Mõnikord võivad põhilised äriprotsessid olla palju aeganõudvamad, kui ettevõtte juhid mõistavad. Näiteks arvete esitamine on midagi sellist iga raamatupidamismeeskond peab õppima hakkama saama.

Põhimõtteliselt tundub arveldamine lihtne: müüja pakub kaupu või teenuseid, esitab pakutavate esemete üksikasjad ja saadab kliendile arve (AKA arve). Klient siis arve võtab arve vastu, kontrollib selle õigsust ja esitab müüjale makse. 

Lihtne, eks? See võib nii tunduda, kuid tegelikkuses 66% ettevõtetest öelda, et nad kulutavad rohkem kui viis päeva kuus arvete töötlemine. Vaid 20–25 tööpäeva kuus on viis tervet päeva arvemaksete saatmisele, vastuvõtmisele ja töötlemisele kuluv mõju organisatsiooni debitoorsete võlgnevuste meeskonnale ja selle võlgnevuste meeskonnale oluliseks tõusuks.

Tänapäeval on üks parimaid viise protsesside ebaefektiivsusega tegelemiseks ja organisatsiooni tõhususe suurendamiseks investeerida digitaalsetesse SaaS-i lahendustesse, mis lihtsustavad nimetatud protsesse. Xero, üks peamisi SaaS-i raamatupidamistööriistu väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele, aitab lahendada arveldamisega seotud ebatõhusust ja muid probleeme. raamatupidamise tsükkel.

Eraldi on Xero arvetarkvara tugev lahendus, kuid kui see on seotud mõne muuga AP automaatika tööriistade kasutamisel suureneb selle tõhusus plahvatuslikult. Vaatame, mida Xero arvelahendused ettevõtetele pakuvad, ja seejärel vaatame, mida saab Xero teiste SaaS-i pakkumistega sidudes teha.

Xero arveldustarkvara debitoorsete arvete jaoks

Liigagi tuttav rahavoo väljakutsetega ja hilinenud arvete maksmise tagaajamisega, saadaolevad arved meeskond vastutab kogu ettevõtte teenitava raha kogumise eest. Olenemata sellest, kas organisatsioon on B2B või B2C, on AR-meeskond kriitilise tähtsusega tagamaks, et raha tuleks ettevõttesse kiirusega, mis toetab ärikulusid ja kasvualgatusi.

Kuidas Xeros AR-i teha

Selle asemel, et luua igale kliendile käsitsi arveid, saata individuaalseid e-kirju, et hoiatada kasutajaid eelseisvate maksete kohta, ja koostada käsitsi rahavoo aruandeid, saavad AR-i meeskonnad integreerida Xero AR-i ökosüsteemi, et pääseda juurde mitmetele kasulikele funktsioonidele ja automatiseeritud arveldusvõimalustele.

Xeroga on arvete koostamine ja iga ülesande järgimine palju lihtsam. Teil palutakse Xeros valida „klassikalise arvelduse” ja „uue arve” vahel; kui teie eesmärk on tõhusus, valige töökoormuse ja käsitsi andmete kasvu vähendamiseks uus arveldamine. Xero "uue arvelduse" kasutamisel arve koostamine näeb välja järgmine:

1. Veenduge, et esmalt oleks Xerosse lisatud kliendi kontaktteave. Uue arvelduse korral saate mõned väljad nende üksikasjadega automaatselt täita. 
2. Mine "Arve" moodul Xero rakenduses. 
3. Alustage kliendi nime sisestamist „Kuni” väljale ja kliendi andmed peaksid sisalduma arvel.
4. Täitke kõik kohustuslikud väljad, nt "Kauba", "Kogus", ja "Hind."
5. Lohistage reaüksusi, et neid teatud järjekorras liigutada.
6. Kui arve on täidetud, valige "Salvesta ja lisage teine" or "Esita kinnitamiseks."

