به سیاست هزینه 101 خوش آمدید! چه ناخدای یک کشتی استارتاپی باشید و چه مدیریت یک شرکت معتبرتر را بر عهده بگیرید، دست و پنجه نرم کردن با هزینه ها به اندازه آن تمرینات ناهنجار تیم سازی اجتناب ناپذیر است. این راهنما به دنبال ابهام‌زدایی از معمای ایجاد و اجرای یک سیاست هزینه‌های تجاری است که نه تنها در کتاب راهنمای شرکت زیبا نیست، بلکه در واقع کار می‌کند. بیایید شروع کنیم و کشف کنیم که چگونه مخارج شرکت خود را ساده نگه دارید، از انطباق تیم اطمینان حاصل کنید، و شاید حتی در این راه کمی پس انداز کنید.

سیاست هزینه چیست

سیاست هزینه یک کتاب قانون در بازی مخارج تجاری است. همراه با دستورالعمل‌های واضح و مختصر است که به تیم شما می‌گوید چگونه پول نقد شرکت را خرج کند بدون اینکه جرقه‌ای از سقوط تیم مالی ایجاد کند. این به عنوان چارچوبی عمل می‌کند که مشخص می‌کند چه چیزی قابل بازپرداخت است، چه چیزی غیرقابل پرداخت است، و چگونه می‌توان کل فرآیند «این را خرج کرد، حالا پولم را به من برگردان».

اما این چیزی بیش از قوانین و مقررات است. یک خط مشی هزینه ای که به خوبی تدوین شده باشد مانند یک راهنمای قابل اعتماد برای کارمندان شما است که به آنها کمک می کند تا در تصمیمات مربوط به هزینه های خود حرکت کنند. این به سؤالات کوچک و بزرگ پاسخ می دهد، از محدودیت های یک شام مشتری گرفته تا اینکه آیا آنها می توانند وای فای اواسط پرواز را خرج کنند. هدف؟ برای متعادل کردن کتاب ها بدون خفه کردن روحیه نوآورانه و نیازهای عملیاتی تیم خود. در اصل، این در مورد ایجاد یک فرهنگ هزینه های مسئولانه است که در آن همه بازی را می دانند و شرکت به اهداف مالی خود ادامه می دهد.

اهمیت سیاست هزینه

یک خط مشی هزینه از سلامت مالی شرکت محافظت می کند، فرهنگ اعتماد را پرورش می دهد و کارایی عملیاتی را افزایش می دهد. مانند مربی است که تیم شما را راهنمایی می کند که چگونه بازی خرج کردن را درست انجام دهد. در اینجا تفکیک است:

1. دستورالعمل‌های مربوط به هزینه‌های قابل بازپرداخت در مقابل هزینه‌های غیرقابل بازپرداخت: به وضوح مشخص می کند که چه هزینه هایی روی سکه شرکت است و چه چیزی نیست. این وضوح از رقص ناخوشایند حدس و گمان جلوگیری می کند و تضمین می کند که همه در یک ضربان قرار دارند.
2. کنترل هزینه: این دروازه بان است که شرکت شما را از ولخرجی نجات می دهد. با تعیین محدودیت‌های واضح، تضمین می‌کند که هزینه‌ها بیش از حد نمی‌شود و سلامت مالی شما را کنترل می‌کند.
3. جریان کار ساده: تیمی با هماهنگی را تصور کنید که همه جایگاه خود را بدانند و بازی کنند. یک خط مشی هزینه این کار را با تعریف یک فرآیند و گردش کار مشخص انجام می دهد و فرآیند مدیریت هزینه را کمتر پیچیده و بیشتر یک خط مستقیم می کند.
4. فرهنگ اعتماد و شفافیت را ترویج می کند: این پایه و اساس یک رابطه شفاف بین کارکنان و مدیریت است. وقتی قوانین شفاف هستند، بازی عادلانه آسان‌تر می‌شود و فرهنگی را پرورش می‌دهد که در آن اعتماد متقابل است.
5. پیشگیری از تقلب و سوء استفاده: مانند یک استراتژی دفاعی خوب، با تعیین حد و مرزها و نیاز به اثبات هزینه ها، به جلوگیری از تقلب کمک می کند و بازی ناپاک را سخت تر می کند.
6. افزایش رضایت کارکنان: وقتی کارمندان بفهمند چه چیزی و چگونه بازپرداخت خواهند شد، منجر به اختلافات کمتر و محیط کار شادتر می شود. به علاوه، روند بازپرداخت را تسریع می کند و کیف پول و روحیه همه را بالا نگه می دارد.
7. رعایت و بهینه سازی مالیات: تضمین می کند که فقط هزینه های کسب و کار قانونی ادعا می شود، که می تواند در طول فصل مالیات برای جلوگیری از جریمه ها و به حداکثر رساندن کسورات بسیار مهم باشد.
8. تولید داده و بینش: با جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده های هزینه، بینش های ارزشمندی را در مورد الگوهای هزینه ارائه می دهد و به استراتژی برنامه ریزی مالی و بودجه بندی بهتر کمک می کند.

