietoja. Voit määrittää sähköpostin uudelleenohjauksen välittämään saapuvat sähköpostit automaattisesti mistä tahansa sähköpostiosoitteesta Nanonets-sähköpostiosoitteeseen sähköpostin vastaanottamisen ja tietojen poimimisen automatisoimiseksi.
• Opi määrittämään sähköpostin edelleenlähetys mistä tahansa sähköpostista
• 2. Automaattinen tuonti sovelluksista ja tietokannoista
  • Määritä tuontisi "Selaa kaikkia tuontivaihtoehtoja" -modaalista.

• 3. Suora lataus
  • Voit myös ottaa suoraan kuvia ja lähettää laskuja Nanonets-alustalla tai mobiilisovelluksella.

• Testitietojen purkaminen: Lataa testilasku ja Nanonets toimii tuodun asiakirjan kanssa ja poimii kenttiä, rivikohtia ja taulukoita.

4. Lisää jälkikäsittelyvaiheet

• Testattuasi tietojen poiminta testilaskulla, voit automatisoida poimittujen tietojen jatkokäsittelyn Actions-toiminnolla. Siirry Toiminnot-osioon Työnkulku sivu.
• Valitse Lisää toiminto.
• Valitse ja määritä toiminto. Tässä on luettelo toiminnoista, jotka voit lisätä -

Muotoilu

Toiminnot kenttien luomiseksi tai muokkaamiseksi

Skannerit ja ilmaisimet

Matemaattiset ja logiikkatoiminnot

Haku ulkoisista lähteistä

Kirjanpito ja mukautetut toiminnot

Integraatiot

4. Määritä hyväksymisprosessi

• Siirry kohdassa Hyväksyntä-osioon Työnkulku sivu.
• Valitse Lisää tarkistusvaihe.
• Vaihelohko lisätään työnkulkuusi.
• Valitse Arvostelutyyppi.
  • Määritä tarkistaja vain, jos se on merkitty – käytä tätä, jos haluat ohittaa tiedostojen manuaalisen tarkistuksen ilman merkittyjä virheitä ja määrittää tarkastajan vain tiedostoille, joissa on virheitä.
  • Pakollinen tarkistus – käytä tätä, jos haluat lähettää kaikki tiedostot valitulle jäsenelle manuaalista tarkistusta varten riippumatta siitä, onko ne merkitty vai ei.
• Lisää arvioijat
  • Voit lisätä yhden tai useamman jäsenen tähän. Jos useita jäseniä lisätään, tiedosto liitetään jollekin heistä.
  • Valitse ala soveltaa ehtoa.
  • Valitse ehto liputtaa kenttää. Sääntöjä sovelletaan tässä muodossa: Jos on totta, sitten merkitään.
  • Aseta ehto. Valitun ehdon perusteella sinun on ehkä valittava operaattori tai annettava lisätietoja säännön määrittämiseksi.
• Lisää Säännöt merkitä tiedostot. Esimerkki: Määritä sääntö tiedostojen merkitsemiseksi, jos laskun_määrä on > 5000.

• Valitse ala soveltaa ehtoa
• Valitse ehto liputtaa kenttää. Sääntöjä sovelletaan tässä muodossa: Jos on totta, sitten merkitään.
• Aseta ehto. Valitun ehdon perusteella sinun on ehkä valittava operaattori tai annettava lisätietoja säännön määrittämiseksi.
• Voit lisätä sääntöjä tarvittaessa. Sääntöjen väliset operaattorit voivat olla joko "AND" tai "OR".
  • JA: Jos AND-operaattorilla lisätään useita sääntöjä, tiedosto merkitään vain, jos kaikki kyseisen vaiheen säännöt epäonnistuvat.
  • TAI: Jos OR-operaattorilla lisätään useita sääntöjä, tiedosto merkitään, jos jokin kyseisen vaiheen säännöistä epäonnistuu.
• Valitse valmis.

