Muistatko ajan, jolloin yksi väärä kuitti saattoi suistaa yrityksen koko kuluraportointiprosessin? No ne ajat ovat jo menneet. Nykypäivän salamannopeassa yritysmaailmassa kulujen hallinnan tehokkuus ei ole vain kiva asia, vaan se on menestyvän yrityksen välttämättömyys. Virtaviivaiset kulujen hyväksynnät eivät ole vain nopeutta; niissä on kyse älykkäästä liiketoiminnasta.

Tässä blogissa sukeltaamme syvälle kuluhyväksynnän maailmaan. Ohjaamme sinut perinteisten kustannusten hyväksymisprosessien hankaliin haasteisiin ja paljastamme, kuinka tehokkuuden omaksuminen voi muuttaa taloushallintoasi. Lopulta tutkimme strategioita kulujen hyväksymisen tehostamiseksi ja yrityksesi kasvun edistämiseksi.

Tehokkaiden kuluhyväksyntöjen merkitys

Kuvittele tyypillinen kulujen hyväksymisprosessi: kasa kuitteja, loputtomia edestakaisin sähköposteja ja paljon odottelua.

Perinteiset menetelmät ovat usein täynnä tehottomuutta:

• kadonneet asiakirjat
• viivästyneet hyväksynnät
• menojen näkyvyyden puute

Tämä hidas prosessi ei ole vain turhauttavaa; se maksaa yrityksille enemmän kuin vain aikaa. Se johtaa viivästyneisiin korvauksiin, tyytymättömiin työntekijöihin ja mikä pahinta, yrityksen kulujen hallinnan puutteeseen.

Virtaviivaistaminen menestykseen

Siirrytään nyt virtaviivaistettuun kulujen hyväksymisprosessiin. Tässä tehokkuus on kuningas. Nopeat ja tehokkaat kulujen hyväksynnät tarkoittavat reaaliaikaista seurantaa, nopeita korvauksia ja tyytyväisiä työntekijöitä. Mutta se on enemmän kuin vain iloisia kasvoja; kyse on lopputuloksesta. Tehokkaat kuluhyväksynnät antavat sinulle selkeän kuvan yrityksesi kulutustottumuksista ja auttavat sinua tekemään tietoisia päätöksiä. Tiedät, mihin jokainen dollari menee, mikä mahdollistaa paremman budjetinhallinnan ja taloussuunnittelun. Tämä puolestaan ​​edistää yrityksen yleistä kasvua ja kääntää liiketoiminnan pyörän hampaat nopeammin ja tehokkaammin.

Tapaustutkimus kulujen hyväksymisautomaatiosta

Tutkitaan esimerkkiä tosielämästä.

Tapaustutkimus kuluraportoinnin automatisoinnin eduista tulee autokaupan myymälä- ja korjaamoketjulta ATU. He kohtasivat merkittäviä haasteita taloudellisissa työnkuluissaan käteismaksujen ja manuaalisten täsmäytysprosessien vuoksi. Tämä järjestelmä oli tehoton, varsinkin kun otetaan huomioon ATU:n suuri koko, yli 500 konttoria ja lukuisia ulkopuolisia hankintoja, jotka vaativat laajaa paperityötä.

ATU:n talousjohtaja Sebastian Jarankowski korosti tehottomuutta heidän vanhassa järjestelmässään, jossa he joutuivat kuljettamaan paperilaskuja ympäri Saksaa, mikä aiheutti valtavia paperityötä ja hallinnollisia vaikeuksia. ATU:n käännekohta oli Payhawkin kuluhallintaohjelmiston käyttöönotto, joka mullisti heidän taloustoimintansa.

Payhawkin ratkaisun käyttöönotto tarjosi ATU:lle täydellisen näkyvyyden yrityksen kuluista ja antoi yritykselle mahdollisuuden hyödyntää sisäänrakennettuja kulujen hallintaa ja automatisoituja monivaiheisia hyväksyntöjä. Muutoksen ansiosta ATU pystyi tekemään tietoisempia kulutuspäätöksiä, vähentämään manuaalisiin tehtäviin osoitettuja resursseja merkittävästi ja saavuttamaan merkittäviä säästöjä arvonlisäveron palautuksilla.