چگونه یک سیاست هزینه ایجاد کنیم؟

یک خط‌مشی هزینه‌ای که به‌خوبی طراحی شده است، به‌عنوان یک نمودار ناوبری عمل می‌کند، و کارکنان را در آب‌های اغلب مبهم مخارج تجاری راهنمایی می‌کند و در عین حال تضمین می‌کند که کشتی مالی شرکت در مسیر خود باقی می‌ماند.

بیایید ببینیم چگونه می توان یکی را ایجاد کرد.

نقش سیاست هزینه فراتر از قوانین صرف است. این در مورد تنظیم لحن برای نحوه مدیریت مالی یک شرکت است. یک سیاست خوب تعادل ظریفی بین انعطاف پذیری و کنترل ایجاد می کند. باید به اندازه کافی انعطاف پذیر باشد تا نیازهای متنوع یک محیط کسب و کار پویا را برآورده کند، در عین حال به اندازه کافی سختگیرانه باشد تا از شرکت در برابر هزینه های غیر ضروری و تقلب احتمالی محافظت کند.

عناصر کلیدی یک سیاست موثر

هر سیاست هزینه موثر باید دارای عناصر غیر قابل مذاکره خاصی باشد:

1. تعاریف روشن: «هزینه» چیست؟ این ممکن است ابتدایی به نظر برسد، اما ابهام منجر به سردرگمی می شود. به وضوح تعریف کنید که کارکنان می توانند و نمی توانند به عنوان هزینه های تجاری ادعا کنند.
2. محدودیت های هزینه ای: محدودیت های واضحی را تعیین کنید. این ممکن است بسته به نقش، بخش یا نوع هزینه متفاوت باشد. این در مورد ایجاد مرزهایی است که در آن کارکنان می توانند به طور مستقل عمل کنند.
3. مراحل تأیید: تعیین کنید که چه کسی هزینه ها و گردش کار را برای تصویب مجوز می دهد. این به حفظ یک سیستم کنترل و تعادل کمک می کند.
4. دریافت و مدارک مورد نیاز: مدارک مورد نیاز برای اثبات هزینه ها را مشخص کنید.

بهترین روش

سفارشی سازی بر اساس نیازهای تجاری:
سیاست هزینه خود را متناسب با نیازهای منحصر به فرد سازمان خود تنظیم کنید. یک استارتاپ کوچک ممکن است اشتراک نرم افزار را در اولویت قرار دهد، در حالی که یک شرکت بزرگتر ممکن است بر سفر و سرگرمی مشتری تمرکز کند. تنظیم خط مشی تضمین می کند که با فرهنگ و نیازهای عملیاتی شرکت شما هماهنگ است.

شفافیت و دسترسی:
اطمینان حاصل کنید که خط مشی هزینه شما به راحتی برای همه کارمندان قابل دسترسی است. آن را در اینترانت شرکت خود منتشر کنید، آن را در بسته های داخلی قرار دهید، یا آن را در سیستم مدیریت هزینه خود ادغام کنید تا مطمئن شوید که به راحتی در دسترس است.

به روز رسانی و تکامل خط مشی:
نیازها و محیط‌های کسب‌وکار تغییر می‌کنند و به روز رسانی منظم سیاست هزینه‌های شما را ضروری می‌سازند. این می‌تواند شامل انطباق با قوانین مالیاتی جدید، تطبیق هزینه‌های کار از راه دور، یا به‌روزرسانی سیاست برای گنجاندن فناوری‌های جدید باشد.

