Esimerkki työntekijän yrityskulupolitiikan mallista

Kuvittele huomaavasi, että pelkkä liiketoiminnan kulujen hallinnan laiminlyönti johti siihen, että pieni omaisuus kulutettiin tahattomasti vältettävissä oleviin kustannuksiin.

Tämä ei ole vain hypoteettinen skenaario; se on todellisuutta organisaatioille, jotka eivät huomaa huolellisesti suunnitellun kulupolitiikan strategista merkitystä.

Tässä artikkelissa tarjoamme kulupolitiikkamallin, joka on suunniteltu viitteeksi oman yrityksesi kulupolitiikan laatimiseen.

Viitekehys on suunniteltu sekä työntekijöiden voimaannuttamiseksi että organisaation taloudellisen terveyden turvaamiseksi.

Tutustumme kulupolitiikan olemukseen, paljastamme monipuolisen mallipohjan ja opastamme sen käytännön soveltamisessa ja automatisoinnissa.

Yhteenveto: Kulupolitiikka

Kulutuspolitiikka on joukko sääntöjä, jotka sanelevat työntekijät

kuinka he voivat käyttää yrityksen rahoja kuluihin.
miten he voivat korvata kulut.
mitä tapahtuu, jos sääntöjä ei noudateta.

Kulutuspolitiikan päätavoitteet ovat kaksijakoiset.

Ensinnäkin tällä politiikalla on ratkaiseva rooli yrityksen talouden hallinnassa ja sen varmistamisessa, että työntekijät tietävät, mitä heiltä odotetaan aiheutuessaan kuluja organisaation puolesta.

Toiseksi se auttaa yritystä noudattamaan rahoituslakeja ja -määräyksiä välttäen juridisia ongelmia ja sakkoja. Tämä kaksinkertainen tarkoitus tekee kulupolitiikasta tärkeän työkalun sekä työntekijöille että yrityksen taloudelliselle terveydelle.

Selkeän kulupolitiikan toteuttaminen tuo useita keskeisiä etuja:

Estää petoksia: Asettamalla tiukat ohjeet kulutukselle se vähentää epärehellisten väitteiden mahdollisuuksia.
Takaa oikeudenmukaisuuden: Kaikki tietävät, mikä on sallittua ja mikä ei, mikä tekee kulukorvauksista selkeämpiä ja oikeudenmukaisempia.
Hallitsee budjettia: Auttaa pitämään menot kurissa ja varmistamaan, että kulut ovat linjassa yrityksen budjettirajoitusten kanssa.

Kulupolitiikan malli

Tehokkaan kulupolitiikkaasiakirjan luominen on välttämätöntä taloudellisen valvonnan ylläpitämiseksi, vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi ja selkeyden tuomiseksi työntekijöillesi.

Tässä on kulupolitiikan mallidokumentti, joka opastaa sinua oman kulupolitiikan laatimisessa:

Sanan muoto:

Voit myös tallentaa kopion mallista Google-dokumentiksi:

Kulutuskäytäntömalli (esikatselu)

[Yrityksen nimi] Kuluvakuutusasiakirja

[Yrityksen nimi]
[Päivämäärä]
Versionumero

Tämä asiakirja voi muuttua, ja sitä voidaan päivittää ajoittain vastaamaan [Yrityksen nimi] ja sen työntekijöiden muuttuvia tarpeita.

Tämä kulupolitiikka-asiakirja on suunniteltu opastamaan [Yrityksen nimi] työntekijöitä tekemään tietoisia ja vastuullisia päätöksiä työhön liittyvien kulujen syntymisestä ja raportoinnista. Tavoitteemme on varmistaa, että kaikki menot ovat tarpeellisia, kohtuullisia ja linjassa yrityksemme tavoitteiden ja arvojen kanssa. Noudattamalla tätä politiikkaa edistämme läpinäkyvyyttä, vastuullisuutta ja tehokkuutta rahoituskäytännöissämme.