Tämän digitaalisen muutoksen merkittävä tulos oli se, että paperikuitit eivät enää tarvitse jahdata. Kuten ATU:n vanhempi projektipäällikkö Mathias Goetz totesi, uusi prosessi vaati johtajien ottamaan kuvan kuiteistaan ​​ja lataamaan ne automaattiseen rahoitusjärjestelmään. Tämä muutos johti jo ensimmäisenä vuonna vaikuttavaan 2 miljoonan euron takaisinperintään verovirastolta, mikä on merkittävä taloudellinen hyöty, joka olisi menetetty heidän aiemmassa järjestelmässään.

Lue koko tapaustutkimusraportti alta.

ATU parantaa maksujen täsmäytystä ja säästää +2m | Payhawk

Paperilaskuja täynnä olevien kuorma-autojen ajamisesta täysin digitaaliseen siirtymiseen. Opi, kuinka Saksan ykkösautojen vähittäismyyntiyritys joutui käteisvapaaksi ja säästi +2 miljoonaa maksujen täsmäytyskuluissa.

Tärkeimmät strategiat kustannusten hyväksyntöjen tehostamiseksi

Tutkimme nyt, kuinka voit määrittää ja automatisoida kulujen hyväksymisprosessin tyhjästä. Aloitetaan nyt.

1. Avoimuuden ja vastuullisuuden asettaminen etusijalle

Jokaisen tapahtuman, jokaisen hyväksynnän tulee olla päivänselvää. Tämän saavuttamiseksi on luotava järjestelmä, jossa hyväksynnöistä ja epäämistä ei vain kommunikoida, vaan ne myös selitetään. Kannusta kulttuuria, jossa kulujen kyseenalaistaminen ei ole tabu, vaan merkki hyvästä hallinnosta. Valitse alusta, jossa hyväksynnät seurataan ja näkyvät asianomaisille osapuolille, jotta sinulla on selkeä kirjausketju. Tällainen läpinäkyvyys lisää viime kädessä vastuullisuutta.

2. Kulupolitiikan luominen

Ajattele yrityksesi kulupolitiikkaa kuin urheilun sääntökirjaa. Jos säännöt eivät ole selvät, peli muuttuu kaaokseksi. Hyvin laadittu, kattava kulupolitiikka on ensimmäinen puolustuslinjasi väärinkäyttöä ja sekaannusta vastaan. Aloita määrittelemällä, mikä on korvattavaa ja mikä ei. Ole yhtä selkeä kuin kristalli – jos tennareita ei lasketa yrityskuluksi, sano se. Käytä selkeää kieltä, älä laillista kieltä, jotta kaikki teknisestä tiimistäsi myyntihenkilöstöön ymmärtävät sen. Ja viestintä? Älä vain lähetä sähköpostia ja unohda se. Järjestä säännöllisiä keskusteluja, työpajoja ja muistutuksia näistä käytännöistä. Tee kulupolitiikan ymmärtämisestä yhtä yleistä kuin aamukahvia toimistossasi.

Voit selata alla olevaa artikkelia aloittaaksesi tarpeisiisi sopivan kulupolitiikan luomisen.

Tehokkaan yrityksen kulupolitiikan laatiminen

Tehokkaan yrityksen kulupolitiikan laatiminen on ratkaisevan tärkeää minkä tahansa liiketoiminnan kasvulle. Opi luomaan käytäntö jo tänään.

3. Valitse Software for Expense Approval Automation

Sukellaan kustannusautomaation maailmaan ja tutkitaan saatavilla olevia ratkaisuja. Kuvittele jokainen näistä mahdollisista ratkaisuista supersankarina taloushallinnon universumissa, jolla jokaisella on ainutlaatuiset kykynsä muuttaa kuluraportointisi päänsärkystä tuulta.