ترویج فرهنگ انطباق:
فرهنگ شرکتی را پرورش دهید که برای پایبندی به سیاست هزینه ارزش قائل است. رهبری باید انطباق را مدل کند و بحث های منظم در مورد مدیریت هزینه می تواند اهمیت آن را تقویت کند. شناخت تلاش‌های انطباق نیز می‌تواند پایبندی را تشویق کند.

مکانیسم های نظارت و بازخورد:
از فناوری برای نظارت بر انطباق و جمع آوری بازخورد در مورد خط مشی هزینه استفاده کنید. هشدارها و تجزیه و تحلیل‌های بی‌درنگ می‌توانند به شناسایی موارد عدم انطباق یا مناطقی که نیاز به بهبود دارند کمک کنند. بازخورد کارکنان را تشویق کنید تا خط مشی را اصلاح و بهبود بخشد.

رسیدگی سازنده به موارد عدم انطباق:
هنگامی که عدم انطباق شناسایی شد، آن را به عنوان یک فرصت یادگیری به جای یک اقدام تنبیهی مطرح کنید. درک دلیل عدم انطباق می تواند به بهبود خط مشی و اجرای آن و تقویت چارچوب کلی انطباق کمک کند.

مثال سیاست هزینه

بیایید یک شرکت فرضی، "TechWave Solutions" را در نظر بگیریم، یک شرکت فناوری متوسط ​​و متخصص در خدمات مبتنی بر ابر، با حدود 300 کارمند. TechWave رشد سریعی را تجربه می‌کند و باید سیاست هزینه‌های خود را اصلاح کند تا با نیازهای در حال تحول خود هماهنگی داشته باشد. بیایید ببینیم که آنها چگونه می توانند سیاست هزینه خود را ایجاد و اعمال کنند.

1. تعاریف روشن:

• تعریف هزینه: هزینه های TechWave شامل هر هزینه ای است که برای اهداف تجاری انجام می شود. این شامل 
  • سفر
  • سرگرمی مشتری
  • اشتراک نرم افزار
  • لوازم اداری
• اقلام غیر هزینه ای: هزینه‌های شخصی، جریمه‌های تخلفات رانندگی در سفرهای کاری، یا هرگونه هزینه‌ای که مستقیماً به عملیات تجاری مربوط نمی‌شود.

2. محدودیت های هزینه:

• مسافت حرکت: محدود به 200 دلار در روز برای اقامت، 50 دلار برای وعده های غذایی و 300 دلار برای بلیط هواپیما (کلاس اقتصادی).
• سرگرمی مشتری: حداکثر 100 دلار برای هر نفر در هر رویداد.
• اشتراک نرم افزار: تا 500 دلار در سال برای هر کارمند برای اشتراک های مرتبط با توسعه حرفه ای.
• لوازم اداری: بیش از 50 دلار در ماه برای هر کارمند نیست.

3. فرآیندهای تایید:

• مخارج تا 100 دلار: تأیید مستقیم مدیر.
• مخارج بین 100 تا 500 دلار: تأیید رئیس بخش.
• هزینه های بیش از 500 دلار: نیاز به تایید مدیر مالی.
• گردش کار تایید در نرم افزار مدیریت هزینه های شرکت برای ردیابی و ثبت سوابق ادغام شده است.

4. دریافت و مدارک مورد نیاز:

• کلیه هزینه ها باید همراه با رسید باشد.
• برای اشتراک آنلاین، رسید الکترونیکی یا کپی فاکتور مورد نیاز است.
• هزینه های سفر نیاز به یک برنامه سفر دقیق دارد.

5. سفارشی سازی برای نیازهای تجاری:

• با توجه به تمرکز TechWave بر فناوری، بودجه بیشتری برای نرم افزار و ابزارهای آنلاین اختصاص داده شده است.
• محدودیت‌های متوسط ​​نیاز به مشارکت مشتری و همچنین کنترل بودجه را نشان می‌دهد.

6. شفافیت و دسترسی:

• خط مشی هزینه در اینترانت شرکت منتشر می شود، در مواد داخلی گنجانده شده و در داشبورد نرم افزار مدیریت هزینه TechWave ادغام می شود.