Kulut

Kulujen tarkan ja johdonmukaisen käsittelyn helpottamiseksi on ratkaisevan tärkeää määritellä selkeästi, mikä on [Yrityksen nimi]:ssä korvattava kulu. Alla on kustannusluokat, jotka katsotaan korvattaville, sekä esimerkkejä kustakin luokasta epäselvyyksien poistamiseksi:

Matkustaa: Liikematkoihin liittyvät kulut, mukaan lukien lentoliput, maakuljetukset ja majoitus. Esimerkiksi meno-paluulippu yrityskonferenssiin tai junalippu asiakastapaamiseen.
majoitus: Liikematkojen aikana hotellimajoituksia tai muita majoitusjärjestelyjä koskevat kustannukset. Esimerkkinä voisi olla kahden yön yöpyminen hotellissa yritysseminaaria varten.
Ateriat: Kohtuulliset ateriakulut työmatkojen tai asiakastapaamisten aikana. Tämä sisältää aamiaisen, lounaan ja illallisen, esimerkkinä illalliskokous potentiaalisen asiakkaan kanssa.
Asiakasviihde: Kulut asiakkaiden viihdyttämisestä, kuten ateriakulut tai tapahtumaliput, mikäli ne liittyvät suoraan liiketoiminnan kehittämiseen tai säilyttämiseen. Esimerkki on asiakkaan isännöiminen urheilutapahtumassa keskustelemaan tulevista liiketoimintamahdollisuuksista.
Toimistotarvikkeet: Kustannukset toimiston päivittäiseen toimintaan tarvittavista tavaroista, mukaan lukien paperitarvikkeet, painotarvikkeet ja pienet toimistotarvikkeet. Esimerkiksi kynien, paperin ja mustekasettien ostaminen toimistokäyttöön.
Elektroniikka: Työn tuottavuutta tukevaan teknologiaan liittyvät kulut, mukaan lukien ohjelmistotilaukset ja hätälaitteistohankinnat. Esimerkkinä voisi olla projektinhallintatyökalun tilaus tai uuden näppäimistön ostaminen odottamattoman toimintahäiriön vuoksi.

Ei-kulut

Yhtä tärkeää on määrittää kulut, joita [Yrityksen nimi] ei korvaa. Näitä ovat muun muassa:

Liiketoimintaan liittymättömät henkilökohtaiset kulut.
Sakot tai rangaistukset, kuten liikennerikkomukset tai myöhästymismaksut.
Kulut ylittävät ennalta määrätyt rajat tietyille luokille ilman ennakkohyväksyntää.

Menorajat

Olemme asettaneet selkeät menorajat kullekin korvattavien kululuokalle. Nämä rajoitukset on suunniteltu ohjaamaan työntekijöitä tekemään järkeviä kulutuspäätöksiä, jotka ovat linjassa yrityksen budjettinäkökohtien ja taloudellisten tavoitteiden kanssa. Lisäksi mukana on osastokohtaisia poikkeuksia, jotka vastaavat yrityksen eri osa-alueiden ainutlaatuisia tarpeita ja kulutustottumuksia.

Yleiset kulutusrajat

Alla on taulukko, jossa esitetään kunkin kululuokan sallitut enimmäiskulutusrajat, joiden tarkoituksena on varmistaa, että kaikki menot ovat sekä tarpeellisia että kohtuullisia:

Kululuokka	Suurin raja	Huomautuksia
Matkailu (lentoliput)	$500	Turistiluokka kotimaan lennoille
Matkailu (majoitus)	$ 150 per yö	Standard huoneen hinta
Ateriat	25 dollaria per ateria	Ei sisällä alkoholijuomia
Asiakasviihde	$100	Per henkilö, vaatii ennakkohyväksynnän poikkeuksiin
Toimistotarvikkeet	50 dollaria per tilaus	Vain välttämättömät tavarat
Elektroniikka	$300	Tämän rajan ylittäville tuotteille vaaditaan ennakkohyväksyntä

Osastokohtaiset kulutusrajat

[Yrityksen nimi]:n eri osastojen erityistarpeiden huomioon ottamiseksi määritämme myös osastokohtaiset kulutusrajat seuraavasti:

Myyntiosasto:
- Asiakasviihde: korotettu raja 150 dollariin henkilöä kohden mahdollisten arvokkaiden asiakastapaamisten järjestämiseksi.
- Matkailu: Lisäjoustavuutta lentolippujen hinnoissa aina 700 dollariin asti kansainvälisissä matkoissa ennakkohyväksynnän kanssa.
IT-osasto:
- Tekniikka: Korotettu raja 500 dollariin, jotta tuetaan osastotoiminnan kannalta välttämättömien erikoisohjelmistojen tai laitteistojen hankintaa.