1. Nanonetit: Nanonets on tekniikan osaaja. Huippuluokan OCR-teknologian ja tekoälypohjaisten prosessien ansiosta Nanonets poistaa kulujen hallinnan kivun. Nanonets erottuu kokonaisvaltaisena ratkaisuna intuitiivisella käyttöliittymällään, saumattomalla integraatiollaan erilaisiin kirjanpitoohjelmistoihin ja käytäntöjen noudattamisen valvontaan. Se on kuin omistautunut talousavustaja, joka hallitsee kaikki kirjan temput – kuittien seurannasta hienostuneeseen kulutusanalyysiin.
2. Expensify: Ajattele Expensifya siistinä, intuitiivisena ystävänä, joka tietää tarkalleen, mitä tarvitset. Sen käyttäjäystävällinen käyttöliittymä saa kuittien seurannan ja korvausten hallinnan tuntumaan kävelyltä puistossa. Expensify on yhteensopiva eri kirjanpitoohjelmistojen kanssa, joten se ei vain pelaa hyvin muiden kanssa; se parantaa koko joukkueen peliä.
3. Zoho-kulut: Zoho Expense on kuin ryhmän moniajo-nero. Osana Zohon laajaa tuotepakettia se tuo automaattisen kulujen kirjaamisen pöytään, mikä varmistaa, että käytäntöjen noudattaminen on helppoa. Sen saumaton integrointi kirjanpitoohjelmistoon on kuin kääntäjä, joka puhuu sujuvasti kaikkia talouskielejä.
4. QuickBooks Online: Kuvittele QuickBooks Online kokeneena monikäyttöisenä. Kyse ei ole vain vankasta kirjanpidosta; kyse on kustannusseurannan tuomisesta käyttöön. QuickBooksilla et vain hallitse kuluja; yhdistät koko rahoitusmaailmasi yhteen paikkaan. Se on kuin söisi kakkusi ja syö sen.
5. Spendesk: Spendesk on nykyaikainen, kontrollifriikki (hyvällä tavalla) kulujen hallinnassa. Se tarjoaa kattavan kulutusratkaisun, joka tuo hallinnan, näkyvyyden ja automaation kämmenelle. Yrityksen korteista odottamattomiin maksuihin, Spendesk tarjoaa sen. Se on kuin sinulla olisi käytössäsi taloudellinen Sveitsin armeijan veitsi.

Jokainen näistä ratkaisuista tuo jotain ainutlaatuista pöytään ja muuttaa pelottavan kulujenhallinnan tehtäväksi paremmin hallittavissa olevaa, virtaviivaisempaa ja uskallanko sanoa, että nautinnollisempaa. Kyse ei ole vain kulujen pitämisestä; kyse on älykkäämmän työskentelytavan omaksumisesta, joka perustuu tarpeisiisi sopivan ratkaisun valitsemiseen.

Kulujen hyväksymisen työnkulku

Käännetään kelloa taaksepäin ja katsotaan perinteistä, manuaalista kulujen hyväksymisen työnkulkua, joka muistuttaa aikoja, jolloin kaikki tehtiin käsin.

1. Kuittien kerääminen: Työntekijät keräävät paperikuitit kaikista kuluista – taksimatkoista asiakasillallisiin. Se on kuin leikekirjan pitäminen, mutta vähemmän hauskaa ja tylsempää.
2. Kulutusraporttien täyttäminen: Seuraavaksi he täyttävät kuluraportit käsin tai laskentataulukkoon. Se vie aikaa, kuten verojen maksaminen joka kuukausi.
3. Lähetys hyväksyttäväksi: Nämä kuitit pinotut raportit lähetetään sitten esimiehelle tai taloustiimille – usein fyysisessä kansiossa, joka kulkee ympäriinsä kuin kuuma peruna.
4. Managerin arvostelu: Johtaja tarkistaa jokaisen raportin ja tarkastaa jokaisen rivikohdan. Se on kuin etsivätyötä, mutta enemmän numeroita ja vähemmän jännitystä.
5. Tiedustelut ja selvennykset: Jos on kysyttävää, se palaa työntekijälle selvennyksiä varten. Tämä edestakaisin pelaaminen voi tuntua loputtomalta ping-pong-peliltä.
6. Lopullinen hyväksyntä ja korvaus: Kun raportti on hyväksytty, se menee rahoitustiimille korvausten käsittelyä varten. Tämä voi kestää päiviä tai viikkoja jonosta riippuen.
7. Arkistointi ja kirjaaminen: Lopuksi kaikki nämä asiakirjat arkistoidaan arkistointia varten, mikä vie fyysistä tilaa ja tekee hakemisesta vaivaa.

