در محیط تجاری پرشتاب امروزی، مدیریت کارآمد حساب های دریافتنی (AR) و حساب های پرداختنی (AP) برای حفظ یک جریان نقدی سالم بسیار مهم است. فاکتورها بخش مهمی از این امر هستند. ایجاد فاکتور و پردازش فاکتور مراحل حیاتی در این فرآیندها هستند.

NetSuite سیستم مدیریت فاکتور قوی راه حلی قدرتمند برای خودکارسازی و ساده‌سازی فرآیند صورت‌حساب ارائه می‌دهد، کارایی را افزایش می‌دهد و سود نهایی شما را بهبود می‌بخشد.

This comprehensive guide dives deep into the capabilities of NetSuite for both AR and AP, empowering you to take control of your financial operations. We will also discuss NetSuite and AI-enabled automation to simplify some of the manual processes in AR and AP

صورتحساب NetSuite – حساب های دریافتنی (AR)

جمع‌آوری پرداخت‌ها از مشتریان می‌تواند یک مبارزه دائمی برای بسیاری از مشاغل باشد. ویژگی‌های AR NetSuite شما را با ابزارهایی برای تسریع فرآیند و بهبود نرخ جمع‌آوری‌تان مجهز می‌کند:

ایجاد فاکتور

با تبدیل مستقیم سفارشات فروش به فاکتور، فاکتورها را به سرعت و به راحتی ایجاد کنید. این امر نیاز به وارد کردن داده های تکراری را از بین می برد، از دقت اطمینان حاصل می کند و در زمان ارزشمند شما صرفه جویی می کند.

در بخش Transactions-> Sales-> روی "Create Invoices" کلیک کنید.

روی "تراکنش جدید" کلیک کنید

• در صفحه بالا می توانید فرم را انتخاب کنید. مشتری و تاریخ فاکتور را وارد کنید.
• شما می توانید چندین ارز و نرخ ارز مربوطه را انتخاب کنید.
• در قسمت اقلام می توانید اقلام خطی را که برای آنها فاکتور می شود قرار دهید. در برگه‌های بعدی، می‌توانید آدرس‌های صورت‌حساب و جزئیات مالیاتی اضافی اضافه کنید.
• راهی راحت و بدون دردسر برای دریافت فاکتورها به مشتریان خود ارائه دهید. NetSuite به شما امکان می دهد فاکتورها را به صورت الکترونیکی از طریق ایمیل ارسال کنید یا یک پورتال آنلاین امن برای گزینه های دسترسی و سلف سرویس ارائه دهید.

قالب‌های فاکتور قابل تنظیم NetSuite

قالب های حرفه ای طراحی کنید که هویت برند شما را منعکس کند و اطلاعات ضروری مانند جزئیات محصول، قیمت، شرایط پرداخت و تاریخ سررسید را در اختیار شما قرار دهد.

می‌توانید قالب‌های مختلف فاکتور را در قسمت سفارشی‌سازی->فرم->فرم‌های تراکنش انتخاب کنید.

شما می توانید قالب های مختلف قابل دسترسی را در اینجا ببینید. فیلتر روی نوع برای فاکتور. می توانید یک الگوی جدید ایجاد کنید و نوع آن را به عنوان فاکتور انتخاب کنید.

می توانید از بین الگوی موجود انتخاب کنید و برای ویرایش روی Customize کلیک کنید

در قالب چاپ، می توانید الگوهای سفارشی HTML را انتخاب کنید که امکان اصلاح و طراحی گسترده را فراهم می کند

می‌توانید قالب‌های مختلف فاکتور را از صفحه اصلی در قسمت سفارشی‌سازی->فرم->قالب‌های پیشرفته PDF/HTML انتخاب کنید.

این همان چیزی است که صفحه ویرایشگر به نظر می رسد.

• می‌توانید دکمه «+» را فشار دهید تا فیلدها در سراسر NetSuite اضافه شوند.
• فیلدها می توانند شامل نام شرکت، فاکتور، موارد خط و غیره باشند.
• هنگامی که فاکتور ایجاد می شود، فیلدهای قالب به طور خودکار مطابق با فاکتور پر می شوند.

این یک روش یکپارچه برای از پیش تعریف قالب ها و تجسم ظاهر آنها ایجاد می کند. همچنین می توانید قالب های HTML را وارد کنید.

شما گزینه های سفارشی سازی بیشتری برای گنجاندن تصاویر، شکستن به ستون های متعدد، اضافه کردن شماره صفحات و موارد دیگر دارید.

ویژگی های دیگری وجود دارد که حساب های دریافتنی و فاکتورها را در NetSuite تسهیل می کند.