Kaikki kulut, joiden odotetaan ylittävän nämä rajat, on esitettävä ennakkohyväksyntää varten, jotta varmistetaan, että ne vastaavat budjettirajoituksia ja toiminnallisia tavoitteita.

Hyväksyntämenettelyt

[Yrityksen nimi] kulujenhallintaprosessin tehokkuus ja vastuullisuus ovat ensiarvoisen tärkeitä. Tämän varmistamiseksi laaditaan seuraavat yksityiskohtaiset menettelyt ja asiakirjavaatimukset, jotka ohjaavat työntekijöitä kulujen hyväksymis- ja korvausprosessin läpi.

Matkailu ja majoitus

Matkaa edeltävä hyväksyntä:
- Työmatkoja suunnittelevien työntekijöiden on toimitettava matkasuunnitelma ja arvioitu budjetti hyväksyttäväksi nimetyn verkkoportaalimme kautta.
- Tämä on toimitettava vähintään kaksi viikkoa ennen suunniteltua lähtöpäivää, jotta tarkasteluun ja hyväksymiseen jää riittävästi aikaa.
Matkan jälkeinen dokumentaatio:
- Palattuaan työntekijän on toimitettava kaikki matka- ja majoituskuluihin liittyvät kuitit viikon kuluessa.
- Tämä sisältää lennot, hotellit ja muut matkoihin liittyvät kulut, jotka on ladattava digitaaliselle kulujenhallintaalustallemme.

Liikekulut

Kuluista, jotka aiheutuvat asiakastapaamisista, toimistotarvikkeiden hankinnasta tai muista liiketoimintaan liittyvistä tarpeista, työntekijöiden on toimitettava kuitti ja lyhyt kuvaus liiketoiminnan tarkoituksesta.
Nämä tiedot tulee tehdä kuluraportointityökalumme kautta kolmen päivän kuluessa aiheutuneista kuluista.

Suuret kulut

Suuret kulut määritellään yksittäisiksi kuluiksi, jotka ylittävät 2500 dollaria, tai sarjaan liittyviä kuluja, jotka yhdessä ylittävät 2500 dollaria kuukauden sisällä.
Yksityiskohtainen ehdotus, joka sisältää perustelut, odotetut hyödyt ja kokonaiskustannukset, on toimitettava ylemmän tason johdolle ja sen on hyväksyttävä ennen kulujen syntymistä.

Asiakirjat ja kuitit

Kulujen tehokkaan käsittelyn helpottamiseksi seuraavat asiakirjat on toimitettava tehdessäsi korvauspyyntöä portaalin kautta:

Kuitit kaikista kuluista, joissa todiste maksusta.
Lyhyt kuvaus kunkin kulun liiketoiminnan tarkoituksesta, mikä lisää läpinäkyvyyttä ja perusteluja.
Matkakulujen osalta vaaditaan täydelliset matkasuunnitelmat ja todiste kuluista hakemuksen täyttämiseksi.

aikatauluja

Kuluilmoitukset matkakuluista tulee toimittaa viikon kuluessa matkasta.
Muiden liiketoiminnan kulujen raportointi on tehtävä kolmen päivän kuluessa kulujen syntymisestä.
Ilmoitettujen kulujen hyväksyntä tai palaute annetaan kolmen työpäivän kuluessa, mikä varmistaa nopean korvauksen ja selkeyden työntekijöille.

Digitaalinen lähetys ja käsittely

[Yrityksen nimi] käyttää digitaalista kulujenhallintaalustaa [Linkki] kaikissa kuluilmoituksissa ja hyväksynnöissä.