5. Tietojen vieminen QuickBooksiin

• Siirry kohtaan Työnkulut -> Vienti -> Selaa kaikkia vientiasetuksia.
• Napsauta QuickBooks-korttia lisätäksesi sen työnkulkuusi.

• Kun kortti on lisätty työnkulkuun, avaa se napsauttamalla sitä.
• Napsauta Kirjaudu sisään QuickBooksiin. Sinut ohjataan QuickBooksiin.
• Anna QuickBooks-kirjautumistietosi. Sinulta kysytään tarvittavat käyttöoikeudet ja ohjataan sitten takaisin Nanonetsiin.
• Valitse takaisin Nanonets QuickBooks -kortissa objektityyppi, jonka haluat luoda QuickBooksissa:
  • Tilipohjaiset laskut (tämä on yleensä oletusarvo, kun yrität viedä maksettavia laskuja QuickBooksiin)
  • Kohdeperusteiset laskut
  • Kulukirjaukset
• Valitse sopiva AP-tili / kulutili, jolle lähetät.

• Yhdistä Nanonets-kentät vastaaviin QuickBooksin sarakkeisiin.
  Esim: Laskun numero Nanonetsiin kaapatut kohdat tulee täyttää QuickBooksin Doc Number -kohdassa. Näiden kahden entiteetin linkittämiseksi ne on yhdistettävä QuickBooks-vientilohkoon.

• Lataa tilikarttasi ja määritä automaattinen GL-koodaus QuickBooks-vientikorttiin.

• Valitse vientikäynnistin:
  – Tiedosto voidaan viedä heti, kun malli on käsitellyt sen, tai
  - Tiedosto voidaan viedä vain, jos se on merkitty "Hyväksytty" (tämä on suositeltu asetus)

• Valitse vientitoiminto:
  - Tiedoston voi päivittää, uusi merkintä luodaan vain, jos olemassa ei ole samoilla tiedoilla olevaa tiedostoa)
  – Tiedosto voidaan lisätä (uusi merkintä luodaan aina)

• Valitse vientityyppi:
  – Voit viedä ladatun tiedoston jokaisen sivun erikseen tai
  – Voit viedä jokaisen tiedoston kokonaisena asiakirjana

• Testitoiminto – Voit valita mallistasi mallitiedoston ja testata sen vientiä

• Tältä sivulta voit tarkistaa viennin tilan Workflow Run History -näytössä.

• Kun olet tyytyväinen työnkulun testiajoon, tallenna työnkulku napsauttamalla Valmis.

Ja voila, Nanonets-työnkulkusi on nyt käytössä, mikä virtaviivaistaa ennen raskaan laskujen ja ostovelkojen käsittelyprosessin saumattomaksi, automatisoiduksi järjestelmäksi. Kun Nanonets on integroitu saumattomasti Quickbooksiin, jokainen lasku käsitellään automaattisesti heti sen saapuessa, sen tiedot poimitaan huolellisesti ja sitten ennalta määritettyjen sääntöjen perusteella luokitellaan, hyväksytään ja hyväksytään maksua varten manuaalisella toimenpiteellä, jota tarvitaan vain lähetettyjen laskujen hyväksymiseen/hylkäämiseen. manuaalista tarkistusta varten.

---

Oletko valmis mullistamaan laskujen käsittelysi Nanonets for QuickBooksilla? Varaa soittoaika jo tänään ja selvitä, kuinka huippuluokan ratkaisumme voi virtaviivaistaa taloustoimiasi.

Aikataulu esittely

---

Tapaustutkimus

Kun tutkimme QuickBooksin tekstintunnistus- ja laskunskannausohjelmiston konkreettisia etuja, sukeltakaamme todelliseen sovellukseen, joka osoittaa tämän tekniikan muuttavan voiman. Yksi vakuuttava menestystarina tulee Pro Partners Wealth -yritykseltä, joka on hyödyntänyt Nanonetsin kykyjä mullistaakseen kirjanpitotietojen syöttöprosessinsa.