7. به روز رسانی و تحول سیاست ها:

• بررسی های دوسالانه برای تنظیم محدودیت ها و دسته بندی ها بر اساس نرخ بازار و رشد شرکت.
• با تغییر به سمت کار از راه دور، بسیاری از کارمندان از مکان های مختلف شروع به کار کرده اند که منجر به افزایش درخواست های راه اندازی دفتر خانه شده است. بخش منابع انسانی از افزایش 30 درصدی کارکنان از راه دور خبر می دهد. کارمندان برای راه اندازی دفتر خانه، از جمله صندلی های ارگونومیک و برنامه های اینترنتی ارتقا یافته درخواست حمایت کرده اند، که قبلا پوشش داده نمی شد. این منجر به اضافه شدن یک دسته هزینه جدید می شود - 
  • تخصیص تا 500 دلار به ازای هر کارمند برای راه اندازی دفتر خانه یک بار. این شامل مبلمان ارگونومیک و ارتقاء فناوری لازم است.
  • 30 دلار اضافی در ماه برای برنامه های اینترنت پیشرفته برای کارگران از راه دور.
  • خط مشی به روز شده از طریق یک جلسه همه جانبه، خبرنامه های ایمیلی، و در اینترانت و نرم افزار مدیریت هزینه به روز می شود.
  • تیم مالی تأثیر این تغییرات را بر بودجه کلی هزینه نظارت می کند و در بررسی دوسالانه بعدی گزارش می دهد.

8. ترویج فرهنگ انطباق:

• بحث های کمی در جلسات در مورد مدیریت هزینه ها و رعایت آنها.
• قدردانی و پاداش دادن به تبعیت از طریق خبرنامه ها و جلسات داخلی.

9. نظارت و بازخورد:

• TechWave Solutions از یک سیستم مدیریت هزینه اولیه استفاده می کرد. با این حال، با رشد شرکت، مدیر مالی، الکس مورگان، متوجه چندین مسئله شد:
  • ادعاهای تکراری: کارمندان به دلیل عدم ردیابی مناسب، گهگاه دو بار هزینه مشابه را ارسال کردند.
  • تقلب بالقوه: چند نمونه از هزینه‌های مشکوک پرچم‌گذاری شد، اما نمی‌توان فوراً تأیید کرد.
  • جریمه تاخیر در پرداخت: برخی از هزینه‌ها خیلی دیر گزارش شده‌اند که منجر به از دست رفتن تخفیف‌های پرداخت زودهنگام و متحمل شدن جریمه تاخیر در پرداخت می‌شود.
• برای رفع این مشکلات، TechWave Solutions یک ویژگی جدید را در نرم افزار مدیریت هزینه خود ادغام کرد که هشدارها و تجزیه و تحلیل های بلادرنگ را ارائه می کرد. در اینجا نحوه تغییر روند آنها آمده است:
  • پیشگیری از ادعاهای تکراری: اکنون نرم افزار به طور خودکار ورودی های تکراری را علامت گذاری می کند. به عنوان مثال، اگر کارمندی بخواهد صورتحساب هتلی را ارسال کند که با تاریخ و مبلغ ورودی قبلی مطابقت دارد، سیستم به آنها و تیم مالی هشدار می دهد.
  • تشخیص تقلب: الگوهای هزینه غیرمعمول هشدارها را راه اندازی می کنند. به عنوان مثال، اگر کارمندی که به ندرت سفر می کند، به طور ناگهانی هزینه های سفر را ارسال کند، سیستم آن را برای بررسی علامت گذاری می کند.
  • گزارش به موقع هزینه ها: این نرم افزار یادآوری برای مهلت ارسال هزینه ارسال می کند. این به کاهش قابل توجه جریمه های دیرکرد کمک کرد. به عنوان مثال، یک یادآوری دو روز قبل از پایان ماه ارسال می شود تا تمام هزینه ها را ارسال کند، و از پردازش و پرداخت به موقع اطمینان حاصل شود.
• نظرسنجی های فصلی برای کارکنان برای ارائه بازخورد در مورد فرآیند مدیریت هزینه.
  • کارمندان گزارش دادند که روند ارسال رسیدها دشوار بود. در پاسخ، TechWave سیستم مدیریت کارمندان خود را ارتقا داد تا امکان آپلود آسان عکس رسیدها از طریق یک برنامه تلفن همراه را فراهم کند و این روند را تا حد زیادی سرعت بخشیده و انطباق را بهبود بخشد.
  • تیم مالی ناکارآمدی ها و خطاها را در فرآیند ورود دستی داده ها برای خواندن رسیدها و تغذیه داده ها در نرم افزار هزینه گزارش کرد. یک ادغام OCR به نرم افزار مدیریت هزینه اضافه شد که منجر به کاهش 90٪ در کار دستی مربوطه به همراه دقت استخراج داده بیش از 99٪ شد.