Tämä osio sisältää vaiheittaiset ohjeet portaalin tehokkaaseen käyttöön ja käyttämiseen.

Kirjautumisen URL-osoite: Siirry kohtaan [Portal Link] millä tahansa verkkoselaimella. Tämä linkki on saatavilla myös yrityksen intranetissä Työntekijäresurssit-osiossa.
Käyttäjätunnus ja salasana: Kirjautumistietosi ovat yrityksesi sähköpostiosoite ja IT-osaston alun perin antama salasana. Jos kirjaudut sisään ensimmäistä kertaa, sinua pyydetään vaihtamaan salasanasi.
Kaksitekijäinen todennus (2FA): Turvallisuuden lisäämiseksi portaali vaatii kaksivaiheisen todennuksen. Saat koodin tekstiviestillä tai sähköpostilla, joka sinun on syötettävä kirjautumisnäytölle.

Kun olet kirjautunut sisään, löydät seuraavat pääosat:

koontinäyttöön.: Tarkastele viimeaikaisia kuluilmoituksia ja niiden tilaa (odottaa, hyväksytty tai hylätty).
Ilmoita uudet kulut: Kirjoita uusi kuluilmoitus, mukaan lukien kuittien lataaminen ja kulutietojen lisääminen.
Raportit: Luo raportteja lähettämistäsi kuluista valituilta ajanjaksoilta.
Asetukset: Päivitä henkilökohtaiset tietosi, vaihda salasanasi ja määritä 2FA-asetukset.

Uuden kulun ilmoittaminen:

Siirry kohtaan "Lähetä uusi kulut": Napsauta tätä vaihtoehtoa kojelaudassa.
Kustannustiedot: Täytä kululomakkeeseen tiedot, kuten päivämäärä, luokka (esim. matkat, ateriat), summa ja lyhyt kuvaus.
Lataa kuitit: Liitä digitaaliset kopiot kuiteistasi napsauttamalla Lataa-painiketta. Portaali hyväksyy JPG-, PNG- ja PDF-tiedostoja.
Lähetä hyväksyttäväksi: Tarkista syöttämäsi tarkkuus ja napsauta sitten Lähetä. Saat sähköpostiisi vahvistuksen lähetyksestäsi.

Tilan ja raporttien tarkistamiseksi,

Voit tarkistaa lähettämiesi kulujen tilan käymällä "Dashboardissa". Jokainen merkintä näyttää sen nykyisen tilan.
Jos haluat yksityiskohtaiset raportit kuluistasi, siirry Raportit-osioon ja mukauta raportin kriteerit ajanjakson, luokan tai tilan perusteella.

Jos kohtaat ongelmia tai sinulla on kysyttävää portaalin käytöstä:

Usein kysytyt kysymykset ja käyttöopas: Katso kattavat usein kysytyt kysymykset ja käyttöopas, jotka ovat saatavilla portaalin Ohje-osiossa.
Ota yhteyttä IT-tukipalveluun: Jos tarvitset teknistä tukea, mukaan lukien kirjautumisongelmia tai asiakirjojen lataamiseen liittyviä ongelmia, ota yhteyttä IT-tukipalveluun osoitteessa ithelp@[yrityksennimi].com tai (123) 456-7892.

Erityistä huomioitavaa

Tilanteissa, joissa politiikan noudattaminen tuo haasteita, työntekijöitä kannustetaan aktiiviseen kommunikointiin suoran esimiehensä tai taloustiimin kanssa. Tämän lähestymistavan tarkoituksena on hakea ohjeita tai keskustella mahdollisista poikkeuksista ja varmistaa, että toiminnalliset tarpeet täytetään politiikan eheyttä tinkimättä.

Parhaat käytännöt, resurssit ja kumppanuudet

Tässä osiossa on arvokkaita resursseja, parhaita käytäntöjä ja tietoja hyödyllisistä kumppanuuksista, jotta voidaan tukea [Yrityksen nimi]:n työntekijöitä kustannusten tehokkaassa hallinnassa ja mahdollistaa säästöjen hyödyntäminen strategisten kumppanuuksien avulla.