Asiakas: Pro Partners Wealth

Pro Partners Wealth on kirjanpito- ja varainhoitoyritys, jonka pääkonttori on Columbiassa, Missourissa. He ovat tarjonneet kattavia varallisuudenhoitoratkaisuja eläinlääkäreiden omistajille yli kahden vuosikymmenen ajan. Heidän asiantuntemuksensa on kerätä ja analysoida tärkeitä talousasiakirjoja, kuten veroilmoituksia, sijoitusesitteitä, lakiasiakirjoja ja henkilökohtaisia ​​tilinpäätöstietoja, tarjotakseen räätälöityjä neuvoja asiakkailleen.

Pro Partners Wealth hoitaa myös asiakkaiden kirjanpitopalvelut ja varmistaa, että heidän taloutensa on ajan tasalla ja järjestetty. Heidän talousneuvojansa Kale Flaspohler ja James Michael ovat omistautuneet auttamaan asiakkaita tehostamaan taloustoimintaansa ja hoitamaan kirjanpitoaan.

Haaste: Manuaalinen tietojen syöttö ja sen rajoitukset

Kirjanpitäjinä he ymmärtävät korkean tarkkuuden ja virheettömän kirjanpidon tärkeyden välttääkseen asiakkailleen aiheettomia tappioita. Niiden tietojen poiminta, validointi ja päivittäminen QuickBooksissa oli kuitenkin aikaa vievä. Tämä ongelma aiheutti skaalautuvuusongelman, mikä vaikeutti uusien asiakkaiden ottamista, koska virheettömän ostoreskontraprosessin luomiseen käytettiin paljon aikaa.

Pro Partners Wealth käytti automaatiopalveluita, mutta kohtasi useita haasteita, kuten:

1. Automaatioohjelmistojen käyttöönotosta huolimatta heidän työntekijöidensä joutui käyttämään paljon aikaa laskutietojen manuaaliseen korjaamiseen.
   ‍
2. STP (Stright Through Processing) -prosentti oli erittäin alhainen, ja lähes jokainen lasku vaati manuaalista tarkistusta tai muokkaamista.
   ‍
3. Nykyisestä ratkaisusta puuttui automaatio ja joustavuus, mikä vaati ylimääräistä manuaalista työtä olennaisiin prosesseihin, kuten laskujen loppusumman ja rivikohtien vahvistamiseen.

Kale ja James tiesivät, että näiden ongelmien ratkaisemiseksi tarvittiin tehokkaampi ja virtaviivaisempi ratkaisu. He tarvitsivat yrityksen, joka voisi tarjota heille räätälöityjä ja tukea heidän liiketoimintaansa sopivan ratkaisun räätälöimiseksi.

Ratkaisu: Nanonettien käyttöönotto virtaviivaistettua kirjanpitoprosessia varten

Perinteisillä automaatiotyökaluilla Pro Partners Wealth havaitsi korkean virheprosentin, minkä vuoksi heidän oli tarkistettava jokainen lasku manuaalisesti ja vahvistettava ne liiketoimintasääntöjensä perusteella. Heidän oli edelleen suoritettava manuaalista käsittelyä syöttäessään nämä validoidut tiedot kirjanpitoohjelmistoonsa - Quickbooksiin.

Voittaakseen nämä haasteet Kale ja James etsivät ratkaisua laskujen keräämiseen tarkasti, tiettyjen tietojen validointitarkistuksia ja tietojen syöttämistä suoraan QuickBooksiin vaaditulla tasolla. Tästä syystä he valitsivat Nanonetsin Flow'n, joka tarjosi mukautuksia, joiden avulla he pystyivät virtaviivaistamaan laskutusprosessiaan ja automatisoivat koko kulunsa.

Nanonetsien avulla he voivat ladata asiakaskuvia tai määrittää automaattisen edelleenlähetyksen ja varmistaa tietojen poiminta suurella tarkkuudella. He myös määrittävät liiketoimintalogiikkaan perustuvat validointivaiheet virheellisten laskujen ilmoittamiseksi, mikä helpottaa ongelmien tunnistamista ja ratkaisemista nopeasti.