Xero arvete tarkvara mitte ainult ei võimalda AR-ekspertidel saata automaatseid maksemeeldetuletusi ja luua hõlpsalt kohandatud arveid, vaid pakub ka tervet hulka AR-le suunatud funktsioone, näiteks:

Arve oleku jälgimine

Arvete esmakordne jaotamine on piisavalt raske; Xero mitte ainult ei muuda esialgset arve loomise protsessi vaid mõne klõpsuga, vaid pakub ka arvete jälgimist ja analüüsi reaalajas. Kas kliendil on tasumata maksed või jätkuvad makseprobleemid? Xero aitab teavitada AR-meeskonda enne, kui teie ettevõte kaotab raskelt teenitud raha.

Veebis maksete töötlemine

Kliendid on tšekkide saatmisest üle – nad tahavad maksta internetis! Veebimaksete töötlemine on käeulatuses, kuna Xero kaudu on saadaval õiged kolmanda osapoole pistikprogrammid. Klientidele meeldib, kui lihtne see on, ja AR-meeskonnale meeldib, et see on nende poolelt suures osas puudutamata protsess.

Xero arve mallid

Ühtse stiili, manustatud logo ja madala veamääraga ametlikud arved võivad aidata ettevõtetel luua usaldusväärsuse ja usaldusväärsuse kaubamärki ning Xero arvemallide puhul on puutumatud arved vältimatud.

Xero arve malli loomiseks toimige järgmiselt.

1. Klõpsake müüja nimel, seejärel klõpsake „Seaded”.
2. Minna "Arve seaded".
3. valima "Uus kaubamärgiteema."
4. Sisestage silt, mis viitab sellele konkreetsele Xero arvemallile tulevikus. Midagi sellist "Kliendi XYZ igakuise arve mall" töötaks.
5. Kohandage arve kujundust ja tehke vajalikud muudatused. 
6. Click "Salvesta".
7. Salvestatud arvemallide vaatamiseks otsige üles selle malli nimi, mida soovite vaadata või kasutada, ja klõpsake nuppu "Eelvaade."

Xero Proforma arved 

Enamik ettevõtteid saadab arveid pärast kaupade või teenuste pakkumist, kuid kui teie organisatsioon tugineb proformalistele arvetele, mida kasutatakse enne teie pakkumiste lõppkasutajatele edastamist, pole Xero teid kõrvale jätnud. Xero proforma arved on sarnased Xero arve malliga, kuid nende struktuur on teie ettevõtte vajadustele vastav veidi erinev.

Xero arvete töötlemiseks maksevõlgnevustes

Arveldusprotsessi teisel poolel on võlgnevused meeskond töötab väsimatult, et töödelda sissetulevaid arveid, kontrollida, kas kaubad ja teenused on vastu võetud vastavalt arvel olevale, navigeerida makse kinnitamise protsessja esitage maksed ootavatele tarnijatele.

Kuidas teha AP-d Xeros

Nii nagu nende AR kolleegid, saavad AP meeskonna liikmed toetuda Xero arvete tarkvarale, et muuta oma elu mitmel viisil lihtsamaks. Võib-olla on Xero silmapaistvaim funktsioon AP-ruumis arve importimine ja töötlemine.

See võib samm-sammult välja näha järgmine:

1. Kui hankija on arve saatnud, saate Xerosse üles laadida arve PDF-faili. 
2. Arvete kinnitamiseks või kinnitamisprotsessi algatamiseks minge lehele "Äri" menüü ja valige "Arved."
3. Kontrollige arve käsitsi, võrreldes kauba kirjeldust, summat ja hinda saadud kaupade või teenustega. 
4. Kui see on kinnitamiseks valmis, saab kinnitaja klõpsata "Kinnita ja saatke e-kiri" saata arve tasumisele. 

Mõne täidetud üksikasja skannimiseks saate arveid edastada ka kindlale e-posti aadressile

Muud Xero funktsioonid, mida AP meeskonnad armastavad, on järgmised: 

Lihtne arvehaldus

Tasumata lühiajaliste võlgade jälgimine võib olla keeruline; Kuna erinevatel kuudel tuleb tasuda laias valikus arveid, on AP-meeskondadel oma haldustöö ära lõigatud. Xero arvetarkvaraga muutub eelseisvate maksetähtaegade ja tasumata arvete jälgimine automaatseks. 