Parhaat käytännöt ja vinkit

Varaa etukäteen: Matkan ja majoituksen suunnittelu ja varaaminen mahdollisimman varhaisessa vaiheessa voi vähentää kustannuksia merkittävästi. Pyri varaamaan nämä vähintään kolme viikkoa etukäteen.
Käytä ensisijaisia toimittajia: Aina kun mahdollista, käytä ensisijaisia myyjiä matkoille, majoitukselle, toimistotarvikkeille ja teknologialle. Näiden toimittajien arvo ja palvelun laatu on tarkastettu.
Digitaaliset kuitit: Säilytä digitaaliset kopiot kaikista kuiteista. Useimmat myyjät tarjoavat sähköisiä kuitteja, joita on helpompi hallita ja lähettää kuluraporttien kanssa.
Kuluraportin oikea-aikaisuus: Toimita kuluraportit nopeasti varmistaaksesi nopean käsittelyn ja korvauksen. Toimituksen viivästyminen voi johtaa viivästyksiin korvauksissa ja vaikeuttaa budjetin seurantaa.

Esittelymateriaalit

Digital Expense Management Platform: [Yrityksen nimi] tarjoaa online-alustan kulujen seurantaan ja ilmoittamiseen, ja siihen pääsee yrityksen intranetin kautta. Tämän alustan käyttöä koskevia koulutustilaisuuksia on saatavilla neljännesvuosittain.
Talousosasto Slack Channel: Jos sinulla on kysyttävää tai selvennystä kulupolitiikkoihin, työntekijät voivat ottaa yhteyttä talousosaston Slack Channeliin, joka on käytettävissä virka-aikoina osoitteessa #expense-queries.

strategisten kumppanuuksien

[Yrityksen nimi] on solminut kumppanuuksia useiden ulkoisten toimittajien kanssa tarjotakseen työntekijöille alennuksia ja erikoisehtoja, mikä lisää liiketoimintaan liittyvien menojen arvoa ja tehokkuutta.

Matkakumppanuus: TravelCo:n avulla työntekijät voivat saada alennuksia lento- ja hotellivarauksista. Käytä yrityskoodia [TC123], kun varaat TravelCo-alustan tai sovelluksen kautta. [Linkki]
Teknologiatarvikkeet: TechSolutions tarjoaa erikoishintoja tietokonetarvikkeista ja ohjelmistoista [Yrityksen nimi] työntekijöille. Pääset tähän intranetissämme olevan linkin kautta käyttämällä yrityksen tiliä. [Linkki]
Toimistotarvikkeiden alennus: OfficeMax on tehnyt yhteistyötä kanssamme tarjotakseen alennuksia toimistotarvikkeista. Tilaukset voidaan tehdä suoraan hankintajärjestelmämme kautta, ja alennukset koskevat automaattisesti. [Linkki]

Käyttääkseen näitä kumppanuuksia työntekijöiden tulee käyttää yrityksen intranetissä olevia erityiskoodeja ja linkkejä. Ensimmäisen käyttökerran tai vaikeuksien sattuessa hankintatiimi on käytettävissä auttamaan ja varmistamaan, että työntekijät voivat hyödyntää näitä tarjouksia täysimääräisesti.

Noudattamatta jättämistä koskeva käytäntö

[Yrityksen nimi] kulupolitiikan noudattamisen varmistaminen on ratkaisevan tärkeää taloudellisen eheyden ja vastuullisuuden ylläpitämiseksi organisaatiossa. Tässä osiossa kuvataan kulupolitiikan noudattamatta jättämisen seuraukset sekä noudattamatta jättämisasioiden tarkistamis- ja riitauttamisprosessi.

