Kujutage ette, et jooksete seotud jalad 100 m sprinti. Nii on see, kui teie hanke-maksmise protsess on täis ebaefektiivsust ja raiskamist. Sel ajal kui askeldate ja loote käsitsi oma ostutellimused kriitiliste kaupade puhul oleksid teie konkurendid juba vajaliku hankinud ja edasi liikunud.
Liiga paljud ettevõtted üle maailma kasutavad endiselt aegunud tehnikaid, et hallata oma hanke-maksetsüklit ja -protsesse. See ei põhjusta mitte ainult tööhäireid, vaid seab ohtu ka teie pikaajalise kasvu. Hea uudis on see, et P2P protsessid on viimastel aastatel märkimisväärselt arenenud, kõrvaldades keerukuse ja muutes hanketsükli otsast lõpuni.
See postitus hõlmab kõike, mida peate teadma, et saada põhjapanevat arusaama hangete ja tasuliste protsesside juhtimisest.
"Kui te ei saa seda mõõta, ei saa te seda parandada" – Peter Drucker.
Teadke peamisi mõõdikuid, mis annavad oma võlgnevuste meeskonnale võimaluse, hankige oma Tasuta e-raamat täna.
Lubame, et me ei saada teile rämpsposti
Mis on Procure to Pay?
Iga organisatsioon vajab oma äritegevuse tõhusaks juhtimiseks toorainet ja olulisi teenuseid. Maksmiseks hankimise protsess hõlmab kõiki nende materjalide ja teenuste eduka hankimise etappe, alates vajaduse tuvastamisest kuni hankija makseni.
Tavaliselt hõlmab hankemenetlus nelja peamist sidusrühma: taotluse esitanud osakond, hankeosakond, tarnijad ja võlgnevuste osakond (või välisagentuur, kui võlgnevuste allhange).
Kas soovite automatiseerida käsitsi AP protsesse? Broneerige 30-minutiline reaalajas demo, et näha, kuidas Nanonets saab aidata teie meeskonnal täielikult rakendada AP automaatika.
Maksmiseks hankimise tsükkel
Nüüd, kui teil on hankimisest makseprotsessini ülevaade, jagame seda edasi ja uurime hankest maksmiseks tsükli iga etappi.
1. Tehke kindlaks vajadus
Toorainet või teenuseid vajavad osakonnad pöörduvad oma ostusooviga hankeosakonna poole. See taotlus sisaldab muu hulgas selliseid spetsifikatsioone nagu kogus, kvaliteet ja ajaskaala.
2. Loo taotlusi
Pärast üksikasjade väljaselgitamist on järgmise sammuna koguda kõik tellimuse üksikasjad oma hankimise tasumiseks töötlemise tarkvara ja luua ostutaotluse vorm. Seejärel saadetakse see hankeosakonda.
3. Hinnake taotlust
Hankeosakond analüüsib vormi ja otsib ebatäpsusi, puudulikku teavet, eelarvepiiranguid ja logistilisi piiranguid. Seejärel helistavad nad, kas taotlus kinnitada või tagasi lükata.
4. Väljasta ostutellimus
Kui taotlus on kinnitatud, hange või ostuosakond valib sobiva hankija ja loob oma P2P-töötlustarkvaras ostutellimuse. Seejärel jagatakse seda tellimust lõplikuks kinnitamiseks kõigi asjaomaste sidusrühmadega ja saadetakse tarnijale/müüjale.
5. Võtke kauba kviitung välja
Pärast seda, kui müüja tarnib saadetise, kontrollib hankemeeskond selle sisu ja sisestab kauba kättesaamise P2P-töötlustarkvarasse. Kui kontrolliprotsess on lõppenud, otsustavad nad, kas kinnitada või lükata tagasi kauba vastuvõtmine.
6. Kinnitage arve
Kui kauba kättesaamine on kinnitatud, saadab tarnija teie arvete osakonda arve. See arve läbib kolmepoolse sobitamise ostutellimuse ja kauba kättesaamisega. See kiidetakse heaks, kui üksused ja vastavad väärtused jäävad kõikjal ühtseks. Kui ei, lükatakse see tagasi ja saadetakse tarnijale tagasi koos märkusega ebatäpsuste kohta.
7. Makske müüjale
Lõpuks vabastab võlgnevuste meeskond makse tarnijale pärast arve kinnitamist. Lepingu tingimused määravad tavaliselt makseviisi. Seda 7-etapilist protsessi tuleb järgida iga kord, kui uus ostusoov paigutab organisatsiooni mis tahes osakond.
Hankimise tasumiseks kasutamise eelised
Pärast hanke-maksmiseks protseduuride automatiseerimist on hanked ja võlgnevused ühtlustunud ja täiustatud. Järgmised on mõned peamised valdkonnad, kus võib edusamme näha.
Aitab säästa aega
Peer-to-peer (P2P) ja hangete automatiseerimise lahendused võivad aidata hankemeeskonnal aega kokku hoida, parandades samal ajal eelarve jälgimist ja tarneahela logistikat.