• گزینه های تحویل چندگانه: می توانید آنها را به صورت PDF ذخیره و دانلود کنید یا به طور مستقیم فاکتورها را برای مشتریان ایمیل کنید.
• یادآوری پرداخت خودکار: اجازه ندهید فاکتورهای معوقه از بین بروند. NetSuite شما را قادر می‌سازد یادآوری‌های پرداخت خودکار را تنظیم کنید که مشتریان را در مورد پرداخت‌های عقب افتاده مطلع می‌کند. می‌توانید زمان و دفعات این یادآوری‌ها را سفارشی کنید تا مشتریان را به سمت پرداخت سریع سوق دهید.
• قابلیت مشاهده پرداخت در زمان واقعی: بینش‌های بی‌درنگ درباره پیری AR خود به دست آورید. NetSuite گزارش های دقیقی ارائه می دهد که مطالبات شما را بر اساس تاریخ سررسید آنها دسته بندی می کند و به شما امکان می دهد پرداخت های معوق را شناسایی کنید و تلاش های وصول را اولویت بندی کنید.

سفارشی سازی های بیشتر با SuiteApp

La SuiteApp صدور صورتحساب الکترونیکی برای پشتیبانی از سفارشی سازی های زیر طراحی شده است:

• روش های ارسال سفارشی— یک مدیر باید روش‌های ارسال اسناد الکترونیکی را برای انتخاب در سوابق تراکنش و رکورد بسته اسناد الکترونیکی ایجاد کند. روش های ارسال باید به جای اسکریپت ها به صورت پلاگین های سفارشی پیاده سازی شوند.
• برنامه ریزی تولید اسناد الکترونیکی خروجی—Electronic Invoicing SuiteApp یک مدیر را قادر می سازد تا به جای تولید دستی اسناد الکترونیکی برای هر تراکنش، یک اسکریپت را برای تولید چندین سند الکترونیکی به طور همزمان اجرا کند.
• زمان بندی ارسال اسناد الکترونیکی خروجی – مانند اسکریپت تولید اسناد الکترونیکی به صورت انبوه، برنامه صورتحساب الکترونیکی SuiteApp نیز دارای یک اسکریپت برای ارسال خودکار برنامه ریزی شده اسناد الکترونیکی خروجی است. اسکریپت فقط اسناد الکترونیکی خروجی را ارسال می کند که وضعیت آنها آماده برای ارسال است.

پردازش فاکتور: حساب های پرداختنی

برای بسیاری از مشاغل، مدیریت حساب های پرداختنی شامل کوهی از کاغذبازی و ورود اطلاعات خسته کننده است.

• در Transactions->Payables-> Bills، می توانید صورتحساب جدیدی اضافه کنید و موارد موجود را مشاهده کنید.
• صورتحساب به صورت دستی انجام می شود، به اطلاعات بیشتری در مورد موارد خط، مبلغ، مالیات و غیره نیاز دارد.
• پس از اضافه شدن لایحه، می توانید آن را بررسی و تایید کنید

این همچنین با درخواست های پرداخت مرتبط است و می تواند به عنوان صورت حساب پرداخت شده تأیید شود. با این حال، این یک فرآیند نسبتاً دستی است که مستعد خطا نیز است. اینجاست که نیاز به اتوماسیون و فرآیندهای مبتنی بر هوش مصنوعی آشکار می شود.

وظایف AP که احتمالاً بیشترین سود را از اتوماسیون می‌برند، مواردی هستند که می‌توانید زمان پردازش را کاهش دهید یا دقت را افزایش دهید و در هزینه صرفه‌جویی کنید. در مقایسه با پردازش دستی، اتوماسیون AP می تواند به طور قابل توجهی مراحل زیر را بهبود بخشد:

• ورود اطلاعات خودکار سازی جمع آوری داده ها از فاکتورها و سایر اسناد منبع نسبت به وارد کردن دستی داده ها سریعتر و کمتر مستعد خطا هستند.
• مطابقت فاکتور فاکتورها را می توان به طور خودکار با اسناد پشتیبانی مانند سفارش خرید و دریافت اسناد مطابقت داد (تطبیق سه طرفه). این تطبیق خودکار سریع‌تر و دقیق‌تر از تطبیق دستی است، به ویژه برای مشاغلی که در غیر این صورت ممکن است مجبور باشند اسناد ذخیره شده در مکان‌های مختلف را مطابقت دهند.
• کدگذاری فاکتورها شما می توانید قوانینی را ایجاد کنید که به طور خودکار کلیات صحیح را تنظیم کنند کد دفتر کل برای هر فاکتور، حذف زمان و ناهماهنگی های ذاتی در کدنویسی دستی.
• مسیریابی تایید. مسیریابی الکترونیکی به همه تأیید کنندگان لازم سریعتر از ارسال دستی اسناد به هر یک از آنها است و همچنین ردیابی بهتری را در سراسر گردش کار فراهم می کند.