Kulutuspolitiikan noudattamatta jättäminen voi johtaa erilaisiin toimenpiteisiin rikkomusten luonteesta ja tiheydestä riippuen:

Ensimmäinen rikos: Työntekijät, jotka eivät noudata kulupolitiikkaa ensimmäistä kertaa, saavat kirjallisen varoituksen, ja heitä voidaan vaatia osallistumaan kulupolitiikan noudattamista koskevaan koulutukseen.
Toistuvat rikokset: Jatkuva noudattamatta jättäminen johtaa ankarampiin toimiin, mukaan lukien sääntöjenvastaisten kulujen korvauksen epääminen, muodollinen arviointi osastopäällikön kanssa ja mahdolliset kurinpitotoimenpiteet irtisanomiseen asti.
Vakavia rikkomuksia: Vilpillisiin tai tarkoituksellisesti harhaanjohtaviin kulukorvauksiin kohdistetaan välitön kurinpitotoimi, joka voi sisältää työsuhteen irtisanomisen ja oikeudenkäynnin.

Tarkastus- ja riitauttamisprosessi dokumentoidaan seuraavasti:

Alustava arvio: Jos työntekijän kuluraportti on merkitty sääntöjenvastaisuudeksi, työntekijä saa ilmoituksen, jossa kerrotaan tietystä ongelmasta. Työntekijällä on mahdollisuus toimittaa lisädokumentteja tai selvennyksiä ongelman ratkaisemiseksi.
Muodollinen valitus: Jos työntekijä on eri mieltä alustavan tarkastelun jälkeen tehdystä päätöksestä, hänellä on oikeus valittaa päätöksestä virallisesti. Valitus on jätettävä kirjallisesti talousosastolle 10 arkipäivän kuluessa alkuperäisestä päätöksestä.
Muutoksenhakulautakunta: Valituslautakunta, joka koostuu talous-, henkilöstö- ja henkilöstöosaston edustajista, käsittelee valituksen. Tämä valiokunta ottaa huomioon kaikki toimitetut asiakirjat ja perustelut tehdäkseen lopullisen päätöksen.
Lopullinen päätös: Toimikunnan päätös on lopullinen ja se ilmoitetaan työntekijälle 10 arkipäivän kuluessa valituksen jättämisestä. Päätöksessä hahmotellaan mahdolliset toimenpiteet tai vahvistetaan ongelman ratkaisu.

[Yrityksen nimi] noudattamatta jättämistä koskevan käytännön tarkoituksena on edistää kulupolitiikan ymmärtämistä ja noudattamista sekä tarjota oikeudenmukainen prosessi ongelmien käsittelemiseksi ja ratkaisemiseksi. Tämä lähestymistapa varmistaa, että työntekijät ovat tietoisia vaatimusten noudattamisen tärkeydestä ja seurauksista, jotka johtuvat vahvistettujen ohjeiden noudattamatta jättämisestä, mikä ylläpitää organisaation taloudellista terveyttä ja eettisiä standardeja.

Yhteystiedot ja tuki

Tässä osiossa on yksityiskohtaiset yhteystiedot henkilöille ja osastoille, jotka vastaavat kuluihin liittyvien tiedustelujen ja prosessien valvonnasta ja avustamisesta, jotta kaikki [Yrityksen nimi] työntekijät voivat saada ohjausta ja tukea kulupolitiikkaan liittyen.

Kustannuspolitiikkaa koskevat kyselyt ja selvennykset: Kulupolitiikan ohjeisiin, hyväksyttäviin kuluihin tai korvausprosesseihin liittyvät kysymykset.
- Yhteystiedot: Jane Doe, kulupolitiikan johtaja
- Sähköposti: jane.doe@[yrityksennimi].com
- Puhelin: (123) 456-7890
Koulutus ja vaatimustenmukaisuus: Tiedustelut kulupolitiikan koulutustilaisuuksista, vaatimustenmukaisuusongelmista tai kulukorvauksiin liittyvistä huolenaiheista ilmoittamiseen.
- Yhteyshenkilö: John Smith, HR Compliance Officer
- Sähköposti: john.smith@[yrityksennimi].com
- Puhelin: (123) 456-7891
Digital Expense Management Platform -tuki: Tekninen tuki online-kustannusilmoitusalustan kanssa, mukaan lukien kirjautumisongelmat, lähetysvirheet tai asiakirjojen lataaminen.
- Ota yhteyttä: IT Help Desk
- Sähköposti: ithelp@[yrityksennimi].com
- Puhelin: (123) 456-7892
Toimittajakumppanuudet ja alennukset: Apua ensisijaisten toimittajien alennusten saamiseen, tilaamiseen yrityksen tilien kautta tai tiedusteluihin hyväksyttyjä myyjiä koskevissa asioissa.
- Yhteyshenkilö: Lisa Green, hankintaasiantuntija
- Sähköposti: lisa.green@[yritysnimi].com
- Puhelin: (123) 456-7893
Yleiset tiedustelut: Jos sinulla on muita kysymyksiä tai apua, joita ei ole nimenomaisesti lueteltu yllä, työntekijät voivat ottaa yhteyttä yleiseen tukilinjaan tai sähköpostiin, jossa tiedustelut ohjataan asianmukaiselle osastolle tai henkilölle.
- Yleinen tukisähköposti: support@[yrityksennimi].com
- Yleinen tukipuhelin: (123) 456-7894