Parem ühendus kogu organisatsioonis
Hanketarkvara ühendab kogu organisatsiooni, võimaldades uusi nõudeid kiiremini autoriseerida, olemasoleva info põhjal valida sobivaid tarnijaid ning koostada ja seejärel tarnijatele saata ostutellimusi, mis kõik on digitaalselt ja mugavalt jälgitav.
Minimeerige arvete töötlemise kulud.
Automatiseerimine säästab aega ja raha, võimaldades ettevõtetel pühendada töötajaid strateegilisematele jõupingutustele, mitte korduvatele automatiseeritavatele toimingutele.
Saavutage täielik nähtavus.
Peer-to-peer (P2P) tehnoloogia võimaldab läbipaistvust kogu tarnevõrgus, võimaldades ostjatel ja tarnijatel arvete edenemist mugavalt näha.
Parandage kõrvalekallete käsitlemist
Kõrvalekaldujad saavad väärilise tunnustuse ja nendega tegeletakse varem, kuna enamik arveid töödeldakse sujuvalt.
Täiustage oma tarnijate partnerlust
Tarnijad võivad teada saada, millal neile makstakse, kasutades tarnijaplatvormi, mis pakub neile nutikamate otsuste tegemiseks vajalikke andmeid. Arvete kõrvalekallete ja kaebuste kiirem lahendamine tekitab kindlustunnet ja annab ostjatele rohkem läbipaistvust.
Läbirääkimiste ajal ülemine käsi
Kui tarnijad on oma makseandmetes kindlad, võivad nad olla valmis pakkuma klientidele atraktiivsemaid tingimusi, tagades samas, et tarnijad saavad oma äritegevuse laiendamiseks vajaliku sissetuleku.
Koguge teavet paremate otsuste tegemiseks
P2P-süsteemid, millel on tugevad nõudmisel aruandlusfunktsioonid, on ideaalsed. Ettevõtted saavad olemasolevaid ja varasemaid andmeid kasutades paremini juhtida tulusid ja käibekapitali.
Seadistage puutevabad AP töövood ja võlgnevuste protsessi sujuvamaks muutmiseks sekundites. Broneerige kohe 30-minutiline reaalajas demo.
Näpunäiteid tõhusaks hankelt tasumiseks haldamiseks
Hanke-maksmise protsessi voog võib tunduda keeruline, kuna see hõlmab paljusid sidusrühmi, sõltuvusi, vastavuseeskirju ja paljusid dokumendihalduse töövood. Kuid on ka viise, kuidas muuta oma P2P-protsesse kuluefektiivsemaks ja sujuvamaks.
Järgmised näpunäited aitavad teil kõrvaldada või minimeerida mõningaid suurimaid väljakutseid, mis on seotud teie hankimise makseprotsessiga.
1. Loo süstemaatiline raamistik
P2P protsess ei ole nii lihtne kui sülearvuti ostmine e-kaubanduse veebisaidilt. Parim viis edasi minna on hanke-maksmiseks protsessi voog katkestada ja iga sammu standardiseerida. Seejärel veenduge, et kõik asjaosalised teaksid oma kohustusi, kohustusi ning seda, kuidas ja millal suhelda.
2. Mõõtke oma tõhusust
Valige ja jälgige kindlasti põhimõõdikuid, mis mõõdavad teie P2P-protsesside tõhusust. Saate muu hulgas vaadata selliseid mõõdikuid nagu varude tase, käibekapitali tase, vigade ja ebatäpsuste arv, töötlemisaeg, töötunnid, tööhäired ja lisakulud.
3. Püüdke luua paremaid tarnijasuhteid
Kinnituste aeglane töötlemisaeg ja hilinenud maksed muudavad tarnijatega sujuva suhte loomise sageli keeruliseks. See põhjustab lahkarvamusi, piiratud nähtavust, ebatäpsusi ja ootamatuid viivitusi. Lõppkokkuvõttes aeglustab see teie P2P tsüklit.
4. Rakendage võimas hanke-maksmise lahendus
Kuna hankimisest maksmiseks tsüklisse on kaasatud mitu sidusrühma, näete sageli, et igaüks kasutab oma ülesannete täitmiseks erinevaid tööriistu ja tehnikaid. See muudab andmete kogumise, koostamise, analüüsimise ja auditeerimise ning kriitiliste ülesannete oleku jälgimise keeruliseks.
Võimsa P2P-töötluslahenduse abil, mis sisaldab integratsioone ja automatiseerimisfunktsioone, saate need probleemid kõrvaldada ja muuta oma hanke-makseprotsessi sujuvaks. Lisateavet selle kohta leiate järgmisest jaotisest.
Tarkvara hankimine maksmiseks
Olgem ausad, arvutustabelite või paberipõhiste meetodite kasutamine P2P-tsükli haldamiseks on piin. See põhjustab sageli rohkem käsitsi tööd, aeglaseid töötlemisaegu ja halba nähtavust. ERP-lahenduse kasutamine pole samuti lahendus; see lihtsalt ei paku piisavalt integreerimis- ja automatiseerimisvõimalusi, et tulla toime tänapäeva hankevoogude keerukusega.