Pakettmaksete võimalused

Lubades Xero arvetarkvaras pakettmakseid, saavad AP meeskonnad nautida maksete tegemisel palju vähem käsitsi andmete sisestamist ja lühendatud töötlemisaega.

Heakskiitmise töövoog

Tänu Xero kohandatavatele kinnitamise töövoo võimalustele saavad AP meeskonnad saata arvete makseid õigete kinnituskanalite kaudu platvormis endas. Enam pole pikki meiliahelaid ja postkasti segaduse tõttu hilinenud makseid. 

Panga lepitamine

Xero automatiseerib arvetega tehtud maksete vastavusse viimise, lihtsustades tehingute vastavusse viimist vastavate arvetega. See funktsioon tagab täpse finantsarvestuse ja vähendab vigade riski.

Märkimisväärsed lüngad Xero AP protsessis

On selge, et Xero pakub paljudes tööstusharudes kasvavate ettevõtete raamatupidamismeeskondadele suurt tõuke. Platvorm on usaldusväärne, hästi testitud ja pidevalt arenev, kuid AP- ja AR-protsesside täiustamiseks automatiseerimiskesksete tööriistadega on palju muid võimalusi. Lihtsamalt öeldes – Xero pakub palju asju ei saa teha, ka. Mõned suurimad piirangud Xero arvetarkvara kasutavatele AP-meeskondadele on järgmised:

Arvete püüdmise piirangud

Xero sobib suurepäraselt äridokumentide (nt arvete) skannimiseks ja salvestamiseks, kuid see on väga piiratud skannitud piltidest peamiste andmepunktide eraldamisel. See jätab AP meeskonnad jänni käsitsi andmete sisestamise ülesannetega iga kord, kui uus arve saabub. Räägi aja imemisest!

Äritegevuse keerukuse piirangud

Xero arvetarkvara ei paku arvete ja arvete jaoks liiga palju kohandusi, mis muudab AP protsesside sujuvamaks muutmise keeruliseks.

Kinnitamise töövoo piirangud

Kui otsite arve summast olenevalt ülikeerulist töövoo seadistust või adaptiivset töövoogu, vajate selle elluviimiseks täiendavat automatiseerimistööriista.

Aruandluse piirangud

Ajal, mil ettevõtete juhid ootavad otsuste tegemisel reaalajas teadmisi, ei suuda Xero anda andmepõhiste otsuste tegemiseks vajalikku detailsust.

Nanonetid AP automatiseerimiseks

 Olgem selged: Xero lisab kogu raamatupidamistsüklile tohutult väärtust. Digitaalne SaaS-lahendus aitab viia ettevõtted digitaalajastusse, kuid õigete integratsioonide ja täiendavate tööriistadega saab Xero teha palju enamat. Koos NanonetidAP automatiseerimise SaaS-i pakkumine, saab kõik ülaltoodud AP-lüngad kiiresti kõrvaldada.

Nanonettide kasutamine AP automatiseerimiseks Xeros

Pärast Nanonetsi integreerimist Xero arvetarkvaraga meeldib teile see tõuge AP automaatika annab funktsioonile üldiselt. Näiteks: 

OCR-tehnoloogia ja automaatne arvete töötlemine

Optilise märgituvastuse (OCR) abil saavad Nanonets lugeda ja eraldada sissetulevate arvete põhiandmeid ning vähendada käsitsi andmete sisestamist. Ärge muretsege; arvekirjed salvestatakse ka Xeros, tagades kahe platvormi andmete täiusliku sobitamise ilma inimese sekkumiseta. Nüüd arvete töötlemine - kaasa arvatud kahesuunaline ja kolmesuunaline sobitamine – saab teha automaatselt. 

Makse automatiseerimine

Stripe'i, Wise'i ja ACH-i integreerivate nanonetsidega pole maksete automatiseerimine vaid unistus; see on reaalsus. AP meeskonnad saavad kasutada Nanonetsi ja Xero integratsiooni automatiseerida makseprotsessi. Ka kohandatud reegleid saab kehtestada kogu protsessi vältel. Looge isikupärastatud kinnitamise töövoog, määrake makselimiidid ja suurendage turvalisust muude reeglitega.