10. رسیدگی به موارد عدم رعایت:

شش ماه پس از اجرای سیاست هزینه های جدید، TechWave Solutions الگوی عدم انطباق در مورد هزینه های سفر را مشاهده می کند. چندین کارمند از سقف تعیین شده 200 دلار در روز برای اقامت در طول سفرهای کاری فراتر رفته اند. تیم مالی این روند را به مدیریت گزارش می دهد.

• CFO بررسی سفرهای کاری اخیر را آغاز می کند. این تیم متوجه می‌شود که در چندین مورد، تنها هتل‌های موجود در مناطق تجاری بالاتر از حد تعیین‌شده شرکت قیمت‌گذاری شده‌اند که منجر به نقض سیاست‌ها می‌شود.
• مدیریت با کارکنانی که از حد مجاز فراتر رفته اند بحث می کند. کارمندان توضیح می دهند که شرکت در جلسات در مناطق تجاری مرکزی مستلزم ماندن در نزدیکی است، اما هزینه چنین اقامتی اغلب از حد شرکت فراتر می رود.
• تیم مدیریت با اذعان به چالش عملی، تصمیم به تعدیل خط مشی می گیرد. محدودیت اقامت جدید در شهرهایی با هزینه های زندگی بالاتر 300 دلار در روز تعیین شده است، در حالی که سقف 200 دلار برای سایر مکان ها حفظ می شود.
• این تغییر با تاکید بر اهمیت انتخاب گزینه های مقرون به صرفه در محدوده های جدید به همه کارکنان ابلاغ می شود. نکاتی در مورد رزرو زود هنگام، انتخاب هتل های مقرون به صرفه و درک محدودیت های جدید اقامتگاه ارائه شده است.
• نرم‌افزار مدیریت هزینه‌ها به‌روزرسانی شده است تا محدودیت‌های جدید را منعکس کند و کارکنان را برای توجیه زمانی که از این محدودیت‌ها در شهرهای خاص فراتر می‌رود، ترغیب کند.

بنابراین، سیاست هزینه‌های در حال تحول جدید TechWave Solutions، متناسب با نیازهای تجاری و فرهنگ خاص آن، چارچوبی ساختاریافته و واضح برای مدیریت هزینه‌ها فراهم می‌کند. این رویکرد نه تنها کنترل مالی را تضمین می کند، بلکه فرهنگ مسئولیت پذیری و شفافیت را در سازمان تقویت می کند. به‌روزرسانی‌های منظم و مکانیسم‌های بازخورد تضمین می‌کنند که این خط‌مشی مرتبط و مؤثر باقی می‌ماند و با محیط کسب‌وکار پویا سازگار است.

الگوی سیاست هزینه

بر اساس مثال بالا، ما یک سیاست هزینه برای TechWave Solutions ایجاد کرده ایم. شما می توانید از این به عنوان مرجع هنگام تنظیم خط مشی هزینه خود استفاده کنید.

نحوه اجرای سیاست هزینه خود

اجرای موثر یک سیاست هزینه برای اطمینان از اینکه دستورالعمل هایی که به دقت تدوین کرده اید دنبال شده، درک شده و در عملیات روزانه شرکت شما ادغام می شوند، بسیار مهم است. بیایید دو رویکرد متفاوت برای اجرای سیاست هزینه خود را بررسی کنیم.