Virtaviivainen työnkulku nanonettien avulla: moderni lähestymistapa

Siirrytään nyt nopeasti eteenpäin tähän päivään ja suunnitellaan tämä työnkulku uudelleen Nanonetsin avulla, jolloin vaivalloisesta prosessista tulee virtaviivainen ja tehokas toiminta.

• Automaattinen kuitin sieppaus: Työntekijät ottavat valokuvia kuiteistaan. Nanonetsin OCR-tekniikka kaappaa ja digitoi tiedot välittömästi. Ei enää hamstrauspaperia!

• Vaivaton kuluraporttien luominen: Järjestelmä täyttää automaattisesti kuluraportit kaapattujen tietojen avulla ja vie ne valitsemaasi ohjelmistoon. Se on kuin taikuutta, ja numerot näkyvät siellä missä niiden pitäisikin, kaikki siistinä ja siistinä.

• Sähköinen lähetys ja ilmoitus: Työntekijät jättävät raportit sähköisesti valitsemastaan ​​välineestä. Esimiehet saavat välittömiä ilmoituksia, jotka vievät prosessia eteenpäin sähköpostin nopeudella.

• Quick Manager Review with AI Assistance: Esimiehet tarkastelevat raportteja tehokkaammin poikkeamat tai sääntörikkomukset ilmoittavan tekoälyn avulla. Se on vähemmän aarteenetsintää ja enemmän nopeaa skannausta.

• Vähemmän kyselyitä ja reaaliaikaisia ​​selvennyksiä: Selkeämmällä tiedolla ja digitaalisilla tietueilla kyselyt vähenevät. Kaikki tarvittavat selvennykset käsitellään nopeasti järjestelmän läpi, mikä vähentää edestakaisin kulkua dramaattisesti.
• Nopea hyväksyntä ja automaattinen korvaus: Kun järjestelmä on hyväksytty, se on vuorovaikutuksessa maksujärjestelmien kanssa nopeaa korvausta varten. Työntekijät saavat rahansa takaisin nopeammin, ja kaikki ovat tyytyväisempiä siitä.
• Digitaalinen arkistointi ja helppo haku: Kaikki tietueet tallennetaan digitaalisesti, joten arkistointi on helppoa ja haku on yhtä helppoa kuin Google-haku. Ei enää arkistokaappien kaivamista!

Ottamalla Nanonets käyttöön yritykset muuttavat kulujen hyväksymisen työnkulkunsa hitaasta, manuaalisesta prosessista nopeaksi, automatisoiduksi ja lähes vaivattomaksi järjestelmäksi. Kyse ei ole vain ajan tasalla pysymisestä; kyse on yrityksesi viemisestä tulevaisuuteen, jossa tehokkuus on normi ja tuottavuus nousee.

Yleisten haasteiden voittaminen

Murtaa jää

Muutos, varsinkin vakiintuneessa organisaatiossa, voi olla yhtä haastavaa kuin opettaa vanhalle koiralle uusia temppuja. Mutta se ei ole mahdotonta. Kun otat käyttöön uusia kulujen hyväksymisprosesseja tai tekniikoita, odota vastustusta. Helpottaaksesi tätä, ota tiimisi mukaan valinta- ja toteutusprosessiin. Saa heidät tuntemaan olevansa osa muutosta, ei sen uhreja. Tarjoa runsaasti koulutusta ja näytä heille hyödyt – ei vain yritykselle vaan myös heille. Pieni empatia ja paljon kommunikaatiota auttavat muuttamaan skeptikot puolestapuhujiksi.