Tämä [Yrityksen nimi]:lle suunniteltu kulupolitiikka-asiakirja on kattava opas työhön liittyvien kulujen hallintaan tavalla, joka on linjassa organisaatiomme rehellisyyden, tilivelvollisuuden ja finanssivastuun arvojen kanssa.

Kannustamme kaikkia työntekijöitä tutustumaan tähän käytäntöön, hyödyntämään tarjottuja resursseja ja kontakteja sekä sitoutumaan noudattamaan korkeimpia taloushallinnon standardeja.

Tämän käytännön säännöllisistä tarkistuksista ja päivityksistä tiedotetaan liiketoimintaympäristössämme, säädöksissämme tai yrityksen tarpeissa tapahtuvien muutosten perusteella.

Jos sinulla on kysyttävää tai tarvitset lisäselvityksiä, älä epäröi ottaa yhteyttä edellisessä osiossa lueteltuihin asianmukaisiin yhteystietoihin.

Ymmärryksesi, yhteistyösi ja aktiivinen sitoutumisesi tähän käytäntöön ovat korvaamattomia [Company Name]:n maineen ja menestyksen ylläpitämisessä.

Kiitos sitoumuksestasi noudattaa näitä standardeja ja edistää yrityksemme huippuosaamisen ja rehellisyyden kulttuuria.

Asiakirjan loppu

Kuinka ottaa kulupolitiikkamalli käyttöön yrityksellesi?

Kun olet valmis laatimaan kulupolitiikan yrityksesi tarpeiden mukaan, seuraava askel on ottaa se osaksi yrityksen päivittäistä toimintaa.

Tutkimme nyt, kuinka hallita kuluja tehokkaasti yksinkertaisella manuaalisella työnkululla, mukaan lukien vaiheet käytännön jakamisesta prosessien päivittämiseen.

Jatkossa tarkastelemme myös sitä, kuinka kulujenhallintaohjelmistot, kuten Nanonets, voivat yksinkertaistaa prosessia edelleen automatisoidun kuluhallinnan avulla tarjoamalla ominaisuuksia, kuten online-lähetykset, kuittien skannauksen ja suorat hyväksynnät.