گردش کار دستی

اجرای دستی یک خط مشی هزینه شامل مجموعه ای از مراحل است که توسط کارمندان، مدیران و تیم مالی بدون کمک نرم افزار اختصاصی انجام می شود. این فرآیند اگرچه سنتی‌تر است، اما می‌تواند زمان‌بر و مستعد خطای انسانی باشد، اما همچنان در حال استفاده است، به‌ویژه توسط سازمان‌های کوچک‌تر با تراکنش‌های کمتر.

قالب گزارش هزینه رایگان | نانو شبکه ها

از الگوی گزارش هزینه رایگان برای ایجاد گزارش هزینه های حرفه ای برای شرکت خود استفاده کنید.

1. ارسال هزینه: کارمندان متحمل هزینه می شوند و رسیدهای فیزیکی را نگه می دارند. آنها سپس فرم گزارش هزینه را پر می کنند، اغلب یک صفحه گسترده یا فرم کاغذی، که جزئیات هر هزینه، مبلغ و هدف تجاری را نشان می دهد.
2. بررسی مدیر: کارمند گزارش هزینه تکمیل شده و رسیدهای پیوست شده را برای بررسی به مدیر خود ارائه می دهد. مدیر هر هزینه را بر اساس خط مشی شرکت بررسی می کند تا از رعایت آن اطمینان حاصل کند.
3. تأیید مالی: پس از تایید مدیر، گزارش هزینه به واحد مالی ارسال می شود. تیم مالی بررسی نهایی را برای تأیید صحت گزارش و مطابقت با خط‌مشی انجام می‌دهد و رسیدها و محاسبات را به صورت دستی بررسی می‌کند.
4. بازپرداخت: در صورت تایید گزارش هزینه، تیم مالی بازپرداخت را پردازش می کند که ممکن است شامل قطع چک یا پردازش حواله بانکی به کارمند باشد. این مرحله بسته به چرخه پرداخت ممکن است چند روز یا چند هفته طول بکشد.
5. ثبت: Finance گزارش های هزینه و رسید را برای اهداف حسابرسی ذخیره می کند. این اغلب شامل بایگانی کپی های کاغذی در کابینت ها یا اسکن آنها در یک سیستم ذخیره سازی دیجیتال پایه است.

گردش کار خودکار

یک گردش کار خودکار از فناوری برای ساده‌سازی و افزایش کارایی اجرای سیاست هزینه شما استفاده می‌کند. این رویکرد خطاهای دستی را کاهش می‌دهد، روند بازپرداخت را سرعت می‌بخشد و الگوهای هزینه را در زمان واقعی مشاهده می‌کند.

بیایید ببینیم که چگونه گردش کار دستی با استفاده از نرم‌افزار مدیریت هزینه‌های Nanonets تبدیل و خودکار می‌شود.

• ارسال هزینه دیجیتال: کارمندان از یک برنامه یا پلت فرم مبتنی بر وب برای ارسال هزینه ها استفاده می کنند. آنها می توانند با گوشی های هوشمند خود از رسیدها عکس بگیرند و نرم افزار به طور خودکار جزئیات مربوطه را با استفاده از فناوری OCR (تشخیص کاراکتر نوری) استخراج می کند. هزینه‌ها با استفاده از هوش مصنوعی طبقه‌بندی می‌شوند و کارمندان همچنین می‌توانند هرگونه یادداشت لازم در مورد هدف تجاری را مستقیماً در برنامه اضافه کنند.

• بررسی های انطباق با خط مشی خودکار: نرم افزار مدیریت هزینه به طور خودکار هر ارسال را بر اساس خط مشی هزینه شرکت بررسی می کند. هر گونه تخلف را در زمان واقعی علامت گذاری می کند و کارمند را وادار می کند تا مشکل را اصلاح کند یا برای شرایط استثنایی یادداشتی اضافه کند.

• تایید مدیر: مدیران از طریق پلتفرم اعلان‌های گزارش‌های هزینه‌های معلق را دریافت می‌کنند. آن‌ها می‌توانند هزینه‌ها را با یک کلیک بررسی، تأیید یا رد کنند، و همچنین می‌توانند هرگونه نقض خط‌مشی پرچم‌گذاری شده توسط سیستم را ببینند.