Nopeus vs. vaatimustenmukaisuus

Kulujen hyväksyntöjen virtaviivaistamiseen tähtäävässä kilpailussa on noudatettava noudattamista. Tasapainottaminen nopeuden ja noudattamisen kanssa on kuin köydessä kävelemistä. Toisaalta haluat nopeuttaa prosessia; toisaalta sinulla ei ole varaa leikata kulmia laillisesti. Tärkeintä on luoda järjestelmät, jotka eivät ole vain tehokkaita vaan myös luonnostaan ​​yhteensopivia. Käytä tekniikkaa, joka pitää silmällä säädösten päivityksiä ja integroi ne prosessiin. Suorita säännöllisiä tarkastuksia ja pidä tiimisi koulutettuna vaatimustenmukaisuusasioissa. Kyse ei ole vain nopeasta ajamisesta; kyse on pitkälle menemisestä ilman säännösten yli kompastumista.

Näiden strategioiden toteuttaminen ei ainoastaan ​​virtaviivaista kulujen hyväksymisprosessia, vaan myös rakentaa tehokkuuden ja vastuullisuuden kulttuuria. Se on matka, mutta oikealla lähestymistavalla se on matka, joka voi muuttaa yrityksesi taloudellisen selkärangan.

Yhteenveto

Siinä se on, pyörteellinen kiertue kulujenhallinnan dynaamisen maailman halki. Olemme nähneet eilisen kömpelöt, aikaa vievät menetelmät ja kuinka ne kohtaavat tämän päivän sulavia ja tehokkaita prosesseja. Se on kuin vertaisit hevoskärryjä urheiluautoon – molemmat vievät sinut minne haluat, mutta toinen tekee sen paljon enemmän tyylillä ja nopeudella.

Sukeltauduimme tosielämän muutoksiin, kuten ATU:n matkaan paperikuormitteesta menneisyydestä digitalisoituun, virtaviivaistettuun tulevaisuuteen ja saimme takaisin huikeat 2 miljoonaa euroa. Tällaiset tarinat osoittavat meille nykyaikaisten kustannustenhallintaratkaisujen konkreettisen vaikutuksen.

Markkinoiden huippuratkaisujen tutkiminen teknisistä Nanoneteista intuitiiviseen Expensifyyn, monipuoliseen Zoho Expenseen, kaiken kattavaan QuickBooks Onlineen ja ohjauskeskeiseen Spendeskiin korosti meille tarjolla olevien innovaatioiden monipuolisuutta. Jokainen ratkaisu tuo pöytään ainutlaatuisen tunnelmansa, mutta on vaikea sivuuttaa Nanonetsien kokonaisvaltaista viehätystä, joka yhdistää hienovaraisesti kaikkien maailmojen parhaat puolet.

Kun olemme matkanneet perinteisten menetelmien labyrintista nykyaikaisen teknologian luomille virtaviivaisille poluille, on selvää, että kulujen hallinnan tulevaisuus ei ole vain asioiden nopeampaa tekemistä. Kyse on niiden tekemisestä älykkäämmin, avoimemmin, vastuullisemmin ja tehokkaammin. Kyse on tiimiemme voimaannuttamisesta, niiden vapauttamisesta manuaalisten prosessien rasituksesta ja työkalujen antamisesta liiketoimintamme eteenpäin viemiseksi.

Joten kun päätämme, kehotan sinua pohtimaan nykyistä kulujenhallintaprosessiasi. Onko se jäänne menneisyydestä vai onko se valmis viemään sinut tuottavaan tulevaisuuteen? Muista, että liike-elämässä paikallaan seisominen ei ole vaihtoehto. Ota muutos vastaan, aja teknologisen kehityksen aallolla ja ohjataan yrityksemme kohti tehokkuuden ja kasvun horisonttia. Tulevaisuus on nyt, ja se on innostava!

• SEO-pohjainen sisällön ja PR-jakelu. Vahvista jo tänään.
• PlatoData.Network Vertical Generatiivinen Ai. Vahvista itseäsi. Pääsy tästä.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Tietoa laajennettu. Pääsy tästä.
• PlatoESG. hiili, CleanTech, energia, ympäristö, Aurinko, Jätehuolto. Pääsy tästä.
• PlatonHealth. Biotekniikan ja kliinisten kokeiden älykkyys. Pääsy tästä.
• Lähde: https://nanonets.com/blog/expense-approval-process/