Payment Automation SuiteApp به شما امکان می‌دهد پرداخت‌های فروشنده را خودکار کنید و گردش‌های کاری A/P و آشتی خود را به طور موثر مدیریت کنید. اتوماسیون پرداخت بخشی از ماژول پولی AP Automation. این SuiteApp با محدودیت‌های خود همراه است، و اینجاست که ادغام‌های شخص ثالث و سایر برنامه‌های Suite وارد پیش‌بازی می‌شوند و مزایای بیشتری به همراه دارند:

این SuiteApp با محدودیت‌های خود همراه است، و اینجاست که ادغام‌های شخص ثالث و سایر برنامه‌های Suite وارد پیش‌بازی می‌شوند و مزایای بیشتری به همراه دارند:

• فاکتورها، PO ها و غیره را از منابع بیشتری ادغام و استخراج کنید. دیگر نیازی به کشیدن و رها کردن، ایمیل، یا اتصال Google Drive خود و غیره نیست.
• تنظیمات پیچیده تأیید با یادآوری برای تأیید و ردیابی
• هوش مصنوعی برای مطابقت با صورت‌حساب‌ها، PO، و همه طرح‌های مختلفی که در آنها وجود دارد.
• گزینه های پرداخت بیشتر و ادغام با Stripe، Wise، Revolut و ACH.

نانوت: قهرمان اتوماسیون AP شما

Nanonets یک راه حل قدرتمند اتوماسیون AP است که از جادوی هوش مصنوعی (AI) برای ساده سازی پردازش صورتحساب استفاده می کند و به طور یکپارچه با NetSuite و سایر ادغام ها ادغام می شود.

Nanonets که بیش از 10,000 برند مورد اعتماد است، دارای بهترین نرم افزار تشخیص فاکتور و هوش مصنوعی در کلاس خود برای تشخیص و پردازش دقیق AP است.

در اینجا نگاهی اجمالی به نحوه خودکارسازی گردش کار AP توسط Nanonets آورده شده است:

1. رسید خودکار فاکتور: وارد کردن فاکتورها به شبکه های نانو از چندین منبع بهترین در کلاس است 
2. ورود خودکار داده ها: Nanonets بدون توجه به فرمت فاکتور و اینکه آیا فاکتور اسکن شده است یا دیجیتال، داده های ساختار یافته را از فاکتورهای شما استخراج می کند.
3. تأیید خودکار: تطبیق دو طرفه و فراتر. اطلاعات فاکتور را با سفارشات خرید باز، یادداشت های تحویل و سایر اسناد AP مطابقت دهید.
4. مسیریابی تایید چند مرحله ای: ارسال اعلان های خودکار به شخص مناسب در سازمان برای بررسی فاکتورها قبل از تایید.
5. برنامه ریزی و پردازش خودکار پرداخت: فاکتورها را با هر روش پرداختی پرداخت کنید
6. همگام سازی بلادرنگ: نمودار حساب های NetSuite خود را وارد کنید و قوانینی را برای کدگذاری اسناد از فروشندگان خود ایجاد کنید.

نانوشبکه‌ها با خودکارسازی این وظایف حیاتی، تلاش دستی را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهند، خطاها را به حداقل می‌رسانند و فرآیند AP را تسریع می‌کنند و به تیم شما اجازه می‌دهند تا روی تلاش‌های استراتژیک‌تر تمرکز کنند.

رها کردن قدرت یکپارچگی

ادغام نانو شبکه ها با NetSuite مزایای بسیاری را برای مشاغل در هر اندازه ای باز می کند. در اینجا برخی از قانع کننده ترین مزیت ها آورده شده است:

• کاهش تلاش: Nanonets پردازش فاکتور را خودکار می کند و تیم AP شما را آزاد می کند.
• دقت پیشرفته: یکپارچه سازی خطاها را کاهش می دهد و یکپارچگی داده ها را تضمین می کند.
• پردازش سریعتر: برای تأیید و پرداخت سریع‌تر، وظایف را خودکار کنید.
• افزایش دید: با داشبوردهای بی‌درنگ اطلاعات بینش به دست آورید.
• سازگاری بهبود یافته: فرآیند AP ساده و قابل ممیزی را تضمین می کند.

ادغام نانو شبکه ها با NetSuite می تواند عملیات حساب های پرداختنی را خودکار و بهینه کند. این ترکیب می تواند فرآیند AP را ساده کند، هزینه ها را کاهش دهد و تیم را برای تمرکز بر ابتکارات استراتژیک تر توانمند کند.

برداشتن اولین قدم به سمت اتوماسیون AP

نانوشبکه ها حساب های پرداختنی را خودکار می کنند، راندمان رانندگی، دقت و فرآیند مالی قوی. از هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی برای رهبری در مدیریت مالی استفاده کنید. خطاها را حذف کنید، وظایف را خودکار کنید و AP را به طور یکپارچه یکپارچه کنید. ببینید Nanonets چگونه راه‌حل‌ها را با یک نسخه آزمایشی رایگان طراحی می‌کند. با نانو نت ها به سمت آینده امور مالی قدم بردارید.

نمایش نسخه ی نمایشی

• محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. به خودت قدرت بده دسترسی به اینجا.
• PlatoAiStream. هوش وب 3 دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
• PlatoESG. کربن ، CleanTech، انرژی، محیط، خورشیدی، مدیریت پسماند دسترسی به اینجا.
• PlatoHealth. هوش بیوتکنولوژی و آزمایشات بالینی. دسترسی به اینجا.
• منبع: https://nanonets.com/blog/managing-invoices-in-netsuite/