Müüja juhtimine

Müüjate valimine on piisavalt kõva; kogu nende teabe ajakohasena ja õigena hoidmine Xeros võib olla lõputu töö. Nanonetsiga saab hankijateavet jooksvate arveandmete põhjal automaatselt värskendada, muutes hankija haldamise võimalikult lihtsaks.

Järgmise põlvkonna aruandlus

Algusest peale on armatuurlauad ja automatiseeritud aruandlusfunktsioonid olnud osa Nanonetsi pakkumistest. Vaid mõne klõpsamise ja pukseerimise harjutusega saavad teie AP-meeskond ja teised raamatupidamismeeskonnad koostada aruandeid, mis hõlmavad kõiki aluseid.

Kuidas nanonetid ja Xero koos töötavad

Nanonetsi ja Xero vahelise integratsiooni seadistamine võtab tavaliselt vaid mõne minuti. Allpool on näide sellest, kuidas Nanonets võtab vastu arveid mitmest allikast, nagu DropBox ja GMail, ning töötleb neid.

See ei piirdu ainult arvetega, vaid ka ostutellimuste ja muude dokumentidega. Pärast seadistatavas töövoos kinnitamist on andmed Xeros sünkroonimiseks valmis.

Nanonetid saavad töödelda arveid, eraldada põhiteavet, edastada selle teabe Xerole ja automatiseerida protsesse. See integratsioon on olnud saadaval juba aastaid, mis teeb sellest midagi, millest teie ja teie organisatsioon saavad KOHE kasu saada. Ärge oodake, et kogeda Nanonetsi ja Xero eeliseid; alusta kohe.

Nanonettide ja Xero sidumise eelised

Nanonets ja Xero on üksteisest võimsad ja peatamatud koos, valmis muutma raamatupidamisprofessionaalide tööd. Enam ei piisa tugevast ERP-st või lihtsalt kasutatavast raamatupidamislahendusest; automatiseerimine on kõigi ettevõtete jaoks kohustuslik ja Nanonetsiga muutub automatiseerimise teekond palju paremini juhitavaks. 

Investeerides aega ja ressursse nende tööriistade seadistamisse, näete investeeringutasuvust mitmel erineval viisil.

• Tootlikkus - Esiteks tõuseb tootlikkus taevasse. Automatiseerimine teeb enamat kui muudab ülesanded tõhusamaks, vaid võimaldab ka teie AP- ja AR-meeskondadel keskenduda oma jõupingutustele ettevõtte rohkem väärtust loovatele aspektidele. 
• Rahaline kasu – Suurenenud tootlikkus toob kaasa ettevõtete paremad finantstulemused.
• Meeskonna rahulolu – Nanonetid ja Xero muudavad tööd tegevad inimesed vähem stressiks ja üldiselt õnnelikumaks. Kui teil on õnnelik personal, avaneb kogu maailm. 

Koos kasutades saate nautida kõiki Xero raamatupidamisvõimeid koos Nanonetsi automatiseerimisvõimega. Kui tootlikkus hakkab tõusma, käsitsi vigade arv vähenema ning teie kliendid ja töötajad muutuvad õnnelikumaks ja õnnelikumaks, on teil selle üle väga hea meel.

Ettevõtlusjuhid, kes tõesti soovivad asju raputada, ei peaks enam otsima; need tööriistad muudavad teie ettevõtte toimimist algusest lõpuni. Tänaseks alustamiseks linkige Nanonets Xeroga ja asuge tööle!

Ajakava demo

• SEO-põhise sisu ja PR-levi. Võimenduge juba täna.
• PlatoData.Network Vertikaalne generatiivne Ai. Jõustage ennast. Juurdepääs siia.
• PlatoAiStream. Web3 luure. Täiustatud teadmised. Juurdepääs siia.
• PlatoESG. Süsinik, CleanTech, Energia, Keskkond päikeseenergia, Jäätmekäitluse. Juurdepääs siia.
• PlatoTervis. Biotehnoloogia ja kliiniliste uuringute luureandmed. Juurdepääs siia.
• Allikas: https://nanonets.com/blog/managing-invoices-on-xero/