Selle asemel hankige spetsiaalne hanke-makselahendus, mis toimib a paberivaba süsteem. Üks, mis teeb kõike alates lubada osakondadel tõsta ostusoove ja andmete hõivamine eest kolmesuunaline sobitamine maksed tarnijatele õigeaegselt vabastada. Nende rakenduste eelised on mitmekordsed.
Tarkvara Procure to Pay eelised
Ettevõtetel, kes juurutavad hanke-maksmiseks tarkvara, on järgmised eelised:
1. Parem nähtavus ja läbipaistvus
Võimas hanke-makseprotsessi lahendus võimaldab igal sidusrühmal oma tellimusega toimuvast reaalajas näha. See aitab igal osakonnal oma tegevusi planeerida, teha paremaid otsuseid ja tagada, et kriitilised äritegevused ei oleks takistatud.
2. Lihtsam järgida
Kuna kõik andmed on kättesaadavad kesksest asukohast, on kontrolljälgi lihtsam jälgida ja kontrollida. Finantsmeeskond ja audiitorid saavad oma töö kiiresti lõpule viia. Veelgi olulisem on see, et kuna rajad on selged, on trahvide ja karistuste tõenäosus palju väiksem.
3. Automatiseerige igav värk
Keegi ei taha kulutada oma aega käsitsi ostutaotluste töötlemisele, arveandmete sisestamisele või ostutellimuse, kauba kviitungi ja arve ristkontrollimisele. See mitte ainult ei aeglusta teie meeskonda, vaid on ka kallis ja veatundlik. Tugevad P2P-lahendused on varustatud automatiseerimise ja integratsioonidega, mis vähendavad märkimisväärselt igal etapil kuluvat aega: arve üksikasjade automaatne kogumine, dokumentide automaatne saatmine kinnitamiseks, automaatsete aruannete genereerimine, elektrooniline marsruutimine/arhiveerimine ja palju muud.
4. Vähendab kulusid ja kulutusi
Alustuseks välistab P2P-tarkvara paljud korduvad ja tülikad toimingud, mis moodustavad osa hanke-makseprotsessist: alates arveandmete käsitsi sisestamisest kuni hankija toimivuse aruannete genereerimiseni. See tähendab vähem töötlemisvigu, paremat tootlikkust ja rohkem aega väärtuslike ülesannete täitmiseks.
Teiseks tagavad tugevad P2P-lahendused, et kõik teie hankeosakonna tehtud otsused on kooskõlas teie ostupoliitikaga ning põhinevad rangelt olemasolevatel laoseisu- ja tegevusandmetel. Seega minimeerides rahaliste kulutuste tõenäosust.
Väljakutsed hanke-maksmiseks protsessis
1. Aeganõudev käsitsitöö
Ettevõtte mitmel osal on tavaliselt oma meetodid, mis muudab andmete konsolideerimise keeruliseks. Kaks eraldi osakonda tegelevad võlgnevuste ja hangete funktsioonidega, millest igaühel on oma poliitikad, meetodid ja eesmärgid. See järjepidevuse puudumine võib põhjustada ebatõhusust ja vigu.
2. Juhtimine ja vastavus
Hankeprotsessid on jäigad, kuna puudub andmete haldamine ja otsuste tegemist võimaldav kvaliteet. Kulude eelkinnitamise põhieelduseks peetakse mõnikord tarbetuks bürokraatiaks, mille tulemuseks on lepinguvälised kulutused ja ajutised ostud.
3. Ostukohustuste läbipaistmatus kuni arve esitamiseni.
Organisatsioonid, mis kasutavad erinevaid süsteeme, leiavad end sageli ilma juurdepääsuta teabele kogu P2P protsessi jooksul, kuid isegi kui see on saadaval, võib see olla ekslik. Selle tulemusena puudub tarnijate ja kulutuste aruandlus, mis mõjutab strateegiliste otsuste tegemise võimet.
4. Valesti omistatud kulud
Hankeosakonnad vastutavad tarnijatega läbirääkimishindade ja kontsessioonide eest, samas kui võlgnevused vastutavad nende lepingute täitmise eest. Eeskirjade mittetäitmine võib paberkandjal töökohal ilma mõlemat protseduuri hõlmava automatiseerimiseta kaasa tuua märkimisväärseid ootamatuid kulutusi.
Broneerige see 30-minutiline reaalajas demo, et see oleks viimane kord, kui peate arvete või kviitungite andmed käsitsi ERP-tarkvarasse sisestama.
Juhtivad P2P-lahendused
Kui mõtlete oma organisatsioonile hankida tasulisele lahendusele, on siin mõned parimad lahendused, mida võiksite kaaluda.
Järeldus
Eduka ettevõtte juhtimine on nagu boksipeatuste juhtimine vormel 1 meeskonna jaoks. Peate oma protsesse pidevalt optimeerima, et saaksite jõudlust välja tuua. Teie P2P-tsükkel on kindlasti üks valdkond, mida te ei tohiks kahe silma vahele jätta. Sujuv hange on tee edasi. Need, kes kasutavad P2P-tehnoloogiaid, saavad eelise tehtavate kulutuste, kasutajakogemuse ja ärihäirete vältimise osas.