• نظارت مالی و پردازش بازپرداخت: هزینه های تایید شده به طور خودکار به تیم مالی ارسال می شود. این نرم افزار با سیستم های حسابداری ادغام می شود و امکان پردازش مستقیم بازپرداخت ها از طریق پرداخت حقوق و دستمزد یا نقل و انتقالات بانکی را فراهم می کند. امور مالی نظارت را حفظ می کند و می تواند هزینه ها را در زمان واقعی یا از طریق گزارش های دوره ای حسابرسی کند.

• ثبت و تجزیه و تحلیل دیجیتال: سیستم تمام داده های هزینه را به صورت دیجیتال ذخیره می کند و نیازهای ذخیره سازی فیزیکی را حذف می کند. تیم‌های مالی می‌توانند به گزارش‌ها و تجزیه و تحلیل‌های دقیق دسترسی داشته باشند، که امکان بودجه‌بندی، پیش‌بینی و شناسایی روند هزینه‌ها یا زمینه‌های عدم انطباق را فراهم می‌کند.

در نتیجه، جهش از اجرای سیاست هزینه دستی به خودکار مجموعه ای از گام های عملی به سمت کارایی، وضوح و در نهایت افزایش سودآوری است.

در اینجا چند مطالعه موردی از مشاغلی که با استفاده از نرم افزار اتوماسیون هزینه، سیاست های هزینه را با موفقیت اجرا کرده اند، آورده شده است. 

1. SaltPay از نانو شبکه ها برای ادغام با SAP برای مدیریت فاکتورهای فروشنده استفاده می کند.
2. مدیریت پروژه In2 به شرکت تامین آب کمک می کند تا 700,000 دلار استرالیا با هوش مصنوعی Nanonets صرفه جویی کند..
3. چگونه Happy Jewellers، یک SMB، از NanoNets بهره برد.
4. هوش مصنوعی Nanonets به خدمات ACM کمک می کند تا استخراج از اسناد هزینه را خودکار کند و 90٪ در زمان تیم حساب های پرداختنی صرفه جویی کند.
5. Tapi فاکتورهای تعمیر و نگهداری دارایی را با استفاده از نانو شبکه ها خودکار می کند.
6. پوما فرآیند مدیریت هزینه خود را با Zoho Expense خودکار می کند.
7. SWISS با Rydoo راندمان پردازش هزینه را 80٪ بهبود بخشید.
8. Suncommon هزینه های شرکت خود را مدیریت می کند و با استفاده از کارت Expensify در زمان شرکت صرفه جویی می کند.

نتیجه

بنابراین، شما آن را دارید - نکات و نکات مربوط به ایجاد یک سیاست هزینه ای که نه تنها کشتی مالی را روان نگه می دارد، بلکه فرهنگ مسئولیت پذیری و شفافیت را در سازمان شما تقویت می کند. از تعریف دستورالعمل‌های روشن گرفته تا پیاده‌سازی با استفاده از اتوماسیون، مدیریت هزینه‌ها نیازی به ایجاد سردرد ندارد.

به یاد داشته باشید، این فقط در مورد قوانین نیست. این در مورد توانمندسازی تیم شما برای تصمیم گیری آگاهانه در مورد هزینه ها و در عین حال محافظت از سلامت مالی شرکت شما است. بنابراین، چه یک استارت‌آپ بادبانی باشید یا یک شرکت باتجربه که آب‌های جدید را ترسیم می‌کند، ممکن است سیاست هزینه‌های شما ستاره راهنمای شما به سمت دریاهای هموارتر و سواحل مالی آفتابی‌تر باشد. قایقرانی روان!

آیا آماده‌اید تا فرآیند سیاست هزینه‌های خود را ساده کنید و به آرامی به سمت کارایی مالی حرکت کنید؟ امروز نرم افزار مدیریت هزینه Nanonets را امتحان کنید و مسیر خود را برای نظارت بی دردسر بر هزینه ها تنظیم کنید. آزمایش رایگان خود را اکنون شروع کنید!

• محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. به خودت قدرت بده دسترسی به اینجا.
• PlatoAiStream. هوش وب 3 دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
• PlatoESG. کربن ، CleanTech، انرژی، محیط، خورشیدی، مدیریت پسماند دسترسی به اینجا.
• PlatoHealth. هوش بیوتکنولوژی و آزمایشات بالینی. دسترسی به اینجا.
• منبع: https://nanonets.com/blog/expense-policy/