Manuaalinen työnkulku: yksinkertaistetut ja käytännölliset vaiheet

Jaa käytäntö: Lähetä kulupolitiikka sähköpostitse kaikille ja lähetä se yrityksen intranetissä. Varmista, että myös uudet työntekijät saavat sen.
Kouluta kaikkia: Pidä istuntoja selittääksesi käytäntöä. Sisällytä erityinen istunto esimiehille, kuinka he voivat valvoa tiiminsä kuluja.
Lähetyskulut: Työntekijät täyttävät vakiokululomakkeen aina, kun heillä on liiketoimintakuluja. Niiden tulee sisältää kulujen määrä, kuinka paljon se maksoi ja päivämäärä, jolloin se tapahtui.
Kulujen luokittelu: Tietojen syöttämisen jälkeen rahoitushenkilö lajittelee kunkin kulun luokkiin, kuten matkat tai ateriat. Tämä auttaa pitämään asiat järjestyksessä ja helpottaa raportoimista.
Kuittien liittäminen: Työntekijöiden on toimitettava kuitit lomakkeidensa mukana. Jos kuitit ovat paperia, niistä tulee ottaa selkeä kuva tai tehdä skannaus.
Tietojen syöttäminen: Joku rahoittaja syöttää tiedot liitteenä olevista kuiteista yrityksen kulujen seurantajärjestelmään. Tämä varmistaa, että kaikki kulut ovat oikein ja kirjataan yhteen paikkaan.
Tarkista ja hyväksy: Kulut käyvät läpi tarkistusprosessin, yleensä ensin työntekijän johtajan ja sitten talousosaston toimesta varmistaakseen, että ne noudattavat käytäntöä.
Korvaukset: Hyväksymisen jälkeen talousosasto järjestää kulujen korvauksen seuraavalla palkkalaskelmalla tai yrityksen korvausaikataulun mukaisesti.
Tarkista ja tarkasta: Rahoitustiimi tarkistaa säännöllisesti kuluraportit politiikkaan nähden havaitakseen mahdolliset ongelmat tai petokset.
Päivitys ja palaute: Kerää työntekijöiltä palautetta kuluprosessista ja päivitä politiikkaa tai menettelytapoja tarpeen mukaan, jotta asiat sujuvat sujuvasti.

Automatisoitu työnkulku kulujenhallintaohjelmistolla

Automatisoitu kulujenhallintaohjelmisto, kuten Nanonets, toteuttaa kulupolitiikan virtaviivaisessa työnkulussa.

Katsotaanpa kuinka.

Aloittaa: Rekisteröidy app.nanonets.com.
Perustaa: Määritä kulukäytäntösi NanoNets-tililläsi. Lisää vahvistustarkistuksia ja hyväksyntäreititys.
Verkkolähetys: Työntekijät kirjaavat kulunsa NanoNetsiin heti lataamalla skannatun tai digitaalisen kopion kuitistaan!

Tietojen poiminta: NanoNets hakee automaattisesti lähetetyistä kuiteista tiedot, kuten päivämäärän, summan ja kauppiaan, mikä eliminoi manuaalisen tietojen syöttämisen tarpeen ja varmistaa, että kulutietosi ovat aina tarkkoja.

Automaattinen lajittelu: NanoNets lajittelee sitten kunkin kulun oikeaan luokkaan politiikkasi kontekstin ja luokittelukehyksen mukaan, kuten matkat tai ateriat.

Käytäntöjen tarkistukset: Luokittelussaan NanoNets tarkistaa jokaisen kulun käytäntöjesi mukaisesti. Se merkitsee automaattisesti kaikki, jotka eivät sovi tarkistettavaksi.

Suora hyväksyntä: Järjestelmä reitittää jokaisen kulun oikealle johtajalle hyväksyttäviksi määrittämiesi sääntöjen, kuten kulusumman tai osaston, perusteella. Tämä nopeuttaa hyväksymisprosessia.

Nopea korvaus: Kun kulut on hyväksytty, ne joutuvat automaattisesti korvattavaksi. NanoNets voi linkittää kirjanpitoohjelmistoasi, jotta tämä tapahtuu ilman lisätoimenpiteitä.

Näkemyksiä ja raportteja: NanoNets tarjoaa raportteja ja analyyseja kulutustottumuksista ja käytäntöjen noudattamisesta, mikä antaa sinulle selkeän kuvan siitä, mihin rahat menevät.

Lisätietoa varten tässä on luettelo markkinoiden parhaista kulujenhallintaohjelmistoista, jotka auttavat sinua toteuttamaan kulupolitiikkasi helposti.

SEO-pohjainen sisällön ja PR-jakelu. Vahvista jo tänään.
PlatoData.Network Vertical Generatiivinen Ai. Vahvista itseäsi. Pääsy tästä.
PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Tietoa laajennettu. Pääsy tästä.
PlatoESG. hiili, CleanTech, energia, ympäristö, Aurinko, Jätehuolto. Pääsy tästä.
PlatonHealth. Biotekniikan ja kliinisten kokeiden älykkyys. Pääsy tästä.
Lähde: https://nanonets.com/blog/sample-employee-business-expense-policy-template/

Generatiivinen tiedustelu