Nanonetsin avulla Pro Partners Wealth sai enemmän näkyvyyttä tuloistaan ​​ja kuluistaan, mikä antoi heille mahdollisuuden laskea voittomarginaalit ja suositella tietoisia liiketoimintapäätöksiä asiakkailleen. Lyhentyneet läpimenoajat ja parannettu laskutusprosessin tarkkuus paransivat heidän nykyisten asiakkaidensa käyttökokemusta ja mahdollistivat heidän skaalata liiketoimintaansa ottamalla mukaan uusia asiakkaita.

Vaikuttavat tulokset: tehokkuus, tarkkuus ja kustannussäästöt

Pro Partners Wealth on kasvuvaiheessa, joten heidän oli poistettava tehokkuutta heikentävät pullonkaulat. Heidän perinteinen OCR-työkalunsa ei pystynyt tarjoamaan pitkäaikaista ratkaisua hitaiden käsittelyaikojen sekä mukautusten ja tuen puutteen vuoksi. Nanonetsin käyttöönoton myötä he saivat välittömästi tarvittavan tuen ongelmien nopeaan ratkaisemiseen ja tuotteen mukauttamiseen lyhentämään läpimenoaikoja entisestään.
‍
Ennen Nanonetsia niiden OCR:n tarkkuus oli vain 80 %, ja Nanonetsien tarkkuus oli yli 95 %. Pro Partners Wealth on pystynyt säästämään 40 % ajassa aiempaan työkaluun verrattuna suorittamalla ensisijaisesti pistotarkastuksia jokaisen laskun manuaalisen vahvistamisen sijaan. He aikovat jatkaa työskentelyä Nanonetsin kanssa parantaakseen tarkkuutta entisestään ja ottaakseen käyttöön lisätyökaluja, jotka voivat auttaa säästämään entistä enemmän aikaa. Näin he voivat virtaviivaistaa ostovelkoja ja keskittyä ydinliiketoimintansa skaalaamiseen.

Katso, mitä heillä oli sanottavaa Nanonetsista.

[Upotetun sisällön]

Yhteenveto

Nanonetsin integrointi QuickBooksiin muuttaa manuaalisen laskujen käsittelyn vaivalloisen tehtävän saumattomaksi, automatisoiduksi työnkuluksi, mikä antaa yrityksille mahdollisuuden ylittää perinteiset rajoitukset. Hyödyntämällä kehittynyttä OCR-tekniikkaa ja tekoälypohjaisia ​​oivalluksia, yritykset voivat nyt nauttia nopeutetusta laskujen käsittelystä, minimoidusta virheistä ja parannetuista päätöksentekokyvystä. Automaattinen synkronointi QuickBooksin kanssa ei ainoastaan ​​virtaviivaista taloudellista toimintaa, vaan myös asettaa rahoitustiimit strategisiksi kumppaneiksi liiketoiminnan kasvussa.

---

Oletko valmis mullistamaan laskujen käsittelysi Nanonets for QuickBooksilla? Varaa soittoaika jo tänään ja selvitä, kuinka huippuluokan ratkaisumme voi virtaviivaistaa taloustoimiasi.

Aikataulu esittely

---

• SEO-pohjainen sisällön ja PR-jakelu. Vahvista jo tänään.
• PlatoData.Network Vertical Generatiivinen Ai. Vahvista itseäsi. Pääsy tästä.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Tietoa laajennettu. Pääsy tästä.
• PlatoESG. hiili, CleanTech, energia, ympäristö, Aurinko, Jätehuolto. Pääsy tästä.
• PlatonHealth. Biotekniikan ja kliinisten kokeiden älykkyys. Pääsy tästä.
• Lähde: https://nanonets.com/blog/ocr-invoice-scanning-and-automated-invoice-processing-software-for-quickbooks/